Vedlegg 1 Fellestjenester for attestasjonsfunksjon for variabel lønn Vi viser til brev fra universitetsdirektøren av 13.9.2017 (2016/1514) der det framgår at området Attestasjonsfunksjon for variabel lønn skal etableres som fellestjenester ved UiT. I brevet heter det at arbeidet skal ta utgangspunkt i rapporten fra arbeidsgruppa Innkjøp, reiseadministrasjon og lønn der det er skissert fellestjenester organisert og ledet fra nivå 1 og 2. Som en del av arbeidet i Adm2020 nedsatte Universitetsdirektøren i 2016 en arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å komme frem til en effektiv, hensiktsmessig og helhetlig forvaltning innenfor innkjøp, reiser, fast og variabel lønn. Arbeidsgruppa innkjøp, reiseadministrasjon og lønn leverte sin rapport i desember 2016 og foreslår i sin rapport at: Alle oppgaver knyttet til attestasjon av variable lønnsbilag og av reisebilag foreslås sentralisert til ett felles «attestantkontor» på nivå 1, som skal ivareta attestasjon av lønns- og reisebilag for hele universitetet. I dette ligger at ingen attestantoppgaver skal ligge på nivå 2 (fakultetsnivå) eller lavere. En forutsetning for forslaget er at det forut for en sentralisering kommer på plass digitale løsninger knyttet til aktuelle lønns- og reisebilag. Forslaget til fellestjenesten attestantfunksjon variabellønn tar utgangspunkt arbeidsgruppas anbefalinger og bygger i det vesentlige på de samme begrunnelsene og virkemidlene til organisering av fellestjenesten slik de framkommer i rapporten til arbeidsgruppa innkjøp, reiseadministrasjon og lønn. Om attestasjon av variabel lønn Direktoratet for økonomistyring, heretter DFØ, har definert attestasjon slik: «Å attestere vil si å gå god for at dokumentasjonen som behandles, gjelder en utgift som virksomheten faktisk skal dekke, og at fastsatte regler om for eksempel avlønning, anskaffelser og tilskuddsforvaltning er fulgt. Attestasjonen er en viktig del av virksomhetens internkontroll og er en del av transaksjonskontrollene som skal utføres». For fellestjenesten attestantfunksjonen for variabellønn, heretter fellestjenesten, innebærer dette at attestanten kontrollerer timelønns-/honorarbilaget eller reiseregningen mot gjeldende regelverk, at utgiftene som skal utbetales er tilstrekkelig dokumentert og at bilaget er påført gyldige konteringsverdier. Prosessen variabellønn kan illustreres slik: 1
1. Behov oppstår 2. Avtale inngås 3. Arbeidet utføres 4. Arbeidet bekreftes gjennomført 5. Attestasjonskontroll 6. Budsjettdisponeringsmyndighet BDM 7. Utbetaling Om de ulike nivåene i prosessen variabellønn: 1. Behov oppstår Behov som utløser en budsjettforpliktelse for UiT oppstår. Forpliktelsen kan gjelde lønn, honorar eller reise, eller en kombinasjon av disse. Behov knyttet til variabellønn oppstår som hovedregel i forbindelse med forskning eller undervisning, men kan oppstå på alle nivåer ved UiT og gjelde et bredt spekter av områder. 2. Avtale inngås Det inngås en avtale mellom UiT og en person eller et foretak som har til hensikt å dekke behovet. Hvem som tar initiativ til avtalen varierer, men avtalen skal godkjennes av en person har budsjettdisponeringsmyndighet. Reisen skal være pålagt/godkjent før reisen gjennomføres. 3. Arbeidet utføres Det avtalte oppdraget eller reisen gjennomføres. 4. Oppdraget bekreftes gjennomført Oppdraget bekreftes gjennomført. Timelister blir normalt bekreftet av nærmeste leder eller av stedfortreder mens reiseregning normalt blir bekreftet av den som har pålagt reisen. Praksis mht. hvordan oppdraget/reisen blir bekreftet og dokumentert varierer fra sak til sak og fra fakultet til fakultet. 5. Attestasjonskontroll Utbetalingsbilaget med vedlegg attesteres, dvs. det gjøres en kontroll mot gjeldende regelverk, at utgiftene som skal utbetales er tilstrekkelig dokumentert og at bilaget er påført gyldige konteringsverdier. 6. Budsjettdisponeringsmyndighet, BDM Etter at utbetalingsbilaget er attestert skal det godkjennes av en person med budsjettdisponeringsmyndighet. 2
