MØTEINNKALLING DEL 3

Transkript

1 Frogn kommune Formannskapet Spilleregler - vedtatt på Sundvolden 2005: Innbyggerne i sentrum Felles ansvar for Frogn kommunes omdømme og arbeidsmiljø Forståelse, aksept og respekt for hverandres roller Klarhet i beslutningsgrunnlag gir klarhet i vedtak Vi er modige, synlige og glade Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset, Fraunar Møtedato: Tid: MØTEINNKALLING DEL 3 Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes snarest til sekretariatet tlf eller tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKLISTE del 3 Type 96/12 DRIFT AV IDRETTSANLEGG - AVTALE OG FINANSIERING Side Drøbak, den 9. november Thore Vestby Ordfører

2 FROGN KOMMUNE Formannskapet SAKNR: 96/12 DRIFT AV IDRETTSANLEGG - AVTALE OG FINANSIERING Saksbehandler: Arne Bråthen Arkivsaksnr.: 12/2135 Løpenr.: 16072/12 Arkiv: 614 SKAL BEHANDLES/ER BEHANDLET I: Utvalg Saknr Møtedato Formannskapet 96/ INNSTILLING: 1. Det inngås avtale med Drøbak-Frogn Idrettslag og Skaubygda idrettslag for drift av idrettsbygg og -anlegg henholdsvis i Drøbakområdet og Dalområdet for en periode på inntil 5 år fra og med Det forutsettes at avtalene ikke medfører økning i kommunens budsjettrammer. 3. Grusbane og garderobe Folkvang tas ut av drift fra Drift av undervarme og belysning kunstgressbane Måna utføres i kommunal regi. Drift av grusbane og adkomstvei Dal utføres i egen regi. SAKSUTREDNING: Sammendrag: Drift av anlegg og bygninger til idrettsbruk har vært utlyst på en åpen anbudskonkurranse. På bakgrunn av innkomne tilbud er det behov for økte bevilgninger for å dekke kostnadene. Rådmannen anbefaler at det gis økte bevilgninger fra og med Bakgrunn for saken: Drøbak-Frogn Idrettslag (DFI) drifter følgende anlegg og bygninger på kontrakt med Frogn kommune: Frognhallen Gressbane med løpebaner og tribune på Seiersten Gress treningsfelt på Ullerud Grusbane Høiås Garderobe Høiås Kunstgressbane Måna inkl. adkomstvei Tilsynsvakttjeneste ved kommunal bruk av Frogn Arena Grusbane Folkvang Garderobe Folkvang Kontrakten utløper Undervarme kunstgress Måna inngår ikke i eksiterende avtale. Det foreligger en eldre avtale med Skaubygda idrettslag (SIL) om drift av garderobeanlegg Dal/Brevik. Denne avtalen har utløpt.

3 Grusbanen på Dal/Brevik og adkomstveien til garderobeanlegget og grusbanen driftes nå av Frogn kommune. Driftsoppgaver for alle anlegg nevnt foran, har nå vært utlyst på en åpen anbudskonkurranse for å kunne inngå nye avtaler fra og med Anbudskonkurransen er utlyst på samme lest som for 5 år siden, men det har vært åpnet for å gi tilbud på bare deler av oppgavene. Omfanget har økt ved at grusbane og adkomstvei på Dal samt undervarme i kunstgressbane på Måna er tatt med. Dette har bidratt til at tilbudsprisene har blitt høyere enn det som har vært tilfellet fram til nå. Det innkom bare to anbud. DFI har inngitt tilbud på de anlegg som laget drifter i dag, mens SIL har inngitt tilbud på drift av garderobeanlegg, grusbane og adkomstvei på Dal. Det er derfor ingen reell mulighet til å få avklart om tilbudene representerer gode/dårlige markedspriser. Anbudsformen gir heller ingen forhandlingsmulighet. Rådmannen har derfor avlyst konkurransen med hjemmel i anskaffelsesforskriften og gått i direkte forhandlinger med DFI og SIL om utførelse av driftsoppgavene i den hensikt å kunne redusere kostnadene ned mot dagens nivå. Saken omhandler økonomi og opplegg for videre drift. Alternativer: Alternativ 1: Som innstillingen. Alternativ 2: 1. Det inngås avtale med Drøbak-Frogn Idrettslag og Skaubygda idrettslag for drift av idrettsbygg og -anlegg henholdsvis i Drøbakområdet og Dalområdet for en periode på inntil 5 år fra og med Avtalene medfører økning i årlige utgifter til drift av idrettsbygg og -anlegg på kr Denne økningen innarbeides i handlingsplanen for perioden Grusbane og garderobe Folkvang tas ut av drift fra Drift av undervarme og belysning kunstgressbane Måna utføres i kommunal regi. 5. Drift av grusbane og adkomstvei Dal utføres i egen regi. Alternativ 3: 1. Det inngås avtale med Drøbak-Frogn Idrettslag og Skaubygda idrettslag for drift av idrettsbygg og -anlegg henholdsvis i Drøbakområdet og Dalområdet for en periode på inntil 5 år fra og med Avtalene medfører økning i årlige utgifter til drift av idrettsbygg og -anlegg på kr Denne økningen søkes dekket ved at det innføres leie for bruk av bygg og anlegg. 3. Utleiereglement med leiesatser vedtas i forbindelse med behandlingen av økonomisk handlingsplan. 4. Grusbane og garderobe Folkvang tas ut av drift fra Drift av undervarme og belysning kunstgressbane Måna utføres i kommunal regi. Alternativ 4:

