Innhold Årsavslutning... 1 Oppdatere nye skattekort... 2 Endringskort... 2 Arbeidssekvenser... 2 Administrasjon årsavslutning... 4 Ledetekster til L&T-oppgaven... 5 Oppsamling av transaksjoner til L&T-oppgaven... 6 Oppsamling transer via jobbkø... 6 Avansert... 7 Behandling... 7 Oppsamling lønn i utlandet, kode 113... 8 Ajourhold transaksjoner til L&T-oppgaven... 9 Spesialbil nødvendig manuelt ajourhold, kode 135...10 Endring av kommunenummer...10 Modus...10 Rapporter L&T-oppgaver...11 Klargjøring nytt år...15 Klargjør for nytt år...15 Nullstill frie akkumulatorer...16 Oppdater frie akkumulatorer...16 Oppdater lønns- og trekkoppgavetranser...17 Korriger avsatt avgift av feriepenger...17 Hent transaksjoner...17 Overføring regnskap...17 Årsavslutning Når du skal kjøre Årsavslutning i Aditro Lønn må du: Oppdatere skatteopplysninger Kjøre lønns- og trekkoppgaver og følgeskriv Kjøre klargjøring nytt år Kjøre feriepengeliste med nullstilling Alle oppgavene startes fra menyvalg Lønnsadministrasjon Årsavslutning. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 18
I monitoren starter du de forskjellige oppgavene som skal gjennomføres ved årsskifte. I rammen Rapport- og kjørestatus viser systemet når hver oppgave sist er kjørt for det valgte inntektsåret. Oppdatere nye skattekort Oppdatering av skattekort skjer i tre steg: Du må sende informasjon om alle ansatte i din virksomhet, til Skattedirektoratet. Skattedirektoratet oppdaterer skattetabell for ansatte du har rapportert og returnerer denne informasjonen på en fil. Du oppdaterer skattekortinformasjon ved å velge motta skattedata. Endringskort Program starter funksjon for e-skattekort. Se egen dokumentasjon Denne fanen er deaktivert fra og med versjon 12.3.1 av Aditro Lønn. Ajourhold av skattekortinformasjon gjøres under ajourhold av person. Arbeidssekvenser Normalt vil du kunne dele inn årsavslutningen i følgende arbeidssekvenser: Forarbeid: Innsending skatteopplysninger Kontroll av henvisninger til L&T-oppgaven Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 18
Ledetekster til L&T-oppgaven. Oppdater ledetekster fra systemfil og opprett eventuelt egne ledetekster Generering av transaksjoner: Oppsamling transaksjoner Ajourhold transaksjoner til L&T-oppgaven Korriger fordel elektronisk kommunikasjon Rapporter: L&T oppgave blankett RF-1026 / RF-1015 Kontrolliste L&T -oppgave Innberetningspliktig under grense Årsoppgave arbeidsgiveravgift, følgeskriv blankett RF-1025 Arbeidsgiveravgiftsgrunnlag Følgeskriv til Lønns- og trekkoppgaven Kontrolliste sluttede Kontrolliste henvisning L&T-oppgave Oppgave for barnehager (trekk hos arbeidsgiver) RF-1241B og F Oppgave for lån og renter (hos arbeidsgiver) RF-1183B og F Avstemmingsliste (etter behov) Kontoavstemming (etter behov) Differanseliste (etter behov) Korreksjonstranser (etter behov) Kontrolliste endringstranser Totalavstemming (avstemming til regneark) Overføring til skattedirektoratet Overføring til skattedirektoratet Klargjøring til nytt år: Klargjøring nytt år Oppdatering skatteopplysninger Feriepengeliste m/nullstilling Korriger avsatt avgift av feriepenger Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 18
Administrasjon årsavslutning Funksjonen gir en oversikt over alle rutiner som skal/bør gjennomføres i forbindelse med en årsavslutning. Administratoren viser rapport og kjørestatus, denne viser dato for siste kjøring av de enkelte funksjoner og gir en god oversikt over hvilke oppgaver som til enhver tid gjenstår. Alle rutiner i årsavslutningen må startes fra Administratorbildet. Lønnsadministrasjon Årsavslutning Forklaring felter Administrasjon årsavslutning Inntektsår Årsavslutning krever at inntektsår er definert. Før du starter arbeidet med en årsavslutning, må du definere året med status = Aktiv For å få tilgang til lønns - og trekkoppgave informasjon fra tidligere år må disse årene opprettes med status = Lukket. Status inntekstår settes manuelt med følgende verdier: 0 Aktiv 1 Lukket Hvis det velges år med status 0 kan Oppsamling starte. Hvis status 1 kan alle de andre rutinene kjøres. Dette gjelder ikke rutine for Klargjør nytt år og Feriepengeliste som kjøres uavhengig av status. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 18
