ANSKAFFELSE: KONSULENTTJENESTER IKT VADSØ: 04.05.2016 Tillegg 4: Spørsmål/svar/endringer Alle spørsmål og endringer legges under fortløpende. Nyeste spørsmål/svar/endring kommer øverst. Alle spørsmål/endringer som har fått en dato er besvart og ferdigbehandlet. Ref. Spørsmål Svar/endringer Dato besvart/endret 50 I kapittel 1.5 i prekvalifiseringsgrunnlaget sta r det at det er anledning til a søke om prekvalifisering pa ett eller flere delomra der. Er det mulig for en tilbyder a søke prekvalifisering i flere konstellasjoner innenfor samme delomra de? HINAS Svar: Det er ikke anledning for en tilbyder a søke prekvalifisering i flere konstellasjoner innenfor samme delomra de. Henviser til «Tillegg 5 Underleverandører» 04.05.2016 NYTT SPM: Ref. svar på over - Vi tolker dette slik at en tilbyder, da kan inngå i flere konstellasjoner, så fremt dette er på forskjellige delområder. Samt at tilbyder må da være konsekvent mht. til å være enten underleverandør på alle områder eller hovedleverandør.
Dvs. man kan ikke være underleverandør på et delområde og hovedleverandør på et annet. 49 I Vedlegg D - svarskjema erfaring skal det skrives inn Firmanavn, kunde. Dersom vi bruker underleverandørs erfaring, skal det fylles inn navn på underleverandør eller tilbyders navn + kundenavn? Eller er det kun kundenavn dere er ute etter? 48 1. Kan en underleverandør søke med flere tilbydere på et Delområde. Ja eller nei? 2. Kan en tilbyder prekvalifisere seg på et Delområde og senere velge å avstå fra en konkurranse direkte og heller delta som underleverandør under en tilbyder? Ja eller nei? Her skal kun firmanavnet til Kunden som har mottatt leveransen oppgis. 1. Henviser til «Tillegg 5 Underleverandører» 2. Det er ingen plikt for leverandør å delta i konkurransen. Bruk av underleverandører vil bli regulert i konkurransegrunnlaget. 04.05.2016 04.05.2016 Ref. 29 Vi har problemer med cellene i Vedlegg D- Svarskjema erfaring, ifbm. Prekvalifisering Konsulenttjenester IKT. Spørsmål: Cellene i Vedlegg D har restriksjoner på størrelse når man utvider cellen, men det er ingen restriksjoner på antall ord vi kan skrive inn. Det medfører at ikke hele teksten i cellene vises når denne kommer over en viss lengde. Er det muligheter for at dere kan endre mal? 47 Viser til vedlegg D - svarskjema erfaring. - Hvordan vektes/evalueres "leveransens verdi" og "beskrivelse av leveransen?" - Hva ønskes beskrevet under feltet "måloppnåelse"? Vedlegg D «Svarskjema erfaring» vil ikke oppdateres med ny versjon. En celle kan her utvides til maks, noe som vurderes som tilstrekkelig. Tilbyder må derfor være kort og konsis ved utfyllelse av malen og ikke ha en tekst som overgår størrelsen på cellen. Viser til prekvalifiseringsgrunnlagets punkt 2.2.2 Tilbyders erfaring. Her fremkommer det hva Oppdragsgiver vil vektlegge under evalueringen. Under «beskrivelse av leveransen» er det ønskelig at tilbyder beskriver leveransen sett opp mot det/de delområdene det søkes på. Under «måloppnåelse» er det ønskelig at tilbyder beskriver hva tilbyder har bidratt med i form av eksempelvis bedre prosesser, systemer etc. samt 04.05.2016 04.05.2016
- Hvilke må-krav er forventet under" beskrivelse av leveransen"? Hva ønskes beskrevet under "beskrivelse av leveransen"? 46 Ref. svar på spørsmål 22. Dette spørsmålet fra oss gjelder ikke Oracle database, men teknisk og funksjonell kompetanse på applikasjonen Oracle e- business suite (ERP). Gjelder alt fra tilpasninger, bruk av systemet, application management og opplæring. Vi ser av forklaringen av delområdet G (Drift og forvaltning av ITsystemer og plattformer) at det hovedsakelig dekker plattform og infrastruktur, mens teksten på delområdet I (Applikasjonsforvaltning) dekker mer det vi ser på som funksjonell kompetanse på Oracle e-business suite. 