Huldt & Lillevik Lønn og Personal System 4 Praktisk bruk
Huldt & Lillevik er trygghet Trygghet er å vite at løsningen du bruker virker, hver eneste dag, enkelt og intuitivt. Trygghet er å vite at du klarer å gjøre jobben din en jobb som er viktig for at hele bedriften skal fungere. Vårt hovedfokus er på din hverdag. Du vet at hjelpen aldri er mer enn en telefonsamtale unna. Uansett om det er et enkelt teknisk spørsmål eller et komplisert spørsmål forbundet med årsoppgjøret. Bak Huldt & Lillevik ligger mer enn 25 års erfaring, med brukervennlige, fungerende og oppdaterte løsninger. Når vi spør sier mer enn 95 % av våre 12.000 kunder at de er svært godt fornøyd med oss. Derfor er Huldt & Lillevik trygghet. Oslo 20. februar 2008
Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Bokens formål og oppbygning...9 Hvem bør lese boken?... 10 Hvilke forkunnskaper kreves?... 10 Om denne boken... 11 Del 1 Installere og ta i bruk systemet...15 "Kom i gang"-hefte... 16 Del 2 Generell bruk av systemet...17 Velge oppgaver og menyvalg... 18 Kort oversikt over bruken av systemet... 20 Arbeidsområdet... 22 Bruke musen og tastaturet... 23 Bruke musen...23 Bruke tastaturet...23 Bruke vedlikeholdsvinduer... 24 Bruke dialoger... 27 Endre farge og skrift i skjermbildet... 28 Del 3 Hvis du står fast...29 Bruke hjelp på skjermen... 30 Bruke hjelpefilen...30 Få hjelp via internett...34 Bøker som kan hjelpe deg... 36 Support... 38 Kurs... 38 Del 4 Temaer...39 Kostnadsbærere... 40 Sette opp størrelse og format på kostnadsbærere...40 Bokens formål og oppbygning 1
Innholdsfortegnelse Bruke avdeling...40 Bruke prosjekt...41 Bruke element 1-5...42 Bruke reskontro...43 Lage nye lønnsarter... 44 Hva du må vite om lønnsarten du oppretter...44 Eksempler på spesielle lønnsarter...45 Beskrivelse av beregningsmåter...53 Avsetninger i systemet... 57 Avsetning av arbeidsgiveravgift... 58 Oppsett arbeidssted...59 Arbeidsgiveravgift - refunderte sykepenger...62 Avvik mellom avsatt arbeidsgiveravgift og terminoppgaven...64 Avsetning av feriepenger...66 Avsetning av arbeidsgiveravgift av avsatte, ikke utbetalte feriepenger...68 Registrere lønn i fremtidige perioder... 70 Sparing og reiseoppgjør til egne bankkonti... 72 Slette opplysninger i systemet... 74 Slette lønn og trekk...74 Slette tidligere år...75 Slette kartotek...75 Slette firmadata...79 Del 5 Arbeidsoppgaver...81 Rapportere maskinelt til arbeidstakerregistret... 82 Opprette personer... 86 Opprette personer - fremgangsmåte...86 Registrere utenlandske arbeidstakere med særskilt beregning av arbeidsgiveravgift...86 Registrere personer med nettolønn...89 Registrere personer med svalbardskatt...95 Registrere sjømenn...99 Registrere medlemmer i ideell organisasjon...100 Registrere og skrive ut personalopplysninger...101 Registrere personalopplysninger...101 Skrive ut personalopplysninger...101 Skrive ut varselliste...102 Knytte standardbrev og -avtaler til den enkelte personen...103 Skrive ut adresseetiketter...105 Registrere firmabiler...106 Registrere skattemessig fordel ved bruk av firmabil...106 2 Bokens formål og oppbygning
Innholdsfortegnelse Registrere firmabil som er lite egnet til privat bruk kun hjem/arbeid...109 Registrere firmabil der det er misforhold mellom listepris og fordel ved privat bruk...110 Registrere skifte av firmabil...111 Avslutte firmabilordningen...113 Registrere interne lån... 114 Trekke lån og renter...114 Skrive ut oversikt over betalte avdrag og renter samt restlån...118 Remittering til fordringshavere... 119 Trekke og innbetale fagforeningskontingent... 121 Trekke fagforeningskontingent i lønn...121 Innbetale fagforeningskontingenten...125 Rapportere fagforeningskontingenten...126 Rapportere fagforeningskontingenten via fil...126 Rapportere fagforeningskontingenten til Sykepleierforbundet...126 Registrere fagforeningskontingent når personen har betalt denne selv...127 Trekke og innbetale påleggstrekk... 