Ledetekster til L&T-oppgaven Ledetekstene benyttes i ajourhold av tekster til L&T-oppgaven og til selve oppbyggingen av merknadstekstene på L&T-oppgaven. Hver lønns- og trekkart som skal innrapporteres på L&T-oppgaven, må ha en eller flere referanser til aktuell rubrikk på oppgaven. Skattedirektoratets (SD) predefinerte koder for merknadstekster stiller helt klare krav til hvilken informasjon som skal oppgis. I Aditro Lønn er dette tatt hensyn til i ledetekstkartoteket. Her finner du rubrikkene som skal være definert og hvordan disse kodene skal innrapporteres. I de tilfeller samme kode skal innrapporteres flere ganger, må det defineres flere rubrikker som er likt definert mot samme kode. Ved installasjon følger rubrikk-/kodekartoteket ferdig oppbygd. Rubrikkene vil som regel tilsvare direktoratets koder. Det må kompletteres der det er behov for flere rubrikker pr. kode. I disse tilfellene anbefales det at du benytter samme rubrikk som originalkoden, men med forskjellig bokstav i fjerde posisjon. For eksempel: Når du skal innrapportere fri bil på 118A for en person som skifter bil midt i året, så må den nye bilen rapporteres inn på rubrikk 118B som igjen henviser til SD kode 118A. Ledeteksten beskriver de felt som skal ha verdi for den aktuelle koden. Definisjonen av ledeteksten er også retningsgivende for hvilke felt som er tilgjengelig under ajourhold av den enkelte rubrikk. Lønnsadministrasjon Årsavslutning Ledetekster Oppdater tekster fra systemfil Nye ledetekster blir sendt ut årlig. Disse oppdateres ved å starte funksjonen for Oppdater ledetekster fra systemfil. Rutinen oppdaterer Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 18
alle koder fra skattedirektoratet. For ledetekster hvor rubrikk er lik kode LT oppdateres alle felt også ledeteksten. Egendefinerte rubrikker blir oppdatert ut i fra kode fra skattedirektoratet, tekst oppdateres ikke. Eksempel rubrikk 118B med LT-kode 118A blir oppdatert med rapporteringsfelt ut i definisjon på LTkode 118A. Oppsamling av transaksjoner til L&T-oppgaven Oppsamlingen danner grunnlaget for L&T-oppgavene basert på behandlede transaksjoner. Det er fullt mulig å foreta kjøringen flere ganger. Lønnsadministrasjon Årsavslutning Oppsamling transer Oppsamling av transer til L&T-oppgaven må kjøres for alle som skal innberettes. Hvis du kjører oppsamling for ett periodeintervall som ikke inneholder hele året må du være bevisst på om du ønsker å nullstille genererte beløp eller ikke. Nullstill genererte beløp: Hvis du kjører oppsamling basert på transer i januar til mars, vil det være ulogisk å si at du ikke skal nullstille genererte beløp. Hvis du kjører oppsamling basert på transer i april (og du fra før har kjørt oppsamling for januar til mars), så vil det være logisk å si at du ikke skal nullstille genererte beløp. Oppsamling transer via jobbkø Oppsamling kan også bestilles og kjøres via jobbkø. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 18
