Sykehuset Innlandet HF Styremøte 27.02.15 SAK NR 019 2015 SOMMERFERIEAVVIKLING 2015 - SAMARBEIDSTILTAK Forslag til VEDTAK: Styret tar redegjørelse om gjennomføring av samarbeidstiltak sommeren 2015 til orientering. Brumunddal, 20. februar 2015 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: Randi Nordtorp Mølmen
SAKSFREMSTILLING SAK NR. 019 2015 Bakgrunn I forbindelse med overordnet evaluering av ferieavviklingen 2014 behandlet styret i Sykehuset Innlandet i sitt møte 2. oktober 2014, sak 080-2014 Sommerferieavvikling 2014. Administrerende direktør redegjorde i saken for mulige forbedringsområder for sommeren 2015, herunder ble det pekt på behov for ytterligere fokus på samarbeid mellom enheter internt i divisjoner og mellom divisjoner. Det ble lagt til grunn at forbedringsområdene som ble beskrevet i sakens pkt. 2.4 følges opp videre, dette gjelder: Tidlig planlegging av sommerferieavviklingen Tydeligere styring av ferie, herunder vurdering av lengere ferieperiode Kampanjepregede aktiviteter for å sikre tilstrekkelig antall kvalifiserte vikarer Oppfordre og legge til rette for større grad av sammenslåing av enheter og samarbeid på tvers i Sykehuset Innlandet Styret fattet følgende vedtak i sakens punkt 2: 2. Styret forventer større grad av samarbeid på tvers av og innenfor divisjonene sommeren 2015. Styret ber derfor administrerende direktør om å komme tilbake med en orienteringssak innen utgangen av året. Forbedringsområdene beskrevet i kulepunkt 1-3 følges opp av hver divisjon med bistand fra sentral og lokal HR-avdeling. I tillegg har divisjonene i tråd med styrets vedtak, sammen og hver for seg sett på mulige samarbeidsområder på tvers i Sykehuset Innlandet. Status for arbeidet ble redegjort for i orienteringssak 107-2014 i styremøte 18. desember 2014, nedenfor følger resultatet av arbeidet. Saksframstilling Sommerferien representerer to krevende driftsmåneder for Sykehuset Innlandet. Det er vanskelig å skaffe kvalifiserte vikarer, særlig til spesialavdelingene. Dette samtidig med at ø- hjelpsaktiviteten i mange enheter er like høy som ellers i året, gjør at situasjonen i enkelte enheter er svært utfordrende. Ø-hjelp kan i liten grad styres, nivå av elektiv virksomhet blir imidlertid justert etter hva som er nødvendig for pasientene og hensiktsmessig for driftsenheten og sykehusenheten totalt sett. Alle divisjonene reduserer sengetallet så mye det lar seg gjøre for i hovedsak å kunne tilby de ansatte ferie innenfor skoleferien. Redusert sengetall og samarbeid mellom avdelingene i hvert hus om bruk av senger og vikarer sikrer en forsvarlig og mest mulig hensiktsmessig ferieavvikling. Antallet senger og bemanning er dermed redusert og nøye tilpasset lokalt behov. Det er etablert sommerferiesamarbeid mellom helseforetakene i Helse Sør-Øst når det gjelder fødselsomsorg og intensivkapasitet. Dette styres av HSØ og OuS, og påvirker Sykehuset Innlandet i den grad hovedstaden har kapasitetsutfordringer. Det er også gode erfaringer med sommerferiesamarbeid internt i Sykehuset Innlandet: Side 2 av 6
Barne- og ungdomsavdelingene på SI Elverum og SI Lillehammer har samarbeidet om stenging av barneog ungdomspostene siden 2004. Sengepostene stenger 4 uker hver og alternerer på tidlig og sen ferie. Denne ordningen vurderes som god og planlegges videreført i kommende år. Medisinsk avdeling ved SI Gjøvik og SI Lillehammer samarbeider om pacemakerinnleggelser og endoskopi av gallegangen (ERCP) i sommerferieavviklingen. Denne ordningen vurderes som god og planlegges videreført i kommende år. Nucleærmedisinsk avdeling på SI Elverum og SI Lillehammer samarbeider om ferieavvikling ved at de hjelper hverandre med tolking av prøver i den perioden hvor legen lokalt har ferie. Denne ordningen vurderes som god og planlegges videreført i kommende år. Divisjonene i Sykehuset Innlandet har i tråd med styrevedtaket utredet mulighetene for ytterligere sommerferiesamarbeid på tvers av og innenfor hver divisjon sommeren 2015. Følgende områder er vurdert: Urologi ved SI Lillehammer og SI Hamar. SI Lillehammer har foreslått å stenge sitt tilbud om innleggelse av urologiske pasienter åtte uker i sommer. Det foreslåes at seksjonsoverlegen ved SI Hamar disponerer legen (evt. legene) på Lillehammer i perioden, og at SI Hamar har ansvar for å dekke poliklinisk og dagkirurgisk aktivitet på Lillehammer. Vakthavende urolog har ansvar for å dekke KK. Total besparelse vurderes