PREKVALIFISERINGSGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV TRIM - Turnus og Ressursstyringssystem i Mantena ANSKAFFELSESNR. A-92913 FRA Mantena AS (Oppdragsgiver) UTSENDT DATO: 10.10.2014
ANSKAFFELSESNR.: A-92913 TRIM - Turnus og Ressursplanleggingssystem I Mantena Side 2 av 12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Generell introduksjon 3 1.1 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Tilbud på deler av leveransen... 4 1.4 Alternative tilbud... 4 1.5 Tildelingskriterier... 4 1.6 Prekvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning... 4 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Kunngjøring... 5 2.3 Rettelser, suppleringer eller endringer i prekvalifiseringsgrunnlaget... 5 2.4 Avvisning av leverandører fra konkurransen... 5 2.5 Oppdragsgivers forbehold... 5 2.6 Leverandørens generelle plikter... 5 2.7 Konfidensialitet... 5 3. Bestemmelser om prekvalifikasjonsprosessen 6 3.1 Frist for anmodning om å delta... 6 3.2 Kommunikasjon... 6 3.3 Tidsplan... 6 3.4 Prekvalifiseringskonferanse... 7 3.5 Utvelgelse av leverandører... 7 3.6 Kostnader ved utarbeidelse av anmodningen om å delta... 7 3.7 Frist for begjæring av midlertidig forføyning... 7 4. Anmodningens innhold, format og struktur 7 4.1 Innhold og struktur... 7 4.2 Format og antall kopier av søknaden... 8 4.3 Leveringsadresse og merking... 8 4.4 Språk... 8 5. Kvalifikasjonskrav 8 5.1 Lovpålagte krav... 8 5.2 Organisatorisk og juridisk stilling... 9 5.3 Finansiell og økonomisk stilling... 9 5.4 Tekniske kvalifikasjoner... 10 6. Viktige krav til leveransen 12
ANSKAFFELSESNR.: A-92913 TRIM - Turnus og Ressursplanleggingssystem I Mantena Side 3 av 12 1. Generell introduksjon 1.1 Oppdragsgivers virksomhet og organisasjon Mantena AS ble stiftet 1. januar 2002. Selskapet har 1100 ansatte fordelt på 7 verksteder og er et moderne, fremtidsrettet selskap med forretningsmessig drift og med basis i vedlikehold av rullende materiell for NSB AS, Flytoget, Gjøvikbanen m. fl. Mantenas kunnskap og lange erfaring om vedlikehold av jernbanemateriell har skapt et unikt miljø i norsk og internasjonal sammenheng. Med denne bakgrunn tilbyr de sine tjenester og anvender sin kompetanse i et bredt marked. Mantenas suksess ligger i: å forstå kundens behov, og bidra til å øke togmateriellets verdi å forstår betydningen av et systematisk vedlikehold, og å ha apparat til å gjøre jobben at kunden opplever Mantena som pålitelig, effektiv, konkurransedyktig og serviceinnstilt For ytterligere å forbedre sin konkurransekraft, har Mantena vedtatt å anskaffe et IT system som skal støtte prosessene knyttet til turnus- og ressursstyring, internt kalt TRIM (Turnus- og Ressursstyring I Mantena). 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Anskaffelse av et IT basert turnus og ressursstyringssystem skal gi følgende hovedeffekter: - effektiv turnus og ressursstyring både i planleggingen, avvikshåndteringen og oppgjørsfasen - korrekt tolkning av reglene og ensartet behandling i hele Mantena uavhengig av kompetanse hos planleggere og/eller oppgjørsmedarbeidere Antall personer som skal omfattes av systemet er ca 1100 medarbeidere hvorav ca. 600 arbeider i turnus. Antall personellplanleggere og ledere, som vil benytte systemet i disse rollene vil være ca. 30 personer. Systemet må kunne integreres med Mantenas øvrige løsninger som er: - lønns- og personalsystem (SAP HCM) - vedlikeholdssystem for rullende materiell (SAP MRO) Mantena benytter per i dag Jobbportalen som web-grensesnitt mot SAP HCM for fraværsregistrering, ferieoppfølging og tilgang til egen lønnsslipp. Hvordan den fremtidige løsningsarkitekturen blir, vil bli gjenstand for diskusjon med fremtidig leverandør av turnus- og ressursstyringssystem. Systemet må kunne brukes av ansatte via ulikt løsninger og utstyr som: PC Smarttelefoner Nettbrett
