INTERNNOTAT Fra Økonomiansvarlig Til Generalforsamlingen 19.04.2012 Investeringsbudsjett: Oversikt over forslag Følgende forslag er registrert innsendt til økonomiansvarlig i forbindelse med investeringsbudsjett til revidert budsjett. Forslagene er forklart nærmere i egne notater fra forslagsstiller. År viser antall år avskrivningene skal føres over. HVA HVEM SUM ÅR Oppussing av Stjernesalen Del 1 Kvarterstyret 650.000,- 10 Nytt rombookings- og arrangementssystem Eksternansvarlig 150.000,- 5 Kjølesystem til varelager Innkjøpsansvarlig 30.000,- 5 TOTALT 830.000,- Påvirkning på avskrivninger på revidert budsjett for 2012 er en økning på 101.000 totalt for samtlige forslag. Originale avskrivninger på vedtatt budsjett for 2012 er på 0,-. Dette grunnet vedtatt blank investeringsplan ved GF, høst 2011.
INTERNNOTAT Fra Kvarterstyret Til Generalforsamlingen 19.04.2012 Investeringsinnspill: Oppussing av Stjernesalen Kvarterstyret ser et stort behov for å pusse opp Stjernesalen. Det er derfor påbegynt prosjekteringsarbeid hvor det er hyret inn interiørarkitekter. Det er lagt føring på at prosjektet skal kunne deles opp i bolker slik at vi kan ha mulighet til å ta disse etter hvert som vi har finansiering og praktisk mulighet. Det er langt opp til følgende rekkefølge på bolkene: 1. Møbler 2. Gulv 3. Vegger 4. Bardisk 5. Tak & belysning Kvarterstyret jobber mot å kunne gjennomføre pkt. 1-3 i løpet av sommeren. Pkt. 4 & 5 krever større prosjektering og arbeid. Da vi vil være i starten av mai når dette potensielt blir godkjent vil tiden for å få inn håndverkere for gjennomføring være sterkt begrenset. Det er derfor lagt opp til at pkt. 4 & 5 tas på et senere tidspunkt. Det må også sikres finansiering til de to siste punktene da disse vil være kostbare grunnet mengden og type arbeid. Rammen på del 1 av oppussingen (pkt. 1-3) er estimert til 650.000,-. Det jobbes med å innhente spesifikke tilbud, og det forventes at Kvarterstyret skal kunne orientere Generalforsamlingen mer detaljert den 8. mai. Det legges opp til å benytte 100.000,- Kvarteret mottok på Fylkeskommunens budsjett på dette prosjektet. I tillegg vil sliping og beisning av gulv enten delvis eller i sin helhet dekkes av Eiendomsavdelingen som del av deres vedlikeholdsbudsjett. Reell innhogg i Kvarterets likviditet er dermed lavere enn totalestimatet på 650.000,-. Kostnad for interiørarkitekter vil dekkes av tilskuddet Kvarteret fikk av Velferdstinget for 2012 (88.000,-) evt. resterende beløp etter kostnadsdekning for interiørarkitekter vil potensielt kunne føres over til oppussingsprosjektet. Kvarterstyret ber derfor Generalforsamlingen godkjenne en øvre ramme på 650.000,- for gjennomføring av del 1 av oppussing av Stjernesalen. I 2011 hadde man en fortjeneste i stjernesalen på 1 775 500 kroner, og dette er uten å inkludere sommerkvarteret. Dersom sommerkvarteret også inkluderes øker denne summen til nesten 2 millioner. En oppussing av stjernesalen vil ha en total kostnadsramme på ca. 1 million kroner for å pusse opp stjernesalen, der trinn 1 har en beregnet kostnad på 650 000 kroner.
