KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester for kjøp av tjenester fra entreprenør for levering til Numedalsutvikling IKS 1
Innhold 1. GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1. Oppdragsgiver... 3 1.2. Kort om prosjekt kvalitetsheving av Numedal, utsiktsrydding... 3 1.3. Kontraktsperiode... 4 1.4. Forbehold om finansiering... 4 1.5. Kontraktsbestemmelser... 4 1.6. Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 4 1.7. Kunngjøring... 4 1.8. Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse... 4 1.9. Tilleggsopplysninger... 4 1.10. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 5 1.11. Tilbudsfrist... 5 1.12. Innleveringssted... 5 1.13. Fremdriftsplan... 5 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1. Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2. Opplysningsplikt... 6 2.3. Offentlighet... 6 2.4. Taushetsplikt... 6 3. KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav... 6 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 4. KRAV TIL TILBUDET... 7 4.1. Tilbudets utforming... 7 4.2. Tilbudets innhold... 7 4.3. Forbehold og avvik... 8 4.4. Alternative tilbud... 8 4.5. Tilbud på deler av oppdraget... 8 4.6. Vedståelsesfrist... 8 4.7. Tilbakekallelse eller endring av tilbudet... 9 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 5.1. Registrering av tilbud... 9 5.2. Tilbudsåpning... 9 5.3. Avvisning av leverandører... 9 5.4. Avvisning av tilbud... 9 5.5. Retur av tilbud... 10 6. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 10 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 10 6.2. Kriterier for valg av tilbud... 10 6.3. Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling... 10 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon... 11 Vedlegg 2 Tilbuds- og prisskjema... 12 2
Vedlegg 3 HMS-egenerklæring... 14 1. GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Numedalsutvikling IKS er et felles næringsselskap for hele Numedal, og startet virksomheten i august 1997. Selskapet eies av kommunene Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal. Numedalsutvikling IKS har som formål å bidra til næringsutvikling og samfunnsutvikling i regionen. Særskilt viktige oppgaver i utviklingsarbeidet er å: bidra til innovasjon og nyskaping i både privat og offentlig virksomhet bidra til fokus, samspill og samordnede tiltak på viktige satsningsområder bidra til ekstra ressurser gjennom økt samarbeid og en koordinert ressursbruk i utviklingsarbeidet mellom kommunene, næringslivet og andre ta ansvar for gjennomføring av interkommunale oppgaver og prosjekter på vegne av kommunene i Numedalsregionen og evt. andre samarbeidende kommuner/regioner være bindeledd i utviklingsarbeidet for regionen mot andre offentlige aktører og regioner bidra til en positiv profilering av Numedal som bosteds-, nærings- og reiselivsområde Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Monica Tveit Tjentland Invida prosjektledelse, rådgivning og rettshjelp as Adresse: Fagsenteret, Gåsum, 3622 Svene e-post: monica.tjentland@invida.no Telefon: 93227211 Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen på monica.tjentland@invida.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2. Kort om prosjekt kvalitetsheving av Numedal, utsiktsrydding Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal kommuner har igangsatt et prosjekt med kvalitetsheving av Numedal. Numedalsutvikling IKS er prosjektansvarlig. Formålet med prosjektet er å løfte regionen som reisemål, og man ønsker en kvalitetsheving av Numedal ved å rydde utvalgte strekninger langs riksvei (rv.) 40 for å synliggjøre attraksjonene og øke kjøreopplevelsen. Rv. 40 skal også fremstå som en trafikksikker og opplevelsesrik vei. Gjennom prosjektet ønsker man også å forene alle aktørene og målet er langsiktighet, og varig skjøtsel. 3
Prosjektet er pilot mht. å utvikle en metodikk for utsiktsrydding i samhandling med hovedprosjektet Skilting og tilrettelegging langs veiene i Buskerud i fylkeskommunen og offentlige og private aktører. 1.3. Kontraktsperiode Arbeidet skal påbegynnes så snart avtale er signert og skal avsluttes innen 31. oktober 2009. 1.4. Forbehold om finansiering Oppdragsgiver tar forbehold om finansiering, og forbeholder seg retten til å utelate enkelte strekninger fra prosjektet. Ved utelatelse av enkelte strekninger vil det ikke bli erstattet negativ kontraktsinteresse for disse. 1.5. Kontraktsbestemmelser Kontrakten følger vedlagt, se vedlegg 4. 1.6. Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Tilbuds- og prisskjema Vedlegg 3 HMS-egenerklæring Vedlegg 4 Utkast til kontrakt Vedlegg 5 Situasjonskart som viser strekninger/areal som skal ryddes samt beskrivelse av hvordan rydding skal skje på den enkelte strekning/areal Vedlegg 5 fås utlevert ved henvendelse til Numedalsutvikling IKS, Numedalstunet, 3628 Veggli eller på telefon 920 21 103/ 917 28 917 1.7. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no 1.8. Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. Aktuelle leverandører må selv gjøre seg kjent med områdene på egen hånd. 1.9. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse prosjekt kvalitetsheving av Numedal, utsiktsrydding og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 4
1.10. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 1.11. Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er 3. august 2009 kl 1200. 1.12. Innleveringssted Tilbudet bes levert pr. post eller ved oppmøte til: Numedalsutvikling IKS, Numedalstunet, 3628 Veggli Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Leverandøren har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. For sent innkomne anbud vil bli avvist. 1.13. Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 2009-06-29 Frist for å levere tilbud 2009-08-03 kl 1200 Tilbudsåpning 2009-08-03 kl 1300 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 2009-08-04 tentativt Klagefrist leverandører 2009-08-10 kl 1200 tentativt Kontraktsinngåelse 2009-08-14 tentativt Vedståelsesfrist 2009-10-01 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 07. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II, (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. 5
