Frogn kommune Formannskapet Spilleregler - vedtatt på Sundvolden 2005: Innbyggerne i sentrum Felles ansvar for Frogn kommunes omdømme og arbeidsmiljø Forståelse, aksept og respekt for hverandres roller Klarhet i beslutningsgrunnlag gir klarhet i vedtak Vi er modige, synlige og glade Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Fraunar Møtedato: 10.04.2013 Tid: 16.30 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes snarest til sekretariatet tlf. 64 90 61 98 eller tlf. 64 90 64 00. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. KL 16.30 START PÅ BEHANDLING AV SAKER CA KL 18.00 SPØRSMÅL/INNSPILL FRA INNBYGGERNE Inntil ½ time er avsatt til spørsmål/innspill fra innbyggerne. Det er ikke anledning til å stille spørsmål eller komme med innspill til saker som behandles i møtet. PRESENTASJON AV ALTERNATIVER FOR MINNELUND I BADEPARKEN ORIENTERINGER: Muntlige orienteringer: - Orientering fra ordfører - Orientering fra rådmannen Skriftlige orienteringer: - Rapportering til folkevalgte pr 28. februar fra rådmannen av 20.03.13 - Kommunens pågående tvister, notat fra rådmannen av 20.03.13. (Unntatt offentlighet etter offentlighetsloven 23)
SAKLISTE Type 11/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORMANNSKAPSMØTE 06.02.13 Side 12/13 HANDLINGSPROGRAM 2014-2017 13/13 INVESTERINGSBUDSJETT 2013 - OVERFØRING AV UBRUKTE MIDLER FRA 2012 14/13 SØKNAD OM TILSKUDD TIL VEDLIKEHOLD AV DIGERUD GRENDESTUE I HENHOLD TIL VEDLIKEHOLDSPLAN 2013-2017 15/13 UNDERSKUDDSGARANTI FOR OSCARSBORG AKUSTISKE 16/13 NY FESTEAVGIFT FOR GRAVER PÅ KIRKEGÅRDENE I FROGN 17/13 GEBYR FOR PLAN- OG BYGGESAKSBEHANDLING FOR TILTAK OMSØKT AV IDEELLE ORGANISASJONER 18/13 TILSKUDD TIL REGIONALE FRILUFTSTILTAK 2010, 2011 OG 2012 INKL. PLAN FOR STATLIG SIKRA FRIOMRÅDER 2013 19/13 VEIRETT OVER KOMMUNAL GRUNN GNR 1 BNR 6 TIL HARESTIEN 3, GNR 1 BNR 31 OG 36 20/13 GNR 59 BNR 15 DRONNINGEN - FREMTIDSPLANER FOR EIENDOMMEN BRUK AV TILSAGN OM SIKRINGSMIDLER 21/13 TURISME SJØVEIEN 22/13 MEDLEMSKAP I TRANSPARENCY INTERNATIONAL - NORGE
23/13 ARBEIDSGIVERSTRATEGI - FROGN KOMMUNE TILRETTELEGGING FOR PERSONER MED NEDSATT FUNKSJONSEVNE 24/13 REFERATSAK TIL FORMANNSKAPET 10.04.13 EVENTUELT Drøbak 22.03.2013 Thore Vestby Ordfører
Sak 11/13 FROGN KOMMUNE Formannskapet SAK: 11/13 GODKJENNING AVPROTOKOLL GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORMANNSKAPSMØTE 06.02.13 Saksbehandler: Asle Moe Arkivsaksnr.: 13/242 Løpenr.: 5373/13 Arkiv: 033 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Formannskapet 11/13 10.04.2013 INNSTILLING: Protokoll fra møte i formannskapet 06.02.13 godkjennes. SAKSUTREDNING: Sammendrag: Protokoll fra møte i formannskapet 06.02.13 legges frem for godkjenning. Rådmannen i Frogn, 22.03.13 Harald K. Hermansen Vedlegg: Protokoll fra møte 06.02.13. Følgende dokumenter ligger på saken:
Sak 12/13 FROGN KOMMUNE Formannskapet SAK: 12/13 HANDLINGSPROGRAM 2014 2017 Saksbehandler: Selma Stranger Arkivsaksnr.: 13/494 Løpenr.: 5219/13 Arkiv: 145 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Eldrerådet 10/13 02.04.2013 Arbeidsmiljøutvalget 11/13 03.04.2013 Formannskapet 12/13 10.04.2013 INNSTILLING: A. Det legges opp til følgende prosess for HP 2014-2017: Erfarings- og dialogseminar 16. og 17. april. a. Status og resultater fra 2012 inklusive KOSTRA, årsmelding 2012 b. Mål for samfunn og tjenesteyting 2014-2017, konkretisering av mål fra kommuneplan 2012-2024 c. Økonomiske rammer 2014-2017 Formannskapet 15. mai - Kommuneproposisjonen a. Presentasjon - konsekvenser av kommuneproposisjonen b. Gjennomgang selvkost c. Presentasjon Økonomi i. Økonomisk status pr 1. tertial ii. Prognoser for 2013-2016 blant annet i lys av 1. tertial Sommerferie Utvalgene 23. 25. september a. Tiltak enhetene (etterslep, nye behov, kvalitetsøkninger, omprioriteringer) b. Styringsindikatorer Utvalgene 21. 23. oktober a. Tiltaksplan for trafikksikkerhetsplan 2014-2017 b. Tiltaksplan idrett, friluftsliv og nærmiljø 2014-2017 c. Veiledende rekkefølge for boligbygging 2014-2017
Sak 12/13 Formannskapet 23. oktober a. Informasjon om statsbudsjett andre avklaringer b. Status i lys av 2. tertialrapportering c. Prognoser for 2013, og 2014 2017 For alle interesserte 4. november a. Informasjon, presentasjon av rådmannens forslag til HP Budsjettkonferanse mandag 11. november a. Tilsvarende opplegg som i 2013 med to sesjoner dag og kveld. Utvalgene 18. 19. november a. Utvalgene får HP til orientering Formannskapet 20. november a. Partienes forslag til handlingsprogram legges frem Formannskapet 2. desember a. Flertallsforslag til handlingsprogram vedtas, og legges ut til offentlig ettersyn Kommunestyret 16. desember a. Kommunestyret behandler HP SAKSUTREDNING: Sammendrag: Prosessen med utarbeidelse av Handlingsprogram involverer både administrasjon og politisk nivå. For å få et godt resultat er det ønskelig at man på forhånd er omforent om prosessen og den dokumentasjon som skal foreligge til ulike tidspunkter. Rådmannen foreslår å videreføre arbeidet med politiske medvirkningen i tråd med vedtatt plansystem. Rådmannen anbefaler at Handlingsprogrammet knyttes opp mot vedtak og mål i ny kommuneplan. Rådmannen anbefaler at strukturen i HP følger kommuneplanen Bakgrunn for saken: Vedtatt plan og styringssystem Frogns plan- og styringssystem bygger i hovedsak på balansert målstyring (BMS). Prinsippet om balansert målstyring ble innført med omorganiseringen av Frogn kommune i 1999. Fokusområdene er økonomi, samfunn/tjenester/brukere, kommunikasjon og interne systemer og medarbeidere. I kommuneplan for Frogn 2005-2017 ble plansystemet gjennomgått i en politisk arbeidsgruppegruppe. Målet var å forenkle plansystemet og arbeidet førte til noen justeringer. Den viktigste endringen var at temaplanene ble avviklet og integrert i kommuneplan og handlingsprogram, men delvis erstattet av kommunestyremeldinger. Kommuneplanen (areal og samfunn, overordnete strategier) og handlingsprogrammet, (tiltak, økonomiplan og årlig budsjett) er hoveddokumentene i plansystemet. I årsmelding og tertialrapporter gjøres rede for status i forhold til vedtatte mål og tiltak i kommuneplan og handlingsprogram.
