Tlf: 69 87 87 17 pst@indrestfld.n www.indrestfld.n Representantskapets medlemmer Representantskapets varamedlemmer INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE Fredag den 24. ktber 2014 klkken 09.30 10.00 i Spydeberg, Kmmunestyresalen. Sak 1/14 Knstituering. a) Gdkjenning av innkalling b) Gdkjenning av saksliste c) Valg av t representantskapsmedlemmer til å undertegne prtkllen Sak 2/14 Årsbudsjett g handlingsplan fr 2015. - Vedlegg: Årsbudsjett g handlingsplan fr 2015. Årsbudsjett g handlingsplan fr 2015 gdkjennes. Representantskapets vedtak: Sak 3/14 Øknmiplan 2015 2018. - Vedlegg: Øknmiplan 2015 2018. Øknmiplan 2015 2018 gdkjennes. Representantskapets vedtak: Sak 4/14 Revisjn av selskapsavtale. - Vedlegg: Revisjn av selskapsavtale. Revidert selskapsavtale gdkjennes g versendes den enkelte kmmune fr vedtak i kmmunestyret. INDRE ØSTFOLD UTVIKLING IKS Kntnummer: 10202822776 Sklegata 3 B, 1830 Askim IBAN: NO24 1020 28 22 776 Swift/Bic: EIDSNO21XXX
Representantskapets vedtak: Sak 5/14 Valg av revisr. - Vedlegg: Valg av revisr Sm revisr velges Price Waterhuse Cpers (PWC). Representantskapets vedtak: Det frutsettes at det enkelte representantskapsmedlem selv sørger fr å innkalle sin vararepresentant ved eventuelle frfall. Thr Hals Leder av representantskapet (sign) Side 2 av 7
Sak 2/14 Årsbudsjett g handlingsplan fr 2015. Selskapet legger fra 2015 pp til en fast rganisasjn tilsvarende 4 årsverk g et nær 0- resultat. Dette utgjør en årsreduksjn i frhld til de planer sm ble utarbeidet fr 2014 med 0,5 årsverk. Dette er løst gjennm frivillig avgang av 1 årsverk g det handlingsrm sm ble etablert gjennm denne. Selskapet har gjennm høsten 2014 således vært gjennm en grundig prsess fr å utvikle en mest mulig ptimal sammensetning g utnyttelse av rganisasjnen i frhld til kmpetanse g kapasitet sett pp imt; Eiernes frmål g frventninger til selskapet Selskapets målsettinger g strategi Selskapets basisfinansiering fra eierne Selskapets mulighet til egen inntjening Selskapets mulighet til å engasjere prsjektbasert ekstern kmpetanse Et driftsbudsjett i balanse g en stabil egenkapital Budsjettet fr 2015 er krevende idet selskapet har satt sm mål å hente inn egne inntekter på nær kr. 1.9 mill. Dette utgjør mer enn 20 % økning i frhld til budsjett fr 2014, med færre årsverk. Fkus på eksterne prsjekt-/finansieringsmuligheter, g effektiv styring g utnyttelse av rganisasjnens samlede kmpetanse skal legge grunnlag fr å lykkes med dette. Selskapets erfaringer g nettverksutvikling gjennm 2014 representerer gså en styrking av grunnlaget. I arbeidet med å psisjnere selskapet inn mt disse prsjekt- /finansieringsmuligheter er selskapets frmål g eierskap et viktig fundament. Budsjett fr 2015 har følgende hvedpster: Side 3 av 7
Selskapet har lagt til grunn samme driftstilskudd fra eierne sm fr 2014, men justert pp dette med en deflatr på 3 % sm kmpensasjn fr pris- g lønnsvekst. Dette skal være i tråd med kmmunenes budsjettplanlegging g utgjør kr. 1,50 i økning pr. innbygger pr. kmmune. Dette gir følgende frdeling pr. kmmune gjeldende fr 2015: KOMMUNE INNBYGGERE PR. INNBYGGER BELØP Aremark kmmune 1 425 51,50 73 388 Rømskg kmmune 691 51,50 35 587 Hbøl kmmune 4 980 51,50 256 470 Marker 3 587 51,50 184 731 Eidsberg 11 195 51,50 576 543 Spydeberg 5 474 51,50 281 911 Trøgstad 5 273 51,50 271 560 Skiptvet 3 668 51,50 188 902 Askim 15 315 51,50 788 723 Ttalt 51 608 2 657 812 Side 4 av 7
