HMS/IA handlingsplan 2017-2018 Bakgrunn og mål skal gjennom målretta aktiviteter og tiltak utvikle og vedlikeholde helsefremmende arbeidsplasser som skaper trivsel og gode tjenester. Se HMS-håndbok for sin HMS/IA-handlingsplan skal gjenspeile hvordan vi systematisk skal jobbe for å oppnå et godt arbeidsmiljø og redusere sykefraværet. HMS/IA-handlingsplan er tiltaksretta mot det vi mener har effekt på dette målet. Det handler om mer enn oppfølging av sykmeldte. Det er også det vi gjør før og etter og mens noen er sykmeldte. Ledere har en nøkkelfunksjon i dette arbeidet. I HMS-IA-planen er det fokus på organisering, arbeidsmiljø og den enkeltes arbeidssituasjon. Arbeidet med HMS/IA-planen må sees i nær sammenheng med det øvrige arbeidet på HMS-området; bl. a. 10-faktor medarbeiderundersøkelse og vernerunder. Arbeidsgiver har ansvar for å drive systematisk HMS-arbeid og det skal gjøres i nært samarbeid med arbeidstakerne, deres tillitsvalgte og vernetjenesten. Det betyr at partssamarbeidet må styrkes der det ikke allerede er satt i system. Rådmannen og tillitsvalgte undertegnet sammen med NAV arbeidslivssenter 13.11.2014 en ny samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv for perioden 2014-2018 i Lillehammer. IA-avtalens overordna mål er å bedre arbeidsmiljøet, styrke jobbnærværet, forebygge og redusere sykefravær og hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. knytter her sammen HMS-arbeid og oppfølging av IA-avtalens mål til en HMS/IA-plan. IA- avtalens tre delmål på nasjonalt nivå er: 1. Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal i 2001. Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. 2. Hindre frafall og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. 3. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med tolv måneder. Med dette menes økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). 15.08.2017 15:08:34 1/13
Fokusområder i HMS/IA- handlingsplan 2017 2018: 1. Organisering Hvordan vi organiserer det daglige arbeidet og iverksetter faglige mål, har stor betydning for den enkelte arbeidstakers arbeidshverdag og muligheten til å få brukt sin kompetanse. Er de ansatte med på å formulere mål for tjenesten? Er det forståelse og oppslutning om de faglige målene i virksomheten? Er det klart hva den enkeltes rolle og ansvar er for å nå de faglige målene? Har de ansatte tydelige arbeidsoppgaver og en avklart rolle når de kommer på jobb hver dag? Rolleklarhet er en av flere faktorer som er viktig for trivsel, selvstendighet og mestringstro. 2. Ledelse Vi vet at noe av det viktigste ledere kan gjøre, er å følge opp ansatte, være tett på ansatte i arbeidshverdagen. Har ledere tid til å følge opp de ansatte? Har ledere jevnlige oppfølgingssamtaler med de ansatte? En regelmessig kort samtale med den enkelte arbeidstaker er viktig både for arbeidstaker og arbeidsmiljøet som helhet. Det å bli sett av leder kan være helt avgjørende for arbeidstakeres trivsel og helse på arbeidsplassen. Det er ikke nok med en årlig medarbeidersamtale. De ansatte må ha mer kontakt med sin leder. Medarbeiderundersøkelsen peker på mestringsorientert ledelse som en viktig faktor. For å utvikle mestringsorientert ledelse må leder og medarbeider ha regelmessig kontakt. 3. Partssamarbeid På hver arbeidsplass skal det være jevnlige medbestemmelse mellom leder, tillitsvalgte og verneombud. Det er leder sitt ansvar å tilrettelegge for dette samarbeidet, og partene plikter å delta. Gjennom disse møtene er det et mål å utvikle forståelse for utfordringene på den enkelte arbeidsplass og en felles holdning til hvordan det gjennom dialog skal jobbes for å møte utfordringene. Støtte/bistand 15.08.2017 15:08:34 2/13