Sak 12/13 Det antas at ny kommuneplan 2012-2024 blir vedtatt juni 2012. Handlingsprogrammet må dermed fange opp de nye målene (samfunnsdelene) som blir vedtatt her. Dagens kommuneplan inneholder mål og strategier, mens ny inneholder mål på et mer overordnet nivå. Handlingsprogrammet må endres i tråd med dette. Planprosessen gjennom året i forbindelse med handlingsprogrammet er i gjeldende kommuneplan vedtatt slik. Inne i planhjulet er de politiske aktivitetene, utenfor sirkelen de administrative arbeidet. des. jan. Utarbeidelse av regnskap for foregående år nov. Behandling av handlingsprogram m/budsjett i PU og kommunestyre feb. Utarbeidelse av årsmelding for foregående år Utarbeidelse av handlingsprogram for kommende 4-års periode okt. sep. Behandling av 2. tertialrapport Strategi og hovedprioriteringer og omprioriteringer innen utvalgenes ansvarsområder i utvalgene Temadiskusjon av årsmeldingen i utvalgene. Prioriteringer for neste år Første dialog-seminar for kommende handlings-program. Status og resultater fra forrige år = felles ståsted og mål for kommende 4 år. mars Analyser og forberedelse til første dialogseminar for handlingsprogrammet for kommende 4 år april Utarbeidelse av 2. tertialrapport aug. Behandling av årsmelding og regnskap for forrige år i formannskap og kommunestyre Behandling av 1. tertialrapport juni juli Utarbeidelse av 1. tertialrapport mai Oppstart av arbeid med tekst for kommende års handlingsprogram Planprosessen ble det siste året i hovedsak gjennomført slik figuren viser. Beskrivelse av prosess i 2013 for arbeid med HP 2014-2017 Det er lagt opp til at handlingsprogrammet 2014-2017 skal være tema på flere politiske møter. Tema for de ulike møtene kan i hovedsak deles i: Informasjon fra rådmannen til politikere Drøfting av status. Informasjon fra rådmannen til politikerne er igjen delt i situasjonsbeskrivelse fra kommunens enheter og endringer i rammebetingelser fra sentrale myndigheter.
Sak 12/13 Tema på de ulike møtene der administrasjonen først og fremst informerer politikerne, er lagt opp etter når vi forventer at informasjon vil være tilgjengelig. Rådmannen presiserer at prosessen bygges på prinsippet om et klart skille mellom politikk og administrasjon. Dette innebærer at prosessen vil tydeliggjøre for rådmannen, hvilket grunnlag folkevalgte har behov for. Samtidig som føringer ikke er grunnlag for styring av administrasjonen Hensikten med en tett dialog Informasjon om avvik som oppstår som følge av etterslep oppstått i 2013, kvalitetshevinger, nye behov eller omprioriteringer vil nå det politiske nivået tidligere i tid og ha et høyere detaljnivå. Politisk arbeid i og mellom de ulike partigruppene vil dermed ha et mer oppdatert beslutningsgrunnlag. For å imøtekomme ønsket om en tett oppfølging av budsjettarbeidet vil det som tidligere berammes ett eget møte for presentasjon av rådmannens forslag til HP mandag 11. november. Vurdering Et oppdatert beslutningsgrunnlag er ment å gi politikerne de beste forutsetninger for å legge rammer for rådmannens forslag til handlingsprogram. Et godt forberedt forslag til handlingsprogram er den beste forutsetningen for et godt handlingsprogram vedtatt endelig politisk, med hensiktsmessige og helhetlige løsninger i henhold til det politiske flertallets ønsker og prioriteringer. Det er gjennomført flere endringer i prosessen de siste årene, disse endringene videreføres. Rådmannens forslag til endringer i denne gangen er: Mål i ny kommuneplan legges til grunn for arbeidet med HP 2014-2017. Alternativer: 1. Som innstillingen Miljømessige konsekvenser: Ikke aktuelt i denne saken. Økonomiske konsekvenser: Ikke aktuelt i denne saken Vurdering: Rådmannen mener å ha fremmet et forslag til prosess som viderefører det administrative budsjettarbeidet som transparent, og med god innsikt både for folkevalgte og allmennheten. Konklusjon: Se innstillingen Rådmannen i Frogn, 11.3.2013 Vedlegg: Følgende dokumenter ligger på saken:
Sak 13/13 FROGN KOMMUNE Formannskapet SAK: 13/13 INVISTERINGSBUDSJETT 2013 INVESTERINGSBUDSJETT 2013 - OVERFØRING AV UBRUKTE MIDLER FRA 2012 Saksbehandler: Håkon Ystehede Arkivsaksnr.: 13/576 Løpenr.: 5114/13 Arkiv: 151 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Formannskapet 13/13 10.04.2013 Kommunestyret 42/13 22.04.2013 INNSTILLING: 1. Ubrukte bevilgninger i investeringsregnskapet for 2012 overføres til 2013 som vist i tabellen under.
