Dato: Tidspkt.: Sted: Idrettens hus på Ullevål. Saks nr. / år Hva saken gjelder / vedtak Ansvar:

Transkript

1 Referat HOVEDSTYREMØTE NR. 01 I ARBEIDSPERIODEN Dato: Tidspkt.: Sted: Idrettens hus på Ullevål Tilstede: Morten Andresen, Knut Westbye, Harald Bråthen, Unni Weiseth, Anders Gogstad, Ingvill F. Diesen, Anne Henriksen og Kari Lockert Lie. Fravær: Jørn Dalen og Anne Jensrud. Referent: Kari Lockert Lie Saks nr. / år Hva saken gjelder / vedtak Ansvar: 1/06-08 Godkjenning av protokoll fra styremøte 13 i perioden Protokoll godkjent 2/06-08 Det nye styret ble konstituert. Ansvarsområder ble fordelt: Morten - President / Utdanning Harald - Visepresident / Swing kontakt /markedsføring og media, webutvikling/sponsorer Anne - Styremedlem / Integrering Unni - Styremedlem / Sportsdans kontakt /Økonomi Anders - Styremedlem / Bredde Knut - Varamedlem / Sponsorer Ingvill - Varamedlem / Toppidrett Jørn - Varamedlem / Freestyle kontakt / Økonomi og sponsorer / rekruttering Arbeidsrutiner for det nye styret ble gjennomgått Det enkelte styremedlem utarbeider plan for sitt ansvarsområde og presenterer dette på neste hovedstyremøte. 3/06-08 Orienteringssak: Dansepolitisk dokument - videre fremdrift. Dokumentet er ikke ferdigstilt, og det må jobbes videre med organisasjonskart og hovedmål. Dette vil bli tatt opp på neste styremøte, for sluttformulering av hovedmål og hva vi gjør som neste skritt. 4/06-08 Budsjettprosessen 2007 Det ble satt tidsplan for budsjettprosessen utover høsten. Vedtak: Grenseksjonene lager budsjett med frist for innlevering 13. oktober Felles budsjettmøte er satt til 20.oktober Anne H Morten Anne H Morten/Kari

2 5/06-08 Vedtakssak: Ledersamling/samarbeidskonferanse 2007 Agenda for Samarbeidskonferansen skal diskuteres på styremøtet 20. oktober Vedtak: Navnendring fra Ledersamling til Samarbeidskonferanse. 6/06-08 Vedtakssak: Forholdet NDF/ND Vedtak: ND skal arrangere et møte med NDF for å se på hvilken samarbeidsform man kan få til. 7/06-08 Vedtakssak: Det ble orientert om tilbudet fra N3Sport vedrørende ny logo og nettside for ND. Vedtak: Fung.gen.sekr undersøker om det er midler å avse i budsjettet for 2006 for også å inkludere ny grafisk profil, før styret dernest fortløpende tar stilling til en evt. avtaleinngåelse. 8/06-08 Orientering fra generalsekretær om arbeidsrutinene på kontoret Det er per 1.juni 2006 blitt innført timelister for administrasjonen. Arbeidsfordelingen på kontoret ble presentert. Fordelingen viser hvor ansvaret ligger. Kari (fung.generalsekretær) Daglig drift av kontoret, økonomi og personal oppfølging Politisk oppfølging sørge for at kontoret effektuerer de beslutninger tatt av hovedstyret følge opp hovedstyret og sørge for at de til enhver tid får den informasjon de skal ha for å gjøre en god jobb. Økonomi har kontroll og oversikt over den økonomiske situasjonen til enhver tid. Markedsføring og oppfølging av samarbeidspartnere (interne og eksterne) Toppidrettskoordinator kontakt med OLT oppfølging av søknader og stipender Ansvar for pressemeldinger/presseinformasjon Grethe (spesialkonsulent) Tilrettelegging av deltakelse i internasjonale konkurranser, bestilling av reise og hotell, samt påmelding til konkurransene. Kontakt med seksjon, reiseleder og klubber Integrering/dans for funksjonshemmede utvikling av tilbud, tilrettelegging for kurs/utdanning, kontakt med klubber Praktisk forarbeid for ledermøte/ting Øystein (utviklingskonsulent) Oppdateringer på hjemmesiden nyheter, endring av annen informasjon. Sørge for en tiltalende og informativ hjemmeside Morten Harald Kari Kari/Anne H

