CabinWeb BRUKERDOKUMENTASJON ET SYSTEM UTVIKLET AV DELFI DATA Sist oppdatert 24.09.2010
INNHOLD INNHOLD... 1 HVA ER CABINWEB... 2 HVA KAN DU BRUKE CABINWEB TIL?... 3 HVA ER NYTT I CABINWEB VERSJON 2.0... 4 INNLOGGING... 5 VALG AV FIRMA... 7 NY BRUKER... 8 GLEMT PASSORD... 10 HOVEDSIDEN... 12 MIN PROFIL... 14 TILDELINGER... 16 SØKNADER... 22 MELDINGER... 26 HYTTEKATALOG... 28 LEDIGE HYTTER... 32 AVANSERT SØK... 34 HJELP... 37 LOGG AV... 38 1
HVA ER CABINWEB CabinWeb er et internettbasert administrasjonssystem for bedriftshytter. Systemet har som mål å forenkle trekninger og fordeliginger av firmahytter. Ved å benytte CabinWeb kan man se hvilke bedriftshytter som er tilgjengelige og når disse er ledige. Det er også mulig å søke på hytter før trekning, og bestille disse direkte dersom de er ledige etter trekning. Løsningen er laget for å være enkelt for brukerne å administrere alle aspekter ved sine hytteønsker. Et godt og gjennomtenkt brukergrensesnitt gjør at systemet også kan brukes av personer uten spesiell kunnskap om internett programmer. CabinWeb er utviklet av Delfi Data. Systemet kjøres på Delfi Datas servere, og brukerne har tilgang til systemet via internett. 2
HVA KAN DU BRUKE CABINWEB TIL? Få en oversikt over bedriftens hytter i henhold til ønsket beliggenhet, utstyr og egenskaper. Du kan for eksempel søke fram alle barnevennlige hytter i Sirdal med TV. Registrere hyttesøknad for høysesong eller for en uke/helg. Få direkte tilgang til hytter som er ledige fordi de ikke er blitt tildelt ved trekning. Søke på hvilke hytter som er ledige innen et angitt tidsrom. Se kart, bilder og detaljert informasjon om de enkelte hyttene. Få en oversikt over alle dine søknader. Få en oversikt over alle dine tildelte hytter. Se hvilken informasjon som er registrert om deg i systemet, og kunne endre denne informasjonen. 3
HVA ER NYTT I CABINWEB VERSJON 2.0 CabinWeb har vært i bruk i flere store norske bedrifter i mange år. Systemet er blitt videreutviklet i henhold til krav og ønsker fra brukerne. CabinWeb versjon 2.0 er en svært omfattende oppgradering av systemet. Systemet er skrevet om fra å være servlet utviklet i Java til nå å kjøre i asp.net 3.5 miljø. Endringene vil merkes i første omgang på design og layout, men det vil også merkes at rutinene for arbeidet som skal utføres er blitt bedre og enklere. 4
INNLOGGING Først av alt må en ha fått tildelt ett brukernavn og ett passord for å kunne benytte CabinWeb. Noen firma har valgt å gi brukere mulighet til å registrere seg selv ( Ny bruker ), men vanligvis vil brukere bli opprettet av hyttestyret eventuelt automatisk opprettelse basert på ansatt-lister. 1. Brukernavn Her taster du inn ditt tildelte brukernavn. 2. Passord Her taster du inn ditt tildelte passord. Hvis du har glemt passordet, kan du klikke på Glemt passord, og få tilsendt nytt passord. 3. Logg inn Når du har tastet inn ditt brukernavn og passord, klikker du på denne knappen. Ved korrekt innlogging vil du bli videresendt til hovedsiden. Ved eventuell feil i brukernavn eller passord, vil ett meldingfelt vises (se neste punkt). 4. Meldings felt En feilmelding vises her dersom du har forsøkt å logge inn med en kombinasjon av brukernavn og passord som ikke finnes for valgt firma. Dersom du har valgt feil firma kan du trykke på lenken i slutten av feilmeldingen for å gå videre til side for valg av firma. 5. Firma logo *Innlogging Bilde som viser logo for valgt firma. Denne kan gi deg ett hint om du er koblet opp mot rett firma. 5
