KVALIFIKASJONSGRUNNLAG:

Transkript

1 KVALIFIKASJONSGRUNNLAG: Konkurranse med forhandlinger etter forskriftens del III (over EØS-terskelverdi) for kjøp av for levering til Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) Saksnr Avtaleperiode: (tentativ) (tentativ) Side 1 av

2 Innhold 1. GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Krav til utforming av leverandørens forespørsel om å få delta i konkurransen Utforming av forespørsel om deltakelse i konkurransen Opplysningsplikt Tilbakekallelse eller endring av forespørselen om deltakelse KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV MOTTATTE FORESPØRSLER OM DELTAKELSE I KONKURRANSEN Registrering av mottatte forespørsler Avvisning av leverandører Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Utvelgelseskriterier SØKNADENS UTFORMING Bilag 1 - HMS-egenerklæring Side 2 av

3 1. GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver Oppdragsgiver for dette prosjektet er FAD, som på vegne av berørte departementer vil sørge for en samlet evaluering av regionale, organisasjonsinterne og faglige virkninger av flyttingen av fire tilsyn og tre direktorater. FAD har ansvaret for anbudsprosessen i tett kontakt med en referansegruppe med medlemmer fra FAD og berørte departement. Følgende departementer er berørt: Kultur- og kirkedepartementet, Kunnskapsdepartementet, Kommunal og regionaldepartementet, Justis- og politidepartementet, Næringsog handelsdepartementet, Samferdselsdepartementet og Fiskeri- og kystdepartementet. Kommunikasjon vedrørende anbudskonkurransen skal kun skje til oppdragsgivers kontaktperson. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Seniorrådgiver Bjørn T. Berg Postadresse: P.B 8004 Dep, 0030 Oslo Besøksadresse: Akersgaten 59 e-post: btb@fad.dep.no Telefaks: Telefon: Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Denne anskaffelsen dreier seg om å gjennomføre en felles evaluering av de regionale, organisasjonsinterne og faglige virkningene av flyttingen av Konkurransetilsynet, Luftfartstilsynet, Post- og teletilsynet, Sjøfartsdirektoratet, Medietilsynet og Kystverket. Evalueringen skal også omfatte de regionale virkningene av utflytting av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Evalueringen skal foretas på bakgrunn av retningslinjer som er utarbeidet for evaluering av utflytting av statlige virksomheter Retningslinjer for evaluering av utflytting av statlig virksomhet (se FADs nettsider). Anskaffelsen har en ramme som er i størrelsesorden 1,5 2 mill. kroner, ekskl. mva. Hovedrapporten leveres innen FAD vil lede den interdepartementale referansegruppen for prosjektet. Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) arbeider med en stortingsmelding om distrikts- og regionalpolitikk som skal fremmes våren I meldingen vil det være aktuelt å ta opp statlig lokaliseringspolitikk. Det vil bli avkrevd milepælsrapporter til referansegruppen og til KRDs meldingsarbeid underveis i evalueringen Kontraktsperiode Kontraktsperioden er for inntil 12 mnd. Side 3 av

4 1.4. Oppbygging av konkurransegrunnlaget Dette er en anbudskonkurranse med forhandling i to trinn. Søknad om kvalifisering er åpen for alle. Deretter inviteres minimum 3 og maksimalt 7 leverandører til å inngi tilbud. Oppdragsgiver vil oppmuntre til at flere tilbydere går sammen om dette oppdraget. Det er kun de som inviteres til å inngi tilbud som vil få tilsendt konkurransegrunnlaget Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i kvalifikasjonsgrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Forespørsel om deltakelse i konkurranse med forhandlinger, ref saksnummer: , og sendes til oppdragsgivers kontaktperson på e-post Rettelser, suppleringer eller endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Innen fristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN/TED Frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen Frist for å levere forespørsel om deltakelse i konkurransen er , kl 10: Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Side 4 av

5 Milepæl Tidspunkt Kvalifikasjon Kunngjøring DOFFIN/TED Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget Innleveringsfrist forespørsel om deltagelse i konkurransen kl 10:00 Åpning av forespørslene kl 10:00 Kvalifisering av leverandører gjennomført tentativ Konkurranse Konkurransegrunnlag med retningslinjer utsendt til kvalifiserte leverandører Frist spørsmål til konkurransegrunnlag Frist for å levere tilbud Tilbudsåpning Forhandlinger med utvalgte leverandører Evaluering tentativ tentativ tentativ tentativ tentativ tentativ Utvelgelse Innstilling av hvem som får avtalen Klagefrist Kontraktsinngåelse tentativ kl 12:00 tentativ tentativ Fremdriftsplanen kan bli endret fra oppdragsgivers side. Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av søknadene kan endres. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. Ved utsendelse av konkurransegrunnlaget til de kvalifiserte leverandørene, skal fristene frem til og med tilbudssåpning være endelige, og er følgelig ikke lenger tentative. Side 5 av

