MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Torsdag 23. april 2015 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl. 0900 1500. Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen (Ap), leder Torgeir Søfferud (FrP), nestleder Følgende medlem hadde meldt forfall: Wenche Bjor Sæthre (BL) Følgende varamedlem møtte: Mari Stenerud, første vara Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Nils Hesthagen, kommunalsjef Stab og lokalsamfunn Pål Rønningen og økonomisjef Terje Lindalen (alle deltok under andre del av sak 20). Fra Innlandet Revisjon IKS: Fagansvarlig/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Reidun Grefsrud og forvaltningsrevisor/jurist Silje Østby Jystad (begge deltok under sak 18). Oppdragsansvarlig revisor Andreas Steen (sakene 20-22). Utvalgssekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 17/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16.03.15 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 16.03.15 godkjennes. SAK NR. 18/2015 FORANALYSE/PROSJEKTPLAN: RÅDMANNENS IVERKSETTING AV PÅLEGG OM PÅKOBLING TIL KOMMUNALT VANN OG ETTERLEVELSE AV FORVALTNINGSLOVEN Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Reidun Grefsrud og forvaltningsrevisor/jurist Silje Østby Jystad presenterte prosjektplanen og svarte på spørsmål. 1
1. Innlandet Revisjon IKS bes om gjennomføre første del av revisjonsprosjekt i tråd med forundersøkelsen/prosjektplanen (administrasjonens iverksettelse av kommunestyrets vedtak om pålegg om påkobling til vann). Kontrollutvalget vil understreke at revisjonsprosjektet ikke omhandler saksbehandlingen forut for kommunestyrets vedtak om påkobling til kommunalt vann. Dette er gjennomgått/vurdert av Fylkesmannen, jf. Fylkesmannens lovlighetskontroll, og som kjent ble kommunestyrets vedtak i saken kjent gyldig. Kontrollutvalgets undersøkelse i saken er rettet mot kommunens håndtering/saksbehandling etter at vedtaket ble fattet, dvs. selve iverksettelse av kommunestyrets vedtak. 2. Andre del av revisjonsprosjektet (etterlevelse av forvaltningsloven på generelt grunnlag) vurderes etter at del 1 er gjennomført. SAK NR. 19/2015 RIKSREVISJONENS UNDERSØKELSE AV KOMMUNENS LÅNEOPPTAK OG GJELDSBELASTNING Riksrevisjonens undersøkelse av kommunenes låneopptak og gjeldsbelastning tas til orientering. SAK NR. 20/2014 ÅRSREGNSKAP 2014 FOR SØNDRE LAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte Innlandet Revisjon IKS oppdragsansvarlig revisor Andreas Steen om revisjonsarbeidet og presenterte revisjonsberetningen. Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsregnskap/årsmelding for 2014 og svarte på spørsmål: Til stede fra administrasjonen var rådmann Nils Hesthagen, kommunalsjef Stab Pål Rønningen og økonomisjef Terje Lindalen, KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL SØNDRE LAND KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalget har behandlet Søndre Land kommunes årsregnskap for 2014. Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen og rådmannens årsmelding for 2014. Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra kommunens revisor/innlandet Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann og økonomisjef. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren 2
revisjonsberetning, uten noen forbehold eller presiseringer fra revisors side. Kontrollutvalget har følgende kommentarer til årets regnskap: a) Kommunens økonomiske situasjon Hovedinntrykket er at kommunen har en tilfredsstillende finansiell stilling og økonomisk handlefrihet. Kontrollutvalget begrunner dette med: - Positivt netto driftsresultat (ca 24,5 millioner i mindreforbruk) - Fond: Tilfredsstillende nivå på frie fond (disposisjonsfond) - Lånegjeld: Moderat netto lånegjeld sammenlignet med andre kommuner på samme størrelse. - Likviditet: Tilfredsstillende likviditet, til tross for noe anstrengt situasjon i deler av året. Avhengig i perioder av «å låne» av langsiktig plassering i pengemarked for å unngå kassekreditt. b) God budsjettdisiplin Samlet viser ordinær drift (virksomhetsområdenes resultater) et mindreforbruk («overskudd») på ca 4,5 millioner kroner i forhold til budsjett. Dette synliggjør en sterk budsjettdisiplin i kommunen. c) Bekymringsfull utvikling i pensjonskostnader, premieavvik og netto pensjonsforpliktelser, Kontrollutvalget vil uttrykke bekymring i forhold til pensjoner og vil særlig peke på følgende forhold: Premieavviket (utsatt kostnadsføring av pensjon) utgjør pr. 31/12-14 ca. 18,4 millioner kroner, en økning på 11,6 millioner kroner fra 2013. Søndre land kommune har vedtatt å utgiftsføre premieavviket løpende (såkalt årlig amortisering). I praksis betyr dette at premieavviket i 2014 skal belastes driftsregnskapet i 2015. Det er pr. 31/12-14 ikke avsatt penger til dekning av disse utgiftene i 2015. Prognose for premieavvik i 2015 er 15-16 millioner kroner. Netto pensjonsforpliktelser (forskjellen mellom regnskapsførte/beregnede pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser) er gjennom året redusert med ca 10 millioner kroner. Til tross for dette er det pr. 31/12-14 bokført en netto gjeldsforpliktelse i forhold til pensjoner på ca. 181 millioner kroner. Kontrollutvalget antar at kommunens tidligere vertskommuneansvar har bidratt til økte årlige pensjonskostnadene og økt netto pensjonsforpliktelser (balanseført gjeld). 3
