Paul Fry. Februar GSK går over til elektronisk fakturering

Transkript

1 Februar 2013 GSK går over til elektronisk fakturering GSK har som mål å stadig prøve å forbedre effektiviteten. Det er viktig å kunne tilpasse denne i tråd med kundenes og leverandørenes behov, og fokusere på enkle og standardiserte forretningsprosesser. GlaxoSmithKline har nylig implementert en integrert, global driftsmodell som støttes av et ERP-system fra SAP. Som en del av denne implementeringen, går vi nå over til elektronisk fakturering for betaling av fakturaer via OB10 fra 4 februar Fordelen med elektronisk fakturering er at dere kan få garantere levering av fakturaer innen 24 timer. Sammen med GSKs betalingsvilkår, som starter på datoen for mottak av fakturaen, vil dette føre til at vi kan betale riktig beløp tidligere enn ved bruk av papirfakturaer. GSK samarbeider med OB10 for å gjøre overgangen til elektronisk fakturering enklere. OB10 er verdens største elektroniske faktureringsnettverk. Ettersom du er en leverandør for GSK, har vi inkludert dere i implementeringsprogrammet vårt. Det betyr at alle fakturaene dine skal være elektroniske og sendes til oss via OB10, innen 31. mars Vi anbefaler derfor at dere starter å implementere tiltak så snart som mulig. GSK har bedt OB10 om å kontakte dere på vegne av oss i løpet av de neste 10 dagene, for å forklare hvilke alternativer som er tilgjengelige, og hjelpe dere med overgangen til elektronisk fakturering. Dere trenger ingen ekstra programvare for å gjøre dette. Når dere først er tilknyttet OB10-nettverket, kan dere dessuten sende elektroniske fakturaer til andre kunder på OB10-nettverket og dermed ytterligere strømlinjeforme egne prosesser. Det er minimale kostnader involvert i bruk av OB10, men vi mener at dette i de fleste tilfeller oppveies av fordelene med tidligere betaling og sparing av tid, papir og portokostnader. Gå til for å få mer informasjon om nettverket og de mange fordelene det vil gi bedriften din. Noter deg GSKs sponsor- eller kundenummer: AAA GlaxoSmithKline AS INT (Norway) På forhånd takk for at du støtter dette programmet. Vi ser frem til å motta dine fakturaer via OB10 i nærmeste fremtid. Hvis du vil kontakte OB10, kan du sende en e-postmelding til clientservices@ob10.com. Hvis du vil kontakte GSK direkte om denne forespørselen, kan du sende eventuelle spørsmål til no.ob10@gsk.com Med vennlig hilsen Paul Fry Senior Vice President CBS Finance Services

2 Vanlige spørsmål Hvorfor bør jeg bruke OB10 til å sende fakturaer? Det er den eneste måten som GSK vil godta leverandørfakturaer på i fremtiden. GSK vil stille krav til elektroniske fakturaer via OB10 ved inngåelse av nye kontrakter. Er fakturering via OB10 et krav for å kunne gjøre forretninger med GSK? Ja, GSK er i ferd med å fase ut behandling av papirfakturaer for å dra nytte av fordelene med elektronisk fakturering for både oss og leverandørene. GSK vil stille krav til elektroniske fakturaer via OB10 ved inngåelse av nye kontrakter. Hva er fordelene med å bruke OB10? Sikker og garantert levering av fakturaer ingen fakturaer blir borte i posten Vi vil bruke mindre tid på å behandle fakturaene og kan dermed betale deg til riktig tid Ingen flere forsinkelser på grunn av manglende informasjon, feil mottaker eller manuelle tiltak Teknologi basert på DATAFORMATERING FRA HVA SOM HELST TIL HVA SOM HELST det er ikke nødvendig med ny programvare eller maskinvare Mer oversiktlig behandling og bedre styring av kontantstrøm ved hjelp av tilgang og rapportering døgnet rundt hele uken Mva-kompatibelt, uansett hvor fakturaene sendes fra eller mottas Enkelt og kostnadseffektivt å sende fakturaer når som helst Vil elektronisk fakturering være et krav for nye anbud og nye leverandører? Ja. Elektronisk fakturering via OB10 vil være inkludert i evalueringsprosessen ved kontraktsinngåelse for nye leverandører. GSK vil inkludere betingelser og vilkår som krever at leverandører bruker OB10-nettverket, i nye kontrakter for fremtidige forretninger. Må jeg bruke denne tjenesten hvis kontoen min for øyeblikket mottar betaling til riktig tid? Ja. Bruk av OB10-tjenesten vil garantere at vi fortsatt betaler deg til riktig tid. Hva skjer hvis jeg fortsetter å sende papirfakturaer? Mens du går gjennom registreringsprosessen for OB10, vil vi fortsatt godta papirfakturaene dine. Vi har gitt våre leverandører tid til 31. mars 2013 for å gå over til nettverket. Når du starter elektronisk fakturering via OB10, må du passe på at du slutter å sende papirkopier. Pålegges det gebyr for denne tjenesten? Hvis du velger den integrerte løsningen, er det en årlig medlemsavgift pluss et transaksjonsgebyr. Du finner en oversikt over aktuelle priser i det vedlagte dokumentet med alternativer. Hvis du velger å bruke webskjemaet, trenger du ikke å betale et oppstartsgebyr for å bruke denne tjenesten. Du betaler kun et transaksjonsgebyr per faktura. Hva dekker medlemsavgiften for den integrerte løsningen? Medlemsavgiften dekker kostnadene til OB10 i forbindelse med registrering og konfigurering på nettverket deres, samt generelle vedlikeholdskostnader for nettverket. Dette er en årlig avgift uavhengig av antall kunder du betjener via nettverket. Hvorfor betaler ikke GSK disse avgiftene? Både du og GSK betaler en avgift for å bruke OB10-tjenesten, ettersom det er en fordel for oss begge. GSK dekker heller ikke leverandørenes kostnader i forbindelse med papirfakturaer. Vær klar over at du vil spare papir-, utskrifts- og portokostnader når du går over til elektronisk fakturering (e-fakturering). Våre analyser viser at overgangen til elektronisk fakturering gjør det mulig for leverandører å spare penger ved at de strømlinjeformer sine prosesser og reduserer tiden det tar å motta betaling for fakturaer. GSK ønsker dessuten å betale sine leverandører i henhold til avtalte betingelser og vilkår og i overholdelse med policyen for bedre betalingsrutiner (Better Payment Practice Code). Vil GSK foreta betalinger via OB10? OB10 er ikke en betalingsplattform. GSK vil fortsette å bruke sine vanlige betalingsmetoder.

