Huldt & Lillevik Reise. Installasjon. Aditro HRM AS

Transkript

1 Huldt & Lillevik Reise Installasjon Aditro HRM AS Oppdatert pr. 13. juni 2008

2

3 Innholdsfortegnelse Om denne veiledningen...2 Beslutninger før du tar i bruk systemet...2 Skal de reisende kunne registrere egne reiser?... 2 Er det praktisk mulig og ønskelig å la alle reisende registrere egne reiser?... 2 Hvilke konsekvenser får det for bedriften at de reisende registrerer egne reiser?... 2 Hvilke fordeler er det for den reisende å registrere egne reiser?... 2 Ansvarsfordeling ved registrering, attestering og avregning... 3 Skjematisk oversikt over forslag til ansvarsfordeling... 3 Forslag til kontrollrutiner ved attestering og avregning... 4 Skal reiseoppgjøret utbetales i reiseregningssystemet eller i lønnssystemet?... 4 Hvilke fordeler gir det å utbetale reiseregningene i reiseregningssystemet?... 4 Hvilke fordeler gir det å utbetale reiseregningene i lønnssystemet?... 4 Hvilke typer opplysninger ønsker du å registrere?... 4 Før du starter installasjonen...5 Hva må avklares på det tekniske planet?... 5 Kriterier ved valg av database... 5 Krav til maskin og operativsystem... 5 Hovedinstallasjon av serverfiler og database (for systemansvarlig)...6 Installere serverfiler... 6 Starte databaseinstallasjonen... 8 Klargjøre databaseinstallasjonen... 8 Start databaseinstallasjonen - når MS Express skal installeres Start databaseinstallasjonen - når eksisterende databasemotor skal brukes Installasjon på den enkelte arbeidsstasjon...16 Installasjon på arbeidsstasjon for vanlig bruker Starte systemet første gang Starte systemet første gang på øvrige arbeidsstasjoner Sette opp automatisk oppradering av arbeidsstasjon

4 Om denne veiledningen Denne beskrivelsen omhandler nyinstallasjon av Huldt & Lillevik Reise versjon 1.6 eller nyere. Hvis du tidligere har installert Huldt & Lillevik Reise, finner du beskrivelse av oppgraderingen i et egen veiledning, på CD-en til Huldt & Lillevik Reise eller på våre hjemmesider Beslutninger før du tar i bruk systemet Skal de reisende kunne registrere egne reiser? Når du registrerer en reise, behøver du ikke selv å kjenne til bestemmelsene i statens særavtaler for reiser. Systemet tar hånd om dette for deg. Dette betyr at det er enkelt for den enkelte ansatt å registrere sine egne reiser. Når du registrerer en reise, oppgir du reisens varighet og om diett og overnatting er dekket etter regning eller etter statens særavtaler for reiser. Ut fra dette veileder systemet deg gjennom det du må registrere av tilleggsinformasjon for at systemet skal kunne lage reiseregningen i henhold til statens særavtaler for reiser. Er det praktisk mulig og ønskelig å la alle reisende registrere egne reiser? Er alle ansatte knyttet opp i nettverket der reiseregningssystemet er installert? Hvis så er tilfelle, kan de reisende registrere egne reiser på sin PC. Hvis det er enkelte avdelinger med mye reisevirksomhet, kan for eksempel personene i disse avdelingene registrere egne reiser, mens personene i andre avdelinger fyller ut reiseskjemaer for sentral registrering. Har alle reisende tilgang til reiseregninsløsningen.hvis svaret er nei, kan det være aktuelt å la de som ikke har tilgang, levere manuelt utfylte reiseskjemaer som registreres sentralt. Hvilke konsekvenser får det for bedriften at de reisende registrerer egne reiser? Administrasjonen i bedriften slipper å registrere reiseregningene, da den reisende registrerer opplysninger om reisen i reiseregningssystemet istedenfor å fylle ut et skjema på papir. Den manuelle kontrollen av reiseregningene blir enklere, da systemet kontrollerer at reiseregningen er utfylt i henhold til Skattedirektoratets legitimasjonskrav, foreslår antall diettdager og gjeldende satser i henhold til statens særavtale for reiser. Den reisende har ikke adgang til å endre satser som systemet foreslår og beløp som systemet beregner. De som skal registrere reisene selv, må få en enkel opplæring i bruk av systemet. Hvilke fordeler er det for den reisende å registrere egne reiser? Det blir enklere å fylle ut skjemaet korrekt, da systemet kontrollerer at reiseregningen er utfylt i henhold til Skattedirektoratets legitimasjonskrav, foreslår antall diettdager og gjeldende satser i henhold til statens særavtale for reiser. Den reisende forholder seg stort sett kun til reisens varighet, antall kjørte kilometer og utlegg som skal refunderes av arbeidsgiver. Det blir mulig å få utbetalt reiseoppgjørene raskere (avhengig av bedriftens rutiner). Den reisende kan selv se på tidligere registrerte reiser. 2