Avansert Ved start av rutinen, kan du velge avansert behandling. Her oppgir du antall dager/timer som skal legges til grunn for beregning av fullt opptjent år. Behandling Art antall dager Oppgi hvilken art som er benyttet til registrering av antall dager. Denne arten brukes når ansatte ikke har fullt opptjent år. Dagene blir henvist til rubrikk 001(systemkode) på L&T-oppgaven. Trans som oppdaterer dager/timer registreres som variabel trans. Ved generering av L&T-oppgaver vil dagene bli oppsamlet og det vil bli satt kryss i rubrikk for at vedkommende ikke har vært ansatt gjennom hele året. Art antall timer Oppgi den lønnsarten hvor timene er registrert. Brukes til å beregne antall dager i rubrikk 001 på L&T-oppgaven. Faktor timer Oppgi hvor mange timer det regnes pr. dag. Antall timer som ligger på arten blir dividert med denne faktoren og akkumulert på L&T-transen som går til rubrikk 001. Først slettes alle genererte transaksjoner for inntektsåret. Eventuelt tidligere korreksjoner blir beholdt. Deretter hentes feriepengegrunnlag fra siste periode. Denne oppdateres på rubrikk 000 (systemkode). Antall dager beregnes for de som ikke har fult opptjeningsår. Denne oppdateres på rubrikk 001 (systemkode). Sum pr. rubrikk hentes og oppdateres. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 18
Dersom du etter å ha generert L&T-oppgavetransaksjoner, oppdager at det er flere arter med feil/manglende henvisning til rubrikk eller andre feil som vil medføre mye ekstra arbeid, kan denne jobben kjøres flere ganger. Oppsamling lønn i utlandet, kode 113 Hvis du fører inntekt opptjent i utlandet med Landkode og Tidsrom vil informasjon bli oppdatert under oppsamling av transaksjoner til lønnsog trekkoppgaven. I eksemplet nedenfor er det ført tre utenlandsopphold på samme lønnsart. IN India 15.01.2009 31.05.2009 JP Japan 01.06.2009 31.07.2009 IN India 01.10.2009 15.12.2009 Programmet sjekker hvilke tidsrom som er registrert på lønnstransaksjonene og splitter dette opp på lønns- og trekkoppgaven. Hvis du har registrert to transaksjoner med samme landkode, blir disse slått sammen hvis de går kant-i-kant eller er overlappende. Hvis ikke splittes de på to linjer. Denne funksjon gjelder kun lønnsarter med henvisning til rubrikk 113A. Funksjonen gjelder både faste og variable transaksjoner. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 18
Ajourhold transaksjoner til L&T-oppgaven Når L&T-oppgavetransaksjoner er dannet, er disse oppdatert med beløp og/eller antall. Med det informasjonskravet Skattedirektoratet stiller, må en del transaksjoner suppleres med mer informasjon før oppgavene skrives ut. Dette utføres ved hjelp av denne rutinen. Lønnsadministrasjon Årsavslutning Transaksjoner I bildet vises genererte verdier og eventuelt korrigerte verdier. Denne informasjonen er fysisk lagret på to ulike rader slik at vi klarer å holde kontroll med hva systemet har gjort og hva brukeren har gjort. Transer til L&T-oppgaven kan opprettes før oppsamling kjøres (korreksjonstrans), når oppsamling kjøres vil denne korreksjonen bli hensyntatt. I oppsamlingen oppdateres følgende felt: beløp, antall, beløp 1, beløp 2, beløp 3 og beløp 4. I visdelen av bildet stjernemarkeres transaksjoner som er endret. Oppsamling og Vis oppgave Disse funksjonene kjører oppsamling for valgt person, evt. viser lønnsog trekkoppgave for personen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 18
Spesialbil nødvendig manuelt ajourhold, kode 135 For bruk av firmabil som faller utenfor standardreglene skal en oppgi både Totalt antall kjørte kilometer og Herav hjem-arbeid. Verdier i disse feltene blir ikke utfylt i genereringen, og må følgelig legges inn manuelt. Endring av kommunenummer Modus Ved førstegangs oppsamling vil personens kommunenummer bli lagret slik at innrapporteringen blir korrekt selv om kommunenummer under ajourhold av person endres. Den verdien som vises i bildet er den kommunen som gjelder for inntektsåret. Hvis den endres får du kontrollspørsmål om du ønsker å endre denne for inntektsåret. Aktiviseres Oppdater alle, får du ikke tilgang til ansattnummer og du angir rubrikk og de verdiene som trengs. Status settes default til A og kan evt. endres til T. Oppdater alle betinget generert beløp eller antall(t) Oppdater alle (A) Eksempel 1: Dersom alle med firmabil skal ha fra 01.01 til 31.12, benytter du Oppdater alle med status = T på rubrikk 118A. Eksempel 2: Pensjonsforsikring skal innberettes på alle ansatte med fast beløp. Dette oppnår du ved å bruke Oppdater alle med status = A for rubrikk 117A. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 18
