Endringslogg brukerbok og ny database

Transkript

1 Endringslogg brukerbok og ny database Huldt & Lillevik Lønn og Personal - System 4 Versjon Endringer etter brukerbok datert Endringer fra gammel til ny database

2 Innholdsfortegnelse: INNLEDNING ENDRINGER ETTER BRUKERBOK NY RUTINE FOR SYSTEMVEDLIKEHOLD OG SIKKERHETSKOPIERING ANTALL SIFFER I KLIENTNUMMER ER ØKT TIL LEVERE TERMINOPPGAVE VIA ALTINN RESKONTRO OG FAST ELEMENT NYE DOKUMENTMALER SKATTE OG INNTEKSTOPPLYSNINGER FOR ARBEIDSTAKER NYE RUTINER FOR IMPORT OG EKSPORT AV DATA ENDRE KOLONNEBREDDE I REGISTRERINGSBILDET E-POST ADRESSE PR FIRMA SØK PÅ FLERE FELT LASTE NED POSTSTED- OG RTV STILLINGSKODER VIA WEB KUNDEMELDING PÅ WEB HISTORISKE RAPPORTER FOR ØNSKET PERIODE NYE REGLER FOR FRI BIL/FIRMABIL FRA UTSKRIFT AV TERMINOPPGAVEN FOR FORSKUDDSTREKK OG ARBEIDSGIVERAVGIFT ENDRING I BEREGNING VED UTSKRIFT RUTINER FOR NY BEREGNING AV ARBEIDSGIVERAVGIFT/TERMINOPPGAVE REGISTRERE LØNN TIL FREMTIDIGE PERIODER LØNNSHISTORIKK UTENLANDSKE ADRESSER MVA-KODE PÅ TRANSAKSJONER TILLEGGSMODUL - PENSJONSTRYGDEN FOR SJØMENN - PTS NY BOKFØRINGSLOV LEVERING AV SSB LØNNS- OG FRAVÆRSSTATISTIKK TIL ALTINN AUTOMATISK NEDLASTNING AV NYE VERSJONER FRA INTERNETT OBLIGATORISK TJENESTEPENSJON ETTERBETALING UTVIDET PASSORDKONTROLL REMITTERING TIL FORDRINGSHAVERE MELDINGER REISENUMMER PÅ LØNNSSLIPP TELENOR FAKTURAKONTROLL EGEN REFERANSE I BBS FIL OPTIMALISERE DATABASEN RAPPORTGENERATOR, FORENKLET RAPPORTUTVIKLING ENDRINGER FRA GAMMEL TIL NY DATABASE LØNNSBEREGNING LØNNSSLIPP PERSONBILDET KOSTNADSBÆRERE ADGANGSKONTROLL FOLKETRYGDENS GRUNNBELØP EKSPORTERE TIMELØNN TILLEGGSMODUL FOR LØNNSHÅNDTERING EKSPORT TIL EXCEL OG ANDRE FORMATER NETTOLØNN

3 HITTILVERDIER VED OPPSTART SLETTE TIDLIGERE REGISTRERINGER... 28

4 Innledning Dette dokumentet beskriver hva som er endret i Huldt & Lillevik Lønn og Personal System 4 etter siste utgave av brukerboken. Den siste utgaven av brukerboken er datert 1. oktober I tillegg beskriver dokumentet hva som er endret fra Huldt & Lillevik Lønn og Personal System 4 med gammel database til ny database. 1. Endringer etter brukerbok 1.1 Ny rutine for systemvedlikehold og sikkerhetskopiering Det er laget en ny rutine for systemvedlikehold, og rutinen for sikkerhetskopiering er endret. Du finner rutinen i menyvalg Verktøy Systemvedlikehold. I mappen Sikkerhetskopi definerer du rutiner for sikkerhetskopiering. Systemet vil som standard automatisk ta sikkerhetskopi av alle data før godkjenning av lønn og overføring til nytt år. Under Automatisk sikkerhetskopi foreslår systemet standard område for hvor sikkerhetskopiene skal lagres (der hvor SQL Server/MSDE er installert). For å endre dette klikker du. I tillegg til standard sikkerhetskopi kan du sette opp en Vedlikeholdsplan som kjøres månedlig, ukentlig eller daglig. Hvor ofte denne rutinen skal kjøres avhenger av datamengden hos den enkelte kunde (antall klienter/ antall ansatte/antall transaksjoner). Vi anbefaler at du som et minimum kjører systemvedlikehold månedlig. Denne rutinen er forhåndsdefinert til å ta kopi, slette gamle kopier, indeksere og komprimere databasen på et gitt tidspunkt. Ved å kjøre denne rutinen vil databasen bli raskere å bruke. Det er mulig å endre standardinnstillingen for vedlikeholdsplan ved å klikke Endre plan. Du kommer da inn i SQL Server verktøyet Database maintenance plan. Dette krever god IT-kunnskap og bør utføres av en systemansvarlig. NB!Systemet automatisk tar sikkerhetskopier før godkjenning av lønn, og at du ikke lenger trenger å passe på dette selv. Skulle du allikevel ønske å ta en sikkerhetskopi utenom de kopiene som tas automatisk gjør du dette under Manuell sikkerhetskopi

5 1.1.1 Skru av automatisk sikkerhetskopiering Vi anbefaler alle vår kunder å ta automatisk sikkerhetskopi før godkjenning og overføring til nytt år. Hvis du ønsker å skru av denne funksjonaliteten velger du menyvalg Verktøy Systemvedlikehold og mappen Parametre. Velg Nei i feltet Automatisk backup ved godkjenning og Automatisk backup ved årsavslutning. Gå tilbake til i mappen Sikkerhetskopi, og du vil nå kunne deaktivere automatisk sikkerhetskopi Automatisk sletting av sikkerhetskopier Du kan sette opp systemet slik at sikkerhetskopier som systemet genererer automatisk blir slettet. Dette gjelder automatiske sikkerhetskopier ved godkjenning av en periode og ved overføring til nytt år. I menyvalg Verktøy Systemvedlikehold og mappen Sikkerhetskopi angir du Antall kopier pr klient (firma) du ønsker å ta vare på. Du unngår dermed at gamle kopier opptar unødig plass på harddisken