5 Ansvarsfordeling ved registrering, attestering og avregning Skjematisk oversikt over forslag til ansvarsfordeling De reisende registrerer egne reiser Reisene registreres sentralt eller avdelingsvis Den enkelte reisende Ferdig registrerte reiseregninger Registrerer egne reiser direkte i systemet ser kun egne reiser får ikke endre satser Skriver ut reiseskjema og undertegner dette Legger ved bilag for utleggene Undertegnede reiseskjemaer Den enkelte reisende Ferdig registrerte reiseregninger Fyller ut reiseskjema (papirkopi) og undertegner skjemaet Legger ved bilag for utleggene Undertegnede reiseskjemaer Registrerer reiseregningene i reiseregningssystemet. Hvis avvik fra papirkopi, skrives skjema ut for ny undertegning av den reisende. Undertegnede reiseskjemaer Kontrollerer at reisen er forhåndsgodkjent og har funnet sted og at formål og varighet er korrekt Kontrollerer at utlegg som refunderes er relatert til reisen og at størrelsen på utleggene er akseptabel Attesterer reiseregningene Attesterte reiseregninger Undertegnede reiseskjemaer Registreringsansvarlig Attestansvarlig Avregningsansvarlig Kontrollerer at reiseregningene er ført i henhold til Skattedirektoratets legitimasjonskrav Kontrollerer at det er vedlagt bilag for alle utleggene Utbetaler reiseregningene 3

6 Forslag til kontrollrutiner ved attestering og avregning Nedenfor finner du et forslag til hvordan kontrollen av reiseregningene kan fordeles mellom attest- og avregningsansvarlig. Attestansvarlig kontrollerer: at reisen er forhåndsgodkjent og har funnet sted at reisens formål og varighet er korrekt at utlegg som skal refunderes er relatert til reisen og at størrelsen på utleggene er akseptabel Avregningsansvarlig kontrollerer: at reisen inneholder de nødvendige opplysninger i henhold til Skattedirektoratets legitimasjonskrav at reisens varighet stemmer overens med antall dager diett og overnatting at satser for diett og kilometergodtgjørelse er korrekt at antall dager diett og antall kjørte kilometer er korrekt at det er trukket fra riktig antall måltider ut fra hva som er dekket, for eksempel i overnattingsprisen at eventuelle reiseforskudd er registrert at det ikke er levert regning for måltider for samme dag som det er ført diett at det ikke er levert regning for overnatting for samme dag som det er ført nattillegg at det er vedlagt bilag for alle utleggene Hvis du endrer en attestert reiseregning, må du skrive ut en ny reiseregning på papir og få personens underskrift. Makuler den opprinnelige utskriften av reiseregningen. Skal reiseoppgjøret utbetales i reiseregningssystemet eller i lønnssystemet? Hvilke fordeler gir det å utbetale reiseregningene i reiseregningssystemet? Reiseoppgjørene kan utbetales oftere eller på et annet tidspunkt enn selve lønnsutbetalingen. Du bestemmer selv når du vil overføre reiseoppgjørene til lønnssystemet. De som jobber med reiseregninger og lønn, kan jobbe mer uavhengig av hverandre. Hvilke fordeler gir det å utbetale reiseregningene i lønnssystemet? Samler opp alle utbetalinger en gang i måneden. Utfører alle utbetalingene i ett system, noe som medfører enklere avstemming. Hvilke typer opplysninger ønsker du å registrere? Diett, kjøring og Når du registrerer en reiseregning, registrerer du alltid det den reisende skal ha utbetalt. utlegg Dette gjelder diett- og kjøregodtgjørelser og eventuelle utlegg i forbindelse med reisen som den reisende skal ha refundert. Utgifter som bedriften betaler direkte Reise-forskudd Planlagte reiser Hvis bedriften ønsker å følge opp hva den enkelte reisen koster og/eller ønsker å avstemme samlefakturaer fra reisebyråer, hoteller og lignende mot de enkelte reisene, registrerer du i tillegg utgiftene i forbindelse med reisen som bedriften har betalt direkte. Fakturaene for utgiftene som bedriften betaler direkte, registreres i regnskapssystemet. Det er ikke vanlig å overføre utgiftene som bedriften betaler direkte og som registreres i reiseregningssystemet til lønn, da disse utgiftene allerede vil være ført i regnskap ved fakturamottak. Hvis du registrerer reiseforskudd direkte i lønnssystemet, skal reiseforskudd ikke registreres i reiseregningssystemet. I ettertid kan det være vanskelig å huske eksakt når en reise startet og når den sluttet. Hvis du planlegger og registrerer reisen før du drar, finner du eksakte tidspunkter for reisen når du i ettertid skal fylle ut reiseregningen. 4