45 Det refereres flere ganger til begrepet "konsulentformidling" i prekvalifiseringsgrunnlaget, og i forbindelse med krav til erfaring. Ved tidligere anbud har dette begrepet også dekket rekruttering av konsulenter til faste stillinger. Ved tidligere sammenlignbare anbud har "konsulentformidling" blitt definert på følgende måte: "Formålet med anskaffelsen er for Kunde å knytte seg til en virksomhet som formidler konsulenttjenester fra eksterne aktører og ikke fra egne ansatte konsulenter. Rekruttering av konsulenter er, på lik linje som formidling av konsulenter, en formidling av arbeidskraft mellom selger og kjøper av konsulenttjenester. Konsulentformidling og rekruttering har felles formål, å formidle arbeidskraft ut i markedet. Arbeidet med konsulentformidling og rekruttering har klare likhetstrekk og arbeidsprosedyrene er relativt like for virksomheten. Basert på dette presiseres det at begrepet «formidling av konsulenttjenester» også omfatter virksomhet som angår rekruttering av konsulenter til eksterne oppdragsgivere." hvorvidt prosjektet ble gjennomført i henhold til definerte rammer for oppdraget og hvorvidt målet med oppdraget ble nådd. Kompetanse på Oracle e-business suite (ERP) kan høre inn under delområde G (Drift og forvaltning av IT-systemer og plattformer), men også delområde I (Applikasjonsforvaltning). Som angitt i svar på spørsmål 22 vil behovene kunne variere ut fra de enkelte bestillingene fra helseforetakene. Dette vil fremkomme av minikonkurransene. Henviser til Vedlegg C «beskrivelse av delområder». Her etterspørres firmaer som står for formidling av konsulenter som ikke er direkte ansatt hos formidlingsfirmaet. Dette omfatter kun videreformidling av konsulenter og ikke rekruttering av konsulenter til faste stillinger. 04.05.2016 04.05.2016
Dekker denne definisjonen rekruttering av konsulenter til faste stillinger her også? 44 1. Vi ser at det råder stor uklarhet vedr hovedleverandør og underleverandør. Vi ber om at HINAS håndterer dette grundig og seriøst. Vi ber samtidig om at HINAS vurderer utsettelse av frist for prekvalifiseringstilbud med 2-3 uker. Dette tilsvarer tid til publisering av presiseringer ( spørsmål 9 og 31) relatert til hoved- og underleverandørforhold. Disse uklarhetene bidrar til at leverandørene må stokke om på konstellasjoner som det er brukt betydelige ressurser på å lande for å gi HINAS best mulig tilbud. 2. Kan en hovedleverandører prekvalifisert på delområde A og B være underleverandør til hovedleverandør prekvalifisert på delområde C og D i neste fase av konkurransen? 3. Kan underleverandør på delområde A med hovedleverandør X også være underleverandør på delområde C med hovedleverandør Y i prekvalifiseringen? 4. Kan underleverandør på delområde A med hovedleverandør X også være underleverandør på delområde C med hovedleverandør Y i neste fase av konkurransen? 43 Er det slik at en underleverandør kan ha samarbeid med 1 hovedleverandør på område A og en annen hovedleverandør på område C? og at begrensningen mht samarbeid i konstellasjoner gjelder kun dersom du er hovedleverandør? 42 Rammeavtaleforespørselen IKT-tjenester fra HINAS er veldig store og viktige rammeavtaler for mange norske Henviser til «Tillegg 5 Underleverandører» 04.05.2016 Henviser til «Tillegg 5 Underleverandører» 04.05.2016 Henviser til «Tillegg 5 Underleverandører» 04.05.2016
konsulentselskaper. Konsulentselskapene har i lang tid jobbet med forskjellige konstellasjoner for å øke muligheten til å vinne konkurransene og som er tilpasset selskapenes forretningsmodell. Opprinnelig Konkurransegrunnlag og revidert konkurranse grunnlag sier at: "Det er anledning til å søke om prekvalifisering for ett eller flere delområder. Tilbyder skal fylle ut vedlegg A Kvalifikasjonsområder for hvilke delområder tilbyderen vil kvalifisere seg for." og "Oppdragsgiver vil prekvalifisere minimum 20 tilbydere per delområde (A-J), så fremst det er 20 kvalifiserte tilbydere." Dette sier at delområdene vil bli behandlet som selvstendige konkurranser uten avhengighet til hverandre. Som er og har vært normal praksis på denne type rammeavtaler i mange år. Basert på utlysningen har aktørene da startet med de konstellasjoner som var diskutert i lang tid og tilpasset de til utlysningen. Fleste norske selskaper er ikke store nok til å dekke alle delområdene med både kompetanse og kapasitet, men har flere har noen delområder hvor de klart har dette og som de ønsker å være hovedleverandør. Vi er en leverandørkonstellasjonen på tre hovedleverandører som tilsammen tilbyr alle delområdene. Hovedleverandøren for hvert delområdet ble bestemt av hvem som var best egnet til dette. Vi har alle egen kapasitet i mange delområder og vil derfor støtte hverandre som underleverandører til hverandre. Vi har etablert store konstellasjoner som følger denne strukturene.