Sletting av transaksjoner med status T eller A, startes ved å velge knappen Slette alle. Denne funksjonen starter en ny dialog. Hvis du endrer en transaksjon med status T eller A, får den automatisk status I for individuell. Rapporter L&T-oppgaver Lønnsadministrasjon Årsavslutning Rapporter Dersom du har arbeidstakere som har betalt Svalbardskatt blir lønn opptjent på Svalbard rapportert for seg. Fra og med år 2010 må systemet for svalbardskatt benyttes for å få korrekt rapportering. Det må være opprettet eget ansattforhold for svalbardavlønningen for den ansatte. Hvis mer enn en rapport bestilles, blir rapportene lagret og må hentes fram i rapportarkivet. For Lønns- og trekkoppgaven angir Systemparameter Årsavslutning enkelte nødvendige opplysninger for L&T-oppgaven og Følgeskrivet Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 18
Formular L&T -oppgave hvilket formular du benytter. 1 Pressfals blankett RF 1026 2 Vanlig blankett RF 1015, leveres ikke lengre fortrykket 3 Vanlig blankett for vinduskonvolutt RF 1015 Tillatelsesnummer skrives på blanketten %B% - Postens portoavtale for B-post <blank> - dersom ingen frankeringsavtale er inngått. Du slipper med andre ord å forhåndstrykke denne på blanketten. Avtale om slik forsendelse inngås med Postens bedriftstjeneste. Navn på pensjonsselskap som arbeidsgiver har inngått pensjonsavtale med. Informasjon skrives på Følgeskrivet og rapporteres via Altinn. Skal oppgis når arbeidsgiver har pensjonsavtale for en eller flere ansatte. Hvis det ikke markeres for fortrykt formular, vil programmet skrive ut en komplett utskrift (formular) på blanke ark. Følgende rapporter kan produseres: L&T -oppgave Kontrolliste L&T oppgave Innberetningspliktig under grense Følgeskriv Rapportene over blir sortert på kommunenummer og ansattnummer hvis ikke annet er valgt. I Sum oppgavepliktig beløp på kontrollisten inngår følgende koder Serie SD-kode Kommentar 100,500 Alle koder Innberetningspliktige 200 Unntatt 250 Innberetning andre Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 18
400 Alle koder Innberetning andre 600,700, 800 Alle koder Innberetningsfri kode 3 posisjoner Innberetningsfri pliktig kode 4 posisjoner 900 Unntatt 950 Innberetning andre Rapporten Innberetningspliktig under grense dannes med null linjer når ingen ansatte har fått utbetalt lønn under grense. Det dannes et følgeskriv per ordning beregning arbeidsgiveravgift. Fil til skattedirektoratet Data for innsending via Altinn, eller Fil for sending via annet medium. Firma med mer enn 999 lønns- og trekkoppgaver kan må sende fil via annet medium. Kontrolloppgaver / rapporter Kontrolliste sluttede Kontrolliste henvisning L&T oppgave Oppgave for barnehager Oppgave for lån og renter. Saldo som skrives på oppgaven er saldo etter sist lukkede periode. Oppgaven for lån og renter må kjøres FØR en lukker perioder i nytt år. For oppgave for Barnehager og Lån/ renter angir Systemparameter Årsavslutning de lønns og trekkarter som benyttes i rapporteringen Avstemmingslister Avstemming Kontoavstemming Differansekontroll Korreksjonstranser Kontrolliste endringstranser Totalavstemming - regneark Avstemmingslistene kan kjøres ut Spesifisert pr. Ansatt eller Kun koder med arbeidsgiveravgift. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 18