128 Trekke og innbetale bidragstrekk... 132 Rapportere bidragstrekk...133 Innbetale bidragstrekk...134 Trekke og innbetale pensjonstrekk... 135 Registrere PC-trekk... 139 Reisenummer på lønnsslipp... 144 Reisenummer ved registrering...144 Avslutte fordringer... 147 Kjøre en komplett lønnskjøring... 148 Kjørejournal for lønnsberegning...148 Registrere periodens lønn og trekk...149 Kjøre lønnsberegning...150 Skrive ut nødvendige lister...152 Skrive ut generell statistikk...153 Ta sikkerhetskopi av lønnen...153 Godkjenne periodens lønn...153 Skrive ut logg...155 Registrere overtid... 156 Registrere lønn og trekk for grupper av personer... 159 Lage elektroniske lønnsslipper... 161 Skrive ut historiske lister... 163 Utbetale lønn og fast forskudd... 164 Bokens formål og oppbygning 3
Innholdsfortegnelse Utbetale lønn med elektronisk betalingsformidling eller bankliste...164 Egen referanse i fil til BBS...165 Utbetale fast forskudd med elektronisk betalingsformidling eller bankliste...166 Utbetale feriepenger...168 Kontrollere og endre feriepenger...168 Standard lønnsarter...170 Utbetale feriepenger for fastlønnede...172 Utbetale ekstra ferieuke for personer over 60 år...175 Utbetale feriepenger ved svalbardskatt...177 Utbetale feriepenger for timelønnede...177 Utbetale sluttoppgjør...178 Behandle negativ lønn...180 Etterbetaling...183 Klargjøre for etterbetaling...183 Starte etterbetaling...184 Slette etterbetaling...186 Skrive ut terminoppgaven (forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og påleggstrekk)...187 Skrive ut terminoppgaven og lage fil...187 Rapportere elektronisk via Altinn...189 Installere Altinn Monitor...189 Registrere brukeren på Altinn...189 Starte Altinn Monitor første gang...191 Sette opp lønnssystemet...192 Skrive ut terminoppgaven og sende oppgaven via Altinn...193 Kopiere terminoppgavefiler fra flere firmaer på samme diskett/i samme e-post...195 Skrive ut SSB-statistikk...197 Skrive ut helligdagsliste...202 Bruke maskinell skattekortoverføring...203 Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)...204 Kontrolliste stillingsprosent...206 Overføre til nytt år...207 Budsjettere og justere lønn...208 Budsjettere og justere årslønn...208 Budsjettere og justere timelønn...210 Korrigere lønn...213 Korrigere for mye utbetalt lønn...213 Korrigere for lite utbetalt lønn...215 Korrigere forskuddstrekk...216 4 Bokens formål og oppbygning
Innholdsfortegnelse Registrere og rapportere fravær... 218 Hvem plikter å føre statistikk over hva?...218 Hva håndterer systemet?...218 Minstekrav til registrering...219 Følge opp fravær utover minstekrav...219 Hva må du gjøre før du registrerer fravær?...219 Utnytte mulighetene i registreringsvinduet...221 Eksempler på registrering av fravær...224 Endre deltidsprosent for en periode...230 Bytte kalendermal for en person...231 Rapportere fravær til NAV...232 Rapportere fravær til SSB...232 Overføre fravær til lønn...234 Importere fravær fra Huldt & Lillevik Registrering...244 Bruke lønnshåndtering... 246 Bruke modul for avløserlag... 249 Legge tilbake en sikkerhetskopi... 251 Del 6 Andre tilleggsmoduler... 253 Om rapportgeneratoren... 254 Bestille rapportgeneratoren... 254 Pensjonstrygden for sjømenn... 255 Sette opp systemet...255 Registrere båter...255 Registrere opplysninger på personen...256 Registrere pensjonstrekket og arbeidsgivers tilskudd...256 Skrive ut PTS Avgiftsoppgave og lage fil...257 Del 7 Integrasjon mot andre systemer... 261 Eksportere opplysninger... 262 Eksportere til regnskap...262 Eksportere kartotek...265 Eksportere personalopplysninger til Personec HR...266 Eksportere utskrifter til andre programmer...267 Lage egne filformater for eksport...267 Importere opplysninger... 268 Importere periodens lønn og trekk...268 Telenor fakturakontroll...269 Importere fravær...270 Importere kartotek fra tekstfil...270 Importere fast lønn, faste trekk og hittilverdier...270 Lage egne filformater for import...271 Bokens formål og oppbygning 5