Firmaspesifikke funksjoner Funksjoner under vil kun være tilgjengelige for utvalgte firma, basert på benyttet teknologi for brukervalidering, samt ønsker fra hyttestyret. Firma som eksempelvis Statoil og Storebrand vil ikke kunne benytte disse funksjonene. Når disse linkene ikke viser, betyr det at dere ikke har mulighet til å benytte dem. 6. Ny Bruker Lenke for å gå til side for registrering av ny bruker. Viser kun dersom dette er mulig for valgt firma. 7. Glemt passord Lenke for å gå til side for generering av nytt passord. Viser kun dersom dette er mulig for valgt firma. 6
VALG AV FIRMA *Valg av firma 1. Valg av firma Knapper for å velge ønsket firma. Ved valg av ønsket firma vil du automatisk bli videresendt til innloggingssiden for dette. Hvert firma har sin egen bruker autentisering så det vil ikke være mulig for en bruker fra ett firma å logge seg på ett annet firma. Det vil heller ikke være mulig å benytte firmaspesifikke funksjoner (se forrige side) i ett annet firma i håp om at de vil da virke for din bruker. 7
NY BRUKER *Ny bruker 1. Navn Tekstboks for inntasting av ditt navn. 2. Email Tekstboks for inntasting av din e-post adresse. 3. Brukergruppe Brukergruppen denne ansatte skal tilhøre 4. Ansattnummer Tekstboks for inntasting av ditt ansatt nummer. 5. Opprett bruker Knapp for å registrere ny bruker. E-post med brukerdetaljer vil da bli sendt til din e-post adresse. 8
*Ny bruker manglende data 6. Indikasjonsfelt Felt som indikerer at feltet er påkrevd eller at inntastet verdi har feil verdi eller feil format. *Ny bruker bruker registrert 7. Logg inn Knapp for å gå videre til innloggings siden. Viser kun dersom ny bruker er blitt registrert. 9
GLEMT PASSORD *Glemt passord 1. Brukernavn Tekstfelt for inntasting av ditt brukernavn. 2. Send passord Knapp for å sende nytt passord til intastet brukernavns e-post adresse. Dette passordet blir automatisk generert av systemet og vil bli satt som gjeldende passord for denne brukeren i CabinWeb. *Glemt passord - melding 3. Meldings felt En status melding vises her ved valg av send passord. 10
*Glemt passord passord sendt 4. Logg inn Trykk knappen Logg inn for å gå videre til innloggings siden. Denne viser kun dersom passordet er blitt sendt til bruker. 11
HOVEDSIDEN *Hovedside 1. Hovedmeny Hovedmenyen er CabinWeb sin primære navigasjonsmeny. Via denne vil du kunne navigere til de forskjellige sidene i CabinWeb. Om du holder muspekeren over et hovedpunkt som har flere underpunkter vil eventuelle underpunktene komme til syne slik som vist i bildet over. Du velger et menypunkt ved å klikke på det. 2. Hyttevelgeren Hyttevelgeren er en kontroll for hurtignavigasjon hvor du raskt skal kunne navigere til detaljsiden for en ønsket hytte. Hyttevelgeren viser alle hytter for det som til en hver tid er gjeldende distrikt/hyttested. Over bildene viser hyttevelgeren en sti som forteller hvilket distrikt/hyttested/hytte som nå er valgt. Du kan navigere til detaljer om de forskjellige delene av denne stien ved å klikke på ønsket del av lenken. Dersom det er mer enn fem hytter tilgjengelig for valgt lokasjon kan du bla frem og tilbake mellom hyttene, fem hytter om gangen, ved å bruke pilene på høyre og venstre side av hyttevelgeren. Du kan gå videre til detaljsiden for en hytte ved å klikke på bildet. 12
