KONKURRANSEGRUNNLAG:

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG: Konkurranse med forhandling (ett trinn) etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) for anskaffelse av Library PressDisplay for levering til norske bibliotek Doffin ID:

2 Innhold GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kontraktsperiode Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Videre deltakelse i konkurransen Tilbudets utforming Tilbudets innhold Forbehold og avvik Opplysningsplikt Vedståelsesfrist KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kravspesifikasjon OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandører Avvisning av tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurranse og totalforkastelse Kriterier for valg av tilbud Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Bilag 1: ABM-utviklings standardkontrakt for konsortieavtaler Bilag 2: Prisskjema 2

3 GENERELL BESKRIVELSE 1.1. Oppdragsgiver ABM-utvikling, Statens senter for arkiv, bibliotek og museum, er et strategisk utviklingsorgan som arbeider med utviklings- og samarbeidstiltak innenfor de tre sektorene. Kultur- og kirkedepartementet har det overordnede ansvaret for ABM-utvikling, og fungerende direktør er Leikny Haga Indergaard. Oppdragsgivers hovedkontaktperson er: Navn: Christine Rostgaard Postadresse: Postboks 8145 Dep, 0033 Oslo Besøksadresse: Observatoriegata 1b, 0254 Oslo e-post: Telefaks: Telefon: I hovedkontaktpersonens fravær kan følgende kontaktes Navn: Jan Seland Postadresse: Postboks 8145 Dep, 0033 Oslo Besøksadresse: Observatoriegata 1b, 0254 Oslo e-post: jan.seland@abm-utvikling.no Telefaks: Telefon: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. 3

4 1.2. Anskaffelsens formål og omfang ABM-utvikling, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med innkjøp av Library PressDisplay for norske fag- og forskningsbibliotek, samt norske folkebibliotek. ABM-utvikling arbeider med såkalte åpne konsortier. Det vil si at en institusjon kan delta i en eller flere av avtalene vi har fremforhandlet. Institusjoner som kan delta i våre konsortier er følgende: Universitets- og høgskolebibliotek Folkebibliotek Fylkesbibliotek Instituttsektoren (forskningsenheter utenom UH-sektoren og næringslivet) Institusjoner tilhørende statsforvaltningen Offentlige arkiv og museer Etter at den enkelte institusjon har vurdert det fremforhandlede tilbudet og eventuelt testet produktet er det opp til institusjonen å avgjøre om den ønsker å benytte seg av tilbudet. Det vil derfor være en viss usikkerhet knyttet til hvor mange institusjoner som vil gå inn i en eventuell avtale. Minste antall deltakere i en avtale vil derimot være fire institusjoner. Library Press Display er en nettbasert portal som gir tilgang til aviser og magasiner fra mer enn 80 land og på 40 ulike språk. Se Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 1 (ett) år. Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med 1 (ett) år slik at total mulig kontraktslengde blir 2 (to) år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 2 (to) måneder før avtalens utløp Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt: Bilag 1 ABM-utviklings standardkontrakt for konsortieavtaler Bilag 2 Prisskjema 4

5 1.5. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen den Se Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse 1.7. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, vil det være anledning til å be om tilleggsopplysninger. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er kl

6 1.10. Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Frist for å levere tilbud kl 12:00 Vurdering av innkomne tilbud Forhandlinger med kvalifiserte leverandører Uke 9 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 10 Klagefrist leverandører 7 dager etter meddelelse Testtilgang for institusjonene tentativt Kontraktsinngåelse tentativt Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, Anskaffelsen skal foretas gjennom en konkurranse med forhandling i ett trinn etter forskriftens Del I og Del II, (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). 2.2 Videre deltakelse i konkurransen Kun leverandører som blir kvalifisert vil få anledning til å delta i den videre konkurransen. Det vil bli foretatt en utvelgelse til forhandlinger basert på hvilke tilbydere som anses best kvalifisert. For kvalifiserte tilbydere vil det skje en reduksjon med utgangspunkt i tildelingskriteriene. Den innledende delen av forhandlingene kan evt. skje skriftlig. Deretter tas det sikte på muntlige forhandlinger med minimum tre leverandører for å sikre reell konkurranse. 6

