Styremøte 24. juni 2014 Sted: Tåsenveien 14 E, Christian Nissen Til stede: Christian Nissen, Tore Broholt, Anette Gundersen, Renate Salomonsen, Arne Reisegg Myklestad, Vivi Christensen Forfall: Referent: Vivi Christensen Møtet startet kl. 18.30 Gjennomgang av referat/oppfølging av saker fra forrige styremøte: Nummerskilt: Noen av skiltene er montert feil, og noen steder henger de gamle skiltene igjen. Anette har forsøkt å kontakte skiltmontøren uten å lykkes, prøver igjen. Ansvarlig: Anette. Vivi sender mail til Bjørn Selvik Sak 996/1183/1205 Høyt tre til sjenanse i nabohagen til Spångbergveien 7 og Jutulveien 37. Treet vokser i en hageparsell tilhørende Spångbergveien 7. Renate tar kontakt med Berit og andelseier får melding om å beskjære eller felle treet. Treet tilhører Spångbergveien 7 Ansvar: Renate Renate har vært i kontakt med andelseieren og foreslår at treene fjernes da de er til sjenanse for andre andelseiere jfr. vedlikhold punkt 6.1.g Sak 1104 Flygende takstein fra garasje. Styret kjøper ny mønestein og reparerer taket. Det dukker stadig opp småreparasjoner. Espen undersøker vaktmesterkapasitet hos kolleger. Axl ber om tilbud på småreparasjoner hos firmaet som gjør utbyggingen i Spångbergveien 15. Ses i sammenheng med flere saker, det innhente samlet anbud hos flere tilbyder. Christian har innhentet pris med Mikael Birenat som er refistrert i fortaksreg. Styret går for at han tar jobben.
Sak 1112 Ødelagt kjellerlem i Tv 10. Settes på Espens liste over småreparasjoner, og Axls liste, jfr. saken ovenfor. Ses i sammenheng med flere saker, det innhente samlet anbud hos flere tilbyder. Sak 865 Diverse saker vedrørende rapport fra Infratek. Jo Røed innhenter anbud på utbedring av feil som ble påpekt av Infratek. Anette purrer på Jo Røed. Jo Røed har lovet å sette fart på saken. Sak?? Rettsaken behandlet i Lagmannsretten, dommen ventes innen fire uker. Anette melder at advokat Sjøvold var fornøyd. Saksøker hadde endret vinkling på saken, det ble kommentert av retten. Dom avsagt 31. mars, borettslaget er frifunnet på alle punkter. Deler av saken er anken til Høysterett. Høyesterett har avslått saken. Det sendes brev til beboeren med pålegg om å endre tilbygget i forhold til byggevedtektene, og at kravene i henhold til dommen oppfylles. Anette tar kontakt med Terje Sjøvold Sak 1114 Tilbud vedrørende rensing av rør, fra firmaet Gravco; kr. 1280 pr leilighet, ekskl. mva.. Uforpliktende informasjon kan gis på styremøte. Styret inviterer noen fra Gravco til neste styremøte. Anette tar ansvar for å ringe. Sak 1107 Kart over borettslaget settes på dagsorden i et senere styremøte. Christian/Anette. Christian undersøker hva som finnes i PBE/Infobanken. Arne jobber videre med saken. Arne sjekker hva et digital kart over området koster. Sak 1089 Tilbakebetaling av garantisum for utskiftet verandadør, Tåsenveien 18B. Beboer har fått beskjed om å legge fram kvittering for kjøp/montering av ny verandadør. Anette tar kontakt med andelseieren. Sak 1148 Pumpe i Jutulveien 39 Anette ber Rørpartner sjekke om pumpen virker. Rørpartner er bestillet til å orden saken. Det er bestillt. Anette følger opp.
Sak 1155 Tåsenveien 14 H, verandadør som ikke flukter. Husansvarlig Espen melder tilbake til andelseier om at døren skal monteres slik at den er i flukt med vinduene, med forslag til hvordan det kan gjøres. Kledning stikker for langt ut i forhold til knotten. Anette blir med på befaring og følger opp saken sammen med Arne. Jo Røed bør bli med. Sak 1153 Søknad om skifte av vinduer i opprinnelig hus kropp Tåsenveien 14 H Husansvarlig melder tilbake at refusjon innvilges når vinduene er skiftet og kvittering framlegges. Arne følger opp saken. Ta kontakt med Alice. Sak 1174 Sprosser på vindu i Tåsenveien 10. Følgende vedtak ble fattet på styremøte 27/5 14: Styret må dessverre avslå din søknad om å få beholde blyglassvinduet uten utenpåliggende sprosser. Det hører til andelseiers ansvar å sørge for at vinduene blir vedlikeholdt og har sprosser. Sprossevinduene er vesentlig del av det arkitektoniske uttrykket på husene i borettslaget vårt. Dersom det skal gjøres unntak fra en så grunnleggende regel, må det dokumenteres at unntaket er godkjent av et tidligere styre. Det er ikke gjort i dette tilfellet. Flere andeleiere har fått pålegg om sprosser evt. skifte av vindu. Styret kan ikke gi deg spesialbehandling i forhold til andre. Dersom du ikke synes at det er pent med utenpåliggende sprosser utenpå et blyglassvindu kan du, som tidligere nevnt, få hele vinduet skiftet uten kostnad for deg. Beboeren har protestert Christian fortsetter forhandlinger med TV10. Sak 1182 Spånbergveien 23. Tett kloakk. Spv. 23 og Tv. 18 og 16 har fått byttet rør pga forskyvning i systemet. Saken er utbedret. Saken er meldt forsikringsselskapet. Det må ordnes med gjerde til Spv. 16. Tore sender liste til Røa Gjerdefabrikk om å sette i gang. Sak 1147 Søknad om bod i Jutulveien 29 A. Vi må ha et situasjonskart slik at vi kan se hvor boden skal ligge. Mail er sendt 27.05.
