HITRA KOMMUNE Fillan den: 03.09.2012 Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet 2011-2015 Innkalling til møte i Formannskapet 2011-2015 Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Rådhus - Ordførers kontor 06.09.2012 Kl 12:00 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: 72 44 17 00 eller postmottak@hitra.kommune.no Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 7855.05.16178 7240 Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no
Side 2 av 2
Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket PS 114/12 Godkjenning av protokoll fra møte den 28.08.2012 PS 115/12 Strand oppvekstsenter - Renovering
PS 114/12 Godkjenning av protokoll fra møte den 28.08.2012
HITRA KOMMUNE Oppvekstsektoren Arkiv: 614 Saksmappe: 2011/1366-12 Saksbehandler: Kjell Roar Sæther Dato: 30.08.2012 Strand oppvekstsenter - Renovering Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet 2011-2015 06.09.2012 115/12 Kommunestyret 2011-2015 06.09.2012 99/12 Vedlegg: 1. NOTAT fra byggeleder datert 03.09.2012 2. Kostnadskalkyle - Rehabilitering innenfor tiltak 1-6 datert 03.09.2012, og 3. Kostnadskalkyle - Rehabilitering innenfor tiltak 1-10 datert 03.09.2012. Innstilling: 1. Prosjekt renovering Strand oppvekstsenter avd. skole gis tilleggsfinansiering med kr. 2 085 000,- slik at endelig justert ramme for prosjektet blir 12 500 000,-. 2. Økt ramme finansieres med lånemidler kr. 1 670 000,- og momskompensasjon kr. 415 000,- 3. Det delegeres til rådmannen å inngå kontrakter med tilbydere innenfor prosjektets totale rammer. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Kjell Roar Sæther Kommunesjef Oppvekst Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no
Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Kommunestyret har vedtatt gjennom prioriteringer i gjeldende investeringsbudsjett at det skal gjennomføres renovering av Strand oppvekstsenter avd. skole. Det er satt av midler til renovering i investeringsbudsjettene for 2010, 2011 og 2012: Investeringsbudsjettet for 2010 kr. 3 000 000,- Investeringsbudsjettet for 2011 kr. 3 000 000,- Investeringsbudsjettet for 2012 kr. 7 000 000,- SUM Investeringsplan kr. 13 000 000,- Nytt varmeanlegg Våren 2010 ble det avdekket betydelige lekkasjer på varmeanlegget ved skolen. Hitra formannskap gjorde på bakgrunn av dette slikt vedtak i sak 136/10 i møte 11.08.2010: 1. Formannskapet tar til etterretning at det brukes inntil 2 mill. kr til nytt varmeanlegg på Strand oppvekstsenter. 2. Kostnadene dekkes ved bruk av midler bevilget til Strand oppvekstsenter i 2010. 3. Saken går som melding til kommunestyret. Etter gjennomført reparasjon av varmeanlegget sto det igjen i underkant av kr. 11 000 000,- til renovering av skolen. Prosjektering 2012 Prosjekteringskostnader i 2012 har beløpt seg til i underkant av kr. 500 000,-. Dette er kostnader knyttet til utarbeidelse av anbudspapirer og nødvendig bistand i anbudsprosessen og i forhandlinger knyttet til revidert prosjekt. SUM Investeringsplan kr. 13 000 000,- Nytt varmeanlegg (Sak FSK 136/10) - kr. 2 065 000,- Sum påløpte prosjekteringskostnader 2012 - kr. 495 000,- SUM disponibelt til prosjektet pr. sept. 2012 kr. 10 440 000,- Saksopplysninger Anbudsprosess Rådmannen gjennomførte våren 2012 en anbudsprosess der en vurderte at følgende tiltak kunne gjennomføres innenfor rammene av prosjektet: 1. Godkjent avløpsanlegg 2. Branntekniske utfordringer 3. Heis 4. Ventilasjon 5. Garderober kroppsøving 6. Renovering / oppgradering av skolekjøkken / kantine 7. Garderober 1.-7. trinn 8. Lyddemping akustiske forhold 1. etg. 9. Skifte av vinduer 10. Solavskjerming Innenfor tiltakene 1-10 ligger det også en generell oppussing av de fleste rom i berørt areal, dvs nye gulv, maling av vegg og himling. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no