Sak 13/13 Prosjektnavn Overføres til 2013 8001/8006/8030 IKT-løsninger 1 309 8004 Kjøp og salg av boliger 6 199 8023 Prestebolig 1 155 8026 Diverse grunnerverv 122 8204 Barnehagemeldingen 0 8212 Uteareal/Ballbinge Heer skole 381 8318 Murhus innvendig 678 8330 Bokollektiv demente 32 8332 Helsebygg Ullerud 7 597 8333 Bolig mindreårige flyktninger 537 8334 Elektronisk arkiv 1 861 8335 Omsorgsmeldingen 2 695 8506 Flerbrukshus 58 685 8507 Drøbak Kirke vedlikehold 3 231 8509 Ny Svømmehall 13 321 8512 Stålbasseng Seiersten u.skole 2 786 8517 Adkomst Gylteholmen 79 8518 Sogsti kunstgress 0 8519 Tiltaksplan IFN 930 8522 Torkilstranda Friluftsområde 151 8525 Kunstgressbane - undervarme 1 690 8603 Standardheving kommunal bygg 764 8612 Biler, maskiner TDF 1 519 8616 Infrastruktur Husvik 896 8654 Høydebasseng Heer 1 111 8691/2 Drøbak Gjestehavn 0 8702 Kommunale veier 1 000 8703 Gatelys 63 8706 Trafikksikringstiltak 1 178 8854 Hovedplan vann 1 100 8860 Hovedplan avløp 688 111 758 2. Ubrukt bevilgning for Sogsti kunstgress overføres til Standardheving kommunale bygg. 3. Det tas opp nytt lån på 21 millioner kr for å finansiere overførte bevilgninger. Samlet finansiering er som vist i tabellen under. Finansiering Brutto finansieringsbehov 111 758 Tilskudd 7 686 Mva kompensasjon 17 189 Bruk av disposisjonsfond 10 000 Salg av eiendom 0 Bruk av lån 76 883 Sum finansiering 111 758
Sak 13/13 SAKSUTREDNING: Sammendrag: Kommunaldepartementet har i 2010 gitt presiseringer i forhold til budsjettering og regnskapsføring av investeringsprosjekter. Som en følge av dette må ubrukte bevilgninger pr 31.12.2012, bevilges på nytt for 2013. I denne saken foreslår rådmannen at ubrukte bevilgninger overføres til 2013 for å videreføre vedtatte prosjekter. Bakgrunn for saken: Norges Kommunerevisorforbund har bedt Kommunaldepartementet (KRD) om presiseringer vedrørende budsjettering og regnskapsføring av investeringsprosjekter. KRD har i brev av 7.10.2010 gitt nærmere presiseringer i henhold til forespørsel. En av presiseringene i brevet fra KRD, er at investeringsbudsjettet er ettårig. Dette medfører at ubrukte bevilgninger pr 31.12.2012, eksplisitt må vedtas overført til 2013 av Kommunestyret. Tidligere er ubrukte bevilgninger overført til påfølgende budsjettår i henhold til vedtatt delegeringsreglement, men dette kan i henhold til presisering ikke delegeres til rådmannen. Rådmannen foreslår at følgende ubrukte bevilgninger overføres fra 2012 til 2013 (1000kr): Overføres til Ubrukt pr 31.12 2012 Prosjektnavn 2013 8001/8006/8030 IKT-løsninger 1 309 1 309 8004/8320/8322 Kjøp og salg av boliger 6 199 6 199 8023 Prestebolig 1 155 1 155 8026 Diverse grunnerverv 122 122 8204 Barnehagemeldingen 300 0 8212 Uteareal/ballbinge Heer skole 381 381 8318 Murhus Ullerud innvendig 678 678 8330 Bokollektiv demente 32 32 8332 Helsebygg Ullerud 7 597 7 597 8333 Bolig mindreårige flyktninger 537 537 8334 Elektronisk arkiv 1 861 1 861 8335/8215 Omsorgsmeldingen 2 695 2 695 8506 Flerbrukshus 58 685 58 685 8507 Drøbak Kirke vedlikehold 3 231 3 231 8509 Ny Svømmehall 13 321 13 321 8512 Stålbasseng Seiersten u.skole 2 786 2 786 8517 Adkomst Gylteholmen 79 79 8518 Sogsti kunstgress 700 0* 8519 Tiltaksplan IFN 930 930 8522 Torkilstranda Friluftsområde 151 151 8525 Kunstgressbane - undervarme 1 690 1 690 8603 Standardheving kommunal bygg 64 764* 8612 Biler, maskiner TDF 1 519 1 519 8616 Infrastruktur Husvik 896 896 8654 Høydebasseng Heer 1 111 1 111 8691/2 Drøbak Gjestehavn 17 0 8702 Kommunale veier 1 000 1 000 8703 Gatelys 63 63 8706 Trafikksikringstiltak 1 178 1 178 8854 Hovedplan vann 1 800 1 100 8860 Hovedplan avløp 1 388 688 113 475 111 758 *) Ubrukt bevilgning foreslås overført fra Sogsti kunstgress til standardheving kommunale bygg
Sak 13/13 For nærmere informasjon om det enkelte prosjekt viser til vedlegg 1 Status investeringsprosjekter pr. 31.12.2012. Alle ubrukte bevilgninger er i sin helhet foreslått overført til 2013 med følgende unntak: Prosjekt 8204 - Barnehagemeldingen overføres ikke. Prosjekt 8691/2 Drøbak Gjestehavn er avsluttet. Kostnadene til prosjekt 8518 Kunstgressbanen på Sogsti er ført på 8603 Kommunale formålsbygg. Ubrukt bevilgning foreslås derfor overført til 8603 Kommunale formålsbygg. Prosjekt 8854 Hovedplan vann og Prosjekt 8860 Hovedplan avløp er redusert grunnet manglende finansiering (det var forutsatt momskompensasjon). Rådmannen foreslår følgende finansiering: Brutto finansieringsbehov 111 758 Tilskudd 7 686 Mva kompensasjon 17 189 Bruk av disposisjonsfond 10 000 Salg av eiendom 0 Bruk av lån 76 883 Sum finansiering 111 758 Budsjetterte tilskudd er i hovedsak knyttet til kjøp av kommunale boliger. Overføring av ubrukte bevilgninger som anbefalt i sin helhet vil medføre økt lånebehov på 21 mill kr. Grunnen til dette er at det ble budsjettert med 21 mill kr i salg av eiendommer i 2012. Dette ble ikke gjennomført. Eiendommene som var forutsatt solgt var dagsenteret og boliger på Sogsti samt andre uegnede kommunale boliger. I vedtatt Handlingsprogram 2013-2016 er det igjen budsjettert med salg av dagsenteret og boliger på Sogsti. Det er usikkert om det vil bli gjennomført salg av andre kommunale boliger i 2013. Rente- og avdragskonsekvenser knyttet til økt lånebehov vil bli adressert i 1. Tertialrapport. Alternativer: I. Som rådmannens innstilling II. Redusere bevilgning/overføring til enkelte prosjekter i 2013 (1000 kr). Tiltaksplan Idrett, friluftsliv og nærmiljø (930) Trafikksikringstiltak (1 180) Hovedplan vann (1 100) Hovedplan avløp (690) Kommunale veier (1 000) Kjøp og salg av boliger (5 100)
Sak 13/13 Sum redusert overføring : 10 mill kr Miljømessige konsekvenser: Ingen Økonomiske konsekvenser: Alternativ I - Rådmannens innstilling: Nytt låneopptak på 21mill kr. Dette gir anslagsvis 0,4 mill kr pr år i økte renteutgifter og 0,7 mill kr pr år i økte avdrag. Alternativ II: Nytt låneopptak på 11 mill kr. Dette vil medføre anslagsvis 0,2 mill kr pr år i økte renteutgifter og 0,35 mill kr pr år i økte avdrag Vurdering: Investeringsprosjekter har i Frogn kommune blitt vedtatt som investeringsrammer der en har budsjettert hele bevilgningen samme år. Dette er blitt gjort også for større prosjekter som gjennomføres over flere år. En slik bevilgningspraksis medfører at en må overføre ubrukte bevilgninger til de følgende årene i samsvar med prosjektenes fremdrift. I hovedsak er det lagt til grunn at prosjekter med ubrukte bevilgninger får disse videreført. Prosjekter med ubrukte bevilgninger der en ikke foreslår overføring gjelder formål som ikke lenger er aktuelle. For 2012 gjelder dette Barnehagemeldingen. Som følge av innføring av et nytt rammeverk for styring av investeringsprosjekter i Frogn kommune vil en økende grad budsjettere prosjektene over flere år. Behovet for å overføre bevilgninger til etterfølgende år vil dermed bli mindre. For nærmere omtale av prosjektene vises det til orienteringsnotat til Formannskapet 6.2.2013 under sak Handlingsprogram 2013-2016 Gjennomføring av kommunens utviklings- og utbyggingsprosjekter. Alternativ II - Redusert overføring av ubrukte investeringsmidler anbefales ikke av to grunner. For det første vil dette innebære en reduksjon av investeringsaktivitetene i forhold til kommunestyrets tidligere vedtatte ambisjoner. For det andre er dette løpende prosjekter der det allerede er påløpt kostnader i 2013 og en redusert overføring vil påvirke videre fremdrift i prosjektene. Konklusjon: Ubrukte bevilgninger pr 31.12.2012 overføres 2013 for videreføring av prosjektene.
