Pasientsikkerhetsprgrammet i trygge hender Riktig legemiddelbruk i sykehjem g hjemmetjeneste Kmpendium til frbedringsteamene i Rgaland Januar 2014
Innhldsfrtegnelse Side Velkmmen til læringsnettverk Hva det innebærer å delta i et læringsnettverk 2 Skjematisk fremstilling av prsjektperiden 3 Krav til målfrmuleringer Nen gde råd til arbeidsgruppene ved frmulering av mål Fremdriftsplan: Hva må vi gjøre fr å implementere tiltakspakken (skjema 1) Fr eksempel pplæring i nye tiltak, revidering av prsedyrer, endre arbeidsrutiner Fremdriftsplan: Hva må vi gjøre fr å kunne innhente data g presentere målingene (skjema 2)? Fr eksempel pplæring i nye registreringsrutiner, revidering av prsedyrer, avklare når/hvr/til hvem målingene skal presenteres Tankekart Statusrapprt (skjema 3) Brukes til å beskrive prsjektarbeidet underveis. Fungerer sm delrapprt. Selvevaluering Brukes av arbeidsgruppene til å evaluere prsjektets utvikling Telefnveiledning Infrmasjn g veiledning Utfrming av veggavis Nen gde råd m veggavisens utseende g innhld 4 6 7 8 9 10 11 Mal fr veggavis 12 Sluttrapprt (skjema 4) Mal fr sluttrapprtens mfang g innhld 13
Velkmmen til læringsnettverk Hva er læringsnettverk? Læringsnettverk er en internasjnalt anerkjent metde fr å lykkes med frbedringsprsjekter i medisinsk praksis. Knseptet er pprinnelig utviklet av Institute fr Healthcare Imprvement (IHI) i Bstn, g har i USA g flere andre land, bl.a. Nrge, med hell vært anvendt på en rekke medisinske mråder. I dette kmpendiet har vi tilpasset knseptet til den nrske pasientsikkerhetsprgrammet. Hva går det ut på? Et læringsnettverk består av ttalt tre samlinger sm er spredt ver åtte måneder. Teamene sm deltar planlegger endringsarbeidet på samlingene, g jbber med å iverksette dem mellm samlingene. Læringsnettverk baserer seg på enkle prinsipper. Det invlverer elementer sm vi vet vekker arbeidsinnsats, entusiasme g effektivitet fr å løse et prblem. Elementene er fr eksempel direkte eierskap til prblemet, påvirkningsmulighet, fellesskap, knkurranseånd, resultatmåling, ytre press, sekundering, veiledning g støtte. Læringsnettverket bygger disse faktrene inn i en strukturert, fastlagt ramme, hvr hver aktivitet kmmer på rett plass g til rett tid. Rammen innebærer fastlagte arbeidsfrmer, tidsfrister, innsending av rapprter etc., ikke minst deltakelse på de tre læringsseminarene (LS1, LS2 g LS3). De ytre rammene er lagt fr å fremme effektivitet g resultater, g må følges fr at metden skal fungere. Skal alle tenke likt g nå samme mål? Tema fr dette læringsnettverket er riktig legemiddelbruk i sykehjem g hjemmetjeneste. Det er gjennmført pilter i både sykehjem g hjemmetjeneste. Med erfaringene fra piltene freligger nå tiltakspakke g målinger. Hvrdan teamene innfører tiltakene i daglig klinisk praksis skal teamet sammen planlegge, g teste mellm samlingene. På den måten får hver enkelt, g teamet sm helhet, eierfrhld til prblem, endringsarbeidet, målingene g sluttprduktet. At det deltar en rekke andre arbeidsgrupper på læringsnettverket g jbber med samme utfrdringer, gir gså økt inspirasjn g læringsmuligheter. Hva skal til fr å lykkes? Vi må ha realistiske frestillinger m hva vi er i gang med. Endringsarbeid