d) Finansforvaltning og størrelsen på bufferfondet I henhold til kommunens vedtatte finansreglement skal bufferkapitalen utgjøre minst 10 % av samlet inflasjonsjustert plassering av kommunens langsiktige finansielle aktiva. Dette tilsier et bufferfond på ca 24 millioner kroner. Kontrollutvalget vil gjøre oppmerksom på at regnskapsført bufferfond pr. 31/12-14 er ca. 14 millioner kroner, dvs. vesentlig lavere enn finansreglementets krav. Kontrollutvalget er informert om at det er gjennomført en såkalt «stresstest» viser sannsynlige svingninger i porteføljen opp til minus 17 millioner kroner. Dette kan tyde på at kravet i finansreglementet om bufferfond på 24 millioner kroner er strengt, og kontrollutvalget oppfordrer derfor rådmannen til å se nærmere på dette i forbindelse med neste revidering av finansreglementet. e) Forsinkede investeringsprosjekter: Kontrollutvalget pekte i sin uttalelse til årsregnskapet for 2013 på stort etterslep i gjennomføringen av vedtatte investeringer. Gjennom 2014 er situasjonen noe bedret, men fortsatt er det et etterslep på ca 16 millioner kroner sammenlignet med opprinnelig budsjettert. Etterslepet gjelder kun nyere prosjekter og det synes å være naturlige årsaker til forsinkelsene. For nærmere oversikt over investeringsprosjektene vises til skjema 2 B i årsregnskapet (s. 9). Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 14. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til Søndre Land kommunes årsregnskap for 2014.. SAK NR. 21/2015 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VEDR. SPØRSMÅL OM HABILITET Fra behandlingen: Henvendelsen med spørsmål om formannskapets vurdering av habilitet i f-sak 32/15 (sak: Opptak til barnehagene barnehageåret 2015-2016) ble gjennomgått og drøftet. Utvalgssekretær refererte følgende tilleggsopplysninger i saken: f) Saken ble tatt opp og behandlet på nytt av kommunestyret i møte den 13/4-15. Formannskapets vedtak ble endret. g) Spørsmål om habilitet for ett av medlemmene ble også prøvd på nytt i kommunestyrets møte den 13/4-15 med samme resultat som i formannskapet (erklært habil). I protokollen fra kommunestyrets møte fremgår at «rådmannen redegjorde for sin vurdering mht. habilitetsspørsmålet». Rådmannens svar til utvalgssekretær (jf. e-post av 20/4-15) på spørsmål om hvilke vurdering som det ble redegjort for, ble referert muntlig i møtet. 4
1. Kontrollutvalget ber Innlandet Revisjon IKS om å foreta en juridisk vurdering av habilitetsspørsmålet som ble reist i formannskapet (f.sak 32/15) og i kommunestyret den 13/4-15 (interpellasjon). 2. Med bakgrunn i protokollen fra kommunestyrets møte den 13/4-15 bes Innlandet Revisjon IKS i tillegg om å belyse følgende spørsmål: Er håndteringen og protokolleringen av saken som en interpellasjon i tråd med regelverket evt. god praksis? Hvordan har administrasjonen bistått politikerne i forbindelse med vurderingen av habilitetsspørsmålet, eventuelt hva kan forventes av administrasjonen mht. saksforberedende arbeid når habilitetsspørsmål blir reist forut for politiske møter? SAK NR. 22/2015 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Kommunestyrets møte 13/4-15: Møteprotokoll Orientering om vedtak i k.sak 12/15 og k.sak 13/15 Spørsmål vedr. protokollering av interpellasjon og svar fra politisk sekratariat 2. Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap (NIBR-rapport 2015:1) 3. Diverse avisartikler 4. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Referatsakene tas til orientering. Hov, 23. april 2015. RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 23. april 2015. Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5
NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 9. JUNI 2015 Aktuelle saker: Undersøkelse 3 spørsmål (habilitetsvurdering, protokollering av interpellasjon og administrasjonens rolle i politiske møter der habilitetsspørsmål reises) Nasjonal evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater (gjennomgang av evalueringsrapport, jf. ku-sak 05/14) Saker til oppfølging i senere møter: Reviderte varslingsrutiner orienteringssak (ku-sak 12/15) Oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015. Vurdering av forundersøkelser Skole/spesialundervisning: Forsvarlig kvalitetssystem oppfølging av Fylkesmannens tilsyn i 2013 (ku-sak 42/13) NAV Søndre Land og målstyring (ku-sak 02/13) 2015: Medarbeiderundersøkelsen 2015 (jf. ku-sak 19/14) Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon (ku-sak 13/14 og kusak 18/14): Kommunens skoger IKT / informasjonssikkerhet Barnevernet (jf. ku-sak 18/14): Overholdelse av meldeplikten til barnevernet Samhandling mellom barnevernet og andre enheter i kommunen, herunder barnevernets arbeid med forbyggende arbeid og relasjoner til ytre enheter Vurdering av forvaltningsrevisjonsprosjekt: Etterlevelse av forvaltningsloven (KU-sak 18/15) Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Revisjonsprosjekt: Iverksetting av vedtak om påkobling av vann Undersøkelse 3 spørsmål (habilitetsvurdering, protokollering av interpellasjon og administrasjonens rolle i politiske møter der habilitetsspørsmål reises) Møteplan for 2015: o Tirsdag 17.02.15 kl. 0900 o Mandag 16.03.15kl. 0930 (tillegg til opprinnelig møteplan) o Torsdag 23.04.15 kl. 0900 o Tirsdag 09.06.15 kl. 0900 o Tirsdag 22.09.15 kl. 0900 o Mandag 07.12.15 kl. 0900 6