PDF laget med uregistrert versjon av pdffactory Glenn A. Hole

Transkript

1 En administrasjons- og logistikkløsning for melk og frukt

2 Formålet med dokumentet Bakgrunnen for dette dokumentet er å presentere dagens arbeidsflyt for melk og frukt, samt se på de driftsutfordringer ordningene har. Videre vil vi presentere mulighetene for en ny felles administrasjonsløsning, dette for å få en mer effektiv og rasjonell drift av ordningene.

3 Dagens arbeidsflyt for fruktordningen 3 Intro info til foreldre og lev info til skolen Registrer innmeldt skole Distribusjonspartner 3 Innmeldingsbrev Info. bestilling Registrer innmeldt skole Grossist/leverandør/butikk Utsending fra skolene Mottak av info 1 Bestilling Intro brosjyre Utsending of info fra opplysn. 2 Bestill mer info samt påmelding hos Intro info til foreldre + slippene og giro 4 3 Reg påmelding hos Behandle påmelding??? 9 Mottak av info Foreldre-/ foresatte 5 Returslippene Registrer / endre elev til ordningen 6 Sammenstille påmelding - lage kundeliste 7 Varer Utkjøring Disributør Påmelding/ endringer Logistikksystem hos Penger 5 Motta påmelding og betalingsinfo. leverandør Betaling fra foreldre Bekreftelse til skolen Grossist/leverandør/butikk 8 Send bekreftelse Grossist/leverandør/butikk Penger til banken Motta oppkrav - utfør betaling 10 Utsending av oppkrav Grossist/leverandør/butikk

4 Noen problemstillinger Myndigheter Få muligheter til oppfølging ne Foreldre -/ foresatte Leverandørene - /distributørene TINE BA / Samarbeidspartner Alle Mye unødvendig dobbelt registrering som gir upålitelig informasjon Store muligheter for forglemmelser på skolene ne er meget missfornøyd med dagens administrasjon rundt abonnementsordningen Unødvendig mye ansvar for skolen i forbindelse med betaling Tungvindt håndtering av økonomiske transaksjoner To ordninger å forholde seg til Ingen fleksible betalings muligheter To ordninger å forholde seg til Mye unødvendig dobbelt registrering som gir upålitelig informasjon Tungvindt håndtering av økonomiske transaksjoner Ingen muligheter til å gå i dialog med innkjøperne (Foreldre-/foresatte) Mye unødvendig dobbelt registrering som gir upålitelig informasjon Tungvindt håndtering av økonomiske transaksjoner Ingen muligheter til å gå i dialog med innkjøperne (Foreldre-/foresatte) Mye unødvendig dobbelt registrering som gir upålitelig informasjon Tungvindt håndtering av økonomiske transaksjoner Ingen muligheter til å gå i dialog med innkjøperne (Foreldre-/foresatte) Manuelle rutiner skaper unødvendige forsinkelser Få muligheter for analyser og statistikker (data ikke tilgjengelig) Ikke noe administrasjonsverktøy

5 Hvorfor et nytt administrasjonsverktøy? Effektivisering av arbeidsrutinene og informasjonsflyt: Skal bidra til at driftsorganisasjonene får frigitt tid til økt kundefokus Ett administrativt verktøy som redusere skolens belastning Tilgjengelig informasjon for kvalifiserte beslutninger Økt kommunikasjon mellom samarbeidspartnerne Forhold til markedet: Skal oppleves som nøytralt, tillitskapende og verdiskapende Støtte myndighetene i sitt arbeid om å spre informasjon om et sundt skolemåltid Verktøyet skal ivareta fremtidige krav om en felles løsning for skolemåltidet

6 Hvorfor et nytt administrasjonsverktøy (interessentanalyse)? Interessent Ønsker, krav og forventninger Konsekvenser hvis krav ikke oppfylt? Myndigheter ne Foreldre -/ foresatte Leverandørene /distributørene TINE BA / Samarbeidspartner Informasjons- og database verktøy om ordningene,krav om nøytralportal Effektivisering og tilgjengeliggjøring av driften av ernæringsarbeid inn mot landets grunnskoler Et verktøy for å administrere melk og skolefrukt Enklere/ sikrere håndtering av pengeflyt Et verktøy som gjør det enklere å administrere ordningene ute på skolen. Enklere å melde på og av barna i de respektive ordningene. Krav til fleksible betalingsformer og perioder. Fastlåste abonnementsperioder hvor skolen ikke kan melde på og av elever i perioden Enklere å administrere selve abonnements ordning med skoler og elevantall. Enklere rutiner for oppgjør mot skolene. Et administrasjonsverktøy som muliggjør at man kan ha hands on management Ett administrasjonsverktøy som er er bedre enn hva man har i dag både med tanke på statistikk og administrasjon Forventninger om at dette frigir tid fra administrasjonsarbeidet slik at man kan fokusere arbeidet på kundepleie. Et administrasjonsverktøy som muliggjør hensiktsmessige markedsanalyser Må kunne benytte informasjon i portaldatabasen. Ikke villig til å bidra med finansiering av løsningen Nekte driftsorganisasjonene og fronte denne løsningen inn mot grunnskolene. Mindre skoledeltakelse Melder seg av etter korttid pga for mye arbeid Færre barn deltar i ordningene Missnøye hos leverandør, hvor de i verste fall trekker seg. Mindre velvilje hos leverandøren til å bidra Ingen oversikt og kontroll med hva som skjer i ordningen Stor usikkerhet iht. faktatall og statistikk. Fortsatt dårlig kvalitetssikring av leddene i verdikjeden og en inneffektiv drift.. Mindre villig til å bidra med ressurser for å ta imot løsningen. Mindre interesse for å etablere et felles administrasjonsverktøy mellom skolemelkt og skolefrukt