7. Utbetaling Attestert og godkjent bilag går deretter til utbetaling gjennom lønnssystemet Paga. 1. Avgrensing og arbeidsdeling for attestantfunksjonen for variabellønn I første omgang er det her viktig å angi hva fellestjenesten skal omfatte/ikke omfatte og hvordan arbeidsdeling skal legges opp mellom de involverte nivåene. DFØ har i Bestemmelsene om økonomistyring i staten presisert at en del av de kontrollhandlingene som skal utføres som grunnlag for attestasjonen, ikke nødvendigvis vil bli foretatt av den som attesterer. Attestanten kan i stedet bygge sin attestasjon på kontroller som andre har foretatt, men attestanten må da ha visshet om at disse kontrollene er tilstrekkelige. Dersom virksomhetens økonomisystem har funksjonalitet for å utføre noen av kontrollene, kan kontrollene utføres maskinelt. Oppgaven til variabellønnsattestantene vil være todelt. Den ene er å utøve attestasjonskontrollen, jf. nivå 5 i illustrasjonen foran. Den andre er å gi veiledning og informasjon knyttet til oppgaver som inngår i prosessen variabellønn til ansatte og studenter ved UiT. Attestasjonskontrollen forutsetter at bilagene som skal attesteres inneholder nødvendig informasjon herunder gyldige konteringsverdier slik at attestantene kan kontrollere at bilaget er i samsvar med gjeldende regelverk og at utgiftene som skal utbetales er tilstrekkelig dokumentert. Informasjon som er nødvendig for kontrollen og som ikke følger bilaget, eks. arbeidsavtalen, må være tilgjengelig for attestantene digitalt. Det anbefales en standardisert arbeidsdeling mellom nivåene som gjør at arbeidsoppgavene knyttet til de ulike nivåene i prosessen blir ivaretatt så nært opp til hvert enkelt prosessnivå som mulig og at dette kan gjøres på en hensiktsmessig og effektiv måte. Prosesser som i dag bygger på papirbasert saksflyt erstattes i størst mulig grad med digitale løsninger med innebyggede automatiske kontrollfunksjoner og med digital arbeidsflyt. 2. Oppgaver utenfor fellestjenesten Spesifisering av hvilke oppgaver, om noen, innenfor feltet som eventuelt skal ivaretas av andre nivå enn de som er ansvarlige for tjenesten. Oppgavene som ligger utenfor fellestjenesten inngår i hovedsak i prosessnivåene 1-4. Dette betyr at avklaringene knyttet til aktiviteten som utløser utbetaling av timelønn, honorar eller en reiseregning, selve avtalegjennomføringen og påfølgende godkjenning/kontroll av aktiviteten ligger utenfor fellestjenesten. Prosessnivåene 6 og 7 som innbefatter utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet og utbetalingen knyttet til aktiviteten ligger også utenfor fellestjenesten. For å sikre at bilagene som skal attesteres inneholder tilstrekkelig informasjon og nødvendig dokumentasjon må det legges opp til en standardisert arbeidsdeling mellom prosessnivåene. Den klare hovedregelen må være at nødvendig informasjon og dokumentasjon tilflyter bilaget så nært opp til hvert enkelt prosessnivå som mulig og at dette blir ivaretatt på en hensiktsmessig og effektiv måte. Dette betyr at den som fyller ut bilagene selv i størst mulig grad blir ansvarlig for at bilagene inneholder nødvendig informasjon og dokumentasjon. Det må i tillegg tas høyde for at organisasjonsnivå 2 og 3 (fakultet og institutt) må ha saksbehandler- og ledelsesressurser for å kunne ivareta prosessnivåene 1 4. 3