7 Før du starter installasjonen Hva må avklares på det tekniske planet? Før du starter installasjonen må du ha avklart følgende: På hvilket område på PCen eller i nettverket skal systemet installeres? Påse at du har alle rettigheter til området der systemet skal installeres. Hvilken database skal du installere? Microsoft.Net Rammeverk versjon versjon 2.0 må være installert. Hvis du er usikker på om Microsoft.Net Rammeverk 2.0. er installert, går du inn på Kontrollpanel (Control Panel) Legg til/ fjern programvare (Add/ Remove programs) og ser om den ligger i listen over installerte programmer. Hvis.net ikke er installert, kan du installere fra Windows Update i din nettleser (Microsoft Internet Explorer) eller ved å gå til 8EDD-AAB15C5E04F5&displaylang=en Kriterier ved valg av database Huldt & Lillevik Reise kan kjøres på databasemotorene MS Express og MS SQL Server. Både MS Express og MS SQL Server fungerer begge både under enbrukerløsninger og under delte løsninger i nettverk. MS Express støtter et ubegrenset antall brukere, men er optimalisert for 5 samtidige brukere. Dette betyr at hastigheten kan bli noe redusert ved mer enn fem samtidige brukere på MS Express-plattformen. Denne begrensningen gjelder ikke MS SQL Server. Krav til maskin og operativsystem Hvis du installerer program og database på samme maskin, er det krav til server som gjelder. Anbefalte krav til server og arbeidsstasjon Server (hvor MS Express/SQL Server skal kjøres) Pentium IV 1-GHz, Windows 2000 Server SP4 eller nyere 512 MB RAM 250 MB ledig diskplass for standard SQL Server 800 MB ledig diskplass for data (avhengig av transaksjonsmengden) CD-stasjon Skjermoppløsning 1024x768 eller mer Internet Explorer 6.0 eller nyere Arbeidsstasjon Pentium IV 1-GHz Windows Vista, 2000 SP4 eller XP PRO 256 MB RAM 50 MB ledig diskplalass til data (avhengig av transaksjonsmengden) CD stasjon Skjermoppløsning 1024x768 eller mer Internet Explorer 6.0 eller nyere 5

