Veiledning og vilkår

Transkript

1 Veiledning og vilkår Dette dokumentet inneholder en veiledning for utfylling av bestillingsskjema for tjenestene OCR og Direkte remittering fra Nets i tilknytning til 24SevenOffices regnskapssystem, samt vilkårene for bruk av tjenestene. Pris og betingelser for bruk av tjenestene finnes på bankens hjemmeside. Side 2: Veiledning Side 3: Vilkår Direkte remittering Side 4: Vilkår OCR Oslo, mars 2013 Erik Akersveen Eika Gruppen AS

2 Veiledning til utfylling av bestillingsskjema til Nets for OCR og Remittering i 24SevenOffices løsning. 24SevenOffice har et enhetlig system som er likt for alle kundene, så denne avtalen kan brukes av alle kunder av 24SevenOffice. Det oppsettet her er unikt for 24SevenOffice og kan ikke benyttes ved bruk av andre regnskapssystem. Denne veiledningen og det delvis utfylte skjemaet er laget for at dere som kunder på enklest mulig måte skal kunne fylle ut det som mangler. NB! De feltene som ikke er fylt ut og/eller omtalt i denne veiledningen trenger dere IKKE å forholde dere til. Punkt 1 Her skal det fylles ut informasjon om dere som kunde inkl. kontonummer Merk! 24SevenOffice skal stå som kontaktperson da de svarer på evt. spørsmål fra Nets Punkt 9 Om dere allerede har en avtale om bruk av KID på den aktuelle kontoen må dere ta kontakt med banken. Punkt 12 Legg inn foreningens e postadresse. Kan endres når dere er i gang med nye e postadresser i 24SevenOffice. Punkt 13 Sett inn e postadresse (se også pkt 12) eller kryss av for Ønsker ingen kvitteringslister Punkt 15 Kontaktperson hos dere som kunde fylles ut. Banken fyller selv ut kontaktperson hos seg. Punkt 16 Signatur må være fra leder hos dere som kunde, eller en med tilsvarende myndighet. Dette gjør du/skjer etter at skjemaet er fylt ut: 1. Send skjemaet til din bank. Sendes i posten eller skannet; se kontakt oss på bankens hjemmeside. a. Kan evt. sendes til eikaservicesenter@eika.no eller support@24sevenoffice.com som vi videreformidle til banken. 2. Banken sender skjemaet til Nets for registrering og produksjonssetting. 3. Etter registrering vil Nets varsle 24SevenOffice eller dere som kunde. Kommer varslingen til dere ber vi om at bekreftelsen videresendes support@24sevenoffice.com så 24SevenOffice kan sette dette i drift. 4. Dere mottar en bekreftelse fra 24SevenOffice på at de har satt opp OCR og Remittering mot deres klient i deres løsning og dere er klare til å ta i bruk alle muligheter. Beregnet tidsforbruk fra dere har sendt skjemaet til dere alle løsninger er klare til bruk i 24SevenOffice er ca 14 dager. Dukker det opp spørsmål rundt dette kan 24SevenOffice kontaktes på telefon eller support@24sevenoffice.com.

3 Kvalitetssikret Avtalevilkår for direkte remittering 1. Kort beskrivelse av tjenesten Direkte remittering er en tjeneste hvor kunden (betaler) sender sitt betalingsoppdrag (for eksempel betaling av lønn, pensjon, fakturaer og regninger) i elektronisk form til banken/bankens medhjelper. Kundens konto blir belastet i en totalsum og kan, hvis ønskelig, få konteringsdata i retur i elektronisk form for oppdatering av egen reskontro. 2. Brukerdokumentasjon for tjenesten For tjenesten er det utarbeidet følgende brukerdokumentasjon: - Tjenestespesifikasjon - Brukerhåndbok Brukerdokumentasjonen utfyller avtalevilkårene. Kontohaver må gjøre seg kjent med brukerdokumentasjonen før tjenesten tas i bruk og rette seg etter anvisningene. 3. Bruk av medhjelper Banken vil i den praktiske gjennomføringen av tjenesten benytte Nets Norway AS (Nets) som medhjelper. Det vil fremgå av avtaleteksten der betaler skal forholde seg direkte til Nets (Nets blir nevnt i parentes etter banken). Hvis kontohaver benyttes i den etterfølgende avtaletekst, kan kontohaver også bety kontohavers medhjelper, dersom kontohaver benytter medhjelper for innsending av betalingsoppdrag eller mottak av informasjon om innbetalinger. Kontohavers medhjelper skal angis i Registreringsskjema bankkunde under Dataavsender og Mottaker av konteringsdata. 4. Innlevering og kontroll av oppdraget 6. Krav om dekning Banken kan kontrollere om det er dekning på betalers konto for det beløpet som skal belastes. Dersom det ikke er dekning på kontoen på belastningsdag, kan banken utføre repeterende dekningskontroller innenfor samme avregningsdøgn. Ved betalingsoppdrag med samme belastningsdag, har banken intet ansvar for i hvilken rekkefølge betalingene blir belastet kontoen, eventuelt hvilke oppdrag som ikke blir gjennomført. Betaler er ansvarlig for eventuelt overtrekk på kontoen. 7. Melding til betalingsmottaker. Kontoutskrift og kontroll Betaler har ansvar for at betalingsmottaker får melding om betalingen. Det kan avtales at banken (Nets) skal formidle slik melding. For øvrig vil både betaler og mottaker få melding om betalingene/overføringene på kontoutskrift. Betaler samtykker i at hans navn og adresse kan opplyses til mottaker. Betaler må straks melde fra til banken dersom kontoutskriften ikke er i samsvar med egne noteringer. 8. Tilbakekall av betalingsoppdrag Dersom betaler ikke ønsker at banken skal gjennomføre et innlevert betalingsoppdrag, kan betaler til og med dagen før angitt betalingsdag tilbakekalle betalingsoppdraget. Tilbakekall skjer på den måte som er beskrevet i brukerhåndboken. Dersom oppdraget tilbakekalles, vil betaler kunne bli ansvarlig for forsinkelsesrente, inkassogebyrer osv. overfor betalingsmottaker. Kunden skal levere sine betalingsoppdrag til banken (Nets) i den form og innen de frister som fremgår av brukerhåndboken. Banken (Nets) vil kontrollere at oppdraget er riktig avgitt og bekrefte at det er mottatt. Banken er uten ansvar for feil registrering, teknisk svikt eller lignende frem til oppdraget er bekreftet mottatt av banken (Nets). 5. Behandling av oppdraget Banken skal på de datoer betaler har oppgitt i oppdraget, belaste betalers konto for summen av oppdragsbeløpene og godskrive betalingsmottakers bank, eventuelt sende Giro Utbetaling til mottakerne. Dersom oppgitt dato ikke er en bankvirkedag, vil oppdraget bli behandlet første bankvirkedag etter oppgitt dato. Beløpet vil normalt være disponibelt for mottaker samme dag som betalers bank (Nets) effektuerer oppdraget.