Innholdsfortegnelse Del 8 Utskrifter...273 Forskjellige typer utskrifter...274 Utvalg og sortering...276 Velge skriver...277 Utskrift til skjerm...278 Eksportere opplysningene til andre programmer...281 Utskriftsproblemer...281 Del 9 For superbruker...283 Skrive ut kundemelding...284 Opprette et firma...286 Slette opplysninger på et firma...287 Importere en ekstern klient...288 Gi adgang til systemet...289 Utvidet passordkontroll...291 Endre passord...292 Ha flere samtidige brukere...293 Oppgradere til en større modell av systemet...295 Del 10 For IT-ansvarlig...296 Systemets utviklingsverktøy...297 Sikkerhetskopier i S4...298 Sette opp automatiske rutiner for sikkerhetskopi...298 Vedlikeholdsplan...299 Manuell sikkerhetskopi...300 Komprimering av sikkerhetskopi...301 Flytte komprimert sikkerhetskopi...302 Sikkerhetskopi filnavn...303 Legge tilbake sikkerhetskopi...304 Importere en ekstern klient...305 Kjøre SQL...306 Optimalisere databasen...307 Automatisk nedlastning av nye versjoner fra Internett...308 Recordbeskrivelser...309 Filer som systemet lager...309 Filer du leser inn i systemet...310 Tips ved utskriftsproblemer...311 Flytte systemet til et annet område på maskinen...324 6 Bokens formål og oppbygning
Innholdsfortegnelse Filer i systemet... 327 Filer på arbeidsstasjon (Klientinstallasjon)...327 Filer på server (Serverinstallasjon)...330 Fellesregistre...331 Avinstallere (slette) systemet... 335 Når systemet er installert lokalt (på en enkeltstående PC)...335 Når systemet er installert i et nettverk...336 Ordforklaringer... 339 Stikkord... 343 Bokens formål og oppbygning 7
Hvem bør lese boken? Bokens formål og oppbygning Innhold Hvem bør lese boken? 10 Hvilke forkunnskaper kreves? 10 Om denne boken 11 Bokens formål og oppbygning 9
Hvem bør lese boken? Hvem bør lese boken? Alle som bruker Huldt & Lillevik Lønn og personal vil ha nytte av å lese denne boken. Du finner nyttig stoff i boken når du tar i bruk systemet og når du lurer på hvordan du skal løse en bestemt arbeidsoppgave. Hvis du foretrekker å lese informasjon på skjermen, er hjelpen i systemet et alternativ til deler av brukerhåndboken. Se "Bruke hjelp på skjermen" på side 30 for nærmere beskrivelse. For å få en rask innføring i hvordan du bruker systemet, bør du lese "Del 2 Generell bruk av systemet". Når du skal løse en bestemt arbeidsoppgave i systemet, kan du få nyttige tips ved å lese beskrivelsene i kapitlet "Del 5 Arbeidsoppgaver". Hvilke forkunnskaper kreves? Denne brukerhåndboken beskriver hvordan du kan bruke systemet for å utføre lønnsarbeidet. Boken er ikke ment som noen lærebok i lønnsarbeid. Du må derfor ha en viss kjennskap til lønnsfaglige uttrykk og kjenne til lover og regler i forbindelse med lønnsarbeidet. Du finner informasjon om lover og regler i menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister i lønnssystemet. Alle kapitlene forutsetter at du kan velge i menyer og i oppgavestyreren, vedlikeholde informasjon i vinduene og bruke knappene i systemet. Dette er beskrevet i kapitlet "Del 2 Generell bruk av systemet". 10 Bokens formål og oppbygning
