TIPS OG TRIKS AMESTO ANALYZE Øystein Gjertsen
Innhold Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015... 1 Hva er forskjellen på Oppdater prosedyrer/oppdater spørringer og Oppdater linker... 1 Oppdater prosedyrer/oppdater spørringer... 1 Oppdater linker... 1 Linjal aktivert... 1 Utlisting saldobalanse... 4 Andre typer utlistinger finner du flere av under Amesto-menyen... 6 Opprette kontogrupper Visma Global... 6 Rapportere mot kontogrupper - Visma Global:... 9 Legge inn navn på kontogruppe Visma Global:... 9 Opprette kontogruppering Visma Business:... 10 Kontogrupper hva heter de i sql i Visma Business?... 15 Finn Sql-navn på et felt og tabell i Visma Global... 15 Rapport kontogrupper VB:... 17 Legge inn navn på kontogruppe i Visma Business... 17 Finne SQL-navn tabeller og felt i Visma Business... 18 Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015 Innhold
Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015 Tekst som er skrevet i feit kursiv er gjelder Amesto Analyze mot Global Hva er forskjellen på Oppdater prosedyrer/oppdater spørringer og Oppdater linker På Amesto-menyen: Oppdater prosedyrer/oppdater spørringer Brukes når du skal oppdatere innhold i en ferdig oppsatt liste. En slik liste kan være kontoplan, en av våre saldobalanser, kundeliste eller en rekke andre lister som ligger "klar til bruk". Brukes også til å oppdatere en egendefinert liste, for eksempel en kontoplan som bare består av kontonummer- og navn Oppdater linker Dette er en kommando du kjører når du skal bruke en rapport som kanskje er laget av en annen person, eller at "noe" på en server har blitt endret, slik at dine rapporter ikke lenger virker. Oppdater linker "forteller" aktuell rapport at den nå befinner seg på din maskin. Dette vil være et engangstilfelle hvor hver enkelt rapport, og det vil da være viktig at du klikker på lagre-knappen etter at du har oppdatert linkene. Utgangspunktet er at alle analyserapporter forholder seg til en skjult arbeidsbok som heter KrfVbus/Aglobal, og de ligger lagret ett eller annet sted hos deg. Dersom du for eksempel får tilsendt en arbeidsbok med analyseformler som er laget utenfor huset vil rapporten ikke finne de forannevnte KrfVbus/Aglobal, og du får da en feilmelding. Oppdater linker vil i mange tilfeller løse dette. Linjal aktivert Du aktiverer den via Amesto Linjal aktivert Dette er en elektronisk linjal som kan være nyttig særlig i større arbeidsbøker med store datamengder. Den vil virke uavhengig om du har analyseformler i regnearket, men det er en forutsetning har du har logget deg på Amesto-menyen. Det betyr at du kan åpne et regneark som altså i utgangspunktet ikke gjøre bruk av Analyze. Du aktiverer den ved å holde ALT-tasten nede samtidig som du du piler nedover eller oppover. Hver gang du piler vil linjen bli gulet opp: Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015 Side 1
Slett ark (ikke renamet) (brukes gjerne i forbindelse med dobbeltklikking i pivot-tabell) Denne funksjonaliteten forutsetter at du har logget deg på Amesto, selv om du ikke har noen Amesto-funksjoner i bruk i akkurat det regnearket. Rutinen finner og sletter alle arkfaner som ikke har fått navn ut over Ark1/Sheet1 osv. Dette er veldig vanlig når du jobber i pivot-tabell og dobbeltklikker et tall for å se grunnlaget. Hver gang du dobbeltklikker oppretter du en ny fane, og dette kan være et stort irritasjonsmoment derfor denne rutinen! Ny arbeidsbok Dette er det samme som å opprette en ny "vanlig" arbeidsbok i Excel. Forskjellen er at du her slipper å logge deg på for å få fram Integra-arket. Det "følger" med denne rutinen. Utlisting kontoplan Amesto har en rekke nyttige utlistinger