6 1.1.3 Legge tilbake sikkerhetskopi Tilbakelegging av sikkerhetskopi skal kun gjøres unntaksvis, eksempelvis ved diskkrasj. Når det gjelder korrigering av feilføring i lønn, bør dette gjøres i en ekstrakjøring eller i neste ordinære lønnskjøring. Skulle du allikevel ha behov for å legge tilbake sikkerhetskopi gjør du dette i menyvalg Verktøy Systemvedlikehold og mappen Legg tilbake sikkerhetskopi eller Verktøy Sikkerhetskopi Legg tilbake. Du velger hvilke sikkerhetskopier du vil vise under Vis sikkerhetskopi. For å se alle kopier velger du Vis alle klienter. Velg Legg tilbake aktiv klient hvis du skal legge tilbake sikkerhetskopi for den klienten du er inne på. Velg Legg tilbake alle klienter hvis du skal legge tilbake hele databasen med alle klienter Importere en ekstern klient Hvis du skal overta lønnskjøring for en klient som allerede kjører System 4 på en annen installasjon (ofte aktuelt for regnskapskontorer), kan du overføre klienten fra ekstern database, og inn til din database. For å kunne gjøre dette må du ha en SQL backup av databasen hvor klient som skal importeres ligger. Velg Verktøy Systemvedlikehold og mappen Legg tilbake sikkerhetskopi eller menyvalg Verktøy Sikkerhetskopi Legg tilbake. Finn frem den aktuelle sikkerhetskopien i listen over Sikkerhetskopier: Klikk knappen Importer klient og følge instruksjonen på skjermen. Husk å ta sikkerhetskopi før du starter denne prosedyren

7 1.1.5 Varsel om sikkerhetskopiering I menyvalg Verktøy Systemvedlikehold og mappen Parametre kan du angi at systemet skal gi varsel når det er xx antall dager siden forrige sikkerhetskopi ble tatt. Hvis du skrur av rutinen for automatisk sikkerhetskopiering anbefaler vi at du bruker denne rutinen. Systemet vil i eksempelet ovenfor gi beskjed ved oppstart hvis det er,mer enn 30 dager siden forrige sikkerhetskopi ble tatt Komprimere sikkerhetskopier Vi anbefaler at du setter opp systemet, slik at sikkerhetskopier automatisk blir komprimert etter at de er laget. Dette gjør at størrelse på sikkerhetskopiene reduseres med ca 85 %. Velg menyvalg Verktøy Systemvedlikehold Parametre. Under rammen Oppsett komprimering av sikkerhetskopi angir du sti til HLZIP.EXE i feltet ZIP Program. Systemet setter automatisk inn de øvrige opplysningene. Filen HLZIP.EXE finner du i mappen \TietoEnator\System4\Systemvedlikehold Flytte sikkerhetskopier System 4 lagrer sikkerhetskopier på område hvor MSDE eller MSSQL er installert. Hvis System 4 database er installert på en lokal maskin innebærer dette at sikkerhetskopien blir liggende lokalt på arbeidsstasjonen. I slike tilfeller anbefaler vi at du flytter kopiene til et serverområde hvor det tas regelmessig sikkerhetskopi. Denne rutiner forutsetter følgende: At du definerer samme område for både for manuelle og automatiske sikkerhetskopier under mappen Sikkerhetskopi. At du komprimerer sikkerhetskopier. NB! Område hvor sikkerhetskopi skal flyttes til må ikke inneholde ugyldige tegn eller mellomrom. Hvis du skal legge tilbake sikkerhetskopier som er flyttet må du først hente sikkerhetskopiene tilbake. Dette gjør du ved å klikke Hente sikkerhetskopier i mappen Legg tilbake sikkerhetskopi. Har du System 4 installert på en lokal PC og ikke har rutiner for nattbackup, må du kopiere siste sikkerhetskopi ut på en USBstick. Her kan du lagre for eksempel de 3 siste sikkerhetskopiene dine. På den måten har du en ekstra sikkerhet hvis du skulle få et diskkrasj

8 1.1.8 Kopiere tilbake sikkerhetskopier for tilbakelegging I menyvalg Verktøy Systemvedlikehold i mappen Legg tilbake sikkerhetskopi vil systemet vise SQL backuper på SQL Server området. Hvis du har flyttet sikkerhetskopier til et annet område, må du første flytte kopiene tilbake, før de kan legges tilbake. Dette gjør du ved å klikke knappen Resore List i skjermbildet nedenfor Antall siffer i klientnummer er økt til 4 Ved opprettelse av nye klienter kan du nå benytte inntil 4 siffer i klientnummeret. Denne endringen innebærer at alle filer som produseres i systemet vil bli dannet med 4 siffer for klientnummer. Dette gjelder blant annet fil for integrasjon til regnskap, eksportfil for kartoteksopplysninger, samt kopi av bank-, terminoppgave- og lønns- og trekkoppgavefiler. 1.3 Levere terminoppgave via Altinn System 4 er tilrettelagt for levering av terminoppgave via Altinn. Før du tar i bruk denne funksjonaliteten må du være registrert som bruker på Du får da tildelt datasystem ID og passord i Altinn som er nødvendig for å sette opp direkte oppkobling til Altinn fra System 4. Hvis du ikke allerede er registrert finner du mer informasjon på For å ta i bruk denne funksjonaliteten må du installere Altinn Monitor som du finner i mappen Altinn på vedlagte CD. Fra hovedmenyen på CD velger du Utforsk CD en. Her finner du også brukerveiledning for AltInn Monitor. Les mer om terminoppgave via Altinn i hjelpefilen (menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister, stikkord Altinn)

