Hvordan fasilitere frem en god prosess?

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Hvordan fasilitere frem en god prosess?"

Anne-Marie Madsen
8 år siden
Visninger:

1 Hvordan fasilitere frem en god prosess? En innføring i workshopteknikker Tonje Svendsen Grøvik og Synnøve Kleive

2 Hva er en prosess?

3 Husk at! Prosessen skal bestå av: Roller Aktiviteter Formål Start Slutt Dette er bakteppet for alle aktiviteter i prosessdesign.

4 Råd for en god start Viktig å få frem alle synspunkt. Alle skal føle seg hørt. Still spørsmål. Ta tak i problemområdene. Ikke hast inn i modelleringen før dere har tenkt igjennom og tatt stilling til utfordringene. Jobb manuelt før du digitaliserer.

5 Sammensetning av arbeidsgruppe Arbeidsgruppen bør være sammensatt av folk fra ulike felt, avdelinger eller interesseområder, alt etter hvilken prosess du skal lage. Ta med folk som jobber med det prosessen skal beskrive til daglig. Sørg for tett kontakt med «de som har skoen på». Folk med sterke og gjerne kontroversielle meninger må tas med på en eller annen måte - «If you can t beat them, join them». Supplér gjerne arbeidsgruppen med en referansegruppe.

Ta med folk som jobber med det prosessen skal beskrive til daglig. Sørg for tett kontakt med «de som har skoen på».

7 TEKNIKK «MENTAL KLARGJØRING» MED TUSJ OG PAPIR Still spørsmål «Hvorfor er du her og hva forventer du?» og skriv opp svarene på en tavle eller flipover. Dersom det er stor sprik i hva folk forventer, kan det være lurt med en diskusjon rundt det. Formål: Tune alle inn på samme bølgelengde.

» og skriv opp svarene på en tavle eller flipover.

8 TEKNIKK SELVRANSAKING MED POST-ITS (affinity maps) Alle gruppedeltakerne får post-its og tusj. Bruk helst samme farge på post-its ene. Workshopleder gir et emne, for eksempel «Hva er målene med denne prosessen?» Alle får i oppgave å skrive ned stikkord, fraser og spørsmål om emnet på lapper. Viktig at det brukes 1 lapp per ord/frase/spørsmål. Det gjør bearbeidingen av lappene etterpå enklere. Etter en gitt tid, f eks 5 min, samler fasilitator sammen lappene. Han leser dem høyt mens han klistrer dem på en tavle, vegg e.l. Lapper med liknende innhold grupperes sammen. Dette kan være litt vanskelig å gjøre på sparket, men det er ikke så farlig om det ikke blir perfekt. Lapper kan alltid flyttes på senere :) Dersom man ser at en gruppe med lapper kan beskrives/kategoriseres med et ord/ begrep eller kan knyttes til en bestemt gruppe, skriv gjerne dette ned på en lapp med en annen farge og klistre opp over. Formål: «Å vrenge innsiden ut». Alle får komme med det de sitter og tenker på i forbindelse med spørsmålet du stiller. En god måte å få opp mye om et emne.

Viktig at det brukes 1 lapp per ord/frase/spørsmål. Det gjør bearbeidingen av lappene etterpå enklere. Etter en gitt tid, f eks 5 min, samler fasilitator sammen lappene.

10 TEKNIKK MÅLMATRISE En god prosess må ha gode mål. Gode mål er målbare. Den kan være nyttig å sette opp målene i en matrise sammen med verktøy og målteknikker Å tenke grundig gjennom målene gjør oss mer bevisste på hva vi jobber mot og skaper engasjement og fokus i gruppen. Formål: Å sikre så gode og målbare mål som mulig, som igjen brukes for etterprøving av prosessen.

tenke grundig gjennom målene gjør oss mer bevisste på hva vi jobber mot og skaper

11 Mål Verktøy for å nå målet: Hvordan måle? Mål Verktøy for å nå målet: Hvordan måle?

12 TEKNIKK NOTATER PÅ POST-ITS Fasilitatoren stiller spørsmål om det som skal undersøkes åpent over bordet i gruppen. Ordet er fritt og fasilitator er våken og noterer innspill på lapper som han fester på veggen. Når diskusjonen har stilnet så går gruppen gjennom lappene på tavlen, grupperer og forsøker å se sammenhenger. Formål: «Vrenge innsiden ut», trekke ut essensen av det som blir sagt.

Ordet er fritt og fasilitator er våken og noterer innspill på lapper som han fester på veggen.

14 TEKNIKK AKTØRMAPPING Deltakerne skriver opp alle aktuelle aktører, en aktør på en lapp. Fasilitator henger opp lappene, og grupperer de som har felles interesser. Tegn piler mellom de ulike aktørene/gruppene utifra samspillet dem i mellom (for eksempel en aktør rapporterer til en annen, da blir det pil fra førstnevnte til sistnevnte). Videre skriver man på, enten direkte eller ved lapper i annen farge, hvilken rolle de ulike aktørene har i prosessen, hva de bidrar med, og hva de trenger i stikkordsform). Formål: Få kartlagt og analysert aktuelle aktører, og identifisere eventuelle problem ved hver enkelt aktør/gruppe

Tegn piler mellom de ulike aktørene/gruppene utifra samspillet dem i mellom (for eksempel en aktør rapporterer til en annen, da blir det pil fra

15 TEKNIKK INTERVJU Det er viktig at de relevante målgruppene blir representert, helst i en så tidlig fase som mulig. Gruppen må spørre seg på et tidspunkt om alle parter er blitt representert. Hvis ikke bør disse intervjues. Intervju kan foregå på mange måter; i gruppe, i enerom, på mail. Formål: Å sikre at alle sider er blitt representert

Gruppen må spørre seg på et tidspunkt om alle parter er blitt representert.