Sak 13/13 Rådmannen i Frogn, 8. mars 2013 Harald Karsten Hermansen rådmann Vedlegg: 1. Status investeringsprosjekter pr 31.12.2012 Følgende dokumenter ligger på saken:
Sak 14/13 FROGN KOMMUNE Formannskapet SAK: 14/13 SØKNAD OM TILSKUDD DIGERUD SØKNAD OM TILSKUDD TIL VEDLIKEHOLD AV DIGERUD GRENDESTUE I HENHOPLD TIL VEDLIKEHOLDSPLAN 2013-2017 Saksbehandler: Arne Krokeide Arkivsaksnr.: 12/2364 Løpenr.: 5065/13 Arkiv: 613 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Formannskapet 14/13 10.04.2013 Kommunestyret 36/13 22.04.2013 INNSTILLING: Søknad av 22.02.13 fra Digerud grendestue om tilskudd til bygningsvedlikehold imøtekommes ikke. SAKSUTREDNING: Sammendrag: Digerud grendestue må rehabilitere taket på forsamlingslokalet og søker om at kommunen dekker utgiftene på kr. 350.000. Det anbefales ikke at søknaden imøtekommes Bakgrunn for saken: Kommunestyret behandlet i sak 91/12 søknaden fra Digerud Grendehus (DG) om tilskudd til rehabilitering av taket på bygningen og gjorde følgende vedtak: Saken sendes tilbake til rådmannen. Det bes om relevante opplysninger fra styret ved Digerud Grendestue som inkluderer en fireårig driftsplan som går i balanse og som ivaretar behovet for å holde eiendommen i god stand. Rådmannen kartlegger tidligere bevilgninger. Digerud Grendehus har nå innsendt drifts og vedlikeholdsplan for 2013 2017, som følger vedlagt. Det framkommer av planen atr bygningen har en årlig driftskostnad på ca 54.000,- og at årlige løpende vedlikeholdsutgifter vil beløpe seg til i gjennomsnitt kr 69.500,-. Total årlig kostnad vil da bli ca kr 123.500,-. Av dette beregner Digerud Grendehus at man årlig skal dekke inn ca kr 32.000,- i form av dugnadsinnsats. Rådmann anser at for å kunne drifte og vedlikeholde en bygning av denne størrelsen så må det beregnes et beløp på mellom 300 400kr/m2 og med et bygg med en grunnflate på 200 m2 i 2 etg og en utvendig garasje på ca 100 m2 vil dette utgjøre mellom kr 135.000,- og kr 180.000,- pr år. Digerud Grendehus ligger etter rådmanns syn derfor lavt i sine økonomiske estimater på årlig behov.
Sak 14/13 Digerud Grendehus opplyser at de for tiden har en egenkapital på ca 100.000,- og at dette er et nivå de anser som et minimum de bør ligge på. Rådmann er enig at dette er et minimumsnivå, all den tid man baserer sine inntekter på utleie av leiligheten i 2 etg og utleien av grendehuslokalet. Dvs at inntekten kan variere meget fra år til år. Egenkapitalen bør derfor ikke reduseres i nivå. Digerud Grendehus har levert en tilfredsstillende oppstilling over behovene og hovedproblemet for Digerud Grendehus er at man ikke har bygget opp avsetninger for å møte framtidige vedlikeholdsbehov. Kostnadene i oppstillingen er beregnet i forhold til levetiden på elementene og dermed får man en fordelt kostnad i forhold til en beregnet levetid. Problemet er bare at bygget møter kostnadstidspunktene allerede nå og ikke om 30 år. Dette er vist i kolonnen for «Neste forfall» i vedlikeholdsplan. Hvis man slår sammen kostnadene på forfalte og kommende kostnader innenfor neste 4 års periode, så er dette kostnadsestimat beregnet til ca kr 969.500,-. Av dette søker nå Digerud Grendehus om tilskudd til utbedring av tak og pipe med kr 350.000,-. I og med at foreningen ikke har bygget opp reserver for å møte framtidig vedlikeholdsbehov konkluderer Rådmann med at foreningen nok vil komme til å søke om tilskudd også til de øvrige oppgavene. Alternativet er at foreningen, med eiendommen som sikkerhet, tar opp lån og nedbetaler kostnadene over flere år. Tidligere bevilgninger Det er gitt både driftstilskudd og vedlikeholdstilskudd til Digerud Grendehus over flere år ref kapittel 7 i drift og vedlikeholdsplan. Tilskudd er gitt årlig de siste årene i følgende beløp: År Driftstilskudd Vedlikeholdstilskud sum d 2004 13000 13000 2005 2006 6000 6000 2007 6000 6000 2008 130000 130000 2009 70000 70000 2010 10000 10000 2011 10000 75000 85000 2012 11000 50000 61000 2013 10000 10000 Totalsum 56000 325000 381000
Sak 14/13 Alternativer: Alternativ 1: Som innstillingen Alternativ 2: 1. Digerud grendestue gis et tilskudd på kr. 350.000 til rehabilitering av taket på hovedbygningen på gnr. 58, bnr. 21. 2. Beløpet finansieres fra disposisjonsfondet. Miljømessige konsekvenser: Ingen. Økonomiske konsekvenser: Digerud Grendehus har opp gjennom årene lagt ned stor dugnadsinnsats i å holde eiendommen i forsvarlig stand. Innsatsen og økonomien har ikke vært tilstrekkelig til å opprettholde bygningenes standard. Nå er det et akutt behov for å rehabilitere taket. Kostnadene for dette er anslått til kr. 350.000. I tillegg viser den økonomiske vedlikeholdsplanen for bygningen at det er behov for å bruke ca kr 969.500,-i løpet av de neste 4 årene for å få bygningen opp på et driftsmessig nivå. Hvis 350.000,- ikke ytes av kommunen kan det se ut til at Digerud Grendehus ikke klarer å finansiere utgiftene. Det kan bety at kommunen i henhold til vedtektene får tilbakeført eiendommen. Det vil da bli spørsmål om at kommunen selv setter bygget i stand eller selger det. Uansett alternativ tyder det på at kommunen må involvere seg i eiendommens framtid med de økonomiske konsekvenser det medfører hvis ikke Digerud Grendehus klarer å finansiere utgiftene på andre måter, enten ved låneopptak eller tilskudd fra andre kilder. Vurdering: Digerud Grendehus søker om et betydelig tilskudd. Under henvisning til vurderingen i sak 91/12 kan ikke rådmannen prioritere bruk av midler til dette framfor midler til vedlikehold av formålsbyggene og anbefaler derfor fortsatt at det ikke ytes tilskudd som omsøkt. Søknaden gjelder i denne omgang bare tak og pipe, men det ligger også behov i henhold til planen for ca 3 ganger så store investeringer i de neste årene. Rådmann anser at Digerud Grendehus ikke har en plan for å kunne finansiere disse utgiftene uten at kommunen må bistå med ytterligere midler hvis man åpner for denne bevilgningen. Da vil også andre foreningers bygg kunne måtte behandles på samme måte, noe som vil kunne medføre betydelige utgifter for Frogn kommune. Vedtektene for Digerud forsamlingslokale angir at «Såfremt årsmøte med 2/3 flertall finner at eiendommen ikke lenger har interesse som forsamlingslokale for kretsen, eller eiendommen blir brukt i strid med disse vedtekter, faller den tilbake til kommunen slik den står uten vederlag». Det er risiko for at denne bestemmelsen kan bli gjort gjeldende dersom Digerud Grendehus ikke gis tilskudd, men dette omfattes ikke av saken som nå foreligger. Medbestemmelse: Ikke relevant for saken.