9 1.4 Reskontro og fast Element 2-5 System 4 er endret slik at du nå kan legge inn element 2-5 som fast opplysning på de ansatte i oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger, samt under Kartotek Fast lønn/trekk Registrere i mappene Fri bil og Fordringer. I tillegg er System 4 tilrettelagt for at ett av feltene Element 1 5 kan defineres til å være reskontro Bruke element 2 5 For å registrere element 2 5 fast på en ansatt må du velge Fast i feltet Type på det aktuelle elementet i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Oppsett kostnadsbærere Registrere. I oppavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger i feltgruppen Kostnadsbærerer i legger du inn element 2 5 ved å klikke på helt til høyre for Element 1. Du får da opp en egen dialogboks for registrering av element Ta i bruk reskontro I oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Oppsett kostnadsbærere Registrere, kan du definere at ett av elementene (1-5) skal være reskontro. Hvilket felt du skal bruke avhenger av hvilket regnskapsystem du benytter. Når du velger Reskontro i feltet Type kommer det opp et nytt felt for reskontronummer. Her velger du om de ansattes Person ID/ lønnsnummer (LNR) skal benyttes som reskontronummer, eller om du skal benytte egen nummerserie. Hvis du velger Eget nummer kan du angi dette direkte når du registrerer en lønnsart som skal reskontroføres. Alternativt oppretter du reskontronumrene under Kartotek Kostnadsbærerer Registrere og registrerer deretter på den enkelte person i oppavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger. For lønnsarter som skal reskontroføres må du angi Ja i feltet Reskontroføres i oppgavevalg Kartotek Lønnsarter Registrere

10 1.5 Nye dokumentmaler skatte og inntekstopplysninger for arbeidstaker Skjema for inntekts- og skatteopplysning for arbeidstaker, både når arbeidsgiver betaler lønn ut over arbeidsgiverperioden og når trygdekontoret betaler, er nå lagt inn som dokumentmaler i System 4. For å skrive ut skjemaene velger du oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger og henter opp en person. Velg deretter Skriv ut og klikk i mappen Brev og avtaler. Vi minner samtidig om Oppfølgingsplanen for sykmeldte. 1.6 Nye rutiner for import og eksport av data Det er mulighet for å definere egne formater for import og eksport av data i System 4 i menyvalg Fil Definer filformater. Har du behov for egne filformater vennligst ta kontakt med din forhandler eller Personec AS. 1.7 Endre kolonnebredde i registreringsbildet I oppgavevalg hvor du registrerer opplysninger pr linje, for eksempel Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person kan du justere bredder på de enkelte kolonnene. Pek på kolonne overskriftene og flytt musepekeren mellom 2 kolonner. Musepeker endres og du kan da øke eller minske kolonnebredden. 1.8 E-post adresse pr firma Eget felt for E-post adresse ble innarbeidet i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere i forrige versjon. Dette innebærer at du kan velge avsender pr klient ved utsendelse av elektroniske lønnsslipper. Dessverre ble det ikke informert om dette i versjonsbrevet til versjon

11 1.9 Søk på flere felt Ved oppslag på person er det mulig å søke på alle felt som er registrert i oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger. Ved å klikke på Flere felt kan du angi hvilket felt du ønsker å søke på. Når du endrer definisjonen her vil System 4 bruke dette oppsettet ved alle oppslag inntil du eventuelt endrer dette igjen Laste ned poststed- og RTV stillingskoder via web Du kan fra systemet laste ned oppdatert poststedsregister fra Postens hjemmesider. Dette utføres i menyvalg Fil Importer Register Poststeder fra Postens hjemmesider. Rutinen både laster ned data og oppdaterer systemet i dette menyvalget. Når du kjører rutinen vil den kontrollere poststedene på alle klientene og viser eventuelle ugyldige postnummer som er registrert på ansatte. Du kan fra systemet laste ned RTV stillingskoderegister fra RTVs hjemmesider. Dette utføres i menyvalg Fil Importer Register RTVs stillingskoder fra RTVs hjemmesider. Rutinen både laster ned data og oppdaterer systemet i dette menyvalget Kundemelding på web Du kan fra programmet sende kundemelding via web. I menyvalg Verktøy Kundemelding vil du på bilde 7 i veiviseren for kundemelding få mulighet til å velge å sende kundemelding via web.kunde I neste skjermbilde på veiviseren må du først skrive ut lisensbetingelsene før du haker av for Jeg har lest lisensbetingelsene og ønsker å sende kundemeldingen elektronisk. Deretter trykker du på knappen for Send