- enheten skal bistå og støtte ledere i å oppfylle målene i HMS/IA handlingsplan. Som støttefunksjon kan bidra med rådgivning, drøftinger, opplæring og bistand i enkeltsaker og i generelle arbeidsmiljøtiltak. Andre viktige samarbeidsparter er Bedriftshelsetjenesten og NAV. Delmål 1i IA-avtalen er knyttet til å oppnå økt nærvær og redusert sykefravær. I dette ligger generelle arbeidsmiljøtiltak i tillegg til konkrete tiltak overfor sykmeldte. Arbeide for å redusere sykefravær til 7 % for kommunen som helhet (enhetene vil ha ulike mål) Strategiske mål Aktivitet/tiltak Ansvar Tidsfrist Målgruppe 15.08.2017 15:08:34 3/13
Kommunenivå: Systematisk HMS fokus på det forebyggende nærværsarbeidet Forenkle og tydeliggjøre HMS-verktøy i Standarden og på Intranettet HMS/IA-handlingsplan skal evalueres og rulleres årlig i samarbeid med vernetjenesten og tillitsvalgte Årlig i januar Ledere, ansatte og tillitsvalgte Hele organisasjonen skal arbeide aktivt sammen med KS og NAV om IA-ledelse 2.0. jobber for å øke nærværet og å redusere sykefraværet på definerte satsingsområder som Lillehammer helsehus, i hjemmetjenesten, tilrettelagte tjenester og i barnehagene /rådmann 2017-18 LHH, hjemmetjenesten, tilrettelagte tjenester og barnehager Informasjonsmøte for sykemeldte arbeidstakere og den sykmeldte sin leder hver 1. mandag i mnd. Kl 1400 Sykmeldte sammen med sin leder Gjeldende arbeidsgiverpolitikk i skal gjennomgås og evalueres for å skape en arbeidsgiverpolitikk for framtida 2017-18 Hele organisasjonen Tjenesteområdenivå: Planmessig oppfølging av medarbeiderundersøkelsen i hele organisasjonen. To-ledere, avdelingsledere og rektorer 2017-18 Vold og trusler om vold: Arbeidsplasser som er utsatt for vold og trusler i tjenesten skal kartlegge risiko og iverksette tiltak for å forebygge og å håndtere trusselsituasjoner. Planene skal være i overensstemmelse med nye regler om vold og trusler gjeldende fra 1.1.17. Ansatte i aktuelle tjenesteområder HMS/IA handlingsplan i skal gjennomgås på personalmøter for økt forståelse for helheten i HMS/IA-arbeidet etter en 15.08.2017 15:08:34 4/13 Årlig Ansatte gjennom
oppsatt plan i enheten. personalmøter Det skal lages plan for oppfølging av medarbeiderundersøkelsen i alle enheter Leder, avdelingsleder, rektorer 2017-18 Ansatte gjennom personalmøter Gjennomføre medarbeidersamtale. For medarbeidere som har særskilte utfordringer, skal det tas hensyn til det, uansett livsfase, der tilrettelegging er Leder mulig og hensiktsmessig. Løpende oppfølging av tiltak etter tiltaksplan Leder skal prioritere jevnlig oppfølging av medarbeidere. Det skal drøftes hvordan dette kan gjennomføres på medbestemmelses/partsmøter i enheten og i oppfølging/etterarbeid av medarbeiderundersøkelsen Leder skal ha fokus på organisering av arbeidet for å bidra til rolleklarhet gjennom tydelige arbeidsoppgaver og klare forventninger til medarbeidere. For å ivareta det forebyggende arbeidet skal det planlegges og besluttes aktiviteter og tiltak i alle tjenesteområder/avdelinger med utgangspunkt i vernerunde og medarbeiderundersøkelse. (bruk aktivitetsplan bakerst i HMS/IA-planen ) Enheten skal sette mål for sykefravær/nærvær i tjenesteområdet/avdelingen og utarbeide tiltak for å nå målet. (Aktivitetsplan, se mal bakerst i dette dokumentet) Tjenesteområder/avdelinger med over 10 % fravær over tid (minimum et kvartal) skal utarbeide en særskilt tiltaksplan for å redusere sykefraværet. (Aktivitetsplan, se mal bakerst) Følge Rutiner for oppfølging av sykemeldte. Leder Årlig Ved behov Sykmeldte arbeidstakere 15.08.2017 15:08:34 5/13