8 Hovedinstallasjon av serverfiler og database (for systemansvarlig) Kapitlet gjennomgår installasjon av serverfiler og database for systemadministrator. Dette trinnet må være gjennomført før den enkelte bruker kan benytte systemet. Installere serverfiler Når du installerer ny versjon av Huldt & Lillevik Reise, må du kjøre en serverinstallasjon. Dette gjøres vanligvis på server, men kan også gjøres på en arbeidsstasjon hvis arbeidsstasjonen er den eneste maskinen som skal kjøre programmet. Hvis du ønsker det, kan du installere databasen på en eksisterende MS Express/SQL Server. Serverinstallasjonen installerer serverfilene (setup for database og klient installasjon). Forutsetninger Den som installerer må ha rettigheter som administrator. Fremgangsmåte 1. Avslutt alle programmer. 2. Start opp serverinstallasjonen ved å sette inn CD-en i CD-spilleren. Installasjonsprogrammet starter automatisk. Hvis installasjonsprogrammet ikke starter automatisk, klikker du Start, velger Kjør (Run) og skriver d:\hl_cd (vi forutsetter her at CD-spilleren heter d:). Du kan alternativt bruke Windows Utforsker (Explorer) til å starte installasjonsprogrammet. 3. Velg Installer. 4. Velg Installer Server. Du får opp vinduet der du starter installasjonsveiviseren. 6

9 5. Klikk Neste. Du får opp vinduet der du velger hvor serverfilene skal installeres. Serverfilene skal installeres som en delt ressurs på serveren, som arbeidsstasjonene får tilgang til. Det er her mulig å overstyre standardvalget ved å klikke Bla gjennom. Da kommer du inn i et bilde hvor du kan velge nytt område for serverfilene. Du velger område ved å skrive inn området direkte eller ved å klikke i katalogstrukturen som vises. 6. Klikk Neste. Du får beskjed om at filer blir kopiert. Dette vil kunne ta litt tid, avhengig av hvor rask serveren er. Når filene er ferdig kopiert, får du opp avslutningsvinduet for serverinstallasjonen. 7

10 Hvis noen av systemfilene er i bruk, får du i dette vinduet muligheten til å starte maskinen på nytt. Du må da velge å starte maskinen på nytt. 7. Klikk Fullfør. Installasjonen av serverfilene er nå utført. Fortsett med databaseinstallasjonen. Installasjonsprogrammet for de enkelte arbeidsstasjonene heter setup.exe og ligger under området Setups\HLReiseClient der programmet (serverfilene) er installert. Programmet (serverfilene) er installert på c:\personec\no\hlreise hvis du ikke endret dette under installasjonen. Vi anbefaler at du installerer installasjonsprogrammet for arbeidsstasjonene fra serveren. Dette området må da deles ut slik at det er tilgjengelig når den enkelte arbeidsstasjonen skal kjøre installasjonsprogrammet. Installasjonsprogrammet for de enkelte arbeidsstasjonene ligger i tillegg på CD-en til Huldt & Lillevik Reise. Starte databaseinstallasjonen Selve databaseinstallasjonen er ikke en del av serverinstallasjonen. Du må derfor selv installere verktøyet for å foreta en databaseinstallasjon på den maskinen hvor du ønsker dette installert. Klargjøre databaseinstallasjonen Hvis du skal installere MS Express, må du sitte på den maskinen du skal installere MS Express på. Hvis du skal bruke eksisterende databasemotor MS Express eller SQL Server, kan du starte databaseinstallasjonen fra fritt valgt maskin. Forutsetninger Hvis SQL Server er installert på denne maskinen, må SQL Server 2000 eller SQL Server 2003 være installert. Hvis du har en eldre versjon av databasemotoren, må du enten installere databasemotoren på en annen maskin eller oppgradere den eksisterende databasemotoren på denne maskinen. Hvis MS Express eller SQL Server tidligere er installert, bør du ha installert siste Service Pack av databasemotoren: Du finner Service Packene på 1. Velg Installer. 2. Velg Installer database. Du får opp vinduet for å starte installasjonen: 8

