Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for oppvekst og kultur /15 Kommunestyret /15

Transkript

1 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: Saksbehandler Dato: Side 1 av 5 FA-C03 10/244 15/7868 Hogne Hjerpås Oppgradering Hattfjelldal samfunnshus - trinn 3 Utvalg Møtedato Saksnummer Hovedutvalg for oppvekst og kultur /15 Kommunestyret /15 Rådmannens innstilling 1. Hattfjelldal kommunestyre vedtar gjennomføring av del 3 for prosjekt Oppgradering av Hattfjelldal Samfunnshus, med en samlet budsjettramme på kr ,- eks. mva. Prosjektet fullføres innen utgangen av Prosjektet finansieres med bruk av næringsfond og tilskudd fra Nordland fylkeskommune. Prosjektet gis følgende kontering: kr , kr ,- Finansiering: Fond: kr ,- Tilskudd: kr ,- Momskomp.: kr ,- 2. Kommunestyret ber rådmannen utrede eget forprosjekt for evt. anskaffelse av teleskoptribune til Kulturstua. Forprosjektet fremlegges for kommunestyret innen utgangen av 1.halvår Hovedutvalg for oppvekst og kultur Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. HOK-022/15 Innstilling: 1. Hattfjelldal kommunestyre vedtar gjennomføring av del 3 for prosjekt Oppgradering av Hattfjelldal Samfunnshus, med en samlet budsjettramme på kr ,- eks. mva. Prosjektet fullføres innen utgangen av Prosjektet finansieres med bruk av næringsfond og tilskudd fra Nordland fylkeskommune. Prosjektet gis følgende kontering: kr , kr ,- Finansiering: Fond: kr ,- Tilskudd: kr ,-

2 Momskomp.: kr ,- Side 2 av 5 2. Kommunestyret ber rådmannen utrede eget forprosjekt for evt. anskaffelse av teleskoptribune til Kulturstua. Forprosjektet fremlegges for kommunestyret innen utgangen av 1.halvår 2016.

3 Habilitet i forvaltningen: Det er ingen kjent administrativ inhabilitet i saken. Side 3 av 5 Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 6 S Oppussing samfunnshus trinn S Oppussing samfunnshus trinn 2 36 X Protokoll anbudsåpning Oppsummering av saken: I forbindelse med kommunen 150-årsjubileum vedtok formannskapet i 2011 (FS 004/11) at samfunnshuset skulle pusses opp. Saken har etter det vært til politisk behandling i flere omganger. Totalkostnadene for hele prosjektet er beregnet til 7,86 millioner kroner, og Nordland fylkeskommune (NFK) har gitt tilsagn om 2,75 millioner i kulturbyggmidler(tilskudd) til prosjektet. Det utgjør ca.33% av totale kostnader. For å finne dekning for egenfinansieringen ble prosjektet etter hvert delt inn i tre deler. Trinn 1 og trinn 2 er nå ferdigstilt. Totalkostnaden for trinn 1 ble kr (herav finansiert med kr ,- i kulturbyggmidler fra NFK), og kommunestyret har bevilget 2,3 millioner til trinn 2. Når regnskapet for trinn 2 foreligger vil det bli søkt om delutbetaling av kulturbyggmidler som for trinn 1 i utbyggingen tilsvarende ca. 33% av nevnte kostnader. Gitt at trinn 2 i utbyggingen holder seg innenfor bevilget budsjettramme innebærer dette at det gjenstår ca 2,76 millioner av den omsøkte budsjettrammen for tildeling av kulturbyggmidler til trinn 3. Regnskapet for trinn 2 er ikke ferdigstilt, men så langt budsjettrammen på delprosjektet ikke vil bli benyttet. Egenfinansieringsbehovet for trinn 3 reduseres tilsvarende. Trinn 3 er oppgradering av scene og scene/lyd/lysutstyr samt teleskoptribune. I denne saken vil politikerne bli bedt om å ta stilling til delprosjekt på teleskoptribune, og i så fall å overføre teleskoptribune til et eget prosjekt i Saksopplysninger: Oppussing av samfunnshus/kulturstua trinn 3 omfatter i utgangspunktet innkjøp og montering av teleskoptribune, samt totalrenovering av scene og innkjøp/montering av lyd/lys-utstyr. Utstyr til scene, lyd og lys har vært ute på offentlig anbud med en total kostnadsramme på kr ,- eks mva. Innenfor denne økonomiske rammen er det fullt mulig å oppgradere scene, lyd og lys til en standard som forventes å ivareta ulike behov i mange år fremover. Dette innebærer et lydanlegg som er kalibrert etter rommets størrelse og gir meget god lyd til både konserter, fremføringer og teaterforestillinger. I anbudet på lydanlegg er det også satt som forutsetning at lydanlegget skal være egnet til et rom både med og uten teleskoptribune. Brukervennlighet er spesifisert, slik at det skal være mulig å betjene lydanlegget uten store tekniske kunnskaper. Lysriggen som er spesifisert i anbudet skal gi gode muligheter til lys med ulik styrke, spredning og farger, og i tillegg i stor grad bestå av ledlys og moderne lysteknologi. I anbudet ligger også nytt sceneteppe og nødvendige baktepper med gode betjeningsløsninger for å kunne rigge scenen til ulike forestillinger, samt dansematter som gjør scenen egnet til dansefremføringer.