6 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas som konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring etter forskriftens del III, jf. FOA 14-3 c (over EØS/WTO terskelverdi). Ved en forhandlet anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi kan alle interesserte tilbydere sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Oppdragsgiver vil begrense antall leverandører basert på kvalifiseringen av hvem som får inngi tilbud og som det deretter skal forhandles med. Konkurransegrunnlaget sendes de leverandører som inviteres til å delta videre i konkurransen Krav til utforming av leverandørens forespørsel om å få delta i konkurransen Forespørselen skal: 1. Være merket: «Forespørsel om deltakelse i konkurranse Evaluering av uflytting av statlig virksomhet, saksnr » 2. Oversendes i lukket forsendelse og på epost til oppdragsgivers kontaktperson i pdf- format 3. Være skriftlig, og datert og signert 4. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformet på norsk 2.3. Utforming av forespørsel om deltakelse i konkurransen Brevet med forespørsel om deltakelse skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Brevet skal forøvrig inneholde: Referanse til saksnummer/konkurransegrunnlagsnummer Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer, foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet: 1. Skatteattester, (én attest for skatt som utstedes fra kemner/kommunekasserer og én attest for betalt merverdiavgift som utstedes av skattefogden) Se 2. HMS- egenerklæring se 3. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf under. 4. Finansiell og økonomisk stilling, jf under. 5. Tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf under. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i kvalifikasjonsgrunnlaget besvares/belyses. Side 6 av

7 Dersom dokumentene fra leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Brev om forespørsel om deltakelse i konkurransen Deretter den rekkefølge som er nevnt fra vedlegg nr. 1 til nr Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Forespørsel om deltakelse avvises Samtlige forespørsler om deltakelse forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor forespørselen er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Tilbakekallelse eller endring av forespørselen om deltakelse Innleverte forespørsler kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekallelse av forespørselen skal skje skriftlig. Endringer av forespørselen er å betrakte som et ny søknad. Side 7 av

8 3. KVALIFIKASJONSKRAV Dersom flere leverandører går sammen om oppdraget skal en av leverandørene opptre som kontaktperson. Punkt 3.1 og 3.2 gjelder alle leverandører som inngår i tilbudet Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring (Se bilag 4 til konkurransegrunnlaget). (Valgfritt for varekjøp) 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav - eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav - eksempler Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav - eksempler Foretakets siste årsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans for dette. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen som oppdragsgiver har anmodet om, kan leverandørens godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Side 8 av

9 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet. Bemanningen for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetanse for å gjennomføre oppdraget. Prosjektleder skal ha lang erfaring knyttet til organisasjonsstudier eller regionaløkonomiske studier Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn telefon og e-post) Med relevante leveranser menes erfaring med komparative analyser, organisasjonsstudier og regionaløkonomiske studier. Leverandør må kunne vise til oppdrag der det har vært behov for innhenting og håndtering av kvantitativt og kvalitativt datamateriale. Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. Beskrive de metoder og analyseverktøy som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Beskrivelsen skal også inneholde anslag over tidsbruk og en redegjørelse for framdriftsplan (sluttføring innen 1. mai 2009). Dersom leverandøren inngår i et samarbeid med flere skal skissen også angi arbeidsdeling mellom partene som inngår i samarbeidet. Oversikt over CV er med beskrivelse av formell utdannelse og relevant prosjekterfaring for hver person som skal bemanne oppdraget og hvilke deler av oppdraget den enkelte medarbeider skal løse. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Side 9 av

10 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV MOTTATTE FORESPØRSLER OM DELTAKELSE I KONKURRANSEN 4.1. Registrering av mottatte forespørsler Forespørsel om deltakelse i konkurransen påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når en forespørsel om deltakelse i konkurransen er mottatt. Åpningen vil ikke være offentlig Avvisning av leverandører Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS- egenerklæring innen tilbudsfristens utløp inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. Oppdragsgiver kan i tillegg avvise leverandører som: er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i bransjen, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, eller har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger, eller unnlatt å gi opplysninger som her er nevnt eller krav til leverandøren 4.3. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn Utvelgelseskriterier Maksimalt 7 leverandører vil bli invitert til å delta i den videre konkurransen. De leverandører som er best kvalifisert utover minimumskravene til tekniske og faglige kvalifikasjoner i pkt. 3.4, vil bli valgt ut for å delta i den endelige konkurransen om oppdraget. Side 10 av

11 SØKNADENS UTFORMING Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses og dokumenteres. Søknaden besvares i følgende rekkefølge: 1. Aksept av vilkår i kvalifikasjonsgrunnlaget. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 3. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. 4. HMS-egenerklæring. 5. Firmaattest. 6. Dokumentasjon på økonomisk kapasitet i form av årsberetning e.l. 7. Beskrivelse av tilsvarende relevante oppdrag. Det må av beskrivelsen fremgå hva som er gjort, hvem som var oppdragsgiver, verdi på oppdraget, når oppdraget startet og når det eventuelt ble avsluttet og kontaktinformasjon hos oppdragsgiver. Oppdragene må beskrives utførlig og det forventes anslagsvis 3-6 avsnitt med beskrivelse av hvert enkelt oppdrag. 8. Beskrivelse av metoder og analyseverktøy til gjennomføring av kontrakten/oppdraget inkludert anslag over tidsbruk og redegjørelse for framdriftsplan. 9. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse, og den faglige kompetanse til eventuelle underleverandører, herunder: a. CV for prosjektleder b. CV for øvrige prosjektdeltakere 10. Annen dokumentasjon i henhold til kvalifikasjonskravene Side 11 av

12 Bilag 1 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte. Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Side 12 av