12 Kundemeldingen sendes da elektronisk og kvittering på at denne er sendt vises på skjermen. Trykk Avslutt for å returnere tilbake til programmet. Du vil først motta en e-post som bekreftelse på at vi har mottat din kundemelding forespørsel, deretter vil du motta en ny e-post med nytt kontrollsiffer. Du kan da markere og kopiere mottat kontrollsiffer fra e-posten og lime kontrollsifferet inn i systemet via menyvalg Verktøy Kontrollsiffer Historiske rapporter for ønsket periode Du har mulighet til å skrive ut rapporter på nytt for en ønsket historisk periode: Bankliste Regnskapsbilag Beregningsjournal Godkjenningsjournal Du finner rapportene under oppgavevalg Termin Lønnsstatistikker Nye regler for fri bil/firmabil fra 2005 Fordelen er fastsatt til 30 prosent av bilens listepris som ny inntil kr og 20 prosent av overskytende listepris. For biler eldre enn 3 år per 1. januar i inntektsåret, eller skattytere som godtgjør at yrkeskjøringen overstiger km i inntektsåret, eller el-biler, blir fordelen regnet av 75 prosent av bilens listepris som ny. Ved kombinasjon av to eller flere av reglene foran, regnes fordelen av 56,25 prosent av bilen sin listepris som ny. F eks dersom en person har en bil eldre enn 3 år, og kjører mer enn km i yrket i året. Se hjelpefilen i menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister, stikkord fri bil for mer informasjon. Det er nye regler for innberetning av fri bil fra 1. januar Bilens registreringsnummer eventuelt bilpool skal oppgis ved innberetning. I tillegg er det egne koder for fri bil når sjablonreglen ikke skal benyttes. Du finner mer informasjon om dette under punkt 4.1 Fri bil i årsoppgjørsheftet for Utskrift av terminoppgaven for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift endring i beregning ved utskrift Som følge av de nye reglene om beregning av arbeidsgiveravgift som ble innført fra 2004, er oppgavevalg Termin Terminlister Terminoppgaver endret. Ved utskrift av terminoppgaver foretar systemet en ny beregning av arbeidsgiveravgiften. Dette har KUN betydning for arbeidsgivere som omfattes av en behandlingsregel som har bunnfradrag, og hvor bunnfradraget er oppbrukt. Myndighetene krever at brukt bunnfradrag beregnes på terminoppgavetidspunktet, og dette er nå innarbeidet i programmet. For de dette gjelder, vil det bli en differanse mellom avsatt arbeidsgiveravgift på regnskapsbilaget og beregnet arbeidsgiveravgift på terminoppgavetidspunktet. Denne differansen må korrigeres i regnskapet, og dette gjøres ved at man ved utskrift av terminoppgaven kan skrive ut en konteringsliste. Dette velger du i skjermbildet som vist nedenfor:

13 Det er også et nytt oppgavevalg Termin Terminlister Terminoversikt som gir informasjon om brukt bunnfradrag pr termin. Øvrig bruk av denne oppgaven er beskrevet nedenfor Rutiner for ny beregning av arbeidsgiveravgift/terminoppgave Denne funksjonaliteten er kun aktuell i følgende tilfeller: Du har kjørt lønn med feil behandlingsregel for arbeidsgiveravgift i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere under mappen Parametere. Du har kjørt lønn med feil beløp i bunnfradrag i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere. Du har passert bunnfradraget, og beregnet arbeidsgiveravgift i System 4 avviker fra skatteoppkreverens beregninger. Du har ansatte som har skiftet behandlingsregel for arbeidsgiveravgift i løpet av året. Dersom rutinen er aktuell for deg, må du gjøre følgende: Kontroller regel for arbeidsgiveravgift i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere under mappen Parametere. Hvis bedriften tilhører en regel som har bunnfradrag, kontroller registrert bunnfradrag i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere. Hvis bedriften har ansatte som har skiftet behandlingsregel for arbeidsgiveravgift i løpet av året, kan denne ajourholdes på den enkelte ansatte under oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger under mappen Flere satser/opplysninger. Du kan også endre behandlingsregel for arbeidsgiveravgift for grupper av ansatte i menyvalg Verktøy Oppdatere regel for arbeidsgiveravgift for personer. Velg menyvalg Verktøy Ny beregning arbeidsgiveravgift og kjør rutinen. Se skjermbildet nedenfor:

14 Etter at rutinen er kjørt kan terminoppgavene beregnes og skrives ut på nytt: Velg oppgaven Termin Terminoversikt. Velg mappen Terminoversikt og klikk Lås opp/slett siste. Lås opp alle terminer. Se skjermbildet nedenfor: Etter at terminoppgavene er låst opp, kan disse skrives ut på nytt i oppgavevalg Termin Terminlister Terminoppgaver Registrere lønn til fremtidige perioder Du kan sette opp systemet slik at du kan registrere lønn til fremtidige perioder. Dette gjør du i mappen Parametre i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere. Se hjelpefilen i menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister, stikkord fremtidige perioder Lønnshistorikk Alle endringer i oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger logges i en ny mappe, Historie. Alle opplysninger for aktuell person kan eksporteres til Excel ved å høyreklikke i tabellen, eller du kan eksportere for egne utvalg i menyvalg Fil Eksporter Excel Lønnshistorie

15 1.18 Utenlandske adresser Du har nå mulighet for å registrere utenlandske adresseopplysninger på person. Dette settes opp ved å velge Utenlandsk i oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger. I denne forbindelse er det lagt inn komplett landregister slik at personer kan kobles til land Mva-kode på transaksjoner Ved import av fil fra HL Reise er det nå utviklet et eget format som inneholder felt for mva-kode. Du bruker formatet ved å velge Reiseregning m/mva kode i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Registrere på andre måter Importere. Dette forutsetter at du bruker versjon 1.4 eller nyere av HL Reise. For å kunne registrere mva-koder på transaksjoner i System 4 må du angi dette i feltet MvaKode i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Oppsett kostnadsbærere Registrere. Det er laget et nytt regnskapsformat Huldt & Lillevik Standard Mva, som må benyttes hvis du ønsker å lage en regnskapsfil som inneholder mva-koder. Beskrivelsen av dette formatet finner du i oppgavevalg System Recordbeskrivelser Huldt Lillevik standarder Regnskap, Huldt Lillevik Standard Mva