Delmål 2 i IA-avtalen handler om hvordan skal inkludere arbeidstakere med redusert funksjonsevne. vil legge vekt på tiltak for å beholde ansatte med redusert funksjonsevne i arbeid. Strategiske mål Aktivitet/tiltak Ansvar Tidsfrist Målgruppe Beholde ansatte med redusert funksjonsevne Kommunenivå: Omplasseringsutvalget skal gjennom ukentlige møter søke å omplassere arbeidstakere ved behov til egnet arbeid ut ifra arbeidstakers erfaring og kompetanse. Se Kriterier for behandling i omplasseringsutvalget. Ukentlig Tjenesteområdenivå: Det er et mål at sykmeldte arbeidstakere som hovedregel skal være gradert sykmeldt. Arbeidsgiver skal så langt som mulig tilrettelegge for andre arbeidsoppgaver for sykmeldte arbeidstakere. Jfr. tilretteleggingsplikten i Arbeidsmiljølovens 4-2 og 4-6 Leder Leder melder ansatt, som av helsemessige årsaker ikke kan stå i jobben til omplassering, evt. til andre avklaringstiltak. NAV arbeidslivssenter kan kontaktes for nærmere info Leder Samarbeide med NAV/arbeidslivssenter og BHT om behov og muligheter for tilrettelegging på arbeidsplassen for arbeidstakere som står i fare for å bli sykmeldt/er sykmeldt Leder Være en utprøvingsbedrift for andre IA-bedrifter Kommunenivå/tjenesteområdenivå: Vurdere områder hvor vi kan tilby praksisplasser (IA-arbeidsplasser) NB. Vurder muligheter for virkemidler via NAV /tjenesteområde Hele organisasjonen 15.08.2017 15:08:34 6/13
15.08.2017 15:08:34 7/13
Delmål 3 i IA-avtalen handler om hvordan oppnå IA- avtalens mål om å forlenge yrkesaktiviteten etter fylte 50 år. Strategiske mål Aktivitet/tiltak Ansvar Tidsfrist Legge til rette for og ivareta seniorer Kommunenivå: Forskningsbasert kunnskap og dialog med ansatte skal gi grunnlaget for en framtidsrettet og god personalpolitikk overfor eldre arbeidstakere. Rådmann/ skal tilrettelegge for informasjonsmøte om pensjon for medlemmer i KLP og SPK. Årlig Tjenesteområdenivå: Fra fylte 58 år skal medarbeidersamtalen ha særlig fokus på tiltak som kan gjøre at arbeidstakere velger å stå lengst mulig i jobb. Leder Årlig Arbeidstakere over 60 år i turnusarbeid skal fritas for nattarbeid hvis de ønsker det. Leder Bidra til å sikre kompetanseoverføring mellom ulike aldersgrupper. Kommunenivå/tjenesteområdenivå Gjennom utvikling av interne læringsarenaer (læring gjennom praksis i interne møtefora) )skal kompetanseoverføring og kompetansedeling mellom ulike aldersgrupper sikres Rådmann//ledere gjennom kompetanseplan 15.08.2017 15:08:34 8/13
15.08.2017 15:08:34 9/13
Andre mål og aktiviteter: Strategiske mål Aktivitet/tiltak Ansvar Tidsfrist Målgruppe Kommunenivå: Ledere i Lillehammer kommune skal være trygge og kompetente Lederskole for utvikling av operative lederferdigheter tilbys ledere i etter halvårig plan Halvårlig plan Ledere Tjenesteområdenivå: Gjennom deltakelse i lederopplæringsprogram og gjennom ansvarsdialog med sektorsjef/to-leder skal leder identifisere egne utviklingsmål Sektorsjef/TO- leder Ledere Samarbeid med tillitsvalgte og vernetjeneste både på overordnet nivå og på tjenestenivå skal være preget av gjensidig respekt og forståelse Kommunenivå: Det skal være minst