Kragerø kommune Utvalg: VALGSTYRET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 13.05.03 Tid: 18.00 MØTEINNKALLING Ved eventuelt forfall bes De melde fra snarest til tlf. 35 98 62 30 Varamedlemmer møter bare etter spesiell innkalling. Formannskapet starter sitt møte med befaring og deretter ordinært formannskapsmøte. Valgstyret vil bli avholdt etter formannskapsmøtet. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0001/03 03/01044 STEMMESTEDER OG ÅPNINGSTIDER 0002/03 03/01128 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2003 - STEDER FOR FORHÅNDSSTEMME GIVNING OG TIDENE FOR DETTE 0003/03 03/01166 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2003 - MANNTALL - DELEGASJON AV MYNDIGHET Kragerø, 06.05.03 Kari K. Fosso Ordfører
Sak 0001/03 STEMMESTEDER OG ÅPNINGSTIDER Saksbehandler: Turi Berg Clausen Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 03/01044 Saksnr. Utvalg Møtedato 0001/03 Valgstyret 13.05.03 Rådmannens forslag til vedtak: Kragerø valgstyre vedtar slike stemmesteder og åpningstider ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2003: Søndag 14. september fastsettes åpningstid fra kl. 13.00 til 18.00 for: Kragerø krets m/kalstadkilen Gymnastikksalen i Svømmehallen Mandag 15. september fastsettes åpningstid fra kl. 10.00 20.00 for følgende steder: Kragerø krets m/ Kalstadkilen Sannidal Årø Skarbo Gymnastikksalen i Svømmehallen Sannidal barneskole Årø skole Skarbo skole Mandag 15. september fastsettes åpningstid fra kl. 12.00 19.00 for følgende steder: Tåtøy, Furuholmen og Kirkholmen Stabbestad Kjølebrønd Holtane Farsjø Støle, Levang og Portør Langøy, Gumøy, Oterøy og Arøy Jomfruland Skåtøy og Bærøy Tåtøy skole Levangsheia barneskole Kjølebrønd skole Holtane skole Farsjø velhus Levang skole Lokalet på Langøy Jomfruland skole Skåtøy skole Begrunnelsen for at avstemmingen i de ytre stemmekretsene avsluttes 1 time tidligere enn ved de største kretsene, er at det antas å være unødvendig å holde valglokalene åpne så lenge. Ingen velgere i disse kretser vil være avskåret fra å avgi stemme. Tidligere stengetid vil bidra til at opptellingen kan komme igang raskest mulig etter kl. 20.00. Kragerø, den Side 2 av 13
Sak 0001/03 Ole Magnus Stensrud Rådmann Side 3 av 13
Sak 0001/03 SAKSOPPLYSNINGER Saken ekspederes til: - Stemmestedene Som trykte vedlegg følger: - Ingen Følgende dokumenter finnes i saksmappen: - Ingen Bakgrunnen for saken I henhold til valglovens 9-3, pkt. 2, skal valgstyret bestemme hvor stemmegivningen skal foregå og de skal også fastsette tiden for stemmegivningen. Det følger av samme paragraf at stemmegivningen mandag ikke må foregå senere enn kl. 20.00. Valglovens 9-7 fastslår at stemmelokalet skal stenges på det tidspunkt som er fastsatt, og at de velgere som da er tilstede i valglokalet skal få avgi stemme. Saksbeskrivelse Kragerø kommune har tidligere praktisert følgende stemmesteder og tider: Søndagsvalg fra kl. 13.00 til 18.00: Kragerø Gymnastikksalen i Svømmehallen Mandagsvalg fra kl. 09.00 20.00: Kragerø Sannidal Årø Skarbo Tåtøy, Furuholmen og Kirkholmen Stabbestad Gymnastikksalen i Svømmehallen Sannidal barneskole Årø skole Skarbo skole Tåtøy skole Levangsheia barneskole Mandagsvalg kl. 10.00 19.00: Kjølebrønd Holtane Farsjø Støle, Levang og Portør Langøy, Gumøy, Oterøy og Arøy Jomfruland Skåtøy, Bråtøy og Bærøy Kjølebrønd skole Holtane skole Farsjø velhus Levang skole Lokalet på Langøy Jomfruland skole Skåtøy skole Side 4 av 13
