Huldt & Lillevik Reise. Praktisk bruk

Transkript

1 Huldt & Lillevik Reise Praktisk bruk

2 Huldt & Lillevik er trygghet Trygghet er å vite at løsningen du bruker virker, hver eneste dag, enkelt og intuitivt. Trygghet er å vite at du klarer å gjøre jobben din en jobb som er viktig for at hele bedriften skal fungere. Vårt hovedfokus er på din hverdag. Du vet at hjelpen aldri er mer enn en telefonsamtale unna. Uansett om det er et enkelt teknisk spørsmål eller et komplisert spørsmål forbundet med årsoppgjøret. Bak Huldt & Lillevik ligger mer enn 25 års erfaring, med brukervennlige, fungerende og oppdaterte løsninger. Når vi spør sier mer enn 95% av våre kunder at de er svært godt fornøyd med oss. Derfor er Huldt & Lillevik trygghet. Oslo 13. juni 2008

3 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Bokens formål og oppbygning...5 Hvem bør lese boken?... 6 Hvilke forkunnskaper kreves?... 7 Om denne boken... 8 Del 1 Installere og ta i bruk systemet Starte systemet Tilpasse lønnssystemet Importere faste opplysninger fra lønnssystemet...16 Kontrollere og opprette bilagstyper Opprette kjøregrupper Opprette diettgrupper Kontrollere utenlandsdiett Definere oppsett av systemet Gi adgang til systemet Gi adgang til systemet for ansatte...29 Gi adgang til systemet for systemoperatører samt personer som ikke er opprettet...30 Del 2 Generell bruk av systemet Velge oppgaver og menyvalg Kort oversikt over bruken av systemet Arbeidsområdet Bruke musen og tastaturet Bruke vedlikeholdsvinduer Bruke dialoger For den reisende som skal registrere egne reiseregninger Del 3 Hvis du står fast Bokens formål og oppbygning 1

4 Innholdsfortegnelse Bruke hjelp på skjermen Bruke hjelpefilen...42 Få hjelp via Internett...45 Bøker som kan hjelpe deg Support Kurs Del 4 Behandle reiseregninger og kjørebøker...49 Registrere reiseregninger og kjørebøker Generelt om veiviseren...50 Registrere reiseregninger - generell gjennomgang...52 Lagre formål og reiserute Bruke valuta Bruke hotellregistret Belaste forskjellige kostnadsbærere Opprette avdelinger, prosjekter og elementer...71 Registrere reiser som belastes forskjellige kostnadssteder...71 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker Registrere en reise med overnatting...73 Registrere en utenlandsreise med overnatting...77 Registrere kjørebok uten dagdiett...80 Registrere kjørebok med dagdiett...83 Registrere en innenlandsreise med en privat del...86 Registrere en reise med administrativ forpleining...89 Attestere reiseregninger Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap Avregne reiseregninger utbetale i lønnsystemet...95 Avregne reiseregninger utbetale i reiseregningssystemet...96 Overføre reiseoppgjøret til lønn...97 Feilliste ved avregning...98 Bruke elektronisk betalingsformidling ved utbetaling fra reiseregningssystemet Behandle reiseoppgjør når personen skylder penger Kortfattet huskeliste (fra registrering til import i lønn) Benytte viderefakturering Gå over til nytt innberetningsår Oppdatere offentlige satser Del 5 Integrasjon mot andre systemer Bokens formål og oppbygning

5 Innholdsfortegnelse Importere faste opplysninger fra andre systemer Utbetale reiseregninger i lønnssystemet Overføre opplysninger til lønns- og trekkoppgaven Eksportere utskrifter til andre programmer Del 6 Utskrifter Hvor finner du utskriftene? De mest vanlige utskriftene Utvalg og sortering Velge skriver Utskrift til skjerm Del 7 Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem Muligheter ved lønnssystem fra annen leverandør enn Huldt & Lillevik Ta i bruk reiseregningssystemet Sette opp systemet Registrere faste opplysninger Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap Behandle reiseoppgjør når personen skylder penger Del 8 For superbruker Skrive ut kundemelding Opprette en klient Oppdatere bilagstyper ved felles bilagstyperegister Oppgradere til en større modell av systemet Slette gamle data Del 9 For IT-ansvarlig Lage og legge tilbake sikkerhetskopi Kjøre SQL Filer i systemet Stikkord Bokens formål og oppbygning 3

6

7 Hvem bør lese boken? Bokens formål og oppbygning Innhold Hvem bør lese boken? 6 Hvilke forkunnskaper kreves? 7 Om denne boken 8 Bokens formål og oppbygning 5

8 Hvem bør lese boken? Hvem bør lese boken? Alle som bruker reiseregningssystemet, kan ha nytte av å lese denne boken. Du finner nyttig stoff i boken hvis du lurer på hvordan du skal løse en bestemt arbeidsoppgave i forbindelse med de ansattes reiseoppgjør. Hvis du foretrekker å lese informasjon på skjermen, er hjelpen i systemet et alternativ til boken "Praktisk bruk". Se "Bruke hjelp på skjermen" på side 42 for nærmere beskrivelse. For å få en rask innføring i hvordan du bruker systemet, bør du lese "Del 2 Generell bruk av systemet". Når du skal løse en bestemt arbeidsoppgave i systemet, kan du få nyttige tips ved å lese beskrivelsen i kapitlet "Del 4 Behandle reiseregninger og kjørebøker". 6 Bokens formål og oppbygning

9 Hvilke forkunnskaper kreves? Hvilke forkunnskaper kreves? Denne boken beskriver hvordan du kan bruke Huldt & Lillevik Reise for å registrere og følge opp reiseoppgjør. Systemet hjelper deg å registrere reiseregninger i henhold til myndighetenes krav for trekkfrie utbetalinger, men boken beskriver ikke regelverket. Du finner informasjon om lover og regler i menyvalg Hjelp Emner i hjelp. Alle kapitlene forutsetter at du kan velge i menyer og i oppgavestyreren, vedlikeholde informasjon i vinduene og bruke knappene i systemet. Dette er beskrevet i kapitlet "Del 2 Generell bruk av systemet". Bokens formål og oppbygning 7

10 Om denne boken Om denne boken Oppbygning Innhold Hver del i boken innledes med en kortfattet oversikt. Her får du grunnleggende informasjon om innholdet, samt en innholdsfortegnelse for kapitlet. Boken beskriver hvordan du bruker Huldt & Lillevik Reise for å registrere og følge opp de ansattes reiseoppgjør. Boken beskriver ikke myndighetenes krav ved trekkfrie utbetalinger, dette finner du utfyllende i menyvalg Hjelp Emner i hjelp. Boken tar utgangspunkt i at firmaene (klientene) bruker Huldt & Lillevik Lønn. Et eget kapittel beskriver hva som er spesielt for de som ikke bruker et av lønnssystemene fra Huldt & Lillevik. Del 1 Installere og ta i bruk systemet beskriver hvordan du setter opp og kommer i gang med systemet. Del 2 Generell bruk av systemet beskriver hvordan du bruker musen eller tastaturet for å velge menyer og oppgaver og for å registrere opplysninger i vinduene (skjermbildene). Del 3 Hvis du står fast beskriver hvor du finner opplysninger hvis du lurer på noe. Du får en inngående beskrivelse av hvordan du bruker hjelpesystemet på skjermen, henvisninger til bøker som kan hjelpe deg, og informasjon om support og kurstilbud. Del 4 Behandle reiseregninger og kjørebøker beskriver i hovedtrekk registrering, attestering og avregning av reiseregninger. Del 5 Integrasjon mot andre systemer beskriver hvilke muligheter som finnes for import og eksport av opplysninger. Når du har lest kapitlet, vet du hvilke alternativer som finnes når det gjelder å importere personer, avdelinger, lønnsarter og eventuelt prosjekter og elementer fra lønnssystemet, og når det gjelder å overføre opplysninger til lønn. Del 6 Utskrifter beskriver hvor du finner utskriftene i systemet og omtaler utskriftene generelt, blant annet hvordan du velger skriver og utskrift til skjerm og hvordan du velger sortering og utvalg. Del 7 Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem beskriver det som er verdt å vite for de som ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem. Del 8 For superbruker inneholder aktuelt lesestoff for superbruker. Dette er informasjon som vanlige brukere normalt ikke behøver å forholde seg til. Når du har lest kapitlet, vet du blant annet hvordan du oppretter klienter og hvordan du skriver ut en kundemelding. 8 Bokens formål og oppbygning

11 Om denne boken Del 9 Informasjon for IT-ansvarlig inneholder aktuelt lesestoff for IT-ansvarlig. Dette er informasjon som vanlige brukere normalt ikke behøver å forholde seg til. Når du har lest kapitlet, vet du hvordan du lager og legger tilbake en sikkerhetskopi og du har en oversikt over filene i systemet. Bokens formål og oppbygning 9

12 Om denne boken Skrivemåter Her finner du en oversikt over skrivemåtene i denne boken, samt en beskrivelse av hva de enkelte skrivemåtene indikerer. Skrivemåte Forklaring Oppgavevalg Henvisning til oppgavevalg, for eksempel "Velg oppgaven Reiseregning Registrere for å registrere reiser". Det første ordet er emnet i oppgavestyreren. Deretter følger navnet på oppgaven og eventuelt navnet på underoppgaven. Menyvalg Felt Knapper [TASTETRYKK] Når navnet på et menyvalg varierer avhengig av hvilket språk Windows er installert med, står det engelske menynavnet i parentes bak det norske navnet, for eksempel "Klikk Start og velg Programmer (Programs)." Henvisning i feltnavn, for eksempel feltet Reisetype. Henvisning til knapper i systemet, for eksempel "klikk Lagre reise". Tastetrykk og funksjonstaster, for eksempel tasten [ENTER] Når tastetrykkene er atskilt med + betyr det at du skal holde begge tastene nede samtidig. [ALT+M] betyr for eksempel at du skal holde [ALT]-tasten nede samtidig som du trykker [M]. Når tastetrykkene er atskilt med, skal du trykke og slippe hver av tastene i rekkefølge. [ALT, F, N] betyr for eksempel at du skal trykke og slippe [ALT]-tasten, trykke og slippe F og trykke og slippe N. Verdier du skal angi Spesielle ord Forskjellige verdier du skal angi, for eksempel kontonummeret Spesielle ord og uttrykk. Merknader og henvisninger. Markerer noe du bør legge spesielt merke til. Dette kan være en merknad, et tips eller en advarsel. Teksten står med kursiv skrift, for eksempel slik: Du sletter en registrert linje ved å trykke [F10]. Markerer en henvisning. Henvisningen kan være til et annet sted i denne boken eller til en annen bok. Henvisninger skrives med kursiv skrift. Når det henvises til et annet sted i boken, omsluttes avsnittet med " og ", for eksempel: Se "Registrere reiseregninger" på side xx for nærmere beskrivelse. 10 Bokens formål og oppbygning

13 Del 1 Installere og ta i bruk systemet Når du har lest kapitlet, vet du hvordan du setter opp og kommer i gang med systemet. Se separat "Installasjonsveiledning for beskrivelse av hvordan du installerer systemet. Innhold Starte systemet 13 Tilpasse lønnssystemet 15 Importere faste opplysninger fra lønnssystemet 16 Kontrollere og opprette bilagstyper 19 Opprette kjøregrupper 22 Opprette diettgrupper 25 Kontrollere utenlandsdiett 27 Definere oppsett av systemet 28 Gi adgang til systemet 29 Installere og ta i bruk systemet 11

14

15 Starte systemet Starte systemet 1. Klikk og velg Alle Programmer (All Programs). 2. Velg Huldt & Lillevik Reise og Huldt & Lillevik Reise. Du får frem vinduet Logg inn. 3. Oppgi initialer og passord. 4. Velg eventuelt klient. Hvis du har tilgang til bare én klient, vises denne automatisk. Hvis du har tilgang til flere klienter, klikker du og velger ønsket klient fra listen. 5. Klikk OK. Du kommer inn i systemet. Reiseregningsvinduet vises som standard. 6. Velg aktuell oppgave. Kort oversikt over oppgavene i systemet Hvis du vil Gjør du følgende: Importere avdelinger Velg oppgaven Import Avdeling. Importere prosjekter Velg oppgaven Import Prosjekt. Importere elementer Velg oppgaven Import Element 1 - Element 5. Importere lønnsarter Velg oppgaven Import Lønnsart. Importere personer Velg oppgaven Import Person. Registrere reiseregninger Velg oppgaven Reiseregning Registrere. Installere og ta i bruk systemet 13

16 Starte systemet Hvis du vil Skrive ut ferdig utfylt reiseregningsskjema Registrere kjørebøker Gjør du følgende: Velg oppgaven Reiseregning Registrere, hent opp aktuell reise og klikk. Velg Kjørebok i veiviseren når du fører reiseregning. Attestere reiseregninger Velg oppgaven Reiseregning Attestere. Avregne reiseregninger Velg oppgaven Reiseregning Avregne. Skrive ut opplysninger Velg oppgaven Skrive ut Utskrifter/rapporter og velg aktuell utskrift. Avslutte reiseregningssystemet Trykk [ALT+F4] 14 Installere og ta i bruk systemet

17 Tilpasse lønnssystemet Tilpasse lønnssystemet Hvis du bruker Huldt & Lillevik System 4, finner du her en beskrivelse av hvordan du klargjør lønnssystemet og importerer opplysninger til reiseregningssystemet. Hvis du bruker et annet lønnssystem, leser du Del 8 Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik Lønnssystem. Fremgangsmåte 1. Start lønnssystemet på vanlig måte. 2. Hvis enkelte personer skal ha reiseoppgjør utbetalt til en annen bankkonto enn den lønnen overføres til, gjør du følgende: a) Velg oppgaven Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger. b) Registrer reiseoppgjørskontoen i feltet Reise. 3. Kontroller at lønnsartene for reise- og diettgodtgjørelse har korrekt verdi i feltet Type (i oppgavevalg Kartotek Lønnsarter Registrere): Hvor skal oppgjørene utbetales? I System 4 I reiseregningssystemet - når du tidligere i samme år har utbetalt reiseoppgjør i System 4 I reiseregningssystemet - når du ikke har utbetalt reiseoppgjør i System 4 i løpet av året Verdi i feltet Type Godtgjørelse/ refusjoner Reguleringer Reguleringer Kommentar Lønnsartene finnes allerede i System 4. Opprett et nytt sett lønnsarter i System 4 for reiseoppgjør for avstemmingens skyld. Lønnsartene finnes allerede i System Gjør følgende endringer på lønnsartene for reise- og diettgodtgjørelse (i oppgavevalg Kartotek Lønnsarter Registrere): Felt Verdi Kommentar Måte 01 Beløp Registrere antall Ja Hvis antallet skal vises i lønn Registrere sats Ja Hvis satsen skal vises i lønn Registrere beløp Ja Må stå Ja, ellers leses ikke beløpet på lønnsarten inn! Registrere avdeling Ja Hvis det brukes variabel avdeling i reiseregningssystemet Registrere prosjekt Ja Hvis det brukes variabelt prosjekt i reiseregningssystemet Installere og ta i bruk systemet 15

18 Tilpasse lønnssystemet Felt Verdi Kommentar Registrere element 1 element 5 Ja Hvis det brukes variabelt element i reiseregningssystemet 5. Kostnader som bedriften betaler direkte (hotellovernattinger, flybilletter og lignende), kan registreres i reiseregningssystemet for oppfølging av kostnader pr. reise og avstemming mot fakturaer. Denne typen opplysninger overføres vanligvis ikke til regnskap via lønn, da fakturaene registreres direkte i regnskapssystemet. Hvis denne typen opplysninger likevel skal overføres til regnskap via lønn, må du opprette lønnsarter for denne typen kostnader. Lønnsartene skal ha Reguleringer i feltet Type. Importere faste opplysninger fra lønnssystemet Hvis du bruker Huldt & Lillevik System 4, finner du her en beskrivelse av hvordan du importerer personer, avdelinger, prosjekter, elementer og lønnsarter fra lønnssystemet. Hvis du bruker et annet lønnssystem, se kapittelet Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem på side 125. Sette opp importen Før du importerer fra lønnssystemet, må du angi hvilke kostnadsbærere i lønnssystemet som skal tilordnes hvilke kostnadsbærere i reiseregningssystemet. Disse trenger ikke å være de samme. Du kan for eksempel angi at kostnadsbæreren Element 3 i lønnssystemet skal tilordnes kostnadsbæreren Prosjekt i reiseregningssystemet. De fleste rapportene i Huldt & Lillevik Reise rapporterer kun avdeling, prosjekt og element 1. Du kan ikke endre dette oppsettet når du har begynt å registrere opplysninger i reiseregningssystemet. Fremgangsmåte 1. For å kunne sette opp hvilke kostnadsbærere i lønnssystemet som skal tilordnes hvilke kostnadsbærere i reiseregningssystemet, må du først åpne for kostnadsbærerne i reiseregningssystemet: a) Velg oppgaven Kartotek, klikk plusstegnet til venstre for Kostnadsbærer og velg Definisjon. b) Sett en hake i boksen Benyttes for de kostnadsbærerne du vil bruke i reiseregningssystemet. 16 Installere og ta i bruk systemet

19 Tilpasse lønnssystemet Se bort fra øvrig oppsett i dette bildet. Definisjonen av kostnadsbærerne importerer du fra lønnssystemet senere. 2. Sett opp hvor de enkelte kostnadsbærerne i reiseregningssystemet skal hentes fra i lønnssystemet: a) Klikk Kartotek, klikk plusstegnet til venstre for Kostnadsbærer og velg Import. På venstre side av skjermbildet står de kostnadsbærerne som er definert for bruk i reiseregningssystemet. b) Klikk til høyre for Avdeling, og velg hvilken kostnadsbærer i lønnssystemet som skal importeres til denne kostnadsbæreren i reiseregningssystemet. c) Gjenta punkt b) for hver kostnadsbærer du skal importere. Utføre importen Forutsetninger Klienten må være integrert med lønn, det vil si at det i oppgavevalg Kartotek Firmaopplysninger må være valgt et lønnssystem i feltet Lønnssystem. Fremgangsmåte 1. Hvis du bruker lønnssystemet Huldt & Lillevik System 4, må du gjøre følgende før du importerer til reiseregningssystemet: Installere og ta i bruk systemet 17

20 Tilpasse lønnssystemet a) Start lønnssystemet. b) Velg oppgaven Fil Eksporter Kartotek. c) Merk av alle feltene i vinduet. d) Kontroller at lønnsområdet for System 4 er oppgitt som katalog for eksportfilene. e) Klikk OK. 2. Importer selve definisjonen av kostnadsbærerne fra lønnssystemet: a) Velg oppgaven Kartotek, klikk plusstegnet til venstre for Kostnadsbærer og velg Definisjon. b) Klikk Importer. 3. Importer kostnadsbærerne fra lønnssystemet: a) Velg oppgaven Import i reiseregningssystemet, og velg det du skal importere, i oppgavelisten. b) Importer avdelinger, personer, lønnsarter og eventuelt prosjekter og elementer. Importer opplysninger på nytt når registre er endret i lønnsystemet. Du bør gjøre dette regelmessig, for eksempel hver måned. Du kan importere alle personer selv om reiseregningssystemet er satt opp med en mindre modell enn det er antall personer. Det er antall reisende i inneværende innberetningsår i reiseregningssystemet som bestemmer modellen. Du må importere avdelinger eller den kostnadsbæreren du benytter ved adgangskontroll og attestering. Du må importere lønnsarter, da bilagstypene som skal overføres til lønn for utbetaling og/eller innberetning knyttes til lønnsarter. Hvis det ikke vises noen registreringer, og du får en feilmelding, betyr det ett av følgende: Klienten i reiseregningssystemet er integrert med en klient som ikke finnes i lønnssystemet eller er integrert med feil klient i lønnssystemet (klienten er oppgitt i oppgavevalg Kartotek Firmaopplysninger i reiseregningssystemet). Opplysningene er ikke eksportert fra lønnssystemet eller er eksportert til feil område. Du ser de importerte opplysningene under oppgavevalg Kartotek, men får ikke lov å endre opplysningene. Opplysningene vedlikeholdes kun i lønnssystemet. 18 Installere og ta i bruk systemet

21 Kontrollere og opprette bilagstyper Kontrollere og opprette bilagstyper Bilagstypene er selve kjernen i systemet. Du knytter alle reiseutgiftene til en bilagstype. Bilagstypene er like sentrale som lønnsartene i lønnssystemet. Bilagstypene bestemmer hvordan registreringene overføres til lønn for utbetaling og/eller innberetning. Forutsetninger Klienten må være satt opp slik du ønsker med tanke på avregning og integrasjon. Du angir dette i oppgavevalg Kartotek Firmaopplysninger. Lønnsarter må være importert i oppgavevalg Import Lønnsart. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Skrive ut Bilagstype, og skriv ut rapporten Bilagstyper. 2. Kontroller at satsene er korrekte på de bilagstypene som følger med systemet. Fradragssatsene for måltider på utenlandsdiett er ikke angitt. Systemet beregner disse satsene automatisk basert på faste prosentandeler av den aktuelle diettsatsen (frokost 10%, lunsj 40% og middag 50%). For bilagstyper som finnes i en trekkfri og en trekkpliktig utgave (for eksempel diett med overnatting på hybel/brakke), er satsene på den trekkfrie bilagstypen den satsen som skal utbetales (kan godt være høyere enn den trekkfrie satsen), mens den trekkfrie satsen ligger på den trekkpliktige bilagstypen. Systemet beregner selv trekkpliktig del når du registrerer reisen. 3. Angi lønnsart, eventuelt konto og mva kode på bilagstypene. Skal du utbetale reiseregninger i lønnssystemet? a) Angi lønnsart for utbetaling eller trekk i feltet Lønnsart. Ved integrasjon mot Huldt & Lillevik System 4 må lønnsarten ha godtgjørelse, lønn eller trekk i feltet Type i System 4. b) Billetter, overnatting og utgifter: Kostnader som bedriften betaler direkte (hotellovernattinger, flybilletter og lignende), kan registreres i reiseregningssystemet for oppfølging av kostnader pr. reise og avstemming mot fakturaer. Angi lønnsart for regulering i feltet Lønnsart direkte kostnader. Ved integrasjon mot Huldt & Lillevik System 4 må lønnsarten ha Reguleringer i feltet Type Denne typen opplysninger overføres vanligvis ikke til regnskap via lønn, da fakturaene registreres direkte i Installere og ta i bruk systemet 19