som kan gjøres svært fleksible hvis du har flere selskaper. Har du kun ett selskap, kan du fortsatt i stor grad gjøre deg nytt av dem. Alle nummererte avsnitt nedenfor ber deg utføre en operasjon. Unummererte avsnitt i kursiv er ekstra opplysninger Her bruker vi kontoplan som eksempel Klikk i A10 når du starter, slik at du har litt "luft" over tabellen du snart skal lage 1. Velg Amesto Fellesregister Kontoplan 2. Du får da opp en veiviser som først ber deg om Selskapsnummer, deretter fra og til kontonummer Her er kontointervallet 3000-3999 valgt for selskapsnummer 1 (Amesto Demo): Start med å klikke i A10 Side 2 Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015
3. Legg så inn selskaps- og kontonummer som vist: 4. Klikk deretter på arket Integra I B2 ser du at selskapsnummeret du la inn da du kjørte utlistinga første gang nå ligger det samme gjelder for fra og til konto (her merket) 5. Klikk i B2 6. Skriv inn tegnet = 7. Klikk på arkfanen hvor utlistingen ligger 8. Klikk på selskapsnummeret Du vil da se at Excel oppretter en forbindelse mellom de to arkene: Klikk her 9. Tast Enter 10. Gjør tilsvarende øvelse for fra og til konto Du har nå laget en dynamisk forbindelse mellom arket Kontoplan og Integra-arket. Du kan derfor nå legge inn nye verdier for evt. både selskapsnummer og kontonummer (her 1000-1999) Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015 Side 3
11. Velg deretter Amesto Oppdater prosedyrer /spørringer Du har nå en "ny" liste i samme ark: Utlisting saldobalanse Her er et eksempel på saldobalanse, der du kan bruke samme teknikken som beskrevet over Rapporten er laget ut fra dette menyvalget: Side 4 Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015
og dette blir resultatet: og slik ser det ut arket Integra med og uten formelvisning. Når du i dette tilfellet oppdaterer prosedyrer/spørringer, blir både kontoplanen og saldobalansen oppdatert, fordi utlistingene ligger i samme arbeidsbok. Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015 Side 5
Andre typer utlistinger finner du flere av under Amesto-menyen Du ser en forskjell her, og det er at Visma Business har hovedansvarsenhet, som gjør at du kan gruppere flere ansvarsenheter, og dermed rapportere på dem. Den funksjonaliteten har ikke Visma Global. Et eksempel på hovedansvarsenhet kan være Østlandet, der avdelingene Oslo, Lillestrøm, Sandvika og Strømmen inngår. Amesto Analyze for Visma Global Amesto Analyze for Visma Business Opprette kontogrupper Visma Global Vi viser til gjennomgang av dette på Amesto-dagen 1. Velg Grunndata Rutiner Hovedbok 2. Skift til Tabell 3. Sett kolonne Kontogruppenr i Endremodus 4. Dobbeltklikk aktuell rad hvor du vil legge til gruppenummer: Her er rad nr 67 (konto 3000) valgt, og det er dobbeltklikket i Kontogruppenr 5. Forslaget til kontogruppenummer er her 3, men overstyr det til 300, og legger inn tekst som vist: Side 6 Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015
6. Klikk Lagre 7. Gjenta prosessen med ulike numre 8. Dette kan for eksempel bli resultatet: Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015 Side 7
9. For å se hva du har kalt kontonummergruppene henter du inn en kolonne som heter Navn(Kontogruppe) 10. Klikk Aktiviser og dette blir resultatet: Side 8 Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015
Rapportere mot kontogrupper - Visma Global: Se vedlagte fil i Excel dette er resultatet (med 4-sifret kontoplan) Har du flere sifre i kontoplanen legger du dem inn her: Legge inn navn på kontogruppe Visma Global: Kontogruppe heter AccountGroup i SQL i Visma Global, og kontogruppenummer heter AccountGroupNo Amesto Analyze har en funksjon som heter Integra_MAX() som kan hente ut opplysninger i ulike SQLtabeller i Visma Global Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015 Side 9