Sak 0001/03 Steder for stemmegivning / valglokaler Administrasjonen har ikke mottatt negative merknader når det gjelder stedene for stemmegivning. Rådmannen vil derfor foreslå at gjeldende praksis videreføres. Tider for stemmegivning Når det gjelder tidene for stemmegivningen har administrasjonen mottatt signaler om at det vil være tilstrekkelig om åpningen av valglokalene skjer seinere på morgenen/formiddagen. Stemmestyreleder ved Stabbestad krets er i tillegg av den oppfatning at stemmelokalet der burde stenge 1 time tidligere enn dagens praksis for å få samme stengetid som Levang krets, dvs. kl. 19.00. Det vil være en fordel at disse lokalene stenger på samme tid, da de samkjører om frakting av valgmateriellet over fjorden til Kragerø. Forslag til løsning Rådmannen foreslår at de største kretsene som Kragerø Sannidal Årø Skarbo åpner 1 time seinere på morgenen, dvs. kl. 10.00, og stenger kl. 20.00 slik tidligere praksis har vært. Ved de mindre kretsene som Tåtøy Levang Stabbestad Skåtøy Jomfruland Kjølebrønd Holtane Farsjø Langøy kan det synes som behovet er dekket ved at lokalene åpner kl. 12.00 og stenger kl. 19.00. Rådmannen er av den oppfatning at ingen velgere blir avskåret fra å avgi stemme, selv med slike reduserte åpningstider. KONSEKVENSER Ved å stenge valglokalene i de ytre distriktene kl. 19.00, kommer valgmateriellet tidligere til Kragerø og opptellingen kan komme raskt i gang. Side 5 av 13
Sak 0002/03 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2003 - STEDER FOR FORHÅNDSSTEMME GIVNING OG TIDENE FOR DETTE Saksbehandler: Turi Berg Clausen Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 03/01128 Saksnr. Utvalg Møtedato 0002/03 Valgstyret 13.05.03 Rådmannens forslag til vedtak: 1. Det kan avgis forhåndsstemmer i kommunens servicesenter på rådhuset i tiden 10. august t.o.m. 12. september 2003. Servicesenteret vil være åpent for mottak av forhåndsstemmer på følgende tidspunkter: Man/tirs/ons/fre.: Torsdager: Lørdager: 09.00 15.30 09.00 17.00 11.00 14.00 Valgstyret delegerer til rådmannen å bestemme hvilke personer som skal motta forhåndsstemmene. 2. Det kan avgis forhåndsstemmer på følgende institusjoner i henhold til reglene i valgforskriftens 25-27, jfr. valglovens kapittel 8: Sannidal bokollektiv Kragerø Seniorsenter Omsorgsboligene på Stabbestad Tangeheia 2 Furubo Kragerø Sykehus Kragerø Hjelpefengsel Kragerø videregående skole Valgstyret delegerer til rådmannen å bestemme tidene for mottak av forhåndstemmer ved de ulike institusjonene og hvilke personer som skal motta forhåndsstemmene. 3. Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme på valgdagen eller etter dette vedtakets pkt. 1 eller 2 kan sende søknad til kommunen om ambulerende stemmegivning. Søknaden må være kommet til kommunen innen 10. september 2003, (onsdag før valgdagen). 4. Valgstyret delegerer myndighet til rådmannen å godkjenne forhåndsstemmegivningen, valgforskriftens 35, jfr. valglovens 10-1. Ved eventuelle feil eller mangler legges saken fram for valgstyret. Side 6 av 13
Sak 0002/03 Kragerø, den Ole Magnus Stensrud Rådmann Side 7 av 13