4 1. Det inngås ikke avtaler med Drøbak-Frogn Idrettslag og Skaubygda idrettslag om drift av kommunens idrettsanlegg og idrettsbygg. 2. Det framlegges ny sak med forslag til at driften av anlegg og bygg overtas for utførelse i kommunal regi. 3. Dersom drift i kommunal regi vedtas, søkes nåværende avtaler å bli videreført inntil kommunal drift er operativ. Miljømessige konsekvenser: Dersom innstillingen vedtas, medfører ikke saken spesielle miljømessige konsekvenser. Dersom driften overtas for utførelse i kommunal regi, vil dette få betydning for ansatte både hos kommunen og hos nåværende kontraktspartnere. Dette må avklares i en prosess bl.a. forankret i arbeidsmiljølovens bestemmelser. Økonomiske konsekvenser: Alle oppgitte beløp er ekskl.mva. Dersom tilbudene hadde blitt akseptert slik de er tilbudt, ville entreprisekostnadene for de aktuelle idrettsanleggene økt med ca. kr pr. år i forhold til dagens nivå som er ca. kr En av årsakene til dette ligger i at grusbanen og adkomstveien på Dal samt undervarme på kunstgressbane Måna ikke inngår i dagens entrepriser. En annen årsak er at prisene for utførelse av de ulike elementene har økt med mellom 20 og 25% i forhold til dagens prisnivå. Rådmannen har avholdt to møter med representanter for DFI. Dette har resultert i følgende: Grusbane og garderobe Folkvang tas ut av drift kr Redusert pris på plastgranulat til kunstgressbanen medfører reduksjon i drift av bane på kr Drift undervarme kunstgress reduseres fra kr til kr ved at driften gjennomføres i kommunal regi. kr Ved etablering av undervarme kunstgress oppnås høyere driftsandel fra fylkeskommunen kr Sum fradrag kr I telefonisk kontakt og e-post korrespondanse med representant for SIL er det oppnådd enighet om reduksjoner. Drift av grusbane og adkomstvei Dal tas ut av avtalen. Frogn kommune drifter dette i egen regi, og denne ordningen videreføres. Tilbudsbeløp for drift av garderobeanlegget reduseres med kr til dagens avtalepris. Til sammen utgjør dette en reduksjon i forhold til inngitt tilbud på kr Til sammen for avtalene med DFI og SIL betyr dette fradrag på kr Dersom det inngås avtaler med DFI og SIL basert på dette gjenstår et dekningsbehov på ca. kr Vurdering: 8 firmaer har tatt ut konkurransedokumentene, men bortsett fra DFI og SIL har de andre i hovedsak vært utstyrsleverandører. Det tyder derfor på at interessen er liten for slike sammensatte driftsoppgaver. I konkurransegrunnlaget er det gitt mulighet for å gi tilbud på bare bygg, bare anlegg, bare Drøbaksområdet og bare Dalområdet. Selv det har ikke medført økt interesse. En ny anbudsrunde vil medføre knapp tid til å ha nye kontrakter operative til årsskiftet, og det er usikkert om det vil bli flere tilbydere eller lavere priser. På grunn av