16 1.20 Tilleggsmodul - Pensjonstrygden for sjømenn - PTS For rederier har vi utviklet tilleggsmodulen Pensjonstrygden for sjømenn. Denne må aktiveres i menyvalg Verktøy Kundemelding. For ytterligere beskrivelse henviser vi til hjelpefilen og eget dokument (Pensjonstrygden.PDF) under katalogen PDF på program cd en. Du får et nytt kontrollsiffer fra Personec. Dette kontrollsifferet trenger du neste gang du godkjenner lønn. Registrer kontrollsifferet i menyvalg Verktøy Kontrollsiffer. Du vil motta en tilleggsfaktura på oppgraderingen av systemet Ny bokføringslov Bokføringsloven av 19.november 2004 nr 73 er gjeldende for alle arbeidsgivere fra 1. januar I forskrift til denne lov stilles det krav om at det skal det foreligge en lettfattelig beskrivelse av lønnsystemets oppbygging og funksjoner, jfr. Forskrift om bokføring av 1. desember Dokumentasjon av lønn, siste ledd. En slik dokumentasjon er innarbeidet i System 4 under oppgavevalg System Rapporter Systembeskrivelse Levering av SSB lønns- og fraværsstatistikk til Altinn Du kan nå levere lønns- og fraværsstatistikk til SSB via Altinn Monitor til Altinn portalen. Du må installere/oppdatere til versjon av Altinn Monitor før du kan levere direkte til Altinn, jfr pkt 1.2 ovenfor. Foreløpig er det kun SSB Fraværsstatistikk bedrift som kan leveres fra System 4. Nytt skjema for SSB Fraværsstatistikk foretak er under utvikling hos Altinn, og vil bli implementert i neste versjon av System 4. På skjemaet du mottar fra SSB er det angitt om du skal levere fraværsstatistikk for foretak eller bedrift Sette opp Altinn Monitor For å sette opp Altinn Monitor gjør du følgende: 1. Velg Start Alle programmer (All programs) Personec Altinn Monitor. 2. Logg på som administrator. Administrator er forhåndsdefinert med brukernavn Admin og uten passord. Hvis du oppgraderer fra en tidligere versjon av Altinn Monitor er det mulig at du har registrert passord for administratorbrukeren. Du bør endre passordet for administrator med en gang etter første pålogging. 3. Velg Fil Administrasjon. 4. Velg aktuell bruker. Under Koblinger til Altinn velger du hvilke oppgaver brukeren skal levere til Altinn. Klikk Lagre. Du må gjenta dette for alle operatører som skal levere SSB statistikk til Altinn

17 5. Velg mappen Katalogstruktur. Velg Oppgavetype og angi katalog og arbeidskatalog for Altinn Monitor. (Ved nyinstallasjon av versjon er standard programområde C:\Program Files\ Personec\Altinn Monitor. Oppgraderer du fra en tidligere versjon er standard programområde C:\Program Files\ Personec\NO\Altinn Monitor.) Du må velge katalog for alle oppgavetyper Sette opp System 4 For å sette opp System 4 gjør du følgende: 1. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere og klikk mappen Parametre. 2. Velg Altinn i feltet Innsendelse av terminoppgave og SSB-Statistikk. 3. Oppgi deretter Altinn Monitor områder: 4. Klikk Programområde og angi hvor Altinn Monitor er installert. (Ved nyinstallasjon av versjon er standard programområde C:\Program Files\ Personec\Altinn Monitor. Oppgraderer du fra en tidligere versjon er standard programområde C:\Program Files\ Personec\NO\Altinn Monitor). 5. Klikk Filområde og angi hvor filer til Altinn skal plasseres Overføre SSB lønnsstatistikk til Altinn For å overføre SSB lønnsstatistikk til Altinn gjør du følgende: 1. Velg oppgaven Termin Lønnsstatistikker SSB-statistikk. 2. For informasjon om det enkelte felt, trykk F1 for hjelp

18 3. Velg Altinn i feltet Statistikk fil og klikk Utfør. 4. Hvis du har angitt programområde til Altinn overføres filen direkte til Altinn portalen. Hvis programområde for Altinn ikke er angitt må du starte Altinn Monitor og overføre filen derfra. NB! Hvis du fortsatt ønsker å levere SSB lønnsstatistikk på diskett, er måten dette gjøres på endret i denne versjonen. Velg Harddisk under rammen Statistikk fil og klikk deretter Katalog. Øverst i skjermbildet under Disk velger du hvilke stasjon du skal lagre filen til. Velg A eller B for diskettstasjon Overføre SSB fraværsstatistikk til Altinn For å overføre SSB fraværsstatistikk til Altinn gjør du følgende: 1. Velg oppgaven Daglig Fravær Skrive ut SSB Statistikk til Altinn 2. For informasjon om det enkelte felt, trykk F1 for hjelp. 3. Velg Altinn i feltet Statistikk fil og klikk Utfør. 4. Hvis du har angitt programområde til Altinn overføres filen direkte til Altinn portalen. Hvis programområde for Altinn ikke er angitt må du starte Altinn Monitor og overføre filen derfra Automatisk nedlastning av nye versjoner fra Internett Du kan nå sette opp systemet slik at du blir varslet hvis det er ny versjon av Huldt & Lillevik System 4 tilgjengelig for nedlastning. I menyvalg Verktøy Sjekk versjon definerer du hvordan du vil bli varslet: Velg Automatisk sjekk ved oppstart hvis alle operatører skal bli varslet ved oppstart, når ny versjon er tilgjengelig for nedlastning. Velg Ønsker beskjed på E-post og oppgi e-post adresse hvis du ønsker å bli varslet på e-post, når ny versjon er tilgjengelig for nedlastning. Velg Ønsker å motta CD i tillegg hvis du ønsker å få tilsendt CD. Fra 2007 må kunder som ønsker å motta versjonen på CD betale ekspedisjonsgebyr for dette. NB! Dersom bedriften har mange brukere av System 4 anbefaler vi at du velger Ønsker beskjed på E-post Obligatorisk tjenestepensjon Lov om obligatorisk tjenestepensjon trådte i kraft 1. januar I henhold til loven plikter alle foretak som har ansatte i tjeneste (med noen unntak) å opprette en pensjonsordning innen utgangen av De økonomiske virkningene av loven trådte i kraft fra 1. juli Personec AS har samarbeidet med en rekke leverandører av OTP for å utvikle en ordning for elektronisk innrapportering av personopplysninger og pensjonsgrunnlag. Vær oppmerksom på følgende før du tar i bruk denne funksjonaliteten: Denne versjonen er tilrettelagt for elektronisk rapportering til Gjensidige, If, Nordea, Sparebank 1, Storebrand og VPS. Innrapportering til Vital vil bli implementert i en egen versjon som vil være tilgjengelig i slutten av oktober. Andre selskaper kan benytte våre standarder for innrapportering. Du må ta kontakt med ditt forsikringsselskap for å bli godkjent før du starter elektronisk innrapportering