3 Må jeg skrive under en avtale med OB10? Ja, hvis du velger den integrerte løsningen, må du skrive under en bestemt avtale med OB10. Hvis du velger å bruke webskjemaet, må du godta standard vilkår og betingelser i denne forbindelse. Må jeg installere ny programvare? Nei. Du trenger ingen ny programvare. OB10 tilbyr en brukervennlig løsning. I motsetning til krevende datastandarder, godtar OB10s DATAFORMATERING FRA HVA SOM HELST TIL HVA SOM HELST fakturaer i alle formater og med alle filstrukturer. Jeg har allerede sendt fakturadata til andre kunder, kan jeg sende EDI/XML-fakturaer direkte til GSK? EDI og XML er kun dataformater, og støttes av OB10. Derfor kan du bruke ditt favorittformat til å levere data til OB10 dersom du har valgt den integrerte løsningen. GSK vil ikke motta elektroniske data direkte fra leverandørene, ettersom vi mottar en enkel konsolidert fakturafil fra OB10, som inneholder fakturaer fra alle våre leverandører. Jeg bruker allerede en funksjon som gjør fakturaer tilgjengelige til kundene mine via Internett, der de kan se et bilde av fakturaen. Kan jeg bruke denne funksjonen i stedet for OB10? Nei, OB10-nettverket garanterer at GSK mottar dataene du sender, i et format som kan lastes inn i vår regnskapsprogramvare, og eventuelt også avstemmes med en varemottakspost. Et bilde av fakturaen eller et alternativ for å laste ned data i et fast format er ikke tilstrekkelig for GSKs forretningsprosesser. Hva gjør jeg hvis jeg ikke har et system som kan opprette elektroniske fakturaer? Du har tilgang til OB10s sikre webområde, der du kan opprette fakturaer på Internett ved hjelp av webskjemaet. Det er ikke nødvendig å installere ytterligere programvare. Internett-tilkobling og en standard nettleser er alt du trenger. Kan jeg sende elektroniske fakturaer via OB10 til alle mine kunder? Ja. Når du først abonnerer på OB10-nettverket, kan du bruke nettverket til å sende elektroniske fakturaer til alle kunder som abonnerer på OB10, inkludert andre avdelinger av GSK. Hvis du allerede bruker OB10, kan du ganske enkelt legge til kontoen nedenfor i listen med kunder. OB10 vil hjelpe deg med denne prosessen. Her er GSKs OB10-nummer: AAA GlaxoSmithKline AS INT (Norway) Jeg planlegger å skifte ut faktureringsprogramvaren min snart, kan jeg vente litt? Vi har som mål at alle våre leverandører skal være registrert og sende elektroniske fakturaer innen 31. mars OB10-nettverket godtar alle innkommende dataformater, så du kan bli medlem i nettverket og sende fakturaer. Og når du er klar til å bruke den nye programvaren, kan du informere OB10 om endringene i datautdata, slik at de kan gjøre nødvendige endringer i nettverket for å sørge for en jevn overgang uten avbrudd i levering av fakturaer. Kan OB10 samarbeide med tekniske rådgivere som ikke snakker engelsk? Hvis du trenger hjelp for å opprette kontoen din, ring og be om hjelp på følgende språk: engelsk, nederlandsk, fransk, italiensk, portugisisk og spansk. OB10 har også lokale tjenestenumre for følgende land: Danmark +45 (0) Sverige +46 (0) Finland +358 (0) Tyskland +49 (0) Frankrike +33 (0) Irland +353 (0) Italia Spania +34 (0) Finnes det mer informasjon om OB10-tjenesten? Ja, du kan gå til