3. Logo Bilde som viser logo for valgt firma. 4. Informasjonsfelt Felt som inneholder informasjon om CabinWeb for gjeldende firma. 13
MIN PROFIL *Min profil 1. Personlig informasjon Tekstbokser og nedtrekkslister som definerer dine personlige data og dine brukerinnstillinger for CabinWeb. Som bruker kan du oppleve at ikke alle feltene som vises over vil være tilgjengelige. Det er opp til det enkelte hyttestyre å bestemme hvilke felter du som bruker skal få lov til å endre. a. Navn Fornavn og etternavn. b. Adresse Adresse hjemme. c. Postnummer/Sted Postnummer og poststed hjemme. d. Mobil Mobiltelefon nummer. e. Telefon (jobb) Telefonnummer på jobb. f. Telefon (hjem) 14
Telefonnummer hjemme. g. Passord Passord for pålogging i CabinWeb. h. Brevtype Ønsket brevtype for informasjon fra CabinWeb. i. Epost (hjemme) Privat e-post adresse. j. Avdeling Tilhørende avdeling i firma. k. Betalings metode Ønsket form for innbetaling av leiebeløp. l. Språk Språk som brukes i CabinWeb. m. Vis hyttevelgeren Skru av og på visning av hyttevelgeren. 2. Lagre Knapp for å lagre endrede data. 3. Oversikt Hurtigmeny bestående av lenker til andre underpunkt for det valgte hovedmenypunkt. 15
TILDELINGER Tildelinger er dine leieforhold. Her kan du få en oversikt over tidligere leieforhold, samt fremtidige. Det vil være mulig å avbestille fremtidige, samt bestille nytt leieforhold her. Det finnes 3 typer sesonger: Hovedtrekning: Denne typen sesong blir benyttet til trekning og bestilling av forhåndsdefinerte perioder. Administrator vil da som oftest definere en sesong, eks. Sommer 2010, hvor hver leieperiode er fastsatt. Når du som bruker leier i denne type periode, vil bestillingen være begrenset til de periodene som er definert. Når en bestiller i denne typen sesong, trykker en på ønsket dato, og systemet vil velge alle tilhørende dagene for valgte dato automatisk. Typiske eksempler på dette er: 7 dagers perioder, 14 dagers perioder og 2- eller 3-delt uke (søndag til torsdag eller søndag til onsdag til fredag). Hva som er definert for deres firma, vil som regel være beskrevet i hyttereglementet. Uke/helg: På denne typen sesong vil det være mulig å bestille enkle dager. Som oftest er uke/helg begrenset til maksimalt 7 sammenhengende dager. Begrensningen blir satt av hyttestyret. Når en bestiller i denne perioden, må en velge både start- og slutt- dato for leieforholdet. Enkle dager: Enkle dager fungerer på samme måte som uke/helg. Eneste forskjell er at denne sesongen fortløpende vil utvides med en dag. Antall uker hyttene vil være tilgjengelige i denne perioden vil bli satt av hyttestyret. Denne sesongen kan også fjernes helt, om hyttestyret ikke ønsker å tilby denne muligheten. Det er viktig å merke seg at om en ønsker å bestille en hytte som vises som ledig under Ledige hytter, eller under hytte - informasjonen, så kan det være nødvendig å velge en annen sesong, enn den som systemet foreslår når en kommer inn i tildelings - vinduet. Systemet vil automatisk foreslå første tilgjengelige sesong, men det er ikke alltid denne sesongen er den riktige for din 16
