Høgskolen i Telemark Styret Møtedato: 28.02.08 : Saksbehandler: Journalnummer: John W. Viflot 2007/629 ØKONOMIRAPPORT FOR 3. TERTIAL 2007 Saken i korte trekk Høgskolen i Telemark har god økonomi, men økonomistyringen må likevel bli bedre. Foreløpig regnskap for 2007 viser et resultat på kr 389 456 per 31.12.07. Foreløpig regnskap for 2007 viser en avregning av bevilgningsfinansiert virksomhet på kr 49 309 378, inkludert NFR-midler på kr 5 246 191, mot kr 43 883 208 per 31.12.06. Eksklusiv NFR-midler er avregning av bevilgningsfinansiert virksomhet på kr 44 063 188, mot kr 39 506 447 per 31.12.06. Ubundet mindreforbruk, dvs. der det ikke foreligger inngåtte avtaler med parter innenfor/utenfor staten, er forventet å bli i størrelsesorden 5,3 mill. kroner. Disponering av mindreforbruket vil bli behandlet i styret 17.04.08 i sak om revidert budsjett for 2008. Omfang og resultatet av eksternt finansiert virksomhet ble noe bedre i 2007 enn i 2006, men er fortsatt av begrenset omfang. Tilråding Jeg tilrår at styret gjør følgende vedtak: Styret tar økonomirapporten for 3. tertial 2007 til etterretning. Bakgrunn Innledningsvis vil jeg gi en kort forklaring av resultatbegrepene for høgskolen. Høgskolen har to typer av inntekter. Fra Kunnskapsdepartementet (KD) med tilhørende virksomheter, får høgskolen en årlig bevilgning til statsoppdraget. Denne skal nyttes fullt ut til den ordinære virksomheten for gjennomføring av statsoppdraget innen utdanning, forskning og formidling. Den delen av bevilgningen som ikke er brukt ved periodens slutt, skal ikke fremstilles som et overskudd av driften, men midlene skal avsettes i balansen for senere bruk, som en forpliktelse. Dette mindreforbruket har fått betegnelsen Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet, og kan ikke gi egenkapital til høgskolen. Den andre typen inntekter er inntekter fra eksternt finansiert virksomhet, organisert i regnskapet som prosjekter. Resultatvirkningen av oppdragsvirksomheten fremkommer først i regnskapet ved avslutning av prosjekt og bare ved realisering av gevinst/tap. Høgskolen i Telemark (HiT) følger et modifisert regnskapsprinsipp i sin regnskapsføring. Dette
2 innebærer at høgskolens internregnskap også vil være høgskolens offisielle regnskap. Tertialregnskapet rapporteres i to former: 1. Høgskolens offisielle tertialregnskap for 3. tertial (resultat, balanse, noter og kontantstrømsanalyse), fremstilt etter retningslinjer gitt av KD, jf. S-sak 06/08. Regnskapet viser forbruk i perioden, men forholder seg ikke til budsjett og avviksanalyser. Balanseverdier settes opp med utgangspunkt i bankbeholdning. 2. En økonomirapport, herunder internregnskapsrapport og vurdering (denne saken). Vurdering Tallgrunnlag og vurderinger på totalnivå HiT har en god økonomisk situasjon totalt sett. Det er imidlertid behov for å iverksette tiltak som kan bedre den interne økonomistyringen. Dette vil være et sentralt område å arbeide med i 2008. Det vil i første omgang spesielt ses på tiltak rettet mot: Selve rapporteringssystemet med tanke på skjemautforming, herunder om rapportene sikrer god nok styringsinformasjon i form av at de er utvetydige og oversiktlige. Prognostiseringen med tanke på å sikre gjennomarbeidede og realistiske prognoser. Det må i denne forbindelse også sikres ansvarliggjøring av alle prognoser. Tabellen under viser økonomiske rammer og regnskap for perioden fordelt på de ulike driftsenhetene i høgskolen. Alle tall er oppgitt i hele 1 000 kr. 31.12.2007 Budsjettansvar Ramme 2007 Regnskap 2007 Avvik Bundet mindreforbruk Disponibelt mindreforbruk/ udekket merforbruk Avdelinger: Avdeling for allmennvitenskapelige fag 86 197 72 619 13 578 10 107 3 471 Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutd. 94 775 88 335 6 440 6 440 0 Avdeling for helse- og sosialfag 44 939 43 269 1 670 963 707 Avdeling for teknologiske fag 47 529 40 550 6 979 6 979 0 Sum avdelinger 273 440 244 772 28 668 24 490 4 179 Fellestjenester, tiltak: Biblioteket 12 010 11 992 18 0 18 Driftstjenesten 113 132 112 586 546 0 546 IT-tjenesten 15 853 15 551 302 302 0 Fellesadministrasjonen 18 937 17 905 1 031 210 821 Strategiske tiltak, fellestiltak, øremerkede midler 28 611 15 889 12 722 13 363-641 Sum fellestjenester 188 542 173 924 14 618 13 875 743 Reservepost 730-48 777 390 387 Sum Høgskolen i Telemark 462 712 418 648 44 063 38 754 5 309 Foreløpig regnskap for 2007 viser en avregning av bevilgningsfinansiert virksomhet på kr 49 309 378, inkludert NFR-midler på kr 5 246 191, mot kr 43 883 208 per 31.12.06. Eksklusiv NFR-midler er avregning av bevilgningsfinansiert virksomhet på kr 44 063 188, mot kr 39 506 447 per 31.12.06.