5 manglende konkurranse har rådmannen avlyst konkurransen og gått i forhandlinger med de to tilbyderne; DFI og SIL, som omtalt foran. Det foreligger et forslag til løsning hvor en del poster er redusert eller fjernet med mål om å tilnærme utgiftene mest mulig ned mot dagens kostnadsnivå. Drift av grusbanen og adkomstveien Dal utføres i dag av TDF. Denne ordningen videreføres og forutsettes ikke å medføre brukskonsekvenser. Folkvangbanen med garderobe benyttes i svært liten grad. I samråd med DFI tas disse anleggene ut av drift. Noe tilsyn vil være påkrevet for å holde anleggene i hevd. Tilsynet må utføres av TDF. DFI har redusert sitt tilbud på drift av kunstgressbane med kr som følge av gunstigere priser på granulat. I sitt tilbud har anslått kr til drift av undervarme kunstgressbane Måna, men har forutsatt at prisen kan måtte endres som følge av endring/usikker kalkyle på energikostnader. Det er derfor besluttet at TDF bærer disse energikostnadene. Fram til nå har TDF dekket energikostnadene for vei- og banelys for kunstgressbanen. Dette videreføres og trekkes ut av avtalen med DFI. Bortsett fra for anleggene på Folkvang medfører ikke tiltakene foran konsekvenser for brukerne. Tiltakene medfører prisreduksjoner i forhold til opprinnelige tilbud. Noe av reduksjonen må dekkes opp av TDF s sitt driftsbudsjett. Allikevel er det ikke dekning for ca. kr i forhold til den økonomiske ramme TDF har i dag. Inndekningen kan skje på flere måter: Utvidelse av økonomisk ramme. Dette må i så fall innarbeides i budsjettet fra og med Begrense bruken av anleggene. I konkurransegrunnlaget ble brukstidene holdt på samme nivå som da det ble innhentet tilbud for 5 år siden. Nå er det foreslått å redusere bruk ved å ta Folkvanganlegget ut av drift uten at dette bør få store konsekvenser for brukerne. Det er mulig å redusere bruken av andre anlegg også, men konsekvensene kan bli merkbare. Det er derfor ikke foreslått å ytterligere reduksjoner Innføre leie for bruk av anleggene. I dag kan ideelle lag og foreninger i kommunen låne lokaler inkl. idrettsanlegg vederlagsfritt. Det er tidligere foreslått å innføre leie av kommunale lokaler uten at det ble vedtatt. Hvilke leiesatser som må vedtas, for å få dekket utgiftsøkningen har ikke rådmannen oversikt over i dag. Dette kan beregnes og forslag til utleiereglement kan vedtas i forbindelse med behandlingen av økonomisk handlingsplan. Rådmannen oppfatter imidlertid at det er et politisk prinsipp om at utlån av kommunale lokaler skal være vederlagsfritt for kommunens lag og foreninger. Inntekter ved utleie er derfor ikke vurdert nærmere i denne omgang, men leiesatsene vil neppe bli spesielt store for å oppnå en inntekt på kr årlig når en inkluderer all ekstern bruk av kommunens formålsbygg (gymsaler, møterom m.m.) i tillegg til idrettsanleggene. Vederlagsfri bruk av kommunale lokaler og anlegg er en viktig, indirekte tilskuddsordning til kommunens lag og foreninger. I tillegg ytes kommunale tilskudd gjennom midler som disponeres av enhet for kultur og fritid og teknisk drift og forvaltning. På årsbasis utgjør dette til sammen kr Disse midlene kunne vært omfordelt for å dekke opp kostnadene til drift av idrettsanleggene. Frogn kommune bruker i alt kr pr. innbygger til kulturformåle samlet sett. Fordelingen av utgiftene på de ulike kulturformålene går frem av neste figur.

6 Figur 11-1 Netto driftsutgifter pr. innbygger til kulturformål Idrett skiller seg ut i Frogn med høye kostnader. Imidlertid bruker Frogn mindre på idretts- og kulturbygg enn flere av kommunen i utvalget. Det ser ut som mye av nøkkelen til lavere kostnader ligger i kombinasjonen av disse to postene. Oppegård som har de høyeste kostnadene samlet sett bruker 670 kr/innbygger på disse to områdene til sammen. Frogn bruker 580 kr/innbygger, mens Vestby, som samlet sett bruker minst til kultur, kun bruker 228 kr/innbygger på idrett og idretts- og kulturbygg. Oppsummert: Utgifter til idretts- og kulturbygg i Frogn er moderate Utgiftene til idrettsformål er svært store Det er ikke foretatt en beregning av konsekvenser ved at all drift av idrettsbygg og anlegg overtas i kommunal regi. Trolig vil det oppnås besparelser, men det vil være behov for oppgradering av kommunens ressurser når det gjelder bemanning og utstyr. En slik overgang vil være utfordrende å få på plass innen årsskiftet men vil også få store konsekvenser for tilbydernes framtidige økonomiske forutsetninger. Foreløpig er et slikt alternativ ikke vurdert nærmere. Som det framgår foran er kommunens ytelser til idretten betydelige og vesentlige høyere enn det som ytes i nabokommunene. I saken er det anbefalt tiltak for å redusere kostnadene ned mot dagens nivå. Under økonomiske konsekvenser framkommer at det er et dekningsbehov på kr i tillegg til tiltak ene som er foreslått. Rådmannen foreslår å dekke opp det ved at kr dekkes innenfor rammene til teknisk drift og forvaltning og rådmannsgruppen. De resterende kr må idretten (DFI og SIL) selv dekke, enten ved å redusere bruken av anlegg/bygninger eller ved å redusere sin fortjeneste i avtalene med kommunen. Medbestemmelse: Saken har ikke vært gjenstand for uttalelser internt i kommunens organisasjon. Dersom alternativet med at kommunen overtar driften i egen regi, blir en realitet forutsettes dette å bli gjenstand for avklaringer med bl.a. arbeidstakerrepresentanter før saken fremmes til politisk behandling. Konklusjon:

7 Det inngås avtaler med DFI og SIL om drift av idrettsbygg og anlegg. Noen anlegg driftes i tillegg av kommunen. Bevilgningen til idrettsbygg og anlegg holdes på 2012-nivå. Rådmannen i Frogn, Harald Karsten Hermansen Vedlegg: - Ingen Følgende dokumenter ligger på saken: - Ingen