7 2.3 Tilbudets utforming Tilbudet skal: 1. være merket: «Tilbud Library PressDisplay» 2. oversendes i lukket forsendelse 3. være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. 4. inneholde navn, telefonnr samt epostadresse til leverandørens kontaktperson 5. inneholde leverandørens adresse, telefon og foretaksnummer 6. med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformes på norsk 7. inneholde bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist 8. leveres på papir direkte til leveringsadressen (se pkt. 1.1) eller sendes med post til postadressen (se pkt. 1.1) 9. leveres med: én original av tilbudet (papir) to papirkopier Kopi av tilbudet leveres også på en CD, DVD eller minnepinne 2.4 Tilbudets innhold Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet:. 1. Erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumentene og i konkurransegrunnlaget er akseptert, eller gi opplysninger om ikke vesentlige forbehold, avvik eller presiseringer til konkurransegrunnlaget 2. Skatteattester, (én attest for skatt som utstedes fra kemner/kommunekasserer og én attest for betalt merverdiavgift som utstedes av skattefogden) Se 3. HMS-egenerklæring Se 4. Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling (etterspurt dokumentasjon) 5. Finansiell og økonomisk stilling (etterspurt dokumentasjon) 6. Svar på etterspurt dokumentasjon i pkt. 3.4 samlet i ett dokument 7. Prisskjema (utfylt) 7

8 Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: tilbudsbrevet og deretter den rekkefølge som er nevnt fra vedlegg nr. 1 til nr Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg (se kap 2.4 pkt 1). Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 2.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til kl Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 8

9 3. KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Velg mellom: Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Eller: Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 9

10 3.4. Kravspesifikasjon Krav Tilgang til den elektroniske tjenesten skal baseres på IP-numre. Tilgang for en institusjon skal gis til hele institusjonen uavhengig av geografisk lokalisering og/eller fysiske bygninger Leverandøren skal også kunne tilby fjerntilgang via bibliotekbrukernes lånenummer Leverandøren skal tilby Referring- URL fra en Learning Management System-plattform eller ved hjelp av andre autentiseringsformer Leverandøren skal kunne tilby en måneds testtilgang for alle potensielle deltakerinstitusjoner Leverandøren må oppgi minst en kontaktperson som arbeider spesielt med ABM-utviklings konsortieavtale. Denne kontaktpersonen må kunne forstå norsk språk Leverandøren må kunne tilby brukerstøtte og opplæring tilpasset deltakerinstitusjonenes behov Leverandøren må godta at ABMutviklings standardkontrakt for konsortieavtaler benyttes ved inngåelse av avtale, og at betingelsene i denne aksepteres Dokumentasjonskrav Redegjørelse for løsning Redegjørelse for praktisk løsning Redegjørelse for teknisk løsning Redegjørelse for praktisk løsning av testperiode Oppgi navn på kontaktperson Redegjørelse for hvordan dette tenkes gjennomført Redegjørelse for punkter i kontrakten som eventuelt må justeres i forhold til avtalen 10

11 4. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig Avvisning av leverandører Oppdragsgiver vil avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS-egenerklæring innen tilbudsfristens utløp inkludert eventuelle tilleggsfrister. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. Oppdragsgiver kan i tillegg avvise leverandører som: er konkurs, under gjeldsforhandling eller avvikling, har innstilt sin virksomhet eller befinner seg i en tilsvarende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, er begjært konkurs, har begjært åpning av gjeldsforhandling eller tvangsoppløsning eller annen lignende prosess med hjemmel i nasjonale lover og forskrifter, ved en rettskraftig dom er kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i bransjen, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, ikke har oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandør er etablert, eller i Norge, eller har gitt grovt misvisende eller feilaktige opplysninger eller unnlatt å gi opplysninger som her er nevnt eller krav til leverandøren. 11

12 4.4. Avvisning av tilbud Tilbudet skal avvises når: a). det ikke er levert i tide b). det ikke er levert i samsvar med tilbudets utforming c). det er et alternativt tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget d). det inneholder forbehold og avvik fra konkurransegrunnlagets bestemmelser om: - kontraktsvilkårene, - kravspesifikasjonene - tilbud på deler av oppdraget, - vedståelsesfrist, - tilbakekallelse eller endring av tilbudet Tilbudet kan avvises når: a). det ikke inneholder alle de opplysninger som er forlangt b). det ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget c). det virker unormalt lavt i forhold til ytelsen som tilbys d). tilbudet ikke er undertegnet e). det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Før et tilbud avvises fordi det virker unormalt lavt, skal oppdragsgiver skriftlig forlange relevante opplysninger om de enkelte delene av tilbudet og etterprøve disse på grunnlag av de forklaringer som blir gitt. Oppdragsgiveren kan ta hensyn til forklaringer som er berettiget ut i fra objektive grunner, herunder besparelser ved fremstillingsmåten, tekniske løsninger, usedvanlig gunstige vilkår for tjenestens nyskapende karakter. 12

13 5. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Avlysning av konkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 5.2 Kriterier for valg av tilbud Kontraktstildelingen skjer på grunnlag av følgende tildelingskriterier i prioritert rekkefølge: 1. Pris 2. Samsvar mellom krav og tilbudt løsning 3. Bruk av ABM-utviklings standardkontrakt 4. Leverandørens tilbud på service/brukerstøtte/opplæring 5.3 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 7 (sju) kalenderdager etter at beslutning om valg av leverandør er sendt til alle tilbydere. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 13