Sak 0002/03 SAKSOPPLYSNINGER Saken ekspederes til: - Forhåndsstemmesteder Som trykte vedlegg følger: - Ingen Følgende dokumenter finnes i saksmappen: - Brev fra Posten Norge AS, datert 30.04.03 Bakgrunnen for saken Stortinget vedtok den 17. juni 2002 ny valglov. Den nye loven er mindre detaljert og innebærer at kommunene er gitt mye større frihet til å legge opp avviklingen av valget slik det passer lokale forhold. En av de viktigste endringene i den nye loven er at kommunene har fått tilbake ansvaret for avviklingen av forhåndsstemmegivningen og oppnevning av stemmemottakere. Det innebærer også ansvaret for ambulerende stemmegivning og stemmegivning i institusjoner. Ansvaret for forhåndsstemmegivningen har de siste årene har vært tillagt Posten Norge BA. Saksbeskrivelse Forhåndsstemmegivningen innenriks skal starte 10. august. Siste mulige tidspunkt for å avlegge forhåndsstemme er siste fredag før valgdagen. Valgstyret bestemmer i hvilke lokaler forhåndsstemmegivningen skal finne sted og til hvilke tidspunkt. Det er fortsatt tillatt å bruke posten som stemmemottaker dersom valgstyret finner at postkontoret er et passelig lokale, men ansvaret for avviklingen ligger likevel til kommunen. Loven godtar ikke mottak av stemmer i Post i butikk fordi slike lokaler anses å ha et kommersielt preg. Ved vurderingen av forhåndsstemmeordningen la valglovutvalget til grunn at gjennomføring av valg, inkludert mottak av forhåndsstemmer, skal være et offentlig anliggende. Utvalget var også opptatt av at tilgjengelighet og mulighet til å forhåndsstemme ikke skulle bli dårligere, jfr. det forhold at antall postkontorer skal reduseres fra ca. 900 i år 2000 til 300-450. Valgstyret bestemmer siste frist for søknad om, og avlegging av, ambulerende stemmegivning. Andre opplysninger Administrasjonen har mottatt tilbud fra Posten Norge AS om mottak av forhåndsstemmer, jfr. brev av 30.04.03. De har følgende tilbud: Tjenesten kan utføres for en pris basert på et fast element per postkontor/posthandel, 55.000,- kr per sted, og en pris per mottatt forhåndsstemme på kr. 70,- per mottatt stemme. Tilbudet fra posten er gitt under forutsetning av at kommunen leverer og har ansvaret for nødvendig valgmateriell som stemmeavlukker, urner og stemmemateriell. Side 8 av 13
Sak 0002/03 SAKSVURDERING Rådmannen er av den oppfatning at det ikke er hensiktsmessig å bruke Posten Norge til å motta forhåndsstemmer nå når kommunen selv har ansvaret for avviklingen av stemmegivningen. I Kragerø finnes det bare ett postkontor igjen, de andre ekspedisjonene er overført Post i butikk. Posten kan derfor bare tilby ett åpningssted. Stemmemottakerne trenger opplæring og de må være koblet opp til kommunens elektroniske valgdatasystem. Det vil derfor være både enklere og sikrere å benytte egne ansatte som stemmemottakere. Rådmannen er også av den oppfatning at tilbudet fra posten blir en dyr løsning. Velgernes behov vil sannsynligvis være dekket ved at det kan avgis forhåndsstemmer i servicesentrets åpningstid samt på lørdager mellom kl. 11.00 og 14.00. Åpningstidene vil tilsvare omtrent de som posten tilbød da de avviklet forhåndsstemmegivningen, bortsett fra på lørdagene da den vil bli noe kortere. Forslag til vedtak innebærer at servicesenteret må holde åpent fire lørdager à tre timer hvilket medfører overtidsarbeid for stemmemottakeren. Det er ikke noe krav i valgloven til at det må være flere enn èn stemmemottaker tilstede når en velger skal avgi forhåndsstemme. Hovedregelen i overtidsbestemmelsen for arbeid på lørdager er følgende: Alt. 1: Arbeidet lønnes med 100 % overtid Alt. 2: Arbeidstakeren avspaserer time mot time