3 Nivået på høgskolens avregninger av bevilgningsfinansiert virksomhet anses fortsatt å være for høyt, og vil aktivt søkes redusert i 2008. Følgende tabell viser utvikling i 2005-2007: Tall i mill kr. År Avregning, ekskl. NFR-midler NFR-midler Totalt 2005 42,1 4,5 46,6 2006 39,5 4,4 43,9 2007 44,1 5,2 49,3 Styret har avsatt midler til et utbyggingsfond i forbindelse med utbyggings- og renoveringsarbeid på studiested Porsgrunn. Utbyggingsarbeidet er iverksatt, og planlegges ferdigstilt i 2008. Av det totale mindreforbruket utgjør avsetninger til dette utbyggingsfondet om lag 11 mill. kroner. Per 31.12.06 var det avsatt om lag 6 mill. kroner til dette fondet, hvilket innebærer en økt avsetning på om lag 5 mill. kroner til fondet i 2007. Det avsatte beløpet på 11 mill. kroner er planlagt å komme til utbetaling i 2008. Avsetningene eksklusiv NRF-midler er, justert for utbyggingsfondet, redusert med om lag 0,4 mill. kroner i 2007 i forhold til 2006. Disponering av mindreforbruket vil bli behandlet i styret 17.04.08 i sak om revidert budsjett for 2008. I tertialrapport for 2. tertial ble det prognostisert et samlet mindreforbruk på 25,8 mill. kroner pr. 31.12.07. En sammenligning av dette prognosetall og endelige tall pr. 31.12.07 viser et relativt stort avvik, hvilket tilsier behov for iverksettelse av tiltak for å bedre budsjett- og prognosekvaliteten. En relativt stor andel av mindreforbruket, totalt kr 12 258 908, knytter seg til stipendiatstillinger. Fordelingen på avdelingsnivå er som følger: Enhet Beløp AF 4 158 908 EFL 2 141 000 HS 709 000 TF 5 250 000 Her er det ønskelig med en gjennomgang for å sikre best mulig omløp av bevilgede midler. Gjennomstrømning og størrelse på ubrukte midler tillegges vekt i KD ved tildeling av nye stipendiatstillinger. Omfang og resultat av eksternt finansiert virksomhet Omfang og resultatet av eksternt finansiert virksomhet ble noe bedre i 2007 enn i 2006, men resultatet er likevel noe lavere enn resultatmålet på kr 500 000. Omfanget i 2007 var på om lag 15,2 mill. kroner, og nettoresultatet var på kr 389 456. Omfanget i 2006 var på om lag 11,8 mill. kroner, og nettoresultatet var på kr 72 000. Høgskolen hadde per 31.12.07 en virksomhetskapital på kr 2 482 535 før resultat fra 2007 er lagt til. Når resultat fra 2007 legges til er, virksomhetskapitalen på kr 2 871 991. Følgende tabell viser utvikling i omfang og resultat i perioden 2005-2007: Tall i mill. kr År Omfang Resultat 2005 18,4 0,539 2006 11,8 0,072 2007 15,2 0,389 Vurderinger på enhetsnivå Nedenfor følger driftsenhetenes egne vurderinger av deres økonomiske situasjon. Avdeling for allmennvitenskapelige fag
4 Driftsresultatet pr 31.12.2007 er på kr 72 619 000. AF fikk i 2007 tildelt en budsjettramme på kr 86 197 000. Avdelingens mindreforbruk er på kr 13 578 000, hvorav kr 10 107 000 er bundet opp i konkrete tiltak. Midlene bundet til konkrete tiltak er økt med 2,1 mill. kroner i forhold til prognosen for 2. tertial 2007, hvorav 0,7 mill. kroner er tildelinger i siste tertial. Resterende økning skyldes mindre forbruk på flere av de etablerte tiltakene enn tidligere rapportert. Av de bundne midlene er bl.a. 4,2 mill. kroner knyttet til doktorgradsutdanninger, 1,4 mill. kroner knyttet til universitetssatsing og 3 mill. kroner knyttet til forskning (jf. note 15). Disponibelt mindreforbruk har økt med 1,2 mill. kroner i forhold til rapport pr 2. tertial 2007 og er nå på kr 3 471 000. Mindreforbruket skyldes i stor grad vakante stillinger. I tillegg er det i liten grad ansatt sykevikarer selv om refusjon av sykepenger er blitt høyere enn budsjettert. Avdelingens inntekter er også blitt noe høyere enn budsjettert (analyse- og privatistinntekter). Egenandelen ved eksternt finansierte virksomhet er lavere enn budsjettert. Spesielt gjelder dette Gateway-prosjektet der antall studenter er økt, og derav gir høyere eksterne inntekter. Avdelingen har gjennom hele året ført en stram