11 3. Klikk Neste. Du får opp vinduet for å velge hvor filene skal installeres: Det er her mulig å overstyre standardvalget ved å klikke Bla gjennom. Da kommer du inn i et bilde hvor du kan velge nytt område for programmet. Du velger område ved å skrive inn området direkte eller ved å klikke i katalogstrukturen som vises. 4. Klikk Neste. Du får beskjed om at filer blir kopiert. Når filene er ferdig kopiert, får du opp avslutningsvinduet for hovedinstallasjonen. Du kan her velge å starte databaseinstallasjonen direkte. Hvis du ikke starter databaseinstallasjonen direkte, starter du den fra Start-menyen som beskrevet nedenfor. 5. Klikk Fullfør. 9

12 Hvis du skal starte databaseinstallasjon mot en eksisterende databasemotor, leser du "Start databaseinstallasjonen - når eksisterende databasemotor skal brukes" på side 14. Start databaseinstallasjonen - når MS Express skal installeres 1. Start databaseinstallasjonen (hvis du ikke har gjort det allerede) ved å klikke Start i Windows oppgavelinje, velge Alle programmer (All programs), velge Huldt & Lillevik Reise og velge Databaseinstallasjon. Du får opp vinduet der du velger om du skal installere databasemotoren MS Express eller installere mot en eksisterende databasemotor. 2. Velg å installere SQL-Express og Huldt & Lillevik Reise Database. 3. Klikk OK. Hvis det finnes en databasemotor installert tidligere, får du opp dette vinduet: 4. Velg om du skal opprette en ny instans av databasemotoren. 5. Klikk OK. Du får opp et vindu der du ser om maskinkravene er oppfylt. 10

13 6. Klikk OK. Du får opp et vindu der du oppgir opplysninger om installasjon av databasemotoren. 7. Oppgi opplysningene. Dataområde og programområde skal være et lokalt område på server, da disse områdene ikke skal nås fra arbeidsstasjonen. Her oppretter du passordet for superbruker (sa) på databasemotoren. Hvis du overstyrer passord eller instansnavn her, er det meget viktig å notere seg hva du valgte. Mister du dette passordet, får du ikke tilgang til databasemotoren siden. Klikk OK. 8. Du får beskjed om at å starte SQL Express installasjonen. Klikk OK. 11

14 SQL Express installeres. Dette vil kunne ta litt tid, avhengig av hvor rask serveren er. Du får opp avslutningsvinduet for installasjonen. Du får opp vinduet der du oppgir påloggingsinformasjon for databasemotoren. 10. Oppgi superbrukerinformasjon for tilkobling til databasemotoren. 11. Klikk OK. Du får opp et vindu som forteller om kravene til databasemotoren er oppfylt. 12. Les meldingen i skjermbildet. 13. Klikk OK. 12

15 Du får opp vinduet der du oppretter bruker og database på databasemotoren for Huldt & Lillevik Reise. 14. Oppgi brukernavn, passord, og databasenavn til databasen som skal opprettes. Vi anbefaler deg å bruke standardvalgene. Hvis du overstyrer valgene her, er det meget viktig å notere seg hva du oppga. Mister du passordet du angir her, får du ikke tilgang til databasen siden. Du får opp vinduet der du bekrefter opprettelse av bruker og database. 15. Klikk OK. Systemet oppretter bruker og database. Dette kan ta noe tid, avhengig av hvor rask serveren er. Du får opp avslutningsvinduet for databaseinstallasjonen. 13

16 16. Klikk OK. Installasjonen av databasen er nå fullført. Start databaseinstallasjonen - når eksisterende databasemotor skal brukes 1. Start databaseinstallasjonen (hvis du ikke har gjort det allerede) ved å klikke Start i Windows oppgavelinje, velge Alle Programmer (All Programs), velge Huldt & Lillevik Reise og velge Databaseinstallasjon. Du får opp vinduet der du velger om du skal installere databasemotoren MS Express eller installere mot en eksisterende databasemotor. 2. Velg å installere mot eksisterende databasemotor. Du får opp vinduet der du oppgir påloggingsinformasjon for databasemotoren. 14