Sak 14/13 Konklusjon: Digerud grendestue må rehabilitere taket på forsamlingslokalet og søker om at kommunen dekker utgiftene på kr. 350.000. Det anbefales ikke at søknaden imøtekommes Rådmannen i Frogn, 08.03.2013 Harald Hermansen Rådmann Vedlegg: Søknad fra Digerud Grendehus av 22.02.2013 Drifts- og vedlikeholdsplan 2013-2017 Følgende dokumenter ligger på saken:
Sak 15/13 FROGN KOMMUNE Formannskapet SAK: 15/13 UNDERSKUDDSGARANTI FOR OSCARSBORG AKUSTISKE Saksbehandler: Pål Mørk Arkivsaksnr.: 13/596 Løpenr.: 5121/13 Arkiv: 256 C33 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Hovedutvalget for oppvekst, omsorg og kultur 15/13 09.04.2013 Formannskapet 15/13 10.04.2013 Kommunestyret 32/13 22.04.2013 INNSTILLING: 1. Frogn kommune stiller inntil kr. 200.000 i underskuddsgaranti for arrangementet Oscarsborg akustiske festival-2013. SAKSUTREDNING: Sammendrag: Selskapet Oscarsborg Akustiske AS søker kommunen om underskuddsgaranti på inntil kr. 200.000.- for musikkfestival på Oscarsborg festning 2013, slik selskapet også gjorde i 2012. Da var kommunestyrets vedtak: Frogn kommune avslår søknaden om underskuddsgaranti for Oscarsborg akustiske festival. Begrunnelse: Søknaden faller ikke innenfor retningslinjene. Arrangementet avvikles også i år over to dager, 28. og 29. juni, av samme arrangør som i fjor. Selskapet består av Oscarsborg Spa og Hotel, Mentometer AS, Haaland og Eidsvåg & Strøm. De sistnevnte to selskapene er profesjonelle konsertarrangører, med lang erfaring som konsert/festival arrangører. Det henvises også i år til retningslinjene for underskuddstilsagn for kulturarrangementer (se vedlegg), hvor arrangøren i utgangspunktet faller utenfor rammen for å motta støtte. Rådmannen tolker likevel teksten også denne gangen slik at det neppe har vært meningen å ramme arrangementer som dette der organisering skjer gjennom et selskap spesielt opprettet for formålet. Rådmannen legger til grunn at retningslinjene må forstås slik at det er arrangementer som ledd i en ordinær kommersiell virksomhet som faller utenfor. Ambisjonen for selskapet er å befeste festivalen som en viktig og solid aktør, og en aktiv bidragsyter til kulturlivet i Drøbak og regionene rundt. Fjorårets festival var en stor suksess kunstnerisk, men dårlig vær antas å ha medvirket til mindre publikumsframmøte enn forventet. Målet for arrangøren er at festivalen innen 2-3 år skal være en levedyktig og annerledes festival, som står på egne bein både økonomisk og organisatorisk. Selskapet ønsker også at festivalen skal komme lokal kultur, ungdomsarbeid og frivillige organisasjoners arbeid til gode.
Sak 15/13 En rekke av de aller beste norske artistene er også i år booket inn til festivalen, og målgruppen til konsertene er et voksent publikum. Det tilbys også et eget arrangement for barn, «Barnas Borg». Det arbeides målrettet med å få nasjonal mediedekning til festivalen. Det vil i år bli et «musikalsk stunt» på Drøbak torg for å gi et gratis festivalbidrag til byens borgere, noe som kan trekke publikum til sentrum, i tråd med arrangørens ambisjon. Og i tråd med Frogn kommunestyrets ønske om «Liv og røre» i Drøbak. Bakgrunn for saken: Iniativtaker Hans Petter Haaland bor i Drøbak, har mange års erfaring fra festivaler, konserter og events, og ønsker å utvikle Oscarsborg akustiske festival til Norges hyggeligste festival. Sammen med kolleger har han kartlagt utfordringene ved en akustisk festival på Oscarsborg, og etter flere samtaler med Forsvarsbygg og Oscarsborg hotelldrift ble planene materialisert. Første arrangement gikk av stabelen i 2012, med betydelig kunstnerisk suksess. Arrangøren mener nærområdet er stort nok til å gjøre festivalen til en mellomstor, norsk festival med rundt 3-4000 besøkende hver dag. Festivalen skal være akustisk, det vil si et begrenset volum på lydanlegg, og samtidig benytte den helt spesielle akustikken i selve borgen til å lage et unikt akustisk konsept som ikke finnes andre steder. Arrangøren mener klangen i borggården gir uante muligheter for å lage konserter med artister publikum tradisjonelt opplever i helt andre formater, noe fjorårets konserter også tydelige viste. Arrangøren håper å kunne utvikle konseptet til andre årstider, og etter hvert presentere egne bestillingsverk, skrevet spesielt med tanke på akustikken i borggården. Selskapet vil bruke fjorårets erfaring når det gjelder infrastrukturelle utfordringer med logistikk og transport av publikum til og fra øya. Kommunens egne retningslinjer for underskuddsgaranti: Underskuddstilsagn kan innvilges til åpne kulturarrangementer i Frogn. Gjelder alle frivillige lag og foreninger i Frogn, og andre ikke-kommersielle grupper/kulturaktører. Underskuddstilsagn kan ikke søkes til tiltak/aktiviteter som kan betraktes som organisasjonens ordinære drift/virksomhet. Beregningen av tilskuddet tar utgangspunkt i arrangementsbudsjett. I budsjettet kan tas med utgifter til: Honorar, reise og opphold for artister, leie av lokaler, markedsføringsutgifter, mv. Utgifter til servering, premiering og administrasjon skal ikke med i kostnadsrammen. Underskuddstilsagn kan innvilges for inntil 50 % av brutto budsjett. Det må sendes inn rapport og regnskap innen 1 mnd. etter arrangementet. Alternativer: 1. Som innstillingen 2. Frogn kommune gir underskuddsgaranti til Oscarsborg akustiske, begrenset til å dekke 50% av et eventuelt underskudd på inntil 200.000 kroner. 3. Frogn kommune avslår søknaden om underskuddsgaranti for Oscarsborg akustiske festival.