ANSKAFFELSESNR.: A-92913 TRIM - Turnus og Ressursplanleggingssystem I Mantena Side 4 av 12 Mantena foretrekker å inngå kontrakt med 1 leverandør som står ansvarlig for totalleveransen og hvor leverandøren står ansvarlig for eventuelle underleverandører. Det åpnes for at Mantena As kan inngå kontrakt direkte med leverandør på software. Leverandøren er ansvarlig for at formålet, krav og kriterier i konkurransegrunnlag og at etterfølgende avtale blir levert. Avtalen som skal inngås vil ha følgende elementer og varighet: Software lisensavtale med vedlikehold og support på standard programvare, varighet på 4 år med opsjon på 2 + 2 + 2 år, maksimum 10 år. Implementeringsprosjektet med varighet etter milepæler fastsatt i kontrakten med fasene implementerings-, akseptanse- og garantiperiode. Leverandøren utarbeider gjennomføringsplan som godkjennes av Mantena. Målet er at systemet er implementert og tatt i bruk innen 31.12.2015. Funksjonell support og applikasjonsforvaltning med tilgang på et miljø som støtter bruk av systemet. Omfang og varighet på dette er usikkert og avtales i løpet av implementeringsprosjektet, eventuelt tilbys som en opsjon. 1.3 Tilbud på deler av leveransen Det vil ikke være anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. 1.4 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud i denne konkurransen. 1.5 Tildelingskriterier Konkurransen blir avgjort basert på tildelingskriteriet økonomisk mest fordelaktige tilbud. En nærmere beskrivelse av tildelingskriteriene følger av konkurransegrunnlaget. 1.6 Prekvalifikasjonsgrunnlagets oppbygning Prekvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: Invitasjonsbrev til prekvalifisering Prekvalifkasjonsgrunnlag (dette dokument) med følgende vedlegg: o Vedlegg G - Tilbudsbrev o Vedlegg H - Underleverandører o Vedlegg I - Mal for HMS-egenerklæring o Vedlegg J - Etiske retningslinjer for NSB-konsernet o Vedlegg K - Mal for egenerklæring om etiske og sosiale forhold o Vedlegg L - Kundeliste o Vedlegg M - Referansebeskrivelse 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til gjeldende lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA), samt forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 7. april 2006.
ANSKAFFELSESNR.: A-92913 TRIM - Turnus og Ressursplanleggingssystem I Mantena Side 5 av 12 Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del II. Anskaffelsen foretas som kjøp etter forhandling i to trinn. 2.2 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin databasen. 2.3 Rettelser, suppleringer eller endringer i prekvalifiseringsgrunnlaget Innen frist for anmodning om å delta er utløpt har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i prekvalifiseringsgrunnlaget med vedlegg som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt umiddelbart og samtidig til alle som har mottatt prekvalifiseringsgrunnlaget. 2.4 Avvisning av leverandører fra konkurransen De leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene blir avvist fra konkurransen. Anmodninger om å delta som er ufullstendige eller levert for sent blir avvist. Anmodninger som er uklare eller ikke tilfredsstiller kravene til utforming kan bli avvist. Leverandører som får sin anmodning om å delta avvist, vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisningen. 2.5 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn for dette. 2.6 Leverandørens generelle plikter Leverandør plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter knyttet til prekvalifiseringen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med prekvalifiseringen. Der hvor leverandør oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i prekvalifiseringsdokumentene, plikter han straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette. 2.7 Konfidensialitet Leverandøren skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom prekvalifiseringsprosessen som konfidensielle. Prekvalifiseringsdokumentene og alle tilhørende dokumenter skal betraktes som fortrolig og skal oppbevares deretter. Leverandøren skal ikke offentlige kommentere denne konkurransen eller prekvalifiseringsgrunnlaget med alle tilhørende dokumenter uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke.