to fellesmøter i året mellom kommuneledelse, hovedverneombud og hovedtillitsvalgte hvor kun IA og HMS står på dagsorden (jfr. IA- avtalen). Arrangere «verneombudets dag» Rådmann/ HVO/ 2017 2-3 ganger i året Partene og HVO Verneombud Grunnopplæring for ledere, nye verneombud og AMU-medlemmer som ikke har gjennomgått grunnkurs /HVO Vår 2018 Ledere, verneombud og nye AMU-medlemmer som ikke har grunnkurs Det skal arrangeres felles opplæring/work-shop for ledere, tillitsvalgte og verneombud i sentrale temaer knyttet til samarbeid mellom partene i samarbeid med ledere, tillitsvalgte og vernetjeneste 2017 Ledere, tillitsvalgte og verneombud 15.08.2017 15:08:34 10/13
Tjenesteområdenivå: Det skal lages plan for jevnlige, faste medbestemmelsesmøter/partsmøter gjennom året (minimum 4) mellom ledere og tillitsvalgte/vernetjeneste lokalt i tjenesteområdene hvor bl.a. oppfølging av HMS/IA-plan skal være tema. Øvrige tema; se Hovedavtalens del B, særlig 1-4 og 3-1 og Verneombudets oppgaver og rolle i Standarden. tillitsvalgte og verneombud Leder tar initiativ til en plan for møtene Ledere, tillitsvalgte og verneombud Samarbeid med BHT Samarbeid med NAV Kommunenivå: Det skal gjennomføres 2 samarbeidsmøter med BHT årlig, (se årlig aktivitetsplan) der også NAV arbeidslivssenter, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud deltar. Etter plan, HVO, tillitsvalgte, BHT og NAV arbeidslivssenter NAV Arbeidslivssenter og skal jobbe sammen ut mot virksomhetene med utgangspunkt i HMS/IA handlingsplan. Det skal gjennomføres jevnlige samarbeidsmøter mellom NAV Arbeidslivssenter og der tema er arbeid med HMS/IA-planen i virksomhetene. i samarbeid med NAV Arbeidslivssenter Etter plan Prioriterte områder i IAledelse 2.0 NAV arbeidslivssenter skal på etterspørsel informere om aktuelle tema på to-leder-møter. Rådmann/-sjef Etter plan for ledermøter Ledere Tjenesteområdenivå: Nav arbeidslivssenter og BHT skal bistå tjenesteområdene i lokale utviklingsprosjekter etter nærmere avtale. Det innebærer også oppfølging av IA-ledelse 2.0 i aktuelle tjenesteområder. /leder Gjennom året 2017 Aktuelle tjenesteområder 15.08.2017 15:08:34 11/13
HMS/IA aktivitetsplan for TO/fagenhet/avdeling 2017 Mål Aktivitet/tiltak Ansvar Tidsfrist Dato for gjennomført Ansatte skal ha kunnskap om HMS/IA-handlingsplan Konkret gjennomgang av planen på personalmøter sammen med oppfølging av medarbeiderundersøkelse, vernerunder og IAledelse 2.0 der det er aktuelt, skal gi grunnlag for beslutning om tiltak. Disse aktivitetene må sees i sammenheng. verneombud/tillitsvalgte Min 4 ganger i året for beslutning av tiltak og evaluering Styrke medbestemmelse/ trepartssamarbeidet Sette opp plan for minimum 4 medbestemmelse-/partsmøter gjennom året på arbeidsplassen tillitsvalgte og verneombud Gjennom året Følge opp og utarbeide tiltak etter medarbeiderundersøkelse Drøfte og beslutte tiltak etter resultater fra medarbeiderundersøkelse de ansatte Gjennomføre vernerunde Drøfte resultater etter vernerunde/risikovurdering og beslutte tiltak de ansatte Årlig innen 1. februar Sette mål for for reduksjon sykefravær på arbeidsplassen Drøfte mål for redusert sykefravær på arbeidsplassen de ansatte Årlig Tiltaksplan der det er over 10 % fravær over tid (min ett kvartal) Lage konkret handlingsplan for sykefraværsoppfølging de ansatte, tillitsvalgte og verneombud Ved behov 15.08.2017 15:08:34 12/13
Mål Aktivitet/tiltak Ansvar Tidsfrist Dato for gjennomført 15.08.2017 15:08:34 13/13