En god presentasjon. Utarbeidet av Fredrik Hellstrøm for Seksjon kontor og administrasjon høsten 2005.

Transkript

1 En god presentasjon Utarbeidet av Fredrik Hellstrøm for Seksjon kontor og administrasjon høsten Innledning Seksjon kontor og administrasjon har laget et lite innføringskurs i presentasjonsteknikk. Målet med dette Kaffekurset er å gi litt innsikt i hvordan man kan gjøre en god presentasjon. Det er mange meninger og metoder for dette. For dem som gjøre dette ofte vil det for utvikle seg et mønster, men for dem som ikke gjør dette til daglig kan det være greit med en liten "mal". Vi håper dette kan være til nytte for tillitsvalgte i Seksjon kontor og administrasjon og for de medlemmer som får gleden av å delta på møter som dette blir brukt. Dette er ikke en omfattende og detaljer kurs, men et som gir et overblikk. Ønsker man å gå mer i dybden må man gå på andre seminarer eller lese bøkene som her er referert til. Vi tror mange ikke har behov for detaljene, men en kort oversikt over hvordan man på en enkel måte kan bygge opp en innledning. "Fiaskoer stopper deg sjelden. Det er frykten for fiaskoen som stopper deg" Jack Lemmon Hva er en god presentasjon? Utgangspunktet Innholdet kan deles i tre deler: 1 Innhold 2 Utforming 3 Fremføring Det kan umiddelbart slås fast at disse tre henger nøye sammen. Svikter en av dem svikter den totale framføringen. Resultatet blir at dine tilhørere ikke får den nytten av presentasjonen som de kunne ha fått ved et godt samspill i alle tre leddene. Prosessen som skal skape en god presentasjon bør derfor ta utgangspunkt i dette. Innholdet

2 Målsetting Først av alt må en ting settes på plass - målsettingen. Uansett form og uttrykk på presentasjonen må målsettingen være klart definert. Både hoved- og delmålsetninger Hvorfor holder du presentasjonen og hva er det ønskede resultat av din presentasjon? Dette må/bør være klart før man starter produksjon av innledningen. I noen tilfeller vil selve produksjonen av presentasjonen gi nye perspektiver på hva det ønskede resultatet skal være, men hovedregelen er at målsettingen bør være klar først. Fakta om tema Det er temaet som skal være budskapet - ikke en flott presentasjon eller en vittig måte å framføre dette på. (De to kan gjøre budskapet letter tilgjenglig og mer interessant, men kan aldri erstatte temaet!!!!!) Skaff deg derfor god oversikt over temaet ved å innhendte faktaopplysningene og kontroller dem grundig. Dette bør også gjøres selv om innholdet er kjent fra før. Ingen ting er verre for din presentasjon enn å bli tatt med "buksen nede" fordi det har skjedd endringer siden du skaffet deg informasjon om temaet. Desto mer "faktabasert" ditt tema er desto viktigere er det å få med seg alle endringer. Et grundig forarbeide legger mye av grunnlaget for din presentasjon. Du bør bygge opp en disposisjon over innledningen/foredraget. Dette gir deg en bedre oversikt over hvilke fakta som skal på plass. Hva har du kunnskap om - hva må du lese deg opp på? Ved å sette opp disposisjonen får du også muligheten til å tenke gjennom temaet og på denne måte bygget opp en oversikt over innholdet som må med og ikke minst finne fram til det som ikke er relevant for din framføring. Du må huske på at dette skal være en kunnskapsoverføring fra deg til tilhørerne. Skal det bli vellykket må ikke innholdet i seg selv bli slik at man faller ut. Det kan skje ved for stor grad av detaljer på et tema som bør være i de store linjer eller motsatt for lite detaljer. Eks Skal man snakke om tariffavtaler - lovverk på dette område til tillitsvalgte som arbeider med dette til daglig vil ofte de små detaljene være det viktigste. Derimot vil det bli lite suksessfullt å skulle gjøre det samme dersom det er en internasjonal delegasjon som skal lære om vårt lov og avtaleverk. Disposisjonen har også andre funksjoner. Det kommer jeg tilbake til i neste sekvens. Et godt innhold er: 1 Der du blir umiddelbart interessert og får energi 2 Der du opplever gjenkjennelse og lærer noe nytt du kan identifisere deg med 3 Der du føler at dine problemer blir løst 4 Der du ikke har puttet inn mye "fyllstoff" Deltakerne