22 Kontrollere og opprette bilagstyper regnskapssystemet. Når denne typen opplysninger likevel skal overføres til regnskap via lønn, må du opprette lønnsarter tilsvarende de ulike konti i regnskapet som du skal overføre til. c) Billetter, overnatting og utgifter: Hvis du ønsker å overføre mva kode til regnskap via lønn angir du aktuell kode i feltet Mva kode. Ved integrasjon mot Huldt & Lillevik System 4 må du ha åpnet for MvaKode/Reisenummer i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Oppsett kostnadsbærere Registrere. Skal du utbetale reiseregninger i reiseregningssystemet og overføre opplysninger til regnskapet via lønnssystemet? a) Angi lønnsart for videreføring av kostnadene til regnskap i feltet Lønnsart. Ved integrasjon mot Huldt & Lillevik System 4 må lønnsarten ha Reguleringer i feltet Type. b) Billetter, overnatting og utgifter: Kostnader som bedriften betaler direkte (hotellovernattinger, flybilletter og lignende), kan registreres i reiseregningssystemet for oppfølging av kostnader pr. reise og avstemming mot fakturaer. Angi lønnsart for regulering i feltet Lønnsart direkte kostnader. Ved integrasjon mot Huldt & Lillevik System 4 må lønnsarten ha Reguleringer i feltet Type Denne typen opplysninger overføres vanligvis ikke til regnskap via lønn, da fakturaene registreres direkte i regnskapssystemet. Når denne typen opplysninger likevel skal overføres til regnskap via lønn, må du opprette lønnsarter tilsvarende de ulike konti i regnskapet som du skal overføre til. c) Billetter, overnatting og utgifter: Hvis du ønsker å overføre mva kode til regnskap via lønn angir du aktuell kode i feltet Mva kode. Ved integrasjon mot Huldt & Lillevik System 4 må du ha åpnet for MvaKode/Reisenummer i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Oppsett kostnadsbærere Registrere. Du bør ha opprettet et nytt sett med lønnsarter for reise og diett hvis du har benyttet lønnsartene for reise og diett i lønnssystemet i løpet av året. For nærmere beskrivelse, se Tilpasse lønnssystemet på side Opprett eventuelle nye bilagstyper og gjør følgende for hver bilagstype: a) Velg aktuell bilagsgruppe. b) Klikk Ny. c) Skriv inn et navn på bilagstypen i feltet Navn. 20 Installere og ta i bruk systemet

23 Kontrollere og opprette bilagstyper d) Hvis du oppretter en bilagstype for diett, overnatting eller kjøring, angi hva bilagstypen er, i feltet Systemkode. e) Angi sats hvis systemet skal bruke en fast sats når du registrerer på denne bilagstypen. Hvis bilagstypen gjelder utenlandsdiett, bruker systemet faste prosentandeler av den aktuelle diettsatsen (frokost 10 %, lunsj 40 % og middag 50 %) når du registrerer reiseregninger. For bilagstyper som finnes i en trekkfri og en trekkpliktig utgave (for eksempel diett med overnatting på hybel/brakke), er satsene på den trekkfrie bilagstypen den satsen som skal utbetales (kan godt være høyere enn den trekkfrie satsen), mens den trekkfrie satsen ligger på den trekkpliktige bilagstypen. Systemet beregner selv trekkpliktig del når du registrerer reisen. f) For diett angir du fradragssatsene for frokost, lunsj og middag i henhold til punkt 2. g) Angi lønnsart, eventuelt konto og mva kode som beskrevet i punkt 3. h) Klikk Lagre. 5. Kontroller at bilagstypene er korrekte i henhold til oppsettet av systemet i menyvalg Verktøy Kontroll av bilagstyper. Installere og ta i bruk systemet 21

24 Opprette kjøregrupper Opprette kjøregrupper Hvis du skal utbetale bilgodtgjørelse som ikke samsvarer med statens satser og grenser kan du opprette egne kjøregrupper i oppgavevalg Kartotek Kjøregruppe. Du kan opprette flere alternative kjøregrupper. Som standard inneholder systemet kjøregruppene: Standard innland Standard utland Pendlerreise 22 Installere og ta i bruk systemet Det er aktuelt å opprette flere kjøregrupper hvis bestemte reiser eller grupper av personer skal ha forskjellig behandling når det gjelder hvilken sats som skal brukes for bilgodtgjørelse hvilke brudd som skal gjelde for bruk av høy/lav sats ved utbetaling av bilgodtgjørelse Kjøregruppene du registrerer her er de du velger blant i feltet Kjøregruppe i mappen Bilgodtgjørelse ved registrering av reiseregninger. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Kjøregruppe. 2. Klikk Ny på verktøylinjen. ID-nummer for den nye kjøregruppen opprettes automatisk i feltet ID. 3. Oppgi et navn for diettypen i feltet Navn, for eksempel Bilgodtgjørelse selgere. 4. Velg type spesifikasjon for kjøregruppen i feltet Type

25 Opprette kjøregrupper a) Velg Spesifikasjonstype u/brudd hvis kjøregruppen gjelder utbetaling av bilgodtgjørelse uten brudd. b) Velg Spesifikasjonstype m/brudd hvis kjøregruppen gjelder utbetaling av bilgodtgjørelse med brudd. c) Velg Kjøretype hvis kjøregruppen gjelder utbetaling av bilgodtgjørelse med brudd og tillegg for passasjer, henger og Tromsø. 5. Velg hvilket brudd som skal gjelde for denne gruppen (gjelder ikke ved spesifikasjonstype uten brudd). Du kan opprette egne brudd definisjoner i oppgaven Kartotek Brudd, se Opprette bruddefinisjon på side Velg trekkfri og trekkpliktig bilagstype. a) Hvis du har du opprettet en kjøregruppe uten brudd, angir du bilagstyper i feltene Trekkfri bilagstype og Trekkpliktig bilagstype. b) Hvis du har du opprettet en kjøregruppe med brudd, velger du bilagstyper i tabellen nederst under Bilagstype trekkfri og Bilagstype trekkpliktig. c) Hvis du har du opprettet en kjøretype velger du om denne skal benytte bilagstyper eller kjøregruppe. Angi deretter bilagstyper i feltene Trekkfri bilagstype og Trekkpliktig bilagstype eller kjøregruppe i feltet Kjøregruppe. 7. Klikk Lagre. 8. Hvis du ønsker at systemet alltid skal foreslå en bestemt kjøregruppe på en person ved registrering av reiser, velger du standard kjøregruppe på personen ved å klikk bak feltet Kjøregrupper i oppgaven Kartotek Person. Opprette bruddefinisjon Hvis en kjøregruppe skal ha brudd som ikke samsvarer med statens grenser kan du opprette egne bruddefinisjoner i oppgavevalg Kartotek Brudd. Du kan opprette flere alternative brudd. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Brudd. 2. Klikk Ny på verktøylinjen. Systemet generer ID-nummer for det nye bruddet automatisk i feltet Bruddefinisjon. 3. Oppgi et navn for kjøregruppen i feltet Navn, for eksempel Egendefinert salg. 4. Velg akkumulator i feltet Akkumulator 5. Klikk Legg til linje. a) Oppgi et navn på bruddet i feltet Bruddnavn, for eksempel Inntil Installere og ta i bruk systemet 23

26 Opprette kjøregrupper b) Oppgi fra verdi i feltet FraVerdi, for eksempel 0. c) Oppgi til verdi i feltet TilVerdi, for eksempel d) Merk feltet Akkumuleres ikke hvis kilometer fra dettet bruddet ikke skal akkumuleres. e) Klikk Lagre bruddlinje. 6. Gjenta punkt 5 for hver bruddlinje du skal opprette. 24 Installere og ta i bruk systemet

27 Opprette diettgrupper Opprette diettgrupper Hvis du skal utbetale diettgodtgjørelse som ikke samsvarer med statens satser og grenser kan du opprette egne diettgrupper i oppgavevalg Kartotek Diettgruppe. Du kan opprette flere alternative diettgrupper. Systemet inneholder diettgruppen: Standard - Statens satser. Det er aktuelt å opprette flere diettgrupper hvis bestemte reiser eller grupper av personer skal ha forskjellig behandling når det gjelder hvilke diettsatser som skal brukes om det skal utbetales trekkpliktig del av diett ved overnatting på hybel, brakke eller pensjonat om det skal utbetales bruspenger ved fullt måltidsfradrag Diettgruppene du registrerer her er de du velger blant i feltet Type diett i mappen Land/Diett ved registrering av reiseregninger. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Diettgruppe. Installere og ta i bruk systemet 25

28 Opprette diettgrupper 2. Klikk Ny på verktøylinjen. 3. Oppgi et ID-nummer for den nye diettgruppen i feltet ID. 4. Oppgi et navn for diettypen i feltet Navn, for eksempel Diett selgere. 5. Merk av i boksen Ikke utbetal trekkpliktig del hvis den trekkpliktige delen av dietten ikke skal utbetales for denne diettgruppen. Systemet utbetaler da ikke trekkpliktig del av diett ved overnatting på hybel, brakke eller pensjonat. 6. Merket av i boksen Ikke utbetal bruspenger ved fullt måltidsfradrag innland hvis det ikke skal utbetales bruspenger for hele døgn hvor alle måltider er dekket. 7. Merket av i boksen Ikke utbetal bruspenger ved fullt måltidsfradrag utland hvis det ikke skal utbetales bruspenger for hele døgn hvor alle måltider er dekket. 8. Velg om denne diettgruppen skal foreslås som standard ved registrering av reiser. I tabellen nederst i vinduet vises systemkodene i venstre kolonne. Disse er faste og kan ikke endres. I høyre kolonne vises de bilagstypene som er definert for hver systemkode. Hvis det er definert flere bilagstyper for samme systemkode, kan du klikke i kolonnen Bilagstyper og velge bilagstype. 9. Hvis du ønsker at systemet alltid skal foreslå en bestemt diettgruppe på en person ved registrering av reiser, velger du standard diettgruppe på personen ved å klikk bak feltet Diettgrupper i oppgaven Kartotek Person. 26 Installere og ta i bruk systemet

29 Kontrollere utenlandsdiett Kontrollere utenlandsdiett Hvis du registrerer utenlandsdiett, angir du land når du registrerer diettgodtgjørelse og nattillegg. Systemet henter satsene for utenlandsdiett fra oppgavevalg Kartotek Land/Sted/Hotell. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Land/Sted/Hotell. 2. Kontroller satsene for diett (kostgodtgjørelse) og nattillegg for aktuelle land. Landene som har egne satser for enkelte byer, er registrert som egne land. Byene i USA er for eksempel opprettet slik: Landkode US US1 US2 Navn USA USA, New York by USA, Washington D.C. Installere og ta i bruk systemet 27

30 Definere oppsett av systemet Definere oppsett av systemet Du kan definere parametre for registrering av reiser, attestasjonsnivå og reistyper i oppgavevalg Systemadministrasjon Systemparameter. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Systemadministrasjon Systemparameter. 2. Gjør følgende under rammen Reiseregistrering. a) Merk feltet Lås reisestatus ved sending, hvis den ansatte ikke skal kunne endre status på en reise. Når feltet ikke er merket kan den ansatte endre status fra Til attestering til I arbeid på en reise. b) Merk feltet Kopier formål ved registrering, hvis du ønsker at systemet automatisk skal kopiere formålet registrert i fanen Reiseinfo til fanene Land/Diett og Bilgodtgjørelse. c) Merk feltet Automatisk bilagsnummer, hvis du ønsker at systemet automatisk skal generere bilagsnummer for utlegg/refusjoner på reisen. Hvis feltet ikke er merket kan bruker selv angi bilagsnummer ved registrering. d) Velg om du ønsker å angi Sats pr døgn eller Totalbeløp når du registrerer overnattingsutgifter på reiser. 3. Merk hvilke reistyper som skal være tilgjengelig ved registrering av reiser under rammen Tilgjengelige reisetyper. 4. Merk feltet Husk forrige brukernavn under rammen Innlogging hvis du ønsker at systemet alltid skal foreslå forrige brukernavn ved pålogging. 5. Merk hvilket nivå du ønsker for attestering av reiser under rammen Attestering. Systemet benytter avdeling som attestasjonsnivå hvis du ikke velger noe annet. 6. Klikk Lagre. 28 Installere og ta i bruk systemet

31 Gi adgang til systemet Gi adgang til systemet Det er følgende adgangsnivåer i systemet: Bruker Brukere har kun adgang til veiviseren for føring av reiseregninger og har kun adgang til å føre egne reiser. En bruker kan ikke være systemoperatør. Attestansvarlig Attestansvarlige har adgang til å registrere og attestere reiser, enten for alle personer eller for personer tilhørende bestemte avdelinger, prosjekter eller elementer. Avregningsansvarlig Avregningsansvarlig har, som navnet tilsier, adgang til å avregne reiser. Avregningsansvarlig har i tillegg adgang til å registrere og attestere reiser for alle personer. Systemoperatør Systemoperatøren har full adgang til hele systemet og til alle reiser for alle personer. Systemoperatøren må opprettes som en operatør i oppgavevalg Kartotek Operatør. Gi adgang til systemet for ansatte 1. Velg oppgaven Kartotek Person. 2. Klikk til høyre for feltet Person-ID, eller trykk [F12], og velg brukeren du skal gi adgang. Hvis Huldt & Lillevik Reise er integrert med et lønnssystem og personopplysningene har blitt importert derfra, får du nå opp opplysningene om den aktuelle personen. Disse opplysningene kan ikke endres. Hvis det ikke er noen integrasjon mot lønn, må du derimot skrive inn navn, adresse, og så videre. 3. Merk av feltet Personen er bruker. 4. Angi personens initialer og definer et passord for vedkommende. 5. Oppgi personens adgangsrettigheter: Hvis personen kun skal registrere egne reiser, gjør du følgende: a) Merk av feltet Kun egne reiser. b) Påse at feltene Attestansvar og Avregningsansvar ikke er avmerket. Hvis personen skal ha attestansvar, gjør du følgende: Installere og ta i bruk systemet 29

32 Gi adgang til systemet a) Merk av feltet Attestansvar. b) Hvis personen kun skal registrere og attestere reiser for personer i gitte avdelinger, merker du av feltet Kun egne reiser. Du må da i tillegg oppgi hvilke avdelinger operatøren skal kunne registrere og attestere reiser for. Dette gjør du i oppgavevalg Kartotek Attestanter. Velg aktuell attestansvarlig og angi hvilke avdelinger, vedkommende skal kunne attestere reiser for. Systemet benytter avdeling som standard attestasjonsnivå. Hvis du ønsker å attestere på prosjekt eller element angir du dette i oppgaven Systemadministrasjon Systemparameter. Hvis personen skal avregne reisene, gjør du følgende: a) Merk av feltet Avregningsansvar. 6. Klikk Lagre. Gi adgang til systemet for systemoperatører samt personer som ikke er opprettet 1. Velg oppgaven Kartotek Operatør. 2. Klikk Ny. 3. Angi personens initialer og navn. 4. Definer et passord for vedkommende. 5. Merk av feltet Attestansvar hvis operatøren skal kunne attestere reiser. 6. Merk av feltet Avregningsansvar hvis operatøren skal kunne avregne reiser. 7. Hvis operatøren kun skal ha adgang til en klient, merker du av feltet Kun en klient og oppgir klientnummeret. 8. Merk av feltet Systemoperatør hvis operatøren skal være en systemoperatør. 9. Klikk Lagre. 30 Installere og ta i bruk systemet

33 Del 2 Generell bruk av systemet Når du har lest kapitlet, vet du hvordan du bruker musen eller tastaturet for å velge menyer og oppgaver og for å registrere opplysninger i vinduene (skjermbildene). Innhold Velge oppgaver og menyvalg 32 Kort oversikt over bruken av systemet 34 Arbeidsområdet 35 Bruke musen og tastaturet 36 Bruke vedlikeholdsvinduer 37 Bruke dialoger 39 For den reisende som skal registrere egne reiseregninger 40 Generell bruk av systemet 31

34 Velge oppgaver og menyvalg Velge oppgaver og menyvalg Velge en oppgave i oppgavestyreren I oppgavestyreren velger du den oppgaven du skal utføre. Bruke musen 1. Klikk aktuelt emne. 2. Klikk aktuell oppgave. 3. Klikk eventuelt aktuell underoppgave. Du kommer tilbake til oppgavestyreren ved å klikke aktuelt emne. Bruke tastaturet Oppgavestyreren kan ikke brukes ved hjelp av tastekombinasjoner. Velge et menyvalg i menylinjen Bruke musen 1. Klikk menynavnet i menylinjen. 2. Klikk ønsket menyvalg i menyen som vises. 3. Hvis menyvalget har en undermeny, klikker du ønsket menyvalg i undermenyen som vises. Hvis du vil lukke menyen uten å velge et menyvalg, klikker du utenfor menyen. Bruke tastaturet 1. Trykk [ALT] for å aktivere menylinjen. 2. Trykk menynavnets understrekede bokstav i menylinjen. 32 Generell bruk av systemet

35 Velge oppgaver og menyvalg Du kan alternativt bla mellom menyene i menylinjen med [PIL HØYRE] og [PIL VENSTRE]. 3. Naviger med [PIL NED] og [PIL OPP] for å gå til ønsket menyvalg. 4. Velg menyvalget ved å trykke [ENTER]. Hvis du vil lukke menyen uten å velge et menyvalg, trykker du [ESC]. Generell bruk av systemet 33

36 Kort oversikt over bruken av systemet Kort oversikt over bruken av systemet Hvis du vil Klikker du... eller trykker Velge en oppgave Velge et menyvalg i menylinjen Se emnene i hjelp på skjermen Velge kommandoer (knapper) i et vindu aktuelt emne i oppgavestyreren og aktuell oppgave i oppgavelisten menylinjen og klikker menyvalget knappen [ALT], slipper opp [ALT]-tasten, trykker understreket bokstav i menylinjen og bruker piltastene for å velge ønsket menyvalg menyvalg Hjelp Emner i hjelp [ALT+understreket bokstav] Finne en registrering Opprette en ny registrering Lagre endringer Slette en linje i reiseregningsvinduet Angre endringer bak feltet du skal søke på linjen og deretter [F12] når du står i feltet du skal søke på [ALT+N] [ALT+L] [ALT+S] når linjen er merket Skrive ut opplysninger [ALT+U] eller [CTRL+P] Gå til neste felt feltet [ENTER] eller [TAB] Gå til forrige felt feltet [SHIFT+TAB] Gå til et bestemt felt feltet 34 Generell bruk av systemet

37 Arbeidsområdet Arbeidsområdet Oppgavestyrer Oppgaveliste Menylinje Verktøylinje Oppgavestyreren styrer hvilke oppgaver som vises i oppgavelisten. Du velger en oppgave ved å klikke aktuelt emne i oppgavestyreren og deretter aktuell oppgave i oppgavelisten. Noen oppgaver har underoppgaver. Da klikker du plusstegnet ved siden av oppgaven og deretter aktuell underoppgave. Gjøre andre oppgaver uten å avslutte reiseregningssystemet Du kan utføre en annen oppgave på maskinen uten å avslutte reiseregningssystemet. Du starter ønsket program på vanlig måte (uten å avslutte reiseregningssystemet). Windows oppgavelinje viser hvilke programmer som er startet. For å komme tilbake til reiseregningssystemet, klikker du knappen for reiseregningssystemet på Windows oppgavelinje eller trykker [ALT+TAB] for å gå til neste knapp på oppgavelinjen. Generell bruk av systemet 35