Differansekontrollen kan vise kun differanser dersom du krysser av i feltet Kun differanser Kontoavstemming Rapporten viser avstemming mellom behandlede transaksjoner og automatposter (regnskapstransaksjoner). Transaksjoner til lønns og trekkoppgaven behandles ikke. Korreksjonstranser En revisjonsrapport som viser alle endringer for transaksjoner til lønnsog trekkoppgaven som er gjort manuelt. Endringer med korreksjonstranser blir ikke rapportert i terminrapport eller ved overføring til regnskap. Dette må en manuelt ta hensyn til i avstemming. Totalavstemming Rapporten er spesifisert per LTO-kode og viser Antall Eksakt sum Innrapportert til Skattedirektoratet Øresdifferanser Oppgavepliktige ytelser 4.4 felthenvisning på årsoppgaven Under grense 4.6 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 14 av 18
Total 4.7 Avgiftsplikt beløp fra alle LTO-koder spesifisert med A Verdier knyttet mot Svalbardavlønning Kolonner for inntasting av beløp fra tilbakemelding for mottatte data AltInn. Avvikskolonner for avvik mellom rapportert og innsendte data Dersom det er avvik mellom avgiftspliktig beløp i rapporten og avgiftspliktig beløp på terminoppgaven, kan dette skyldes at det er gjort endringer i LTO-kode og avgiftskode i løpet av året. Ta kontakt med konsulent for å avdekke forholdet. Klargjøring nytt år Programmet kjøres via jobbkø, og klargjør alle lønnsregister for det nye året. Det blir foretatt nullstilling av akkumulerte tall, og opprydding i kartoteker hvor det er merket av at informasjoner skal slettes. Det er helt avgjørende at klargjøringen til nytt år blir foretatt før det kjøres lønnsberegning i det nye året. Klargjør for nytt år Aktiviteter som utføres før klargjøring til nytt år Samtlige lønnsberegninger for det gamle året må være utført L&T-oppgavekjøringen må være avsluttet og godkjent Avstemming mot regnskap er foretatt Feriepengeliste m/nullstilling er kjørt Aktiviteter som skjer etter at klargjøringen er foretatt Korreksjon av skattekort Registrering av transaksjoner til kommende lønnskjøringer i nytt år Nytt skatteprogram legges inn Rutinen klargjør nye årsakkumulatorer hvor blant annet feltene Restbeløp frikort, Benyttet beløp av restbeløp nullstilles. Eventuell nullstilling av frie akkumulatorer må utføres under ajourhold av personakkumulatorer. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 15 av 18
Nullstill frie akkumulatorer Person ajourhold Personakkumulatorer Rutiner Oppdater frie akkumulatorer Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 16 av 18
Oppdater lønns- og trekkoppgavetranser Oppdater lønns- og trekkoppgavetranser fra registrering av lønn Funksjonen styres fra L&T-art, og koden gis følgende verdier: 1 Fast trans kun 1. gang 2 Variabel trans kun 1. gang 3 Fast og variabel kun 1 gang 4 Fast trans alltid 5 Variabel trans alltid 6 Fast og variabel alltid Funksjonen kan kun startes for de som har tilgang til Årsavslutning Administrasjon (tilgangskontroll). Korriger avsatt avgift av feriepenger Hent transaksjoner Hvis du har ansatte som jobber ved flere arbeidssteder med forskjellige avgiftssone kan det være forskjell mellom avsatt arbeidsgiveravgift av feriepengene og avgift beregnet ved utbetaling. Du kan kontrollere om det er noe avvik, og danne korreksjoner til regnskapet. Overføring regnskap Her angir du år og velger Hent transaskjoner, hvis det ikke kommer frem noe er det ingen avvik mellom avsetning og beregnet avgift til betaling. Du kan velge Periode og lage et korreksjonsbilag til regnskap for differansen i avsetningen av avgiften til feriepengene. Du danner regnskapstransaksjoner under Rapporter Kontosammendrag Ikke lønnsperiodisk rapportering Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 17 av 18
Denne rutinen kan kjøres etter feriepengeutbetalingen for å sjekke om noen har endret arbeidskommune med ulik sone i løpet av året. Rapporten er utviklet i henhold til kundekrav. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 18 av 18