Her er det gjort slik: Opprette kontogruppering Visma Business: Lag først grupperingene De skal ha nummer og navn, og de lages i tabellen Tekster i Visma Business. 1. Du går inn i tabellen Tekster slik: 2. Velg Administrasjon Bedriftsparametre Tekster 3. Stå i kolonnen Språknr 4. Tast CTRL+pil nedover for å komme til første ledige rad 5. Skriv inn 47 for språknr 6. Dobbeltklikk i kolonnen Tekst-type: Side 10 Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015
7. Klikk på Navn for å sortere opplysningene: Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015 Side 11
Da blir boksen seende slik ut: 8. Finn fram til Kontogruppering som vist her: Siden det er 12 grupperingsfelt i Visma Business, kan du fritt velge en av kontogrupperingene som ikke er tatt i bruk. Her har jeg valgt Kontogruppering 3 ved å dobbeltklikke på teksten i boksen over, og deretter skrevet inn den teksten jeg ønsker. Her har jeg lagt inn 3 linjer: Side 12 Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015
Så skal disse knyttes mot en eller flere kontoer: 9. Velg Administrasjon Regnskap Hovedbok Du får da fram hovedbokskontoer 10. Stå i kolonnen Kontonr 11. Tast CTRL U for å hente fram skjulte kolonner 12. Finn fram til Gr.3, som er navnet på kontogruppering 3: Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015 Side 13
13. Finn fram til første aktuelle resultatkonto (konto 3000 i dette eksemplet), og dobbeltklikk i kolonnen Gr.3: 14. Velg kontogruppe ved å dobbeltklikke aktuelle gruppe Dette kan da bli resultatet: Side 14 Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015
Kontogrupper hva heter de i sql i Visma Business? Gr.1=gr i sql Gr.2=gr2 i sql Gr.3=gr3 i sql osv. Finn Sql-navn på et felt og tabell i Visma Global Visma Global bygger på en database der ligger alle opplysningene du har lagt inn i Global opp gjennom årene. En database består av mange tabeller og kolonner innenfor hver tabell. Kolonnene har alle overskrifter, og i databasespråk heter en overskrift felt (field på engelsk). Det betyr at når vi henviser til et felt i en database er det altså overskriften i en av kolonnene i en av tabellene i den databasen. I dette eksemplet ønsker vi å finne ut hva hovedgruppenr og tabellen som hovedgruppene befinner seg, heter i SQL. Vi forutsetter at du er kjent med filtrering i Visma Global. 1. Åpne aktuell tabell i Visma Global: Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015 Side 15
2. Filtrer på en hovedgruppenr slik: 3. Klikk på Vis alle felter (altså overskrifter, ref. starten på denne beskrivelsen) og deretter på SQL: I den stiplede firkanten ser du at det står (MainGroup.MainGroupNo=1) MainGroup=navnet på tabellen Hovedgruppe MainGroupNo=er feltet Hovedgruppenummer Side 16 Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015
Du kan bruke denne teknikken på en hvilken som helst tabell i Visma Global. Pass bare på at du filtrerer på aktuelt nummer eller eventuelt navn. Rapport kontogrupper VB: Se vedlagte fil i Excel dette er resultatet (med 4-sifret kontoplan) Har du flere sifre i kontoplanen legger du dem inn her: Legge inn navn på kontogruppe i Visma Business Formelen for navn på kontogruppenavn (da for kontogruppe 3) er slik: Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015 Side 17
Finne SQL-navn tabeller og felt i Visma Business Foreta valget som er vist under. Du ser i dette tilfellet at vi allerede har valgt SQL-navn. Du kan "skru" av og på denne muligheten ved å skifte mellom Brukerdefinerte og SQL Side 18 Tips og triks - Amesto Analyze Amestodagen 2015