Kostnad steg 1 kr 650 000,00 Total kostnad kr 1 000 000,00 Fortjeneste 2011 kr 2 000 000,00 Økning i omsetning Lav 8 % Middels 13 % Høy 20 % Steg 1 Antall år Totalt Antall år Lav kr 686 956,08 5 kr 934 542,44 7 Middels kr 707 152,84 3 kr 929 274,60 4 Høy kr 765 387,88 2 kr 1 131 444,54 3 Følgende utregning viser forventet forløpt tid før investeringen har betalt seg tilbake med en kalkulasjonsrente på 3% (Utregningen viser nåverdi for fremtidig fortjeneste). Dette vil si at med en middels til høy økning i omsetning i stjernesalen vil det gå mellom 2 og 3 år før steg 1 av investeringen har betalt seg tilbake, og 3 til 4 år for totalkostnaden. Samfundet i Trondheim hadde en lignende oppussing i 2010, da brukte de 4 millioner på å pusse opp en sal (Lyche) som i stor grad har samme funksjon som stjernesalen. I følge økonomiansvarlig i styret ved Samfundet er denne summen tjent inn igjen allerede. Det bør også nevnes at denne oppussingen ble gjort i forbindelse med jubileum for Samfundet og at man derfor hadde en del naturlig publisitet som ble utnyttet, men deres generelle erfaring er at oppussing generellt er noe som lønner seg. I revidert budsjett for 2012 er det budsjettert med et overskudd på 165 000. Dette er etter avskrivninger, og resultatet før avskrivninger er beregnet til å være 661 000. Dette vil i praksis si at en oppussing av stjernesalen vil ha liten til ingen påvirkning på likviditeten vår, og dersom alle investeringsforslagene godkjennes vil kontantbeholdningen i praksis reduseres med «bare» 200 000. I sum vil dette tilsi at fra et økonomisk perspektiv anbefaler økonomiansvarlig at det løses ut midler for å pusse opp stjernesalen. Ut i fra informasjon fra Samfundet om lignende prosjekter er det rimelig å anta at omsetningen vil øke i stor nok grad til at dette blir en investering som vil gi bra avkastning. Videre er Stjernesalen signalrommet vårt og det vil være fordelaktig å gi denne salen en egen, klar identitet. En stor andel av skjenkegruppen sine skift er også i Stjernesalen (dobbelt så mange som i Grøndahls), og det vil lette arbeidsbøren til denne gruppen å gi rommet en mer praktisk utforming og møblement mtp. rydding og renhold.
INTERNNOTAT Fra Innkjøpsansvarlig Til Generalforsamlingen 19.04.2012 Investeringsinnspill: Kjøling til varelager Varelageret til Kvarteret har pdd ikke kjøling på varelager. Dette medfører dårligere kvalitet på varer, noe som ikke er gunstig ovenfor kundene. Mangel på kjøling kan også medføre økt svinn. Det har blitt gjort forsøk på å få UiB til å dekke dette, uten hell. Vi har derfor innhentet tilbud fra UiBs rammeleverandør på elektronikk, Frøland & Noss. Tilbudet er på 30.000,- eks. mva. Dette inkluderer fremlegg av strøm, levering og montasje av kjøleenhet på varelager med integrert termostat samt montasje av utsug ved siden av vindu i gård. Arbeidet kan gjennomføres i løpet av sommeren. Dette forslaget støttes også av økonomiansvarlig i Kvast, da dette er en investering som ikke koster så alt for mye. At det serveres drikkevarer som har lite gunstig temperatur er negativt for driften vår.
INTERNNOTAT Fra Eksternansvarlig, Kvarterstyret Til Generalforsamlingen 19.04.2012 Investeringsinnspill: Nytt rombookingssystem Det legges med dette frem forslag til å sette av opptil 150.000,- for utvikling og implementering av et totalt rombookings- og arrangementssystem for Kvarteret. Dagens løsning er fordelt på tre separate systemer. I tillegg er vår eksisterende arrangementsdatabase et helt eksternt (og godt gjemt) system som burde integreres i et rombookingssystem for bedre bruk. Nåværende løsning bidrar til en mengde arbeid for Eksternansvarlig og en uoversiktlig prosess for arrangører. Samtidig bidrar skillet mellom rombooking og arrangementsdatabase samt at denne databasen er en godt bevart hemmelighet til at i underkant av 50% av arrangementene på Kvarteret blir promotert på vår nettside. Kvarteret strategi 2012-2015 legger klare målsetninger for at dette bør gjennomføres. Punkt 3 under Arrangører sier at Søknadsprosessen skal være enkel og effektiv.. Samtidig står det i punkt 6 av Markedsføring at Kvarterets nettside skal alltid være oppdatert og gi oversiktlig og relevant informasjon for gjester og arrangører. Tiltaket er derfor sterkt forankret i Kvarterets strategi. Kvarterets statutter $1 sier at Kvarterets formål er å legge til rette for den største mulige bredden av kulturell, sosial eller almenpolitisk virksomhet.. Dagens løsning er ikke en god måte å legge til rette for kulturell virksomhet på Kvarteret og tiltaket er dermed også solid forankret i Kvarterets kjernevirksomhet. DAGENS LØSNING 1. Arrangør sender bookingsøknad via skjema på nettsiden eller innsending av epost til Eksternansvarlig/Resepsjonen. Eksternansvarlig får pdd bistand fra resepsjonen da mengden arbeid i forbindelse med søknader er betydelig. Dette medfører ofte dobbeltkommunikasjon eller henvendelser som ikke blir plukket opp av noen da det ikke finnes godt system for informasjonsdeling mellom skjema, Eksternansvarlig og resepsjonen. Systemet er heller ikke godt tilrettelagt for riktig håndtering av tekniske raidere, catering etc. Dette medfører som oftest ekstraarbeid for kjøkken og kraftetaten. Det er ingen god og intuitiv måte for arrangør å selv sjekke ledige datoer og legge inn søknad direkte på datoer og rom som er tilgjengelige gjennom semesteret.
