BERGEN KOMMUNE 4/16 Hovedarbeidsmilj øutvalget Endringer i AMU struktur I Bergen kommune SV$I ESARK-0738-20140241 1-13 Hva saken gjelder: Bergen kommune har AMU i alle byrådsavdelinger og foretak. Organisasjonen endres fra tid til annen. Endringer kan medføre nedleggelse eller opprettelse av AMU. For å unngå uklarheter og ulik praksis foreslåes vedlagte instruks som beskriver fremgangsmåten ved endringer i AMU struktur Instruksen klargjør balansen mellom krav i AML og organisasjonens styringsrett. Ved å beskrive prosessen punktvis Ønsker man å veilede partene til å være i samsvar med krav i AML og samtidig ha en hensiktsmessig arbeidsmåte. Instruksen foreslår følgende arbeidsmåte Oppretting av AMU En virksomhet bestemmer at det skal opprettes AMU på grunnlag av at virksomhetens struktur endres. Dette gjelder når endringen skjer på virksomhetsnivå der AMU i dag er plassert, grunnet splitting av enheter, oppretting av nye enheter aller andre endringer. Virksomheten skal opprette AMU i henhold til AML krav og orientere HAMU om opprettelsen. Ved splitting av enheter på virksomhetsnivå er det en nye virksomheten som gjennomfører prosessen. Virksomheten behandler sak internt iht regler for medvirkning i AML og Hovedavtalen. HVO i virksomheten skal medvirke i oppretting av AMU. Organisasjons sammenslutninger skal delta i form at rett og plikt til å utpeke ansatte representanter iht AML. Organisasjons sammenslutninger skal også medvirke i form at rett og plikt til å medvirke ved organisatoriske endringer, herunder endringer i vemeorganisasjonen. Administrasjonen i gjeldende virksomhet har vedtaksrett i spørsmålet hvorvidt det skal opprettes nytt AMU i en enhet.
Dersom arbeidsgiver har valgt å ikke opprette AMU kan HAMU med hjemmel i AML kap 7 7.2 (5) vedta at arbeidsgiver skal opprette AMU som følge av en endring i organisasjonen som utvalget mener fordrer opprettelse av nytt utvalg i henhold til gjeldende AMU struktur. HAMU har uttalerett i spørsmålet hvorvidt det skal opprettes nytt AMU i en enhet. Nedlegging av AMU En virksomhet bestemmer at et AMU skal nedlegges på grunnlag av at virksomhetens struktur endres. Dette gjelder når endringen skjer på virksomhetsnivå der AMU i dag er plassert, grunnet splitting av enheter, oppretting av nye enheter aller andre endringer. Ved splitting av enheter på virksomhetsnivå gjennomfører virksomheten som eier AMU prosessen. HVO i virksomheten skal medvirke ved nedlegging av AMU. Organisasjons sammenslutninger skal medvirke i form at rett og plikt til å medvirke ved organisatoriske endringer, herunder endringer i verneorganisasj onen. Administrasjonen i gjeldende virksomhet har vedtaksrett i spørsmålet hvorvidt AMU i en enhet skal nedlegges HAMU har uttalerett i spørsmålet hvorvidt det skal AMU i en enhet skal nedlegges. På denne bakgrunn inviteres HAMU til å avgi følgende uttalelse: 1. Forelagt instruks ivaretar kravene til AML kap 6. 2. Instruksens beskrivelse av 1-IAMU sin rolle tas til etterretning 3. Arbeidsgiver forventes å gjøre instruksen kjent og følge opp ledere ift bruk av instruksen Ove Foldnes kommunaldirektør Bjørg Lædre HR-direktør Dato: 19.november2Ol5 Svein Sivertsen - saksbehandler Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: 01 014 Instruks for endring av AMU struktur i Bergen kommune
Vedlegg: 01014 Instruks for endring av AMU struktur i Bergen kommune 1. Hensikt Instruksen skal klargjøre hvordan endringer i AMU strukturer skal gjennomføres. Prosesser i Bergen kommune skal ivareta AML krav samt gjennomføres på en hensiktsmessig måte i henhold til kommunens struktur. 2. Målgruppe Kommunens ledelse, HAMU og alle AMU. Organisasjonene. 3. Definisjoner HMS: Helse- Miljø og Sikkerhet HAMU: Hovedarbeidsmiljøutvalg Konsernnivå i Bergen Kommune AMU: Arbeidsmiljøutvalg Byrådsavdeling i Bergen Kommune AMG: Arbeidsmiljøgruppe i resultatenhet under byrådsavdeling i Bergen Kommune L-HVO: Ledende Hovedverneombud HVO: Hovedverneombud BHT: Bedriftshelsetjeneste AML: Arbeidsmiljøloven Gjennomføring 3.1 Grunnlag Ved endringer i AMU struktur stiller AML krav til AMU oppbygging, sammensetning og saksprosesser. Det er imidlertid ingen direkte føringer eller bestemmelser om prosessen rundt endringer, det være seg nedlegging eller oppretting av AMU. AML stiller også krav til a AMU/HAMU skal behandle spørsmål angående den «...interne vernetjeneste» som AMU er en del av. Dette betyr at HAMU skal ha saken oppe til uttalelse for å kunne påvirke i en prosess. HAMU kan også vedta at arbeidsgiver bør opprette AMU som følge av en endring i organisasjonen som utvalget fordrer opprettelse av nytt utvalg. For Bergen kommune gjelder derfor denne instruks som en intern rutine med beskrivelse av 3.2 Oppretting av AMU
