KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer 37-11 Oppfølging fra forrige møte Adm. leder Studvestavtale Orienteringer 1. LEDER Møtt opp på intervju/idemyldring til en Kvart-over-sak. Forberedt meg på VTs budsjettmøte som er i dag, tirsdag 15.november. Skrevet semesterets nest siste oppgave, mye tid på skole denne uka. 2. ØKONOMIANSVARLIG Foreligger ikke 3. EKSTERNANSVARLIG Rombookingen for våren 2012 er nesten ferdig. TONO sendes inn i dag tirsdag. Dorgemøte 15.11. Muntlig orientering. Deltar på budsjettmøtet til VT tirsdag. Jobber som Kvart på fredag. Gleder meg! 4. INTERNANSVARLIG Jobbmat: Tilberedte tors-lør. Fungerer imo bra. GLEM: Laber tilbakemeldinger på orienteringer. Håper på bedre/godt oppmøte i dag. Ligger etter med referater. Ymse: Skal være Kvart med eksternansvarlig på fredag. Hurra!
5. PR-ANSVARLIG Stilling ikke besatt. 6. PROSJEKTANSVARLIG Prosjekter Skilter og bokstaver er endelig på plass. Jobber videre med pågående prosjekter som dekorering i hovedinngang og hyller i Stjernesalen. Arbeider med å knytte alle løse tråder i tidligere prosjekter før jeg trer av. Mot slutten Har laget en perm med prosjekter, notater og nyttig informasjon til neste P.A. Diverse På oppdrag fra Inghild har jeg laget en grunnmodell av Kvarteret til DAK III prosjektet. Skal også være med på bakingen før møtet på onsdag. Har i tillegg fullført en 15 siders rapport på Kvarterets bruk av administrative informasjonssytemer. 7. DRIFTSANSVARLIG Foreligger ikke 8. ADMINISTRASJONEN Møter med bank om bedre forvaltning av kapital. Bistått Infoleder i møte med Studvest. Ferdigstilt kopiavtale med hjelp fra Rettsvesenet og skriv om epostsystem. Hatt møter med 2 påtroppende styremedlemmer, håper på de 3 siste etter ferie.
ENDRING AV E-POSTSYSTEM SAKSPAPIR Innledning Dagens epostløsning er ikke tilfredsstillende og bør byttes med en nettbasert løsning som tilbyr Kvarteret moderne epostbehandling, bedre mobil synkronisering og gode samarbeidsverktøy. Under følger en rask gjennomgang over dagens løsning og skissering av anbefalt løsning. Status p.d.d. Kvarteret drifter i dag sin egen server for epost. Eksisterende og gamle Kvarteretmedarbeidere får tilgang til sin epost via enten 1) nettgrensesnitt 2) oppkobling til sin egen epostklient eller 3) videresending til annen epostkonto. Pr. dags dato er det ikke rutine for at samtlige nye frivillige får en kvarteret-epost. Dette er ikke gunstig for alumni samt de frivilliges forhold til Kvarteret. I tillegg må nye epostadresser opprettes av E-Tjenesten. Det har vist seg at tiden det kan ta å opprette en epost er meget varierende. Dette er selvsagt knyttet til den til enhver tid gjeldende arbeidskapasitet til E-Tjenesten, men henger også sammen med den noe komplekse prosessen som må gjennomføres for opprettelse av epost via dagens system. Samtidig har E-Tjenesten siden vår 2009 arbeidet for å gå over til en forbedret struktur for Kvarterets eksisterende og nye epostadresser. Dette arbeidet har hatt usedvanlig treg progresjon og er p.d.d. ennå ikke ferdigstilt. Dagens tilstand er dessverre slik at majoriteten av de frivillige ikke har kvarteretepost. Av de som har kvarteret-epost velger majoriteten å koble den opp mot lokal epostklient eller videresende til andre løsninger som for eksempel Gmail eller Hotmail da Kvarterets nettbaserte løsning er betydelig dårligere enn de løsningene som de frivillige er vant med. Dermed ser vi at dagens løsning ikke er tilfredsstillende da: 1) Endring i epoststrukturen er fortsatt ikke gjennomført 2) Majoriteten ikke har epostkonto 3) Det er en kronglete prosess å opprette epostadresser, videresendinger og epostlister. 4) Majoriteten av de som har kvarteret-epost velger vekk Kvarterets nettgrensesnitt da de heller velger andre løsninger for epost og dermed kun videresender kvarteret-eposten til annen tilbyder. I tillegg mangler Kvarterets løsning grunnleggende funksjonalitet som bl.a. god synkroniseringsmulighet med mobile enheter, kalenderfunksjoner og samarbeidsverktøy. Det har kommet flere tilbakemeldinger om at dagens løsning ikke fyller organisasjonens behov. Bl.a. hadde Rettsting for høst 2011 følgende avsnitt i sitt referat:
Det ble også snakket om at systemet vårt for epost (kvarteret eposten) ikke har fungert tilfredsstillende, og at et alternativ kan være å benytte student-epost i stedet. Det har også kommet ønske fra Skjenkegruppen om en egen personalepost som kan styres av samtlige personalansvarlige samtidig. Denne funksjonaliteten eksisterer i nettbaserte løsninger, men i.flg. E-Tjenesten (i tilbakemelding til Skjenkegruppen) ikke i dagens løsning da man vil bli tvunget til å benytte Kvarterets eget nettgrensesnitt (noe skjenkegruppen ikke ønsker). Konklusjonene er at dagens løsning ikke er tilpasset dagens behov og bør byttes ut. Løsninger Det finnes hovedsakelig 2 løsninger: 1) Oppdatere eksisterende intern løsning 2) Bytte til ekstern løsning Alternativ 1 ser jeg personlig som lite gunstig da våre frivillige uansett er vant til løsninger som gmail og hotmail og dermed vil fortsette å videresende til disse med mer vår løsning kan matche disse. Vi vil ikke, men våre økonomiske rammer, kunne