Vedr. interpellasjon av Vurdering av sletting av dokument.

Transkript

1 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FA-D12 09/667 13/7830 Stian Skjærvik Vedr. interpellasjon av Vurdering av sletting av dokument. Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet /13 Kommunestyret /13 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre vedtar med bakgrunn i interpellasjon datert , fra Tone Waaler, fremlagt for kommunestyret den , følgende: Alternativ 1: Brev datert , jpid. 10/458, fra rådmannen til Øynor Consult slettes ikke. Brev datert , jpid. 11/2893, fra rådmannen til Indre Helgeland Kontrollutvalg slettes ikke. Alternativ 2: Brev datert , jpid. 11/2893, fra rådmannen til Indre Helgeland Kontrollutvalg slettes ikke. I brev datert , jpid. 10/458, fra rådmannen til Øynor Consult, slettes formuleringen mellom..kontakt med Lamo. og Dessverre dør Lamo... Nytt avsnitt i dette brevet blir da slik: Når da kommunens representanter oppdaget feilen, tok man kontakt med Lamo. Dessverre dør Lamo før man har fått rettet feilen Formannskapet Møtebehandling: Forslag på ny innstilling fra formannskapet: 2. Alle dokumentene i Åkervik skole-saken oversendes Riksarkivaren, for å få en ny vurdering, der det søkes om sletting av de to aktuelle dokumentene i kommunens arkiv. Formannskapets forslag til innstilling enstemmig vedtatt. FS-073/13 Vedtak: 2. Alle dokumentene i Åkervik skole-saken oversendes Riksarkivaren, for å få en ny vurdering, der det søkes om sletting av de to aktuelle dokumentene i kommunens arkiv Kommunestyret

2 Side 2 av 6 Møtebehandling: Ordfører Asgeir Almås ønsker å få sin habilitet vurdert fordi han er anmeldt for brudd på taushetsplikten i denne saken. Han erklæres inhabil mot 8 stemmer, etter forvaltningsloven 6 andre ledd. Bjørnar Hansen er Ordfører under behandlingen av saken. Forslag på ny formulering i innstillingen fra gruppen SP: 2. Alle dokumentene i Åkervik skole saken oversendes Riksarkivaren, for å få en ny vurdering, der det søkes om sletting av de to aktuelle dokumentene i kommunens arkiv. Begrunnelsen for å be om sletting er feil personopplysninger i de to nevnte brev, og at disse brev ikke har noe med sakens utfall i Åkervik saken å gjøre. AP/SV ber om et gruppemøte. SP trekker sitt forslag til innstilling. Formannskapets innstilling enstemmig vedtatt. KS-074/13 Vedtak: 2. Alle dokumentene i Åkervik skole-saken oversendes Riksarkivaren, for å få en ny vurdering, der det søkes om sletting av de to aktuelle dokumentene i kommunens arkiv. Rett utskrift bekreftes Hattfjelldal kommune, Mona Vik Larsen Formannskapssekretær

3 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel Sletting av dokument fra arkivsak Side 3 av 6 Vedlagte dokument (dok 72616) er av Riksarkivet stemplet unntatt offentlighet i hht Offl. 13 jf. Fvl 13.1.ledd nr.1. Rådmannen har forespurt Riksarkivet hvorfor dokumentet er unntatt offentlighet og fått følgende svar datert , fra saksbehandler i Riksarkivet Tor Breivik: Utgangspunktet er at brevet inneholder opplysninger knyttet til navngitt person. Slik sammenhengen her er, har vi vurdert opplysningene som taushetsbelagte etter forvaltningsloven 13 første ledd nr. 1. Men vi skjønner at dette muligens er forhold som er så godt kjent at det ikke er noen berettiget interesse som tilsier hemmelighold, jf. forvaltningsloven 13 a nr. 3, slik at vi på forespørsel og på det grunnlaget vel ville ha gitt innsyn i dokumentet. Vår påskrift gjelder uansett bare som en intern instruks hos oss, mens Hattfjelldal kommune har et selvstendig ansvar for å vurdere offentlighet. Vi ser at det kan virke litt rart om kommunen gjør offentlig et dokument som Riksarkivaren hos seg har unntatt fra offentlighet, men vår påskrift skal altså ikke sees som vår endelige vurdering. Tor Breivik Stabsdirektør Rådmannen har på denne bakgrunn valgt å offentliggjøre dokumentet. Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 3 U ØYNOR Consult Ans Åkervik skole/grendehus dødsbo v/kjell Nordgård 72 U Indre Helgeland Kontrollutvalgsekretæri at Vedr. brev datert fra rådmannen til Øynor consult 87 U Riksarkivet Vedr. mulighet for sletting av dokument fra arkivsak. 90 I Riksarkivet Spm vedr. unntatt off. 91 I Riksarkivet RE: Spm vedr. unntatt off. Oppsummering av saken: Interpellasjonen levert til kommunestyremøte den vedr. sletting av to dokumenter i Åkervik skole saken, ble sendt rådmannen til videre saksbehandling. Interpellasjon omfattet sletting av to dokumenter. Disse dokumentene var: Brev datert , jpid. 10/458, fra rådmannen til Øynor Consult. Brev datert , jpid. 11/2893, fra rådmannen til Indre Helgeland Kontrollutvalg.