innen et så kmplekst felt sm helsetjenesten er ikke ne sm gjøres med venstre hånd. Fr å lykkes med å innføre frbedringstiltak må man være innstilt på å sette av tid g ressurser. Prsjektet har derfr, sm nevnt en gd del faste rammer, sm tidsfrister, innlevering av arbeidsppgaver etc. Hvrfr delta? Ved å delta i læringsnettverket vil du g teamet ditt få kjennskap til anerkjente g effektive metder fr å ppnå endring g frbedring i det daglige arbeidet. Dere vil bli intrdusert til målemetder g teknikker, få innsikt i frbedringsmdellen g ikke minst prøve ut knkrete tiltak g følge frbedringene i egen virksmhet. Læringsnettverket vil gså kunne gi et nettverk av kllegaer i hele sør Rgaland, sm jbber med de samme utfrdringene g vil kunne bidra sm verdifulle diskusjnspartnere. Velkmmen! 2
Læringsnettverk En metde fr å spre frbedringsarbeid i helsetjenesten Aktivitet: Invlvering, frbedring, måling, deling, diskusjn, læring, spredning g ledelsesfrankring. 14 team fra ulike kmmuner Samling 1 Opplæring, ledelsesfrankring g utfrme plan Samling 2 Oppdatering, målsettinger g fremdrift Samling 3 Målppnåelse, videre planer VIDERE DRIFT Prsessveiledning: Dedikerte veiledere, rådgivning, telefnmøter, løpende persnlig kntakt, e-pst, deling av verktøy. 22.02.2011 - www.pasientsikkerhetskampanjen.n Side 4 Prsjektperiden fr riktig legemiddelbruk i sykehjem g hjemmetjenesten 2014 30.januar LS-1 Veiledning Veiledning 8.mai 17-19.03 30.04 16-18.06 LS-2 2.08 28.august LS-3 Frbedringsprsjekt Måldefinering Tiltaksskjema Fremdriftsplan Selvevaluering Veiledning per telefn Sende inn statusrapprt selvevaluering Presentasjner Veggavis/plakat Prblemdefinering Fremdriftsplan Veiledning per telefn Veggavis/plakat Presentasjner Sende inn sluttrapprt selvevaluering 3
Krav til målfrmuleringer Spesifikt Klar, knkret, entydig, tallfestet angivelse av frventet resultat. Målbart Man skal kunne vite når målet er ppnådd. Ansprende Være utfrdrende, gi mulighet fr egenutvikling, inspirere til nytenkning. Realistisk Oppnåelig i frhld til andre ppgaver g ressurser. Tidsbestemt Angi når resultatet skal være nådd. Enighet Enighet m målet, frankring i gruppen g hs prblemeier. 4
feb mars april mai juni juli aug sept Deltagende enhet Teamleder / e-pst Hvedmålsetning Fremdriftsplan: Hva må vi gjøre fr å implementere tiltakspakken? # Utfrdring Hva skal gjøres? Hvem skal gjøre det? Når skal det gjøres? 1 2 3 4 6
feb mars april mai juni juli aug sept Målsetning, prsessindikatr 1 Målsetning, prsessindikatr 2 Målsetning, prsessindikatr 3 Målsetning, prsessindikatr 4 Valgfri måling Valgfri måling Fremdriftsplan: Hva må vi gjøre fr å kunne innhente data g presentere målingene? # Utfrdring Hva skal gjøres? Hvem skal gjøre det? Når skal det gjøres? 1 2 3 4 Selvevalueringstall etter samling 1 (karakterskala 1-) Dette skjemaet leveres kampanjesekretariatet etter samling 1 i læringsnettverket. Kpi sendes teamene i etterkant av samlingen. 6
Tankekart