17 3. Oppgi superbrukerinformasjon for tilkobling til databasemotoren. 4. Klikk OK. Du får opp et vindu som forteller om kravene til databasemotoren er oppfylt. 5. Les meldingen i skjermbildet. 6. Klikk OK. Du får opp vinduet der du oppretter bruker og database på databasemotoren for Huldt & Lillevik Reise. 7. Oppgi brukernavn, passord, og databasenavn til databasen som skal opprettes. Vi anbefaler deg å bruke standardvalgene. Hvis du overstyrer valgene her, er det meget viktig å notere seg hva du oppga. Mister du passordet du angir her, får du ikke tilgang til databasen siden. Du får opp vinduet der du bekrefter opprettelse av bruker og database. 15

18 8. Klikk OK. Systemet oppretter bruker og database. Dette kan ta noe tid, avhengig av hvor rask serveren er. Du får opp avslutningsvinduet for databaseinstallasjonen. 9. Klikk OK. Installasjonen av databasen er nå fullført. Installasjon på den enkelte arbeidsstasjon Installasjonsrutinen for vanlige brukere blir her gjennomgått i detalj. Installasjon på arbeidsstasjon for vanlig bruker Reiseregningsprogrammet må installeres lokalt på hver arbeidsstasjon som skal bruke systemet første gang. Ved senere oppgradering er det tilstrekelig å oppdatere server. Mer informasjon om dette finner du i egen veiledning for oppdatering. Forutsetninger Du må ha utført hovedinstallasjonen av reiseregningsprogrammet og databasen på serveren. Den som installerer ha rettigheter som lokal administrator. Fremgagsmåte 1. Avslutt alle programmer. 2. Start programfilen for installasjon av Klient/program. Systemansvarlig informerer om hvor på server denne filen er plassert. Installasjonsprogrammet for de enkelte arbeidsstasjonene heter setup.exe og ligger under området Setups\HLReiseClient der programmet (serverfilene) er installert. Programmet (serverfilene) er installert på c:\personec\no\hlreise hvis dette ikke er 16

19 endret under serverinstallasjonen. Vi anbefaler at du installerer installasjonsprogrammet for arbeidsstasjonene fra serveren. Dette området må da være delt ut slik at det er tilgjengelig for den enkelte arbeidsstasjonen. Du kan alternativt starte installasjonen fra CD-en til Huldt & Lillevik Reise. Velg da Installer og deretter Installer Klient/program. Du får opp vinduet der du starter installasjonsveiviseren. 3. Klikk Neste. Du får opp vinduet der du velger hvor programmet skal installeres. Det er mulig å overstyre standardvalget ved å klikke Bla gjennom. Da kommer du inn i et bilde hvor du kan velge nytt område for programmet. Du velger område ved å skrive inn området direkte eller ved å klikke i katalogstrukturen som vises. 4. Klikk Neste. Du får beskjed om at filer blir kopiert. Dette vil kunne ta litt tid, avhengig av hvor rask arbeidsstasjonen er. Når filene er ferdig kopiert, får du opp avslutningsvinduet for installasjonen på arbeidsstasjon. 17

20 Starte systemet første gang Hvis noen av systemfilene er i bruk, får du i dette vinduet muligheten til å starte maskinen på nytt. Du bør da velge å starte maskinen på nytt. 5. Klikk Fullfør. Programmet er nå klart til første gangs oppstart, der du blant annet kobler deg til databasen. Starte programmet 1. Start Huldt & Lillevik Reise: a) Klikk og velg Alle programmer (All Programs). b) Velg Huldt & Lillevik Reise og Huldt & Lillevik Reise. Du får opp vinduet for å koble program og database. Disse innstillingene må bare endres av systemansvarlig eller annet kompetent personell. Koble program og database 2. Koble program og database slik: a) Velg om oppsettet skal gjelde for maskinen eller være brukerspesifikt. b) Oppgi databasenavn, brukernavn og passord som du oppga i veiviseren for databaseinstallasjon. Hvis du ikke endret det systemet foreslo i veiviseren for databaseinstallasjon, oppgir du HLReise som brukernavn og HLReise1234 som passord. Hvis du endrer databasepassordet i databasen, er det ditt ansvar å ta vare på det. Glemmer eller mister du passordet, kan ikke supportavdelingen hos Aditro HRM AS komme seg inn i databasen. Aditro HRM AS påtar seg ikke noe ansvar for eventuelle konsekvenser av dette. c) I Feltet Databaseserver oppgir du selve navnet på maskinen der databasen er installert, etterfulgt av \ og navnet på instansen. d) Oppgi området der serverfilene er installert i feltet Serverområde. e) Velg hvor sikkerhetskopiene skal plasseres i feltet Sikkerhetskopiområde. f) Velg hvor rapportene i systemet skal plasseres i feltet Rapportområde. 18