Vesentlige endringer i etablert praksis må komme frem i konkurransegrunnlaget og ikke som endringer under konkurransen. En endring som medfører at det blir innført en avhengighet mellom delområdene, anser vi å være en vesentlig endring av konkurransegrunnlaget og vil da måtte føre til en ny utlysning. Vi ber om at HIANS om følgende: - Beskrive rasjonale bak hvorfor en hovedleverandør på et delområdet, ikke kan være en underleverandør på et annet delområdet - Revurdere om det skal tillates at en hovedleverandør på et delområdet, også kan være en underleverandør på et annet delområdet. Vi må be om en meget rask tilbakemelding på denne henvendelsen. I tillegg favoriserer en slik endring under konkurransen spesielt de store leverandørene som kan levere hele spekteret, det er etter vår oppfatning svært uheldig og vil kunne begrense konkurransen og skape unødvendig konkurransevridning. 41 Viser til svar på spørsmål 24. Vi får ikke helt klarhet i hva underleverandører skal levere av dokumentasjon. En underleverandør som forplikter seg til å støtte tilbyders erfaring, vil de måtte levere noe annen dokumentasjon enn forpliktelseserklæring? Spørsmål 2: 1. Viser til svar på spørsmål 38. 2. Tilbyder skal samle referansene innenfor hvert område. Det skal ikke fremkomme hvilket firma som har de ulike referansene, kun navn på hovedleverandør. Forpliktelseserklæring skal fylles ut og krysses av for «Tilbyders erfaring». 04.05.2016
I vedlegg D - Svarskjema erfaring: Skal både tilbyder og underleverandører levere separate "Vedlegg D - Svarskjema erfaring", ellers skal tilbyder levere samle referansene innenfor hvert område? I så fall, skal det fremkomme hvilket firma av tilbyder/underleverandør som har de forskjellige referansene? 40 I have the following question: In 3.3. it says that you need to apply in Norweging, Swedish or Danish. It took us a week to have the texts translated to English. Translating our texts back to Norwegian will leave us no time for the deadline. Are you willing to accept all texts written in English? All our work for the Helse regions is done in English anyway... 39 Vi ønsker å avklare om vi som tilbyder skal levere fulle attester/dokumenter om våre underleverandører i et konsortium. Referring to the prequalification document 3.3.The prequalification application letter must be in Norwegian, Swedish or Danish. Documentation must be in Norwegian, Swedish, Danish or English. 04.05.2016 Se svar på spørsmål 38. 04.05.2016 Vi tolker pkt. 2.2.1 i Prekvalifiseringsgrunnlaget som at det kun er tilbyder (hovedleverandør) som skal dokumentere økonomisk og finansiell stilling så fremt tilbyder (hovedleverandør) ikke ønsker å støtte seg på andre foretaks økonomiske og finansielle soliditet. I Vedlegg D, arkfane «Veiledning» står det følgende: Dersom tilbyder består av flere leverandører eller hovedleverandør/underleverandør kan ansvarlig leverandør/hovedleverandør støtte seg på erfaringen til de øvrige leverandører/underleverandører. Det må i så tilfelle sendes inn all etterspurt dokumentasjon for øvrige leverandører/underleverandører.