3 Presse, følger opp pressemeldinger/presseinformasjon sammen med generalsekretæren Utdanning sørge for gjennomføring av utdanningskurs for- og etterarbeid Klubbkontakt/service følge opp nye klubber, hjelpe til i oppstart Oppfølging av post 3 prosjekter Dance Factory koordinere med hovedstyret og følge opp prosjektet Vedtak: Administrasjonen fremlegger for hovedstyre på neste møte en oversikt over hvilke prosjekter ND er med på, og hvilke personer fra ND som deltar på disse 9/06-08 Det ble laget møteplan for hovedstyret Styremøtene ble satt til følgende dager: 18. august, 20.oktober og 14.desember. 10/06-08 Eventuelt: Alle Kari/Morten - Det ble orientert om følgende prosjekter, der ND per dags dato er involvert: Adecco-prosjektet og Idrett & Ledelse. - Det ble orientert om NDs samarbeidsavtaler: Flerforbundsavtalen(Sport N), Mer-avtalen, Kvasir.no Det ble informert om at ND per dags dato er i forhandlinger for å få til en samarbeidsavtale med Maxim og Rica. - Det ble informert om brev fra NIF vedrørende ekstratildeling av Aktivitetsmidler til ND Det ble orientert om Royal Workshop og NM i Hip Hop. I forbindelse med et brev sendt til ND, der det ble stilt spørsmål om årets Sommer cup fulgte NIFs Barneidrettsbestemmelser, ble Barneidrettsbestemmelsene diskutert. Styret var enige om at det er viktig at disse bestemmelsene må følges. Det skal deles ut lik premiering til alle utøvere under 10år, og arrangøren skal lese opp navn ved premiering etter startnummer (ikke etter resultater). Vedtak: Grenseksjonen for freestyle sender brev til vedkommende og gir en orientering om hvordan reglene følges ifht konkurranse avviklingen - Det ble orientert om Olympiatoppstipend tildelt Jørgen B. Sandnes og Aina Nygård. Det ble informert om Olympiatoppens Kvinneprosjekt.

4 Vedtak: ND ønsker å innstille kandidater til prosjektet. Toppidrettsansvarlig i styret og fung.gen.sekr. utarbeider søknad innen 1. juli Det ble informert om adgangskort til konkurranser for hovedstyremedlemmer og medlemmer av grenseksjonsstyrer - Det ble opplyst om et brev fra et av våre medlemmer, angående en klubbstyresak. Presidenten følger opp saken. Det ble orientert om NeRo-avtale i forbindelse med NM og SportN Vedtak: ND selger NM-sendingens to reklamespotter, som skal sendes 21. juni og 22. juni 2006 på SportN. Deler av disse inntektene skal tilgodesees arrangørklubben NeRo. - Fung.Generalsekretær informerte styret om sin oppsigelse av arbeidsforholdet med ND, samt takket for en meget spennende tid i ND. Arbeidsforholdet avsluttes Arbeidet med å skaffe ny fungerende generalsekretær settes i gang umiddelbart. -Vedtakssak: Det ble orientert om retningslinjer fra NIF vedrørende H.M. Kongens Pokal, samt informert om at ND mangler egne påbudte kriterier. Vedtak: Hovedstyret skal utarbeide NDs kriterier for utdeling av H.M. Kongens Pokal. Hovedstyret vil fra dags dato bestemme tildeling av denne pokalen, både når det gjelder hvilken grenseksjon den tildeles og hvilken undergren. Innføring av referatprotokoll i stedet for vedtaksprotokoll for å gi mer informasjon til alle i ND. Klubbene kan også få tilsendt referatene direkte. Vedtak: Styrereferatene skal i sin helhet legges ut på hjemmesiden under linken, Referatprotokoll. Det ble ytret ønske fra VNDK på ND tinget om utarbeidelse av lover for kretsene. Vedtak: ND sender skriv til kretsene og ber om å få tilsendt eksisterende lover slik at man kan sjekke at disse er i henhold til eksisterende basislovnorm. For de kretser som ikke har egen lov

5 utarbeider ND en mal til hjelp. Brev sendes før 1.juli, med svarfrist 1.august Det er ønskelig med bedre rutiner for økonomirapportering fra NIFs regnskapskontor til ND: Vedtak: NDs hovedstyre tar kontakt med NIFs regnskapskontor for å avtale et møte mellom begge parter med hensyn til best mulig rapportering i fremtiden - Habilitet: Alle styremedlemmer må til enhver tid vurdere sin posisjon og interesser i enkelt saker og være bevisst på dette ifht habilitet 11/06-08 Runden rundt bordet Ingen spesielle saker denne gang. Alle