19 For å ta i bruk denne funksjonaliteten må du gjøre følgende: 1. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere og mappen Pensjonsrapportering. 2. Velg Ja i feltet Benytte elektronisk pensjonsrapportering. Fyll ut de opplysningene som ditt forsikringsselskap krever. Oppgi eventuelt informasjon om person som skal godkjenne overføringsfil i forsikringsselskapets webportal. 3. Programområde oppgis hvis forsikringsselskapet har eget program for overføring av data. Filområde må alltid oppgis. 4. Registrer opplysninger om de ansatte i oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger i mappen Pensjonsordning. Hvilke felt du skal fylle ut avhenger av hvilke opplysninger ditt forsikringsselskap krever. For informasjon om hvert enkelt felt, trykk F1. 5. Kontroller feltet Pensjon på lønnsartene i oppgavevalg Kartotek Lønnsarter Registrere. Lønnsarter med Ja i feltet Pensjon blir innrapportert som pensjonsgrunnlag. I tillegg må du angi om lønnsarten skal rapporters som Timelønn antall og beløp, Timelønn kun beløp, Fastlønn eller Tilleggslønn. Bruk Fastlønn kun på lønnsart med beregningsmåte 02: Fast lønn ut fra årslønn. Tilleggslønn er ytelser som ikke er påvirket av stillingsprosent, for eksempel bonus. 6. Når du tar i bruk elektronisk pensjonsrapportering vil systemet logge endringer i årslønn og deltidsprosent. Du får derfor opp følgende bilde hvis du endrer disse opplysningene på en ansatte: 7. Du genererer fil til forsikringsselskapet i oppgavevalg Termin Terminlister Pensjonsrapportering Elektronisk overføring

20 8. Velg Statistikk måned og År du skal rapportere for, samt hvilket Selskap (filformat) du skal rapportere til. Ved å merke feltene Vis - Har slutt dato, Vis - Ingen endring og Vis - Ikke med i ordning, vises personer med disse statusene i statusfeltet til høyre. 9. Ved å merke feltet Kun endringer rapporteres kun endringer for personer som er med i ordningen. Når du starter med elektronisk rapportering skal du alltid rapportere alle opplysninger første gang. Om du ved løpende rapportering skal sende inn alle opplysninger eller kun endringer, avhenger av avtalen med din leverandør. 10. Klikk Generer for å lage fil til forsikringsselskapet. 11. Klikk Lagre for å lagre filen. 12. Hvis du har installert programvare fra ditt forsikringsselskap for automatisk overføring av data fra System 4 klikker du Send. Hvis ikke må du overføre filen manuelt Kontrolliste stillingsprosent Flere leverandører av pensjonsforsikring benytter normert/antatt stillingsprosent for timelønnede. Du kan skrive ut en rapport i ettertid som beregner faktisk stillingsprosent for en periode ut fra arbeidede timer. Systemet bruker Timer per årsverk registrert under firmaopplysninger, eventuelt fra personen hvis denne avviker, i beregningen. Du skriver ut rapporten i oppgavevalg Termin Terminlister Pensjonsrapportering Kontrolliste. NB! For at beregning av stillingsprosent skal bli korrekt forutsettes det at personene har vært ansatte i hele perioden rapporten skrives ut for Etterbetaling Rutine for etterbetaling av lønn er nå tilgjengelig for kunder med tilleggsmodulen Lønnshåndtering. Hvis du endrer årslønn eller timesatser og disse endringene gjelder tilbake i tid kan systemet beregne etterbetaling basert på de endringene du har registrert. Løsningen er 2 delt og består av følgende funksjoner:

21 Klargjøre for etterbetaling Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Lønnshåndtering Klargjøre for etterbetaling. Her vises ny og gammel lønn og du kan eventuelt endre informasjonen som skal brukes i beregningen. Gammel årslønn og timesatser hentes fra oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger i mappen Historie. Ny årslønn og timesatser hentes fra samme oppgavevalg i mappen Person. Systemet benytter differansen mellom gammel og ny årslønn/timesats for å beregne etterbetalingen. Dette valget er ment som en kontroll på hva som danner grunnlag for etterbetalingen. Du kan endre årslønn og satser hvis det er feil informasjon i tabellen. For å unngå at en ansatt blir etterbetalt kan du sette gammel lønn lik dagens lønn i tabellen. Klikk Lagre for å ta vare på endringer. Du kan eksportere tabellen til Excel ved å høyreklikke og velge Eksport til Excel og åpne Starte etterbetaling Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Lønnshåndtering Starte etterbetaling. Velg hvilke ansattgrupper, perioder (godkjenninger) og lønnsarter du skal etterbetale. Deretter velger du lønnsarter etterbetalingen skal utbetales på. Klikker Utfør. Systemet beregner etterbetaling pr ansatt og legger inn beløp under Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr person. Klikk Skriv ut for å se hvilke transaksjoner som er opprettet. Du kan kjøre rutinen flere ganger for samme ansattgruppe, i de tilfellene du skal etterbetale for ulikt antall perioder, for eksempel overtid