7 Hvorfor et nytt administrasjonsverktøy? Nåsituasjon To separate driftsordninger som jobber mot det samme målet, skolemåltid, men som oppleves som tungvindt for interessentene Fremtiden Alle interessentene får en felles løsning å forholde seg til Felles løsning for driftsorganisasjonene, men fortsatt muligheter for differensiert markedskommunikasjon

8 Nye muligheter Myndigheter ne Foreldre -/ foresatte Automatisk bestilling og utsendelser av informasjon om ordningene Enklere muligheter for interessentene å publisere relevant informasjon Automatisk bestilling og utsendelser av informasjon om ordningene Enklere muligheter for interessentene å publisere relevant informasjon Online påmeldinger fra skoler, foreldre Sjekkliste for arbeidsflyt i skolene (hjelp til selv hjelp) Generering av transaksjoner til leverandørenes logistikksystemer Automatisk purring til foreldre for abonnementer Automatisk generering av betaling til leverandører Automatisk bestilling og utsendelser av informasjon om ordningene Online påmeldinger fra skoler, foreldre Fleksible betalingsløsninger (sms, nettbank ) Automatisk purring til foreldre for abonnementer

9 Nye muligheter Leverandørene - /distributørene TINE BA / Samarbeidspartner Alle Enklere muligheter for interessentene å publisere relevant informasjon Automatisk generering av bestillinger til leverandørene Generering av transaksjoner til leverandørenes logistikksystemer Automatisk purring til foreldre for abonnementer Automatisk generering av betaling til leverandører Reduksjon i transaksjonskostand (faktura handling) for leverandørene Enklere muligheter for interessentene å publisere relevant informasjon Generering av transaksjoner til leverandørenes logistikksystemer Enklere muligheter for interessentene å publisere relevant informasjon Automatisk genereringer av bestillinger til leverandørene Generering av transaksjoner til leverandørenes logistikksystemer Automatisk purring til foreldre for abonnementer Automatisk generering av betaling til leverandører Reduksjon i transaksjonskostnad (faktura handling) for leverandørene Eksportering av opplysninger til regneark etc. Bedre muligheter for analyser og statistikker En løsning som gjør det mulig for interessentene å hente informasjon selv

10 Effektivisering noen eksempler Mindre avhengig av nøkkelpersoner Bedre beslutningsgrunnlag som sikrer ordningens fremtid Antatte besparelser for skolene Eksempelvis: 1 skole = ca. 40 timer pr. år (200 kr. Pt. Time) = 8.000,- ca skoler gir timer = ,- Nøktern besparelse vil kunne ligge på ca %, dvs timer ( ,-) Antatte besparelser for leverandørene Eksempelvis: 1 leverandør = ca. 2 3 timer pr. uke for å registre ordre 3 timer x 40 skoleuker = 120 timer x 50 leverandører = 6000 timer ( ,-) Nøktern besparelse vil kunne ligge på ca %, = timer ( ,-) Antatte besparelser for driftsorganisasjon Eksempelvis antatt årsverk i dag med lager, Shdir, = 2 3 årsverk Nøktern besparelse vil kunne være ca. 1 årsverk

11 Kritiske Suksessfaktorer Nr. Suksessfaktor 1 At løsningen er i henhold til 11. måltid i forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler 2 At TINE ser nytteverdien av en fellesløsning for skolemelk og skolefrukt 3 At løsningen er forankret hos foreldre 4 At løsningen er forankret hos skolene 5 At løsningen er forankret hos myndighetene 6 At løsningen er tilgjengelig på web og tilrettelagt for overføring til andre media 7 At løsningen sikrer toveis kommunikasjon mellom forvaltningsorganisasjon og interessentene 8 At løsningen og innholdet er logisk bygget opp og intuitiv i bruk 9 At løsningen inneholder et informasjonsgrunnlag som bidrar til kvalifiserte beslutninger 10 At løsningen er kjent for interessentene 11 At eierskap i forhold til forvaltning av løsningen er avklart

12 En ny felles løsning gir nye muligheter Myndigheter /Markedsorganisasjon /melk og frukt Markedsdata om elever / foreldre Klassenivå, alderstrinn Prognoser Spisevaner koblet mot Norsk Monitor, og Tine Total Salgstall Oversikt over elever som har frukt og ikke melk Felles leveranser gir høyere oppslutning Legitimitet Produktutvikling, emballasje, logistikk Lansere produkter mot elever, foreldre Direkte tilbakemeldinger fra skoler, elever, foreldre (eks. kvalitet) Muligheter for fellesprodukter Analyse på elevnivå Foreldre Felles bestilling, betaling (en løsning å forholde seg til) r Felles og enklere skolepåmelding, administrasjon (en løsning å forholde seg til)

13 Forslag til datamodell (grov) Eksterne bildebaser Eksterne bildebaser Bilder til publikasjoner Internett Vedlikeholde publikasjoner Forvaltning Utsendelse av faks (manuell rutine) frukt infrastruktur (brannmur) IIS webserver Import/eksport av økonomiske data SQL Server database SiteEd (publisere innhold) frukt E-post utsendelse (SMTP) Bestillingslister Leverandører Alle økonomiske transaksjoner Abonnere på nyhetsbrev Abonnentinformasjon Bestillingsliste brosjyrer Sentrallagreret Andre aktører Internett r Økonomisystem Tilrettelegge grunndata etc. E-post manglende betaling Foresatte/ elever Forvaltning