og får utbetalt overtidstillegget. Avlønning etter alt. 1 vil medføre utgifter til forhåndsstemmegivning på lørdager med ca. kr. 370,- pr. time (inklusive overtidsbetaling, arb.g.avg. og feriepenger), til sammen kr. 4.400,- for alle lørdagene. Avlønning etter alt. 2 vil bety at en eller flere medarbeidere avspaserer 12 arbeidstimer til sammen og får utbetalt ca. kr. 2.200,- til sammen. Ved beregning av lønnsutgiftene er det tatt utgangspunkt i saksbehandler/konsulentstilling. Da arbeidet på lørdagene blir pålagt overtidsarbeidstid for stemmemottakeren, foreslår rådmannen at arbeidet blir lønnet med 100% overtidsbetaling. Det er avsatt kr. 251.400,- i budsjettet til utgifter ved avvikling av valget 2003. Beløpet skal også dekke nødvendige ekstra lønnsutgifter. Helse- og sosialinstitusjoner I tillegg til at det kan avgis forhåndsstemmer på rådhuset, foreslår rådmannen at det skal være anledning til å avgi forhåndsstemmer ved de største helse- og omsorgsinstitusjoner i kommunen, samt ved fengselet og Kragerø videregående skole slik praksis har vært tidligere. Administrasjonen må avtale med de ulike institusjonene til hvilke tider stemmemottak skal foregå. Rådmannen foreslår derfor at valgstyret delegerer myndighet til han å avtale og bestemme tidene for mottak av institusjonsstemmer etter reglene i valgforskriftens 25 27, jfr. valglovens kapittel 8. Det foreslås videre at valgstyret delegerer myndighet til rådmannen å motta søknader og gjennomføre ordningen med ambulerende stemmegivninger. Side 9 av 13
Sak 0002/03 Endelig foreslås det at valgstyret delegerer myndighet til rådmannen å kunngjøre tid og sted for forhåndsstemmegivningen i henhold til valgforskriftens 24. Forslag til løsning 1. Det mottas forhåndsstemmer på servicesenteret på rådhuset i tiden 10. august til 12. september 2003. 2. Administrasjonen møter 1 gang i løpet av perioden 10.08 12.09.03 på 8 ulike institusjoner for å motta forhåndsstemmer. 3. Valgstyret delegerer myndighet til rådmannen å gjennomføre forhåndsstemmegivningen etter reglene i valglovens kapittel 8 og 10-1. Ved spesielle saker, legges dette fram for valgstyret til avgjørelse. KONSEKVENSER Økonomiske konsekvenser Forslag til vedtak innebærer 12 timers lørdagsarbeid. Kommunens utgifter til lønn for dette er stipulert til kr. 4.400,-. Side 10 av 13
Sak 0003/03 KOMMUNESTYRE- OG FYLKESTINGSVALGET 2003 - MANNTALL - DELEGASJON AV MYNDIGHET Saksbehandler: Turi Berg Clausen Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 03/01166 Saksnr. Utvalg Møtedato 0003/03 Valgstyret 13.05.03 Rådmannens forslag til vedtak: 1. Utkast til fullstendig manntall skal legges ut til offentlig ettersyn så snart kommunen har mottatt utkastet fra IBM. Manntallsutkastet skal ligge ute t.o.m. valgdagen. Jfr. valglovens 2-6. Manntallsutkastet legges ut på følgende 6 steder: Rådhuset Kragerø bibliotek RIMI Haugtun RIMI Helle Westgaard landhandel Jomfruland landhandel 2. Valgstyret gir rådmannen følgende delegasjonsmyndighet: Ansvar for å føre manntall og oppdatere dette (valglovens kap. 2) Bestemme fra hvilken dato manntallet skal ligge ute til offentlig ettersyn (valglovens 2-6, pkt. 1) Kunngjøre tid og sted for utlegging av manntallet (valglovens 2-6, pkt. 2) 3. Valgstyret mottar ajourført manntallsliste fra IBM produsert 10. september 03. Folkeregisteret skal derfor bare sende melding til valgstyret om endringer i manntallet etter valgforskriftens 1 f.o.m. 10. september og fram til valgdagen 15. september d.å.. Kragerø, den Ole Magnus Stensrud Rådmann Side 11 av 13