*Tildelinger 1. Tildelinger Liste over dine registrerte tildelinger. Du kan få opp flere detaljer om en enkelte tildeling ved å klikke på den i listen. Du vil da også få mulighet til å utvide tidsrommet for tildelingen. 2. Avbestill Lenke for å avbestille en tildeling. Ved å trykke på denne, vil systemet sjekke om du avbestiller innenfor avbestillingsfristen. Hvis du avbestiller for sent, kan du risikere å måtte betale for leieforholdet, selv om du har avbestilt. Hvis hytten blir brukt av andre vil du kun bli trukket/fakturert for de døgn hytten står ubrukt. 3. Legg til Knapp for å gå til registrering av ny direkte tildeling. Legg merke til at de fleste firma benytter en avbestillingsfrist på 14 dager. Det betyr at hvis du bestiller en hytte i en periode som starter færre en 14 dager fra bestillingsdato, og deretter avbestiller, så risikerer du å betale for leieforholdet (se avbestill for mer informasjon). 17
4. Oversikt Hurtigmeny bestående av lenker til andre underpunkt for det valgte hovedmenypunkt. *Tildelinger - detaljer 5. Detaljer Detaljer for den valgte tildelingen. 6. Utvid Knapp for å utvide tidsrom for valgt tildeling. Det er med andre ord mulig å utvide en eksisterende bestilling, hvis hytten er ledig før eller etter din egen bestilling. Det vil derimot ikke være mulig å redusere leieforholdet selv. Om du ønsker å redusere leieforholdet må du ta kontakt med hyttestyret. 18
*Tildelinger utvid tildeling 7. Kalender Kalender for å velge ny gjeldende periode for valgt tildeling. Perioden kan forlenges, men ikke forkortes 8. Lagre Knapp for å lagre endringer. 9. Avbryt Knapp for å avbryte editering av vagt tildeling. 19
*Tildelinger ny tildeling 10. Valg av sesong/hytte Nedtrekkslister for å velge gjeldende sesong og hytte for denne tildelingen. a. Sesong Ønsket trekningsperiode eller enkle dager. b. Distrikt Hytte distrikt for ønsket hyttested. c. Hyttested Hyttested for ønsket hytte. d. Hytte Ønsket hytte for ny tildeling. 11. Kalender Kalender for å velge tidsrom for ny tildeling. 20
12. Lagre Knapp for å lagre ny tildeling. 13. Avbryt Knapp for å avbryte registrering av ny tildeling. 21
SØKNADER Det finnes 2 forskjellige typer trekninger i CabinWeb: Hoved trekning Uke/helg trekning En hoved-trekning fungerer på den måten at du kun kan velge forhåndsdefinerte perioder. Det mest vanlige er 7 dagers perioder, men dette kan variere fra firma til firma. I denne type trekning har du mulighet til å legge inn flere sammenhengende perioder i en og samme søknad, men ved en eventuell tildeling, vil du kun få tildelt en av de forhåndsdefinerte periodene du søkte på. En uke/helg-trekning fungerer på den måten at du kun kan søke på ett visst antall dager, og ved en eventuell tildeling, vil du få alle dagene du søkte på. Det er ikke mulig å søke på hele treknings-perioden i en og samme søknad. Når du skal opprette en søknad eller endre en eksisterende søknad vil det i skjermbildet bli informert om hvilken type trekning søknaden vil gjelde. 22
*Søknader 1. Trekningsperiode Nedtrekksliste for å velge ønsket trekningsperiode. (fjernet) 2. Liste over søknader Liste over søknader for valgt trekningsperiode. Du kan få opp flere detaljer om en gitt søknad ved å klikke på den i listen. Du vil da også få mulighet til å redigere søknaden. 3. Legg til Knapp for å starte registrering av ny søknad. 4. Oversikt Hurtigmeny bestående av lenker til andre underpunkt for det valgte hovedmenypunkt. 5. Historiske trekninger Avkryssingsboks for å slå av å på visning av historiske trekninger. 23