38 Bruke musen og tastaturet Bruke musen og tastaturet Bruke musen Du bruker musen til å utføre handlinger ved å peke på et element og klikke en museknapp. Du kan for eksempel bruke musen til å velge oppgaver og knapper i de forskjellige vinduene. Du bestemmer selv om du vil bruke musen eller tastaturet når du bruker systemet Musen har vanligvis to knapper, venstre og høyre museknapp. Bruk alltid den venstre museknappen hvis du ikke blir bedt om noe annet. Tabellen nedenfor forklarer handlingene du kan gjøre med musen. Hvis du vil Peke Klikke Dobbeltklikke Dra Gjør du følgende: Flytt musen for å plassere musepekeren på ønsket element på skjermen. Pek på et element på skjermen og trykk og slipp venstre museknapp raskt en gang. Du velger oppgaver, menyer og knapper i vinduene ved å klikke. Pek på et element på skjermen og trykk og slipp venstre museknapp raskt to ganger. På enkelte steder er dobbeltklikk en snarvei til det du skal gjøre. Pek på et element og hold museknappen nede mens du flytter musen. Slipp museknappen når du har flyttet elementet dit du ønsker. Du kan for eksempel bruke drafunksjonen for å flytte et hjelpevindu til ønsket sted. Bruke tastaturet Du kan som regel bruke tastaturet istedenfor musen, for eksempel for å velge en oppgave eller en knapp i et vindu. Hvis du vet hvilke taster du skal bruke, er det ofte raskere å bruke tastaturet enn å bruke musen. Du bruker ofte tastene i kombinasjoner. En kombinasjon av tastetrykk kan være [ALT+K], som betyr at du skal holde [ALT]- tasten nede samtidig som du trykker [K]. Velge en meny i menylinjen Du velger en meny i menylinjen ved å trykke og slippe [ALT]-tasten og bruke piltastene for å velge ønsket menyvalg. 36 Generell bruk av systemet

39 Bruke vedlikeholdsvinduer Bruke vedlikeholdsvinduer Du åpner vedlikeholdsvinduene fra oppgavestyreren eller via menyvalg. Velge knapper (kommandoer) i et vindu Reiseregningssystemet har en verktøylinje øverst der du kan velge aktuell kommando når du arbeider i et vedlikeholdsvindu. I alle vedlikeholdsvinduene finnes det også ett eller flere søkefelt der du får opp en liste over aktuelle registreringer. Hvis du vil Klikker du... eller trykker Opprette en ny [ALT+N] registrering Lagre endringer [ALT+L] Slette en linje i reiseregningsvinduet Angre endringer Skrive ut opplysninger Ha hjelp Finne en registrering Bla til neste/forrige registrering i søkelisten når linjen er merket. [ALT+S] når linjen er merket. [ALT+U] eller [CTRL+P] [F12] [PIL NED]/[PIL OPP] når du står i søkelisten Finne en registrering Søke i en liste Du kan få opp en liste over hvilke registreringer som finnes, for eksempel en liste over registrerte personer, avdelinger eller prosjekter. Du kan søke på nummer eller navn i listen. 1. Gå til feltet du skal søke på. 2. Klikk til høyre for feltet, eller trykk [F12]. Du ser en liste med registreringene. Du kan bla i listen med piltaster, [PAGE UP] og [PAGE DOWN] eller ved å klikke i rullefeltet. Du søker i listen ved å angi aktuell verdi for søkefeltet (kolonnen som er merket med gult) i feltet Søk. Generell bruk av systemet 37

40 Bruke vedlikeholdsvinduer Du kan bytte søkefelt ved å klikke tilhørende kolonneoverskrift i listen. Listen er sortert etter søkefeltet. 3. Klikk Velg når du står på ønsket registrering, eller dobbeltklikk registreringen. Registrere opplysninger i feltene Du bruker vanligvis tastaturet når du registrerer opplysninger i feltene. I enkelte felt kan det være aktuelt å bruke musen, for eksempel når du skal velge et alternativ i en liste. Du trykker [ENTER] eller [TAB] for å gå til neste felt og [SHIFT+TAB] for å gå til forrige felt. 38 Generell bruk av systemet

41 Bruke dialoger Bruke dialoger Når systemet vil gi deg en advarsel eller spørre om utfyllende informasjon for å fullføre oppgaven du har bedt om, får du opp en dialog på skjermen. En dialog fungerer hovedsakelig på samme måte som et vedlikeholdsvindu, men dialogen lukkes alltid når du klikker en av knappene i dialogvinduet. Hvis dialogen har en Avbryt eller Lukk knapp, klikker du denne knappen hvis du vil gå tilbake til der du var i systemet før dialogen kom på skjermen. [ESC] og har samme funksjon som Avbryt. Generell bruk av systemet 39

42 For den reisende som skal registrere egne reiseregninger For den reisende som skal registrere egne reiseregninger Se separat hefte Registrere egne reiser for beskrivelse av hvordan en bruker som kun skal registrere sine egne reiser kan bruke systemet. 40 Generell bruk av systemet

43 Del 3 Hvis du står fast Dette kapitlet beskriver hvor du finner opplysninger hvis du lurer på noe. Du får en inngående beskrivelse av hvordan du bruker hjelpesystemet på skjermen, henvisninger til bøker som kan hjelpe deg, og informasjon om support og kurstilbud. Innhold Bruke hjelp på skjermen 42 Bøker som kan hjelpe deg 46 Support 47 Kurs 48 Hvis du står fast 41

44 Bruke hjelp på skjermen Bruke hjelp på skjermen Bruke hjelpefilen Standard Windows hjelpesystem Hva betyr grønn tekst med strek under? Systemets hjelp på skjermen inneholder følgende: Hjelp til å løse de enkelte arbeidsoppgavene med beskrivelser av fremgangsmåter (i menyvalg Hjelp Emner i hjelp) Hjelp om lover og regler (i menyvalg Hjelp Emner i hjelp) Generell hjelp om systemet (i menyvalg Hjelp Emner i hjelp) I menyvalg Hjelp Emner i hjelp finner du hjelp ved å velge ønsket emne via den emnerettede innholdsfortegnelsen søke etter et stikkord i stikkordregistret søke etter en fritekst Du finner svar på ofte stilte spørsmål vedrørende reiseregningssystemet på web, under Support og nye versjoner. Hvis du har tegnet supportavtale, kan du sende dine supporthenvendelser via web, under Support og nye versjoner. Hjelpen er et standard Windows hjelpesystem. Dette betyr at du bruker hjelpen på samme måte som du gjør i Microsoft-produktene for Windows (for eksempel Word og Excel). Enkelte steder i hjelpen er teksten grønn med en stiplet strek under. Dette betyr at du kan klikke teksten og få opp en forklaring til teksten. Andre steder er teksten i hjelpen grønn og understreket. Dette betyr at du hopper til et beslektet emne hvis du klikker teksten. Få hjelp via innholdsfortegnelsen Velg menyvalg Hjelp Emner i Hjelp og klikk mappen Innhold (Contents). Du ser alle emnene i hjelpen, inkludert emnene om lover og regler. Disse er markert med. Følg instruksjonene på skjermen. 42 Hvis du står fast

45 Bruke hjelp på skjermen Hvis du skal skrive ut alle emnene i et avsnitt, klikker du avsnittet (boken) i innholdsfortegnelsen og klikker Skriv ut (Print). Hvis du har åpnet et hjelpevindu, kommer du tilbake til innholdsfortegnelsen ved å klikke Innhold (Contents). Få hjelp via stikkordregistret For å finne et emne ved å søke på stikkord, velger du menyvalg Hjelp Emner i Hjelp og klikker mappen Indeks (Index). Du ser et alfabetisk stikkordregister som både inneholder stikkordene for hjelpen om systemet og stikkordene for lover og regler. Følg instruksjonene på skjermen. Hvis du står fast 43

46 Bruke hjelp på skjermen Hvis du har åpnet et hjelpevindu, kommer du tilbake til stikkordregistret ved å klikke Indeks (Index). Stikkordregistret er organisert på samme måte som et stikkordregister i en bok. Du kan bla i stikkordregistret ved å skrive inn de første bokstavene i ordet du søker etter. Hvis du ikke finner stikkordet du ønsker, kan du prøve et annet stikkord. Finne emner som inneholder angitte ord Velg menyvalg Hjelp Emner i Hjelp og klikk mappen Søk (Find) for å finne alle emner som inneholder bestemte ord. Følg instruksjonene på skjermen. Hvis det er første gang du søker på denne måten i reiseregningssystemet eller du har installert en ny versjon, må systemet opprette en liste som inneholder hvert av ordene i hjelpefilen. Du kan bestemme hvordan systemet skal bygge opp listen. Følg instruksjonene på skjermen. 44 Hvis du står fast Hvis du har åpnet et hjelpevindu, kommer du tilbake til søkevinduet ved å klikke Innhold (Contents) og klikke mappen Søk (Find). Skrive ut hjelpen Du kan skrive ut et eller flere emner fra hjelpen. Hvis du skal skrive ut det emnet som vises i hjelpevinduet, klikker du Skriv ut (Print) øverst i vinduet. Hvis du skal skrive ut alle emnene i et avsnitt, klikker du avsnittet (boken) i innholdsfortegnelsen og klikker Skriv ut (Print). For å skrive ut hjelpen om et felt, klikker du høyre musetast i hjelpevinduet og velger Skriv ut emnet (Print topic).

47 Bruke hjelp på skjermen Lukke et hjelpevindu Du lukker et vindu ved å gjøre ett av følgende: Klikk. Trykk [ALT+F4]. Dobbeltklikk ikonet øverst i venstre hjørne i vinduet. Klikk ikonet øverst i venstre hjørne i vinduet og velg Lukk (Close). Endre skriftstørrelse i hjelpen Hvis du synes teksten i hjelpen er for liten eller for stor, kan du endre skriftstørrelsen. Velg menyvalg Hjelp Emner i Hjelp, hent frem hjelp om et emne og velg Alternativer (Options) og Skrift (Font) i hjelpevinduet. Klikk ønsket skriftstørrelse. Få mer informasjon om å bruke hjelpen Du får mer informasjon om å bruke hjelpen ved å velge menyvalg Hjelp Om å bruke hjelp i lønnssystemet. Hvis du har engelsk versjon av Windows, vises forklaringen om hjelpesystemet på engelsk. Få hjelp via Internett Huldt & Lillevik har egne sider med hjelp på Internett. Du kan komme til disse sidene ved å åpne nettleseren og gå til adressen Ofte stilte spørsmål Her finner du beskrivelser av problemstillinger som brukerne ofte spør om. Gå til velg Support og nye versjoner Huldt & Lillevik Reise og deretter Ofte stilte spørsmål. Supportforespørsler Hvis bedriften har avtale om telefonsupport, kan systemansvarlig melde supporthenvendelsen via internett. Gå til velg Support og nye versjoner Huldt & Lillevik Reise og deretter Supportforespørsel og logg deg inn. Hvis du står fast 45

48 Bøker som kan hjelpe deg Bøker som kan hjelpe deg Denne boken Denne boken hjelper deg med å sette opp og komme i gang med systemet, samt når du lurer på hvordan du skal bruke systemet for å løse en spesiell oppgave. Registrere egne reiser Dette heftet beskriver hvordan en bruker som kun skal registrere sine egne reiser kan bruke systemet. Bistandspermen Hvis du har spørsmål i forbindelse med lover og regler som gjelder reise- og diettgodtgjørelser, kan hovedavsnittet om reise- og diettgodtgjørelse i bistandspermen hjelpe deg. Permen ajourføres kontinuerlig med nye sider, og du mottar jevnlig brev med melding om endringer i lover, regler og satser. Bistandspermen er et tilleggsprodukt til Huldt & Lillevik Lønn. Juridisk Atlas Juridisk Atlas er et web basert oppslagsverk for juridisk bistand innen arbeidsrett, lønn, trygd og ferieloven, og gir svar på de aller fleste spørsmål som berører en arbeidsgiver innen disse fagområdene. Utgiftsgodtgjørelser som diett, nattillegg og bilgodtgjørelse samt refusjon av reiseutgifter er omtalt i en egen del. Juridisk Atlas er utarbeidet av våre jurister og laget spesielt for lønns- og personalmedarbeidere. Kunder med Huldt & Lillevik System 4 har direkte tilgang til Juridisk Atlas fra lønnssystemet. 46 Hvis du står fast

49 Support Support På supporttelefonen treffer du de fremste ekspertene på lønn, personal og reise. Deres hovedfokus er å hjelpe deg i ditt arbeid, slik at din bedrift får optimal utnyttelse av systemet og håndterer regelverket korrekt. Ta kontakt med din forhandler for mer informasjon om supporttjenestene. Du finner også informasjon på nettsidene Hvis du står fast 47

50 Kurs Kurs Det holdes en rekke kurs i de største byene i landet. Kursene er tilpasset din situasjon og din arbeidsdag, og er inndelt i forskjellige trinn, programtyper og emner. Systemkursene lærer deg å utnytte systemene bedre, mens teorikursene hjelper deg å løse dine oppgaver i henhold til lover og regler. Ta kontakt med din forhandler for mer informasjon. Du finner også informasjon på nettsidene 48 Hvis du står fast

51 Del 4 Behandle reiseregninger og kjørebøker Kapitlet beskriver i hovedtrekk registrering, attestering og avregning av reiseregninger. Innhold Registrere reiseregninger og kjørebøker 50 Lagre formål og reiserute 63 Bruke valuta 64 Bruke hotellregistret 66 Belaste forskjellige kostnadsbærere 71 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker 73 Attestere reiseregninger 93 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap 95 Kortfattet huskeliste (fra registrering til import i lønn) 104 Benytte viderefakturering 105 Gå over til nytt innberetningsår 111 Oppdatere offentlige satser 112 Behandle reiseregninger og kjørebøker 49

52 Registrere reiseregninger og kjørebøker Registrere reiseregninger og kjørebøker Når du registrerer reiseregninger, oppretter du vanligvis én reiseregning pr. reise, men det er mulig å registrere flere delreiser innenfor samme hovedreise. Når det skal utbetales kjøregodtgjørelse for bruk av egen bil, kan du kan lage en samlet kjørebok for flere reiser. Når du registrerer reiser, blir kostnadene automatisk fordelt på avdeling, prosjekt og elementer som er registrert på personen. I noen tilfeller vil det være aktuelt å overstyre kostnadsbærerne, enten for hele reisen eller for enkeltlinjer (enkelttransaksjoner) på reiseregningen. Hvis du vil Klikker du eller trykker Åpne reiseregningsvinduet Opprette en reise Endre en reise Lagre en reise Slette en reise Slette en bilagslinje Reiseregning Registrere eller bak feltet Reise (etter å ha valgt aktuell person) i mappen Fullfør når du er ferdig med å registrere reisen når du står i mappen Reiseinfo Merk linjen (dobbeltklikk) og deretter [ALT+N] [F12] [ALT+S] [ALT+S] når linjen er merket Gå til neste mappe i veiviseren Gå til forrige mappe i veiviseren Fjerne oppgavestyreren til venstre slik at du ser hele reiseregningsvinduet [F11] Trykk [F11] på nytt for å se oppgavestyreren igjen. [ALT++] [ALT+-] Generelt om veiviseren Når du skal registrere en reise eller en kjørebok, bruker du veiviseren. Du behøver ikke selv å kjenne til bestemmelsene i statens særavtaler for reiser, systemet tar hånd om dette for deg. Når du registrerer en reise, oppgir du reisens varighet og type, samt hvilke typer opplysninger du skal registrere. Ut fra dette veileder systemet deg gjennom det du må registrere av tilleggsinformasjon for at 50 Behandle reiseregninger og kjørebøker

53 Registrere reiseregninger og kjørebøker systemet skal kunne lage reiseregningen for deg i henhold til statens særavtaler for reiser. Du kan klikke mappen direkte Gå til forrige mappe Gå til neste mappe Lagrer registreringen i bildet Dobbeltklikk posten for å endre Veiviserens oppbygning Navigere i veiviseren Endre registreringer Du registrerer alltid opplysninger i øverste halvdel av vinduet. I nederste halvdel av vinduet ser du alt som er registrert for den kategorien (overnatting, bilgodtgjørelse, utgifter og lignende) du jobber med. Du blar i veiviseren ved å bruke navigeringsknappene (knappene med Neste > eller < Forrige). Du går til neste vindu i veiviseren ved å klikke knappen med Neste > eller trykke [ALT++]. Du går til forrige vindu i veiviseren ved å klikke knappen med < Forrige eller trykke [ALT+-]. Hvis du ønsker å gå direkte til en kategori, klikker du mappen for aktuell kategori eller trykker [ALT+nr] der nr er tallet med strek under på mappen. Hvis du skal endre en registrering, går du til ønsket vindu i veiviseren ved å klikke navigeringsknappene eller ved å klikke aktuell mappe. Velg deretter aktuell registrering ved å dobbeltklikke linjen i tabellen i nederste halvdel av vinduet. Du ser registreringen i øvre halvdel av vinduet og kan endre ønskede opplysninger. Behandle reiseregninger og kjørebøker 51

54 Registrere reiseregninger og kjørebøker Slette registreringer Hvis du skal slette en registrering, går du til ønsket vindu i veiviseren ved å klikke navigeringsknappene eller ved å klikke aktuell mappe. Velg deretter aktuell registrering ved å dobbeltklikke linjen i tabellen i nederste halvdel av vinduet og klikk eller trykk [ALT+S]. Registrere reiseregninger - generell gjennomgang Konkrete eksempler for føring av reiser er beskrevet under Eksempler på føring av reiser og kjørebøker på side 73. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Reiseregning Registrere. Reiseadministrasjon vises som standard når du logger deg inn på systemet. Klikk Søk for å hente frem en oversikt over alle reiser som er registrert. 2. Lage en ny eller hent frem en eksisterende reise. Hvis det er en ny reise, gjør du følgende: 52 Behandle reiseregninger og kjørebøker a) Velg aktuell person ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Person. Du kan alternativt oppgi ansattnummeret direkte i feltet Person. Hvis du kun har adgang til å registrere egne reiser, velger du ikke person. b) Velg Opprett ny. Hvis du ønsker å kopiere en eksisterende reise som utgangspunkt for en ny reise, gjør du følgende:

55 Registrere reiseregninger og kjørebøker a) Velg aktuell person ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Person. Du kan alternativt oppgi ansattnummeret direkte i feltet Person. Hvis du kun har adgang til å registrere egne reiser, velger du ikke person. b) Finn frem til reisen du skal kopiere i tabellen nederst. Velg reisetype, status, tidsrom for avreise og hjemkomst og klikk Søk. Systemet henter da kun frem de reisene som fyller kravene du har angitt. c) Velg Kopier reise. d) Angi tidsrom for aveise og hjemkomst for reisen du skal opprette. Hvis systemet skal beregne diett for denne reisen på nytt merker du feltet Reberegn diett. Under Grunnlag for ny reise velger du hvilke opplysninger du skal registrere på reiseregningen. Hvis du skal registrere samme opplysninger som reisen du kopierer fra velger du Merk alle. e) Klikk Kopier reise. Hvis reisen er registrert tidligere, gjør du følgende: a) Velg aktuell person ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Person. Du kan alternativt oppgi ansattnummeret direkte i feltet Person. Hvis du kun har adgang til å registrere egne reiser, velger du ikke person. b) Finn frem til reisen du skal endre i tabellen nederst og dobbeltklikk på denne. Velg reisetype, status, tidsrom for avreise og hjemkomst og klikk Søk. Systemet henter da kun frem de reisene som fyller kravene du har angitt. c) Eller klikk eller trykk [F12] i feltet Reise. Velg aktuell reise i listen. Hvis du kjenner reisenummeret, kan du oppgi dette direkte i feltet Reise. Behandle reiseregninger og kjørebøker 53

56 Registrere reiseregninger og kjørebøker 3. For å dekke myndighetenes krav ved trekkfri utbetaling, må du registrere følgende opplysninger: Formål, samt dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst. For å forenkle registreringen av reiser kan du lagre formål pr ansatt, se Lagre og bruke formål på side La det stå I arbeid i statusfeltet til reiseregningen er fullført. 5. Under Reisemål velger du om reisen er en utenlandsreise eller ikke. 6. Under Reisetype velger du hvilken type reise dette er. Hvis du skal registrere en reise på regning, merker du av feltet Reise på regning. Du må da levere bilag for alle utlegg, også for kost og losji, og har ikke krav på de ulegitimerte satsene i henhold til statens reiseregulativ. Du får derfor ikke registrert noe i mappene Land/diett og Overnatting. Hvis du skal registrere en kjørebok, finner du eksempler på dette i "Registrere kjørebok uten dagdiett" på side 80 og i "Registrere kjørebok med dagdiett" på side 83 for nærmere beskrivelse. Hvis du skal registrere en beordringsreise, merker du av feltet Beordring for den delen av reisen som gjelder fra og med 29. døgn. De 28 første døgnene føres som en ordinær tjenestereise. Beordring er i hovedregel en sammenhengende reise på samme oppdragssted i mer enn 28 døgn. Det gjelder egne satser for diett fra og med 29. døgn. Du velger selv om beordringsreisen registreres som en eller flere reiser. Feltene Startet hjemme og Avsluttet hjemme er kun aktuelt å forholde seg til hvis reisen startet eller sluttet mellom kl. 01 og Under Spesifikasjon velger du hvilke typer opplysninger du skal registrere på reiseregningen. 8. Registrere eventuell tilleggsinformasjon om reisen i feltet Merknad. 54 Behandle reiseregninger og kjørebøker