22 Transaksjoner i en etterbetaling merkes med et løpende Referansenummer/etterbetalingsnummer. Hvis en etterbetaling blir feil, kan du slette alle transaksjoner for denne etterbetalingen. Dette gjør du i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Lønnshåndtering Slette etterbetaling. Vi minner også om at oppgavevalg i forbindelse med automatisk opprykk er flyttet til mappen Daglig Periodens lønn/trekk Lønnshåndtering Utskrift av lønnsramme, lønnsgruppe og lønnstrin Oppgavevalg Kartotek Personer Skrive ut Sortert personalliste er nå utvidet med valgfrie felter for lønnsramme, lønnsgruppe og lønnstrinn Utvidet passordkontroll Du kan nå definere regler og krav til passord for operatørene som bruker System 4. Før du tar i bruk denne funksjonaliteten må du legge inn passord på alle operatører. Velg deretter menyvalg Fil Operatører Benytt utvidet passordkontroll. Velg aktuelle innstillinger og deretter Anvende på alle operatører. Hvis operatørens passord ikke samsvarer med Passord innstillinger vil operatøren bli bedt om å endre passord ved pålogging. Du kan endre innstillinger for passord, eller skru av utvidet passordkontroll, i menyvalg Fil Operatører Vedlikehold og mappen Passord innstillinger Endre passord Rutinen for endring av passord er flyttet til påloggingsbildet. Ved å klikke endring av passord. etter feltet Passord får du opp skjermbilde for

23 1.30 Remittering til fordringshavere Du kan nå overføre trukket beløp til fordringshaver i bankfilen, samtidig som du overfører lønn for en periode. Dette gjelder for følgende typer fordringer: Bidragstrekk Fagforening Saldotrekk Trekk uten saldo Forutsetninger: For å kunne remittere til fordringshavere må bankkonto være registrert på fordringshaver, og KID nummer være registrert på fordringen. Foreløpig er det ikke mulig å remittere fordringer hvor det ikke benyttes KID, for eksempel fagforening. Dette vil bli implementert i en senere versjon av System 4. Du må registrere Bankkonto på fordringshaver i oppgavevalg Kartotek Fordringshavere Registrere. På fordringer som er registrert pr person i oppgavevalg Kartotek Fast lønn/trekk Registrere MÅ du angi KID nummer for fordringen. Ved utskrift av bankliste for perioden i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Skrive ut Bankliste spesifiseres overføring til fordringshavere

24 1.31 Meldinger Registrering av fast og periodisk melding på lønnsslipp er flyttet fra mappen Melding på lønnsslipp under Kartotek Personer Registre hovedopplysninger til mappen Melding under Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr person. Systemet skriver Periodemelding på lønnsslippen i inneværende periode, og nullstiller feltet ved godkjenning. Systemet skriver Fast melding på lønnslippen hver periode. Huskelapp kan du benytte for å legge inn varsel på de ansatte. Hvis du har registrert noe i feltet vises dette som en pop up når du går inn på personen Reisenummer på lønnsslipp Du kan sette opp systemet slik at de ansatte får informasjon om hvilke reisregninger (nr) som er utbetalt i en lønnsperiode. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Oppsett kostnadsbærere og angi Ja i feltet MvaKode/Reisenummer. Hvis du benytter Huldt & Lillevik Reise blir reisenummer (mva kode) importert sammen med transaksjonene. Du kan også manuelt registrere reisenummer i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Registrere. Ved utskrift av lønnsslipper må du velge Ja i feltet Vise reisenummer for å få skrevet ut sum pr reise og total på lønnsslippen

25 1.33 Telenor fakturakontroll Telenor tilbyr sine kunder en tjeneste hvor de beregner ansattes private bruk av mobiltelefon ut fra bestemte regler. Kunder som abonnerer på denne tjenesten mottar ved hver avregning en fil med trekkbeløp pr ansatt. System 4 er nå tilrettelagt for import av denne filen. For å ta i bruk denne ordningen må du gjøre følgende: 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter Registrere og opprette en lønnsart for trekk av privat bruk på et ledig nummer, for eksempel Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Faste lønnsarter og angi lønnsart for trekk privat bruk under Telenor fakturakontroll. 3. For å knytte trekket til korrekt person må mobilnummeret være registrert i oppgavevalg Kartotek Personer Registrere personalopplysninger i mappen Telefon, e-post. 4. Du importerer filen i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Registrere på andre måter Importere. I feltet Format velger du Telenor Egen referanse i BBS fil Ved remittering til BBS legger systemet ut LØNN PR og oppgitt dato i feltet referanse. Det er nå åpnet for at du kan registrere en valgfri referanse i filen, for eksempel bilagsnummer. Dette er et internt referansenummer som er med i returfilen fra banken. Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Skrive ut Bankliste. Merk feltet Bruk egen referanse i filen, og skriv inn referanse i feltet

26 1.35 Optimalisere databasen I menyvalg Verktøy Systemvedlikehold i mappen Optimalisere databasen kan du kjøre en rutine som rydder og komprimerer System 4 databasen. Rutinen sletter gamle data som ikke er i bruk og frigjør plass på harddisken. Vi anbefaler at du kjører rutinen regelmessig hvis du har lønn for mange klienter. For mindre installasjoner (1 2 klienter) er det tilstrekkelig å kjøre rutinen 1 gang pr år, for eksempel i forbindelse med årsavslutningen. Rutinen kan ta noe tid på større installasjoner, og spesielt første gang den kjøres Rapportgenerator, forenklet rapportutvikling Kunder med tilleggsmodulen Rapportgenerator har nå tilgang til en rekke views som vil gjøre utviklingen av nye rapporter betydelig enklere. Et view består av utvalgte felter fra flere tabeller, hvor tabellene er ferdig sammenkoblet. Dette gjør det enklere når du skal lage nye rapporter fra bunnen av. Du velger view på samme måte som du velger en tabell når du oppretter en ny rapport og kan deretter enkelt velge de feltene rapporten skal inneholde. Navn på View vfastlonntrekk vfraver vpersoner vpersonerarbeidssted vpersonerfrifelt vpersonerstatistikk vtransaksjoner vtranshittil vtransperiode Beskrivelse Henter alle opplysninger fra Fast Lønn/trekk inkl fordringer, og kostnadsbærerer. Tar også med seg hittilverdier. Viser alle fravær på ansatt med tilhørende dato og fraværskode Alle personer og opplysninger, med kostnadsbærere direkte koblet til personer. Alle personer knyttet opp mot arbeidssted. Viser personer med frifelt, verdier i frifeltene, samt navn på frifelt angitt av bruker. Viser opplysninger fra Statistikk-kortet, samt kostnadsbærere. Viser transaksjoner, med kostnadsbærere. Viser Hittilverdier og verdier fra aktuell periode, med kostnadsbærere. Viser også periodens tall hvis det er kjørt lønnsberegning først. Viser periodens transaksjoner, etter lønnsberegning, men før godkjenning

