Komme i gang NorNet as Postboks 510, 2057 Jessheim : 22 67 04 70 Epost: post@nor-net.no Internettsider på www.nortrim.com E-Post: post@nor-net.no 1996-2006 NorNet Rev: Mars 2006 1
INNLEDNING NorTrim s konsept for brukerveiledning Brukerveiledningen er basert på et tredelt prinsipp, bestående av følgende elementer: 1 Brukerhåndbok 2 Ledetekster på feltnivå 3 Hjelpesystem på internett Elementene inneholder forskjellige typer informasjon som utfyller hverandre. Brukerhåndbok Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese denne boken.vi viser deg skjermbilder og menyer med en kortfattet beskrivelse av de enkelte valg. Ledetekster på feltnivå På en del felter og knapper vil du kunne få opp informasjon ved å la musepekeren gå til feltet. Hjelpesystem på internett Du finner dette under NorTrim Demo og På knappen [I-hjelp] i NorTrim. Anbefalt fremgangsmåte for å komme igang: 1 Les gjennom brukerhåndboken 2 Foreta installasjonen av programmet 3 Bli kjent med programmets hovedfunksjoner 4 Start deretter med innleggelse av alle grunndata. 5 Registrer medlem og kontrakt. BRUKERSTØTTE Se internett www.nor-net.no for svar på spørsmål (Faq) E-Post: post@nor-net.no 22 67 04 70 VEDLIKEHOLDSAVTALE Vedlikeholdsavtalen er frivillig. Avtalen gir deg flg. fordeler: Løpende oppdateringer av programmet Forbedringer og nye funksjoner Brukerstøtte på e-post, evt. online og telefon INSTALLASJON 1 Sett inn CD-platen 2 Trykk Iconet Min datamaskin 3 Velg CD-stasjonen (normalt D:) 4 Velg filen SETUP.EXE og trykk Entertasten. 5 Følg deretter anvisningene på skjermen. Det opprettes nødvendige mapper og snarvei: NorTrim5.0 KOMME IGANG: GRUNNDATA Før systemet tas i bruk må grunndata være registrert. Dette er informasjon som letter den senere bruken av programmet og bør derfor fylles ut så nøye som mulig. Velg Tabeller fra hovedmenyen i NorTrim Velg deretter Grunndata Nedenfor gis en liste over de tabeller som må fylles inn. Systeminformasjon Systemnummere (Løpenummer) Faste tekster Instruktører Kontraktstyper Annen systeminfo Vi skal først se på menyvalgene og verktøylinjen i hovedbilde. Herfra når du alle funksjoner og moduler i hele systemet. 2
Verktøylinje Verktøylinjen er en samling hurtigknapper som bringer deg til forskjellige skjermbilder eller menyer i programmet. Knappene kan kun nås med mus og du klikker med venstre musetast for å aktivisere knappen. Noen knapper kan være gråe og ikke tilgjengelig i din versjon. Utskrift - Utskriftsmeny - rapporter Medlem - Oversikt medlemmer Krav - Giro / Krav-bilde Utestå - Utestående (ubetalte) trekk Betaling - Manuelt registrere innbetalinger Bank - Bank / BBS meny AvtaleGiro Faktura - Faktura og Purremeny Klient - Bytte klient(dersom du har klientversjon) Login - Login av ny bruker(dersom du har Adgangskontroll) ProMed Oversikt ProMed kunder Sikkerhetskopi - Sikkerhetskopi rutiner. Avslutte - Avslutte programmet. Menylinje Menylinjen finner du på linjen over hurtgknappene. Valgene kan nås ved å klikke på venstre museknapp (valget markeres med farge). Dersom valget fører til ytterligere valgmuligheter åpnes disse og velges på samme måte. Ekspertbruk: Du kan nå Omkjøring av trekkfil gjennom å holde Alt-tasten nede og trykke t-tasten. Da får du opp det samme bilde som vist til venstre. Hurtigtaster er merket med en understrekning av den bokstav som skal trykkes i tillegg til Alttasten. (Eks.: trekkfil). De fleste steder i programmet er dette i bruk, og for erfarne brukere vil dette være raskere enn å flytte musen til stadighet. 3
GRUNNDATA: SYSTEMINFORMASJON Velg: Tabeller >Grunndata >Instillinger >Firma-informasjon. Lisenshaver: Tast inn informasjon om deg som bruker. Adresse, telefon, faks, organisasjonsnummer, postadresse. Denne informasjonen brukes videre av systemet. Feltet Navn har du ikke tilgang til. Det settes av NorNet ved levering og kan ikke endres av bruker. Forklaring til de felter som bruker kan endre: Automatisk tildeling av medlemsnummer: Normalvalg: Hake. Dersom denne er haket av velger systemet selv neste medlemsnummer. Hvis du ønsker å sette medlemsnummer selv, fjerner du haken. Har avgiftspliktig salg: Benyttes i butikkmodul for å spesifisere mva. Forvalgt fast trekkdag: Dersom du benytter 20 i trekkdag vil disse tall komme opp som forvalgt ved innlegging av nye kontrakter. Forskuddsfakturering: Benyttes for å sette korrekt regnskapsperiode. 4