Side 3 av 3 Tiltak som ble antatt å havne utenfor økonomisk ramme, og som dermed ikke ble inntatt i anbudsgrunnlaget, var: 11. Ombygging av personalfløy 12. Sanering av oljefyr, ny varmepumpe 13. Garderober for framtidig elevtallsøkning Den økonomiske rammen for gjennomføring av prosjektet er på ca. 10,44 Mkr. inkl. mva. Prosjektet ble lagt ut på anbud våren 2012. Ved fristens utløp var det innkommet 1 anbud. Anbudet, med tillegg blant annet moms og reserver, vill gitt en totalkostnad på ca. 19 Mkr, dvs 8,5 Mkr. over prosjektets rammer. (Se vedlegg 3). Anbudskonkurransen ble på dette grunnlag avlyst, og anbudet forkastet. Forhandlinger - nedjustert prosjekt Kommunen gikk deretter i forhandlinger med anbyder om et nytt nedjustert prosjekt, med utgangspunkt i punktene 1-6 (Punktene 7-10 fra opprinnelig anbud ble dermed uttatt fra anbudsgrunnlaget): 1. Godkjent avløpsanlegg 2. Branntekniske utfordringer 3. Heis 4. Ventilasjon 5. Garderober kroppsøving 6. Renovering / oppgradering av skolekjøkken / kantine Nytt anbud, med tillegg blant annet moms og reserver, ga denne gang en totalkostnad på ca. 12,5 Mkr. (Se vedlegg 2) Vurdering Gjenstående midler til disposisjon er ca. kr. 10 440 000,-. Sum kostnader for å gjennomføre punktene 1-6 over beløper seg til ca. kr. 12 525 000,-. Prosjektet trenger dermed en tilleggsfinansiering på kr. 2 085 000,- for å kunne gjennomføres. Rådmannen legger med dette fram sak om tilleggsfinansiering i tråd med signaler gitt i Hitra formannskap, teknisk komite og oppvekstkomiteen hhv. 28. og 29. august. I teknisk komite ble det bedt om kostnadsvurderinger knyttet til ytterligere oppgradering, punktene 7 10: Teknisk komite ber om at det framlegges sak for tilleggsbevilgning på Strand skole jfr. pkt. 1-6 i notat fra Jørgen Olsen datert 27.08.2012. I tillegg bes det om en økonomisk oversikt over ytterligere oppgraderinger ved Strand skole, jfr. tidligere saksframlegg. Rådmannen viser i den forbindelse til vedlagte kostnadskalkyler for hhv Kostnadskalkyle - Rehabilitering innenfor tiltak 1-6, og Kostnadskalkyle - Rehabilitering innenfor tiltak 1-10. Det vises for øvrig til vedlagte notat, kostnadskalkyler og til innstillingen. Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak 72 44 17 00 72 44 17 90 4223.59.80139 6345.06.16178 7240 Hitra Org.nr. 938 772 924 E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: www.hitra.kommune.no
Hitra kommune 7240 Hitra Strand skole - rehabilitering NOTAT PROSJEKTNR./ PROSJEKT: AV: Jørgen Olsen DATO: 03.09.2012 1 TEKST BAKGRUNN FOR SAKEN Det er planlagt rehabiliteringsarbeider ved Strand skole som omfatter ombygging og rehabilitering. Innenfor samme prosjekt er det tidligere foretatt oppgradering av varmeanlegget med nytt distribusjonsanlegg for vannbåren varme ved skolen. Det ble i mai/ juni 2012 gjennomført åpen anbudskonkurranse for arbeidene med anbudsfrist 15.06. Ved anbudsfristens utløp var det innkommet ett tilbud, dette fra EH Bygg AS. Tilbudet lå langt over budsjettert ramme, og konkurransen ble avlyst. Etter avlysning av opprinnelig konkurranse ble det gått i dialog med EH Bygg ettersom dette var eneste tilbyder. Det ble bedt om tilbud på deler av den opprinnelige beskrivelsen, med den hensikt å ta ned prosjektet slik at det kunne gjennomføres innen økonomisk ramme. 2 SAKSOPPLYSNINGER I anbudsgrunnlaget for den første konkurransen lå følgende prioriterte tiltak til grunn: 1. Godkjent avløpsanlegg 2. Brannteknisk utbedring 3. Heis 4. Ventilasjon 5. Garderober kroppsøving 6. Renovering/ oppgradering skolekjøkken/ kantine 7. Garderober 1-7 trinn 8. Lyddemping akustiske forhold i 1 etg 9. Skifte av vinduer 10. Solavskjerming Innenfor tiltakene 1-10 ligger det også en generell oppussing av de fleste rom i berørt areal, dvs nye gulv, maling av vegg og himling.