16 TEKNIKK SCENARIER Ansvarsbeskrivelser Fasilitator stiller spørsmål som: «Hva er typiske scenarier for de ulike målgruppene?» «Hva er typiske avdelingen?. problemstillinger i dette scenariet?» Kontakt Kontaktinfo til ansatt. Jeg vil kontakte primærkontakten for min nye pasient ved sykehjem XX. Formål: Å stille seg i skoene til de ulike brukerne Rutinebeskrivelser Info om rutiner ved uventet død Hva skal jeg gjøre når jeg finner en pasient død i sitt hjem? Scenariene, problemstillingene osv kan enten noteres stikkordvis på lapper eller tegnes. Kan brukes for å komme opp med aktiviteter, men fungerer også som en kvalitetssjekk etter at prosessen er tegnet opp. «Har vi dekket alle de vanlige scenariene med prosessen?» Kontaktinfo til ansvarsvakten Er det noen nye kurs som er interessante for meg? Jeg vil ha utbetalt overtiden min! Morten Mangfold Jeg trenger å se vaktplanen min for neste uke! Info om kurs for fagfelt

Formål: Å stille seg i skoene til de ulike brukerne Rutinebeskrivelser Info om rutiner ved uventet død Hva skal jeg gjøre når jeg finner en pasient død i sitt hjem?

17 TEKNIKK MODELLER MED LAPPER Gruppen kan med fordel kjøre brainstorming-aktiviteter med lapper på aktiviteter og roller. Fasilitator kan gjenbruke lappene som er skrevet eller lage nye, tydeligere lapper og feste dem på tavlen. Så kan man begynne å plassere roller i rollebånd og aktiviteter sekvensielt (tenk rekkefølge, samarbeid og tid). Å modellere med lapper gir stort rom for prøving og feiling og øker sjangsene for at gruppen enes om et resultat relativt kjapt.

Så kan man begynne å plassere roller i rollebånd og aktiviteter sekvensielt (tenk rekkefølge, samarbeid og tid).

18 Do s and dont s i workshop Still spørsmål! Utfordre og spør «hva hvis?» For å få avdekket alt, må man også ta stilling til de vanskelige tingene. «Ja, og», ikke «nei, men» Ikke drep kreativitet ved å si «nei, dette går ikke». Fasilitator vs rådgiver - husk at det ikke er du som skal komme med alle svarene. Du skal først og fremst fasilitere arbeidet for gruppen, ikke rådgi om emnet.

«Ja, og», ikke «nei, men» Ikke drep kreativitet ved å si «nei, dette går ikke».

19 Hva med lappene? Ta bilde av lappene! Bilde av lappene kan legges ved møtereferatet. Digitalisering av lappene kan være lurt. Neste møte kan startes ved å gå gjennom digitaliseringen som en oppsummering fra sist. Man får ofte et annet syn på innholdet når det går fra manuelt til digitalt. Digitalisering kan gjøres ved å bruke program som MindManager, men også i PowerPoint eller tegneprogram. Ikke kast lappene uten å ha digitalisert! Innholdet på lappene er viktig informasjon, og bør tas med videre i arbeidet. Når man er kommet lenger ut i modelleringen kan det være lurt å ta frem digitaliseringen som en avsjekk på at man ikke har glemt noe.

Man får ofte et annet syn på innholdet når det går fra manuelt til digitalt.

21 Prosess for ansettelser Du er fasilitator og er engasjert av en mellomstor bedrift som skal ekspandere. Bedriftens plan er å øke antall ansatte med 50% i løpet av en toårsperiode. Du skal sette sammen en gruppe av ansatte i bedriften og sammen skal dere lage en prosess for å formalisere, konkretisere og effektiviserer ansettelsesprosedyrene. Bedriften er et forsikringsselskap, og i dag praktiseres ulike ansettelsesrutiner i de ulike avdelingene. Det er gruppens oppgave er å samkjøre disse. I dag faller ansvar og utførelse av ansettelser på noen enkeltpersoner i bedriften. Det er ønskelig å fordele ansvar og oppgaver på flere for å unngå flaskehalser. Bedriften ønsker at den nye prosessen skal være med på å sikre at riktige personer blir ansatt og den faglige kompetansen i avdelingene blir styrket.

22 Grupper på 4-5 stk. Alle gruppene velger en fasilitator.

23 «Takk for oss!»

Like dokumenter

Idealkvinnen For å bli bevisst eget syn på idealkvinnen

Idealkvinnen For å bli bevisst eget syn på idealkvinnen Arbeidsmetoder Kvinner og Identitet Idealkvinnen Nye skritt Snakke sant Prioritere riktig Jentegruppe Vi anbefaler at før dere går i gang med dette temaet, kikker igjennom det som står om Identitet og