finne gratis eller billige nok systemer som vil kunne være noe annet enn kontinuerlig 5 år etter for eksempel gmail og hotmail. Det finnes såkalte groupware-løsninger som også inkluderer noe samarbeidsverktøy og utvidede muligheter, men disse vil kreve ytterligere vedlikehold og drift fra E-Tjenesten. Det er også tilfelle at det ble forsøkt tatt i bruk et slikt system (egroupware) i årene før Kvarteret stengte for ombygging, men dette ble ikke en suksess nettopp fordi det ikke kunne matche de løsningene de frivillige allerede var vant med og benyttet. Av alternativ 2 finnes det i hovedsak 2 større aktører som kan tilby løsninger som dekker de behov organisasjonen har og som samtidig er på et slikt nivå av de frivillige allerede er kjent med løsningene og grensesnittet. Dette er Google Apps og Microsoft 365. Begge disse har gratisløsninger som Kvarteret kan benytte seg av. Når jeg videre tar utgangspunkt i Google Apps er dette av 3 hovedgrunner. 1) Google er den tilbyderen jeg mistenker at flest av våre frivillige allerede benytter og kjenner. Læringskurven og terskel for bruk vil dermed være lav. Samtidig vil man kunne benytte løsningen til å samarbeide med frivillige som fortsatt ønsker å videresende til egen gmail. 2) Jeg har personlig erfaring med Microsoft 365 via min tidligere skole i Sverige. De byttet til denne løsningen i løpet av sommer 2011 og etter å ha testet ut mulighetene og funksjonene er min konklusjon at Google gjør de bedre. 3) Bergen Kunsthall har nettopp gjennomført overgang til Google Apps. Det er derfor mulighet å få innspill og erfaringer derfra. Google Apps har samtlige av funksjonene og tjenestene som normal gmail-konto har; epost (25 GB pr. epost), kalender og dokumenter. I tillegg har den mulighet for mer avansert e grupper (tenk Kvarterets maillister med flere muligheter) og sider (som gjør at man kan opprette enkle småsider for ymse formål internt). Dette vil bidra til at organisasjonen enklere kan samarbeide med prosjekter og lignende og at flere forhåpentligvis vil benytte sin kvarteret-epost som en mer primær epostkonto. I tillegg styres hele systemet fra et sentralisert grensesnitt som gjør det enkelt å administrere nye og gamle epostadresser. Det er også en mengde muligheter for integrering mot andre nettstandarder som for eksempel enhetlig login mot andre nettsider som våre egne interne systemer. E-Tjenesten kan derfor bruke sin tid på utvikle integrerte løsninger basert på oppdaterte nettstandarder i stedet for å kjempe
mot gamle løsninger. Dette ha den positive effekten å gi medlemmer av E-Tjenesten mer relevant kunnskap og erfaring ovenfor potensielle arbeidsgivere. En ekstrabonus vil også være at Kvarteret ikke trenger å påkoste investeringer i maskinvare for epostserver. Konklusjonen er derfor at organisasjonens behov for epostløsning vil være best dekket av å gå over til tjeneste fra Google Apps. Hvordan Mekanismene for å flytte Kvarterets epostløsning til Google Apps er relativt enkelt. Den mest komplekse prosessen vil være å sikre at ny epoststruktur er satt før overgangen. Prosessen er grovt som følger: 1) Ferdigstille epoststruktur 2) Opprette brukere og grupper i Google Apps basert på struktur a. Kan sette opp nye kontoer med alias til tidligere adresser hvis ønskelig 3) Flytte server fra nåværende til Google Apps a. Opprette kun lesetilgang til gamle serveren under flytteperioden. 4) Flytte all epost fra eksisterende server til Google Apps 5) Sjekke evt. feil, korrigere disse og gjøre siste finpuss 6) Starte bruk av Google Apps Punkt 2-5 kan gjøres over en helg gitt tilgjengelig maskinkraft for overføring av epost. Det er viktig at brukere blir informert på forhånd om hva som skal skje og når det skjer. Potensielt kan dette gjennomføres i forkant av juleferie eller i starten av januar. Dagens mailstruktur har i essens tre elementer: 1) Personlige eposter (navn@kvarteret.no) 2) Videresendte eposter (verv@kvarteret.no) 3) Epostlister (liste@kvarteret.no) Forslag til struktur via Google Apps er lik, men der 2 kun er et videresendingsalias foreslår jeg at 2 blir en individuell epostkonto. Dette vil medføre at nye i sitt verv kun overtar (og bytter) passord fra tidligere innehaver av vervet. Alle dokumenter, kalenderoppføringer og eposthistorikk vil dermed være tilgjengelig noe som potensielt kan gjøre kunnskapsoverføring enklere. I tillegg vil den enkelte ha sin private kvarteret-epost. Ved styreverv kan den også velge å delegere sin styreepost til sin private kvarteret-epost eller videresende til kvarteret-epost eller annen privat epost. Uansett vil kopi av korrespondanse kunne lagres i verv-epost for fremtidige innehavere av vervet. Eksempel: Ola Nordmann er leder av infoetaten. - Hans private kvarteret-epost er ola.nordmann@kvarteret.no - Han har kontroll over info.leder@kvarteret.no (som han har delegert til sin private kvarteret-epost) - info.leder@kvarteret.no er medlem av gruppen info.styret@kvartere.no, info.aktive@kvarteret.no, info.alle@kvarteret.no og andre relevante maillister for info. - Info.styret@kvarteret.no er medlem av gruppen glem@kvarteret.no. Slik fortsetter det med samme struktur gjennom arbeidsgruppene.