57 Registrere reiseregninger og kjørebøker Hvis reisen i sin helhet skal belastes en annen avdeling, et annet prosjekt eller andre elementer enn det som er registrert på personen, klikker du til høyre for Kostnadsbærer. Hvis du allerede har registrert noe på reisen, får du opp en dialog der du får spørsmål om hva du vil gjøre med kostnadsbærerne på eksisterende registreringer på denne reisen. Hvis enkeltlinjer skal belastes en annen avdeling, et annet prosjekt eller andre elementer enn det som er registrert på personen/reisen, velger du den aktuelle linjen og klikker til høyre for Kostnadsbærer. Du får opp neste vindu i veiviseren ved å klikke Neste >. Du går til forrige vindu i veiviseren ved å klikke < Forrige. 9. Registrer øvrige opplysninger: a) Land/diett: Hvis du har oppgitt på reisen at alle utgifter skal dekkes etter regning (feltet Reise på regning er avmerket i mappen Reiseinfo), har du ikke adgang til denne mappen. Du registrerer da utgiftene til måltider i mappen Utgifter. Har reisen foregått i utlandet, må du først velge land, for siden å angi sted og eventuelt også hotell. Ved reiser uten overnatting er det tilstrekkelig å velge sted. Er det snakk om en reise med overnatting, må du oppgi hvilken type overnattingssted du overnattet på. Behandle reiseregninger og kjørebøker 55

58 Registrere reiseregninger og kjørebøker Hvis du overnattet på hotell, må du klikke i feltet Sted/hotell og velge sted samt hotell. Hvis du kun velger sted, beregner systemet kun "brakkesats". Finnes ikke stedet eller hotellet fra før, kan du opprette dette i vinduet som kommer opp. Her er valgt. klikket i feltet Sted/hotell; og aktuelt hotell er Klikk Velg hotell i denne dialogen. Klikk Lagre post. Hvis reisen har gått gjennom flere land/sted, endrer du sted, dato fra/til og klikker Lagre post for hvert sted eller land reisen gikk til. Når du har registrert alle stedene, oppgi hvor mange måltider som er dekket ved å klikke til høyre for Måltidsfradrag eller ved å klikke Neste. Merk av 56 Behandle reiseregninger og kjørebøker

59 Registrere reiseregninger og kjørebøker måltidene som er dekket i feltene Frokost, Lunsj og Middag. Tabellen nederst i vinduet viser alle registreringene i denne mappen. En reise i flere land kan se slik ut: Viktig ved endring av opplysninger: Du endrer alltid en registrering ved å dobbeltklikke aktuell linje i tabellen i nederste halvdel av vinduet. Du ser registreringen i øvre halvdel av vinduet og kan endre ønskede opplysninger. b) Overnatting Hvis du har oppgitt på reisen at alle utgifter skal dekkes etter regning (feltet Reise på regning er avmerket i mappen Reiseinfo), har du ikke adgang til denne mappen. Du registrerer da utgiftene til overnatting i mappen Utgifter. Stedene du ser i tabellen, er de du har registrert i mappen Land/diett. Hvis du skal endre stedene, gjør du dette i mappen Land/diett. Oppgi pr. overnattingssted hvordan overnattingen er dekket (merk av Nattillegg, Utlegg eller Betalt av firma). Systemet foreslår at overnattingen er betalt direkte av arbeidsgiveren. Behandle reiseregninger og kjørebøker 57

60 Registrere reiseregninger og kjørebøker Hvis det gjelder et utlegg eller beløpet er betalt av firmaet, oppgir du totalbeløp eller døgnsats (avhenger av oppsett i oppgaven Systemadministrasjon Systemparameter). Hvis du oppgir sats multipliserer systemet satsen med antallet. Hvis overnattingen skal belastes andre kostnadsbærere enn det som er registrert på personen/reisen, oppgir du dette i mappen Land/Diett. Overnattingen og dietten henføres alltid samme kostnadsbærere. c) Bilgodtgjørelse: Hvis det er brukt privat bil på reisen, registrerer du antall kjørte kilometer i forbindelse med reisen. Systemet bruker lav sats hvis personen har kjørt over 9000 kilometer. Du ser antall kjørte kilometer hittil i år i høyre del av vinduet. 58 Behandle reiseregninger og kjørebøker Hvis personen har hatt med passasjerer, registrerer du passasjertillegg ved å klikke knappen Spesifikasjon. Da

61 Registrere reiseregninger og kjørebøker vises vinduet Passasjerer. Her kan du også registrere eventuelt tilhengertillegg eller Tromsøtillegg. Ved passasjertillegg registrerer du navnet på passasjeren. Systemet foreslår antall kilometer og reiserute. Hvis passasjeren kun var med på en del av reisen, endrer du antall kilometer. d) Billetter: Her registrerer du refusjon av flybilletter, togbilletter og lignende. Feltet Utlegg skal da være avmerket. Hvis det er ønskelig å vise kostnadene selv om det er firmaet som på forhånd har betalt for billetten, fjerner du avmerkingen i feltet Utlegg. Behandle reiseregninger og kjørebøker 59

62 Registrere reiseregninger og kjørebøker e) Utgifter: Registrer eventuelle utgifter til parkering, bompenger og lignende, og oppgi hvordan utgiften er betalt. f) Forskudd: 60 Behandle reiseregninger og kjørebøker

63 Registrere reiseregninger og kjørebøker Registrer eventuelle reiseforskudd uten (minus) foran. g) Diverse: Her kan du registre transaksjoner til lønn som ikke skal påvirke reiseregningen. Disse skrives på reiseregningen, men inngår ikke i beløpet som kommer til utbetaling. Transaksjoner som er registrert her blir først behandlet når de er overført til lønn. 10. Klikk mappen Fullfør når du er ferdig med reisen. 11. Registrer eventuelt en kommentar til reisen. 12. Hvis du ønsker å skrive ut reiseregningen for kontroll, klikker du knappen Utskrift i verktøylinjen. Du får spørsmål om du vil se reiseregningen på skjermen før du skriver den ut. Utskriften viser et tosidig skjema. 13. Når du er ferdig med reisen, setter du status til Til attestering. Du kan ikke endre en reise som har status Til attestering. 14. Klikk Lagre reise. Behandle reiseregninger og kjørebøker 61

64 Registrere reiseregninger og kjørebøker Skrive ut reiseregningsskjema Når du er ferdig med å registrere en reise, spør systemet om du vil skrive ut reiseregningen. Svarer du ja til å skrive ut reiseregningen, kommer spørsmålet om du ønsker å se utskriften på skjermen før du sender rapporten til skriver. Når du er inne på en reise i reiseregningsvinduet, kan du når som helst skrive ut reiseregningsskjema ved å klikke i verktøylinjen. 62 Behandle reiseregninger og kjørebøker

65 Lagre formål og reiserute Lagre formål og reiserute Du kan opprette formål og reiseruter i egne register. Når du registrerer reiser kan du hente formål og reiserute fra registeret. Dette forenkler registrering av reiseregninger. Formål og reiserute opprettes pr reisende. Lagre og bruke formål Formål kan også opprettes direkte når du registrerer en reise. 1. Velg oppgaven Reiseregning Formål. 2. Velg aktuell person ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Person. Hvis du kun har adgang til å registrere egne reiser, er person allerede valgt. 3. Klikk Ny. Systemet generer et nummer for formålet. 4. Skriv inn ønsket tekst i feltet Formål 5. Klikk Lagre. 6. Når du registrerer en reise kan du hente formål fra registeret ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Formål. Hvis formålet ikke allerede er opprettet kan du legge dette til i registeret ved å klikke. Lagre og bruke reiserute Reiserute kan også opprettes direkte når du registrerer en reise. 1. Velg oppgaven Reiseregning Reiserute. 2. Velg aktuell person ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Person. Hvis du kun har adgang til å registrere egne reiser, er person allerede valgt. 3. Klikk Ny. Systemet generer et nummer for reiseruten. 4. Skriv inn ønsket tekst i feltet Reiserute. 5. Angi total kjørelengde for reisen i feltet Kilometer. 6. Velg hvilken kjøregruppe som skal benyttes for denne reisruten i feltet Kjøregruppe. 7. Hvis du ønsker å registrere et tillegg på reiseruten (tillegg for passasjer, tilhenger eller Tromsø) klikker du Nytt tillegg. a) Velg type tillegg i feltet Type tillegg. b) Skriv inn eventuell merknad i feltet Passasjer/Merknad. 8. Klikk Lagre. 9. Når du registrerer en reise kan du hente reiserute fra registeret ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Reiserute i fanen Bilgodtgjørelse. Hvis reiseruten ikke allerede er opprettet kan du legge denne til i registeret ved å klikke. Behandle reiseregninger og kjørebøker 63

66 Bruke valuta Bruke valuta Systemet gjør det mulig å føre de reisendes utlegg i ønsket valuta. Du kan opprette flere kurser pr valuta med dato kursen skal gjelde fra. Systemet omregner beløpet til norske kroner ut fra valutakursen som er registrert på tidspunktet den ansatte har ført utlegg på reiseregningen. Sette opp systemet 1. Velg oppgaven Kartotek Valuta. 2. Klikk Ny. 3. Skriv koden for den aktuelle valutaen i feltet Kode (f.eks. EUR). 4. Skriv navnet på valutaen i feltet Navn (for eksempel Euro). 5. Klikk Ny sats. 6. Velg datoen kursen skal gjelde fra i feltet Gyldig fra. 7. Angi vekslingskursen i feltet Kurs. 8. Angi Enhet som systemet skal bruke når valutaen omregnes til norske kroner. Enheten er 1 eller Klikk Lagre. 10. Gjenta punkt 1-9 hvis du vil registrere flere valutaer. Hvis du skal legge til en ny kurs for en eksisterende valuta gjenta punkt 5 9. Registrere reiser med valuta 1. Opprett reisen på vanlig måte. 2. Angi valutakoden ved å klikke i valutakodefeltet og velg valutakode fra listen. Du får opp en valutakalkulator. 64 Behandle reiseregninger og kjørebøker Her ser du kursen som vil bli benyttet i omregningen. Systemet henter kursen ut fra datoen på utlegget. Du kan endre kursen i valutakalkulatoren. Systemet vil da huske denne og bruke denne kursen pr ansatt.

67 Bruke valuta Skal du endre kursen for alle ansatte gjør du dette i oppgavevalg Kartotek Valuta. 3. Skriv inn beløpet i valuta i feltet Beløp. I feltet Beløp NOK vises valutabeløpet omregnet til norske kroner 4. Klikk OK. Systemet plasserer det omregnede beløpet i feltet Beløp i reiseregningsvinduet. Behandle reiseregninger og kjørebøker 65

68 Bruke hotellregistret Bruke hotellregistret I oppgaven Kartotek Land/Sted/Hotell oppretter du steder og hoteller i et eget hotellregister. Det er et vilkår for trekkfri utbetaling av diett etter statens særavtaler at overnattingen har vært på hotell el og at navn og adresse på overnattingsstedet er påført reiseregningen. Når du velger hotell fra hotellregisteret skriver systemet Sted, Navn og Postadresse fra hotellet på reiseregningen. Sette opp systemet og opprette hoteller Sted og hotell kan også opprettes direkte når du registrerer en reise. 1. Velg oppgaven Kartotek Land/Sted/Hotell. 2. Velg land du skal opprette hoteller for ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Land, og velg fra listen. Du kan også skrive inn landkoden direkte i feltet og trykke [ENTER]. Hvis du skal registrere et nytt land, gjør du følgende: a) Klikk Nytt land. b) Registrer opplysningene om landet. c) Klikk Lagre land. 3. Angi stedet du skal opprette hoteller for. Hvis stedet allerede er registrert, gjør du følgende: Velg aktuelt sted fra listen. Du kan søke etter steder ved å skrive inn deler av stedsnavnet i feltet Sted. Listen viser da automatisk de stedene som inneholder bokstavkombinasjonen du skrev. 66 Behandle reiseregninger og kjørebøker

69 Hvis du skal registrere et nytt sted, gjør du følgende: Bruke hotellregistret a) Klikk Nytt sted. b) Registrer navn på stedet. c) Klikk Lagre sted. Du ser stedet i listen til venstre. 4. Gjør følgende for hvert aktuelle hotell: Behandle reiseregninger og kjørebøker 67

70 Bruke hotellregistret a) Klikk Nytt hotell. b) Registrer opplysningene om hotellet. c) Klikk Lagre hotell. Du ser hotellet i listen til venstre. 5. Klikk Lukk i vinduet Velg Land/Sted/Hotell når du har opprettet aktuelle hoteller. Du må opprette hoteller for hver klient. Når du oppretter en ny klient og tar utgangspunkt i en annen klient, kan du kopiere hotellregistret fra den klienten du tar utgangspunkt i. Koble overnatting til aktuelt hotell ved registrering av reiser 1. Start registrering av reisen på vanlig måte. 2. I mappen Land/Diett velger du Hotell/Hotellbåt i feltet Type overnatting. 3. Oppgi land ved å klikke til høyre for feltet Land, og velg land fra listen. Du kan også skrive inn landkoden direkte i feltet og trykke [ENTER]. 4. Oppgi overnattingssted og hotell slik: a) Klikk til høyre for feltet Sted/hotell. Du får opp vinduet Velg Land/Sted/Hotell. 68 Behandle reiseregninger og kjørebøker

71 Bruke hotellregistret b) Velg sted fra listen som vises. Du kan søke etter sted ved å skrive inn deler av stedsnavnet i feltet Sted. Listen viser da automatisk de stedsnavnene som inneholder bokstavkombinasjonen du skriver. Hvis det ikke er registrert noen steder i det aktuelle landet, må du registrere stedet ved å klikke Nytt sted. Se "Sette opp systemet og opprette hoteller" på side 66. Eventuelle hotell som er registrert for stedet, vises under stedsnavnet. Hvis det ikke er registrert noen hotell på det aktuelle stedet, må du registrere et nytt hotell ved å klikke Nytt hotell. Se "Sette opp systemet og opprette hoteller" på side 66. c) Velg ønsket hotell ved å klikke hotellnavnet i listen. Du kan søke etter hotell ved å skrive inn deler av hotellnavnet i feltet Hotell. Listen viser da automatisk de hotellnavnene som inneholder bokstavkombinasjonen du skriver. Behandle reiseregninger og kjørebøker 69

72 Bruke hotellregistret d) Klikk Velg hotell. Dersom du ikke har valgt hotell vil systemet splitte diettgodtgjørelsen i en trekkfri og en trekkpliktig del. Du kommer tilbake til mappen Land/Diett, der stedet og hotellet nå er fylt ut i feltet Sted/hotell. 5. Klikk Lagre post. Nå ser du at hotellet du valgte, blir fylt ut i den nederste tabellen. 6. Fullfør reiseregningen på vanlig måte. 70 Behandle reiseregninger og kjørebøker

73 Belaste forskjellige kostnadsbærere Belaste forskjellige kostnadsbærere Du kan fordele reisekostnadene på avdeling, prosjekt og element. Hvis du bruker avdeling, prosjekt og element, blir reisene belastet personens faste avdeling, prosjekt og element (oppgitt på personen) hvis du ikke velger noe annet. Opprette avdelinger, prosjekter og elementer Når reiseregningssystemet er integrert med lønn, gjør du alle endringer av avdelinger, prosjekter og elementer i lønnssystemet og importerer opplysningene til reiseregningssystemet. Da kan du ikke legge til nye avdelinger, prosjekter eller elementer i reiseregningssystemet. Se "Importere faste opplysninger fra lønnssystemet på side 16. Hvis reiseregningssystemet ikke er integrert med lønn, leser du Registrere faste opplysninger på side 127. Registrere reiser som belastes forskjellige kostnadssteder Når du registrerer reiser, blir kostnadene automatisk fordelt på avdeling, prosjekt og element 1 som er registrert på personen. I noen tilfeller vil det være aktuelt å overstyre fast avdeling, prosjekt og element 1. Fast avdeling, prosjekt og element 1 som er registrert på personen, kan overstyres på to nivåer: For hele reisen For enkeltlinjer (enkelttransaksjoner) på reiseregningen Systemet henter ikke element 2-5 fra personen. Du kan oppgi element 2-5 for hele reisen eller for enkeltlinjer. Overstyre kostnadsbærere for hele reisen 1. Start registreringen på vanlig måte. 2. I det første vinduet i veiviseren, Reiseinfo, klikker du til høyre for Kostnadsbærer. Du får opp vinduet Kostnadsbærer. Behandle reiseregninger og kjørebøker 71

74 Belaste forskjellige kostnadsbærere 3. Velg ønsket avdeling, prosjekt og elementer ved å klikke til høyre for de aktuelle feltene, eller trykke [F12], og velge fra listen. 4. Klikk OK. Hvis det er registrert noe på reisen, får du opp en dialog der du får spørsmål om du vil endre kostnadsbærerne på eksisterende registreringer på denne reisen. 5. Fullfør reisen på vanlig måte. Overstyre kostnadsbærere for enkeltlinjer 1. Start registreringen på vanlig måte. 2. På registreringen der du skal overstyre kostnadsbærer, klikker du til høyre for Kostnadsbærer. I vinduet Overnatting er muligheten for å overstyre kostnadsbærer deaktivert, ettersom du allerede har angitt kostnadsbæreren i vinduet Land/Diett. Du får opp vinduet Kostnadsbærer. 3. Velg ønsket avdeling, prosjekt og elementer ved å klikke til høyre for de aktuelle feltene, eller trykke [F12], og velge fra listen. 4. Klikk OK. 5. Klikk Lagre post. 6. Overstyr eventuelt kostnadsbærere for andre linjer på reiseregningen ved å utføre punkt Fullfør reisen på vanlig måte. 72 Behandle reiseregninger og kjørebøker

75 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker Eksempler på føring av reiser og kjørebøker Her finner du noen konkrete eksempler på registrering av reiseregninger. Registrere en reise med overnatting Dette eksemplet viser en reise i Norge med overnatting, hvor den ansatte har lagt ut for overnattingen. Overnattingsutgiftene skal splittes slik at mva grunnlaget for overnatting/mat blir korrekt overført til regnskap. Reisen startet kl. 06:00 og sluttet kl. 18:30. Den reisende har kjørt drosje til Oslo Sentralbanestasjon og tog til Lillehammer, der hun har vært på kundebesøk. Hun har overnattet på Hotell Hammer. Hjemreisen er på samme måte som turen til kundebesøket. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Reiseregning Registrere. 2. Velg aktuell person ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Person. Hvis du kun har adgang til å registrere egne reiser, er person allerede valgt. 3. Velg Opprett Ny. 4. Registrer følgende opplysninger: a) For å dekke myndighetenes krav ved trekkfri utbetaling, må du registrere følgende opplysninger: Formål samt dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst. b) Under Reisetype velger du Ordinær tjenestereise. c) Under Spesifikasjon velger du hvilke typer opplysninger du skal registrere i tillegg til dietten. Behandle reiseregninger og kjørebøker 73

76 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker Du får opp neste vindu i veiviseren ved å klikke Neste >. 5. Registrer opplysningene i veiviseren: a) Land/diett: Registrer oppholdet i slik: Velg sted og hotell ved å klikke bak Sted/hotell. Registrer formål. Klikk Lagre post. Registrer måltidsfradrag ved å klikke Måltidsfradrag. bak Klikk Lagre i dialogen for måltidsfradrag. b) Overnatting Hvis du har oppgitt på reisen at alle utgifter skal dekkes etter regning (feltet Reise på regning er avmerket i mappen Reiseinfo), har du ikke adgang til denne mappen. Du registrerer da utgiftene til overnatting i mappen Utgifter. Stedene du ser i tabellen, er de du har registrert i mappen Land/diett. Hvis du skal endre stedene, gjør du dette i mappen Land/diett. Den reisende har dekket overnattingen selv og merker feltet utlegg. Bedriften overfører transaksjoner direkte til regnskapssystemet med mva kode, og den ansatte må spesifisere hvor mye av overnattingsutgiftene som er frokost (eller andre måltider), da det er ulik mva sats for overnatting og mat. Merk av feltet Utlegg, oppgi sats pr døgn eller totalt dekke beløp for overnattingen i øverste linje. Oppgi hvor mye frokost (eller andre måltider) utgjør på linjen under. 74 Behandle reiseregninger og kjørebøker

77 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker Klikk Lagre post. Systemet beregner og splitter overnattingsutgiftene på riktige bilagstyper nederst i skjermbilde. c) Billetter: Registrer togbillett til/fra Lillehammer. d) Utgifter: Registrer drosje til/fra Oslo Sentralbanestasjon. Behandle reiseregninger og kjørebøker 75

78 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker 6. Klikk mappen Fullfør når du er ferdig med reiseregningen. 7. Skriv ut reiseregningen og kontroller at denne er korrekt ført. 8. Registrer eventuelt en kommentar til reiseregningen og sett status til Til attestering. Du kan ikke endre en reise som har status Til attestering. 9. Klikk Lagre reise. Når du er ferdig med å registrere reiseregningen, spør systemet om du vil skrive ut reiseregningen. 76 Behandle reiseregninger og kjørebøker

79 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker Registrere en utenlandsreise med overnatting Dette eksemplet viser en utenlandsreise med overnatting. Reisen startet kl. 06:00 og sluttet kl. 20:30. Den reisende har kjørt bil til Oslo Lufthavn, fly til Stockholm og drosje til Enkjøping, der hun har vært deltaker på en faglig HR-samling i konsernet. Hjemreisen er på samme måte som turen til samlingen. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Reiseregning Registrere. 2. Velg aktuell person ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Person. Hvis du kun har adgang til å registrere egne reiser, er person allerede valgt. 3. Velg Opprett Ny. 4. Registrer følgende opplysninger: a) For å dekke myndighetenes krav ved trekkfri utbetaling, må du registrere følgende opplysninger: Formål samt dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst. b) Velg Ja i feltet Utenfor Norge. c) Under Reisetype velger du Ordinær tjenestereise. d) Under Spesifikasjon velger du hvilke typer opplysninger du skal registrere i tillegg til dietten. Du får opp neste vindu i veiviseren ved å klikke Neste >. 5. Registrer opplysningene i veiviseren: a) Land/diett: Registrer oppholdet i Sverige slik: Velg landkoden SE og deretter sted og hotell ved å klikke bak Sted/hotell. Registrer formål. Behandle reiseregninger og kjørebøker 77