*Søknader detaljer 6. Detaljer Liste som viser detaljer for den valgte søknaden. 7. Rediger Knapp for å starte redigering av valgt søknad. 8. Legg til Knapp for å starte registrering av ny søknad. 9. Slett Knapp for å trekke tilbake valgt søknad. 24
*Søknader rediger 10. Kalender Nedtrekksliste for valg av ønsket trekningsperiode for denne søknaden. 11. Distrikt /Hyttested / Hytte (valgfritt) Nedtrekkslister for valg av søknadens distrikt / hyttested / hytte. Dersom ingen valg er gjort i en eller flere av nedtrekkslistene vil søknaden omfatte alle mulige valg i nedtrekkslisten. 12. Prioritet (valgfritt) Nedtrekksliste for valg av søknadens prioritet. Hytte fra den søknaden som har høyest prioritet, hvor 1 er høyest, vil bli forsøkt tildelt først dersom du blir trukket ut under en trekning. Du vil bare få tildelt en hytte per trekning. 13. Kalender (valgfritt) Kalender for å angi ønskede leieperiode. 14. Lagre Knapp for å lagre endrede data. 15. Avbryt Knapp for å avbryte redigering av valgt søknad. 25
MELDINGER *E-post 1. Liste over meldinger Liste som viser e-poster/brev du har mottatt fra CabinWeb det siste året. En kan få opp flere detaljer om en e-post/brev ved å klikke på den i listen. 2. Oversikt Hurtigmeny bestående av lenker til andre underpunkt for det valgte hovedmenypunkt. 26
*E-post detaljer 3. Detaljer Detaljer om gjeldende e-post/brev. a. Dato sendt Dato for utsendelse av e-post/brev b. Fra E-posten/brevets avsender c. Til E-posten/brevets mottaker d. Emne Hva gjelder e-posten/brevet e. Melding E-posten/brevets meldingskropp. f. Brevtype Hvilket format gjeldende melding hadde ved utsendelse. 27
HYTTEKATALOG *Hyttekatalog 1. Kart Kart som viser en geografisk oversikt over tilgjengelige hyttesteder. 2. Hyttesteder Lenker utformet som nåler viser de enkelte hyttestedenes lokasjon. Ved å føre musen over en nål vil du få opp en boks som viser hyttestedets navn. Du kan gå videre til detaljer om et enkelt hyttested ved å klikke på lenken. 3. Hyttesteds liste Knapper som utgjør en liste over tilgjengelig hyttesteder sortert etter distrikt. Du kan bla deg ned til de forskjellige hyttestedene ved å klikke på ønsket distrikt. 28
Du kan så gå videre til detaljer om et enkelt hyttested ved å klikke på ønsket hyttested. *Hyttekatalog detaljer hyttested 4. Hyttevelger Ved navigasjon til et bestemt hytteområde vil hyttevelgeren kun vise hytter som ligger i gjeldende hytteområde. 5. Detaljer Detaljer og informasjon om gjeldende hytteområde 6. Hytter Knapper som utgjør en liste over tilgjengelige hytter i gjeldende hytteområde. Du kan gå videre til detaljer om en enkelte hytte ved å klikke på ønsket hytte. 29
*Hyttekatalog detaljer hytte 7. Hyttevelger Ved navigasjon til en bestemt hytte vil hyttevelgeren vise de bilder som finnes av gjeldende hytte. 8. Valgt bilde Stor versjon av valgt bilde. 9. Detaljer Detaljer og informasjon om gjeldende hytte. 10. Utskrift Lenke for å skrive ut detaljer og informasjon om gjeldende hytte. 30