og avtale om fordeling utarbeides. Konklusjon: Aktuelle divisjoner ønsker å gå videre med dette. Tiltaket drøftes med tillitsvalgte før beslutning. Fødeavdelingen ved SI Gjøvik og KK Lillehammer. Det er vurdert å stenge fødeavdelingen ved SI Gjøvik i åtte uker i sommer. Dette ville avhjelpe en krevende bemanningssituasjon på legesiden, samtidig som det sannsynligvis sparer kostnader. Stenging i åtte uker vil imidlertid få konsekvenser for de fødende, for to nyansatte gynekologer som det er planlagt opplæring for i perioden, for ansatte som må jobbe på annet sykehus fire uker og for rekerutterigssituasjonen generelt. Løsningen frarådes av SI Gjøvik. SI Gjøvik har i tillegg vurdert om det er mulig å stenge fire uker i forbindelse med sommerferien. Ansatte vil dermed slippe å jobbe på et annet hus, de negative konsekvensene vurderes allikevel som for store. Løsningen frarådes av SI Gjøvik. Konklusjon: Divisjonen mener avdelingen vil klare å avvikle sommerferien på en faglig forsvarlig måte innenfor de rammene de har. Det vurderes å være uheldig å stenge fødetilbudet i sommer, da dette vil kunne påvirke rekrutteringen av både leger og jordmødre negativt. Det planlegges uavhengig av dette samarbeid med KK om abortnemd, poliklinikk og dagkirurgi. Øre nese hals (ØNH) ved SI Gjøvik og SI Elverum. Det er vurdert å stenge fire uker hvert sted. Fordelene med stenging er besparelse ift. innleie av legevikar deler av sommeren. Hvis tiltaket skal ha økonomisk effekt må en ta helt ned vaktordning og senger fire uker hvert sted. Det kan ikke gjøres dagkirurgi uten lege i vakt, dette pga. lang reisevei til sykehus med vaktordning hvis komplikasjoner oppstår (eks. blødninger ved tonsillektomi). Dette betyr at en kun kan ha poliklinikk de fire ukene det ikke er vaktordning og senger. Det vurderes å være behov for å øke sengetallet de ukene en har tilbud for begge fylker, en må sannsynligvis også oppbemanne operasjonsavdelingen noe (alternativt operere færre på sommeren enn i dag). Selv om en kan ta ned bemanning i fire uker, må en dermed øke tilsvarende i fire uker, dvs. ingen forventet besparelse. Søvnseksjonene som i dag har tilnærmet full drift gjennom sommeren vil måtte stenge. Side 3 av 6
Konklusjon: Samlet gir en slik løsning tvilsom besparelse for ØNH avdelingene samtidig som transportkostnadene vil øke. Konsekvensen for pasientene er negativ, med økte ventelister og sannsynlige fristbrudd. Divisjonene anbefaler ikke tiltaket. Nefrologi ved SI Elverum og SI Lillehammer. Dialysevirksomheten har så stort volum at det ikke er mulig å stenge en av avdelingene på Elverum eller Lillehammer helt, samtidig er nefrologisk kompetanse vurdert å måtte være tilstede der sykehusdialyse utføres. En kan tenke seg muligheten av vaktsamarbeid for den hvilende vaktordningen, lørdag kl. 14 til mandag kl. 08. Dvs. omregnet vakttid = 10,5 timer pr aktuelle helg. Dette er imidlertid en krevende kabal da nefrologene på Elverum også deltar i den generelle indremedisinske vaktordningen lokalt. På Lillehammer har dialysesykepleierne egen vaktordning, mens de på Elverum kun har ringeliste. Det vurderes å være nødvendig at vakthavende lege og sykepleier har mulighet til å reise til den andre enheten i de fire ukene denne er uten vaktordning i helgen. Dette betyr at en må avtale vaktordning for dialysesykepleierne på Elverum i perioden, samt at legene på Elverum ville måtte tre ut av den generelle vaktordningen. Innsparingspotensialet er dermed vurdert å være svært lite. Konklusjon: Divisjonene anbefaler ikke tiltaket pga. liten økonomisk gevinst (maksimalt noen titusen kroner) og negativ konsekvens for pasientene. Nefrologi ved SI Kongsvinger og SI Elverum Det er vurdert om SI Elverum kan ta imot dialysepasientene fra SI Kongsvinger i fire eller åtte uker i sommer. Dette lar seg ikke gjøre på grunn av for liten kapasitet ved SI Elverum. Konklusjon: Det lar seg ikke gjøre å stenge dialysesatelitten ved SI Kongsvinger 4 eller 8 uker, pga. for liten kapasitet ved SI Elverum. Nucleærmedisin ved SI Elverum og SI Lillehammer. Det er som nevnt allerede feriesamarbeid mellom enhetene. En leier ikke inn ferievikarer, og det er etablert samarbeid om tolking av undersøkelser. Øyeblikkelig hjelp ivaretas ved at det alltid er en person tilstede på dagtid som kan ta undersøkelsen. Vedkommende har andre oppgaver når det ikke gjøres nucleærmedisinske undersøkelser. Undersøkelsen blir tolket