2. Resepsjon/Eksternansvarlig fanger opp ny booking via skjema (som lagres i et ark på google docs for egen ekstern epostkonto) og sjekker dette opp mot dagens rombookingsløsning på nett (phpscheduleit). Ved komplikasjoner må en lengre epostdialog gjennomføres med arrangør. Dagens løsning (phpscheduleit) er lite fleksibel og tilpasset Kvarterets behov. Oppdatert versjon av programvaren er testet og vil trenge betydelig tilpasning for å oppfylle Kvarteret behov. Det er ingen mulighet for arrangører å logge seg inn på sentralisert system for å se over sine rombookinger og arrangementer. All kommunikasjon vedr. bookinger skjer manuelt og er tidkrevende. 3. Etter godkjenning må arrangør selv skaffe tilgang og koble seg opp til Kvarterets arrangementsdatabase. Her må de putte inn all informasjon om arrangementet på nytt og via et ikke brukervennlig grensesnitt. Systemet er godt utviklet, men mangelen på enhetlig kobling med rombooking gjør at vi mangler omlag 50% av arrangementene i vår promotering. Det vil medføre enklere håndtering av arrangementer for både Kvarteret og arrangører hvis disse to systemene integreres i et felles system. Dagens løsning har ikke muligheter for rapporter til bruk for Kvarterets driftsavdelinger og muligheten for å få ut statistikk er tilstede, men meget kompleks. Dagens løsning vanskeliggjør også arbeidet med å få inn arrangører utover de faste da antall ledd de må gjennom i våre systemet skaper barrierer som medfører frafall. Oppsummert er dagens løsning unødvendig kompleks og baserer seg på hjemmesnekrede løsninger og tilpasninger som ikke er brukervennlige eller kommuniserer med hverandre. ØNSKET LØSNING Ønsket prosess for rombooking i et enhetlig og spesialtilpasset system er skissert som følger: 1. Arrangør logger seg inn med sin konto, sjekker ledige rom og legger inn en bookingforespørsel. Arrangør legger samtidig inn evt. behov for tekniske rider, catering etc. 2. Kvarteret får beskjed om forespørsel, logger seg inn og godkjenner eller avviser/flytter forespørselen (arrangør får epost med info om hva som har skjedd). Når ting er godkjent går evt. epost videre ang. catering, teknisk rider etc til de med dette ansvaret. 3. Ved godkjennelse legges arr. inn i den formelle rombookingsoversikten og den generelle infoen om arr. blir umiddelbart tilgjengelig som del av en arrangementsdatabase (som vår nettside og andre kan koble seg til for å liste opp data fra). 4. Etter godkjennelse kan arrangør logge seg inn og legge til mer informasjon, bilder etc. på bookingen. Arrangør vil også kunne gjøre endringer på eksisterende arrangementer og søke om ny godkjennelse hvis endringene krever dette. Et nytt system tilpasset være behov vil også ha muligheter for f.eks. vaktetaten å i større grad kunne få ut rapporter om forventet publikumsantall for å bedre kunne tilpasse vakthold. Det vil også være mye enklere for infoetaten å få ut god informasjon om arrangement til bruk i promoteringsmateriell. I denne sammenheng vil vi kunne se en salgsmessig økning grunnet bedre grunnpromotering.