Sak 0003/03 SAKSOPPLYSNINGER Saken ekspederes til: - Utleggingssteder - Folkeregisteret i Kragerø Som trykte vedlegg følger: - Ingen Følgende dokumenter finnes i saksmappen: - Ingen Bakgrunnen for saken Det følger av ny valglov, kap. 2, at det fremdeles er kommunenes ansvar å føre manntall i forbindelse med valg. Valgstyret er manntallsfører. Det er bosettingsadressen den 31. mai som er avgjørende for i hvilken kommune en velger skal være manntallsført (skjæringsdatoen). Kravet om at kommunen skal avholde et kjennelsesmøte for å føre velgere ut og inn av manntallet, er ikke videreført. Etter skjæringsdatoen skal valgstyret oppdatere/føre velgere ut og inn av manntallet så nær opp til valgdagen som det er praktisk mulig. Grunnlag for oppdatering framgår av valgforskriftens 1. Av valglovens 2-6 følger det at manntallet skal ligge ute til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre etter den 31. mai. Det er ikke lenger bestemt eksakt fra hvilken dato det skal legges ut. Når manntallet er lagt ut, skal det ligge ute til og med valgdagen. Valgstyret skal kunngjøre når manntallet legges ut og på hvilke steder. Andre opplysninger Ved Stortingsvalget 2001 ble manntallet lagt ut til offentlig ettersyn på følgende 10 steder: Rådhuset, biblioteket, politistasjonen, Sannidal postkontor, Sannidal landhandel, Helle kjøtt og kolonial, Stabbestad landhandel, Westgaard landhandel og Jomfruland landhandel. I ettertid er postkontoret i Sannidal lagt ned og Helle kjøtt og kolonial har opphørt. SAKSVURDERING De viktigste sider ved saken Manntallet skal legges ut til offentlig ettersyn slik at velgere skal ha mulighet til å kontrollere at de er manntallsført og også ha mulighet til å klage på eventuelle feil ved seg selv eller andre. I tidligere tider, da folk ikke var så mobile som de er nå, var det viktig å legge ut ett kretsmanntall i hver valgkrets. Da vi i Kragerø kommune har som praksis å legge ut hele manntallet på alle utleggssteder, er det sannsynlig at det nå vil være tilstrekkelig å legge det ut på et mindre antall plasser. Rådmannen foreslår å redusere antall utleggssteder fra 10 til 6. Side 12 av 13
Sak 0003/03 I Kragerø sentrum antas det å være tilstrekkelig med 2 utleggssteder og rådmannen foreslår at politistasjonen og Jørgen Jørgensen dagligvare sløyfes. Videre foreslås det å sløyfe et sted på Levangsheia og et i Sannidal slik at manntallet her legges ut bare på ett sted. Forslaget innebærer at manntallet blir lagt ut på følgende steder: Rådhuset, biblioteket, RIMI Haugtun, RIMI Helle, Westgaard landhandel og Jomfruland landhandel. Av praktiske årsaker foreslår rådmannen at valgstyret delegerer ansvaret til han å oppdatere manntallet etter 31. mai og å kunngjøre tid og sted for utlegging av manntallet. Målsettingen At avviklingen av valget skal foregå på en sikker og effektiv måte for kommunen. Forslag til løsning 1. Manntallet legges ut på følgende steder: Rådhuset, biblioteket, RIMI Haugtun, RIMI Helle, Westgaard landhandel og Jomfruland landhandel. 2. Valgstyret delegerer myndighet til rådmannen å være manntallsfører og å kunngjøre tid og sted for utlegging av manntallsutkastet til offentlig ettersyn. Manntallet skal legges ut så snart kommunen har mottatt utkastet fra IBM. Side 13 av 13