NORGES SEILFORBUND PROTOKOLL FRA STYREMØTE 8/17 19. september 2017 på Ullevål Stadion og webex Til stede fra Styret: Ikke til stede: Administrasjonen: Jørgen Stang Heffermehl (JSH), Kristian Fæste (KF), Tom Bratlie (TB) og Torunn Sætre. Rune Hjertås (RH) og Torill Dahl Høgheim (TDH) deltok pr. webex. Vidar Utne (VU) Espen Guttormsen (EG) Møtet ble satt kl. 17.00. Møtet ble ledet av Presidenten. INNLEDENDE FORMALITETER: VEDTAKSSAKER: SAK 1/7/17 Godkjenning av innkalling samt protokoller Avstemme habilitet Styret godkjente innkallingen Protokoll 717 var allerede godkjent av styret per e-post. Det var ingen habilitetsproblematikk. TOPPIDRETTSSAKER: SAK 2/7/17 Rapport toppidrett status Styret var forelagt et utkast til kriterier for OL uttak som var utarbeidet av Sportssjef i samarbeid med utøverne. Styret reflekterte over notatet og stilte seg noen spørsmål. Styret ønsker at notatet også blir forelagt Råd for Sportssjef, slik at alle parter er informert og kan komme med innspill før uttaket starter. For øvrig tok styret orienteringen til etterretning. NORGES SEILFORBUND Side 1
BREDDE- OG REKRUTTERINGSSAKER: SAK 3/8/17 Status bredde- og rekrutteringsarbeidet Styret var forelagt en kort orientering om den dagsaktuelle aktiviteten som var: Treningssamling Hvasser Seilsportsliga Mesternes Mester Klubbkonferansen Hold Havet Rent Nacra 15 casting Spørreundersøkelse, som blir besvart i nær fremtid. Styret bemerket at undersøkelsen bør være lik fra år til år for å gi sammenligningsgrunnlag. SAK 4/8/17 Klubbkonferansen 2018 Styret var forelagt en kort orientering om status på arbeidet og tankene vedrørende foredragsholdere og temaer. Det er tenkt at man gjennomfører en telefonrunde til majoriteten av foreninger for å finne ut hvor skoen trykker nå i høst, slik at man finner temaer som er aktuelle til konferansen. Styret og administrasjonen vil bidra i en slik ringerunde. ORGANISASJONSSAKER: VEDTAKSSAKER: SAK 5/8/17 Mesternes Mester seilfesten Tildeling av hederspriser o Årets Ildsjel o Årets Trener o Årets Jr. Seiler og Årets Seiler o Christian Radich`s Æretspris o Eventuelle andre hederspriser Tildeling av NSFs Bragdmerke Styret besluttet å tildele prisen Årets Seiler til Eivind Melleby og Årets Jr. Seiler til 29er - laget Mathias Berthet og Alexander Frank Penty og Uffe Tomasgaard. Styret besluttet å tildele prisen Årets Ildsjel til den juryen måtte innstille etter endring av kriteriene. Styret blir forelagt en innstilling per e-post ila kort tid. Styret tok orienteringen om Christian Raddichs Ærespris til etterretning. NORGES SEILFORBUND Side 2
Styret tildelte i henhold til statuttene Bragmerker til Ragna og Maia Agerup Eivind Melleby Lars Horn Johannessen Styret hadde ikke mottatt noen innstilling til prisen Årets Trener, da juryen pga uheldige omstendigheter ikke har fått samlet seg. Juryen bes sende styret en innstilling så fort praktisk mulig. Styret tar avgjørelsen per e-post. Styret besluttet etter innstilling fra generalsekretæren å tildele Marianne Middelthon og Thomas Kresse NSFs Hederstegn for lang og god tjeneste for forbundet. SAK 6/8/17 Nedsette og supplere komiteer, utvalg og arbeidsgrupper Styret gikk gjennom suppleringer av nedsatte komiteer og utvalg og besluttet å nedsette Dommer og Arrangørutvalg som foreslått: Leder Tor Møinichen Medlem Anne Kaalstad Medlem Henrik Wigers Larsen Medlem Alf Magne Andersen Medlem Thomas Kresse Medlem Karl Petter Haugen Medlem Tonny Vedeler Jensen Administrasjon Per Christian Bordal Det er tenkt at det etableres arbeidsgrupper for de konkrete prosjektene som ledes av utvalgsmedlemmene. De øvrige komiteer der det mangler kvinner i utvalget, purres, og det purres på utformingen av forslag til utvalgenes mandat. Styret besluttet