økonomistyring og hatt et nøkternt forbruk. Det disponible mindreforbruket er bundet til forskning og undervisning i avdelingens budsjett for 2008. Den økonomiske situasjonen ved AF er relativt god, men overføring av de disponible midlene til 2008 er helt avgjørende for at avdelingens budsjett for 2008 skal gå i balanse. Avdeling for estetiske fag, folkekultur og lærerutdanning Rapporten viser det fordelte budsjett for 2007 på kr 94 775 000. Avdelingens mindreforbruk på kr 6 440 387 er bundet opp i ulike øremerkede midler/stipendiater. Dette er et høyere mindreforbruk enn avdelingen rapporterte pr. november. En av årsakene er at det har vært en positiv utvikling med høyere aktivitet på oppdragssiden høsten 07. Dette har resultert i merinntekter til avdelingens ordinære drift i størrelsesorden 1 mill. kroner. Avdelingen har tidligere varslet mindreforbruk innenfor praksisområdet. Dette mindreforbruket har blitt høyere enn forventet. Lavere praksisutgifter skyldes at enkelte studieretninger har hatt lavere studenttall men det er også gjort tiltak for å gjøre praksisopplæringen mer rasjonell. Avdelingen sliter fortsatt med å drive undervisningen innenfor de rammer som er tildelt. Spesielt alvorlig er det innenfor fagområdene forming og formgiving og folkekultur. Tildelingen til denne type studier er ikke tilstrekkelig til å dekke de reelle kostnadene. Gjennom flere år har avdelingen maktet å demme opp for denne uheldige utvikling ved omfordeling av ressurser internt. Når rekrutteringen ved disse studiene nå synker, samtidig som flere studieretninger har strammere økonomi, blir slik omfordeling vanskelig. Avdelingen vil i framtiden være helt avhengig av høyere rammeoverføring til disse fagområdene dersom den sterke posisjonen innenfor praktisk- estetiske fag skal opprettholdes. Institutt for forming og formgiving tar med seg et merforbruk på kr 1 233 000 til 2008. Tilsvarende for institutt for folkekultur er kr 693 000. Med de rammer som gis for 2008 kan det ikke forventes at disse instituttene går i balanse i 2008. Avdelingens økonomi avhenger i stor grad av studentrekrutteringen. For å øke rekrutteringen har avdelingen aktivt markedsført sine studietilbud med egne midler. Målet er at denne markedsføringen trekker til seg nye studentgrupper som ikke nås gjennom høgskolens felles markedsføring. Avdeling for helse- og sosialfag I avdelingens økonomirapport pr. 30.11.07, ble det rapportert et forventet mindreforbruk på kr 1 700 000. Avdelingens endelige resultat viser et mindreforbruk for 2007 på ca. kr 1 670 000. Av dette
5 mindreforbruket er kr 963 000 bundne midler som er tildelt for 1,5 rekrutteringsstillinger i 2007. Det ble ikke tilsatt i disse stillingene ved avdelingen i 2007. Avdelingens økonomiske situasjon begynner å stramme seg til. I 2006 hadde avdelingen et mindreforbruk på kr 4 049 000 som ble tatt med inn i driften i 2007. Av dette mindreforbruket har avdelingen ved inngangen til 2008 kr 1 670 000 å ta med videre til 2008, men som nevnt er allerede kr 963 000 av disse allerede bundet og må avsettes. Avdelingen bruker derved av oppspart kapital til å holde forsvarlig driftsnivå da rammetildelingen og øremerkede midler ikke dekker avdelingens kostnader. Dette kan få konsekvenser for driften i 2009, da det helt klart ikke vil bli noe ubundet mindreforbruk å overføre fra 2008 til 2009 med tilsvarende driftsnivå som i dag. Det registreres en mindre økning i studiepoengproduksjonen fra 2006 til 2007, men dette forventes å gi liten uttelling i rammetildelingen for 2009. Når det gjelder den eksternt finansierte virksomheten, er det avsluttet 12 prosjekter høsten -07, og av disse var det 6 oppdragsprosjekter som gav et netto overskudd på totalt kr 45 000. Utover dette er det tilført den ordinære driften kr 1 689 000 for ansattes tid på arbeidsplaner i prosjektvirksomhet, tilsvarende noe mer enn 3 årsverk. Det er videre tilført den ordinære driften kr 992 000 i