Andre driftskstnader frdeler seg på en rekke pster g der selskapets kstnader knyttet til kntrlkaler utgjør den største enkeltpst med ca. kr. 300.000. Det er i 2014 gjrt investeringer i inventar g IT-plattfrm slik at andre driftskstnader i budsjett fr 2015 gså består av avskrivinger på ca. kr. 120.000. Selskapet har investert i en IT-plattfrm sm sikrer frutsigbarhet g fleksibilitet i frhld til lisenser g vedlikehld/service. Handlingsplan fr 2015 har følgende hvedfkus: Infrmasjnsarbeid, kntaktpunkt g møteplass fr næringslivet. Gjennmføring av bransjeuavhengige nettverksaktiviteter. Utvikling av klyngesamarbeid i utvalgte bransjer sm reiseliv g næringsmiddel/matprduksjn/landbruk. Legge til rette fr etablering av et innvasjnssenter innen naturbasert reiseliv på Ørje. Kmpetanseheving i kmmuner g næringsliv gjennm ppfølging av HIØ g LUN sine utdanningstilbud i reginen. Videreutvikling g leveranse av fellestjenester fr reiselivet. Infrmasjn g kntakt med plitisk g administrativ ledelse i eierkmmunene, avklaring g ppfølging av krdineringsppdrag g andre aktuelle leveranser fra selskapet. Sekretæriatsppdrag fr Reginrådet med faglig støtte g aktivitet. Infrmasjns- g representasjnsarbeid på vegne av reginen. Faste møtepunkter g ppfølging av næringsplan sammen med nærings- g plankmpetansen i kmmunene. Arrangere g gjennmføre aktuelle seminarer g arrangement fr kmmuner g næringsliv. Sak 3/14 Øknmiplan 2015 2018. Selskapet planlegger fr at det ressurs- g inntektsbilde sm etableres fr 2015 representerer rammene gså fr de kmmende år, justert fr en årlig vekst med 5 %. Selskapet vil ved årsavslutningen fr 2014 ha en budsjettert egenkapital i størrelsesrden MNOK 3,35. Denne legger grunnlaget fr en stabil egenkapital i periden. Selskapet planlegger ikke fr investeringer i periden sm følge av de grunninvesteringer sm er gjennmført i 2014. Øknmiplan fr 2015 2018 har følgende hvedpster: Side 5 av 7
ØKONOMIPLAN INDRE ØSTFOLD UTVIKLING IKS 2015-2018 DRIFTSBUDSJETT DRIFTSINNTEKTER 2015 2016 2017 2018 SUM DRIFTSINNTEKTER -4 548 562-4 775 990-5 014 790-5 265 529 PERSONALKOSTNADER SUM PERSONALKOSTNADER 3 460 388 3 633 408 3 815 078 4 005 832 ANDRE DRIFTSKOSTANDER SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER 1 091 274 1 145 838 1 203 130 1 263 286 ÅRETS OVERSKUDD -35 899-35 744-35 582-35 411 EGENKAPITAL 2015 2016 2017 2018 INNGÅENDE EGENKAPITAL -3 357 000-3 271 899-3 186 644-3 180 226 INVESTERINGER - 0 0 0 AVSKRIVINGER 121 000 121000 42000 0 RESULTAT -35 899-35 744-35 582-35 411 UTGÅENDE EGENKAPITAL -3 271 899-3 186 644-3 180 226-3 215 636 Sak 4/14 Revisjn av selskapsavtale. Gjennm Prsjekt Eierskap g Eierskapsmeldingen fr IKSene legges det fra 2015 pp til en harmnisering av selskapsavtalene. Dette berører gså Indre Østfld Utvikling IKS g saken representerer gdkjenning av justert selskapsavtale fr selskapet. I utfrmingen av denne har