AVTALEGIRO Velg: Tabeller >Grunndata >Instillinger >AvtaleGiro. Filnavn BBS: Normalvalg: C:\BBSFiler\Dirdeb.bbs Det er tilpasset for innsending med Enett, bankprogram NORnett / K-Link Internett etc. KundeenhetsID: Denne får du av BBS ved godkjenning av din mottakeravtale. Bankkontonr: Din bankkonto for AvtaleGiro og Fakturering. Svarkupong: Teksten her kommer på svarkupongen (fullmakten) som skal sendes BBS (evt. Banken) Beløpsgrense: Høyeste beløp som kan trekkes på AvtaleGiro i en periode. Vi mottar Konteringsdata fra BBS: Innbetalinger av AvtaleGiro og Fakturaer med KID leveres på fil for innlesing i NorTrim 5
System-alternativer Velg menyvalget Tabeller >Grunndata >Innstillinger >Forhåndsvalgte verdier og du får opp et konfigurasjonsbilde hvor du selv kan tilpasse programmet til å virke slik du ønsker. Ved innlegging av kontrakt: Hakes av for at kontrakt skal skrives ut med en gang etter innlegging av ny kontrakt Innlesing av konteringsdata: Oppdatering av tabeller hakes av for at oppdateringen skal startes automatisk. Fakturering: Hakes av for at ekstra fakturaer automatisk skal overføres til trekktabell når bilde stenges. Courier 12 skrifttype benyttes for KID på fakturaer. Du må ha egen OCR-avtale med BBS. Fordelen er at innbetaling av fakturaer kommer sammen med konteringsdata slik at arbeid spares. Bakgrunnsbilde: Velg din egen bakgrunn eller velg en av de to som er innlagt (marmor / skifer) Vise bilder Tast inn nøyaktig katalog hvor bildene er lagret. Dersom bildene er lagret på nettverk må du taste inn både disknavn og katalog (F:\FELLES\NORTRIM\BILDER\) Bildetype: WMF/BMP/GIF/JPG/er støttet. Bruk det som bildeprogrammet i kameraet støtter. Vi anbefaler JPG-bilder med relativt høy komprimering fordi disse tar minst plass. Gulvflate: Tast inn senterets gulvareal i kvadratmeter. Brukes i rapporten Aktive Alle 6
GRUNNDATA: LØPE-NUMMER Velg: Tabeller >Grunndata >Instillinger >Løpenummer. Neste medlemsnummer blir 1 høyere enn det som står som sist brukte dersom du bruker Automatisk tildeling av medlemsnummer (kundenummer). Dersom du ønsker å starte medlemsnummerserien fra 10001 setter du 10000 i sist brukte. For å endre kan du bruke endringsknappen nederst i bildet, eller dobbelklikke på valgt linje (her Faktura) Du kommer til redigeringsbildet og kan taste inn ønsket informasjon. LØPENUMMER: ENDRE Kode må være FAKT for faktura. Tekst kan du endre, men la den gjerne være. Sist brukte nummer er 0 ved leveranse, men dersom du ønsker at fakturering skal starte på nr. 970001 så skriver du 970000 i dette feltet. 7
GRUNNDATA: FASTE TEKSTER Systemet leveres med et standard oppsett på tekster som vist i skjermbildet under. Du står helt fritt til å velge dine egne. TIPS: La Tekst 1 være den som er mest brukt hos deg. Den hentes automatisk dersom ikke noe er registrert. Tekstnr går fra 01 til 999 og brukes på utskrift av fakturaer. FASTE TEKSTER: ENDRE Det kan legges inn inntil 999 tekster og du kan fritt velge tekst og nummer innenfor 1-999 Det er åtte linjer med tekst. Alle linjene kommer på fakturaen. Girolinjene kommer på girodelen av fakturaen. 8
GRUNNDATA: KONTRAKTSTYPER Alle kontrakter gis en kontraktstype som forteller hvordan kontrakten skal behandles i systemet. Du kan ha 1-9999 kontraktstyper. Utfyllingen og forståelsen av innholdet er meget viktig for behandlingen av kontrakten under registrering. 9
KONTRAKTSTYPER: ENDRE Grunninformasjon Forklaring til felter: Navn: AvtaleGiro Klippekort må starte med teksten Klipp eller at du setter et antall i Antall Klipp Kortnavn: Vises i en del skjermbilder og skal identifisere navnet. Varighet i måneder: 99 Antall måneder som kontrakten varer. 99 gjør at det ikke settes noen stoppdato for trekket, men dette går helt til kontrakten blir skriftlig oppsagt. Dette bør benyttes på AvtaleGiro og fakturakunder! Antall Terminer: 11 Det antall betalingsterminer som er normalt for denne kontrakten. 11 betyr at første termin betales ved kontraktens inngåelse. Trekkbeløp pr. gang: 450,00 Det beløp som trekkes for hver periode. Kontraktsverdi: 5.550 Kontraktens totale verdi og er ment som en sjekk på om alle tall er korrekt. Beløpsgrense: 600 Høyeste beløp som kan trekkes pr måned. Det settes slik at prisstigning kan foretas uten at beløpsgrensen overstiges på BBS (avvist krav), men ikke så stort at det kan trekkes flere ganger pr. måned. Fordeling av kontantbeløp er det beløp som betales ved kontraktens inngåelse. Det er her betaling for første treningsmåned pluss innmeldings- og adminavgift. Betalingsmåte settes til AvtaleGiro for denne kontraktstype. Varsling av Avtalegiro settes til ingen varsling. Kontrakten må i så fall inneholde tekst som sier at medlemmet er varslet for alle fremtidige AvtaleGiro-trekk. 10