Deltakende enhet: Tallfestet mål: Gruppeleder: Måleansvarlig: Gruppemedlemmer: Veileder: STATUSRAPPORT (SKJEMA 3) Frist: 30.04. 2014 Statusrapprten sendes utviklingssenteret fr sykehjem g hjemmetjenester innen fristen E-pstadresse: line.hurup.thmsen@stavanger.kmmune.n Kpier malen venfr g skriv rett inn i den mens du sletter ledetekstene (alt sm har vanlig skrift) etter hvert g behlder verskriftene. Statusrapprten skal være på maks 3 sider inkludert grafer. Rapprten skal være en sammenfatning av gruppens arbeid g gi anledning til refleksjn ver det sm er gjrt til nå. Beskrivelse av enheten: (Type avdeling, antall sengeplasser/brukere, antall stillinger fr leger, pleiepersnale, sekretær sv. - maks. linjer): 1. Redegjør fr mål g planer -> Plan Hva er hensikten med den endringen sm skal prøves ut? Beskriv krt hvrfr dette målet ble valgt, g hvrdan dere i planleggingsfasen tenker å nå målet. Hvrdan vil dere vite at en endring av nåværende arbeidsmåte er en frbedring? Hvilke målinger kan vise dette? Sørg fr at målet g målingene passer sammen Ansvarsfrdeling: Hvem gjør hva, hvr, hvrdan g når? 2. Beskriv hva sm har skjedd så langt -> D Hvilke tiltak ble iverksatt? Har dere prøvet ut frbedringene i liten skala før dere innførte dem ver alt? Frtell krt hvrdan det gikk. Hendte det ne ufrutsett da dere prøvde ut/innførte frbedringene? 3. Redegjør fr g tlk registrerte data (bruk grafiske fremstillinger med SPC) -> Study Hva viser målingene? På hvilken måte skilte de seg fra det dere antk? Har dere gjennmført endringer sm har vist seg å være signifikante frbedringer med mindre variasjn i prsessen? Hva har dere lært av de erfaringene g målingene dere har gjrt så langt? 4. Hvilke knsekvenser får resultatene av arbeidet så langt? -> Act Hva vil dere krrigere i veien videre? Skal tiltakene behldes g videreføres eller frkastes? Er det spesielle hindringer dere må ta hensyn til? Finnes det ressurser persner eller annet sm kan fremme selve endringsarbeidet? Hvilke andre tiltak skal prøves?. Hva har gruppen lært så langt Muligheter g barrierer i avdelingens frbedringsprsesser? Hva har prsjektgruppen lært i frhld til frbedringsarbeid? Hva har prsjektgruppen lært i frhld til fagkunnskap? Pririterte innsatsmråder frem til neste rapprt? 6. Selvevalueringstall (Skriv inn) 8
SELVEVALUERING Fr å måle g følge pp hvrdan nettverket skrider frem både sm gruppe g fr de enkelte team brukes en visuell-analg skala der trinnene 1 innebærer: Selvevalueringstall 1: Teamet har ikke kmmet i gang Planer g ideer, men ingen aktivitet. Selvevalueringstall 2: Aktivitet uten frbedring Møter, kartlegging, utarbeidelse av skjemaer, gjennmgang av histriske data, diverse målinger etc., men ingen endret atferd eller praksis. Selvevalueringstall 3: Enkelte frbedringer har kmmet frem Endret atferd eller praksis i frhld til tidligere. Selvevalueringstall 4: Påtagelige frbedringer er målt Endringene har ført til målbare frbedringer sammenliknet med tidligere praksis. Selvevalueringstall : Påtagelige frbedringer er målt, g frbedringene har fått gjennmslag i systemet Endringene er standardisert i systemet, g frventes å bestå gså etter at prsjektet er avsluttet. Målsettingen er at så mange team sm mulig skal frflytte seg til trinn i løpet av prsjektperiden. Bruk kun hele tall (1, 2, 3, 4 eller ) ved selvevaluering! 9