ved den andre enheten hvis legen lokalt har ferie. Dette gir service i begge fylker hele sommeren. En har vurdert om en kan få ytterligere besparelse ved å stenge enhetene helt i fire uker hver. Stenging vil ikke gi ytterligere besparelse av personalkostnader, men en kan spare utgifter til generator tilsvarende ca. 25.000. En vil imidlertid samtidig få økte transportkostnader. Konklusjon: En samarbeider allerede om ferieavvikling, dette foreslås å fortsette. Divisjonene anbefaler ikke total stenging pga. liten økonomisk gevinst og negativ konsekvens for pasientene. Ortopedi ved SI Gjøvik og SI Lillehammer. Avdelingene har vurdert muligheten av å stenge fire uker hver. Begge avdelinger halverer sengetallet om sommeren, og reduserer lege- og pleiestab ift. dette. Aktiviteten om sommeren er så stor at en ikke vil klare å ta hele fylkets volum uten å øke antall senger, pleie- og legeressurser til tilnærmet dobling. I tillegg vil en måtte øke antall operasjonsteam, og bemanningen vil måtte styrkes på sterilsentralen, postoperativ enhet, intensiv, avdeling for medisinsk biokjemi, sentrallager og i prehospital divisjon i de fire ukene en har ansvar for hele fylket. Konklusjon: Divisjonene anbefaler ikke tiltaket pga. liten økonomisk gevinst og negativ konsekvens for pasientene. Side 4 av 6
Det er imidlertid diskutert om det er mulig med et tre-parts samarbeid mellom de ortopediske enhetene ved SI Elverum, SI Lillehammer og SI Gjøvik, med stenging 3 uker hver. Dette gir mindre pasientvolum i den perioden en har åpen avdeling, og kan dermed være lettere å få til. Konklusjon: Divisjonsdirektørene ønsker å vurdere et tre-parts samarbeid innen det ortopediske fagfeltet for sommeren 2016. Frist for arbeidet medio november 2015, drøfting med tillitsvalgte og evt. fordeling av ferieuker må besluttes før nyttår. Ansvarlige er divisjonsdirektørene for divisjon Elverum Hamar, divisjon Gjøvik og divisjon Lillehammer. Tynset. Det er vurdert å stenge fødestua fire eller åtte uker i sommer. Dette synes lite hensiktsmessig da en allikevel må ha jordmødre i vakt pga. følgetjenesten. Bemanningen ellers (en hjelpepleier på hver vakt) bidrar i huset. Tiltaket anbefales ikke av divisjonen. Divisjonen ser heller ikke gevinst ved å ta ned annen virksomhet i sommer, dette fordi turnusen for legene uansett må gå ihht. forhandlet avtale. Kirurgene opererer elektiv kirurgi og ortopedi om sommeren, og kan ta imot listepasienter fra resten av SI innen disse fagene hvis kapasiteten i øvrige SI blir for liten. Kongsvinger mener det er uaktuelt for sykehuset å redusere akuttfunksjoner. SI Kongsvinger avlaster AHus / OuS ved at de tar imot fødende fra disse områdene om sommeren. Det foreligger i tillegg en løpende avtale om å ta imot akutt ortopedi fra Ahus (gjelder hele året). Revmakirurgi / revmatologi stenger fra tidligere seks uker om sommeren. Det er i tillegg vurdert å stenge dialysen fire uker i samarbeid med SI Elverum, dette lar seg ikke gjøre pga. for stort volum (se pkt. nefrologi). Konklusjon: Foreliggende avtaler og avstand gjør at det er vanskelig å finne nye områder en kan samarbeide med andre om. Medbestemmelse Foretakstillitsvalgte og foretaksverneombud i Sykehuset Innlandet ble orientert om arbeidet med ferieplanleggingen og den videre prosessen i møte 5. februar 2015. Videre prosess Utfordringer vedrørende avvikling av sommerferie har vært behandlet i Sykehuset Innlandet sitt ledermøte, i divisjonenes ledermøter samt i HR-ledermøter. Det er iverksatt tiltak ift. rekruttering av vikarer, og det er fokus på styring av ferie og tidlig planlegging. Tiltak på tvers i foretaket vil bli drøftet ihht. lov og avtaleverk før beslutning. Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør anbefaler gjennomføring av tiltak slik det fremgår av saksutredningen. Det legges til grunn at tre-parts samarbeid innen ortopedi utredes som beskrevet med frist medio november 2015. Det pågår positivt samarbeid mellom foretakets enheter, også om sommeren. Det vurderes allikevel å være potensiale for ytterligere samarbeid. For å fortsette mulighetsvurderingene vil administrerende direktør årlig følge opp saken i oppfølgingsmøter med de somatiske divisjonene. Side 5 av 6
Bemanningsressurser må i størst mulig grad benyttes på tvers i sommerferieavviklingen, og det er viktig at ferieavviklingen har høyt fokus gjennom hele året og styres i henhold til Ferielovens bestemmelser. Side 6 av 6