Om denne boken Om denne boken Oppbygning Innhold Hver del i brukerhåndboken innledes med en kortfattet oversikt. Her får du grunnleggende informasjon om innholdet, samt en innholdsfortegnelse for kapitlet. Brukerhåndboken beskriver hvordan du bruker dette lønnssystemet i lønnsarbeidet. Del 1 Installere og ta i bruk systemet henviser til egen dokumentasjon for nærmere beskrivelse. Del 2 Generell bruk av systemet beskriver hvordan du bruker musen eller tastaturet for å velge oppgaver og menyer og for å registrere opplysninger i vinduene (skjermbildene). Del 3 Hvis du står fast beskriver hvor du finner opplysninger hvis du lurer på noe. Du får en inngående beskrivelse av hvordan du bruker hjelpesystemet på skjermen, henvisninger til bøker som kan hjelpe deg og informasjon om support og kurstilbud. Del 4 Temaer tar for seg sentrale temaer som for eksempel bruk av kostnadsbærere, spesielle lønnsarter og avsetninger i systemet. Du bør lese kapitlet for å få en oversikt over hvordan systemet avsetter arbeidsgiveravgift, feriepenger og arbeidsgiveravgift av avsatte, ikke utbetalte feriepenger. I tillegg lærer du hvilke muligheter du har til å fordele lønnen på avdelinger, prosjekter og elementer. Hvis du skal opprette en lønnsart, kan det hende du finner eksempel på en lønnsart som ligner. Kapitlet beskriver også hvordan du overfører et sparebeløp og/eller reiseoppgjør til egne bankkonti. Del 5 Arbeidsoppgaver beskriver de viktigste arbeidsoppgavene i forbindelse med lønnsarbeidet og hvordan du utfører disse i systemet. Før du utfører de enkelte oppgavene i systemet, bør du lese beskrivelsen i dette kapitlet! Del 6 Rapportgeneratoren omtaler tilleggsmodulen Rapportgenerator og beskriver hvordan du bestiller denne. Rapportgeneratoren er beskrevet i en egen dokumentasjon. Del 7 Integrasjon mot andre systemer beskriver hvilke muligheter som finnes for import og eksport av opplysninger. Når du har lest kapitlet, vet du hvilke alternativer som finnes når det gjelder å overføre opplysninger til regnskap, eksportere avdelinger, prosjekter, elementer, lønnsarter og personer, importere lønns- og fraværstransaksjoner. Kapitlet beskriver også import fra tekstfil. Bokens formål og oppbygning 11
Om denne boken Del 8 Utskrifter beskriver hvordan du skriver ut opplysninger fra de enkelte kartotekene og hvordan du skriver ut de forskjellige terminlistene. I tillegg omtales utskrifter generelt, blant annet valg av skriver, utskrift til skjerm og sortering og utvalg. Del 9 For superbruker inneholder aktuelt lesestoff for superbruker. Dette er informasjon som vanlige brukere normalt ikke behøver å forholde seg til. Når du har lest kapitlet, vet du blant annet hvordan du oppretter firmaer og operatører og hvordan du skriver ut en kundemelding. Del 10 For IT-ansvarlig inneholder aktuelt lesestoff for ITansvarlig. Kapitlet beskriver blant annet hvor du finner recordbeskrivelser av filer som systemet kan importere eller som systemet kan lage og hvordan du avinstallerer systemet. Hvis du har problemer med utskrifter fra systemet, finner du flere løsningsforslag her. 12 Bokens formål og oppbygning
Om denne boken Skrivemåter Skrivemåte Oppgavevalg Menyvalg Felt Knapper [TASTETRYKK] Verdier du skal angi Spesielle ord Her finner du en oversikt over skrivemåtene i denne boken, samt en beskrivelse av hva de enkelte skrivemåtene indikerer. Forklaring Henvisning til oppgavevalg, for eksempel "Velg oppgaven Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger for å opprette personer". Det første ordet er mappen i oppgavestyreren. Deretter følger navnet på emnet og navnet på oppgaven. Når navnet på et menyvalg varierer avhengig av hvilket språk Windows er installert med, står det engelske menynavnet i parentes bak det norske navnet, for eksempel "Klikk Start og velg Programmer (Programs)." Henvisning i feltnavn, for eksempel feltet Tabelltype. Henvisning til knapper i systemet, for eksempel "klikk Lagre". Tastetrykk og funksjonstaster, for eksempel tasten [ENTER] eller funksjonstasten [F1]. Når tastetrykkene er atskilt med + betyr det at du skal holde begge tastene nede samtidig. [ALT+M] betyr for eksempel at du skal holde [ALT]-tasten nede samtidig som du trykker [M]. Forskjellige