Side 1 av 13 Møtebok Møte i Formannskapet Møtedato: 17.11.2014 Møtetid: 09:00 Møtested: Kommunestyresalen Møteleder Ordfører Bjørn Ivar Lamo Møteinnkalling (kunngjøring) 11. november 2014 Fraværende representanter Møtende vararepresentanter Til stede Andre som møtte Fung. rådmann/pers.sjef Anita Mellingen Saksnummer 067/14-073/14 Merknader til protokollen Innkalling og saksliste godkjent Underskrifter
Side 2 av 13 Møtebok Sak nr. Sakstittel 067/14 Referatsaker 068/14 Delegasjonssaker 069/14 Videreføring av stilling som fiskeforvalter Vefsna Regionen 2014-2017 070/14 Ordførers godtgjørelse / lønn i Grane kommune 071/14 Lønnsfastsettelse rådmannen 072/14 - B - Konstituering i stilling som rådmann 073/14 Budsjett 2015 - Økonomiplan 2015-2018. 2. Utkast ORIENTERINGER: Ordfører Bjørn Ivar Lamo: 29.10.: Møte med Statens Vegvesen vedrørende planstatus og fremdrift for E6 gjennom Grane. 31.10.: Møte med rådmann og personalsjef i henhold til oppfølging ved sykefravær. 03.11.: Folkemøte vedrørende sentrumsplan Trofors, orientering. 06.-07.11.: Ordfører samling på Mo i Rana. 13.-14.11.: Representantskapsmøte i SHMIL i Østersund. Britt Aune Olsen: Orienterte fra følgende møter/konferanser: 20.-21.10.: Skolekonferanse på Gardermoen 28.10.: Ekstraordinært årsmøte i nasjonalparkkommuner 29.-30.10.: Styremøte i Sagaveien Kolbjørn Eriksen: Grane Maskinlag har kjøpt Mestabygget. Spørsmål vedr. Rom Eiendom og avtaler om hvor langt dette arbeidet er kommet. Det foreligger intensjonsavtaler med de 2 aktuelle leietakerne og det jobbes med å få klargjort lokalet til dette formålet. Spørsmål vedr. avisskriving sykehjemsproblematikk: Anita viste til intervju med journalist og forklarte hva som egenlig ble sagt fra administrasjonen. Journalisten skriver det han ønsker. Vi skal kvalitetssikre oss ved senere anledninger ved å be om gjennomgang før vi godkjenner innlegg. Fung. rådmann Anita Mellingen: Det skal utarbeides bedre rutiner for oppfølging ved utleie av hus/leiligheter som kommunen eier. Viser til tilbakemeldinger blant annet på uteareal som ikke er fint. Både søppel og skrot som ligger til allmenn skue og irritasjon fra øvrige innbyggere. Dette skal vi prøve å håndtere bedre i framtiden. Det var ønskelig med en oversikt fra formannskapet om våre boliger og tilstand på disse. Sak legges fram i møte over nyttår.
Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato Side 3 av 13 DATO- 14/346 14/3449 Inger Lise Fløtnes 11.11.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato 067/14 Formannskapet 17.11.2014 Referatsaker Refererte skriv og meldinger: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 14/3274 U 30.10.2014 Landbruks og Vedr. Statskog matminister Sylvi Listhaug 2 14/3368 I 03.11.2014 Helgeland Kraft Pressemelding fra HK 31.10.2014 Rådmannens innstilling: Referater/meldinger tas til orientering. 17.11.2014 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-067/14 Vedtak: Referater/meldinger tas til orientering.
Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato Side 4 av 13 DATO- 14/345 14/3448 Inger Lise Fløtnes 11.11.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato 068/14 Formannskapet 17.11.2014 Delegasjonssaker DFS. 023/14: Tilskudd til trossamfunn 2014 Vedtak: Trossamfunn med tilknytning til Grane kommune tildeles tilskudd for 2014 på til sammen kr. 63.900,- etter ovennevnte beregning. Tilskuddet fordeles som anført på egen liste. DFS. 024/14: Søknad om ambulerende skjenkebevilling Vedtak: Svenningdal Bygdelag innvilges ambulerende skjenkebevilling, og det gis anledning til skjenking i følgende alkoholgrupper: - Alkoholgruppe 1 øl - Alkoholgruppe 2 vin Arrangement: Julebord Sted: Folkets Hus, Svenningdal Dato/Tid: 15. november 2014, kl. 20.00 01.00 Skjenkeansvarlig: Stedsfortreder: Jim Roger Mikalsen, Trofors May Kristin Saugestad, Trofors Det påligger skjenkeansvarlig å sette seg inn i de regler som gjelder for skjenking av alkoholholdig drikk, bl.a. forbud mot skjenking til mindreårige og til åpenbart berusede personer. Vedtaket er fattet med hjemmel i alkohollovens 4-5 DFS. 025/14: Søknad om skjenkebevilling for en bestemt anledning Vedtak: Majavatn Bygdelag innvilges skjenkebevilling, og det gis anledning til skjenking i følgende alkoholgrupper: - Alkoholgruppe 1 øl - Alkoholgruppe 2 vin
Side 5 av 13 Arrangement: Rakfiskaften Sted: Majavatn Samfunnshus Dato/Tid: 12. desember 2014, kl. 20.00 01.00 Skjenkeansvarlig: Stedsfortreder: Betty Kappfjell, Trofors Bjørg Kappfjell, Trofors Det påligger skjenkeansvarlig å sette seg inn i de regler som gjelder for skjenking av alkoholholdig drikk, bl.a. forbud mot skjenking til mindreårige og til åpenbart berusede personer. Vedtaket er fattet med hjemmel i alkohollovens 1-6 en bestemt anledning Rådmannens innstilling: Delegerte saker tas til etterretning. 17.11.2014 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-068/14 Vedtak: Delegerte saker tas til etterretning.
Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato Side 6 av 13 FE-242 13/16 14/3444 Arne-Martin Husby 11.11.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato 069/14 Formannskapet 17.11.2014 045/14 Kommunestyret 19.11.2014 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.10 pkt. 1.4 Videreføring av stilling som fiskeforvalter Vefsna Regionen 2014-2017 Vedlegg: FS-sak nr. 05/13 Opprettelse av stilling som fiskeforvalter Vefsna Regionen Sammendrag: Det vises til FS-sak nr. 05/13. Jfr. vedlegg. Grane Formannskap har innvilget søknad om finansiering for 2013, men ikke for de påfølgende årene fra og med 2014 til og med 2017. Stillingen som fiskeforvalter skal videreføres, og det er derfor aktuelt for Grane kommune å delta i finansieringen av stillingen ut perioden. Rådmannens innstilling: 1. Grane kommune deltar i finansiering av videreføring av stillingen som fiskeforvalter i 20 % stilling i Vefsna regionen med MON KF som arbeidsgiver for perioden 2014 2017. Grane kommunes andel finansieres med kr 25 000,- pr. år fra kommunalt næringsfond 25199431. 2. Det forutsettes at Vefsnlaks AS, Vefsn kommune og Hattfjelldal kommune bidrar med finansiering slik som skissert i FS-sak nr. 05/13. 3. Den årlige andelen utbetales på anmodning fra MON KF. 17.11.2014 Formannskapet Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-069/14 Innstilling: 1. Grane kommune deltar i finansiering av videreføring av stillingen som fiskeforvalter i 20 % stilling i Vefsna regionen med MON KF som arbeidsgiver for perioden 2014 2017. Grane kommunes andel finansieres med kr 25 000,- pr. år fra kommunalt næringsfond 25199431. 2. Det forutsettes at Vefsnlaks AS, Vefsn kommune og Hattfjelldal kommune bidrar med finansiering slik som skissert i FS-sak nr. 05/13. 3. Den årlige andelen utbetales på anmodning fra MON KF.
Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato Side 7 av 13 FE- 14/335 14/3420 Anita N. Mellingen 10.11.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato 070/14 Formannskapet 17.11.2014 050/14 Kommunestyret 19.11.2014 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.2010 pkt. Ordførers godtgjørelse / lønn i Grane kommune Sammendrag: Ordførers godtgjørelse har i Grane kommune fulgt rådmannens lønnsutvikling. Forskjellen på godtgjøring og lønn er følgende: Godtgjøring Utbetalinger til folkevalgte er godtgjøringer Lønn Lønn er betaling til tilsatte for utført arbeid. Lønn utbetales i samsvar med avtale som er inngått mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Folkevalgte er ikke tilsatt, men fungerer i verv/ombud. En folkevalgt har ingen arbeidsgiver, men en oppdragsgiver for sitt verv/ombud. Kommunestyret og bare det fastsetter godtgjøringene for kommunale verv/ombud. Kommunestyret kan når som helst ta opp spørsmålet om godtgjøringens størrelse og eventuelt endre disse. Vurdering: I dag er de fleste ordførerne på heltid og varaordfører deltid og har frikjøpt eller godtgjøring i en viss størrelse av ordførers godtgjøring/lønn. Det vanligste i dag er at ordførers godtgjøring følger stortingsrepresentanters lønn. Men en del følger fortsatt rådmannens lønn, men dette er en klar nedgang de siste årene. Dette har en sammenheng med at mange rådmenn har resultatlønn, noe som vanskelig kan overføres på ordføreren. Ved å følge stortingsrepresentanters lønn, innfører man en slags automatikk i lønnsutviklingen for ordfører. Noen steder brukes også en prosentsats av stortingsrepresentantens lønn. Det kan være hensiktsmessig å endre godtgjørelsen til å følge stortingsrepresentanters lønnsutvikling med en prosentandel f.eksempel 80% av stortingsrepresentanters lønn til enhver tid. Ved å endre på dette vil ikke ordfører i framtiden være med å fastsette sin egen lønnsutvikling, i henhold til at formannskapet fastsetter rådmannens lønnsutvikling.
Side 8 av 13 Stortingsrepresentanters lønn er pr. i 2014 årslønn 865.100.-. 80 % av dette utgjør årslønn/godtgjørelse på kr. 692.080.-. Ved å endre ordførers godtgjørelse til å følge 80 % av stortingsrepresentanters lønn pr. år, unngår vi at ordfører selv er med på å fastsette sin egen godtgjørelse for framtiden i Grane kommune. Varaordfører følger ordfører ved å fortsatt få 10 % av ordførers godtgjørelse. Endringene legges fram for politisk behandling og vil gjelde fom. 01.01.2015, og videre endres godtgjøringen i tråd med stortingsrepresentanters lønnsutvikling til enhver tid. Ordførers godtgjørelse følger rådmannens lønnsnivå ut 2014. Rådmannens innstilling: Ordførers godtgjørelse følger stortingsrepresentanters lønnsutvikling og utbetales med 80 % av deres årslønn til en hver tid. Varaordfører får 10 % av ordførers godtgjørelse til en hver tid. Dette gjelder fom. 01.01.2015. 17.11.2014 Formannskapet Behandling: Bjørn Ivar Lamo og Britt Aune Olsen forespurte om sin habilitet. De ble erklært inhabil. Nytt forslag til innstilling fra Kolbjørn Eriksen: Ordfører`s godtgjørelse følger stortingsrepresentanters lønnsutvikling og utbetales med 75 % av deres årslønn til enhver tid. Gjeldende fom. 01.05.2014. Ønskelig at rådmann legger fram hvordan dette gjøres i sammenlignbare kommuner, før behandling av saken i kommunestyremøte. Disse kommunene kan være Hattfjelldal, Sømna og Vevelstad. Forslag fra Kolbjørn Eriksen vedtatt med 2 mot 1 stemme. FS-070/14 Innstilling: Ordfører`s godtgjørelse følger stortingsrepresentanters lønnsutvikling og utbetales med 75 % av deres årslønn til enhver tid. Gjeldende fom. 01.05.2014.
Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato Side 9 av 13 FE- 08/425 14/3406 Anita N. Mellingen 07.11.2014 Saksnummer Utvalg Møtedato 071/14 Formannskapet 17.11.2014 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.10 pkt. Lønnsfastsettelse rådmannen Sammendrag: Rådmannens årlige lønnsendring baseres på en utviklingssamtale mellom rådmannen og de folkevalgte. Formålet er å få en best mulig avstemming av gjensidige forventninger om hvordan man best kan samarbeide, og å gjennomgå erfaringene de ulike partene har av de samarbeidet som har vært. Det er viktig at samtalen er en dialog der rådmannen er en likeverdig samtaleparter med de folkevalgte, og fritt kan komme med egne synspunkter og vurderinger av samspillet politikkadministrasjon. Vurdering: I Grane kommune er det formannskapet som har fått denne rollen til å gjennomføre denne utviklingssamtalen med rådmannen. Grunnlaget for denne likeverdige samtalen skal baseres på: oppnådde resultater i forhold til virksomhetens mål utøvelse av lederskap betydelige organisatoriske endringer behov for å beholde kvalifisert arbeidskraft Utviklingssamtalen kan være et grunnlag for fastsetting av rådmannens lønn. Det er viktig at en årlig utviklingssamtale ikke erstatter den kontinuerlige dialog som må være mellom rådmannen og de folkevalgte. Mange av de temaer som utviklingssamtalen inneholder, vil det kunne være behov for å drøfte flere ganger i perioden. Årets lønnsfastsetting blir litt spesielt dette året i og med at rådmannen bare har avtale til 18. juni 2015, og for tiden er sykemeldt. Formannskapet må evt. fastsette ny rådmanns lønn basert på tidligere samtale og utvikling i dette året, samt hva som er levert. Administrasjon ved personal innehenter lønnsplassering andre rådmenn i sammenlignbare kommuner og legger fram i møtet. Øvrig lønnsforhandlinger blir ferdig gjennomført i løpet av 07. november for Grane kommune. Saken legges fram uten innstilling.
Side 10 av 13 Rådmannens innstilling: 17.11.2014 Formannskapet Behandling: FS-071/14 Vedtak: Lønnen til Rådmannen økes med kr. 20.000,-. Lønnen fastsettes til kr. 660.000,- pluss åremålstillegg på kr. 40.000,-. Dette gjelder fra 1. mai 2014 til åremålets utløp.
Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID Saksbehandler: Dato FE- 14/311 14/3414 Rigmor Tverå 07.11.2014 Side 11 av 13 Saksnummer Utvalg Møtedato 073/14 Formannskapet 17.11.2014 Jfr. delegasjonsreglement for Grane kommune, vedtatt i kommunestyret 19.05.10 Budsjett 2015 - Økonomiplan 2015-2018. 2. Utkast Trykte vedlegg: Økonomiplan 2015-2018 Investeringsplan 2015-2018 Oversikt private veger Sammendrag: Driftsbudsjett 2015 legges fram i balanse. Netto driftsresultat 3,48% Kr. 3 mill avsettes disposisjonsfond Investeringsbudsjett bør ligge på ett realistisk nivå med tanke på framtidig investering i nytt sykehjem. I 2015 bør låneopptaket ikke være for stort. Vurdering: Drift: I underkant av 500.000 er redusert på oppvekst- kultur. Pleie- omsorg har forsterket sitt driftsbudsjett med om lag kr. 300.000. Kr. 250.000 er lagt inn i forhold til fysioterapitjeneste i kommunal regi (totalt 450.000) Kr. 50.000 innarbeidet ekstra for tilskudd private veger. Investering: Utarbeidet oversikt over aktuelle investeringsprosjekter. Listen er lang, men investeringene bør ligge på et realistisk nivå i forhold til planer om nytt sykehjem om ikke alt for lenge. Låneopptakene bør begrenses. Avsatte midler til disposisjonsfond, 3 mill, kan med fordel overføres til investering. Rådmannens innstilling:
Side 12 av 13 17.11.2014 Formannskapet Behandling: Kulturmidler ønskes opprettholdt med 200.000.- Sette av 100.000.- til en stilling som ungdomsarbeider. Investeringsplan for 2015 bør ligge på 6-8 mill. I tillegg kommer leiligheter for bosetting av flyktninger. Selvkostvedtak bør sjekkes mulighet for selvkost kommunale avgifter i henhold til mulighet for å søke skjønnsmidler. Innspill på tekst tas inn/ut av økonomiplanen. FS-073/14 Vedtak: Layout og fremstilling av økonomiplanen er meget bra. Kulturmidler ønskes opprettholdt med 200.000.- Sette av 100.000.- til en stilling som ungdomsarbeider. Investeringsplan for 2015 bør ligge på 6-8 mill. I tillegg kommer leiligheter for bosetting av flyktninger. Selvkostvedtak bør sjekkes mulighet for selvkost kommunale avgifter i henhold til mulighet for å søke skjønnsmidler.
Side 13 av 13