KONTRAKTSTYPER: ENDRE Tilleggsinformasjon Antall Klipp setter antall klipp for klippekortkontrakter. Belastning startes... Dersom du vil at 1.trekkdato skal settes i den måneden du er i setter du hake her. Normalt er det ikke hake som betyr at trekket starter måneden etter. Adgang fra / til klokken Adgang til senteret er innenfor de angitte klokkeslett. Dersom begge er blanke er det adgang i hele åpningstiden. Kan benyttes for rabatter dersom medlemmet kan komme kun mellom klokken syv og tolv som her. Tidsbegrenset kontrakt: For senteret med studenter som slutter til en bestemt dato i året kan denne fylles inn med for eksempel 30.05.03 som sier at kontrakten slutter automatisk å løpe på denne dato. Pris etter at kontrakt utløper kan benyttes til å tegne lange kontrakter med rabattert pris etter 12 måneder. Provisjonsfaktor benyttes der selger får provisjon for salg av kontrakten. Normal faktor er 100 Treningsflyt benyttes for kjeder som ønsker å gi muligheter for trening på alle kjedens sentere. Kontraktsprisen kan være avhengig av hvilken flyt som benyttes. Maksimum antall besøk kan benyttes for å begrense medlemmet adgang til senteret i en tidsperiode pr. dag eller uke eller totalt. Benyttes i forbindelse med rabatter. Semester periode: Benyttes for Studenter som får en fast kontrakt start og stoppdato. 11
AvtaleGiro Mottakeravtale Du må opprette en egen OCR-Avtale og du må sende inn test på utskrift med Courier 12 skrifttype dersom du skal benytte OCR- Faktura. Tips: BBS har fastlagt fire repeteringer dersom det ikke er dekning på konto. Banken din kan evt. tilby seg å sende giro til betaler dersom det ikke lykkes å få trukket på angitt dato. La også BBS sende deg konteringsdata på linje slik at du kan oppdatere systemet med denne. Tidspunktet for når konteringsdata skal mottas kan være ukentlig, eller ikke senere enn den 23. i måneden for å rekke å oppdatere systemet før neste trekk. Se forklaringer på mottakeravtalen for utfylling av denne! Vi tar med noe for å hjelpe til med utfyllingen. Se særlig KID. 1. Forretningsfører/konsern Her fyller du inn den Kunde-ID som du har på din OCR-avtale. Navn er også fra OCR-Avtalen. 2. Avtalekunde Oppdragskonto er ditt kontonummer som skal godskrives. Samme konto som på OCR-Avtalen. Kundeenhets-ID og Avtale-ID tildeles av BBS. 3. Opplysninger om KID Kunde-Id brukes alltid på AvtaleGiro og vi benytter også KID i AutoGiro Kid er unik for hver transaksjon og blir generert av systemet. Kid er oppbygget slik: Antall siffer inkl. kontrollsiffer er19. Moduluskoden er 10. KID: 9999999988777777776 Posisjon 1-8 er medlemsnummeret til betaler. Dersom nummeret er på mindre enn 8 siffer blir det automatisk lagt 0-er(nuller) foran. Posisjon 9-10 er Betalingstype (alltid 01 i NorTrim) 4.Opplysninger om faste betalingsoppdrag 7.EDB-Medium til BBS Kryss av for overførsel på linje og MSDOS. Maskinbetegnelse kan du skrive til IBM-PC og Operativsystem er Windows. 10.Programvareleverandør Navn på leverandør: NorNet Kontaktperson: Hans Erik Rastad Programpakke: NorGiro for Windows Testkjøringer Før du kjører systemet i produksjon kan det leveres tesfil på det format som du senere skal bruke. NorNet har forhåndsgodkjent avtale med BBS slik at testkjøring kan utelates. COURIER 12 Dersom du har AvtaleGiro kan også skriftprøve på OCR-Blanketter leveres til godkjenning. Du må ha COURIER 12 skrifttype installert på PC-en. Blanketter som brukes i systemet: Etiketter for laserskriver 70x37 Herma Laser-print no. 4671 2400stk. Etiketter for matriseskriver 89x24 950-101 6000 stk. 1 i bredden Strekkodeetiketter for laser L7656 46x11.1x84 Avery for 35mm s Strekkodeetiketter for laser L7159 Avery for 24 stk pr side Fellesblankett Bank/Post A4 x 1 EMO blankett 215141 1000 stk. Blankettene kan bestilles fra din lokale leverandør. 12