21 g) Klikk OK. Du får en melding som forteller deg om tilkoblingen til databasen var vellykket. h) Klikk OK i meldingsvinduet. Systemet lagrer informasjonen om databaseoppkobling i registeret i Windows, under HKEY_LOCAL_MACHINE SOFTWARE TietoEnator HLM RRUIClient hvis du har valgt at oppsettet gjelder for maskinen, og under HKEY_CURRENT_USER SOFTWARE TietoEnator HLM RRUIClient hvis du har valgt at oppsettet er brukerspesifikt. Tips til systemansvarlig: Et alternativ til å la de ansatte registrere denne informasjonen på hver enkelt maskin, kan være å eksportere registerinnstillingene til en.reg fil (på en arbeidsstasjon), og distribuere denne via f.eks. oppstartsscript eller liknende. Husk på at ikke alle kombinasjoner fungerer på alle Windows-versjoner. Når du har valgt database og oppgitt databaseinformasjonen, får du frem neste vindu i veiviseren. Opprette systemoperatør 3. Du får opp følgende vindu: Oppgi initialer og passord som systemoperatøren skal ha. Husk å notere systemoperatørens initialer og passord! Opprette den første klienten (firmaet) 4. Du får opp veiviseren for opprettelse av den første klienten (firmaet) det skal føres reiseregninger for. Hvis du skal føre reiser for flere firmaer, kan firmaet du oppretter her være et annet firma enn det firmaet som skal faktureres for det obligatoriske vedlikeholdet av programmet. 19

22 a) Klikk Neste. b) Oppgi firmanummer og hvilket innberetningsår klienten skal tas i bruk. Da dette er den første klienten du oppretter, er det ikke noe annet firma å ta utgangspunkt i. c) Klikk Neste. d) Oppgi klientens navn og adresse. e) Klikk Neste. 20

23 f) Da dette er den første klienten du oppretter, er det kun å klikke Neste her. g) Oppgi opplysninger om lønnssystemet som klienten skal være integrert mot. Arbeidsområdet for lagring av filer fra Huldt & Lillevik Lønn og System 4 er standard C:\Documents and Settings\All Users\Documents\HuldtLillevik\HLLonn (System4). Når lønnssystemet er installert på server vil dette området vanligvis være delt ut og mappet opp, for eksempel til N:\HuldtLillevik\Lonn(System4). Det er dette du da velger i feltet Katalog. h) Klikk Neste. i) Oppgi om reiseoppgjørene skal utbetales fra reiseregningssystemet eller via lønnssystemet. 21

24 j) Klikk Ferdig. k) Velg hvordan utbetaling av diettgodtgjørelse skal behandles på klienten. Hvis du ønsker at denne diettgruppen skal benyttes som standard merker du feltet Angi som standard diettgruppe. l) Klikk OK. m) Du får beskjed om at nytt firmanummer er lagret. Klikk OK. Du får opp veiviseren for kundemelding. Oppgi hvem som skal faktureres for obligatorisk vedlikehold 5. Fyll ut opplysningene om firmaet som skal faktureres for det obligatoriske vedlikeholdet av programmet: a) Klikk Neste. Du får opp vinduet for å registrere opplysninger om firmaet som har bruksretten til systemet. 22

25 b) Registrer opplysningene. c) Klikk Neste. Du får opp vinduet for å oppgi program-modell. d) Oppgi antall reisende og hvor mange klienter (firmaer) du skal føre reiseregninger for. e) Klikk Neste. Du får opp vinduet for å velge om du ønsker telefonbistandsavtale. f) Velg om du ønsker telefonbistandsavtale. g) Klikk Neste. 23