Med et totalt system med integrert arrangementsdatabase vil det også være mulighet for andre studentarrangører å legge inn arrangementer som også foregår utenfor Kvarteret. Dette vil kunne plasseres på en underside på Kvarterets nettside for gjøre Kvarteret.no mer relevant som startside for studenter som ønsker å finne ut hva som skjer. En fullstendig database over arrangementer i regi av studentaktører i byen vil også kunne bidra som et attraktivt forhandlingskort ovenfor potensielle samarbeidspartnere innen media da disse ofte har slike selv og er avhengig av data for å være attraktiv mot kundene. På slik måte vil en slik investering kunne bidra til ekstrainntekter på sikt. En spesialtilpasset løsning vil være enklere for Kvarteret, enklere for arrangører og vil sikre bedre promotering av det samlede programmet til Kvarteret. GJENNOMFØRING Det beste for Kvarteret er alltid gratis gjennomføring via frivillige. Det har siden oppstart eksistert en mengde hjemmesnekrede løsninger både for arrangementsdatabaser, publiseringssystem og andre nettverktøy. Fellesnevneren er at de ofte blir vanskelig å vedlikeholde når opphavsmann forsvinner fra organisasjonen og at de ikke er enkle å benytte. Samtidig er det alltid en tilstedeværende usikkerhetsmoment om hvorvidt Kvarterets frivillige er i stand til å gjennomføre en slik utvikling på et godt nivå innenfor de tidsrammen Kvarteret har behov for at slikt blir gjennomført. Ofte stopper prosjekter etter 1 semester da frivillige forsvinner. Vi kan derfor gjennomføre det med frivillig innsats, men da finnes det ingen garantier for at et slikt, omfattende, system blir ferdigstilt innen fornuftig tid (om i det hele tatt). Dagens webgruppe har begrenset arbeidskapasitet og en bedre bruk av deres tid er å fortsette videreutviklingen av Kvarterets nettsider. Det er viktig å ha et grunnsystem som er skikkelig utviklet slik at vi alltid er på et godt nivå og heller kan bruke de frivillige til å videreutvikle dette til noe bedre. Alternativet er usikkerhet på kvalitet og gjennomføring av driftskritiske grunnsystemer. Det har vært samtaler gjennom lengre periode med flere byråer i Bergensområdet og på Vestlandet (bl.a. Reaktor, Keyteq, Kodebyraaet). Det laveste vi har oppnådd av pristilbud for en godt gjennomført og veldokumentert løsning er rundt 150.000,-. Dokumentasjon og mulighet for oppfølging er kritisk for at våre frivillige enkelt kan drifte og videreutvikle systemet i ettertid. Det er muligheter for reduserte kostnader avhengig av mengde forarbeid vi gjør selv og kvalitet på dette. Utviklingstid vil estimeres til om lag 1 mnd. Eksternansvarlig ser det som essensielt for Kvarterets formål og strategi at rombookingsprosessen blir kraftig forenklet og 100% nettbasert. Samtidig anses det som fornuftig at en totalløsning inkluderer inkludering av arrangementsdatabase for enklere promoteringsarbeid for våre arrangører og Kvarteret. Eksternansvarlig ber Generalforsamlingen godkjenne en øvre totalramme på 150.000,- for gjennomføring av prosjekt for et helhetlig rombookings- og arrangementssystem som er ferdigstilt og iverksatt til rombookingsfrist for vårsemester 2013.
Budsjettforslag for Vaktetaten: Driftskosnader: Refusjon for hjemreiseutlegg: 9000 kr per semester. - Så langt i semesteret(20.03.12) er det brukt 1540 kr i reiseutgifter. Om det fortsetter slik resten av semesteret vil vi bare bruke ca halvparten av pengene vi har blitt tildelt. Men, erfaringer fra tidligere økonomiansvarlig tilsier at 9000kr er en passelig mengde, og at nesten hele summen har blitt brukt opp hvert semester. Jeg ser derfor at det er en mulighet for at dette bare er et treigt semester, og vil be om at det ikke blir et kutt i denne posten før det eventuellt gjentar seg neste semester. Vedlikehold av sambandsutstyr: 2000 kr per semester. - Det er støtt og stadig noe som går galt med sambandene, og det ville vært greit å kunne gjøre noe med det uten å måtte skrive søknad til KvaSt hver gang. I tillegg er det en del utgifter som går til innkjøp av propper og slanger til sambandene. Diverse andre utgifter: 750 kr per semester. - Går til andre faste utgifter Vaktetaten har. Det er blandt annet kontorutstyr, stempelputer, formfett, antibac til ørepropper, og lignende. I tillegg er det alltid noen uforutsette utgifter hvert semester. Investering: Tannbeskyttere til vakttreninger: 2000 kr. - Grunnen til at vi trenger tannbeskyttere er ren HMS. Når vi driver å trener, så kan det gå hardt for seg, og tenner er dyrt å reparere. IK/KK mener derfor at dette er et minimum av det vi trenger for å unngå unødvendige skader når vi trener på å utøve aspekter av hovedoppgaven vår. MVH, Vemund Innvær Aartun. Økonomiansvarlig, Vaktetaten.