Sak 15/13 Miljømessige konsekvenser Miljømessig vil festivalen bety økt besøk til Drøbak, noe som igjen vil kunne gi økt omsetning i butikkene. Et forventet besøkstall på 3-4000 mennesker hver dag vil også øke behovet for parkering både i og utenfor sentrum. Rådmannen foreslår at Seierstens-området blir knutepunktet for gjesteparkering, at området rustes opp og at det skiltes godt til ferjeavganger og sentrumsfunksjoner. Det vises til tiltak beskrevet i sak om turisme og næring i Frogn kommune. Økonomiske konsekvenser Det omsøkte beløpet er for stort til å dekkes gjennom kommunal kulturstøtte. Dersom garantien utløses skal den dekkes av disposisjonsfondet. Økt trafikk og publikumstilstrømning kan skape behov for styrking av enkelte kommunale tjenester i forhold til logistikk. Vurdering Rådmannen mener kommunens egne regler for underskuddsgaranti kan tolkes på ulike måter. Dersom kommunestyret velger å tolke reglene i henhold til rådmannens vurdering i sammendraget, kan dette underbygges som følger: Akershus fylke har valgt Oscarsborg festning som et kulturelt fyrtårn i Akershus. Frogn kommune har vært med i komiteen som har laget en mulighetsstudie hvor økt aktivitet på festningen har vært temaet. Etablering av en stor musikkfestival er i tråd med så vel dette arbeidet som det pågående arbeidet Frogn kommune har med å få flere turister til kommunen. En stor musikkfestival hvor noen av beste norske artistene innenfor genren det satses på kommer til Drøbak, vil forhåpentligvis gi positive synergier for kommunen. Både når det gjelder økt handel og styrket omdømme. Rådmannen ser derfor positivt på at Oscarsborg festning, Gamle Drøbak og Frogn kommune sammen, blir synliggjort gjennom en festival som dette. Akershus fylke og Frogn kommune samarbeider om en politisk sak omkring framtidig organisering av satsningen på Oscarsborg festning. I denne forbindelsen har rådmannen tidligere sagt at han vurderer å legge fram en sak om det er aktuelt å justere ordlyden i regelverket for underskuddstilsagn, slik at ønskelige aktiviteter blir lagt til festningen. Konklusjon Rådmannen anbefaler at Frogn kommune stiller inntil kr. 200.000 underskuddsgaranti for arrangementet Oscarsborg akustiske festival 2013. Vedlegg: Søknad/regnskap fra Oscarsborg akustisk Reglement for underskuddstilsagn Følgende dokumenter ligger på saken:
Sak 16/13 FROGN KOMMUNE Formannskapet SAK: 16/13 NY FESTEAVGIFT FOR GRAVER PÅ KIRKEGÅRDENE I FROGN Saksbehandler: Pål Mørk Arkivsaksnr.: 13/594 Løpenr.: 5003/13 Arkiv: 231 C00 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Eldrerådet 11/13 02.04.2013 Formannskapet 16/13 10.04.2013 Kommunestyret 37/13 22.04.2013 INNSTILLING: Festeavgiften for graver på kirkegårdene i Frogn økes fra 200,- til 300,- kroner per år. SAKSUTREDNING: Sammendrag: Under henvisning til gravferdsloven 21 2. ledd, fastslås det at kommunen skal godkjenne enkelte avgifter som kreves inn av kirken. Frogn kirkelige fellesråd søker derfor Frogn kommune om godkjenning av ny festeavgift for graver på kirkegårdene i Frogn fra 2013. Festeavgiften ønskes hevet fra kr 200,- til kr 300,- pr år. Bakgrunn for saken: Festeavgift utgjør en viktig del av kirkens egeninntekt og økningen vil være et lite, men viktig bidrag til å styrke kirkens økonomi. Festeavgift kreves ikke av innbyggere i Frogn før etter en gravs fredningstid på 20 år. Det er først etter at fredningstiden er utgått, og graven ønskes beholdt, at festeavgift kreves inn av dem/den som til enhver tid har ansvaret for en grav. Det vanlige er å kreve avgift for fem år av gangen. Festeavgift kreves også fra første år i de tilfeller hvor Fellesrådet unntaksvis godkjenner at beboere fra andre kommuner gravlegges på Frogn kirkegård, og når særlige grunner taler for det. Den foreslåtte festeavgift er fastsatt på bakgrunn av en sammenligning med andre kommuner i Follo, og ligger etter forhøyelsen på samme nivå som de fleste andre kommuner. Alternativer: 1. Som innstilling 2. Festeavgiften beholdes på dagens nivå
Sak 16/13 Miljømessige konsekvenser: Ingen Økonomiske konsekvenser: Ingen negative konsekvenser for kommunen. For kirken betyr det cirka 100.000 kroner i økt inntekt for femårsperioden. Vurdering: Rådmannen vurderer som rimelig at Frogn kommune legger seg på nivået med de andre follokommunene når det gjelder størrelsen på festeavgiften, og støtter kirkens anmodning om å øke avgiften med 50%. Medbestemmelse: Festeavgiften for Frogn kommune økes fra 200,- til 300,- kroner per år. Kirkens står selv for innkreving av avgiften, og avgjør også selv hvor ofte den skal kreves den inn. Konklusjon: Festeavgiften for graver på kirkegårdene i Frogn kommune økes fra 200,- til 300,- kroner per år. Kirkens står selv for innkreving av avgiften, og avgjør også selv hvor ofte den skal kreves den inn. Rådmannen i Frogn, den 19.3.2013. Harald K. Hermansen Vedlegg: Følgende dokumenter ligger på saken:
Sak 17/13 FROGN KOMMUNE Formannskapet SAK: 17/13 GEBYRER, IDEELLE ORGANISASJONER GEBYR FOR PLAN- OG BYGGESAKSBEHANDLING FOR TILTAK OMSØKT AV IDEELLE ORGANISASJONER Saksbehandler: Eli Moe Arkivsaksnr.: 12/2845 Løpenr.: 4587/13 Arkiv: 033 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Kommunestyret 152/12 03.12.2012 Hovedutvalget for miljø, plan- og byggesaker 41/13 08.04.2013 Formannskapet 17/13 10.04.2013 Kommunestyret 35/13 22.04.2013 INNSTILLING: Følgende retningslinjer for refusjon av gebyrer for ideelle tiltak omsøkt av ideelle organisasjoner skal legges til grunn for behandling av søknader fra og med 1.1.2014. Det innarbeides en post i Handlingsprogrammet for 2014 for dekning av slik refusjon. Det er ikke avsatt midler til slik refusjon i årets handlingsprogram. Eventuelle søknader som kommer inn i løpet av 2013 vil fremmes til politisk behandling og vurderes enkeltvis. Retningslinjer for refusjon av gebyrer; Det kreves innsendt skriftlig søknad om refusjon av gebyrer. Slik søknad skal foreligge samtidig med søknad for tiltaket som omsøkes el. slik at det kan vurderes som en del av den ordinære saksbehandlingen. Rådmannen kan gi refusjon for følgende tiltak innenfor budsjettrammen: Situasjonskart Påvisning av usikre grenser (inntil kr. 20 000) Tinglysing av vilkår/ rettigheter relevant for allmenheten Ansvarsrett for sentralt godkjente foretak og lokal godkjenning av foretak for gjennomføring av tiltak som nevnt under. Enkelte søknadspliktige tiltak (pbl 20-1): - sti/turvei, evt. med terrenginngrep - Mindre veianlegg i tiltaksklasse 1 - informasjonsskilt - etablering av balløkke - etablering av inntil 4 parkeringsplasser - Tekniske installasjoner (VVS-tiltak, pipe) og tilsvarende Mindre tiltak, i tråd med plan (pbl 20-2) som for eksempel:
Sak 17/13 o mindre tiltak på bebygd eiendom o midlertidige bygninger, konstruksjoner eller anlegg som nevnt i 20-1 første ledd bokstav j og som ikke skal plasseres for lengre tidsrom enn 2 år Behandling av mindre endring av plan (med formål å legge bedre til rette for gjennomføring av ideelle tiltak) Behandling av dispensasjonssøknader for tilretteleggingstiltak i 100 metersbeltet langs sjø og vassdrag, samt byggegrense mot vei Med ideelle tiltak menes at tiltaket skal ha en allmennyttig funksjon, være åpen for alle og at allmenheten ikke må betale for å benytte tiltaket. Med ideelle organisasjoner menes veldedig og/ eller allmennyttig institusjon eller organisasjon som ikke har profitt eller erverv som formål, og som er åpne for alle. Søknad om refusjon av større tiltak enn de som er listet over vil legges fram for politisk behandling. SAKSUTREDNING: Sammendrag: I Kommunestyrets møte 03.12.2012 fremmet venstre en interpellasjon vedr. gebyrer for planog byggesaksbehandling for tiltak omsøkt av ideelle organisasjoner. Saken her legges fram i h.h.t. ordførers svar på interpellasjonen. Rådmannen anbefaler at forslag til retningslinjer for refusjon av gebyrer fra ideelle organisasjoner vedtas. Retningslinjene