26 Du får opp vinduet der du velger om du skal skrive ut kundemeldingen. h) Hvis du ønsker å kjøpe systemet, velger du å skrive ut kundemeldingen. Send denne til Aditro HRM AS (gjerne på faks). Adresse og faksnummer står på kundemeldingen. Firmaet blir da registrert som bruker av systemet og du får et kontrollsiffer i retur. Du må senest registrere kontrollsifferet i systemet (i menyvalg Verktøy Kontrollsiffer) første gang du skal attestere reiser. Dette betyr at du kan prøvekjøre systemet med reelle data og bruke dataene videre hvis du kjøper systemet. i) Klikk Ferdig. Du kan senere endre opplysningene i menyvalg Verktøy Kundemelding. 24

27 Starte systemet første gang på øvrige arbeidsstasjoner Starte programmet 1. Start Huldt & Lillevik Reise: a) Klikk og velg Alle Programmer (All Programs). b) Velg Huldt & Lillevik Reise og Huldt & Lillevik Reise. Du får opp vinduet for å koble program og database. Disse innstillingene må bare endres av systemansvarlig eller annet kompetent personell. Koble program og database 2. Koble program og database slik: a) Velg om oppsettet skal gjelde for maskinen eller være brukerspesifikt. b) Oppgi databasenavn, brukernavn og passord som du oppga i veiviseren for databaseinstallasjon. Hvis du ikke endret det systemet foreslo i veiviseren for databaseinstallasjon, oppgir du HLReise som brukernavn og HLReise1234 som passord. Hvis du endrer databasepassordet i databasen, er det ditt ansvar å ta vare på det. Glemmer eller mister du passordet, kan ikke supportavdelingen hos Personec komme seg inn i databasen. Personec påtar seg ikke noe ansvar for eventuelle konsekvenser av dette. c) I Feltet Databaseserver oppgir du selve navnet på maskinen der databasen er installert, etterfulgt av \ og navnet på instansen. d) Oppgi området der serverfilene er installert i feltet Serverområde. e) Hvis du skal endre sikkerhetskopiområde, merker du av og velger hvor sikkerhetskopiene skal plasseres i feltet Sikkerhetskopiområde. f) Hvis du skal endre rapportområde, merker du av og endrer hvor rapportene i systemet finnes i feltet Rapportområde. g) Klikk OK. Du får en melding som forteller deg om tilkoblingen til databasen var vellykket. h) Klikk OK i meldingsvinduet. Systemet lagrer informasjonen om databaseoppkobling i registeret i Windows, under HKEY_LOCAL_MACHINE SOFTWARE TietoEnator HLM RRUIClient hvis du har valgt at oppsettet gjelder for maskinen, og under HKEY_CURRENT_USER SOFTWARE TietoEnator HLM RRUIClient hvis du har valgt at oppsettet er brukerspesifikt. 25

28 Tips til systemansvarlig: Et alternativ til å la de ansatte registrere denne informasjonen på hver enkelt maskin, kan være å eksportere registerinnstillingene til en.reg fil (på en arbeidsstasjon), og distribuere denne via f.eks. oppstartsscript eller liknende. Husk på at ikke alle kombinasjoner fungerer på alle Windows-versjoner. Når du har valgt database og oppgitt databaseinformasjonen, får du frem innloggingsbildet. Sette opp automatisk oppradering av arbeidsstasjon Du kan sette opp systemet slik at programmet oppgraderes automatisk på hver arbeidsstasjon ved nye versjoner (gjelder fra versjon 1.6 eller nyere). Forutsetninger Den som oppgradere må ha rettigheter som lokal administrator. Automatisk oppgradering må være skrudd på. Fremgangsmåte 1. Start Huldt & Lillevik Reise som systemadministrator 2. Velg menyen Verktøy Instillinger. 3. Merk feltet Bruk automatisk oppgradering og klikk OK. 4. Arbeidsstasjonen vil automatisk bli oppgradert ved nye versjoner. 26