tilgodeskriving av indirekte kostnader på prosjekter. Egeninnsatsen i 2007 er kostnadsført i det ordinære regnskapet med kr 979 000. Avdeling for teknologiske fag Avdelingens rammebudsjett var i 2007 kr 47 529 000. Regnskapet viser et mindreforbruk på kr 6 979 000. Beløpet er å anse som budne midler, jf. kommentarer nedenfor. Kr 5 054 000 gjelder periodiseringer av øremerkede midler fra rekrutteringsstipendprogrammet. Stipender blir tildelt for en 3-års periode. Det er normalt at det tilsettes stipendiater med tiltredelsesdato senere enn tildeling. I tillegg får stipendiater forlenget tilsettingsperiode grunnet permisjoner, herunder fødselspermisjoner, undervisning m.v. Dette gjør det nødvendig å avsette midler slik at de varer ut tilsettingsperioden. Det forventes avsatt tilsvarende beløp fra 2008 til 2009. Kr 459 000 av mindreforbruket gjelder periodiseringer av kostnader knyttet til tildelinger til stort utstyr, som på avdelingen tildeles for 2 år av gangen. Kr 246 000 gjelder tildelinger til små prosjekter fra NFR. Dette er prosjekter som føres på ordinær drift. I tillegg overføres kr 210 000 til doktorgradsstudiet pga senere professortiltredelse enn forventet. Resterende mindreforbruk gjelder forskyvninger av diverse aktiviteter. Hovedgrunnen er at avdelingen sliter med å få tilsatt i ledige stillinger. Med andre ord er mindreforbruk å anse som bundne midler. Det jobbes aktivt med å få tilsatt i ledige stillinger. 16 prosjekter ved avdelingen videreføres fra 2007 til 2008. Det er god økonomistyring på disse prosjektene. Driftstjenesten Driftstjenestens mindreforbruk på kr 545 894 skyldes i hovedsak lavere strømpris enn forutsatt. Driftstjenesten ber ikke om overføring av mindreforbruk fra 2007 til 2008. IT-tjenesten IT-tjenesten har for 2007 et mindreforbruk på kr 301 708, hvilket er under 2 % av total ramme. Mindreforbruket skyldes i hovedsak refusjon av sykepenger, fødselspermisjon, lærlingetilskudd og mindre overtid enn antatt. Flere av medarbeiderne har vært sykemeldte i lang tid i 2007, men sykemeldingene har vært korte og uforutsigbare, og det har derfor ikke vært mulig å få inn kvalifiserte vikarer. Flere tiltak har derfor blitt forsinket, herunder bl.a. innføringen av pålogging til trådløst nett.
6 For å ta igjen forsinkelsene ønsker IT-tjenesten å tilsette ekstrahjelp i 2008. Mindreforbruket skyldes også forsinkede leveranser til påbegynte tiltak, herunder: Ny linje til Rauland, kr 80 000. Kabelrør HiT-Bø, kr 40 000. IT-tjenesten ber om at hele mindreforbruket på kr 301 707 overføres fra 2007 til 2008. Biblioteket Ingen kommentarer. Fellesadministrasjonen Fellesadministrasjonen hadde et samlet mindreforbruk på kr 1 031 203. I tildelingen til FA lå det bl.a. anskaffelse av et elektronisk søknadsverktøy og midler til kompetanseheving i FA. Dette har blitt utsatt til 2008 og midler til dette, totalt kr 210 000, vil bli fremmet overført fra 2007 til 2008 i sak om revidert budsjett for 2008. Det øvrige mindreforbruk i FA skyldes i hovedsak vakanser i stillinger, i liten grad ansettelser av sykevikarer ved sykdom, lavere kostnader enn beregnet i tilknytning til skanning av fakturaer, samt høyere interne inntekter enn beregnet fra prosjekter. FA ber ikke om overføring av dette øvrige mindreforbruket fra 2007 til 2008. Strategiske tiltak, fellestiltak og øremerkede midler Tiltakene hadde totalt sett netto mindreforbruk på kr 12 721 642. Mindreforbruket for en del av tiltakene er i S-sak 137/07 besluttet overført til tilsvarende tiltak i 2008. Dette beløper seg til kr 13 363 105. Av dette beløpet utgjør avsetning til utbyggingsfondet kr 10 990 000. Øvrige tiltak viser et samlet merforbruk på kr 641 463. Forslag til inndekning av dette merforbruket vil legges frem for styret 17.04.08 i sak om revidert budsjett for 2008. Merforbruket skyldes bl.a. merforbruk i tiltakene Kunngjøringer, Studentrekruttering og Markedsføringskampanje. Nils Røttingen høgskoledirektør