3 Samtidig med fakta innhentingen må man også skaffe seg kunnskap om hvem dine tilhørere er. Målgruppens sammensetting er viktig for form og innhold. Dersom dette er en faggruppe full av kunnskap er det den nye kunnskapen på området som er av mest interesse. Skulle det være en gruppe uten god kjennskap til temaet må man legge opp til å presentere grunnkunnskapen på området. Utforming Strukturen Når kunnskapen er innhentet blir den neste delen av prosessen å sette opp en kronologisk rekkefølge på stoffet. Dette er meget sentralt for å få dette inn i en harmonisk prosess for tilhøreren. Det blir enklere å forstå en presentasjon som har en innbygget logikk. Dersom stoffet og dine synspunkter kommer hulter til bulter vil det fort bli vanskelig å holde fast i selve innholdet for tilhøreren. Resultatet er at man faller ut og konsentrasjonen blir rettet mot helt andre ting enn det du fremfører - eventuelt så er det "krydderet" som blir husket og ikke ditt egentlige budskap (krydder i denne sammenhenger er vittigheter eller anekdoter). En god disposisjon må på plass. En god disposisjon gir deg lettere overblikket og det vil sette deg i stand til å få en god struktur. Kan du tenke deg hvor ille det er å sitte å høre på en innleder som hopper fram og tilbake uten noen god struktur. Eks....Etter en tid vil saken løse seg gjennom en god dialog, Ja, forresten til den forrige delen av innlegget mitt er det også viktig at dere husker på dette med en god økonomisk oversikt. Det var altså til innlegget om økonomien. Når det gjelder den videre dialogen i kontrakts- forhandlingene... Her trekker innlederen oppmerksomheten bort fra det poenget han er i ferd med å bygge opp. Samtidig vil man bli "spolt" tilbake i tid. Tilhøreren må jobbe med å plassere inn denne tilleggsopplysningen som ikke er plassert her. Tilhøreren mister konsentrasjonen og kan lett falle ut av hele foredraget/innledningen. Desto flere slike hopp desto mindre får tilhørerne med seg! Når man har en god struktur vil man slippe dette, men om man nå likevel skulle uteglemte noe, ja så vent med det til det er naturlig å finne en plass. Ikke si det med en gang man kommer på det.

4 Gjennom disposisjonen får man mye av skrivingen "gratis". Nå gjelder det bare å kontrollere innholdet i forhold til fakta. Alt som skal presenteres bør ha en form av etterprøvbarhet. Skriftlig/ikke skriftlig Dersom dette er et tema du kan godt, er det ikke nødvendig med en oppskrevet innledning. Tvert om vil du antakelig gi en bedre presentasjon uten manus, men ha en god disposisjon også med underpunkter. Strukturen kan komme på avveie selv om du har alt i hodet. Brukt også visuelle hjelpemidler som lysark eller powerpoint presentasjoner. Jeg skal komme mer tilbake til hvordan det bør se ut. Et manus bør skrives i 14 eller 16 punkts "Times New Roman" og med halvannen linje avstand. Dette gir det et oversiktlig manus. Dersom du skulle komme på noe som burde være med i siste liten (burde ikke være slik, men verden er ikke perfekt - selv ikke etter et slikt lite kurs), så har du plass til å notere dette mellom linjene. Det vil også være en fordel å dele A4 arkene i to. Akkurat denne delen vil være litt avhengig av hvordan forholdene er. Står du på en talerstol med god plass spiller dette liten rolle. Dersom du står uten talerstoll kan det fort bli et forstyrrende element å stå å "vifte" med en stor papirbunke av A 4 ark. Her vil et mindre format gjøre seg bedre. (Helt perfekt er det jo uten ark, men da skal temat sitte meget godt.) Det er lurt å tenke gjennom denne delen på forhånd - ikke ta den på sparket. Det blir svært fort et forstyrrende element i din presentasjon. Hva må ligge i innholdet? Et eller flere klare poenger. Tilhørerne må kunne gå fra møtet med en god følelse av å ha hatt utbytte og at din innledning har bygget seg opp slik at din konklusjon er tydelig. Det betyr ikke at man bare skal ha en konklusjon eller at du skal opptre endimensjonalt. Du kan godt ha flere konklusjoner og disse kan være motstridende. Du må bare være tydelig på at flere mulige løsninger ligger her og at din er slik eller slik osv. Hva skal man være forsiktig med? Innledningen må ha en sammenheng - også der hvor man skal flyte over flere temaer Foredraget/innledningen må ikke bli for detaljert. (Her vil det kunne være en variasjon med hensyn på hvem tilhørerne er) Når man skal snakke til en forsamling kan man gjøre som president Castro på Cuba å snakke i 7 timer eller man kan velge en variant der man får tydeligere fram poenget og korte det hele ned til 1 time. Erfaringsmessig vil de som har opplevd en time kunne gjengi mer enn de som har sittet i 7 timer å hørt på en innledning. Framføring