4 Side 4 av 5 Det er også innhentet et uforpliktende tilbud (prisforespørsel) på teleskoptribune som kan ivareta dagens bruk av kulturstua i forhold til eksempelvis bygdekino. Prisantydningen er på kr ,- eks mva. Innkjøp av utstyr i denne størrelsesordenen er underlagt lov om offentlige anskaffelser, og må legges ut på en offentlig anbudskonkurranse før evt kontrakt om innkjøp kan underskrives. Kulturbyggmidlene er innvilget fra NFK med frist for bruk innen utgangen av Dvs at det kun er byggeprosjekter som er bekreftet ferdigstilt og regnskapsført i 2015 som vil nyte godt av disse midlene. Det innebærer at kostnadene til oppgradering av scene/lyd/lys kan utløse kulturbyggmidler, mens en evt telskoptribune, pga tidsaspektet (anbudsperioden bør være ca. 1 mnd.), ikke kan komme inn under de allerede bevilgede midlene fra NFK. Kulturstua brukes i dag til forestillinger av ulik karakter, med og uten bord og stoler satt ut i rommet. Kulturstua brukes til kino, teater og konserter og den leies ut til ulike private arrangement som bryllup, lokale fester og konfirmasjoner. I tillegg brukes kulturstua til tentamen og eksamensgjennomføring for grunnskolen. Vurdering: Det er ønskelig å få gjennomført den delen av trinn 3 som omfatter lyd/lys/scene i løpet av Denne delen har en kostnadsramme på ,- eks mva. Gitt at dette blir løst innenfor den økonomiske rammen vil det utløse kulturbyggmidler på kr ,- slik at den totale kostnaden for Hattfjelldal kommune vil være kr ,- eks mva. En oppgradering av lys/lyd/scene er en sårt tiltrengt oppgradering. Scenen vil etter oppussing være funksjonell og tilfredsstille kravene til mindre teateroppsetninger, konserter og lignede arrangementer. Styring av lyd og lys vil ha en helt annen funksjonalitet etter oppgradering, og det vil være mulighet til enkel bruk av både lyd og lys uten noen vesentlig opplæring i bruk av utstyret, samtidig som lys- og lydanlegg kan brukes profesjonelt og tilfredsstille kravet til profesjonelle framføringer/teater og konserter. Når det gjelder teleskoptribunen, så har forutsetningene endret seg vesentlig siden denne ble tatt med i det opprinnelige prosjektet. Vi har nå en bygdekino som gir et filmtilbud til Hattfjelldals befolkning et visst antall ganger pr år. For å få vist filmer er bygdekinoen pr i dag avhengig av lysåpning fra 1 m høyde i døren på lillesal og framover til hele lerretets høyde og bredde. Dette innebærer at en teleskoptribune må være delt i midten, og ikke dekke til lysfeltet fra filmfremviser til lerretets ytterkanter. Om dette fortsatt vil være et krav fra bygdekinoen i de kommende årene vites ikke, eller om det er mulighet for at bygdekinoens forestillinger kan bli digitalisert slik at filmene kan kjøres fra den takopphengte prosjektoren i fremtiden. Det er uansett mulig å løse utfordringene med filmfremvisning Dette er også ivaretatt i pristilbudet som er innhentet. Tilbudet på teleskoptribune gir 220 sitteplasser fordelt på to element (et på hver side av midtgangen) med totalt 9 høyderader i hvert element. Teleskoptribunen vil være motorstyrt, men betraktes som en fast installasjon. Utslått vil den ha en lengde på 17 m, og sammenslått vil den ha en lengde ut fra veggen på 2,3 m. Hvert element vil ha en bredde på 4,2 m, samt en høyde på 3,15m. I det mottatte tilbudet er det planlagt at tribunen i sammenslått tilstand skal stå bakerst i rommet, dvs ved inngangsdør og dør til lillesal. Det er imidlertid vesentlig å bemerke at dette kun gjelder den praktiske løsningen på det mottatte tilbudet, og at en anbudskonkurranse kanskje vil gi flere ulike løsningsforslag med andre plasseringer av en tribune. En montering av teleskoptribune vil gjøre noe med funksjonaliteten til kulturstua, på den positive siden bemerkes muligheten til å sitte bedre og se bedre ved ulike forestillinger, på den negative siden bemerkes plassbehovet når tribunen ikke er i bruk, samt at selve innkjøpet av en tribune