vil gjelde fra 1.1.2014 og utgifter til slik refusjon innarbeides i HP 2014. Det er ikke avsatt midler i HP 2013. Evt. søknader i 2013 vil derfor fremmes for politisk behandling. Bakgrunn for saken: Venstres representant Erik Lundeby fremmet en interpellasjon til Kommunestyrets møte 03.12.2012 angående kommunale gebyrer for prosjekter fremmet av frivillige organisasjoner (vedlegg 1). Det ble stilt spørsmål til om kommunen kan vise romslighet i saker som handler om lite penger og stor dugnadsinnsats. Venstre mente kommunen burde være en partner for frivilligheten i Frogn, og at kommunen på denne måten kan få svært mye igjen sammenliknet med å produsere tiltakene selv. Det ble videre stilt spørsmål til om ordføreren ville ta initiativ til at Hovedutvalg for Miljø, Plan og Byggesak får en sak om å frafalle krav om gebyrer for saksbehandling i et konkret prosjekt referert i interpellasjonen. Ordfører besvarte forespørselen på følgende måte; «Ved behandling av byggesaker og dispensasjonssøknader gis det gebyr i hht gebyrregulativ vedtatt av Kommunestyret. I hht regulativet er det anledning til å søke om reduksjon av gebyret dersom det åpenbart er urimelig. Dette ble særskilt opplyst om i brev til Sneis, ved oversendelse av informasjon om saksgang for godkjenning av ridevei langs Storegrava og etablering av ridesti/vei i Odalen. Slikt reduksjon i gebyr skal imidlertid være begrunnet i at gebyret ikke står i forhold til arbeidsmengden ved behandling av saken og ikke i type tiltak eller søker. I denne aktuelle saken oversendte administrasjonen også kart som grunnlag for søknad slik at det ikke var behov for bestilling av situasjonskart, som ville medført en ytterligere utgift til
Sak 17/13 prosjektet. Det ble i møte også opplyst om at andre ideelle organisasjoner i enkelte tilfeller har søkt om og fått fritak for/ refundert gebyr for plan- og byggesaker, uten at administrasjonen kunne forskuttere hvordan en slik søknad ville behandles nå. Kommunestyret har vedtatt at behandling av plan- og byggesaker skal finansieres gjennom selvkost. Dette ligger til grunn for gebyrregulativ for 2013, som behandles i Kommunestyret 10.12.2012. På denne bakgrunn vil rådmannen ikke anbefale at det gis fritak fra gebyr for frivillige organisasjoner, selvsagt med mindre saksmengden er liten slik at det kan søkes reduksjon ihht gebyrregulativet. Å refundere gebyrer kan imidlertid være en form for støtte fra kommunen til frivillige lag og foreninger. Jeg vil anbefale at slik støtte eventuelt og bare gis etter forutgående søknad. Størrelsen på gebyr kan strekke seg fra få tusen for et enkelt byggetiltak til mange hundre tusen for eksempel for større idrettsanlegg. Overordna målsettinger om å legge til rette for uorganisert aktivitet og gjennomføre tiltak som fremmer folkehelse, jfr Kommuneplanen, bør etter min vurdering legges til grunn for hvilke type tiltak som unntas fra gebyr/ får gebyr refundert. Det bør videre angis hvilket budsjett slik støtte skal dekkes over og på hvilke måte slik støtte skal rapporteres. Det bør også avklares hvilke type organisasjoner og til hvilke type tiltak slik støtte bør gis. Med denne bakgrunn har jeg bedt rådmannen om en politisk sak i første halvdel 2013 slik at relevante konsekvenser kan tas inn i neste Handlingsingsprogram.» På dette grunnlag legges det nå fram sak om gebyrer og frivillighet. Det finnes mange ulike gebyrer som kan være aktuelle ved gjennomføring av ulike tiltak. Vedlagt følger gjeldende gebyrregulativ for kart, oppmåling og seksjonering samt plan-, bygge- og delingssaker, vedtatt av Kommunestyret 10.12.2012. Saken her tar stilling til gebyrer knyttet til disse to regulativene. Alternativer: 1. Som innstillingen. 2. Som innstillingen, men med justering av vilkår for refusjon som angitt av utvalget/formannskapet/kommunestyret. 3. Som innstillingen, men retningslinjene skal også gjelde for 2013. Nødvendige midler til refusjon av gebyrer innarbeides i handlingsprogrammet ved første tertial. 4. Det gis ikke refusjon for gebyrer til ideelle organisasjoner i Frogn. Miljømessige konsekvenser: Vurdering av konsekvenser konkrete tiltak har for miljøet gjøres ved behandling av den enkelte søknad om regulering, dispensasjon, byggesak, utslippstillatelse el. og danner grunnlag for om søknaden om tiltaket kan godkjennes gjennomført eller ikke, evt. med vilkår om avbøtende tiltak for å ivareta miljøet på tilstrekkelig måte. Hvem som står som søker har ingen betydning for denne vurderingen. Det er en kjensgjerning at kommunens målsettinger mht. tilrettelegging for friluftsliv, idrett og kultur ikke kan nås uten frivillig engasjement og innsats. Kommunen har stort fokus på å legge til rette for grupper som bidrar til slik aktivitet.
Sak 17/13 Økonomiske konsekvenser: Som nevnt i ordførers svar på interpellasjonen har Kommunestyret vedtatt at behandling av plan-, og byggesaker skal finansieres gjennom selvkost. Dette ligger til grunn for kommunens gebyrregulativ. Det samme gjelder behandling av for kart-, oppmålings- og seksjoneringssaker. Selvkostprinsippet innebærer at samlede utgifter til saksbehandling av de sakstyper regulativene omfatter skal dekkes av gebyrinntektene. Gebyrnivået fastsettes i forhold til dette og utgjør et gjennomsnitt av hva det faktisk koster kommunen å behandle den enkelte saken. Regulativene er bygd opp slik at det er ulike gebyrsatser for ulike type saker og ulike gebyrsatser for ulikt omfang av de ulike sakstypene. I dagens regulativ finnes det en unntaksbestemmelse. Dersom gebyret er åpenbart urimelig kan det søkes om redusert gebyr eller kommunen kan selv fastsette redusert gebyr. Vilkår for å få redusert gebyr er at kommunens utgifter knyttet til den enkelte saken er vesentlig lavere enn den «gjennomsnittssaken» som er lagt til grunn for fastsettelse av gebyr. Hvem som søker eller økonomisk situasjon for den som søker er altså ikke grunnlag for å gi redusert gebyr ut fra dagens vedtatte regulativ. Dersom noen typer søkere skulle slippe å betale gebyr vil det i praksis bety at gebyrsatsene må økes for å oppnå selvkost og at andre søkere betaler for behandlingen av denne gruppens saker. Dette er en løsning rådmannen ikke kan anbefale. Å refundere gebyrer kan som ordfører nevner være en form for støtte fra kommunen til frivillige lag og foreninger. Størrelsen på gebyr er som nevnt knyttet til type og størrelse på tiltak, og vil kunne variere sterkt. Eksempelvis vil gebyr for oppføring av informasjonsskilt (turkart), slik Frognmarkas venner har ønsket refusjon for gebyr for, beløpe seg til kr 4 400. Gebyr for tiltak langs ridesti i Odalen, som ble omtalt i interpellasjonen var kr 17 800 og ridesti langs Storegrava kr 4 600. Gebyr for større tiltak som etablering av ballbinge i tråd med plan eller en badebrygge i strid med plan vil kunne være henholdsvis kr. 5 290 eller 26 580. Samlet gebyr for etablering av kunstgress-banen beløp seg til kr 11 380. Rådmannen mener derfor det må defineres tydelig hvilke type gebyrer som kan refunderes og at gebyr kun refunderes etter forutgående søknad. Selv om type tiltak/gebyrer defineres vil det være vanskelig å anslå konkret hvor store utgifter kommunen forplikter seg til ved å vedta slike retningslinjer. Rådmannen har ikke skaffet oversikt over hvor mye ideelle organisasjoner har betalt i kart-, plan-, og byggesaksgebyrer de siste årene. Dette vil også kunne variere svært mye mellom år avhengig av aktivitetsnivå og hvilke typer tiltak som ønskes gjennomført. Rådmannen anbefaler at det avsettes en konkret sum for slik refusjon i handlingsprogrammet fra og med 2014 og at rådmannen får myndighet til å refundere gebyr for konkret angitte tiltak innenfor budsjettrammen. For større tiltak enn de som defineres i retningslinjene vil legges fram for politisk behandling. Rapportering av refusjon av gebyr til ideelle organisasjoner vil da skje som en del av ordinær rapportering.