det vært gd kmmunikasjn med PL Åsmund Kbbevik fra prsjekt Eierskap g styret behandlet frslaget til justert selskapsavtale i styremøte den 26.9.14. Sm vedlegg til saken følger frslag til den selskapsavtale styret ber representantskapet gdkjenne, samt vedlegg (fra Prsjekt Eierskap) sm kmmenterer endringene ift dagens selskapsavtale. Representantskapet gjøres særlig ppmerksm på følgende punkter i frslag til revidert selskapsavtale (ref. vedlegg frslag til selskapsavtale g vedlegg kmmentarer endringer). I punkt 4.2 har styret et annet syn enn frslaget fra Prsjekt Eierskap: 1.4 SELSKAPETS FORMÅL Selskapets frmål er justert i frhld til salg av tjenester til andre enn eierne. Tidligere frmål sperret fr dette g harmnerer ikke med selskapets virksmhet, der deler av inntektene vil referere seg til salg av tjenester. 2.2. FINANSIERINGSMODELL Representantskapet fastsetter kstnadsfrdelingen ved behandling av årsbudsjett. Side 6 av 7
4.2 REGNSKAP OG REVISJON Styret ønsker selv å fastsette selskapets regnskaps- g budsjettsystemer. Selskapet avlegger i dag regnskaper etter regnskapslven g ønsker å frtsette med dette. Til grunn fr dette anføres: Hvedregelen er at IKS'er skal følge regnskapslven. Siden lvgiver har dette utgangspunktet må det etter styrets mening være en klar presumpsjn fr at IKS'er bør benytte regnskapslven g at det skal være tungtveiende argumenter fr å bytte (ref. regnskapslven med lvkmmentarer). En må legge til grunn at lvgiver sm utgangspunkt mener at regnskapslven gir de mest hensiktsmessige reglene fr å beskrive et IKS sitt resultat g finansielle stilling. IKS'er har varierende typer virksmhet. Nen har karakter av å være mdeller fr kstnadsfrdelinger mellm kmmunene, mens andre har en mer selvstendig g utadrettet virksmhet. IØU IKS er et eksempel på virksmhet sm delvis har et frretningsmessig frmål g en utadrettet virksmhet tilsvarende et AS. Det kan bety at brukerne/leserne av regnskapet til IØU IKS er flere enn eierne (kmmunene). Andre regnskapsbrukere (leverandører, samarbeidspartnere etc) vil presumptivt ha en bedre frståelse g kjennskap til regnskap avlagt etter regnskapslvens regler. Styrets medlemmer er verveiende bedre kjent med regnskaper avlagt etter regnskapslven enn etter kmmunale prinsipper. Siden det påhviler styret et betydelig ansvar med tanke på øknmisk ppfølging av selskapet er det en frdel at rapprteringen skjer etter kjente prinsipper. I tillegg vil en mlegging medføre et ekstraarbeid g "byttekstnader" sm IØU IKS ikke ønsker å pådra seg fr bytte til ne sm anses sm mindre hensiktsmessig fr selskapet. 4.4 LÅNERAMME Styret anbefaler at selskapets låneramme ikke kan verstige den bkførte egenkapital ved tidspunkt fr lånepptak. Sak 5/14 Valg av revisr. Selskapet har i dag PWC med kntr i Askim sm revisr, er gdt frnøyd med selskapet g ønsker å frtsette samarbeidet. Styret mener det er et viktig prinsipp å kunne knkurranseutsatte denne type tjenester, g kan senere kmme til å fremme frslag m valg av ny revisr dersm dagens samarbeidspartner ikke lengre anses sm best egnet. I en slik sammenheng vil det være aktuelt gså å frespørre Indre Østfld Kmmunerevisjn IKS. Side 7 av 7