verdier du skal angi, for eksempel kontonummeret 11111111113. Spesielle ord og uttrykk. Markerer noe du bør legge spesielt merke til. Dette kan være en merknad, et tips eller en advarsel. Teksten står med kursiv skrift, for eksempel slik: Du sletter en registrert linje ved å trykke [F10]. Markerer en henvisning. Henvisningen kan være til et annet sted i denne boken eller til en annen bok. Henvisninger skrives med kursiv skrift. Når det henvises til et annet sted i boken, omsluttes avsnittet med " og ", for eksempel: Se "Kontrollere lønn" på side xx for nærmere beskrivelse. Bokens formål og oppbygning 13
Del 1 Installere og ta i bruk systemet Se separat "Kom i gang"-hefte for beskrivelse av hvordan du installerer og kommer i gang med systemet. Del 1 Installere og ta i bruk systemet 15
"Kom i gang"-hefte "Kom i gang"-hefte Du finner beskrivelse av hvordan du installerer og kommer i gang med systemet i eget "Kom i gang"-hefte. Heftet finnes både i papirutgave og som en fil på installasjons-cd'en. 16 Del 1 Installere og ta i bruk systemet
Del 2 Generell bruk av systemet Når du har lest kapitlet, vet du hvordan du bruker musen eller tastaturet for å velge oppgaver og menyer og for å registrere opplysninger i vinduene (skjermbildene). Innhold Velge oppgaver og menyvalg 18 Kort oversikt over bruken av systemet 20 Arbeidsområdet 22 Bruke musen og tastaturet 23 Bruke vedlikeholdsvinduer 24 Bruke dialoger 27 Endre farge og skrift i skjermbildet 28 Del 2 Generell bruk av systemet 17
Velge oppgaver og menyvalg Velge oppgaver og menyvalg Velge en oppgave i oppgavestyreren I oppgavestyreren velger du den oppgaven du skal utføre. Velg oppgave ved å klikke aktuell mappe, klikke aktuelt emne og dobbeltklikke oppgaven. Bruke musen 1. Klikk aktuell mappe. 2. Klikk aktuelt emne. 3. Dobbeltklikk aktuell oppgave. Du kommer tilbake til oppgavestyreren ved å klikke Meny. Bruke tastaturet 1. Velg aktuell mappe ved å trykke [ALT]-tasten samtidig som understreket bokstav. 2. Gå til aktuelt emne med piltastene eller ved å angi emnets forbokstav. Hvis det er flere emner med samme forbokstav, trykker du forbokstaven helt til du står på aktuelt emne. 3. Velg aktuelt emne ved å trykke [ENTER]. 4. Gå til aktuell oppgave med piltastene. 5. Velg aktuell oppgave ved å trykke [ENTER]. Du kommer tilbake til oppgavestyreren ved å trykke [ALT+M]. 18 Del 2 Generell bruk av systemet
Velge oppgaver og menyvalg Velge et menyvalg i menylinjen Bruke musen 1. Klikk menynavnet i menylinjen. 2. Klikk ønsket menyvalg i menyen som vises. 3. Hvis menyvalget har en undermeny, klikker du ønsket menyvalg i undermenyen som vises. Hvis du vil lukke menyen uten å velge et menyvalg, klikker du utenfor menyen. Bruke tastaturet 1. Trykk [ALT] for å aktivere menylinjen. 2. Trykk menynavnets understrekede bokstaven i menylinjen. Du kan bla mellom menyene i menylinjen med [PIL HØYRE] og [PIL VENSTRE]. 3. Trykk den understrekede bokstaven til ønsket menyvalg i menyen som vises. 4. Hvis menyvalget har en undermeny, trykker du den understrekede bokstaven til ønsket menyvalg i undermenyen som vises. Hvis du vil lukke menyen uten å velge et menyvalg, trykker du [ESC]. Del 2 Generell bruk av systemet 19
Kort oversikt over bruken av systemet Kort oversikt over bruken av systemet Hvis du vil Klikker du... eller trykker Velge en oppgave i oppgavestyreren aktuell mappe, aktuelt emne og dobbeltklikker aktuell oppgave [ALT]-tasten samtidig som mappens understrekede bokstav, går til aktuelt emne/aktuell oppgave med piltastene eller ved å angi forbokstaven og velger aktuelt emne/aktuell oppgave ved å trykke [ENTER] Velge et menyvalg i menylinjen Lukke vinduet og gå til oppgavestyreren Se emnene i hjelp på skjermen Se hjelp om feltet du står i Se hjelp om vinduet/ dialogen du står i Se kjørejournalen på