Sak 17/13 Det er ikke avsatt midler til slik refusjon i årets handlingsprogram. Eventuelle søknader som kommer inn i løpet av 2013 vil fremmes til politisk behandling, men vurderes i henhold til retningslinjene. Dette vil også kunne gi en pekepinn for størrelsen på beløpet som bør avsettes for 2014. Alternativt kan det avsettes midler for 2013 ved behandling av første tertialrapport. Vurdering: Det er en målsetting i gjeldende kommuneplan at kommunen skal samarbeide med og legge til rette for en robust og aktiv frivillig sektor. Dette er ytterligere forsterket i forslag til ny kommuneplan. I 2009 ble det utarbeidet et notat om frivillig sektor. Fokus i notatet var hvordan kommunen evt. kunne gjennomføre innsparinger i ikke-lovpålagte tjenester. Notatet gav også en oversikt over ressursbruk rettet mot frivillig sektor og drøfter situasjonen innen frivillighetsarbeidet i Frogn, med vurdering av muligheter for å stimulere til økt frivillighetsarbeid og samarbeid mellom kommunen og frivillige - som også kan gi økonomiske positive effekter på lengre sikt. Notatet synliggjorde at enkelte grupper innen frivillig sektor mottar støtte fra kommunen i større grad enn andre. Organisert aktivitet har hittil hatt større nytte av kommunale bidrag, direkte og indirekte, enn uorganisert. Refusjon av gebyrer for tiltak knyttet til søknader fra ideelle organisasjoner kan være en måte å gi mer støtte til uorganisert aktivitet, eksempelvis til friluftslivstiltak. Enkle friluftstiltak, slik som etablering av ridesti, skilting, merking og opparbeiding av stier og turveier osv. er ofte lite kostbare, kan for en stor grad gjennomføres på dugnad, og vil heller ikke gi de store utgiftene å refundere gebyrer for. Rådmannen mener at refusjon av slike tiltak vil være gunstig. Rådmannen har på dette grunnlag utarbeidet et forslag til retningslinjer for hvilke tiltak rådmannen kan gi refusjon for gebyr for direkte. Her inngår mindre tiltak slik som informasjonsskilt, etablering av sti og turvei, evt. med tilhørende terrenginngrep. Etablering av balløkke og parkeringsplass for inntil 4 biler, samt mindre veianlegg i tiltaksklasse 1, er også forslått tatt med som tiltak frivillige organisasjoner kan få refundert gebyrene for. Enkle tekniske installasjoner i foreningsbygg el. er også foreslått tatt med, slik som VVS-tiltak, og tiltak knyttet til ildsteder, samt andre mindre tiltak på bebygd eiendom. Dette er selvsagt også tiltak som kan komme foreninger som driver med organisert aktivitet til gode. Større byggetiltak og tiltak der kommunen selv står som søker mener rådmannen ikke automatisk bør få refusjon for gebyrer. Evt. søknader om refusjon til slike tiltak bør legges fram for politisk behandling og vurderes enkeltvis som i dag. Gebyr som ofte kan følge med enkle tiltak forslår rådmannen også at kan refunderes, eksempelvis situasjonskart, påvisning av usikre grenser, tinglysing av vilkår / rettigheter relevant for allmenheten, samt ansvarsrett for sentralt godkjente foretak og lokal godkjenning av foretak for gjennomføring av tiltak som omfattes av ordningen. Påvisning av usikre grenser for større eiendommer eller tiltak som berører mange eiendommer kan være en stor jobb. Rådmannen anbefaler derfor at det settes et tak for refusjon av gebyr for påvisning av eiendomsgrenser på forslagsvis kr 20 000. Det tilsvarer oppmåling av en gjennomsnittlig eiendom med usikre grenser.
Sak 17/13 Rådmannen foreslår også at gebyr for behandling av dispensasjonssøknader for tilretteleggingstiltak i 100 metersbeltet langs sjø og vassdrag, samt byggegrense mot vei, og behandling av mindre endring av plan for å legge bedre til rette for gjennomføring av ideelle tiltak, kan refunderes. Ved evt. endring av plan må tiltakshaver selv stå for utarbeidelse av forslag til endret plan. Det er også en forutsetning at tiltakshaver selv sørger for at evt. dispensasjonssaker er tilfredsstillende begrunnet og at byggesaker er komplette slik at de kan tas opp til behandling. Ordningen er tenkt å bidra til å støtte frivillig sektor. Sammen med søknad om refusjon av gebyr må det dermed også følge dokumentasjon på søker er en ideell organisasjon. Med ideell organisasjon menes veldedig og/ eller allmennyttig institusjon eller organisasjon som ikke har profitt eller erverv som formål, og som er åpne for alle. Det er også en forutsetning at tiltakene som omsøkes er ideelle. Med det menes at tiltaket skal ha en allmennyttig funksjon, være åpen for alle og at allmenheten ikke må betale for å benytte tiltaket. I tvilstilfeller vil evt. søknad måtte legges fram for politisk behandling. Konklusjon: Rådmannen anbefaler at foreslåtte retningslinjer for refusjon av gebyr ilagt ideelle organisasjoner vedtas som grunnlag for politisk behandling av søknader i 2013 og som grunnlag for administrativ behandling av søknader i 2014, etter at det er avsatt midler til formålet i HP 2014. Rådmannen i Frogn, 07.03.2013 Harald K. Hermansen Vedlegg: Ingen Følgende dokumenter ligger på saken: 1. E-post med oversendelse av interpellasjon fra Erik Lundeby, Venstre https://www.frogn.kommune.no/politikk/info/sak/?sakid=67182&moteid=65656&utvid =262 2. Gebyrregulativ for Frogn kommune 2013 a) Plan-, bygge- og delingssaker https://www.frogn.kommune.no/kommunen/informasjon/gebyrregulativ-for-planbygge-delings-og-utslippssaker/ b) Kart,, oppmåling og seksjonering https://www.frogn.kommune.no/kommunen/informasjon/gebyrregulativ-for-kartoppmaling-og-seksjonering/