11. Egenskaper Liste over egenskaper for gjeldende hytte. 12. Fasiliteter Liste over gjeldende hyttes fasiliteter. 13. Kalender Kalender som viser når gjeldende hytte er ledig. Røde felter markerer at hytten er opptatt på gjeldende tidspunkt. 14. Forrige Knapp for å vise forrige kallender periode. 15. Neste Knapp for å vise neste kallender periode. 16. Bestill Knapp for å legge inn en ny bestilling for gjeldende hytte (ref Tildelinger). 17. Registrer søknad Knapp for å legge inn en ny søknad på gjeldende hytte. Hvis denne knappen ikke vises, så er det på grunn av at denne hytten ikke er med i noen av de tilgjengelige trekningsperiodene. Så snart administrator har lagt inn valgte hytte inn i en aktiv trekning, vil knappen vise. 31
LEDIGE HYTTER *Ledige hytter 1. Distrikt (valgfritt) Nedtrekksliste for å begrense søk etter ledige hytter til valgt distrikt. Dersom ingen valg er gjort vil søket omfatte alle mulige valg i nedtrekkslisten. 2. Hyttested (valgfritt) Nedtrekksliste for å begrense søk etter ledige hytter til valgt hyttested. Dersom ingen valg er gjort vil søket omfatte alle mulige valg i nedtrekkslisten. 3. Navn på hytte (valgfritt) Nedtrekksliste for å begrense søk til en bestemt hytte. Dersom ingen valg er gjort vil søket omfatte alle mulige valg i nedtrekkslisten. 4. Fra dato (valgfritt) I utgangspunkter omfatter søk etter ledige hytter en periode på fire uker fra dagens dato. Felt for fra dato kan settes for å endre start dato på søket til ønsket dato. Søket vil da omfatte de fire kommende uker fra gitt dato. a. Tekstboks Tekstboks for manuelt å definere dato. b. Kalender Knapp for å åpne kalendervelger og så velge dato fra denne. 5. Finn ledige hytter Knapp for å starte søk etter ledige hytter basert på eventuelle kriterier definert i steg 1-4. 32
*Ledige hytter ledige hytter 6. Liste over ledige hytter Liste som viser ledige hytter i gitt periode og som også viser når de enkelte hyttene er ledige i perioden. Røde felter i kalenderen markerer at hytten er opptatt for gjeldende dager. 7. Bestill Knapper for å registrere en bestilling på gjeldende hytte (ref Tildelinger). 33
AVANSERT SØK *Avansert søk 1. Hyttevelger Ved avansert søk vil hyttevelgeren til en hver tid bare vise de hytter som samsvarer med definerte søkekriterier. 2. Hytter Liste over hytter som samsvarer med søkekriteriene. Du kan gå videre til detaljer om en enkelt hytte ved å klikke på denne i listen. 3. Du søker Liste over gjeldende søkekriterier. Kriteriene kan fjernes ved å klikke på krysset på venstre side av teksten. 34
35
4. Fritekst søk Tekstboks for å definere et fritekst søk. 5. Søk Lenke for å legge fritekst søk til i listen over søke kriterier. Det er kun mulig å ha et gjeldende fritekst søk. Ved klikk på lenken vil søket oppdatere seg til og å omfatte fritekst søket. 6. Distrikt Liste med lenker over hyttedistrikt. Du kan legge til et distrikt som søkekriterie ved å klikke på lenken. Dersom du velger et distrikt som søkekriterie vil du og få opp en liste over hyttested for gjeldende distrikt som du kan velge fra. Ved valg av et distrikt vil søket oppdatere seg til og å omfatte valgt distrikt. 7. Fasiliteter Liste med lenker med mulige hytte fasiliteter. Du kan legge en fasilitet til som søkekriterie ved å klikke på lenken. Ved valg av en fasilitet vil søket oppdatere seg til og å omfatte valgt fasilitet. 36
HJELP Under menyvalget HJELP på hovedmenyen finner du elektroniske utgaver av diverse hurtigstart guider, brukermanualen samt diverse informasjon om gjeldende CabinWeb versjon. 37
LOGG AV For å logge av CabinWeb velger du LOGG AV på hovedmenyen. Du vil da bli sendt tilbake til påloggings siden og må foreta en ny pålogging for igjen å kunne bruke CabinWeb. 38