TELEFONVEILEDNING Mandag 17.03.14 til nsdag 19.03.14 g mandag 16.06.14 til nsdag 18.06.14 Se liste ver ppsatt tid fr hvert team. Teamets tallkde (eks 1A) står på hvert teams mappe. Hensikten med telefnveiledningen er at teamene underveis i prsjektet skal få dele sine erfaringer g få veiledning til videre fremdrift fra kampanjeprsjektmedarbeider i USHT. Teamene rapprterer sitt endringsarbeid g sine resultater så langt. Veileder er tilhører, g kan gi råd g tips til hvrdan løse eventuelle utfrdringer teamene måtte ha. Nedenfr følger versikt ver tid til telefnveiledning fr hvert team, samt nyttige tips. 1. Samle teamet i gd tid g i et egnet rm. Med egnet rm menes rimelig ufrstyrret, g med brukbar akustikk. Fr mye rmklang kan gjøre det vanskelig fr tilhørere, særlig hvis det brukes høyttalende telefn. 2. Høyttalende telefn er en frdel. Hvis det finnes en vlumkntrll, vær frsiktig med å skru pp vlumet fr mye. Det kan føre til akustisk tilbakekbling ( hyling ) i apparatet. 3. Ring telefnnummer 107128. Der treffer du prsjektmedarbeider Line Hurup Thmsen USHT. 4. Teamet rapprterer sitt arbeid g eventuelle utfrdringer.. Veileder gir råd g veiledning. Eventuelt tar utfrdringen videre til rette vedkmmende sm kan bidra til løsning. Team Klkkeslett 17.03.14 18.03.14 19.03.14 16.06.14 17.06.14 18.06.14 1 09-10 A B C A B C 2 10-11 A B C A B C 3 12-13 A B C A B C 4 13-14 A B C A B C 14-1 A B C A B C 10
Utfrming av veggavis/plakat En veggavis/plakat - skal innehlde data g erfaringer fra hva dere har gjrt. En av hensiktene med veggavisen/plakaten er å dele prblemer, ideer, g løsninger med andre team inspirasjn g erfaringsutveksling. I tillegg vil selve fremstillingen gi dere mulighet fr refleksjn ver hva sm har hendt underveis, g hva dere har ppnådd. Veggavisen/plakaten vil bli vist på LS 2 (en freløpig veggavis/plakat av pwerpint-bilder) g LS 3 (en fltt ferdigstilt veggavis/plakat), g brukt sm diskusjnsmateriale. Hensikten med å standardisere veggavisen/plakaten er å gjøre gså andres veggaviser/plakater lett gjenkjennelige g leselige fr deg. Endringsarbeide krever blant annet at ditt budskap fremføres på en verbevisende, lett frståelig g kraftfull måte. Her er en fin måte å trene seg på! Veiledning Det skal fremgå hvilke mål sm har vært satt. Veggavisen/plakaten skal være lettlest g lett å frstå, dvs. krte tekster g versiktlige diagrammer. Dette er et meget viktig punkt, g er av str betydning! Beskriv krtfattet de utprøvinger g tiltak dere har gjrt. Redegjør fr resultatene bruk f.eks grafer fra Extranet / eller andre SPS- diagrammer! Knklusjn på gruppens arbeide så langt. Gi en refleksjn ver hva dere har ppdaget eller lært av arbeidet deres. Presenter planene fr det videre frbedringsarbeidet. Fr å utfrme Veggavisen/plakaten kan dere f. eks. bruke en kartngplate med skrift, grafikk etc. Eller dere kan lage flere pwerpint-ark sm dere mnterer sammen. På neste side følger en mal fr fremstilling av veggavis/plakat. (Har dere spørsmål, ta kntakt med gruppens veileder.) 11