skjerm Velge kommandoer (knapper) i et vindu Finne en registrering Bla til neste/forrige registrering Opprette en ny registrering menylinjen og klikker menyvalget Hjelp i menylinjen og klikker Innhold og stikkordregister Oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Kjørejournal på skjerm eller menyvalg Vindu Vise kjørejournal knappen [ALT], slipper opp [ALT]- tasten, trykker understreket bokstav i menylinjen og trykker understreket bokstav i menyvalget [ALT+M] eller [CTRL+F4] [F1] [SHIFT+F1] [CTRL+F11] [ALT] samtidig som understreket bokstav [F12] når du står i feltet du skal søke på [PIL NED] og [PIL OPP] når du står i søkefeltet [ALT+N] 20 Del 2 Generell bruk av systemet
Kort oversikt over bruken av systemet Hvis du vil Klikker du... eller trykker Lagre endringer *) [F2] eller [ALT+L] Slette en linje i et lønnsregistreringsvindu Angre endringer [F10] [ESC] Skrive ut opplysninger (når du står i et vedlikeholdsvindu) Slette valgte registreringer [ALT+U] [ALT+S] Gå til neste felt feltet [ENTER] eller [TAB] Gå til forrige felt feltet [SHIFT+TAB] Gå til et bestemt felt feltet Registrere [F8] tilleggsopplysninger til lønns- og trekkoppgaven i vinduet for periodens lønn *) Systemet lagrer alltid endringene du gjør med mindre du trykker [ESC] eller klikker Angre. Del 2 Generell bruk av systemet 21
Arbeidsområdet Arbeidsområdet Menylinjen Tittellinjen (viser kunde-id, firmanavn og lønnsår) Oppgavestyreren Du velger en oppgave i oppgavestyreren ved å klikke aktuell mappe, aktuelt emne og aktuell oppgave. Du kan også bruke tastaturet til å velge en oppgave. Velg da aktuell mappe ved å trykke [ALT]-tasten samtidig som understreket bokstav. Gå til aktuelt emne med piltastene eller ved å trykke emnets forbokstav. Velg emnet ved å trykke [ENTER]. Velg aktuell oppgave på samme måte som du velger emne. Du velger en meny i menylinjen ved å klikke på menyen eller trykke og slippe [ALT]-tasten og deretter trykke bokstaven som er understreket i menylinjen. 22 Del 2 Generell bruk av systemet
Bruke musen og tastaturet Bruke musen og tastaturet Bruke musen Musen er et pekeutstyr som styrer musepekeren på skjermen. Du flytter musepekeren på skjermen ved å bevege musen i den retningen du vil at musepekeren skal bevege seg. Du bruker musen til å utføre handlinger ved å peke på et element og klikke en museknapp. Du kan for eksempel bruke musen til å velge oppgaver og knapper i de forskjellige vinduene. Du bestemmer selv om du vil bruke musen eller tastaturet når du bruker systemet. Musen har vanligvis to knapper, venstre og høyre museknapp. Bruk alltid den venstre museknappen hvis du ikke blir bedt om noe annet. Tabellen nedenfor forklarer handlingene du kan gjøre med musen. Hvis du vil Peke Klikke Dobbeltklikke Dra Gjør du følgende: Flytt musen for å plassere musepekeren på ønsket element på skjermen. Pek på et element på skjermen og trykk og slipp venstre museknapp raskt en gang. Du velger oppgaver, menyer og knapper i vinduene ved å klikke. Pek på et element på skjermen og trykk og slipp venstre museknapp raskt to ganger. På enkelte steder er dobbeltklikk en snarvei til det du skal gjøre. Pek på et element og hold museknappen nede mens du flytter musen. Slipp museknappen når du har flyttet elementet dit du ønsker. Du kan for eksempel bruke drafunksjonen for å flytte et hjelpevindu til ønsket sted. Bruke tastaturet Du kan alltid bruke tastaturet istedenfor musen, for eksempel for å velge en oppgave eller en knapp i et vindu. Hvis du vet hvilke taster du skal bruke, er det ofte raskere å bruke tastaturet enn å bruke musen. Du bruker ofte tastene i kombinasjoner. En kombinasjon av tastetrykk kan være [ALT+K], som betyr at du skal holde [ALT]- tasten nede samtidig som du trykker [K]. Del 2 Generell bruk av systemet 23