Til Representantskapet Fra: Eksponeringsetaten Endring av budsjett - abonnement på Smugmug. I dag bruker Eksponeringsetaten Flickr, en nettbasert bildetjeneste, for å vise og distribuere bilder. Bruken av denne tjenesten er noe som er arvet fra tidligere, og det har ikke vært gjennomført en vurdering av tjenestens egnethet opp mot konkurrerende løsninger på i hvert fall 3 år. Eksponeringsetaten opererer med et stort antall bilder, og vi har opplevd flere problemer knyttet til bruken av Flickr. Vi ønsker å bytte til en annen løsning, levert av konkurrenten Smugmug. Deres løsning er mye rikere på løsninger. Blant fordelene med smugmug er: - adgang til å laste opp bilder på opp til 50MB - bilder blir ikke komprimert ved opplasting (komprimering skader bildekvaliteten) - Design og farger kan enkelt redigeres til å matche kvarteret.no - Smugmug kan også inkluderes rett inn som en del av ens eget domene (altså fremstå som en sømløs del av kvarteret.no) - Ubegrenset trafikk - opplasting av video i full hd-kvalitet (h.264) - "embedding" i forum, blogger og andre nettsider - passordbeskytting av gallerier (så vi kan gi interne tilgang til f.eks. internfestbilder uten at de blir tilgjengelige for eksterne) - mulighet for flere brukere - god beskyttelse av bilder fra "tyveri" - innebygget mulighet for salg, både av digitale nedlastinger og av opptrykk, noe som kan gi inntjening for Kvarteret - deling av bilder slik at arger, dorger og andre kan få tilgang til de bildene de trenger - mulighet for automatisk vannmerking av bilder - Svært tidsbesparende mht. levering av bilder til dorger, arger og brukerorganisasjoner. Smugmug er noe dyrere enn Flickr, men det er rett og slett mye bedre. Det gir flere muligheter enn vi har i dag, og vil gjøre bildene våre mer tilgjengelige for andre. Vi har mange bilder på flickr, og overføring av allerede opplastede bilder vil åpenbart ta noe tid. Det kan derfor bli nødvendig å opprettholde Flickr-kontoen i en overgangsperiode for å overføre eksisterende bilder til Smugmug. Vedtaksforslag: Generalforsamlingen bevilger 1000kr til årsabonnement på fotolagringstjeneste. på vegne av Eksponeringsetaten Ole-Christian Bjarkøy, leder
Til: Representantskapet Fra: Eksponeringsetaten endring av budsjett - objektiv Ekspo har et veldig godt kamera, men er meget begrenset i objektiv. Kameraet koster 10000, men til dette dyre kameraet har vi har ett stk 50mm til 900kr. Dette objektivet egner seg godt til portrettfotografering, og delvis til konsertfotografering (med visse begrensinger). Det er dessverre totalt ubrukelig til å ta bilder av grupper, rom og noen former for konsertfoto. Vi kan for eksempel ta nærbilder av enkeltpersoner på scenen med dette objektivet, men det er ikke mulig å ta bilder av flere personer eller av hele scenen. Et vidvinkelobjektiv vil tillate oss å gjøre dette. Dette er oppgaver vi svært ofte blir bedt om å utføre, og hver gang er vi avhengig av å få lånt utstyr av eksterne, eller at noen bruker eget utstyr. Anskaffelsen av Expokameraet ble gjennomført fordi det ble regnet som urimelig at våre medlemmer skulle tvinges til å risikere skade på sitt eget utstyr for å jobbe for Kvarteret. Vi trenger derfor sårt å kjøpe et vidvinkelobjektiv for å løse de oppgavene som arger, dorger og brukerorganisasjoner ber oss om. vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar en bevilgning på 5000 til Eksponeringsetaten for å kjøpe inn objektiv. På vegne av Eksponeringsetaten Ole-Christian Bjarkøy, leder
Til Representantskapet Fra: Eksponeringsetaten Endring av budsjett - midler til blits Vi er i dag ute av stand til å dekke en stor mengde av arrangementene som skjer på Kvarteret. Internfester, debatter, foredrag, osv. På stort sett alle arrangementer unntatt konserter trengs det en blits for å ta skikkelige bilder. Lyset er rett og slett for dårlig til å ta bilder uten blits. Eksponeringsetaten foreslår derfor en budsjettbevilgning på 2500 i vår fordel for å kjøpe inn en blits slik at vi kan ta skikkelige bilder i dårlig lys Vedtaksforslag: Generalforsamlingen vedtar en bevilgning på 2500kr til Eksponeringsetaten for innkjøp av blits. På vegne av Eksponeringsetaten Ole-Christian Bjarkøy, leder