4 1 / 3 E-fakturering og en oversikt over mulighetene dine Bli med i OB10 og dra fordeler av: Sikker og garantert fakturalevering: Ingen flere papirfakturaer forsvinner i posten Betaling til riktig tid: Kundene dine kan behandle fakturaene raskere Ingen flere forsinkelser: Fakturaer kan ikke sendes ut med manglende informasjon, kan ikke havne på feil sted og trenger ikke manuelle inngrep Sikker Internett-tilkobling: Send fakturaer på en enkel måte uten ekstra programvare eller maskinvare Tilgang og rapportering døgnet rundt: Få bedre prosessinnsikt og bedre kontantstrømhåndtering Overholdelse av skattelovgivning: Garantert overholdelse av juridiske og skattemessige regler Enkel og kostnadsbesparende fakturering når som helst OB10 tilbyr to måter å sende fakturaer og kredittransaksjoner på. Du kan enten sende en datafil direkte til OB10 med Integrert løsning eller opprette fakturaer ved å bruke Internett-skjema på OB10-portalen. Dette dokumentet forklarer hvordan e-fakturering fungerer og alternativene som finnes for deg. Slik fungerer det Leverand ør Kunde OptionsOverview_GBP, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 og OB10-logoen er varemerker for OB10 og beskyttet ved lov.

5 2 / 3 Ved å kontrollere fakturaer for duplikater og sikre at de inneholder informasjonen som kunden trenger, garanterer vi automatisert, strømlinjeformet behandling og betaling til riktig tid. På OB10-portalen får du tilgang til OB10-arkivet og flere rapporteringsfunksjoner. Les dette dokumentet nøye før du bestemmer om innsending via Integrert løsning eller Internett-skjema på OB10-portalen er best for selskapet ditt. 1. Integrert løsning: Sender en uttrukket datafil Integrert løsning gir deg en fullstendig automatisert prosess der fakturadata uttrekkes fra faktureringssystemet ditt og leveres direkte til kjøpernes økonomisystemer. Det betyr at: Vi behandler fakturaer i alle konsekvente datafilformater og håndterer datatransformasjonen basert på kundens behov Det ikke er behov for ekstra programvare eller maskinvare Du kan sende én konsolidert datafil for alle fakturaene dine Du kan enkelt koble deg til og sende fakturaer til andre kunder når du er på nettverket Pris for integrert løsning Årlig medlemskap 1.100* Pris per faktureringstransaksjon 1 20 fakturaer per måned 1, fakturaer per måned 0, fakturaer per måned 0, fakturaer per måned 0, fakturaer per måned 0,32 * Gebyrer for kjøpertilkobling gjelder. Årlig gebyr dekker opprettelse og vedlikehold av kontoen for én enkelt skatteenhet. Merk: Transaksjoner belastes månedlig i henhold til volum. Komme i gang med Integrert løsning Når kunden din inviterer deg til å bli med i OB10, vil en av innfasingsekspertene våre hjelpe deg gjennom registreringsprosessen. OptionsOverview_GBP, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 og OB10-logoen er varemerker for OB10 og beskyttet ved lov.

6 2. Internett-skjema: Sender elektroniske fakturaer via OB10-portalen OB10 Internett-skjema er utviklet for selskaper som sender et lavt antall fakturaer til kundene sine per år. Portalen tilbyr en sikker tilkobling og garanterer levering av fakturaene til kundene innen et par timer, noe som lar dem behandle fakturaen og betale til riktig tid. Pris for Internett-skjema Det finnes flere prisalternativer når fakturaer sendes via Internett-skjema. Ved registrering med dette alternativet vil alle nye leverandører få tolv gratis transaksjoner. På slutten av det første året, hvis du ikke har brukt alle gratistransaksjonene, vil vi etterfylle kontoen din slik at du har tolv fakturaer som du kan bruke i løpet av de neste tolv månedene. Hvis du bruker alle tolv gratisfakturaer og trenger flere i løpet av denne tolvmånedersperioden, må du kjøpe et første parti med transaksjoner (minst 25 fakturaer). Du har deretter ikke lenger tilgang til gratis fakturaer. 3 / 3 Prisstruktur for Internett-skjema* Transaksjonsnivå Transaksjoner 1 12 Gratis * Betalingsalternativer: Du kan betale via PayPal eller kredittkort. Vi godtar Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo og American Express. Vi kan eventuelt fakturere deg, men du er da påkrevd å kjøpe minst 125 transaksjoner og betale et administrasjonsgebyr på 15 %. Komme i gang med innsending via Internett-skjema på OB10-portalen Som en del av invitasjonen til OB10-nettverket, vil du få en e-postmelding med instruksjoner om hvordan du registrerer deg. Når registreringsprosessen er fullført, sender vi deg påloggingsinformasjonen på e-post slik at du kan begynne å sende ut elektroniske fakturaer via OB10. For mer informasjon om OB10, e-fakturering og de tilgjengelige alternativene kan du gå til eller sende en e-postmelding til info@ob10.com. OptionsOverview_GBP, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 og OB10-logoen er varemerker for OB10 og beskyttet ved lov.