5 Første inntrykket FØRSTE INNTRYKKET du kan gjøre mye rart/galt i en fremføring uten at det får de største konsekvensene utenom i starte. Et første inntrykk gis en gang - så er det gjort. Resten av innledningen blir preget av dette. Man kan ta seg opp osv., men aldri få vekk hele første inntrykket. Plan og kleskodeks Følg den planen du har laget. Unntaket er om du oppdager at budskapet ditt er feil i forhold til publikum (De er sammensatt annerledes enn det du har fått oppgitt osv.) Dette kan du få litt innsikt i om du i pausen før din innledning kommer i snakk med deltakerne. Da kan det være godt å ha litt linjeavstand slik at det blir mulig i all hast å justere litt. Her vil det likevel være lite å gå på. Det betyr at det er forarbeidet som blir viktig for å unngå en slik situasjon. DU MÅ VITE HVEM DU SNAKKER TIL FØR DU KOMMER Kle deg i noe du er komfortabel med, men ikke slik at klesdrakten din tar bort budskapet. Eks. Skal du holde innledning i en forsamling med ansatte på et sykehjem el. kan det være lurt å ikke komme i Armani dress eller åpenbart møkkete klær. Dette vil være mennesker som er opptatt av renslighet og de vil antakelig reagere på den avstanden du viser til faget om du kommer i en dress. Det er viktig å ta med at innholdet i fremføringen også har noe å si på forventningen til klesdrakten. Dette bør henge noe sammen. Altså Jens Stoltenberg kan tillate seg å komme i dress (det kan til og med være forventningen). En tillitsvalgt fra teknisk eller en ungdomstillitsvalgt som er lærling bør ikke gjøre det. Snakk tydelig Snakk klart og tydelig. Her er det viktig å ha litt selv innsikt. Få noen av kollegaene dine til å beskrive om du i det daglige snakker tydelig. Mange av oss slurver litt med språket. Det går greit i de daglige samtalene, men kan ta fokus bort fra budskapet under en innledning. Får du noen tilbakemeldinger om utydelighet forsøk å rett dette opp i selve innledningen (Du bør ikke tenke på dette i det daglige). Hjelpemidlene Det kan være lurt å legge opp til bruk av et visuelt hjelpemiddel. Hvilket er avhengig av to ting - antallet i salen og din kunnskap på teknikken Noen fakter du bør prøve å unngå fordi de gir et feil signal. (om du ikke nettopp legger dette inn i regien). Hold ikke hendene på ryggen - det oppfattes ofte som parodien på en "skolemester". Legg ikke armene i kors - jeg vet best og dermed basta Lek ikke med penn, pekestokk eller lignende - trekker konsentrasjonen bort fra din

6 innledning. Et eksempel På en konferanse for linjemontører i kraftbransjen møter en ung representant for et konsulentfirma i mørk dress med silkeslips. Han bruker en meget fancy pover point presentasjon. Utbasunerer meget tydelig at han har lang utdanning og har gode gjort beregninger hva som skal til for å gjøre den jobben tilhørerne har og har gjort i mange år. Resultatet er katastrofalt for innledernes formidling av budskapet. Han når ikke fram, selv om det han har som budskap faktisk kunne være bra. Tilhørerne blir bare opptatt av at her kommer en ung bedreviter som ikke aner noe om hva det vil si å jobbe med linje montasje. - selv om denne unge karen faktisk har noen år bak seg som linjemontør. Konklusjon mannen hadde tap etter tre setninger. Ytrerammer Skaff deg informasjon om lokalet du skal holde din presentasjon i. Er det i et lokale du er kjent bør du eventuelt teste ut hjelpemidler som skal brukes. Belysningen i lokalet bør være slik at den ikke endres vesentlig når du holder på med en eventuell fremvisning. Endringer vil trekke oppmerksomheten bort fra ditt budskap. Dersom ikke lokalet har god lufting - få opp et vindu før du begynner selve innledningen. (skulle det bli for kaldt er det bedre å lukke vinduet underveis en motsatt) Be om en oversikt over hjelpemidler i lokalet når du blir spurt om å holde en innledning. (Det gjelder eksempelvis videokanon, flippover, tavler osv.) Dersom du skal bruke noe av dette så test utstyret før du starter presentasjonen. (Uansett hvor opplagt dette høres ut så er det noe man synder mye i mot. Bare tenk selv hvor mange ganger du er utsatt for innledere som unnskylder seg med at de har problemer med det tekniske utstyret.) I tillegg til dette må man vite hvor mange som kommer og hvilke hjelpemidler du disponerer.