3. Beskrivelse av endringer Kort beskrivelse av hvilke endringer (prosess/organisering/personell/økonomi) som kreves for etablering av tjenesten, sammenlignet med dagens situasjon. Etablering av fellestjenesten attestantfunksjonen for variabellønn innebærer at prosessen variabellønn må standardiseres og at standarden må gjøres gjeldende for både organisasjonsnivå 1, 2 og 3. Arbeidsinnholdet til variabellønnattestantene, slik de er organisert i dag, varierer mye og attestantene er i stor grad tillagt saksbehandler- og ledelsesoppgaver som ikke vil inngå i fellestjenesten. Både administrative- og ledelsesoppgaver på organisasjonsnivå 2 og 3 må organiseres på en måte som ivaretar prosessnivåene 1-4. For å legge til rette for dette vil det komme digitale løsninger og arbeidsflytene knyttet til prosessen blir digitalisert. I tillegg vil fellestjenesten få et veilednings- og informasjonsansvar for ledere, saksbehandlere, ansatte og studenter ved UiT. 4. Digitalisering Klargjøring av hvilke behov tjenesten har med hensyn til digitalisering av arbeidsprosesser og verktøy. Sentralisering av attestantfunksjonen innen området variabellønn og reise legger opp til at bilag registreres elektronisk, med automatiske kontroller der dette er mulig og har elektronisk saksflyt. Digitalisering av arbeidsprosessene vil gi god lederstøtte og forenkle utøvelse av lederrollen, bidra til bedre kvalitet, raskere saksbehandling og utbetaling av variable lønnsbilag og reiseregninger. Ansatte på timelønn har i dag ikke til gang til PagaWeb og leverer i dag timelister på papir. Å gi ansatte på timelønn tilgang til PagaWeb vil gi en markert reduksjon både i manuelle lønnsbilag og manuelle reiseregninger og saksbehandlingen flyttes fra papir til digitale løsninger. Det legges opp til å få på plass en registreringsløsning som gjør at oppdragstakere som får honorarutbetaling skal registrere sine bilag elektronisk som sendes på flyt for kontroll, godkjenning og utbetaling. En slik løsning vil ligge utenfor PagaWeb og i løsningen må det derfor være mulighet for opplasting av vedlegg/dokumentasjon for registreringen samt at det må være mulighet for filoverføring av registrert informasjon inn i lønnssystemet. Bilag m/vedlegg må også kunne arkiveres i et elektronisk arkiv. Overgang fra manuell registrering av arbeidstid i Excel til registrering av arbeidstid elektronisk innføres i forbindelse med fellestjenesten. Bluegarden tilbyr i dag en slik løsning gjennom modulen Bluegarden tid. Ved å ta i bruk denne løsningen vil tidsregistreringen gjøres i PagaWeb og systemet vil generere utbetalingsbilag for all tidsregistrering som utløser lønnsutbetalinger eksempelvis timelønn, overtid og reisetid. Systemet har også funksjonalitet for at leder kan godkjenne utbetalingsbilagene før de går til attestasjonskontroll. Bluegarden tid vil også gi oss nye rapporter som viser både volum og verdi av fleksitid for ansatte som omfattes at avtale om fleksibel arbeidstid ved UiT. Det er i dag krav om at UiT skal rapportere verdien av fleksitid i forbindelse med årsregnskapet. Nåværende rapportering er mangelfull og digital tidsregistrering vil bidra til at riktige verdier kan framskaffes gjennom egne rapporter. UiT er i dag organisert med flere campus. Nåværende rutiner med utstrakt bruk av papirbaserte løsninger gjør at saksbehandlingen forsinkes fordi bilag sendes med post mellom de ulike campusene. Organisering av fellestjenesten skal bygge på digitale løsninger som bidrar til likt tjenestetilbud, hurtigere bilagsflyt og raskere utbetalinger. 5. Gevinster 4