Mal fr veggavis/plakat Tittel Team:.. Intrduksjn Krt intrduksjn m bakgrunnen fr prsjektet, samt enkle data sm belyser prblemstillingen. Målet med deltakelsen i Læringsnettverket Beskriv krt hensikten med prsjektet samt det verrdnede mål dere har satt. Utprøvninger g freløpige resultater. Redegjør med nen få rd de tiltak g utprøvinger dere har gjennmført. De sm har hatt spesiell betydning frklares mer inngående. Beskriv bare det sm har med selve utprøvningen å gjøre. Beskriv således ikke frskjellige møter, presentasjner eller frarbeide. Resultatene fremstilles grafisk 1, med tid langs x-aksen. Kmmentarer til grafen Marker i grafen tidspunkter fr de frskjellige utprøvningene samt eventuelle hendelser sm dere vil kmmentere. Planlagt frtsettelse når vi kmmer hjem. Beskriv i nen få setninger videre planlagte utprøvninger. Sammendrag g refleksjn. Hva har dere lært - så langt? 1 Bruk gjerne fremstilling av data fra Extranet til å presentere egne data 12
Sluttrapprt (skjema 4) Frist: 2.august 2014 Deltakende enhet: Tallfestet mål: Gruppeleder: Måleansvarlig: Gruppemedlemmer: Veileder: Sluttrapprten skal være på maks 3 sider inkludert grafer. Rapprten skal være en sammenfatning av gruppens arbeid g gi anledning til refleksjn ver det sm er gjrt i løpet av hele prsjektperiden. Kpier malen g skriv rett inn i den mens du sletter ledetekstene (alt sm har vanlig skrift) etter hvert g behld de uthevede verskriftene. Beskrivelse av avdelingen (type avdeling, antall sengeplasser/brukere, antall stillinger fr leger pleiepersnale, sekretær sv. - maks. linjer) Hensikten med prsjektet g mål (Plan) Hvrfr: Frklar krt hvrfr dere ville endre det dere har endret. Gi eventuelt en krt beskrivelse av den situasjnen dere ønsket å ppnå ved endringene. Hva: Resultatmål, tiltaksmål g balanserende mål beskrives her. Tiltak (D) Hvrdan: Beskriv krt (eventuelt punktvis) alle tiltak g endringer sm dere har prøvd ut g innført, med en krt kmmentar m hva dere lærte. Målinger (Study) Beskriv krt målemetden(e) dere har benyttet, på en slik måte at andre kan frstå hvrdan dere har målt, g tlker diagrammene. Husk at mål g målinger må passe sammen. Gi en grafisk fremstilling av målingene ver tid ved å skille på baseline g tiden etter endring er innført 2. Extranet anbefales eller ev. andre SPC-diagrammer. Nevn gså målgruppe, g eksklusjns/ inklusjnskriterier der det er aktuelt. Resultat (Act) Beskriv resultatene av prsjektet, både det dere har målt g andre resultater dere har bservert. Frtell m diagrammet viser hvrvidt dere har ppnådd signifikante frbedringer, g m prsessen varierer mindre etter intervensjn enn før prsjektet startet. Læring Beskriv rammer g vilkår fr teamets arbeid i prsjektperiden (f.eks. hyppigheten g tid til teammøter, fristilling av persnale). Har det blitt vesentlige endringer i rganisasjnen i prsjektperiden (f.eks. persnale, bruk av tid g andre ressurser)? Beskriv krt det viktigste dere har lært av fagkunnskap g frbedringskunnskap. Hva har vært mest givende g mest vanskelig ved å arbeide med frbedringskunnskap? Hva er deres samlede erfaringer med Læringsnettverksmetden? Veien videre Beskriv hvilke planer det er lagt fr videre arbeid med kvalitetsutvikling. Er det inngått avtaler med ledelsen m dette? Hvis ikke, beskriv ønskene teamet har fr det fremtidige arbeid. Selvevalueringstall g sluttrapprten sendes til utviklingssenteret fr sykehjem g hjemmetjenester innen fristen E-pstadresse: line.hurup.thmsen@stavanger.kmmune.n 2 Extranet gir slike fremstillinger