NOTAT side 2 av 3 TEKST Tiltak som ble antatt å havne utenfor økonomisk ramme var: 11. Ombygging av personalfløy 12. Sanering av oljefyr, ny varmepumpe 13. Garderober for framtidig elevtallsøkning Den økonomiske rammen for gjennomføring av prosjektet var på ca 11 mill kr. inkl. mva. Konkurransens eneste anbud på tiltak 1-10 var på kr. 16.581.000,- inkl. mva i ren entreprisekostnad, kostnader som tilkommer gjør at normalbudsjett blir høgere. Nedjustering av prosjektet: Etter at anbudskonkurransen ble avlyst og det eneste tilbudet forkastet har Hitra kommune gått i dialog med arkitekten og EH Bygg om reduksjon av prosjektet og innhenting av nytt tilbud, i den hensikt å komme innenfor rammen. Tiltakene er derfor redusert til å gjelde følgende: 1. Godkjent avløpsanlegg 2. Brannteknisk utbedring 3. Heis 4. Ventilasjon 5. Garderober kroppsøving 6. Renovering/ oppgradering skolekjøkken kantine Generell oppussing av klasserom og andre rom er ikke medtatt, slik at foruten tiltakene 1-6 så vil ikke skolen fremstå som renovert etter at prosjektet er gjennomført. Ventilasjonsanlegg er lagt som åpent anlegg (slik som Fillan skole) for å spare kostnader, og dermed ikke innebygd under himling. Det gjøres oppmerksom på at det i de etterfølgende utregninger er lagt til grunn annet behov for økning av økonomisk ramme enn det som lå til grunn i notat av 27.08.2012. Dette skyldes at forrige notat ikke var oppdatert på allerede påløpte kostnader fra 2010 og fram til i dag. Dette er nå gjennomgått og revidert. Som videre tekst viser dreier det seg om ca kr. 290.000 i økt behov for tiltak 1-6 og omtrent uendret for tiltak 1-10. At det ikke er endring for tiltakene 1-10 skyldes at man har valgt å sette finansieringskostnader (byggelån) til verdi 0. Dette er også gjort for tiltakene 1-6, men gir ikke samme utslag på grunn av størrelsen på totalsummen. Det gjøres også oppmerksom på at det for tiltakene 1-10 er lagt inn kostnader forbundet med prisstigning i byggetida. Dette er ikke gjort for tiltakene 1-6 da man i revidert tilbud har bedt om faste priser ut byggeperioden. Gjennomføring av tiltak 1-6 i henhold til nytt tilbud: For å kunne gjennomføre tiltakene 1-6 er man avhengig av en entreprisekostnad (entreprenørens tilbud) opp i mot ca 7,5 mill kr. Kostnader som tilkommer entreprisekostnaden er merverdiavgift, uforutsette kostnader, byggeledelse/ adm og finansieringskostnader. Nytt tilbud fra EH Bygg på ovenfor listede tiltak 1-6 ble mottatt 23.08.2012. Tilbudet er på kr. 8.931.000,- eks mva og er inkludert prisstigning i byggeperioden. Dette blir dermed ca 2,1 mill kr inkl. mva over den økonomiske rammen, når andre kostnader er medregnet. Gjennomføring av opprinnelig anbudsgrunnlag: Ved å gjennomføre de opprinnelige tiltakene 1-10 som lå i anbudskonkurransen er man avhengig av ytterligere større økonomisk ramme. For å beregne økonomisk ramme for tiltakene 1-10 må anbudsprisen påplusses merverdiavgift, uforutsette kostnader,
