Å lykkes med lean i SMB

Å lykkes med lean i SMB Av Claus Toft Friis, Friis Management, Danmark. Lean kan gjennomføres med stor suksess i små og mellomstore bedrifter (SMB), hvis det brukes riktig. Lean er for lengst blitt implementert i store bedrifter, med stort hell. I løpet av de siste 10 årene har mange store danske bedrifter oppnådd gode lean-resultater. Dette er resultater som i stor grad har bidratt til at bedriftene har sluppet unna finanskrisen og igjen har svarte tall på bunnlinjen. Det er ofte annerledes med lean i små og mellomstore bedrifter (SMB). Her blir metoden kun brukt i begrenset omfang, til tross for at metoden faktisk er like effektiv for SMB. Hvis man ikke har gjennomført store effektiviseringer i bedriften tidligere, har man et stort potensiale med lean: Økt produktivitet på 5 10 % i en årrekke. Økt kundetilfredshet på 5 10 % i en årrekke. Redusert gjennomføringstid på minimum 10 20 % per prosess, og ofte mye mer. Det har vist seg at en avgjørende utfordring for SMB er manglende personalressurser til å iverksette en lean-prosess. Ingen resultater kommer av seg selv, heller ikke når vi snakker om lean. Store bedrifter har ressurser til å etablere lean-kontorer med en lean-manager og lean-aktører som kan gjøre leanarbeidet i organisasjonen. I SMB er det sjelden muligheter for å ansette personer på fulltid for å gjennomføre lean. Det er ikke nok personalressurser til å planlegge, drive med

opplæring, kommunikasjon, gjennomføring og oppfølging av lean. Dette er årsaken til at mange SMB enten ikke er kommet i gang med lean, eller at leanarbeidet har rent ut i sanden. For å lykkes med lean i SMB må innsatsen tilrettelegges og gjennomføres på en helt annen måte enn i store bedrifter. Vi skal presentere noen av våre viktigste erfaringer med hvordan man kan få lean til å fungere i SMB: Skaff oversikt over potensialet Når ressursene er begrenset, er det viktig å prioritere, og i første omgang sette ressursene inn der de vil ha absolutt størst effekt. For å kunne prioritere, må det skaffes en oversikt over bedriftens prosesser. Disse må kartlegges. Ikke på detaljnivå om arbeidsflyt, men overordnet i prosessbeskrivelser og flytskjemaer. På disse flytskjemaene markeres potensialet for lean-resultatene i virksomheten: Hvor sløses ressurser? Hvor skjer feilene? Hvor er det ventetider? Hvor er flaskehalsene? Hvor er kundene misfornøyde? Hvor skapes det ikke verdi? Bruk enkle metoder for å tegne prosessene og definere sløsing Den absolutt mest effektive metoden for å tegne og analysere bedriftens prosesser, er å bruke gråpapir og post it-lapper på veggen. Dette er praktisk, involverende, sparer tid til rentegning og gir et fantastisk overblikk. Begynn under ingen omstendigheter å bruke IT-verktøy for å rentegne prosessene. Det

dreper kreativiteten og fører til at man taper masse tid som heller kunne vært brukt bedre på andre ting. Iverksett få tiltak samtidig Når man har fått en oversikt over potensialet og forbedringsmulighetene, skal det prioriteres brutalt. De lavest hengende fruktene skal pekes ut. Disse forbedringsmulighetene gir størst effekt, med minst innsats. Det er en vanlig feil å ha for mange tiltak på gang samtidig. Dette gjør at ressursene spres, og det tilslører fokus og øker sannsynligheten for at alt flyter ut i ingenting. Det er helt avgjørende og kritisk at det i en SMB kun iverksettes svært få velvalgte tiltak på samme tid. Dette vil skjerpe fokus, og ressursene kan brukes spisset mot disse tiltakene for å få dem helt i mål. Det er helt avgjørende å prioritere slik at kun få tiltak er i gang samtidig Hvis lean-arbeidet avgrenses i korte deler à for eksempel 30 dager, blir forløpet oversiktlig og oppnåelig og interessen dabber ikke av. Vår erfaring tilsier at dette ofte skjer i mindre organisasjoner. Derfor har korte prosesser og prosjekter større sannsynlighet for å lykkes enn langvarige. En svært effektiv lean-metode for å gjennomføre korte og fokuserte prosesser, er de såkalte «Blitz Kaizen» også kalt «blitz». Kort fortalt er det en metode der 3 5 nøye utvalgte medarbeidere jobber intensivt i tre hele dager for å realisere én stor forbedring. En rekke praktiske verktøy inngår i arbeidet, dette sikrer at man omhandler alle forhold, og deretter setter man de beste løsningene ut i praksis. Hemmeligheten med en blitz er at alle deltakere fokuserer 100 % på denne ene

