Case - økonomi og kostnadsbesparelser Yngve Jonassen Bård-Helge Andreassen
Utfordringen vi er gitt Presentere metode for å redusere reiseadministrative prosesskostnader. Hvilke indirekte kostnader finnes? - er disse målbare? Hvordan ny reiseteknologi praktisk kan anvendes for å oppnå besparelser
Del 1 Yngve, fra kaos til orden
En umoden oppgjørsprosess er utfordrende for hele virksomheten Fly Reisebyrå Leiebil Hotell Restaurant Taxi Voucher Faktura Bankkort Kontanter Reiseregning Faktura Kortfaktura Reiseregning Forskudd Økonomiavd. Fakturabetaling Fakturabetaling Reisebyråfaktura Betale bankkort Faktura betaling Reiseutlegg Bensin Bensinkort Annet
Bruk av kredittkort effektiviserer oppgjørsprosessen Fly Eliminering av direkte fakturering Reisebyrå Leiebil Optimal reiseregningsprosess Hotell Restaurant Daglig overføring av korttransaksjoner Reiseregningssystem Taxi Bensin ERP-/Økonomisystem Annet
Del 2 Bård-Helge, optimal reiseteknologi
Ønsket fremtid, betalingsløsninger - reisekonto / kredittkort Fremtidens integrerte løsningerl sninger VIA ReiseKonto E-faktura Reise regning Økonomi-/ lønnssystem VIA Intelligence Personlig kredittkort Reiseinformasjon Faktura Statistikk
Behandling av reisetransaksjoner eksempel på tidsbruk med hovedløp faktura Eksempel Offentlig virksomhet med anvendelse av faktura og manuelle prosesser Oppgave Hvem Tid (min) Andel Faktura fra leverandør Fakturamottak 6 9% Registrere i økonomisystem Økonomi 12 18% Attestering Overordnet 1 2% Kontroll, feilretting, purring, avsetning Økonomi 19 29% Klargjøring for utbetaling Økonomi 1 2% Føring i regnskap Økonomi 10 15% Avstemme faktura mot reiseregning Økonomi 16 25% Tidsforbruk (minutter) 65,0 100% Total tid (i timer) 1,08
Behandling av reisetransaksjoner eksempel på tidsbruk med hovedløp kredittkort Eksempel Offentlig virksomhet med anvendelse av kredittkort hvor manuelle prosesser i betydelig grad reduseres Oppgave Hvem Tid (min) Andel Faktura fra leverandør Fakturamottak 0 0% Registrere i økonomisystem Økonomi 0 0% Attestering Overordnet 1 2% Kontroll, feilretting, purring, avsetning Økonomi 2 2% Klargjøring for utbetaling Økonomi 0 0% Føring i regnskap, utbetaling Økonomi 4 8% Avstemme faktura mot reiseregning Økonomi 0 0% Tidsforbruk (minutter) 7,0 12% Total tid (i timer) 0,12
Behandling av reisetransaksjoner eksempel fra en større offentlig virksomhet Eksempel 10 000 reiser pr år, intern timepris kr 350 Oppgave Hvem Tid (min) Andel Faktura fra leverandør Fakturamottak 0 0% Alternativ faktura Registrere i økonomisystem Økonomi 0 0% Attestering Overordnet 1 2% Indirekte kostnader Kontroll, feilretting, purring, avsetning Økonomi 2 2% 3 800 000 Alternativ kredittkort Indirekte kostnader 380 000 Klargjøring for utbetaling Økonomi 0 0% Føring i regnskap, utbetaling Økonomi 4 8% Avstemme faktura mot reiseregning Økonomi 0 0% Tidsforbruk (minutter) 7,0 12% Total tid (i timer) 0,12 Tid er også penger
Del 3 Yngve, implementering av løsninger
Optimalisering av oppgjørsprosessen Elektronisk reiseregningsprosess
Behandling av reiseregninger, eksempel på tidsbruk Eksempel 5.000 reiser/år, intern kost 350 kr/t Oppgave Hvem Tid (min) Andel Utfylling av reiseregning Ansatt 17 22% Attestering Overordnet 9 11% Totale indirekte kostnader pr. år Registrere i økonomisystem Økonomi 16 20% 2 275 000 kr Kontroll av reiseregning Økonomi 13 17% Feilretting, purring, avsetning Økonomi 11 14% Klargjøring for utbetaling Økonomi 6 8% Føring i regnskap Økonomi 6 8% Tidsforbruk (minutter) 78,0 100% Total tid (i timer) 1,30
60% besparelse på reiseregningsprosessen Besparelse ved innføring av reiseregningssystem 40% med filoverføring til reiseregningssystem + 20% Reise Korttransaksjoner overføres til reiseregning Reiseregning skrives og godkjennes Oppgjør utbetales
Effektiv reiseadministrasjon - hva kjennetegner de beste? Lojalitet til reisepolicy - forankret hos ledelsen, mellomledere og tillittsvalgte Høy kortdekning Samlefaktura som e-faktura Integrerte løsninger Elektronisk reiseregning
Implementering av løsning - nøkkelen til suksess
Implementering av løsning - nøkkelen til suksess
Implementering av løsning - nøkkelen til suksess Implementeringsplan Informasjonsplan Regionsvise ekstranett Elektronisk søknadsprosess Aktiviteter for- / etterkant Måling, justering, tilpasning
Del 4 Bård-Helge, måling, oppfølging og tiltak
Ny oppgjørsløsning for den ansatte - «kredittkort, nei takk - helst faktura som før» Ansatte vil kanskje ikke endre praksis? («bekvemt med faktura til virksomheten») Hva nå?
Ny oppgjørsløsning for den ansatte - «kredittkort, nei takk - helst faktura som før» Suksessfaktor Mål Rapportere Tiltak Hva er ønsket fremtid?
Eksempel fra en offentlig virksomhet
Oppsummering Faktura versus kredittkort - potensiale for effektivisering og besparelser Elektronisk reiseregning Verktøy for implementering Metode for oppfølgning Ønske om å skape en endring
Takk for oss og lykke til videre med seminaret!