Når brukere skal opprettes i Google Apps trenger vi kun en liste over eksisterende epostadresser og laste de opp til Google Apps. Grupper oppretter man manuelt slik at det blir best tilpasset vårt behov. Server for epost endres enkelt via såkalt MX-registrering. Dette er en enkel redigeringsjobb. Samme med å sette kun lesetilgang til gamle server under oveføringsfasen. Flyttingen vil kunne ta en del timer avhengig av hvor mye epost vi har på våre servere og hvor mange maskiner som er tilgjengelig for overføringen. Her har Google utviklet et eget program som gjør dette automatisk. Det eneste vi trenger er å opprette en fil med brukernavn og passord til alle kontoene på vår server og tilsvarende brukernavn hos Google Apps. Drift En fordel med et slikt system er at ansvar for opprettelse av epostkontoer og drift av de viktigeste epostlistene (glem, arg, dorg, aktive, alle) kan administreres utenfor E- Tjenesten. Noe som vil frigjøre disse til å gjøre mer viktig arbeid. Den enkelte bruker kan enkelt administrere sin egen epostkonto med videresendinger, delegeringer, medlemskap i grupper og lignende. Enkeltbrukere vil også kunne opprette egne grupper for midlertidige hendelse. For eksempel kunne prosjektet pimpmy-brønn lagd egen pimp@kvarteret.no-gruppe hvor dugnadstimer, innspill til dekor etc kunne forekommet. Ansvar for opprettelse av epost-kontoer etter hvert som det kommer nye frivillige foreslås plassert hos administrasjonsgruppen til PG. Opprettelse av kontoer er en enkel og intuitiv ting i kontrollpanelet. PG vil også ha ansvar for drift av de kritiske listene alle@kvarteret.no og aktive@kvarteret.no. Dette medfører å fjerne ikke-aktive og legge til nye frivillige fra aktiv@kvarteret.no. Det finnes en enkel funksjon i Google Apps som automatisk legger til alle epostadresser til en alle@kvarteret.no-adresse. E-Tjenestens ansvar vil dermed flyttes fra opprettelse av kontoer og videresendinger til overordnet drift av systemet og utvikling av løsninger som kan integreres med de opprettede kontoene. For eksempel kan Kvarterets interne systemer (wiki, persdb, offentlige filer etc) kunne integreres slik at man benytter samme innlogging som på Google Apps. Dette vil som nevnt ovenfor gi medlemmer av E-Tjenesten en mer relevant erfaring ovenfor potensielle arbeidsgivere enn drift av egen mailserver. Annet En ofte fremstilt negativ side ved en overgang til ekstern tilbyder er at man gir fra seg sin data til en 3. part. Dette vil også kunne være et argument med en slik løsning. Det er viktig å ha med denne vinklingen i en evt. avgjørelse, men det er også viktig å være klar over at det er mulig å få ut all data som man putter inn hos Google Apps. Det vil også være mulig å ta regelmessig lokal sikkerhetskopi av alle kontoer. I tillegg er det tilfelle at flere større institusjoner og bedrifter har flyttet sine løsninger over til Google Apps. Disse har større sikkerhetsmessige utfordringer enn det Kvarteret har. Vi må være bevisste på at frivillig engasjement og antall medlemmer i våre frivillige grupper har sine oppturer og nedturer. Da epost er kritisk for informasjonsflyt og korrespondanse internt er det derfor en større risiko å være avhengig av en gruppe frivillige mennesker enn et større eksternt apparat som Google. Prosess Videre prosess er å gi E-Tjenesten mulighet for å komme med innspill til prosessen før Kvast tar en endelig avgjørelse på tiltak.