80 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker Klikk Lagre post. Registrer måltidsfradrag ved å klikke Måltidsfradrag eller klikk Neste. bak Klikk Lagre i dialogen for måltidsfradragene. b) Overnatting Hvis du har oppgitt på reisen at alle utgifter skal dekkes etter regning (feltet Reise på regning er avmerket i mappen Reiseinfo), har du ikke adgang til denne mappen. Du registrerer da utgiftene til overnatting i mappen Utgifter. Stedene du ser i tabellen, er de du har registrert i mappen Land/diett. Hvis du skal endre stedene, gjør du dette i mappen Land/diett. Oppgi hvordan overnattingen er dekket (merk av Nattillegg, Utlegg eller Betalt av firma). c) Bilgodtgjørelse: Registrer bilgodtgjørelse for kjøring til og fra Oslo Lufthavn. 78 Behandle reiseregninger og kjørebøker

81 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker d) Utgifter: Registrer utgifter til drosje i Sverige. Velg valutakode SEK i feltet til høyre for Beløp. En valutakalkulator kommer opp. Systemet henter kursen ut fra datoen på utlegget. Du kan endre kursen i valutakalkulatoren. Skriv inn beløpet i SEK i feltet Beløp og klikk OK. Behandle reiseregninger og kjørebøker 79

82 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker 6. Klikk mappen Fullfør når du er ferdig med reiseregningen. 7. Skriv ut reiseregningen og kontroller at denne er korrekt ført. 8. Registrer eventuelt en kommentar til reiseregningen og sett status til Til attestering. Du kan ikke endre en reise som har status Til attestering. 9. Klikk Lagre reise. Når du er ferdig med å registrere reiseregningen, spør systemet om du vil skrive ut reiseregningen. Registrere kjørebok uten dagdiett Når det skal utbetales kjøregodtgjørelse for bruk av egen bil, kan du lage en samlet kjørebok for flere reiser. 80 Behandle reiseregninger og kjørebøker

83 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker Dette eksemplet viser kjørebok for oktober. Det har vært kjørt to turer. Den ene turen var med en passasjer og det ble betalt bompenger. Den andre turen hadde verken passasjer eller andre utgifter. Det skal ikke utbetales dagdiett. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Reiseregning Registrere. 2. Velg aktuell person ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Person. Hvis du kun har adgang til å registrere egne reiser, er person allerede valgt. 3. Velg Ny. 4. Registrer følgende opplysninger: a) For å dekke myndighetenes krav ved trekkfri utbetaling, må du registrere følgende opplysninger: Formål, samt dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst. b) Under Reisetype velger du Kjørebok. c) Under Spesifikasjon velger du hvilke typer opplysninger du skal registrere i tillegg til kjøring. Du får opp neste vindu i veiviseren ved å klikke Neste >. 5. Registrer opplysningene i veiviseren: a) Bilgodtgjørelse: For hver enkeltreise, registrerer du antall kjørte kilometer. Hvis det har vært med passasjerer på reisen, registrerer du passasjertillegg ved å klikke bak feltet Passasjertillegg, tilhengertillegg, Tromsøtillegg. Hvis du allerede har registrert en linje med bilgodtgjørelse, og skal registre et tillegg for denne, dobbeltklikker du på linjen for bilgodtgjørelse og klikker bak feltet Passasjertillegg, tilhengertillegg, Tromsøtillegg. Behandle reiseregninger og kjørebøker 81

84 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker Husk å oppgi reisens formål og detaljert reiserute! Klikk Lagre post. b) Billetter: Registrer eventuelle billetter. Merk av feltet Utlegg hvis personen selv har lagt ut for billetten. Du får tilgang til denne mappen når feltet Billetter er avmerket i mappen Reiseinfo. c) Utgifter: Registrer eventuelle utgifter til parkering, bompenger og lignende, og oppgi hvordan utgiften er betalt. Du får tilgang til denne mappen når feltet Utgifter er avmerket i mappen Reiseinfo. 82 Behandle reiseregninger og kjørebøker

85 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker 6. Klikk mappen Fullfør når du er ferdig med reiseregningen. 7. Skriv ut reiseregningen og kontroller at denne er korrekt ført. 8. Registrer eventuelt en kommentar til reiseregningen og sett status til Til attestering. Du kan ikke endre en reise som har status Til attestering. 9. Klikk Lagre reise. Når du er ferdig med å registrere en kjørebok, spør systemet om du vil skrive ut kjøreboken. Registrere kjørebok med dagdiett Når det skal utbetales kjøregodtgjørelse for bruk av egen bil, kan du lage en samlet kjørebok for flere reiser. Dette eksemplet viser kjørebok for februar. Det har vært kjørt tre turer. Den ene turen var med en passasjer. Det skal utbetales diett for alle tjenestereisene som oppfyller vilkårene for rett til diett. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Reiseregning Registrere. 2. Velg aktuell person ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Person. Hvis du kun har adgang til å registrere egne reiser, er person allerede valgt. 3. Velg Opprett ny. 4. Registrer følgende opplysninger: a) For å dekke myndighetenes krav ved trekkfri utbetaling, må du registrere følgende opplysninger: Formål samt dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst. Behandle reiseregninger og kjørebøker 83

86 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker b) Under Reisetype velger du Ordinær tjenestereise. c) Under Spesifikasjon velger du hvilke typer opplysninger du skal registrere i tillegg til kjøring og diett. Du får opp neste vindu i veiviseren ved å klikke Neste >. 84 Behandle reiseregninger og kjørebøker

87 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker 5. Registrer opplysningene i veiviseren: a) Land/diett: Registrer sted, formål og tidspunkt for hver enkeltreise. b) Bilgodtgjørelse: For hver enkeltreise, registrerer du antall kjørte kilometer. Hvis det har vært med passasjerer på reisen, registrerer du passasjertillegg ved å klikke knappen bak feltet Passasjertillegg, tilhengertillegg, Tromsøtillegg. Husk å oppgi reisens formål! Klikk Lagre post. Behandle reiseregninger og kjørebøker 85

88 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker 6. Klikk mappen Fullfør når du er ferdig med reiseregningen. 7. Skriv ut reiseregningen og kontroller at denne er korrekt ført. 8. Registrer eventuelt en kommentar til reiseregningen og sett status til Til attestering. Du kan ikke endre en reise som har status Til attestering. 9. Klikk Lagre reise. Registrere en innenlandsreise med en privat del Du kan registrere opplysninger om en reise som består av en tjenestereise og en privat del på en og samme reiseregning. Dette eksemplet viser en reise som består av tre deler; en faglig samling, en privat del og en ny faglig samling. Det skal utbetales diett for de faglige samlingene. Reisen startet kl. 08:00 og sluttet kl. 16:30. Reisen er avbrutt av en privat del fra kl. 16:00 til kl. 08:00. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Reiseregning Registrere. 2. Velg aktuell person ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Person. Hvis du kun har adgang til å registrere egne reiser, er person allerede valgt. 3. Velg Opprett Ny. 4. Registrer følgende opplysninger: a) For å dekke myndighetenes krav ved trekkfri utbetaling, må du registrere følgende opplysninger: Formål, samt dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst. b) Under Reisetype velger du Ordinær tjenestereise. 86 Behandle reiseregninger og kjørebøker

89 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker c) Under Spesifikasjon velger du hvilke typer opplysninger du skal registrere i tillegg til dietten. Du får opp neste vindu i veiviseren ved å klikke Neste >. 5. Registrer opplysningene i veiviseren: a) Land/diett: Registrer de to faglige samlingene slik: Velg sted og hotell ved å klikke bak Sted/hotell. Registrer formål og tidspunkt for hver av de faglige samlingene. Her er den private delen ikke registrert. Hvis den private delen skal registreres, velger du Privat del av reise i feltet Type intervall. Dette har ingen betydning for reisen for øvrig. Registrer måltidsfradrag ved å klikke bak Måltidsfradrag. Behandle reiseregninger og kjørebøker 87

90 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker b) Overnatting Hvis du har oppgitt på reisen at alle utgifter skal dekkes etter regning (feltet Reise på regning er avmerket i mappen Reiseinfo), har du ikke adgang til denne mappen. Du registrerer da utgiftene til overnatting i mappen Utgifter. Stedene du ser i tabellen, er de du har registrert i mappen Land/diett. Hvis du skal endre stedene, gjør du dette i mappen Land/diett. Oppgi hvordan overnattingen er dekket (merk av Nattillegg, Utlegg eller Betalt av firma). 6. Klikk mappen Fullfør når du er ferdig med reiseregningen. 7. Skriv ut reiseregningen og kontroller at denne er korrekt ført. 8. Registrer eventuelt en kommentar til reiseregningen og sett status til Til attestering. Du kan ikke endre en reise som har status Til attestering. 88 Behandle reiseregninger og kjørebøker

91 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker 9. Klikk Lagre reise. Når du er ferdig med å registrere en reiseregning, spør systemet om du vil skrive ut reiseregningen. Registrere en reise med administrativ forpleining Ved reiser hvor alle måltider er dekket har den reisende ikke krav på diett for den del av reisen hvor det er fullt måltidsfradrag. Systemet utbetaler da bruspenger for hele døgn hvor alle måltider er dekket. Dette eksemplet viser en reise som starter fra Bergen kl. 09:00. og slutter samme sted kl. 19:30. Den reisende skal delta på et kurs i Oslo. Selve kurset startet i Oslo kl. 16:00 og varte til kl. 13:00. Den reisende har fått dekket alle måltider fra middag til lunsj Den reisende har kjørt egen bil, og får utbetalt bilgodtgjørelse for kjøring til og fra kurset. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Reiseregning Registrere. 2. Velg aktuell person ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Person. Hvis du kun har adgang til å registrere egne reiser, er person allerede valgt. 3. Velg Opprett Ny. 4. Registrer følgende opplysninger: a) For å dekke myndighetenes krav ved trekkfri utbetaling, må du registrere følgende opplysninger: Formål, samt dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst. b) Under Reisetype velger du Ordinær tjenestereise. Behandle reiseregninger og kjørebøker 89

92 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker c) Under Spesifikasjon velger du hvilke typer opplysninger du skal registrere i tillegg til dietten. Du får opp neste vindu i veiviseren ved å klikke Neste >. 5. Registrer opplysningene i veiviseren: a) Land/diett: Registrer dietten på vanlig måte. Velg sted og hotell ved å klikke bak Sted/hotell. Klikk Måltidsfradrag og registrer måltidsfradrag for alle måltider som er dekket på kurset. Klikk Lagre i dialogen for måltidsfradrag. Systemet beregner bruspenger for de døgn hvor alle måltider er dekket. 90 Behandle reiseregninger og kjørebøker

93 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker Klikk Lagre post. b) Overnatting Stedene du ser i tabellen, er de du har registrert i mappen Land/diett. Hvis du skal endre stedene, gjør du dette i mappen Land/diett. Oppgi hvordan overnattingen er dekket (merk av Nattillegg, Utlegg eller Betalt av firma). c) Bilgodtgjørelse: Registrer bilgodtgjørelse for kjøring til og fra kurset. 6. Klikk mappen Fullfør når du er ferdig med reiseregningen. 7. Skriv ut reiseregningen og kontroller at denne er korrekt ført. Behandle reiseregninger og kjørebøker 91

94 Eksempler på føring av reiser og kjørebøker 8. Registrer eventuelt en kommentar til reiseregningen og sett status til Til attestering. Du kan ikke endre en reise som har status Til attestering. 9. Klikk Lagre reise. Når du er ferdig med å registrere en reiseregning, spør systemet om du vil skrive ut reiseregningen. 92 Behandle reiseregninger og kjørebøker

95 Attestere reiseregninger Attestere reiseregninger Alle reiseregningene i systemet må attesteres før de kan avregnes. Attesteringen innebærer for eksempel å kontrollere reisens formål og varighet. Reiseregningene attesteres i et eget attesteringsvindu. Opprette attestansvarlige Forutsetninger Du må ha opprettet operatører med attestansvar, som betyr at feltet Attestansvar må være avmerket i oppgavevalg Kartotek Person. Attestansvarlige må i oppgavevalg Kartotek Attestanter være definert med adgang til de avdelingene (prosjektene/elementene) de skal attestere for. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Systemadministrasjon Systemparameter. Merk hvilket nivå du ønsker for attestering av reiser under rammen Attestering. Systemet benytter Avdeling som attestasjonsnivå hvis du ikke velger noe annet. 2. Velg oppgaven Kartotek Attestanter. 3. Velg aktuell attestansvarlig. 4. Velg avdelingene som den attestansvarlige skal ha attestansvar for. 5. Klikk Lagre. 6. Hvis flere personer skal ha attestansvar, gjør du følgende for hver attestansvarlig: a) Velg aktuell attestansvarlig. b) Utfør punkt 3-4. Attestere reiseregninger - fremgangsmåte Fremgangsmåte 1. Kontroller at det ikke ligger reiser med status I arbeid som egentlig er ferdig ført, i oppgavevalg Skrive ut Utskrifter/rapporter Reise Påbegynte reiser. 2. Skriv eventuelt ut listen med reiser som er ferdig registrerte, det vil si reiser med status Til attestering. Du finner listen i oppgavevalg Skrive ut Utskrifter/rapporter Reise Ferdig registrerte reiser. 3. Velg oppgaven Reiseregning Attestere. Behandle reiseregninger og kjørebøker 93

96 Attestere reiseregninger a) Hvis du vil se på reisen før den attesteres, klikk Vis reise. b) Hvis du vil avvise en reise, klikk Avvis, skriv inn bakgrunnen for at reisen skal avvises og klikk Avvis. Dette kan være aktuelt dersom reiseregningen er feil utfylt. Status settes tilbake til I arbeid, og den ansatte kan selv korrigere feil. 4. Attester reiser som er kontrollert og funnet i orden: a) Merk av feltet Attester. Hvis du skal attestere alle reisene, klikker du Merk alle. Systemet foreslår dagens dato i feltet Attestdato. b) Endre eventuelt attestasjonsdatoen. 5. Klikk OK. Du får en melding om at reisene er attestert. 6. Klikk OK i meldingsvinduet. De attesterte reisene får status Til avregning og kan kun endres av avregningsansvarlig. Attestansvaret bestemmes av personens avdeling. Hvis avdelingen er overstyrt på reisen, attesteres reisen av attestansvarlig for personens avdeling. 94 Behandle reiseregninger og kjørebøker

97 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap Du har følgende valg når det gjelder utbetaling av reiseregninger og integrasjon til lønn og regnskap: Utbetale i lønnssystemet, overføre opplysninger til regnskapet via lønn Utbetale i reiseregningssystemet, overføre alle opplysningene til lønn og derfra videre til regnskapet Hvis du utbetaler i reiseregningssystemet, skriver systemet ut en bankliste og lager eventuelt en fil for elektronisk betalingsformidling. Hver avregning får et eget oppgjørsnummer. Systemet øker nummeret hver gang du avregner. Systemet har to måter å håndtere oppgjør på når personen skylder penger: Trekke det skyldige beløpet i lønn Utelate alle reisene fra oppgjøret når personen skylder penger Se "Behandle reiseoppgjør når personen skylder penger" på side 101 for mer informasjon. Avregne reiseregninger utbetale i lønnsystemet Forutsetninger Klienten må være satt opp med integrasjon til lønnssystem i oppgaven Kartotek Firmaopplysninger. Bilagstypene må være definert korrekt. Det må være opprettet en operatør eller person som har adgang til å avregne reiser. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Reiseregning Avregne. Du ser de attesterte reisene. Behandle reiseregninger og kjørebøker 95

98 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap 2. Merk av feltet Avregne på reisene som skal utbetales. Hvis du skal utbetale alle reisene, klikker du Merk alle. 3. Klikk OK. Systemet tar sikkerhetskopi. 4. Klikk OK i meldingsvinduet. Systemet skriver ut avregningsjournal og viser eventuell feilliste på skjermen. Se "Feilliste ved avregning" på side 98 for nærmere beskrivelse av feillisten. 5. Du får spørsmål om du godkjenner avregningen. Hvis du godkjenner avregningen, gjør systemet følgende: Systemet lager en fil for import til lønnssystemet. Systemet oppdaterer reiseregningene med oppgjørsnummer, dato for avregning og dine initialer. Reisene får status Avregnet. Avregne reiseregninger utbetale i reiseregningssystemet Forutsetninger Klienten må være satt opp med eget bankoppgjør og kontonummer må være registrert i Kartotek Firmaopplysninger. Bilagstypene må være definert korrekt. Det må være opprettet en operatør eller person som har adgang til å avregne reiser. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Reiseregning Avregne. Du ser de attesterte reisene. 2. Merk av feltet Avregne på reisene som skal utbetales. Hvis du skal utbetale alle reisene, klikker du Merk alle. 3. Klikk OK. Systemet tar sikkerhetskopi. 4. Klikk OK i meldingsvinduet. 96 Behandle reiseregninger og kjørebøker

99 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap Systemet skriver ut avregningsjournal, bankliste og eventuelt, kontantliste. Hvis bilagstypene ikke er korrekt definert viser systemet en feilliste på skjermen. Se "Feilliste ved avregning" på side 98 for nærmere beskrivelse av feillisten. 5. Du får spørsmål om du godkjenner avregningen. Hvis du godkjenner avregningen, gjør systemet følgende: Systemet lager en fil for import til lønnssystemet. Hvis du bruker elektronisk betalingsformidling, lager systemet en remitteringsfil. Se Bruke elektronisk betalingsformidling på side 100 for mer informasjon. Systemet oppdaterer reiseregningene med oppgjørsnummer, dato for avregning og dine initialer. Reisene får status Avregnet. Overføre reiseoppgjøret til lønn Du velger selv hvor ofte reiseoppgjøret skal overføres til lønnssystemet. Hver gang du avregner, akkumuleres avregningen sammen med eventuelt tidligere avregninger som ikke er lest inn i lønnssystemet. Overføre til System 4 1. Ta sikkerhetskopi av lønnsdataene (i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Lage sikkerhetskopi i System 4). 2. Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Importere (i System 4). 3. Velg Reiseregning m/mva i feltet Format. 4. Angi SettlementExport_xxxx.xml i feltet Filnavn. xxxx er klientnummeret i System 4. Filen inneholder alle godkjente avregninger siden forrige import fra reiseregningssystemet. 5. Utfør importen på vanlig måte. 6. Utfør resten av avlønningen på vanlig måte. Hvis System 4 er integrert mot regnskap, lager System 4 en konteringsfil for import til regnskapet når du skriver ut regnskapsbilaget. De innberetningspliktige opplysningene som er registrert i reiseregningssystemet, kommer med på lønns- og trekkoppgaven i lønnssystemet. Behandle reiseregninger og kjørebøker 97

100 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap Feilliste ved avregning Hvis systemet ikke er satt opp korrekt, får du melding om dette når du starter avregningen. Systemet kontrollerer om bilagstypene og lønnsarter er satt opp på riktig måte. Det kommer opp en feilliste som skriver ut bilagstyper og lønnsarter som er feil definert i forhold til oppsettet av systemet. Etter at du har korrigert feilene er avregningen klar til å kjøres. Du kan også sjekke feillisten i menyvalg Verktøy kontroll av bilagstyper. Mulige feilmeldinger ved utbetaling av reiseregninger i lønnssystemet Lønnsart mangler, feilkode 1: Det er registrert på en bilagstype som mangler lønnsart. Meldingen kommer også hvis det er registrert på en bilagstype for billetter, overnatting eller utgifter uten verdi i feltet Lønnsart (selv om feltet Utlegg ikke er avmerket på bilagslinjen). Løsning: Svar Nei på spørsmålet om du godkjenner oppgjøret. Angi korrekt lønnsart på bilagstypen (i oppgavevalg Kartotek Bilagstyper) og kjør avregningen på nytt. Lønnsart med feil verdi i feltet Lønn/trekk, feilkode 2: Det er registrert på en bilagstype der lønnsarten har Reguleringer i feltet Type (som ikke vil resultere i utbetaling/trekk i System 4). Lønnsartene skal ha godtgjørelse, lønn eller trekk i feltet Type. Meldingen kommer også hvis det er registrert på en bilagstype for billetter, overnatting eller utgifter der lønnsarten i feltet Lønnsart har Reguleringer i feltet Type (selv om feltet Utlegg ikke er avmerket på bilagslinjen). Løsning: Svar Nei på spørsmålet om du godkjenner oppgjøret. Korriger lønnsarten i lønnssystemet og importer lønnsarten på nytt hvis det er henvist til riktig lønnsart eller endre lønnsarten på bilagstypen (i oppgavevalg Kartotek Bilagstyper) hvis det er henvist til feil lønnsart. Kjør avregningen på nytt. Lønnsart direkte kostnader skal ha 5 eller 6 i feltet Lønn/trekk, feilkode 4: En bilagstype for billetter, overnatting eller utgifter er registrert uten at feltet Utlegg er avmerket (betyr at kostnaden er betalt direkte av bedriften og at personen ikke skal ha utbetalt beløpet). Bilagstypens lønnsart for direkte kostnader har godtgjørelse, lønn eller trekk i feltet Type (som vil resultere i utbetaling/trekk i System 4). Lønnsarten for direkte kostnader skal ha Reguleringer i feltet Type. Løsning: Svar Nei på spørsmålet om du godkjenner oppgjøret. Korriger lønnsarten i lønnssystemet og importer lønnsarten på nytt 98 Behandle reiseregninger og kjørebøker