saken, og ingenting annet, i de tre dagene prosessen varer. Dette gir mulighet for helt nye ideer og ressurser hos deltakerne. Vi vet fra mange blitzer at metoden krever en sterk prosjektleder som kan holde prosjektet på skinner hele tiden. Bruk enkel og praktisk kommunikasjon Det er en klar tendens til at suksess avler suksess. Når man kan se at leanprosessen begynner å bære frukter, får lean-arbeidet flere tilhengere og færre kritikere. Enda flere får lyst til å være en del av suksessen, og de som allerede er i gang, legger enda mer innsats i å nå målene. Derfor skal resultater, også de små og spinkle, kommuniseres stort og kontinuerlig til alle ledere og medarbeidere. Den største utfordringen ved kommunikasjon i SMB, er at den ofte nedprioriteres. Den blir gjerne utsatt til neste uke på grunn av hardt arbeidspress, for «så mye haster det vel ikke?» Det krever stor innsats å vedlikeholde klassiske kommunikasjonsmidler som flotte mappestrukturer eller intranett, og derfor lykkes man sjelden med dette i SMB. Sett i stedet ambisjonsnivået noe lavere, og velg enkle metoder for å få budskapet ut. Plasser for eksempel en whiteboard-tavle opp på et sentralt sted i bedriften. Heng den opp i kantinen eller på et sted hvor folk hele tiden ferdes. Skriv opp resultater for de igangværende prosjektene og sett av et område til informasjon om oppnådde lean-resultater. Ikke fyll tavlen opp med masse informasjon, og i alle fall ikke med noe som ikke har med lean å gjøre. Tavlen skal kunne leses av de forbipasserende på få minutter. Det er et krav for at den skal bli lest. Tre regler for en effektiv tavle Tavlen skal kun inneholde resultater. Resultatene, i form av målte resultater, skal være enkle å forstå. ALLE resultater skal oppdateres minst én gang i uken.

Legg oppfølgingen i faste og enkle rammer Oppfølging gjennomføres ofte på lange møter med lang agenda. Det er både svært tidkrevende og trolig ikke særlig effektivt. I mange SMB er det ikke kultur for å holde mange eller lange møter. Der gjennomfører man det meste på telefon, via e-post eller med en kort samtale på gangen. Fortsett med det, for disse metodene er også svært velegnede i lean-arbeidet! Når det til slutt blir nødvendig å samle folk i et møte, skal det være kort og effektivt. Vi har svært gode erfaringer med «tavlemøter». Man har et møte, stående, i presis 30 minutter. Agendaen er fast, og punktene gås igjennom på en whiteboard-tavle. Man skal ikke bruke tid på å sende ut møteinnkalling på forhånd, og det skal ikke skrives referat. Alt dokumenteres på tavlen med tusj og flipover-ark. Keep it simple Det gamle ordtaket «Keep it simple» gjelder i høy grad for lean-arbeidet i SMB. Hvis lean-innsatsen skal lykkes i SMB, må innsatsen tilpasses den travle driften og de begrensede ressursene man har til å arbeide med andre oppgaver. La lean-prosessen starte på en enkel og pragmatisk måte. I takt med at resultatene kommer og ressursene frigjøres, kan noen av ressursene brukes til å nå nye mål med lean-metoden. Lean er ikke et prosjekt som skal mestres i løpet av et år eller to. Det er mer en kultur som handler om å konstant forbedre prosessene og driften. Derfor skal man ikke ha hast med noe. Lean-metoden skal vokse seg sterk i organisasjonen, på en måte som passer med bedriftskulturen ellers. Det viktigste og vanskeligste er å holde lean-prosessen i gang lenge nok til at man får i land de første store resultatene. Etter dette blir det enklere!

Om artikkelforfatteren Claus Toft Friis er grunnlegger av og partner i Friis Management, og har mer enn 20 års erfaring i konsulentbransjen. Han har skrevet en lang rekke artikler om kvalitet og prosessoptimering, og har vært forfatter og medforfatter av mange bøker. Han er en pioner innen kvalitets- og prosessområdet i Danmark. Om Bright Performance AS Bright er et rådgivermiljø som spesielt jobber med å utvikle mellomstore og større virksomheter. Vårt team av trenere og konsulenter arbeider med prosessoptimalisering og lean samt fagfeltene forretningsstrategi, ledelse, resultatledelse, markedsføring, salg- og kundeprosesser og forretningsutvikling. I sum arbeider vi med mennesker og prosesser for å bedre våre kunders prestasjoner og dermed øke deres konkurransekraft og lønnsomhet. Ta kontakt på telefon 69 10 10 00 for en samtale om prosessforbedring eller et forstudium for å avklare potensialene hos deg.