w En virksomhet bestemmer at det skal opprettes AMU på grunnlag av at virksomhetens struktur endres. Dette gjelder når endringen skjer på virksomhetsnivå der AMU i dag er plassert, grunnet splitting av enheter, oppretting av nye enheter aller andre endringer. Virksomheten skal opprette AMU i opprettelsen. henhold til AML krav og orientere HAMU om Ved splitting av enheter på virksomhetsnivå er det en nye virksomheten som gjennomfører prosessen. Virksomheten behandler sak internt iht regler for medvirkning i AML og Hovedavtalen. HVO i virksomheten skal medvirke i oppretting av AMU. Organisasjons sammenslutninger skal delta i form at rett og plikt til å utpeke ansatte representanter iht AML. Organisasjons sammenslutninger skal også medrvirke i form at rett og plikt til å medvirke ved organisatoriske endringer, herunder endringer i verneorganisasjonen. Administrasjonen i gjeldende virksomhet har vedtaksrett i spørsmålet hvorvidt det skal opprettes nytt AMU i en enhet. HAMU kan som et tiltak hjemlet i AML kap 7 7.2 (5) vedta at arbeidsgiver skal opprette AMU som følge av en endring i organisasjonen som utvalget fordrer opprettelse av nytt utvalg. HAMU har uttalerett i spørsmålet hvorvidt det skal opprettes nytt AMU i en enhet. 3.3 Nedlegging av AMU En virksomhet bestemmer at et AMU skal nedlegges på grunnlag av at virksomhetens struktur endres. Dette gjelder når endringen skjer på virksomhetsnivå der AMU i dag er plassert, grunnet splitting av enheter, oppretting av nye enheter aller andre endringer. Ved splitting av enheter på virksomhetsnivå er gjennomfører virksomheten som eier AMU prosessen. HVO i virksomheten skal medvirke ved nedlegging av AMU. Organisasjons sammenslutninger skal medvirke i form at rett og plikt til å medvirke ved organisatoriske endringer, herunder endringer i verneorganisasjonen. Administrasjonen i gjeldende virksomhet har vedtaksrett i spørsmålet hvorvidt AMU i en enhet skal nedlegges HAMU har uttalerett i spørsmålet hvorvidt det skal AMU i en enhet skal nedlegges.
3.4 Resultat Nærmeste leder er ansvarlig for at det gjøres en skriftlig avtale med Verneombudet som beskriver løsningen på verneombudets tid til vernearbeid, gjennomføring og avtale om evaluering. 4. Vedlegg 5. Registreringer Endringer i AMU struktur skal alltid meldes som sak til HAMU. Saken skal til uttalelse og må derfor være HAMU i hende i god tid før endringen. 6. Kryssreferanser BKDOK-2013-00762.O1 HMS-lnstruks for Bergen kommune Ol HAM U/AMU i Bergen kommune 7. Eksterne referanser Internkontrollforskriften med lovhjemler Arbeidsmiljøloven Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 8. Versjonsmerknad Versjon 01: Versjon Revisjon Endring 01 00 Oppretting av dokument
Gjelder HMS Styrende dokument: Overordnet lnstwks BK-dok. id.: r1t BERGEN KOMMUNE Ansvarlig: Strategisk HMS rådgiver Svein Sivertsen Revisjon: 00 V Ol 013 Endring av AMU struktur i Bergen Versjon: 1.00 kommune fra: 1.1.2016 Verifisert: Godkjent: Side: I av 4 1. Hensikt Instruksen skal klargjøre hvordan endringer i AMU strukturer skal gjennomføres. Prosesser i Bergen kommune skal ivareta AML krav samt gjennomføres på en hensiktsmessig måte i henhold til kommunens struktur. 2. Målgruppe Kommunens ledelse, HAMU og alle AMU. Organisasjonene. 