101 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap hvis det er henvist til riktig lønnsart eller endre lønnsarten på bilagstypen (i oppgavevalg Kartotek Bilagstyper) hvis det er henvist til feil lønnsart. Lønnsart direkte kostnader mangler, feilkode 7: En bilagstype for billetter, overnatting eller utgifter er registrert uten at feltet Utlegg er avmerket (betyr at kostnaden er betalt direkte av bedriften og at personen ikke skal ha utbetalt beløpet). Bilagstypen mangler lønnsart i feltet Lønnsart direkte kostnader. Løsning: Svar Nei på spørsmålet om du godkjenner oppgjøret. Angi lønnsart for direkte kostnader på bilagstypen (i oppgavevalg Kartotek Bilagstyper). Lønnsarten må ha Reguleringer i feltet Type. Kjør avregningen på nytt. Mulige feilmeldinger ved utbetaling av reiseregninger i reiseregningssystemet Lønnsart mangler, feilkode 1: Det er registrert på en bilagstype som mangler lønnsart. Meldingen kommer også hvis det er registrert på en bilagstype for billetter, overnatting eller utgifter uten verdi i feltet Lønnsart (selv om feltet Utlegg ikke er avmerket på bilagslinjen). Løsning: Svar Nei på spørsmålet om du godkjenner oppgjøret. Angi korrekt lønnsart på bilagstypen (i oppgavevalg Kartotek Bilagstyper) og kjør avregningen på nytt. Lønnsart med feil verdi i feltet Lønn/trekk, feilkode 2: Det er registrert på en bilagstype der lønnsarten har godtgjørelse, lønn eller trekk i feltet Type (som vil resultere i utbetaling/trekk i System 4). Lønnsartene skal ha Reguleringer i feltet Type. Meldingen kommer også hvis det er registrert på en bilagstype for billetter, overnatting eller utgifter der lønnsarten i feltet Lønnsart har godtgjørelse, lønn eller trekk i feltet Type (selv om feltet Utlegg ikke er avmerket på bilagslinjen). Løsning: Svar Nei på spørsmålet om du godkjenner oppgjøret. Korriger lønnsarten i lønnssystemet og importer lønnsarten på nytt hvis det er henvist til riktig lønnsart eller endre lønnsarten på bilagstypen (i oppgavevalg Kartotek Bilagstyper) hvis det er henvist til feil lønnsart. Kjør avregningen på nytt. Lønnsart direkte kostnader skal ha 5 eller 6 i feltet Lønn/trekk, feilkode 4: En bilagstype for billetter, overnatting eller utgifter er registrert uten at feltet Utlegg er avmerket (betyr at kostnaden er betalt direkte av bedriften og at personen ikke skal ha utbetalt beløpet). Bilagstypens lønnsart for direkte kostnader har godtgjørelse, lønn eller trekk i feltet Type (som vil resultere i utbetaling/trekk i System Behandle reiseregninger og kjørebøker 99

102 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap 4). Lønnsarten for direkte kostnader skal ha Reguleringer i feltet Type. Løsning: Svar Nei på spørsmålet om du godkjenner oppgjøret. Korriger lønnsarten i lønnssystemet og importer lønnsarten på nytt hvis det er henvist til riktig lønnsart eller endre lønnsarten på bilagstypen (i oppgavevalg Kartotek Bilagstyper) hvis det er henvist til feil lønnsart. Lønnsart direkte kostnader mangler (eget bankoppgjør), feilkode 8: En bilagstype for billetter, overnatting eller utgifter er registrert uten at feltet Utlegg er avmerket (betyr at kostnaden er betalt direkte av bedriften og at personen ikke skal ha utbetalt beløpet). Bilagstypen mangler lønnsart i feltet Lønnsart direkte kostnader. Løsning: Svar Nei på spørsmålet om du godkjenner oppgjøret. Angi lønnsart for direkte kostnader på bilagstypen (i oppgavevalg Kartotek Bilagstyper). Lønnsarten må ha Reguleringer i feltet Type. Kjør avregningen på nytt. Bruke elektronisk betalingsformidling ved utbetaling fra reiseregningssystemet Hvis du setter opp reiseregningssystemet med elektronisk betalingsformidling, lager systemet en remitteringsfil når du godkjenner avregningen. Denne remitteringsfilen sender du til betalingsformidleren. 100 Behandle reiseregninger og kjørebøker Du må alltid ha en avtale med betalingsformidleren før du tar i bruk elektronisk betalingsformidling. I reiseregningssystemet er det mulig å sende remitteringsfiler i følgende formater: BBS Postgiro Telebank Flere betalingsformidlere kan være implementert etter at boken gikk i trykken. Hjelpefilen i menyvalg Hjelp Emner i hjelp har en oppdatert oversikt. Systemet plasserer remitteringsfilene på området du angir i feltet Filnavn (i vinduet for remittering). Remitteringsfilen fra forrige avregning erstattes av den nye remitteringsfilen. Sette opp lønns- og reiseregningssystemet 1. I lønnssystemet: Registrer kontonummer på personer som har dette. Du registrerer kontonummer i feltet Lønn eller i feltet

103 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap Reise (i oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger). 2. I lønnssystemet: I oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger angir du at personer uten bankkonto skal ha en utbetalingsanvisning ved elektronisk betalingsformidling ( i feltet Lage utbetalingsanvisning). Du lar da feltene Lønn og Reise være blanke. 3. Gjør følgende i reiseregningssystemet: a) Velg oppgaven Kartotek Firmaopplysninger. b) Angi ønsket betalingsformidler i feltet Elektronisk betalingsformidling. c) Klikk Lagre. Utbetale reiseregninger med elektronisk betalingsformidling 1. Når du utbetaler reiseregninger med elektronisk betalingsformidling følger du beskrivelsen Avregne reiseregninger utbetale i reiseregningssystemet på side 96, frem til godkjenning av oppgjøret. 2. Du får deretter frem et vindu der du oppgir opplysninger til betalingsformidleren. 3. Oppgi opplysninger i vinduet. 4. Klikk OK. Systemet lager remitteringsfilen og plasserer den på området angitt i feltet Filnavn. 5. Overfør filen til betalingsformidleren. Du må overføre remitteringsfilen til betalingsformidleren før du godkjenner neste avregning for samme klient. I motsatt fall mister du remitteringsfilen. Lage remitteringsfil fra siste avregning 1. Velg oppgaven Reiseregning Remittere. 2. Angi opplysninger i feltene og klikk OK. Systemet lager remitteringsfilen på nytt og plasserer filen på området angitt i feltet Filnavn. Behandle reiseoppgjør når personen skylder penger Du velger om personer som skylder penger, automatisk skal trekkes i lønn eller om negative oppgjør skal behandles manuelt. Automatisk trekke personene i lønn Forutsetninger Klienten må være integrert med lønnssystemet, som betyr at det i Behandle reiseregninger og kjørebøker 101

104 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap oppgavevalg Kartotek Firmaopplysninger må være valgt et lønnssystem i feltet Lønnssystem. Reiseregningene må utbetales i lønnssystemet, som betyr at feltet Eget bankoppgjør ikke må være avmerket i oppgavevalg Kartotek Firmaopplysninger. Automatisk trekk i lønn må være valgt i feltet Oppgjør når personen skylder penger i oppgavevalg Kartotek Firmaopplysninger. Fremgangsmåte 1. Avregn reiseregningene på vanlig måte. 2. Kontroller avregningslisten. 3. Svar på spørsmålet om du godkjenner avregningen. Hvis du godkjenner avregninger, gjør systemet følgende med de negative reiseoppgjørene: Oppgjørene overføres til lønn på samme måte som oppgjør til utbetaling. Oppgjørene får status Avregnet. Skyldig beløp blir trukket i lønn når du importerer avregningsfilen til lønnssystemet. Behandle negative oppgjør manuelt Forutsetninger Manuell behandling må være valgt i feltet Oppgjør når personen skylder penger i oppgavevalg Kartotek Firmaopplysninger. Lønnsart for trekk i lønn må være angitt på bilagstypen "Utligning negative oppgjør". Ved integrasjon mot System 4 må lønnsarten ha Trekk i feltet Lønn/trekk. Fremgangsmåte 1. Avregn reiseregningene på vanlig måte. 2. Kontroller listen med negative reiseoppgjør. 3. Svar Nei på spørsmålet om du godkjenner avregningen. 4. Gjør følgende for personer som skal trekkes i lønn: a) Velg oppgaven Reiseregning Registrere. b) Hent frem en av personens attesterte reiser (som er med i avregningen). c) Klikk Forskudd. 102 Behandle reiseregninger og kjørebøker

105 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap d) Velg bilagstypen Utligning negative oppgjør og angi beløpet personen skylder (beløpet som skal trekkes i lønn), uten (minus) foran. Beløpet blir overført som trekk i lønn når du importerer avregningsfilen til lønnssystemet. Summen av personens reiseregninger blir null, og reiseregningene får status Avregnet når du godkjenner avregningen. 5. Gjør ingenting for personer som har negative reiseoppgjør når disse skal "vente på" at flere reiseregninger registreres. Disse oppgjørene beholder statusen Til avregning når du godkjenner avregningen, og kommer derfor med i neste avregning. 6. Avregn reiseregningene på nytt. 7. Kontroller listen med negative reiseoppgjør. 8. Svar på spørsmålet om du godkjenner avregningen. Behandle reiseregninger og kjørebøker 103

106 Kortfattet huskeliste (fra registrering til import i lønn) Kortfattet huskeliste (fra registrering til import i lønn) Firma Avregningsdato : : Aktivitet Oppgavevalg Utført (J/N) 1. Kontroller at forrige avregning er godkjent. Reiseregning Avregne 2. Registrer reiseregningene. Reiseregning Registrere Husk å gi reiseregningene status Til attestering. 3. Attester reiseregningene. Reiseregning Attestere 4. Avregn reisene. Reiseregning Avregne 5. Kontroller avregningsjournal, eventuelt bankliste, kontantliste og feilliste. 6. Hvis listene er OK: Svar ja til å godkjenne avregningen. Hvis listene ikke er OK: Korriger eventuelle feil og gå tilbake til punkt Noter dato for sikkerhetskopi av reiseregningssystemet. Sikkerhetskopi dato: Reiseregning Avregne Reiseregning Registrere Systemet lager alltid sikkerhetskopi ved avregning. Du kan ta en ekstra kopi i oppgavevalg Reiseregning Lage sikkerhetskopi. 8. Ta sikkerhetskopi i lønnssystemet. Sikkerhetskopi dato: 9. Importer til lønnssystemet. Velg Reiseregning m/mva i feltet Format. Filnavnet er SettlementExport_xxxx.xml (xxxx er klientnummeret i System 4). System 4: Oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Lage sikkerhetskopi System 4: Oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Importere 104 Behandle reiseregninger og kjørebøker

107 Benytte viderefakturering Benytte viderefakturering Du kan sette opp systemet for viderefakturering av reiser. Du kan skrive ut en egen rapport for reiser som skal viderefaktureres, og lage fil for overføring til fakturasystem. Sette opp systemet 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaopplysninger 2. Merk feltet Benyttes under rammen Viderefakturering. a) Merk feltet Beregn Mva v/overf. hvis du ønsker at systemet skal overføre nettobeløp (eks mva) til fakturasystemet. b) Merk feltet Overfør detaljlinjer hvis godtgjørelse/refusjoner skal splittes på ulike varenummer ved overføring til fakturasystem. 3. Under rammen Fakturering info oppgir du følgende a) Feltet Bunkenr. eksport er en teller systemet benytter for overføring av fakturatransaksjoner. Telleren starter på 1 hvis du ikke angir noe annet. b) Hvis du skal fakturere fastpris for reiser, må du registrere Varenr. fast pris. c) Oppgi Klient fakturering. Systemet benytter klientnummeret i filen som dannes ved overføring fakturering. d) Velg Eksportformat og Eksportkatalog for filen som dannes ved overføring fakturering. e) Velg Importformat og Importkatalog hvis du skal importere kunder fra fakturasystemet til Huldt & Lillevik Reise. Registrere varenummer Forutsetninger Varenummer må være opprettet for å kunne viderefakturere reiser. Behandle reiseregninger og kjørebøker 105

108 Benytte viderefakturering Registrere faktura kunde Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Varenummer. 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn Varenummer og Varenavn. 4. Klikk Lagre. Forutsetninger Registrere avgiftskode Faktura kunde må være opprettet for å kunne viderefakturere reiser. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Faktura Kunde Definisjon. a) Angi om kundenummer skal være alfanumeriske eller numeriske, ved å klikke alternativknappen Alfanum. eller Numerisk. b) I feltet Lengde angir du antall tegn kundenummeret kan inneholde. 2. Velg oppgaven Kartotek Faktura Kunde Ajourhold. a) Klikk Ny. b) Skriv inn Kundenummer og Navn. De øvrige feltene er valgfrie. c) Merk feltet Samlefaktura hvis du skal overføre viderefakturerte reiser samlet til denne kunden. d) Klikk Lagre. Forutsetninger Hvis systemet skal overføre nettobeløp (eks mva) til fakturasystemet må du opprette avgiftskoder. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Avgiftskode. 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn Avgiftskode og Tekst. 4. Klikk Ny sats 5. Velg dato i feltet Gyldig fra 6. Skriv inn sats i feltet Sats. 7. Klikk Lagre. 106 Behandle reiseregninger og kjørebøker

109 Tilrettelegge bilagstyper for viderefakturering Forutsetninger Benytte viderefakturering Du må tilrettelegge bilagstyper for å kunne viderefakturere reiser. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Bilagstype. 2. Hent opp aktuell bilagstype. 3. Oppgi varenummer i feltet Varenummer. Du må alltid oppgi varenummer på bilagstyper når du skal viderefakturere reiser. 4. Hvis systemet skal overføre nettobeløp (eks mva) for denne bilagstypen oppgir du avgiftskoden i feltet Avgiftskode faktura-overføring. 5. Merk feltet Detaljlinje v/faktura-overf. hvis systemet skal splitte transaksjoner på ulike varenummer ved overføring til fakturasystem. 6. Merk feltet Grunnlag for rabatt hvis denne bilagstypen skal danne grunnlag for rabatt. 7. Merk feltet Grunnlag for påslag hvis denne bilagstypen skal danne grunnlag for påslag. 8. Klikk Lagre. 9. Gjenta punkt 2-8 for alle bilagstyper som er i bruk. Registre en reise som skal viderefaktureres Forutsetninger Du må ha åpnet for viderefakturering i oppgavevalg Kartotek Firmaopplysninger. Du må ha opprettet kunde i oppgaven Kartotek Faktura Kunde. Du må ha registrert varenummer på bilagstyper i oppgaven Kartotek Bilagstype. Behandle reiseregninger og kjørebøker 107

110 Benytte viderefakturering Fremgangsmåte 1. Følg fremgangsmåten under punkt Registrere reiseregninger og kjørebøker på side 50 ved registrering av reisen. 2. Gjør følgende for reiser som skal viderefaktureres. a) Merk feltet Fakturering b) Angi kundenummer i feltet Kunde. Klikk Eller [F12] for oppslag. Hvis du ikke velger annet blir alle transaksjoner fakturert denne kunden. Hvis du skal splitte en reise på flere kunder kan du overstyre kundenummer på transaksjonene i de enkelte fanene. c) Registrere eventuell referanse for reisen i feltet Referanse. Denne skrives i overføringsfilen og på kontrollisten for viderefakturerte reiser. d) Hvis reisen skal faktureres med et fast beløp, registrer du beløpet i feltet Fastpris beløp. e) Hvis noen av bilagstypene skal være med i grunnlag for rabatt angir du prosenten i feltet Rabatt %. f) Hvis noen av bilagstypene skal være med i grunnlag for påslag angir du prosent i feltet Påslag %. Overføre reiseregning til fakturering Forutsetninger Reiser du skal viderefakturere må være avregnet. 108 Behandle reiseregninger og kjørebøker

111 Benytte viderefakturering Fremgangsmåte 1. Du bør ta en sikkerhetskopi før du overfører reiser til fakturering. Dette gjør du i oppgaven Reiseregning Sikkerhetskopi. 2. Velg oppgaven Reisregning Overføring fakturering. 3. Merk av feltet Fakturér på reisene som skal faktureres. Hvis du skal fakturere alle reisene klikker du Merk alle. 4. Merk feltet Dann eksportfil og oppgi navn på filen i feltet Filnavn hvis systemet skal overføre reisene til egen fil som kan leses inn i fakturasystem. 5. Klikk OK. Systemet skriver ut kontrolliste viderefakturerte reiser. Du får spørsmål om du vil godkjenne overføringen. 6. Hvis du svar Ja på spørsmålet om du godkjenner overføringen danner systemet transaksjonsfil med reisene, og setter status på reisen til Fakturert. Rekordformat for import av kunder Semikolonseparert filformat. Hver transaksjon en post. Filnavn: KU10x000.TXT Beskrivelse Maks lengde Kommentar Kundenummer 12 Alfanumerisk* FakturaType 1 Ikke i bruk Navn 50 Navn på kunde, alfanumerisk Adresse 50 Adresse på kunde, alfanumerisk Postnummer 4 Numerisk * Formatet på kundenummer defineres i oppgaven Kartotek Fakturakunde Ajourhold. Kunder importeres i oppgaven Import Kunde. Område filen skal importeres fra må defineres i oppgaven Kartotek Firmaopplysninger. Rekordformat for overføring av transaksjoner til fakturering Semikolonseparert filformat. Hver transaksjon en post. Fakturainformasjon som eksporteres til fil for viderefakturering hentes fra tabellen Rfakt. Behandle reiseregninger og kjørebøker 109

112 Benytte viderefakturering Feltnavn Lengde Beskrivelse/kommentar Klient 4 Klient FaktBunke 4 Bunkenummer Teller 4 Teller Reise 4 Reisenummer BilagGr 2 Bilagsgruppe BilagType 2 Bilagstype Ans 4 Ansattnummer AvgKode 2 Avgiftskode TransBel 10 Beløp fra reisetransaksjon, format XXXXXXX,XX AvgBel 10 Beløp for avgift, format XXXXXXX,XX RabBel 10 Beløp for rabatt, format XXXXXXX,XX PaslBel 10 Beløp for påslag, format XXXXXXX,XX VareBel 10 Beløp vare: TransBel AvgBel RabBel + Paslbel eller beløp for Fastpris. Format XXXXXXX,XX KundeNr 12 Alfanumerisk* VareNr 10 Varenummer FaktDetalj 1 Indikator for hvorvidt linjen er en detaljlinje eller sumlinje. VareText 50 Hentes fra vareregister Referanse 254 Kontaktperson FaktDato 10 Overføringsdato, format DD.MM.ÅÅÅÅ BegDato 10 Dato for reisens start, format DD.MM.ÅÅÅÅ Status 1 Status på trans, settes til 9, ved godkjenning. Init 10 Operatør * Formatet på kundenummer defineres i oppgaven Kartotek Fakturakunde Ajourhold. 110 Behandle reiseregninger og kjørebøker

113 Gå over til nytt innberetningsår Gå over til nytt innberetningsår Hvis du på slutten av året ønsker en oversikt over innberetningspliktige ytelser i reiseregningssystemet, må du registrere ytelsene på korrekt innberetningsår i reiseregningssystemet. Du endrer innberetningsåret når du har avregnet de siste reiseregningene for inneværende år. Ved integrasjon med lønnssystemet innberettes ytelsene på det året der du importerer filen fra reiseregningssystemet. Gå over til nytt innberetningsår - fremgangsmåte 1. Registrer ferdig alle reiser som skal innberettes på inneværende år og attester disse. 2. Avregn reisene og godkjenn avregningen. 3. Importer avregningsfilen i lønnssystemet. 4. Kjør årsavslutning i lønnssystemet på vanlig måte. 5. Bytt innberetningsår i reiseregningssystemet slik: a) Velg menyvalg Reiseregning Årsavslutning. b) Angi nytt innberetningsår i feltet Nytt år. c) Klikk OK. Systemet nullstiller antall kjørte kilometer pr. person. 6. Registrer eventuelle reiser i reiseregningssystemet som skal innberettes på nytt år. 7. Avregn reisene og godkjenn avregningen i reiseregningssystemet. 8. Importer avregningsfilen i lønnssystemet på vanlig måte. Reisene blir innberettet på nytt år. Du må gå over til nytt innberetningsår for hver klient. Behandle reiseregninger og kjørebøker 111