ANSKAFFELSESNR.: A-92913 TRIM - Turnus og Ressursplanleggingssystem I Mantena Side 6 av 12 3. Bestemmelser om prekvalifikasjonsprosessen 3.1 Frist for anmodning om å delta Frist for anmodning om å delta i konkurransen er: 4.11.2014 kl. 12.00. Innen fristen skal anmodningen om å delta være ankommet Oppdragsgivers innleveringsadresse. Leverandøren har risiko for at anmodning om å delta i konkurransen er levert innen fristen. For sent innkomne anmodninger vil bli avvist. 3.2 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom leverandøren og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige leverandører, i anonymisert form. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Anne Heimdal Tlf. : +47 91865290 E-post : anne.heimdal@nsb.no E-post merkes med «A-92913 TRIM» i emnefeltet. Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til anmodningen om å delta. Henvendelser til andre personer i NSB-konsernet vil kunne medføre at leverandøren blir diskvalifisert fra konkurransen. Alle innkomne spørsmål av betydning for utarbeidelsen av anmodningen om å delta, vil bli skriftlig besvart og distribuert til alle leverandører som har mottatt prekvalifikasjonsgrunnlaget. Spørsmålene blir besvart anonymisert slik at spørsmålsstilleren ikke blir gitt til kjenne. Tidsplan Henvendelser mottatt senere enn 2 arbeidsdager før frist for anmodning om å delta, vil ikke bli besvart. 3.3 Tidsplan Dette er en foreløpig tidsplan. Kunngjøring 10.10.2014 Prekvalifiseringskonferanse 21.10.2014 kl. 12.00 til 13.00 Frist for anmodning om å delta 4.11.2014 kl. 12.00 Utvelgelse av leverandører 5.11.2014 Ca. 21.11.2014 Utsendelse av konkurransegrunnlag Ca. 24.11.2014 Tilbudsfrist Ca. 7.1.2015 kl.12.00
ANSKAFFELSESNR.: A-92913 TRIM - Turnus og Ressursplanleggingssystem I Mantena Side 7 av 12 Tilbudsåpning Ca.7.1.2015 Evaluering og forhandling Ca 8.1.2015 30.1.2015 Estimert dato for tildeling Ca. 4.2.2015 3.4 Prekvalifiseringskonferanse Det gjennomføres Prekvalifiseringskonferanse 21.10.2014 kl. 12.00 13.00 hos NSB AS, Møterom Ganddal Schweigaardsgate 23 0048 Oslo 3.5 Utvelgelse av leverandører Blant de kvalifiserte leverandørene forbeholder vi oss retten til å velge ut 3, maksimalt 5 som får delta i konkurransen. Utvelgelse av leverandører som får delta i konkurransen gjøres etter prinsippene beste konkurransesammensetning blant annet for å sikre at leverandører som representerer ulike systemer blir med videre til konkurransen. Der hvor flere leverandører tilbyr ett og samme system vil den best kvalifiserte velges. 3.6 Kostnader ved utarbeidelse av anmodningen om å delta Leverandøren bærer selv alle kostnader relatert til utarbeidelse av anmodningen om å delta i konkurransen. 3.7 Frist for begjæring av midlertidig forføyning Frist for å begjære midlertidig forføyning mot Oppdragsgivers beslutning om å avvise eller forkaste en forespørsel om å delta i konkurransen er 15 dager fra dagen etter Oppdragsgivers meddelelse er sendt. 4. Anmodningens innhold, format og struktur Anmodning om å delta i konkurransen skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette prekvalifiseringsgrunnlaget. 4.1 Innhold og struktur Anmodning om å delta skal bestå av de elementer som er oppført i matrisen under, og skal organiseres i samme rekkefølge: Dokumentrekkefølge: Følgebrev til anmodning om å delta Dokumentasjon som svar på kvalifikasjonskravene Kommentarer: Skal være signert av bemyndiget person Skal organiseres i den rekkefølge de er nevnt i avsnitt 5 og skilles med merkede skilleark.
ANSKAFFELSESNR.: A-92913 TRIM - Turnus og Ressursplanleggingssystem I Mantena Side 8 av 12 4.2 Format og antall kopier av søknaden Anmodningen om å delta, skal leveres i 1 original innsatt i ringperm, samt en kopi i ringperm. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på minnebrikke. Leverandøren skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. 4.3 Leveringsadresse og merking Anmodningen om å delta skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at leverandørens identitet ikke fremgår av emballasjen. Leveringsadresse: NSB AS, Dokumenttjenesten Schweigaardsgate 23 0048 Oslo Per post: NSB AS, Dokumenttjenesten Pb 1800 Sentrum 0048 Oslo Anmodningen om å delta, skal merkes med: Anskaffelsesnr: A-92913, Anne Heimdal Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten» 4.4 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til anmodningen om å delta skal være på norsk. 5. Kvalifikasjonskrav 5.1 Lovpålagte krav Gjelder kun norske søkere. Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift. Leverandøren må ha levert sine oppgaver og betalt Dokumenteres ved: Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse. Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra
ANSKAFFELSESNR.: A-92913 TRIM - Turnus og Ressursplanleggingssystem I Mantena Side 9 av 12 merverdiavgift. fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom søker planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse. Gjelder for samtlige søkere, for alt arbeid som skal utføres i Norge. Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal bekrefte at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljøog sikkerhetslovgivningen og at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Dokumenteres ved: Signert HMS-egenerklæring, jf vedlegg I Mal for HMS-egenerklæring. 5.2 Organisatorisk og juridisk stilling Gjelder for samtlige søkere. Kvalifikasjonskrav: Leverandør og underleverandører skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal råde over de tilbudte ressursene. Dokumenteres ved: Firmaattest eller tilsvarende fra leverandørs og underleverandørs hjemstat Legge frem bekreftelser på at leverandøren råder over tilbudte ressurser samt fylle ut vedlegg H Underleverandører. 5.3 Finansiell og økonomisk stilling Gjelder for samtlige søkere. Kvalifikasjonskrav: Leverandør skal ha god soliditet og for øvrig tilfredsstillende økonomisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten. Oppdragsgiver henter ut kredittvurdering fra uavhengig kredittvurderingsselskap. Dokumenteres ved: Årsberetning siste tre år Årsregnskap siste regnskapsår Dokumentasjon skal knytte seg til den enhet v/organisasjonsnummer som skal stå ansvarlig for tilbudet.