I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver har plikt til å sende ut konkurransegrunnlaget til alle som ber om det. 2.2. Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandøren eller tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor deres forespørsel om å delta er avvist, tilbudet er avvist eller hvorfor deres tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter anmodningen er mottatt. 2.3. Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentlighet i forvaltningen. Tilbud og anskaffelsesprotokoll er unntatt offentlighet. 2.4. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og foretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjon Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Benytt vedlagt mal) som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp 6
3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjon Årsregnskap inkl. eventuell revisorerklæring for det siste regnskapsår og eventuelt styrets årsberetning Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Kurs i arbeidsvarsling iht. SVVs håndbok 051 Dokumentasjon Foretakets viktigste leveranser de 3 siste årene inkludert deres verdi, tidsrom for gjennomføring og mottaker/referansepersoner Kursbevis 4. KRAV TIL TILBUDET 4.1. Tilbudets utforming Tilbudet skal: 1. Oversendes i lukket forsendelse 2. Være merket: Tilbud kvalitetssikring av Numedal, utsiktsrydding 3. Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert 4. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformes på norsk 5. Leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post 6. Leveres med: Kopi av tilbudet leveres også på en CD, DVD eller minnepinne 4.2. Tilbudets innhold Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudsbrevet skal inneholde en beskrivelse av tilbudet som nærmere angir hvordan leverandøren vil oppfylle kravspesifikasjonen, se vedlegg 1, samt vedlegges nøkkelpersonells CV. 7
Tilbudsbrevet skal forøvrig inneholde: Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet: 1. Erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumentene og i konkurransegrunnlaget er akseptert, eller gi opplysninger om ikke vesentlige forbehold, avvik eller presiseringer til konkurransegrunnlaget 2. Skatteattester, se kapittel 3.1 3. HMS-egenerklæring, se kapittel 3.1 4. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, se kapittel 3.2 5. Finansiell og økonomisk stilling, se kapittel 3.3 6. Tekniske og faglige kvalifikasjoner, se kapittel 3.4 7. Tilbuds- og prisskjema, se vedlegg 2 Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: tilbudsbrevet og deretter den rekkefølge som er nevnt fra vedlegg nr. 1 til nr. 5 4.3. Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 4.4. Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 4.5. Tilbud på deler av oppdraget Det er adgang til å gi tilbud på hele eller deler av oppdraget. 4.6. Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av sitt tilbud til 2009-10-01 kl 1200. 8
4.7. Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2. Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil finne sted 2009-08-03 kl 1300. Åpningen skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5.3. Avvisning av leverandører Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. Oppdragsgiver kan i tillegg avvise leverandører av andre årsaker, jf. FOA 11-10 for prosedyrer som skal følge forskriftens del I og del II som: er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i bransjen, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, eller har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatt å gi opplysninger som her er nevnt eller krav til leverandøren. 5.4. Avvisning av tilbud Tilbudet skal avvises når: a) det ikke er levert i tide b) det ikke er levert i samsvar med tilbudets utforming c) det er et alternativt tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget d) det inneholder forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget bestemmelser om: 9
- kontraktsvilkårene, - kravspesifikasjonene - vedståelsesfrist, - tilbakekallelse eller endring av tilbudet Tilbudet kan avvises når: a) det ikke inneholder alle de opplysninger som er forlangt b) det ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget c) det virker unormalt lavt i forhold til ytelsen som tilbys d) tilbudet ikke er undertegnet Før et tilbud avvises fordi det virker unormalt lavt, skal oppdragsgiver skriftlig forlange relevante opplysninger om de enkelte delene av tilbudet og etterprøve disse på grunnlag av de forklaringer som blir gitt. Oppdragsgiveren kan ta hensyn til forklaringer som er berettiget ut i fra objektive grunner, herunder besparelser ved fremstillingsmåten, tekniske løsninger, usedvanlig gunstige vilkår for tjenestens nyskapende karakter. 5.5. Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 6. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 6.2. Kriterier for valg av tilbud Tildeling skjer på grunnlag av laveste pris pr. strekning/areal. 6.3. Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Klagefristen er 10. august 2009 kl 1200(tentativt). Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 10
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Entreprenør skal utføre tynning og hogging av skog, samt fjerning av vegetasjon på strekninger/areal som vist på vedlagte situasjonskart, se vedlegg 5. Arbeidet skal gjennomføres i samsvar med vedlagte beskrivelse av hvordan arbeidet skal utføres på den enkelte strekning/areal, se vedlegg 5. Stubbehøyde innenfor 8 m fra vei skal være maksimalt 20 cm. Stubber av løvtrær skal behandles med roundup eller tilsvarende. 11
Vedlegg 2 Tilbuds- og prisskjema Skjemaet skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet TILBUDS- OG PRISSKJEMA Oppgi pris pr. strekning/areal det gis tilbud på jf. vedlegg 5. Alle kostnader knyttet til oppdraget inngår i oppgitt sum. Nr Kr, eksl. mva 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Nr Kr, eksl. mva 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 12
Tilleggsytelser, ut over det som inngår i summen for de ulike strekningene, som kan bli bestilt av oppdragsgiver for de enkelte strekninger/areal ved behov. Estimert timeantall gjelder totalt timeantall for alle strekninger/areal samlet: Type arbeidsoppgave Pris på opprydding og bortkjøring av hogstavfall til godkjent deponi Antall timer 150 Pris på flishogging 150 Hogstmaskin inkl. sjåfør 100 Lastbærer inkl. sjåfør 100 Lastebil med tipp og kran inkl. sjåfør 40 Mann med motorsag/ryddesag 80 Stubbebehandling 40 Klippeaggregat 40 Totalsum, eksl. mva Pris pr. time eksl. mva Sum 13
Vedlegg 3 HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 14