114 Oppdatere offentlige satser Oppdatere offentlige satser Det er en rutine i systemet som oppdaterer endringer i de offentlige satsene. Du ledes gjennom en veiviser der du velger hvilke satser som skal oppdateres. Du kan oppdatere satsene for innenlandsdiett, kilometergodtgjørelse og utenlandsdiett. Oppdatere offentlige satser - fremgangsmåte Forutsetninger Du må ha en fil med oppdaterte satser. Du finner filen på under Support og nye versjoner Huldt & Lillevik Reise Ofte stilte spørsmål. Fremgangsmåte 1. Gå inn på aktuell klient. Dette skal være en klient som "eier" bilagstyperegistret, det vil si ikke en klient som bruker en annen klients bilagstyperegister. 2. Velg menyvalg Verktøy Oppdater satser. Du kommer inn i en veiviser for å oppdatere satsene for innenlandsdiett, kjøregodtgjørelse og utenlandsdiett. 3. Følg fremgangsmåten på skjermen. For de satsene der det har skjedd en endring, markeres den aktuelle linjen. Du kan klikke Detaljer for å se ytterligere informasjon om satsendringen. Utenlandssatsene oppdateres alltid for alle klientene, innenlandssatsene må du oppdatere for hver klient. Hvis flere klienter bruker samme bilagstyperegister (der innenlandssatsene ligger), kan du oppdatere alle disse klientenes bilagstyperegister ved å merke av feltet Oppdater klienter som har felles bilagstyper med denne. Du kan alternativt oppdatere bilagstyperegistret for andre klienter fra den klienten som eier registret (i menyvalg Verktøy Oppdater bilagstyper på andre klienter), eller på den enkelte klienten (i oppgavevalg Kartotek Firmaopplysninger, knappen Oppdater). 112 Behandle reiseregninger og kjørebøker

115 Del 5 Integrasjon mot andre systemer Kapitlet beskriver hvilke muligheter som finnes for import og eksport av opplysninger. Når du har lest kapitlet, vet du hvilke alternativer som finnes når det gjelder å importere personer, avdelinger, lønnsarter og eventuelt prosjekter og elementer fra lønnssystemet, og når det gjelder å overføre opplysninger til lønn. Innhold Importere faste opplysninger fra andre systemer 114 Utbetale reiseregninger i lønnssystemet 115 Overføre opplysninger til lønns- og trekkoppgaven 116 Eksportere utskrifter til andre programmer 117 Integrasjon mot andre systemer 113

116 Importere faste opplysninger fra andre systemer Importere faste opplysninger fra andre systemer Du kan importere personer, lønnsarter, avdelinger, prosjekter og elementer fra lønnssystemet. Du importerer i oppgavevalg Import. Klienten må være integrert med et av lønnssystemene fra Huldt & Lillevik. Når klienten er integrert med lønnssystemet, får du ikke lov å vedlikeholde personer, lønnsarter, avdelinger, prosjekter og elementer i reiseregningssystemet. 114 Integrasjon mot andre systemer

117 Utbetale reiseregninger i lønnssystemet Utbetale reiseregninger i lønnssystemet Du velger om du vil utbetale reiseregningene i reiseregningssystemet eller i lønnssystemet. For å utbetale reiseregningene i lønnssystemet må klienten være integrert med ett av våre lønnssystemer. Alle bilagstyper som skal overføres til lønnssystemet, må ha angitt lønnsart for utbetaling eller trekk. Systemet lager overføringsfilen til lønn når du godkjenner avregningen. Filen heter SettlementExport_xxxx.xml (xxxx er klientnummeret) og har formatet Reiseregning m/mva. Filen ligger på katalogen der lønnssystemet er installert. Hvis du godkjenner en avregning og ikke har importert filen fra tidligere avregning(er) i lønnssystemet, legges denne avregningen i filen sammen med tidligere avregning(er). Filen inneholder derfor alle godkjente avregninger siden forrige import i lønnssystemet. Integrasjon mot andre systemer 115

118 2 Overføre opplysninger til lønns- og trekkoppgaven Overføre opplysninger til lønns- og trekkoppgaven Når du utbetaler reiseregninger i lønnssystemet eller utbetaler reiseregningene i reiseregningssystemet og overfører alle opplysningene til regnskap via lønn, kommer de innberetningspliktige opplysningene automatisk med på lønns- og trekkoppgaven. Du oppgir innberetningsår for klienten i oppgavevalg Reiseregning Årsavslutning. Alle bilagstyper som skal overføres til lønnssystemet for innberetning, må ha angitt lønnsart for regulering (lønnsart med Regulering i feltet Lønn/trekk). Systemet lager overføringsfilen til lønn når du godkjenner avregningen. Filen heter SettlementExport_xxxx.xml (xxxx er klientnummeret) og har formatet Reiseregning m/mva. Filen ligger på katalogen hvor lønnssystemet er installert. Du bør importere filen i lønnssystemet etter hver avregning. Filen inneholder alle godkjente avregninger siden forrige import i lønnssystemet. Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem, får du ut en oversikt over innberetningspliktige opplysninger når du avregner reiseregningene. Se "Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap" på side 95 for nærmere beskrivelse. 116 Integrasjon mot andre systemer

119 Eksportere utskrifter til andre programmer Eksportere utskrifter til andre programmer Du kan eksportere opplysningene i utskriftene til andre programmer, blant annet til "Microsoft Office"-produktene. Det er ikke alle utskriftene som egner seg for eksport. Dette skyldes begrensninger i rapportgeneratoren (Crystal Reports). Prøv i hvert enkelt tilfelle og sjekk resultatet. Eksportere utskrifter til andre programmer - fremgangsmåte 1. Velg aktuell utskrift og skriv utskriften til skjerm. 2. Når utskriften vises på skjermen, klikker du øverst i verktøylinjen. Du får opp et vindu der du velger filformat. 3. Velg aktuelt filformat i feltet Format. 4. I feltet Destination velger du hva programmet skal gjøre med utskriften, for eksempel om den skal skrives til fil (Disk file), om programmet du eksporterer til skal starte og hente opp den eksporterte utskriften (Application) eller om utskriften skal sendes via e-post (Microsoft Mail). 5. Klikk OK. 6. Følg instruksjonene på skjermen. 7. Kontroller den eksporterte utskriften. Integrasjon mot andre systemer 117

120

121 Del 6 Utskrifter Kapitlet beskriver hvor du finner utskriftene i systemet og omtaler utskriftene generelt, blant annet hvordan du velger skriver og utskrift til skjerm og hvordan du velger sortering og utvalg. Innhold Hvor finner du utskriftene? 120 De mest vanlige utskriftene 121 Utvalg og sortering 122 Velge skriver 123 Utskrift til skjerm 124 Utskrifter 119

122 Hvor finner du utskriftene? Hvor finner du utskriftene? Du skriver ut opplysninger på en av disse måtene: ved å klikke i verktøylinjen i vinduet du står i (gjelder kun reiseregningsvinduet) ved å velge oppgaven Skrive ut Utskrifter/rapporter. Du får da opp en komplett liste over alle rapportene i systemet. 120 Utskrifter

123 De mest vanlige utskriftene De mest vanlige utskriftene De mest vanlige utskriftene er reiseskjema og kjørebok, som du kan skrive ut direkte i reiseregningsvinduet eller i oppgavevalg Skrive ut Utskrifter/rapporter. Det kan være nyttig å jevnlig skrive ut rapporten Påbegynte reiser. Dette for å kontrollere om det finnes reiser som er påbegynt (med status I arbeid) som egentlig er ferdig registrert og skulle hatt status Til attestering. Påbegynte reiser kan ikke attesteres og blir derfor heller ikke med i utbetalingen. Du finner denne utskriften i oppgavevalg Skrive ut Utskrifter/rapporter. Hvis du ønsker statistikkopplysninger om reisene, skriver du ut rapportene for generell statistikk. Disse utskriftene kan du bruke til kostnadsoppfølging og budsjettering, for eksempel kan du skrive ut utbetalt kilometergodtgjørelse pr. avdeling hittil i år, utbetalt diett pr. prosjekt og lignende. Du finner statistikkene i oppgavevalg Skrive ut Utskrifter/rapporter (under Statistikk). Utskrifter 121

124 Utvalg og sortering Utvalg og sortering På de fleste listene kan du velge sortering og angi utvalg av hva du ønsker utskrift av. Du velger hvilke registreringer som skal skrives ut ved å angi fra- og tilverdier som skal med, og eventuelt en enkeltverdi som skal med. Du angir bindestrek mellom fra- og tilverdiene. Du kan kun velge en enkeltverdi av gangen, og da ikke sammen med en fra- og tilverdi. Eksempel på utvalg Betydning 10 Ta med registreringer med verdien 10 i feltet Ta med registreringer som har verdi fra og med 10 og til og med 20 i feltet. 122 Utskrifter

125 Velge skriver Velge skriver Når du skriver ut opplysninger, velger du om utskriften skal skrives til skjerm eller skriver eller eksporteres til et annet program. Skriverne du velger blant er de skriverne som er installert i Windows. Hvis du skal endre oppsettet på en skriver, gjør du dette i Windows. Utskrifter 123

126 Utskrift til skjerm Utskrift til skjerm Når du skriver ut opplysninger, kan du skrive utskriften til skjerm. Hvis du deretter ønsker utskriften på papir, klikker du utskriften på skjermen. når du ser 124 Utskrifter

127 Del 7 Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem Kapitlet beskriver det som er verdt å vite for de som ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem. Innhold Muligheter ved lønnssystem fra annen leverandør enn Huldt & Lillevik 126 Ta i bruk reiseregningssystemet 127 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap 133 Behandle reiseoppgjør når personen skylder penger 135 Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem 125

128 Muligheter ved lønnssystem fra annen leverandør enn Huldt & Lillevik Muligheter ved lønnssystem fra annen leverandør enn Huldt & Lillevik Før du registrerer reiseregninger i systemet, må du registrere faste opplysninger. Du må utbetale reiseregningene direkte i reiseregningssystemet. De innberetningspliktige opplysningene registreres i lønnssystemet på bakgrunn av innberetningslisten. Du overfører opplysningene til regnskap ved å registrere opplysningene på bakgrunn av konteringsbilaget. 126 Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem

129 Ta i bruk reiseregningssystemet Ta i bruk reiseregningssystemet Sette opp systemet 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaopplysninger. 2. Angi klientens (firmaets) nummer, navn og adresse. 3. La feltene Bilagstyper og Lønnsarter være umerket. Når du registrerer reiseregninger, knytter du alle reisegodtgjørelsene og alle utgiftene til bilagstyper. Bilagstypene som følger med systemet, er et utgangspunkt for klientens bilagstyper. Du kan endre, slette og lage nye bilagstyper i oppgavevalg Kartotek Bilagstyper. 4. Angi hvor reiseregningene skal utbetales, og hvordan opplysningene skal overføres til lønn: a) Merk av feltet Eget bankoppgjør. b) Angi bankkonto for belastning av utbetalingene i feltet Bankkonto. c) Angi hovedbokskonto for utbetaling fra banken i feltet HB-konto bank. d) I feltet Interimskonto angir du hvilken interimskonto pengene som tas ut av banken, skal føres på inntil oppgjøret kommer fra lønnssystemet. Dette er ofte den samme kontoen som motkontoen på lønnsartene i lønnssystemet. e) Hvis du skal utbetale reiseregningene via elektronisk betalingsformidling, velger du aktuell betalingsformidler i feltet Elektronisk betalingsformidling. f) Påse at Ingen er valgt i feltet Lønnssystem. g) Påse at Manuell behandling er valgt i feltet Oppgjør når personen skylder penger. 5. Klikk Lagre. 6. Hvis du skal registrere reiseregninger for flere klienter (firmaer), gjør du følgende for hver klient: a) Klikk Ny. b) Utfør punkt 2-5. Registrere faste opplysninger Du registrerer de faste opplysningene i reiseregningssystemet. Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem 127

130 Ta i bruk reiseregningssystemet Sette opp bruk av kostnadsbærere Du må definere hvilke kostnadsbærere som skal brukes i reiseregningssystemet. Det gjør du med oppgavevalg Kartotek - Kostnadsbærer - Definisjon. Fremgangsmåte 1. Klikk Kartotek, klikk plusstegnet til venstre for Kostnadsbærer og velg Definisjon. 2. Sett en hake i boksen Benyttes for de kostnadsbærerne du vil bruke i reiseregningssystemet. Det er ikke mulig å deaktivere dette alternativet for Avdeling, fordi avdelingene brukes ved tildeling av attestansvar og derfor må registreres. 3. Gjør følgende for hver kostnadsbærer som skal brukes: a) Angi om kodene for de aktuelle kostnadsbærerne kan være alfanumeriske eller om de må være numeriske, ved å klikke alternativknappen Alfanum. eller Numerisk. Hvis du skal skifte fra alfanumerisk til numerisk type, må alle kostnadsbærerne som allerede er definert, ha numeriske koder. b) I feltet Lengde angir du maksimalt antall tegn kodene for de aktuelle kostnadsbærerne kan inneholde. c) I feltet Ledetekst skriver du inn teksten som skal brukes som navn på den aktuelle kostnadsbæreren, for eksempel Avdeling, Prosjekt, Element 1 osv. Registrere avdelinger Du må registrere avdelinger, eventuelt prosjekter eller elementer, da systemet benytter en av nevnte kostnadsbærere ved adgangskontroll og attestering. Forutsetninger Klienten må ikke være integrert med lønnssystemet, det vil si at Ingen må være valgt i feltet Lønnssystem i klientvinduet. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Kostnadsbærer Ajourhold. 2. Gjør følgende for hver avdeling: a) Klikk til høyre for feltet Type, og velg Avdeling. b) Klikk Ny. c) Registrer opplysningene. d) Klikk Lagre. 128 Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem

131 Ta i bruk reiseregningssystemet Registrere prosjekter Utfør punktene nedenfor hvis reiseregningene skal belastes prosjekter. Forutsetninger Klienten må ikke være integrert med lønnssystemet, det vil si at Ingen må være valgt i feltet Lønnssystem i klientvinduet. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Kostnadsbærer Ajourhold. 2. Gjør følgende for hvert prosjekt: a) Klikk til høyre for feltet Type, og velg Prosjekt. b) Klikk Ny. c) Registrer opplysningene. d) Klikk Lagre. Registrere element 1-5 Utfør punktene nedenfor hvis reiseregningene skal belastes element 1-5. Forutsetninger Klienten må ikke være integrert med lønnssystemet, det vil si at Ingen må være valgt i feltet Lønnssystem i klientvinduet. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Kostnadsbærer Ajourhold. 2. Gjør følgende for aktuelle element 1-5: a) Klikk til høyre for feltet Type, og velg Element 1-5. b) Klikk Ny. c) Registrer opplysningene. d) Klikk Lagre. Registrere personer Forutsetninger Klienten må ikke være integrert med lønnssystemet, det vil si at Ingen må være valgt i feltet Lønnssystem i klientvinduet. Avdelingene bør være opprettet i oppgavevalg Kartotek Kostnadsbærer Ajourhold. Se Registrere avdelinger på side 128. Hvis du skal bruke prosjekt, bør disse være opprettet i oppgavevalg Kartotek Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem 129

132 Ta i bruk reiseregningssystemet 130 Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem Kostnadsbærer Ajourhold. Se Registrere prosjekter på side 129. Hvis du skal bruke element 1-5, bør de være opprettet i oppgavevalg Kartotek Kostnadsbærer Ajourhold. Se Registrere element 1-5 på side 129. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Person. 2. Gjør følgende for hver person: a) Klikk Ny. b) Angi person-id, navn og adresse. c) Angi reiseoppgjørskontoen i feltet Bankkonto og en eventuell alternativ konto i feltet Bankkonto 2. Hvis personen skal ha kontant betaling, lar du feltet være blankt. Utbetalinger til personen skrives da ut på kontantlisten. Ved elektronisk betalingsformidling får personer uten bankkonto en utbetalingsanvisning fra betalingsformidleren. d) Angi avdeling ved å klikke til høyre for feltet Avdeling, eller trykke [F12], og velge fra listen. e) Angi eventuelt prosjekt ved å klikke til høyre for feltet Prosjekt, eller trykke [F12], og velge fra listen. f) Angi eventuelt element 1-5 ved å klikke til høyre for feltet Element 1-5, eller trykke [F12], og velge fra listen. g) Klikk Lagre. 3. Gjør følgende hvis personen skal ha adgang til å bruke reiseregningssystemet: a) Merk av feltet Personen er bruker. Det kommer opp flere felt i vinduet. b) Angi personens initialer og gi vedkommende et passord. c) Merk av feltet Kun egne reiser hvis personen bare skal ha adgang til å registrere egne reiser. d) Merk av feltet Attestansvar hvis personen skal ha adgang til å attestere reiser. e) Merk av feltet Avregningsansvar hvis personen skal ha adgang til å avregne reiser. f) Klikk Lagre. Registrere lønnsarter Du må registrere lønnsarter for innberetning av reisegodtgjørelser, da bilagstypene i systemet som skal innberettes, knyttes til lønnsarter.

133 Ta i bruk reiseregningssystemet Forutsetninger Klienten må ikke være integrert med lønnssystemet, det vil si at Ingen må være valgt i feltet Lønnssystem i klientvinduet. I lønnssystemet må lønnsartene for innberetning av reise- og diettgodtgjørelse være definert korrekt. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsart. 2. Gjør følgende for hver lønnsart: a) Klikk Ny. b) Registrer lønnsartens nummer, navn, LT-kode og lønn/trekk. c) Klikk Lagre. Du behøver kun å opprette de innberetningspliktige lønnsartene. Lønnsartene i lønnssystemet skal ikke påvirke beløp til utbetaling. Angi lønnsart, konto og sats på bilagstypene Du må kontrollere og eventuelt opprette bilagstyper når du tar i bruk systemet, da alle reisegodtgjørelsene knyttes til bilagstyper. Forutsetninger Klienten må være satt opp slik du ønsker med tanke på avregning. Du angir dette i oppgavevalg Kartotek Firmaopplysninger. Innberetningspliktige lønnsarter for reisegodtgjørelser må være registrert i oppgavevalg Kartotek Lønnsart. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Bilagstyper. 2. Velg bilagsgruppe ved å klikke i feltet Bilagsgruppe og velge fra listen. Deretter velger du enten bilagstype ved å klikke eller trykke [F12] i feltet Bilagstype, eller oppretter nye bilagstyper. 3. Angi lønnsart på bilagstypene som er innberetningspliktige. Lønnsartene må ikke påvirke beløp til utbetaling i lønnssystemet. 4. Angi konto i feltet Konto på alle bilagstypene som har dette feltet. 5. Hvis du skal registrere kostnader som bedriften betaler direkte, og overføre opplysningene til regnskap: Angi kontoen i feltet Konto direkte kostnader på bilagstypene for billetter, Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem 131

134 Ta i bruk reiseregningssystemet overnatting og utgifter. Kostnader som bedriften betaler direkte (hotellovernattinger, flybilletter og lignende), kan registreres i reiseregningssystemet for oppfølging av kostnader pr. reise og avstemming mot fakturaer. Denne typen opplysninger overføres vanligvis ikke til regnskap, da fakturaene registreres direkte i regnskapssystemet. 6. Kontroller at korrekt sats er registrert på bilagstyper for diett og kjøregodtgjørelse i bilagsgruppene. Diett trekkfritt, Dietttrekkpliktig, Kjøring og Overnatting. 132 Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem

135 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap Du utbetaler reiseregningene i reiseregningssystemet. De innberetningspliktige utbetalingene må registreres i lønnssystemet. Utbetalingene registreres i regnskapssystemet. Når du utbetaler reiseregningene, skriver systemet ut en bankliste og lager eventuelt en fil for elektronisk betalingsformidling. Hver avregning får et eget oppgjørsnummer. Systemet øker nummeret hver gang du avregner. Avregne reiseregninger - fremgangsmåte Forutsetninger Klienten må være satt opp korrekt med tanke på hvor reiseregningene utbetales og hvordan opplysningene skal overføres til lønn og regnskap. Se "Sette opp systemet" på side 127 for nærmere beskrivelse. Bilagstypene må være definert korrekt. Det må være opprettet en operatør som har adgang til å avregne reiser. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Reiseregning Avregne. Du ser de attesterte reisene. 2. Merk av feltet Avregne på reisene som skal utbetales. Hvis du skal utbetale alle reisene, klikker du Merk alle. 3. Klikk OK. Systemet tar sikkerhetskopi, og du får melding om hvor den er lagret. 4. Klikk OK i meldingsvinduet. Systemet skriver ut avregningsjournal, konteringsbilag, bankliste og eventuelt kontantliste. Du får spørsmål om du godkjenner avregningen. 5. Svar på spørsmålet om du godkjenner avregningen. Hvis du godkjenner avregningen, gjør systemet følgende: Hvis du bruker elektronisk betalingsformidling, lager systemet en remitteringsfil. Systemet oppdaterer reiseregningene med oppgjørsnummer, dato for avregning og dine initialer. Reisene får status Avregnet. Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem 133

136 Avregne reiseregninger og overføre opplysninger til lønn og regnskap 6. Skriv ut innberetningslisten: a) Velg oppgaven Skrive ut Utskrifter/rapporter. b) Velg Reise og Innberetningsliste. c) Angi aktuelt avregningsnummer og start utskriften. 7. Registrer de innberetningspliktige opplysningene i lønnssystemet på bakgrunn av innberetningslisten. 8. Overfør opplysningene til regnskap ved å registrere utbetalingene på bakgrunn av konteringsbilaget. 134 Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem

137 Behandle reiseoppgjør når personen skylder penger Behandle reiseoppgjør når personen skylder penger Behandle negative oppgjør Oppgjør for personer som skylder penger, må behandles manuelt. Du velger om reisene skal "vente på" flere reiseoppgjør eller om personen skal innbetale beløpet eller trekkes i lønn. Forutsetninger Manuell behandling må være valgt i feltet Oppgjør når personen skylder penger i oppgavevalg Kartotek Firmaopplysninger. Fremgangsmåte 1. Avregn reiseregningene på vanlig måte. 2. Kontroller listen med negative reiseoppgjør. 3. Gjør følgende for personer som skal trekkes i lønn: a) Svar Nei på spørsmålet om du godkjenner avregningen. b) Velg oppgaven Reiseregning Registrere. c) Hent frem en av personens attesterte reiser (som er med i avregningen). d) Klikk Forskudd. e) Velg bilagstypen Utligning negative oppgjør og angi beløpet personen skylder (beløpet som skal trekkes i lønn), med (minus) foran. Summen av personens reiseregninger blir null, og reiseregningene får status Avregnet når du godkjenner avregningen. f) Registrer trekket i lønnssystemet. 4. Gjør følgende for personer som skal innbetale det skyldige beløpet: a) Svar Nei på spørsmålet om du godkjenner avregningen. b) Velg oppgaven Reiseregning Registrere. c) Hent frem en av personens attesterte reiser (som er med i avregningen). d) Klikk Forskudd. e) Velg bilagstypen Utligning negative oppgjør og angi beløpet personen skylder (beløpet som skal trekkes i lønn) med (minus) foran. Summen av personens reiseregninger blir null, og reiseregningene får status Avregnet når du godkjenner avregningen. Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem 135

138 Behandle reiseoppgjør når personen skylder penger f) Påse at personen innbetaler beløpet. 5. Gjør ingenting for personer som har negative reiseoppgjør når disse skal "vente på" at flere reiseregninger registreres. Disse oppgjørene beholder statusen Til avregning når du godkjenner avregningen, og kommer derfor med i neste avregning. 6. Avregn reiseregningene på nytt. 7. Kontroller listen med negative reiseoppgjør. 8. Svar på spørsmålet om du godkjenner avregningen. 136 Hvis du ikke bruker et Huldt & Lillevik lønnssystem

139 Del 8 For superbruker Kapitlet inneholder aktuelt lesestoff for superbruker. Dette er informasjon som vanlige brukere normalt ikke behøver å forholde seg til. Når du har lest kapitlet, vet du blant annet hvordan du oppretter klienter og hvordan du skriver ut en kundemelding. Innhold Skrive ut kundemelding 138 Opprette en klient 140 Oppdatere bilagstyper ved felles bilagstyperegister 145 Oppgradere til en større modell av systemet 146 Slette gamle data 147 For superbruker 137

140 Skrive ut kundemelding Skrive ut kundemelding Når du tar i bruk systemet, oppgraderer til en større modell eller endrer navnet på firmaet som har bruksrettigheten til systemet, skriver systemet ut en kundemelding (et registreringsskjema). Du sender kundemeldingen til Aditro HRM AS, gjerne på faks. Adresse og faksnummer står på kundemeldingen. På denne måten blir du registrert som bruker av systemet hvis du er en ny bruker. Hvis du oppgraderer systemet til en større modell, blir dette registrert hos Aditro. Opplysningene på kundemeldingen bestemmer prisen på systemet når du tar i bruk systemet og oppgraderingsprisen hvis du endrer modell. Opplysningene bestemmer i tillegg den årlige vedlikeholdsprisen for systemet. Når du installerer systemet første gang 1. Installer systemet i henhold til installasjonsveiledningen. Du kommer inn i vinduene der du oppgir opplysninger om firmaet som har bruksretten til systemet og hvilken modell av systemet du ønsker å bruke. 2. Registrer opplysningene i hvert vindu og klikk Neste. 3. I vinduet der systemet spør om kundemeldingen skal skrives ut, velger du Ja, jeg vil ha utskrift. 4. Velg å skrive ut kundemeldingen på skriver. 5. Send kundemeldingen til Aditro (gjerne på faks). Adresse og faksnummer står på kundemeldingen. Firmaet blir registrert som bruker av systemet og du får et kontrollsiffer i retur. Du må senest registrere kontrollsifferet i systemet første gang du skal attestere reiseregninger (i menyvalg Verktøy Kontrollsiffer). Når du oppgraderer til en større modell Se "Oppgradere til en større modell av systemet" på side 146 for nærmere beskrivelse. Når firmaet som har bruksretten til systemet endrer navn 1. Velg menyvalg Verktøy Kundemelding. 2. Endre firmanavnet. 3. Klikk Neste til du er i vinduet for å skrive ut kundemeldingen. 4. Velg Ja, jeg vil ha utskrift. 5. Velg å skrive ut kundemeldingen på skriver. 6. Send kundemeldingen til Aditro (gjerne på faks). Adresse og faksnummer står på kundemeldingen. 138 For superbruker

141 Skrive ut kundemelding Du får et nytt kontrollsiffer i retur. Du må senest registrere det nye kontrollsifferet i systemet neste gang du skal attestere reiseregninger (i menyvalg Verktøy Kontrollsiffer). Når du ønsker en ny utskrift uten å endre modell eller firmanavn 1. Velg menyvalg Verktøy Kundemelding. 2. Klikk Neste til du er i vinduet for å skrive ut kundemeldingen. 3. Velg Ja, jeg vil ha utskrift. 4. Velg å skrive ut kundemeldingen på skriver. For superbruker 139

142 Opprette en klient Opprette en klient Systemet gir deg mulighet til å behandle reiseregninger for flere klienter (firmaer). Til dette behøver du en klientversjon av systemet. Forutsetninger Du må ha en modell av systemet der du kan bruke flere klienter. Fremgangsmåte 1. Velg menyvalg Fil Opprett ny klient. Hvis dette menyvalget er nedtonet, betyr det at lisensen ikke er satt opp som klientversjon (i menyvalg Verktøy Kundemelding) eller at du har opprettet alle de klientene du kan i henhold til lisensen. Du kan da endre lisensen og sende inn en ny kundemelding. Du får et kontrollsiffer i retur som du må registrere i menyvalg Verktøy Kontrollsiffer før du kan attestere flere reiser. Du ser vinduet for å starte veiviseren. 2. Klikk Neste. 3. Oppgi firmanummer og hvilket innberetningsår klienten skal tas i bruk. Velg om firmaet skal ta utgangspunkt i et annet firma, og om den skal benytte fakturering. 140 For superbruker

143 Opprette en klient 4. Klikk Neste. 5. Oppgi klientens navn og adresse. 6. Klikk Neste. For superbruker 141

144 Opprette en klient 7. Hvis dette er den første klienten du oppretter, er det kun å klikke Neste her, hvis ikke velger du om denne klienten skal ha felles lønnsartregister og bilagstyper med en annen klient. 8. Oppgi opplysninger om lønnssystemet som klienten skal være integrert mot. 9. Klikk Neste. 142 For superbruker

145 Opprette en klient 10. Oppgi om reiseoppgjørene skal utbetales fra reiseregningssystemet eller via lønnssystemet. 11. Klikk Ferdig. 12. Velg hvordan utbetaling av diettgodtgjørelse skal behandles på klienten. For superbruker 143

146 Opprette en klient 13. Klikk OK. 14. Du får beskjed om at nytt firmanummer er lagret, klikk OK. 15. Importer faste opplysninger som personer, avdelinger, lønnsarter og eventuelt prosjekter og elementer for klienten. Se avsnittet Importere faste opplysninger fra lønnssystemet på side 16. For å bytte klient, kan du velge menyvalg Fil Bytt klient eller gå helt ut av systemet og logge inn på nytt. 144 For superbruker

147 Oppdatere bilagstyper ved felles bilagstyperegister Oppdatere bilagstyper ved felles bilagstyperegister Når flere klienter (firmaer) benytter samme bilagstyperegister, kan endringer av bilagstyper på klienten som "eier" registret enkelt oppdateres for klientene som bruker det samme bilagstyperegistret. Du velger om du skal oppdatere bilagstypene for alle klientene eller kun for enkelte klienter. Oppdatere endrede bilagstyper for alle klientene 1. Logg inn på klienten som "eier" bilagstyperegistret. 2. Gjør ønskede endringer i bilagstypene (i oppgavevalg Kartotek Bilagstyper). 3. Velg menyvalg Verktøy Oppdater bilagstyper på andre klienter. Bilagstypene for alle klientene som er satt opp til å bruke denne klientens bilagstyper (i oppgavevalg Kartotek Firmaopplysninger) blir oppdatert i henhold til endringene i bilagstyperegistret for denne klienten. Oppdatere endrede bilagstyper kun for enkelte klienter 1. Logg inn på klienten som "eier" bilagstyperegistret. 2. Gjør ønskede endringer i bilagstypene (i oppgavevalg Kartotek Bilagstyper). 3. Gjør følgende for de klientene der endringene skal oppdateres: a) Logg inn på klienten. b) Velg oppgaven Kartotek Firmaopplysninger. c) Klikk Oppdater under Felles registre. Bilagstypene for denne klienten blir oppdatert i henhold til endringene i bilagstyper på klienten som er oppgitt under Felles registre. For superbruker 145

148 Oppgradere til en større modell av systemet Oppgradere til en større modell av systemet 1. Velg menyvalg Verktøy Kundemelding. Du kommer inn i vinduene der du oppgir opplysninger om firmaet som har bruksretten til systemet og hvilken modell av systemet du ønsker å bruke. 2. Endre ønskede opplysninger i hvert vindu og klikk Neste. 3. I vinduet der systemet spør om kundemeldingen skal skrives ut, velger du Ja, jeg vil ha utskrift. 4. Velg å skrive ut kundemeldingen på skriver. 5. Send kundemeldingen til Aditro (gjerne på faks). Adresse og faksnummer står på kundemeldingen. Firmaopplysningene blir oppdatert hos Aditro og du får et kontrollsiffer i retur. Du må registrere kontrollsifferet i menyvalg Verktøy Kontrollsiffer før du kan attestere flere reiser. 6. Velg menyvalg Verktøy Kontrollsiffer og registrer kontrollsifferet i feltet Kontrollsiffer. 7. Klikk OK. 146 For superbruker

149 Slette gamle data Slette gamle data Du kan slette reisetransaksjoner fra tidligere år, samt slette ansatte, kunder og klienter som ikke lenger er aktive. Du bør ta en sikkerhetskopi før du sletter gamle data. Dette gjør du i oppgaven Reiseregning Sikkerhetskopi. 1. Velg oppgaven Systemadministrasjon Rutiner for rydding. a) Hvis du skal slette en ikke aktiv klient, velg aktuell klient i feltet Klient og klikk Slett klient. b) Hvis du skal slette ikke aktive ansatte, velg klienten du skal slette ansatte på, og klikk Slett ansatte. Ikke aktive ansatte blir slettet fra klienten. c) Hvis du skal slette ikke aktive kunder, velg klienten du skal slette kunder på og klikk Slett kunder. Ikke aktive kunder blir slettet fra klienten. d) Hvis du skal slette gamle reiser, velg klienten du skal slette ansatte på, velg hvilket år du skal slette reiser for i feltet År og klikk Slett reiser. Alle reiser registrert på dette året vil bli slettet fra klienten. For superbruker 147

150

151 Del 9 For IT-ansvarlig Kapitlet inneholder aktuelt lesestoff for IT-ansvarlig. Dette er informasjon som vanlige brukere normalt ikke behøver å forholde seg til. Når du har lest kapitlet, vet du hvordan du lager og legger tilbake en sikkerhetskopi og du har en oversikt over filene i systemet. Innhold Lage og legge tilbake sikkerhetskopi 150 Kjøre SQL 152 Filer i systemet 153 For IT-ansvarlig 149

152 For IT-ansvarlig Lage og legge tilbake sikkerhetskopi Systemet tar automatisk sikkerhetskopi ved avregning. I tillegg kan du ta sikkerhetskopi når du ønsker i oppgavevalg Reiseregning Lage sikkerhetskopi. I samme oppgavevalg kan du også legge tilbake sikkerhetskopi. Sikkerhetskopiene blir sortert etter klient, dato og klokkeslett. Når du skal legge tilbake en sikkerhetskopi, velger du aktuell sikkerhetskopi ved å velge klient, dato og klokkeslett. Det er viktig å ha gode rutiner for sikkerhetskopiering. Hva brukes kopien til? Hva tar systemet kopi av? Alle operatører bør være ute av systemet når du tar sikkerhetskopi. Du bruker sikkerhetskopien hvis det skulle oppstå feil på datafilen (maskinkrasj og lignende) eller det er vesentlige feil eller mangler i siste avregning og du har godkjent avregningen. Systemet tar alltid sikkerhetskopi av alle opplysninger for aktuell klient og alle klientuavhengige registre. Når du leser tilbake sikkerhetskopien, angir du hvilken klient du skal legge tilbake opplysninger for. Lage sikkerhetskopi 1. Velg oppgaven Reiseregning Lage sikkerhetskopi. 2. Velg aktuell klient i det øverste klientfeltet. 3. Klikk Lag sikkerhetskopi. Systemet tar sikkerhetskopi av alle opplysninger for alle klienter og alle klientuavhengige registre. Legge tilbake en sikkerhetskopi 1. Velg oppgaven Reiseregning Lage sikkerhetskopi. 2. Velg aktuell klient i det nederste klientfeltet. 3. Velg hvilken dato du skal legge tilbake sikkerhetskopi fra i feltet Dato. 4. Velg klokkeslettet til sikkerhetskopien du skal legge tilbake i feltet Klokkeslett. Nederst ser du en oversikt over tidligere sikkerhetskopier. Oversikten er sortert på klient, dato og klokkeslett. Når du står på aktuell sikkerhetskopi i denne oversikten, må du likevel velge klient, dato og klokkeslett i feltene for tilbakelegging av sikkerhetskopi før du starter tilbakeleggingen! 5. Klikk Legg tilbake for å starte tilbakelegging av sikkerhetskopi for valgt klient. 150 For IT-ansvarlig

153 Lage og legge tilbake sikkerhetskopi Eventuelle fellesregistre (bilagstyper og lønnsarter) er alltid kopiert til den enkelte klienten og blir også lagt tilbake sammen med sikkerhetskopien for den enkelte klienten. For IT-ansvarlig 151

154 For IT-ansvarlig Kjøre SQL Du kan kjøre mindre programmer (script) som oppdaterer opplysninger direkte i Huldt & Lillevik Reise databasen. Dette valget skal kun benyttes etter avtale med Aditro eller din forhandler. 1. Velg oppgaven Systemadministrasjon SQL-rutiner. 2. Klikk Fil og skriv eller lim inn scriptet som skal kjøres. Velg File Save og deretter File Exit. 3. Klikk Kjør SQL. Når scriptet er ferdig vises resultatet nederst i skjermbildet. Du bør alltid ta en sikkerhetskopi før du starter denne rutinen. 152 For IT-ansvarlig

155 Filer i systemet Her er en oversikt over de mest sentrale filene i systemet. Filer i systemet Program Filene ligger på programområdet, det vil si på området der systemet er installert. Filnavn HLRDBInstaller.exe HLReise.exe HLRProxy.dll HLRServer.dll HLRTransferBridge.dll TETransferXML.dll HLRDBAccess.dll Beskrivelse Verktøy for opprettelse av databasen Selve programmet Hjelpebibliotek for programmet Hjelpebibliotek for programmet Hjelpebibliotek for programmet Hjelpebibliotek for programmet Hjelpebibliotek for program og opprettelse av database Sikkerhetskopier Filene ligger på sikkerhetskopiområdet. Du oppgir sikkerhetskopiområde når du setter opp databasen første gang du går inn i systemet. Systemet foreslår backup under databaseområdet. Filnavn *.XML Beskrivelse En xml-fil pr. register Hjelp på skjermen Filene ligger på området help under programområdet. Serverområde Filnavn RR32.HLP RR32.CNT HLREISE.HLP HLREISE.CNT Filnavn Backup Reports Setups Beskrivelse Hjelpefilen om programmet Innholdsfortegnelsen til hjelpefilen om programmet Hjelpefilen om lover og regler Innholdsfortegnelsen til hjelpefilen om lover og regler Beskrivelse Område for backup-filer Område for rapportfiler Område for klient- og databaseinstallasjon For IT-ansvarlig 153

156 154

157 Stikkord Stikkord A adgang til systemet 29 administrativ forpleining 89 arbeidsområdet 35 årsavslutning 111, 116 attestansvar 93 attestere reiseregninger 93 avdeling endre 71 generelt 71 registrere 128 sette opp 128 avregne reiseregninger 95 elektronisk betalingsformidling 100 feilliste 98 integrasjon lønn 95 integrasjon regnskap 95 når ikke lønnssystem fra Huldt & Lillevik 133 negative reiseoppgjør 101 avregning huskeliste 104 B backup 150 BBS 100 beordring 54 betalingsformidling 100 bilagstype oppdatere felles register 145 bilagstyper, opprette 19 bilgodtgjørelse oppdatere satser 112 registrere 58, 81, 85 registrere kjørebok 80, 83 billetter registrere 59, 82 bistand 47 D dialoger 39 diett oppdatere satser 112 registrere 55, 74, 77, 85, 87, 90 diett utland oppdatere satser 112 diett, utland 27 diettgruppe, opprette 25 diverse registrere 61 E eksport utskrifter 117 elektronisk betalingsformidling 100 element generelt 71 registrere 71, 129 sette opp 128 F feilliste ved avregning 98 filer i systemet 153 finne en registrering 37 forkunnskaper 7 formål lagre 63 forskudd registrere 60 funksjonstaster 36 G generell bruk av systemet knapper 37 menyen 36 musen 36 oppgavestyreren 32 søkefelt 37 tastaturet 36 vedlikeholdsvinduer generelt 37 verktøylinjen 37 H hjelp på skjermen bruke stikkord 43 endre skriftstørrelse 45 frisøk 44 generelt 42 innholdsfortegnelse 42 lukke hjelpevinduet 45 mer informasjon 45 utskrift 44 hjelp via bøker 46 Stikkord 155

158 Stikkord hjelp via Internett 45 hjelp via telefonbistand 47 hotellregister 66 hurtigtaster 36 I importere opplysninger fra lønnssystemet 16 innberetning 116 innberette opplysninger 111 innholdsfortegnelse 1 integrasjon import faste opplysninger 114 lønn 95, 115 regnskap 95 J Juridisk Atlas 46 K kilometergodtgjørelse oppdatere satser 112 registrere 58, 81, 85 registrere kjørebok 80, 83 kjørebok registrere 80, 83 kjøregodtgjørelse oppdatere satser 112 registrere 58, 81, 85 registrere kjørebok 80, 83 kjøregruppe, opprette 22 klient opprette 140 slette 147 knapper 37 konto 131 kostgodtgjørelse registrere 55, 74, 77, 85, 87, 90 kostnadsbærere 71 sette opp bruk av 128 kostnadssteder 71 kundemelding skrive ut 138 kurs 48 L lønns- og trekkoppgave 111, 116 lønnsart 131 registrere 130 lønnsinnberetning 116 lønnsinnberette 111 lover og regler 42 M menyen bruke 32, 36 modell endre 146 mus bruke 36 dobbeltklikke 36 dra 36 klikke 36 peke 36 N nattillegg registrere 57, 74, 78, 88, 91 negative reiseoppgjør 101 når ikke lønnssystem fra Huldt & Lillevik 135 nytt år 111, 116 O oppgavelisten 35 oppgavestyreren 32, 35 opplæring 48 oppsett system når ikke lønnssystem fra Huldt & Lillevik 127 overnatting registrere 57, 74, 78, 88, 91 P passasjertillegg 58 person registrere 129 Postgiro 100 printer generelt 120 sortering 122 utvalg 122 velge 123 privat del av reise 86 prosjekt endre 71 generelt 71 registrere 129 sette opp Stikkord

159 Stikkord R regler 42 reise på regning 54 reiseforskudd registrere 60 reiseregning attestere 93 avregne 95 dekning etter regning 54 eksempler 73 privat del 86 registrere 50 skrive ut 62 utbetale 95 reiserute lagre 63 Rekordformat fakturatransaksjoner 109 Rekordformat import av kunder 109 remittering 100 restore 150 S sette opp import 16 sikkerhetskopi 150 skrive ut reiseregning 62 skriver generelt 120 sortering 122 utvalg 122 velge 123 slette ansatte 147 gamle år 147 klient 147 kunder 147 søke i systemet 37 søkefelt 37 SQL rutiner 152 starte systemet 13 support 47 systemoppsett 28 systemparameter 28 U utbetale reiseregninger 95 elektronisk betalingsformidling 100 feilliste 98 integrasjon lønn 95 integrasjon regnskap 95 når ikke lønnssystem fra Huldt & Lillevik 133 negative reiseoppgjør 101 utenlandsdiett 27 utenlandsreise 77 utgifter registrere 60, 82 utlegg registrere 60, 82 utskrift eksportere til andre programmer 117 generelt 120 sortering 122 til skjerm 124 utvalg 122 velge skriver 123 utskrift av reiseregning 62 V valuta 64 vedlikehold av opplysninger generelt 38 vedlikeholdsvinduer generell bruk 37 verktøylinje 37 viderefakturering 105 vindu dialoger 39 vedlikeholdsvinduer 37 T ta i bruk systemet 13 tastatur bruke 36 Telebank 100 telefonbistand 47 tilpasse lønnssystemet 15 Stikkord 157

160