4 Side 4 av 6 Det er innhentet vurdering fra Riksarkivet om muligheten for sletting. Riksarkivet tillater ikke sletting av dokument datert I brev datert tillates slettet formuleringen mellom..kontakt med Lamo og Dessverre dør Lamo. Riksarkivet gir ingen pålegg om sletting, men kan tillate at kommunen sletter dokumenter. Det innstilles i to alternativer slik at kommunestyret selv avgjør hvorvidt tillatt sletting skal skje. Se innstilling. Saksopplysninger: Kommunestyrerepresentant Tone Waaler leverte til kommunestyremøte den en interpellasjon vedr. sletting av to dokumenter i Åkervik skole saken. Disse dokumentene var: Brev datert , jpid. 10/458, fra rådmannen til Øynor Consult. Brev datert , jpid. 11/2893, fra rådmannen til Indre Helgeland Kontrollutvalg. I hht kommunestyrets gjeldende regler besluttet ordfører å oversende interpellasjonen til rådmannen for saksforberedelse som grunnlag særskilt sak for politisk behandling, jfr. møteprotokoll datert Rådmannen har som del av saksforberedelsen forelagt spørsmålet om sletting av nevnte dokumenter for riksarkivet. Bestemmelser om sletting av dokumenter fra arkivet er gitt i Arkivlov med forskrift. Utgangspunktet er at et offentlig organ ikke kan slette noe fra arkivet før det foreligger en klar tillatelse til dette. Bevarings- og kassasjonsreglene fremgår av forskrift gitt av Riksarkivet. Riksarkivet kan på forespørsel fra kommunen gi tillatelse til sletting av enkeltdokumenter. Rådmannen har i brev datert fremlagt problemstillingen om hvorvidt det vil være mulig å slette nevnte dokumenter fra arkivsaken. Riksarkivet har i brev datert besvart henvendelsen. Som det fremgår av brevet har Riksarkivet oppfattet og behandlet henvendelsen som søknad om tillatelse til sletting av dokumentene. Rådmannen gjengir ikke i sin helhet riksarkivets vurderinger, men vil nøye seg med peke på Riksarkivets konklusjoner. Riksarkivet har tuftet sin beslutning på innholdet i nevnte brev samt at de ikke kjenner saken fullt ut. De har likevel kommet til den konklusjon at det i brevet datert kan alt mellom..kontakt med Lamo og Dessverre dør Lamo, tillates slettet, mens det øvrige i dokumentet bevares. Brevet datert skal bevares i sin helhet. Riksarkivet har også i brevet opplyst om at den som ønsker å sletting, kan henvende seg til Datatilsynet for å få vurdert dette. Vurdering: Det skal i denne saken legges vekt på Arkivloven og dens forskrifters intensjon med bevaring av dokumenter. Riksarkivet har i sitt brev redegjort for disse og vurdert viktigheten av de aktuelle dokumentene i fht. kulturell og forskningsmessig verdi og rettslig og forvaltningsmessig verdi. Rådmannen har ansvaret for å ivareta kommunens arkiv i tråd med disse bestemmelsene. De vurderinger som Riksarkivet har gjort er derfor ikke noe pålegg om å slette opplysninger, men en tillatelse. Når Riksarkivet i sin vurdering kommer til at brev datert ikke kan slettes, så skal dette dokumentet bestå. Tillatelsen til å slette formuleringer i brev datert er ikke et pålegg om å slette, men det gir kommunen åpning for å slette. Rådmannen er ikke nødvendigvis uenig i Riksarkivarens vurdering når det gjelder tillatelse til sletting av en formuling i brev datert Formuleringen har i seg selv ingen avgjørende informasjon av sakens kjerne, nemlig salgsprosessen rundt lærerbolig og skole, men den er likevel grunnlag for mange andre tilliggende dokumenter i saken, bl.a. politianmeldelser, etterforskning, behandlinger i kontrollutvalg mv. Hvorvidt formuleringen har avgjørende betydning for å kunne forstå sakens helhet er vanskelig å ha en klar formening om, men rådmannen heller nok i retning av at formuleringen bør bestå

5 Side 5 av 6 fordi formuleringen vil, vurdert i fht kulturell og forvaltningsmessig verdi, ha en verdi for fremtiden. Etter en samlet vurdering vil rådmannen legge frem to alternativer for kommunestyret, slik at kommunestyret på eget grunnlag kan avgjøre om formuleringen i brev datert , kan slettes. Brev datert er ikke tillatt slettet og skal bestå. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen. Kontering: Ingen.

6 Side 6 av 6 Konklusjon/anbefaling: Se innstilling. Stian Skjærvik rådmann