forelagt mandat for Arbeidsgruppen for klubbkonferansen 2018. Det ble gjort noen tilføyelser. Styret vil supplere arbeidsgruppen fortløpende ved behov. Foreløpig arbeidsgruppe er: Leder Torunn Sætre Medlem Vidar Utne Medlem Per Christian Bordal Prisstruktur mv for konferansen besluttes av arbeidsgruppen. SAK 7/8/17 Kort muntlig orientering fra EG vedrørende fremdrift av SAK 6/717 EG orienterte om planlagt møte med Norsk Maritimt Forlag og hvordan han ser for seg videre prosess mot en revidert samarbeidsavtale. SAK 8/8/17 Gjennomgang av S & H planen endring av rapporteringsformat v/eg EG orienterte om de innspillene han hadde fått fra andre forbund og tanker om fremdrift på etablering av KPIer som vil være med på å gi styret et bedre bilde NORGES SEILFORBUND Side 3
av tendenser og prognoser. Administrasjonen legger frem et utkast på KPIer og rapporteringsformat på kommende styremøte. For øvrig tok styret orienteringen til etterretning. SAK 9/8/17 Økonomi regnskapsrapport med prognoser og avviksforklaringer EG gikk gjennom resultatregnskapet og kommenterte avvik. Det fremkom at det er to grunner til avvik; det er ansatt ny spotssjef som disponerer midlene annerledes enn først antatt. Periodiseringen er også medvirkende til å skape avvik. I og med at det er endringer i inntektene i forhold til budsjett, så medfører dette også endringer i kostnadsbildet. Ikke budsjetterte tildelinger med øremerking av midlene øker kostnadsbildet, mens reduksjon av inntekter i forhold til budsjett fører til kostnadsreduksjon. Det er selvfølgelig noe usikkerhet i prognosetallene. På bakgrunn av den informasjonen EG har, ser han ingen grunn til å ikke tro på prognosen som viser et nullresultat. EG sørger for at rapportering heretter skjer vi a utøverkonti, hvilket antas å lette rapporteringen til utøverne og oversikten for andre involverte, inklusive styret. Forslag fremleges til neste styremøte. EG bekreftet å utarbeide likviditetsbudsjett, som fremlegges på styremøtene fremover. DISKUSJONSSAKER: SAK 10/7/17 Norgesmesterskapene 2018 NM reglene Tildeling av arrangementene Styret startet denne debatten, men fant fort ut at spørsmålene var for store til at de kan debatteres så overfladisk. Styret trenger mer tid til en slik debatt. Styret besluttet derfor at de store spørsmålene flyttes til todagersmøtet senere i høst, mens utkast til reviderte NM regler for 2018 gjøres av EG og JSH og legges frem på et av de neste møtene. Ved tildeling må det unngås å legge arrangementer til samme dato dersom det må regnes med at deltagelsen derved blir mindre i en av klassene. MARKED- OG KOMMUNIKASJONSSAKER: SAK 11/8/17 Status marked- og kommunikasjonsarbeidet Styret var ikke forelagt rapport til dette styremøte, da det kun er tre uker siden forrige styremøte. EG ga en kort muntlig orientering om status på de pågående forhandlingene. NORGES SEILFORBUND Side 4
EVENTUELT: SAK 12/8/17 Styremøteplan Styret debatterte styrets arbeidsform og muligheter for mer effektivt styrearbeidet i forhold til administrasjonens behov for beslutninger, støtte og styring. Det ble også pekt på muligheten for at lovendringen om å fjerne AU, påvirker styrets arbeidsform. JSH fremlegger forslag til organisering til kommende møte, derunder endringer i styreplanen. SAK 13/8/17 Orientering om mulig organisasjonsendring EG orienterte fra møtet med Snowboardforbundet og konstituert generalsekretær i NIF om mulig organisasjonsendring. I og med at Snowboardforbundet allerede har innledet et samarbeid med skateboard så ser man på hvorvidt det er naturlig å flytte surfing også til Snowboardforbundet. Det er foreløpig ikke tatt beslutninger og dialogen vil fortsette under surfe EM i Stavanger i oktober. Møteslutt kl. 20.00 NORGES SEILFORBUND Side 5