Situasjonskart er ikke sendt. Vi ber om tegninger med riktig størrelse og plassering samt godkjenning fra alle naboer også fra JV 31. Nye saker. Sak 1151 Terrassedør JV 35 Styret innvilger at de kan beholde tidligere innsatte Terrassedøren i hovedbygget og tilbygg. Sak 1173 SPV 7.Maling av huset utføres av Mikael. Spyling av rør vil bli sett i sammenheng med en større utredning av borettslagets rør. Spylingen som er foretatt 24. april dekkes av borettslaget. Beboeren kan ta kontakt med borettslag forsikringsselskap IF. Sak 1177 Murarb. SPV.16 a /reperasjon av lyskasse/port til hage Christian og Tore ser på saken og ber evt Mikael om at utføre arbeidet, Porten til hagepasellen bestilles hos Røa Gjerdefabrikk Sak 1179 Utskifting av vinduer i SPV 19. Styret må få vite hva det er for et vindu. Hvis det er vinduet på sydsiden kan utskifting av vinduet innvilges. Sak 1180 Klage fargevalg SPV 3. Styret har ikke fargekode og vi kan derfor ikke be beboerene om at det males om. Styret avventer større fasadeutredning. Sak 1184/1207/1213 Ferdigbefaring SPV 3. Anette og Renate. Refusjon av garantibeløp ordnes hvis alt er ok. Sak 1186 Klage på diverse forhold ved utbygging av TV 14 H Styret tar kontakt med TV. 14 H og finner ut hvilke løsninger det er tenkt. Arne sender svar til 2. etasje. Sak 1194 JV 30 Trapp, kabel tv ledning, maling, murpuss Trapp nevnt på 1194
Kabel tv ledning Tore forsøker å feste ledningen. Maling og murpuss refunders innenfor en rimelig grenser. Sak 1195 Utskifting/refusjon inngangsdør JV 35 Refusjon gis med 40% maks kr 5.000,. Vivi sjekker om døren trenger og skiftes ut Sak 1212 Rørlegger SPV 1 Til høsten er det planer om å spyle rør i borettslaget. Renate tar kontakt med beboerne om de har prøvd avløpsrens mudo Sak 1198 Platting SPV 17 Ifølge vedtektene er det mulig å oppføre levegg på 1.80 m x 4 m med varsling til naboer Anette svarer på saken. Sak 1202 Påbygg i 2 etg. SPV. 15 Styret er positive men det bør fremlegges tegninger. Sak 1203/1208 Anette svarer på info til SPV 19 Sak 1209 Tørkestativ Spv. 9 Renate og Anette tar kontakt med Berit og ser på saken. Sak 1210 Vann i kjeller SPV 17 Gravco kontaktes av Arne. Anette holdes orientert. Neste styremøte: tirsdag 19. august hos Arne kl. 18.30 Møtet avsluttet klokken 22:15. Rutiner
Styremøtene og saksbehandlingsrutiner, innspill fra Christian. Vi er enige om: Vi gjeninnfører saksjournal for styremøtene, helst en uke før styremøtet. Styreleder fordeler saker fortløpende, slik at det blir delegert til styremedlemmene å forberede og framlegge saker. Vi skal bruke kayako systemet når vi kommuniserer med andelseierne. Vi bruker fortrinnsvis sms varsling når vi trenger å kommunisere med andre i styret, utenom selve saksbehandlingen i styremøtene. De siste 15 minuttene av hvert styremøte bruker vi til å gjennomgå referatet, skrive det ut og undertegne dagens referat. Styret diskuterte saksbehandlingen før og under styremøtene, ut fra punktene ovenfor. Vi er enige om å publisere en tekst på nettsiden der vi minner andelseierne om at styret av og til har så mange saker til behandling, at det ikke kan garanteres at saken blir behandlet på det første møtet etter at saken er sendt inn. Styret innskjerper at alle husansvarlige har ansvar for å forberede seg på saker fra sine hus. Dersom det kommer inn saker som husansvarlig vurderer at det haster å behandle, meldes dette tydelig inn i forkant av styremøtet. Den enkelte husansvarlige har også ansvar for å behandle små og ukompliserte henvendelser utenom styremøtene, og deretter lukke disse sakene i saksbehandlingssystemet.