27 2 Endringer fra gammel til ny database Hvis du har gått over fra gammel til ny database, finner du her en oversikt over hva som er nytt i tillegg til det som er listet foran i dette dokumentet under Endringer etter brukerbok. 2.1 Lønnsberegning Du kan nå avbryte lønnsberegningen etter å ha kjørt en lønnsberegning (ved å klikke Avbryt i lønnsberegningsbildet). 2.2 Lønnsslipp Trekkgrunnlaget som tidligere lå nederst på lønnsslippen er fjernet. Lønnsarter med beregningsmåte 28: Bruttlønnnstrekk (for eksempel lønnsart 161 PC-trekk) vises nå med - (minus) på lønnsslippen. Systemet behandler forøvrig denne beregningsmåten som tidligere. Du kan skrive ut historisk lønnsslipp i oppgavevalg Termin Lønnsstatistikker Historiske lønnsslipper. Som ved utskrift av ordinære lønnsslipper får du mulighet til å velge om lønnsslipper skal skrives på blankt papir eller fortrykt formular. I tillegg må du angi hvilket år og periode lønnsslippen skal skrives ut for. Du kan skrive ut eller sende elektroniske lønnsslipper i ettertid. Du gjør dette i oppgavevalg Termin Lønnsstatistikker Elektroniske lønnsslipper. 2.3 Personbildet Lengden på feltet for person-id (ansattnummer) er øket fra 6 til 8 siffer. 2.4 Kostnadsbærere System 4 er nå utvidet til å takle flere kostnadsbærere, og har i tillegg åpnet for bruk av alfanumeriske kostnadsbærere. Du kan fordele lønnskostnadene på avdeling, prosjekt og element 1-5 (i tillegg til konto). For å ta i bruk nye kostnadsbærere velger du oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Oppsett kostnadsbærere Registrere. Angi hvordan du skal bruke element 2-5 i feltene Element 2 - Element 5. Hvis du skal registrere element 1-5 når du registrerer fast lønn og periodens lønn, velger du Variabel. I tillegg velger du på den enkelte lønnsart i oppgavevalg Kartotek Lønnsarter Registrere, om skrivemerket skal stoppe i feltene for element 1-5 når du registrerer periodens lønn Alfanumeriske kostnadsbærere Du kan definere lengde og format på dine kostnadsbærere. Lengden pr kostnadsbærer er økt fra 8 til 12 tegn. I tillegg er det åpnet for alfanumeriske kostnadsbærere, dvs. kan bestå av både tall og bokstaver. Lengde og format på kostnadsbærerne definerer du i menyvalg Verktøy Størrelse og format på kostnadsbærere

28 NB! Dette gjelder kun for Huldt & Lillevik standard integrasjoner. For å ta i bruk denne funksjonaliteten må du altså velge en Huldt & Lillevik standard når du lager konteringsfil i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Skrive ut Regnskapsbilag. 2.5 Adgangskontroll Hvis flere personer skal bruke systemet, oppretter du en operatør for hver bruker. Hver operatør har eget passord og adgang til ett eller flere firmaer. Hvis operatørene ikke skal ha full adgang til alle meny- og oppgavevalg i systemet, lager du adgangsprofiler og knytter den enkelte operatøren til aktuell adgangsprofil. Se hjelpefilen i menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister, stikkord adgang. 2.6 Folketrygdens grunnbeløp Det er nå to felt for Folketrygdens grunnbeløp, ett for beløpet før og ett for beløpet etter Eksportere timelønn For timelønnede med timelønn registrert i oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger, kan du eksportere lønnen til Excel. Dette kan være nyttig i forbindelse med simulering av lønnsendringer og lønnsbudsjettering. Etter at lønnen er oppdatert kan du importere denne tilbake til lønnssystemet. Se mer om dette i hjelpefilen i menyvalg Innhold og stikkordregister, stikkord timelønn, budsjettere. 2.8 Tilleggsmodul for lønnshåndtering Du kan sette opp systemet til å benytte lønnshåndtering med lønn ut i fra lønnsramme, lønnsstige og lønnsgruppe. Lønnshåndtering er en tilleggsmodul. Du velger om den enkelte personen skal plasseres i lønnsstigen ved å angi lønnstrinn direkte på personen (direkteplassert) eller om ansienniteten skal være med å avgjøre hvilken lønnsstige personen skal plasseres i. Se mer om dette i hjelpefilen i menyvalg Innhold og stikkordregister, stikkord lønnshåndtering. 2.9 Eksport til Excel og andre formater For å eksportere en rapport må man først velge utskrift til skriver og deretter krysse av i feltet Skriv til fil Nettolønn Oppgrossingsbeløpet vises nå under totalene i feltet Lønn Hittilverdier ved oppstart I oppgavevalg Kartotek Hittilverdier ved oppstart Registrere er nå Feriepenger over 60 år (under Totaler) begrenset av 6 G hvis systemet er satt opp med dette Slette tidligere registreringer Du kan nå slette registreringer direkte i hvert registreringsbilde ved å bruke Slett-knappen (erstatter sletterutinene i menyvalg Verktøy Slette Kartotek). Du får kun lov å slette registreringer som ikke har sammenheng med andre opplysninger