3. Definisjoner HMS: Helse- Miljø og Sikkerhet HAMU: Hovedarbeidsmiljøutvalg Konsernnivå i Bergen Kommune AMU: Arbeidsmiljøutvalg Byrådsavdeling i Bergen Kommune AMG: Arbeidsmiljøgruppe i resultatenhet under byrådsavdeling i Bergen Kommune L-HVO: Ledende Hovedverneom bud HVO: Hovedverneombud BHT: Bedriftshelsetjeneste AML: Arbeidsmiljøloven Gjennomføring 3.1 Grunnlag Ved endringer i AMU struktur stiller AML krav til AMU oppbygging, sammensetning og saksprosesser. Det er imidlertid ingen direkte føringer eller bestemmelser om prosessen rundt endringer, det være seg nedlegging eller oppretting av AMU. AML stiller også krav til a AMU/HAMU skal behandle spørsmål angående den «...interne vernetjeneste» som AMU er en del av. Dette betyr at HAMU skal ha saken oppe til uttalelse for å kunne påvirke i en prosess. HAMU kan også vedta at arbeidsgiver bør opprette AMU som følge av en endring i organisasjonen som utvalget fordrer opprettelse av nytt utvalg. For Bergen kommune gjelder derfor denne instruks som en intern rutine med beskrivelse av
HMS Styrende dokument: Overordnet Instruks BK-dok. id.:. kommune Ø) BERGEN KOMMUNE Ansvarlig: Strategisk HMS rådgiver Svein Sivertsen Revisjon: 00 Ol 013 Endring av AMU struktur i Bergen Versjon: 1.00 Gjelderfra: 1.1.2016 Verifisert: Godkjent: Side: 2 av 4 3.2 Oppretting avamu En virksomhet bestemmer at det skal opprettes AMU på grunnlag av at virksomhetens struktur endres. Dette gjelder når endringen skjer på virksomhetsnivå der AMU i dag er plassert, grunnet splitting av enheter, oppretting av nye enheter aller andre endringer. Virksomheten skal opprette AMU i opprettelsen. henhold til AML krav og orientere HAMU om Ved splitting av enheter på virksomhetsnivå er det en nye virksomheten som gjennomfører prosessen. Virksomheten behandler sak internt iht regler for medvirkning i AML og Hovedavtalen. HVO i virksomheten skal medvirke i oppretting av AMU. Organisasjons sammenslutninger skal delta i form at rett og plikt til å utpeke ansatte representanter iht AML. Organisasjons sammenslutninger skal også medrvirke i form at rett og plikt til å medvirke ved organisatoriske endringer, herunder endringer i verneorganisasjonen. Vedta ksrett Administrasjonen i gjeldende virksomhet har vedtaksrett i spørsmålet hvorvidt det skal opprettes nytt AMU i en enhet. HAMU kan som et tiltak hjemlet i AML kap 7 7.2 (5) vedta at arbeidsgiver skal opprette AMU som følge av en endring i organisasjonen som utvalget fordrer opprettelse av nytt utvalg. HAMU har uttalerett i spørsmålet hvorvidt det skal opprettes nytt AMU i en enhet. 3.3 Nedlegging av AMU En virksomhet bestemmer at et AMU skal nedlegges på grunnlag av at virksomhetens struktur endres. Dette gjelder når endringen skjer på virksomhetsnivå der AMU i dag er plassert, grunnet splitting av enheter, oppretting av nye enheter aller andre endringer. Ved splitting av enheter på virksomhetsnivå er gjennomfører virksomheten som eier AMU prosessen.
HMS Styrende dokument: Overordnet Instruks BK-dok. id.: Revisjon: 00 Ol 013 Endring av AMU struktur i Bergen Versjon: 1.00 W7fl kommune Gjelder fra BERGEN KOMMUNE Ansvaiiig:StrategiskHMS 1.1.2016 Verifisert: Godkjent: Side: 3 av 4 HVO i virksomheten skal medvirke ved nedlegging av AMU. Organisasjons sammenslutninger skal medvirke i form at rett og plikt til å medvirke ved organisatoriske endringer, herunder endringer i verneorganisasjonen. Administrasjonen i gjeldende virksomhet har vedtaksrett i spørsmålet hvorvidt AMU i en enhet skal ned legges HAMU har uttalerett i spørsmålet hvorvidt det skal AMU i en enhet skal nedlegges. 3.4 Resultat Nærmeste leder er ansvarlig for at det gjøres en skriftlig avtale med Verneombudet som beskriver løsningen på verneombudets tid til vernearbeid, gjennomføring og avtale om evaluering. 4. Vedlegg 5. Registreringer Endringer i AMU struktur skal alltid meldes som sak til HAMU. Saken skal til uttalelse og må derfor være HAMU i hende i god tid før endringen. 6. Kryssreferanser BKDOK-2013-00762.O1 HMS-lnstruks for Bergen kommune Dl HAM U/AMU i Bergen kommune 7. Eksterne referanser lnternkontrollforskriften med lovhjemler Arbeidsmiljøloven
HMS Styrende dokument: Overordnet Instruks BK-dok. id.: Z BERGEN KOMMUNE Ansvarlig. Strategisk HMS radgiver Svein Sivertsen Revisjon: 00 Ol 013 End ring av AMU struktur i Bergen Versjon: 1.00 kommune Gjelderfra: 1.1.2016 Verifisert: Godkjent: Side: 4 av 4 Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 8. Versjonsmerknad Versjon 01: Versjon Revisjon Endring 01 00 Oppretting av dokument