Bruke vedlikeholdsvinduer Bruke vedlikeholdsvinduer Du åpner vedlikeholdsvinduene fra oppgavestyreren. Alle vanlige vedlikeholdsvinduer har en verktøylinje øverst. Velge knapper (kommandoer) i et vindu Alle vanlige vedlikeholdsvinduer har en verktøylinje øverst der du kan velge aktuell kommando. For å finne en registrering klikker du her eller trykker [F12] her. Angrer alt som er gjort i vinduet. Oppretter en ny registrering. Skriver ut opplysningene. Du velger blant aktuelle lister. Blar til forrige/neste registrering. Lagrer endringene. Sletter valgte registreringer. Går til oppgavestyreren. Lenke til Juridisk Atlas. Hvis du vil Klikker du... eller trykker Finne en registrering [F12] når du står i søkefeltet Bla til neste/forrige registrering Opprette en ny registrering [PIL NED] og [PIL OPP] når du står i søkefeltet [ALT+N] Lagre endringer [ALT+L] Slette en linje i et lønnsregistreringsvindu Registrere tilleggsopplysninger til lønns- og trekkoppgaven i vinduet for periodens lønn Angre endringer [F10] [F8] [ESC] Skrive ut opplysninger [ALT+U] Slette valgte registreringer [ALT+S] Lukke vinduet og gå til oppgavestyreren [ALT+M] 24 Del 2 Generell bruk av systemet
Bruke vedlikeholdsvinduer Hvis du vil Klikker du... eller trykker Starter Juridisk Atlas [ALT+A] Finne en registrering Søke i en liste Du kan få opp en liste over hvilke registreringer som finnes, for eksempel en liste over registrerte personer, avdelinger eller prosjekter. Du kan søke på nummer eller navn i listen. Hvis du ønsker å se flere felt i listen, klikker du Flere felt og merker av de feltene du ønsker. 1. Gå til feltet du skal søke på. 2. Trykk [F12]. Du ser en liste med registreringene. Når du har klikket i listen, kan du bla med piltaster, [PAGE UP] og [PAGE DOWN]. Du søker i listen ved å angi aktuelt navn eller nummer i søkefeltet. Du kan endre listens sortering ved å klikke på kolonnen du vil ha listen sortert etter. Hvis du ønsker å kunne se flere felt i listen, klikker du Flere felt. Hvis du skal begrense søket. Velg mappen Utvalg og angi utvalgskriterer. Når listen viser personer som vist nedenfor, merker du av feltet Ikke vis sluttede personer hvis du ikke vil se personer som har sluttet. Del 2 Generell bruk av systemet 25
Bruke vedlikeholdsvinduer 3. Klikk OK når du står på ønsket registrering. Hvis du skal opprette en registrering, klikker du Vedlikehold. Bla igjennom registreringene Når du står i søkefeltet i et vindu, kan du bla til forrige eller neste registrering slik: ved å klikke ved siden av søkefeltet ved å trykke [PIL OPP] og [PIL NED] Registrere opplysninger i feltene Du bruker vanligvis tastaturet når du registrerer opplysninger i feltene. I enkelte felt kan det være aktuelt å bruke musen, for eksempel når du skal velge et alternativ i en liste. Du trykker [ENTER] eller [TAB] for å gå til neste felt og [SHIFT+TAB] for å gå til forrige felt. 26 Del 2 Generell bruk av systemet
Bruke dialoger Bruke dialoger Når systemet vil gi deg en advarsel eller spørre om utfyllende informasjon for å fullføre oppgaven du har bedt om, får du opp en dialog på skjermen. En dialog fungerer hovedsakelig på samme måte som et vedlikeholdsvindu, men dialogen lukkes alltid når du klikker en av knappene i dialogvinduet. Dialogen nedenfor vises når Skriv ut er klikket i personalvinduet. Hvis dialogen har en Avbryt- eller Lukk-knapp, klikker du denne knappen hvis du vil gå tilbake til der du var i systemet før dialogen kom på skjermen. [ESC] og betyr det samme som avbryt. Del 2 Generell bruk av systemet 27