ANSKAFFELSESNR.: A-92913 TRIM - Turnus og Ressursplanleggingssystem I Mantena Side 10 av 12 5.4 Tekniske kvalifikasjoner Gjelder for samtlige søkere. Kvalifikasjonskrav: Dokumenteres ved: Utvelgelseskriterier: Leverandør må ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem. Overordnet redegjørelse for foretakets kvalitetssikringssystem for denne type leveranse. Legg ved eventuelle sertifiseringer. Leverandør må ha tilstrekkelig kapasitet samt kunne være en langsiktig partner for NSB i hele kontraktsperioden. Overordnet organisasjonskart og kort beskrivelse av bedriften. Organisasjonskart og beskrivelse av de siste tre år for den del av organisasjonen som vil stå ansvarlig for denne leveranse, deriblant antall ansatte, omsetning, markedsandel i Norge, mm. Strategi og planer for den del av organisasjonen som vil stå ansvarlig for denne leveransen samt for Turnus- og Ressursstyringsområdet. Beskrivelsen skal omfatte planer for intern kompetanseutvikling. Leverandøren har gode planer for videre satsning og vekst innen Turnus- og Ressursstyringsområde t. Kompetanse og erfaring. Leverandør må ha dokumentert erfaring i innføring av og opplæring i Turnus- og Ressursstyringssystem. Dersom det planlegges bruk av underleverandører på leveranser av en viss betydning skal dokumentasjonsplikten også gjelde disse. Med relevans for dette prosjektet: Leverandørs kompetanseprofil, dvs. en oppsummering av leverandørs samlede kompetanse (ikke i form av CV er). Leverandøren har relevant og god erfaring innen innføring og opplæring i Turnus- og Ressursstyringssystem.
ANSKAFFELSESNR.: A-92913 TRIM - Turnus og Ressursplanleggingssystem I Mantena Side 11 av 12 Kvalifikasjonskrav: Dokumenteres ved: Utvelgelseskriterier: Liste over de viktigste sammenlignbare kunder og prosjekter de siste 5 år innen Turnus- og Ressursstyringssystemer, jf. vedlegg L Kundeliste. Beskrive 3 gjennomførte sammenlignbare prosjekter på planlagt tilbudt programvare, jf. vedlegg M - Referansebeskrivelse Leverandøren skal besitte eller råde over en systemløsning som tilfredsstiller viktige krav til leveransen i hht. kapittel 6. Beskrivelse av systemet som dokumenterer at systemet møter viktige krav til leveransen Beskrivelse av funksjonalitet i standardløsningen Beskrivelse av integrasjonsløsninger mm. Leverandørens systemløsning skal være vel utprøvd og inngå i leverandørens satsningsområde. Roadmap for videre utvikling av Turnus- og Ressursstyringssystem Budsjett for videreutvikling av Turnusog Ressursstyringssystem målt i andel av omsetning (salg av programvare) Dersom programvareleverandør er underleverandør vil dokumentasjonsplikten knytte seg til denne leverandøren i hovedsak. Support Leverandør må ha et supportapparat som snakker og skriver skandinavisk. Beskrivelse av supportapparat
ANSKAFFELSESNR.: A-92913 TRIM - Turnus og Ressursplanleggingssystem I Mantena Side 12 av 12 6. Viktige krav til leveransen NSB ønsker en godt gjennomprøvd systemløsning med minst mulig tilpasninger. Dvs. at det kreves at tilbudt system er et standardsystem som dekker omfanget NSB etterspør. Systemet skal benyttes av personell med varierende språkkunnskaper noe som medfører at det kreves norsk brukergrensesnitt, brukerdokumentasjon og hjelpefunksjoner. ystemet må kunne integreres med o o o SAP HCM (lønns og personalsystem) for utveksling av person-, lønns- og fraværsinformasjon. SAP MRO (vedlikeholdssystem) for import av ordrenummer og vedlikeholdsplan. Eventuelle andre løsninger som tidsregistrering ol. Systemet må oppfylle norsk regelverk som AML (Arbeids Miljø Loven) og sentrale- og lokale overenskomster må kunne legges inn i systemet.