NOTAT side 3 av 3 TEKST byggeledelse/adm, finansieringskostnader og prisstigning. Nødvendig ramme vil da være ca 19 mill kr, og dermed behov for økning på ca 8,5 mill. Det vises til vedlagte kostnadskalkyler som viser hvilke kostnader som er lagt til grunn, og hvordan behov for økning av ramme er kalkulert. VURDERING Prosjektet ved Strand skole er underfinansiert. For å komme innenfor den økonomiske rammen må prosjektet reduseres ytterligere. Alternativet er å øke rammen i henhold til vedlagte kalkyler. En ytterligere reduksjon vil føre til at det ikke vil være mulig å gjennomføre utbedring av garderober for kroppsøving (som er i dårlig forfatning) og sannsynligvis heller ikke skolekjøkken/ kantine. Tiltakene 1-4 må ses som grunninvesteringer i et renoveringsprosjekt ved skolen. De er tiltak som uansett ville måtte gjennomføres først i et renoveringsprosjekt. Det vil derfor ikke være et alternativ å utsette disse til senere. I kostnadskalkylene er posten for uforutsette kostnader lagt på 10%. Dette er et minimum ved rehabiliteringsarbeider på en så gammel skolebygning, og posten innebærer således en viss risiko for å være for liten.
HITRA KOMMUNE Rehab Strand skole KOSTNADSKALKYLE Rehabilitering innenfor tiltak 1-6 Postbeskrivelse Kroner TOTALENTREPRISEKOSTNAD Anbud EH Bygg AS 8 931 540 GENERELLE KOSTNADER Prosjektering ( 4 % av entr.kost. ) Utgår, er inkl. i tot.entreprisekostnad Administrasjon ( 2,5 % av entr.kost. ) 223 289 SPESIELLE KOSTNADER Finansieringskostnader, 4 % p.a. i 1 år. - Mva 25 % 2 232 885 PROSJEKTKOSTNAD 11 387 714 MARGINER OG RESERVER Uforutsett, 10 % 1 138 771 NORMALBUDSJETT 12 526 485 ØKONOMISK RAMME Opprinnelig ramme totalt 13 000 000 Påløpt tidligere oppgradering av varmeanlegget 2010/ 2011 (2 066 667) Påløpte prosjekteringskostnader 2012 (494 422) SUM ramme 10 438 911 Behov for økning av ramme 2 087 574 03.09.2012 Jørgen Olsen
HITRA KOMMUNE Rehab Strand skole KOSTNADSKALKYLE Rehabilitering innenfor tiltak 1-10 Postbeskrivelse Kroner TOTALENTREPRISEKOSTNAD Anbud EH Bygg AS 13 265 000 GENERELLE KOSTNADER Prosjektering ( 4 % av entr.kost. ) Utgår, er inkl. i tot.entreprisekostnad Administrasjon ( 2,5 % av entr.kost. ) 331 625 SPESIELLE KOSTNADER Finansieringskostnader, 4 % p.a. i 1 år. - Mva 25 % 3 316 250 PROSJEKTKOSTNAD 16 912 875 MARGINER OG RESERVER Prisendring, 2 % i 1 år 338 258 Uforutsett, 10 % 1 691 288 NORMALBUDSJETT 18 942 420 ØKONOMISK RAMME Opprinnelig ramme totalt 13 000 000 Påløpt tidligere oppgradering av varmeanlegget 2010/ 2011 (2 066 667) Påløpte prosjekteringskostnader 2012 (494 422) SUM ramme 10 438 911 Behov for økning av ramme 8 503 509 03.09.2012 Jørgen Olsen