5 Side 5 av 5 er et relativt kostbart. Utover dette er ikke muligheter og begrensninger i forhold til teleskoptribune en del av denne saksfremstillingen. Et eventuelt nytt prosjekt vedrørende teleskoptribune vil på en mer utfyllende måte belyse alle sider vedrørende dette. Ut fra dagens bruksmønster antas det at en teleskoptribune vil være i bruk for opp mot halvparten av arrangementene i salen. Det er ikke mulig å gjennomføre en offentlig anbudskonkurranse for teleskoptribune og få kjøpt den inn i Saksbehandler ønsker at politikerne tar stilling til innkjøp av teleskoptribune med de endrede forutsetningene som ligger til grunn for dagens vurderinger. Hvis vedtaket blir at man ønsker dette, så må teleskoptribunen skilles ut som et eget prosjekt med egen søknad om delfinansiering via spillemidler i Administrative og økonomiske konsekvenser: Reduserer beholdningen av næringsfond. Anbudsrunden på lyd/lys/scene viser at laveste anbud ligger i størrelsesorden 1,2 millioner, og det bør derfor være mulig å komme i mål innenfor et totalbudsjett på 1,5 millioner. Utgifter utover lyd/lys/scene er elektrikerarbeid og evt uforutsette utgifter. Kostnader: Lyd/lys/scene (mottatt tilbud) kr.1,2 mill. Elektrikerarbeid kr.0,2 mill. Uforutsett kr.0,1 mill. Sum kr.1,5 mill. Kontering: Kontering: kr ,- Finansiering: kr , kr ,- Konklusjon/anbefaling: 1. Det anbefales en bevilgning på kr ,- for ferdigstillelse av lyd/lys/scene i kulturstua. 33% av kostandene vil i etterkant bli refundert av innvilgede kulturbyggmidler fra NFK. 2. Politikerne bes om å ta stilling til om det skal kjøpes inn teleskoptribune eller ikke. Saksbehandler mener at teleskoptribune bør overføres til et nytt prosjekt for 2016, slik at alle nye forutsetninger vedrørende denne installasjonen blir vurdert godt nok før politisk avgjørelse om et evt innkjøp. Alternativt at man allerede nå velger å ikke utrede/gå til anskaffelse av teleskoptribune. Hogne Hjerpås avdelingsleder for Oppvekst og kultur