4 Kontrollert Avtalevilkår for OCR giro 1. Kort beskrivelse av tjenesten OCR giro er en tjeneste hvor kunden (betalingsmottaker) sender betaler en ferdig utfylt OCR giro eller på annen måte meddeler betaler et betalingskrav som inneholder KID (KundeIDentifikasjon) som identifiserer betaler og betalingen. Benytter betaler giroen eller registrerer KID ved betaling på annen måte, vil banken/nets sende betalingsmottaker elektroniske konteringsdata inneholdende KID, slik at betalingsmottaker kan oppdatere sin reskontro automatisk. 2. Brukerdokumentasjon for tjenesten For tjenesten er det utarbeidet følgende brukerdokumentasjon: - Systemspesifikasjon - Brukerhåndbok Brukerdokumentasjonen utfyller avtalevilkårene. Kontohaver må gjøre seg kjent med brukerdokumentasjonen før tjenesten tas i bruk, og rette seg etter anvisningene. 3. Bruk av medhjelper 5.2 Avtale om tvungen KID (Ref.pkt 6,1 i avtaleskjema) Betalingsmottaker kan velge å inngå OCR giro avtale som innebærer at gyldig KID må være tilstede på alle elektroniske betalinger. Dette innebærer at betalinger ikke vil bli gjennomført (avvist) dersom KID mangler eller er ugyldig på elektroniske betalinger. Betalingsmottaker plikter å gjøre betaler oppmerksom på kravet om tvungen KID. Betalingsmottaker har ansvar for at han har hjemmel overfor betaler til å avvise betalinger med manglende eller ugyldig KID. 5.3 Tilbakemelding ved avvisning Betaler skal umiddelbart få tilbakemelding ved innlevering av betalingsoppdraget om at betalingen avvises, hvis den mangler eller har ugyldig KID. Avvisning vil ikke skje for: - Giroblanketter som sendes Nets for registrering - Betalingsoppdrag via SWIFT fra utenlands eller norsk bank Årsaken er at det ikke er mulig å gi betaler umiddelbar beskjed om kravet til KID i forbindelse med innlevering av betalingsoppdraget. Banken vil i den praktiske gjennomføringen av tjenesten benytte Nets AS som medhjelper. Det vil fremgå av avtaleteksten der betalingsmottaker skal forholde seg direkte til Nets (Nets blir nevnt i parentes etter banken). Hvis kontohaver benyttes i den etterfølgende avtaletekst, kan kontohaver også bety kontohavers medhjelper, dersom kontohaver benytter medhjelper for innsending av betalingsoppdrag eller mottak av informasjon om innbetalinger. Kontohavers medhjelper skal angis i Registreringsskjema bankkunde under Dataavsender og Mottaker av konteringsdata. 4. Krav til innbetalingsblanketter Betalingsmottaker skal påføre kundeidentifikasjon (KID) på alle giroblanketter som omfattes av tjenesten. 5. Kundeidentifikasjon (KID) Betalingsmottaker skal gi banken (Nets) all nødvendig informasjon om oppbyggingen av KID. Banken (Nets) distribuerer denne informasjonen til andre banker, slik at de kan kontrollere KID i egne systemer og påføre betalingsmottakers navn på kontoinformasjon til betaler. 5.1 Generelt om OCR giro avtale Betalinger avvises dersom betaler har registrert feil KID. Det er betalingsmottakerens ansvar å sørge for at betaler får oppgitt korrekt KID på giroen.