I henhold til prinsippene for adm2020 må det synliggjøres hvordan fellestjenesten kan bidra til å oppfylle disse (flyteffektivitet, standardisering, likt tjenestenivå, økt administrativ fleksibilitet osv. se innledning i brevet). Det må også synliggjøres hvordan opprettelse av fellestjenesten vil føre til reduksjon i administrativ ressursbruk. Etablering av attestantfunksjonen for variabellønn som fellestjeneste medfører at andelen elektroniske lønns- og reisebilag økes betydelig i forhold til dagens nivå. Tilgang til PagaWeb for timelønnede slik at de selv kan registrere timelistene direkte i PagaWeb og registrering av arbeidstid direkte i tidsregistreringsmodulen i PagaWeb for teknisk- administrativt personale vil bidra til dette. Bluegarden har også utviklet en mobil applikasjon som gjør det mulig å registre både reiseregning og arbeidstid via mobiltelefonen. Elektronisk saksflyt og innebyggede kontrollfunksjoner i digitale bilag vil gi økt kvalitet og raskere saksbehandling og bidra til en mere kostnadseffektiv forvaltning. Det er i dag ca. 80 attestanter for variabellønn ved UiT i PagaWeb og attestantenes arbeidsandel tilknyttet fagområdet variabellønn varierer fra ca. 1 % til ca. 80 % av full stilling. En stor andel av disse har arbeidsoppgaver knyttet til flere ulike fagområder og saksbehandlerne blir i større grad generalister enn spesialister. Å organisere attestantfunksjonen som en fellestjeneste vil bidra til at vi kan rendyrke fagstillinger på høyt nivå, drive mere målrettet oppæring og få et mere robust fagmiljø. Dette vil i sin tur bidra til besparelser, økt kvalitet på saksbehandlingen, likt tjenestenivå og raskere utbetalinger. Det er anført at en slik organisering vil gi færre muligheter for variasjon i jobbinnholdet. Erfaringene fra NTNU, som har etablert en tilsvarende fellestjeneste, er at saksbehandlerne i fellestjenesten opplever arbeidshverdagen som spennende og begrunnelsen for dette er at de har fått muligheten bli en del av et større fagmiljø og har fått mulighet til å spesialisere seg innenfor et komplisert fagområde. Det vi også være mulig å oppnå gevinster ved å standardisere alle nivåene i prosesser tilknyttet variabellønn. Der anbefales at det nedsettes en arbeidsgruppe representert ved både organisasjonsnivå 1, 2 og 3 som får i oppgave å utarbeide forslag til en slik standardisering før fellestjenesten etableres. Siden Paga og PagaWeb ble tatt i bruk i 2008 har det vært jobbet for økt bruk av digitale løsninger innenfor lønnstjenesten. Arbeidet har tatt tid og Bluegarden har nå fått på plass gode digitale løsninger som sammen med fellestjenesten gjør det mulig å få på plass moderne og tidsriktige digitale løsninger som legger til rette for å nå mål og prinsipper for arbeidet med adm2020. 6. Lokalisering/organisering Hvordan bør de ansatte som gir tjenesten være lokalisert og organisert? Rapporten innkjøp, reiseadministrasjon og lønn foreslår at fellestjenesten blir organisert som ett felles attestantkontor på nivå 1. Etableringen av nye administrative fellestjenester ved UiT gjør det nå mulig å få på plass en slik organisering av fellestjenesten. Det er et overordnet mål for adm 2020 at kompetansehevning skal brukes aktivt i utvikling av administrasjonen. For å legge til rette for kompetanseheving anbefales at fellestjenesten etableres sammen med fagmiljøet i lønnstjenesten ved UiT. En slik organisering vil gjøre det lettere å drive målrettet opplæring av variabellønnsattestantene noe som igjen vil bidra til økt kvalitet og sikre like tjenester til alle. En slik organisering vil også gjøre det lettere å standardisere oppgaveløsningen på tvers av nivåer og enheter og bidra til robuste og sterke miljøer. Hvilke oppgaver krever at de ansatte er lokalisert nært brukere/tjenestemottakere? 5
Slik attestantrollen for variabellønn er organisert på nivå 2 og 3 i dag er attestanten i større eller mindre grad tillagt som oppgaver utover selve attestantfunksjonen. Dette kan være saksbehandleroppgaver i forbindelse med utfylling av arbeidsavtaler, utfylling av time- og honorarbilag og reiseregninger og innhenting av konteringsopplysninger og andre servicefunksjoner, men også lederoppgaver knyttet til de ulike prosessnivåene. Dette er oppgaver som ligger utenfor fellestjenesten og vil fortsatt måtte ivaretas av ledere og saksbehandlere på organisasjonsnivå 2 og 3. Det antas at økt