Endre farge og skrift i skjermbildet Endre farge og skrift i skjermbildet Du kan velge skrifttype i skjermbildene og velge hvilken bakgrunnsfarge feltene skal ha. Endre farge Endre skrift 1. Velg oppgaven System Instillinger Farger og skrift. 2. Velg bakgrunnsfarge og farge på teksten i aktive felt (feltet du til enhver tid står i): a) Klikk Bakgrunn for aktive felt, velg ønsket bakgrunnsfarge og klikk OK. b) Klikk Tekst for aktive felt, velg ønsket farge på teksten og klikk OK. 3. Velg bakgrunnsfarge og farge på teksten i felt som ikke er aktive: a) Klikk Bakgrunn for ikke aktive felt, velg ønsket bakgrunnsfarge og klikk OK. b) Klikk Tekst for ikke aktive felt, velg ønsket farge på teksten og klikk OK. Hvis du skal endre farge på andre elementer, gjør du dette i Windows. 4. Klikk OK for å lagre endringene. Klikk Avbryt hvis du ikke vil lagre endringene. 1. Velg oppgaven System Instillinger Farger og skrift. 2. Klikk Ny skrift (endre navn). 3. Velg ønsket skrift, skriftstil og skriftstørrelse. 4. Klikk OK. Skriftene Arial og MS Sans Serif gir et godt resultat. 5. Klikk OK for å lagre endringen. Klikk Avbryt hvis du ikke vil lagre endringene. 28 Del 2 Generell bruk av systemet
Del 3 Hvis du står fast Dette kapitlet beskriver hvor du finner opplysninger hvis du lurer på noe. Du får en inngående beskrivelse av hvordan du bruker hjelpesystemet på skjermen, henvisninger til bøker som kan hjelpe deg og informasjon om support og kurstilbud. Innhold Bruke hjelp på skjermen 30 Bøker som kan hjelpe deg 36 Support 38 Kurs 38 Del 3 Hvis du står fast 29
Bruke hjelp på skjermen Bruke hjelp på skjermen Bruke hjelpefilen Standard Windows hjelpesystem Hva betyr grønn tekst med strek under? Systemets hjelp på skjermen inneholder følgende: Hjelp til å løse de enkelte arbeidsoppgavene med beskrivelse av fremgangsmåter (i menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister) Hjelp om lover og regler (i menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister) Generell hjelp om systemet (i menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister) Hjelp om feltet/vinduet du står i ([F1] og [SHIFT+F1]) I menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister finner du hjelp ved å velge ønsket emne via den emnerettede innholdsfortegnelsen søke etter et stikkord i stikkordregistret søke etter en fritekst Du finner svar på ofte stilte spørsmål vedrørende lønnssystemet i menyvalget Hjelp Huldt & Lillevik på web Ofte stilte spørsmål. Hvis du har tegnet supportavtale, kan du sende dine supporthenvendelser via web i menyvalg Hjelp Huldt & Lillevik på web Supportforespørsel. I menyvalg Hjelp Aktuelle lenker finner du lenke til Altinn norge.no Skatteetaten SSB NAV Trygd Hjelpen er et standard Windows hjelpesystem. Dette betyr at du bruker hjelpen på samme måte som du gjør i Microsoft-produktene for Windows (for eksempel Word og Excel). Enkelte steder i hjelpen er teksten grønn med en stiplet strek under. Dette betyr at du kan klikke teksten og få opp en forklaring til teksten. Andre steder er teksten i hjelpen grønn og understreket. Dette betyr at du hopper til et beslektet emne hvis du klikker teksten. 30 Del 3 Hvis du står fast
Bruke hjelp på skjermen Få hjelp via innholdsfortegnelsen Velg menyvalg Hjelp Emner i Hjelp og klikk mappen Innhold (Contents). Du ser alle emnene i hjelpen, inkludert emnene om lover og regler. Disse er markert med. Følg instruksjonene på skjermen. Skriver ut emnet du står på og alle underemnene. Hvis du skal skrive ut alle emnene i et avsnitt, klikker du avsnittet (boken) i innholdsfortegnelsen og klikker Skriv ut (Print). Hvis du har åpnet et hjelpevindu, kommer du tilbake til innholdsfortegnelsen ved å klikke Innhold og stikkordregister (Help topics). Få hjelp via stikkordregistret For å finne et emne ved å søke på stikkord, velger du menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister og klikker mappen Indeks (Index). Du ser et alfabetisk stikkordregister som både inneholder stikkordene for hjelpen om systemet og stikkordene for lover og regler. Følg instruksjonene på skjermen. Del 3 Hvis du står fast 31