digitalisering og standardisering av prosessen variabellønn vil bidra til redusert ressursbehov for disse oppgavene. Det samme vil følge av krav om økt brukermedvirkning i forbindelse med registrering av bilag og dokumentasjon av disse. Hvilke oppgaver kan utføres uten å forutsette nær lokalisering til brukere/tjenestemottakere? Oppgavene knyttet til attestasjon som ligger på prosessnivå 5 i illustrasjonen av prosessen variabellønn kan utføres uten nær lokalisering til brukerne jfr. det som er redegjort for tidligere. Det samme vil være tilfellet med oppgavene knyttet til informasjon og veiledning av ansatte og studenter ved UiT. Lokalkunnskap og nærhet til oppgavene som skal utføres er trukket frem som et argument mot at etablering av attestasjon av variabellønn som fellestjeneste. Informasjon og veiledning til ansatte og studenter ved UiT blir en av oppgavene som skal ligge til fellestjenesten. Det blir derfor viktig at fellestjenesten blir organisert på en slik måte at tjenesten er lett tilgjengelig og har tilstrekkelig med ressurser slik at tjenesten kan gi gode informasjons- og veiledningstjenester til ansatte og studenter. Det vil også være mulig å etablere lokalkunnskap innad i fellestjenesten gjennom den interne arbeidsdelingen. En måte å gjøre dette på er å gi noen attestanter eller interne team i tjenesten ansvar for egne fakulteter/enheter og på den måten opparbeide god kunnskap til aktuelle fakulteter/enheter. Hvilke oppgaver kan egne seg for plassering/oppbygging av adm. kompetansemiljø som helt eller delvis er lokalisert utenfor campus Tromsø? Det følger av rapporten fra arbeidsgruppe innkjøp, reiseadministrasjon og lønn at: «Sentralisering av attestantfunksjon for variabellønn og reise betyr ikke at et slikt «attestantkontor» vil være stedsavhengig, men de som tilsettes bør fortrinnsvis være samlet på ett sted - både for å kunne dra veksler på hverandres kunnskap, for å gi grunnlag for et robust attestantteam og for et godt kollegialt fellesskap. Hva som er mest gunstig lokalisering må evt. vurderes nærmere. Et sentralisert «attestantkontor» må ikke nødvendigvis være fysisk lokalisert i Tromsø, men organisatorisk bør det tilhøre nivå 1.» Som tidligere redegjort anbefales fellestjenesten etablert sammen med fagmiljøet i den sentrale lønnstjenesten ved UiT. Begrunnelsen for dette er at det er lettere å drive måltettet opplæring av variabellønnsattestantene noe som igjen vil medføre økt kvalitet og i sikre like tjenester til alle ansatte i større grad enn hva som er tilfellet i dag. En slik organisering vil også gjøre det lettere å standardisere oppgaveløsningen på tvers av nivå og enheter og bidra til administrasjonen skal sikre robuste og sterke miljøer. 7. Involvering Beskrivelse av hvordan ansatte med relevant kompetanse og erfaring har vært/ skal involveres i arbeidet. Fordi tjenestene er av ulik art og krever ulike former for planlegging kan dette gjøres på flere måter, for eksempel ved: - Bruk av faste møtearenaer (personalsjefmøte, studiesjefsmøte etc.) - Opprettelse av prosjektgrupper m.m. - Igangsetting av verdistrømskartlegging og forbedringsprosjekt 6
Personal- og organisasjonsdirektøren arrangerte et informasjonsmøte om prosessen 3. oktober. Målgruppa var ansatte som i kompetanse og oppgavekartleggingen opplyste å ha oppgaver knyttet til variabellønn. Det er nedsatt en arbeidsgruppe med representanter fra IVT-fak, Helsefak, HSL-fak, NT-fak, ITA og POA. Gruppa gjennomførte en workshop 12. oktober med tema prosessen variabel lønn og effekter av fellestjenesten. Svein Are Tjeldnes og Karin Eilertsen bisto som prosessveiledere. Arbeidsgruppa har bidratt med innspill til rapporten. Det anbefales at arbeidsgruppa deltar i det videre arbeidet med fellestjenesten når universitetsdirektøren har fattet endelig beslutning om tjenesten. 7