Betyr dette at hovedleverandør skal legge ved all etterspurt dokumentasjon også for underleverandører i et konsortium? 38 Vi referer til deres excel ark vedlegg D svarskjema erfaring v2. og "fliken" veiledning. " Dersom tilbyder består av flere leverandører eller hovedleverandør/undereleverandør kan ansvarlig leverandør/hovedleverandør støtte seg på erfaringen til de øvrige leverandører/underleverandører. Det må i så tilfelle sendes inn all etterspurt dokumentasjon for øvrige leverandører/underleverandører samt at dokumentert forpliktelseserklæring må fylles ut for å dokumentere at ansvarlig leverandør/hovedleverandør har tilgang til kapasiteten hos øvrige leverandører/underleverandør. Dokumentasjonskrav for underleverandør er forpliktelseserklæring. Dersom hovedleverandører leverer inn referanser fra underleverandør skal dette fremkomme av forpliktelseserklæring. Videre skal vedlegg E Kravspesifikasjon fylles ut med en beskrivelse av hvordan avtalen med underleverandør er utformet, samt selskapsstruktur for underleverandør. 04.05.2016 Vi tolker at dokumentasjonskravet fra underleverandører er følgende: Forpliktelseserklæring Beskrivelse av underleverandørs organisasjonsstruktur evnt. referanser Er det riktig tokning at dette er tilstrekkelig dokumentasjon fra undereleverandørene for å kunne bli prekvalifisert? 37 I svar på spørsmål 9 står det: "Se svar spørsmål 2. For øvrig er det i prekvalifiseringen ikke anledning til å levere søknad selv på et delområde og som underleverandør på et annet delområde." Har vi forstått det riktig at man ikke kan søke om å delta som hovedleverandør på delområde A og ikke underleverandør på delområde B samtidig? Henviser til tillegg 5 Underleverandører. 04.05.2016
36 Er det riktig forstått at underleverandører ikke skal levere dokumentasjon i henhold til formelle krav (skatteattester, firmaattest, etisk forsvarlig virksomhet)? 35 Er det mulighet for å bruke samme referansebeskrivelse på flere delområder om Fagområdet går igjen i flere delområder? 34 1. Stilles det krav til ytterligere dokumentasjon som underleverandører må levere utover forpliktelseserklæring? og i så fall hvilken? 2. Har dere krav til søknadsbrevet utover at det skal være signert av person som kan forplikte tilbyder og at det skal oppgis kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e- postadresse? 33 Dok 05 - Eventuelt dokumentasjon på etisk forsvarlig virksomhet. Har dere noen mal/template tilsvarende dere ønsker skal benyttes her? 32 Jeg viser til spørsmål/svar nr. 2 og 9 vedrørende dette tema og trenger en klargjøring. 31 Har firma X mulighet til å søke om prekvalifisering innenfor delområde A og samtidig være underleverandør til firma Y innenfor delområde F? Vi viser til svar på spørsmål nummer 9. Vi ber om bekreftelse på at svaret er riktig i forhold til presiseringen om at man ikke kan være hovedleverandør på et delområde og samtidig være underleverandør på et annet delområde. Vi kan altså f.eks. Det er korrekt oppfattet. Hovedleverandør står ansvarlig for underleverandør. Ja. 04.05.2016 1. Se svar spørsmål 24. 2. Se prekvalifiseringsgrunnlaget punkt 3.1 «signering» og punkt 4.3 «kommunikasjon i prekvalifiseringsperioden» siste avsnitt. Nei, søker velger selv format på dokumentasjon. Se for øvrig prekvalifiseringsgrunnlaget punkt 2.1.3 «etisk forsvarlig virksomhet» for når det er et krav til tilbyder om å levere dokumentasjon. 29.4.2016 29.4.2016 Firma X vil ikke ha denne muligheten. 29.4.2016 Det er korrekt oppfattet. 29.4.2016
ikke søke prekvalifisering på Delområde A som hovedleverandør og samtidig søke prekvalifisering som underleverandør i en konstellasjon på Delområde C? 30 1 - Ved bruk av underleverandører er det da forventet at de også leverer på formelle krav, det vil si «Attest for skatt og merverdiavgift» og «Firmaattest»? 2 Er det forventet at tilbyder leverer på dokumentasjonskravet «Etisk forsvarlig virksomhet» selv om tilbyder ikke er dømt eller kjent skyldig i oppgitte forhold? Hvis dette er tilfelle hvordan vil dere ha dette dokumentert? 29 Vi har problemer med cellene i Vedlegg D- Svarskjema erfaring, ifbm. Prekvalifisering Konsulenttjenester IKT. Spørsmål: Cellene i Vedlegg D har restriksjoner på størrelse når man utvider cellen, men det er ingen restriksjoner på antall ord vi kan skrive inn. Det medfører at ikke hele teksten i cellene vises når denne kommer over en viss lengde. Er det muligheter for at dere kan endre mal? 28 1. Det fremgår av tidligere spørsmål og svar at en tilbyder ikke kan delta i flere konstellasjoner innenfor samme delområde i prekvalifiseringen. Vil man likevel kunne operere som underleverandør til andre prekvalifiserte aktører i neste runde, selv om man søker prekvalifisering direkte selv? 2. Hva slags type rammeavtale vil bli benyttet og vil det være rom for forhandlinger rundt denne når det gjelder for eksempel leveringsmåte og fakturering? 3. Er det et absolutt krav med navn og kontaktinfo til referansene i referansesakene, eller vil det være tilstrekkelig å 1. Nei. Se svar spørsmål 24. 2. Dersom søker ikke er dømt eller kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel, er det ikke nødvendig å sende inn dokumentasjon. Se prekvalifiseringsgrunnlaget punkt 2.1.3 «Etisk forsvarlig virksomhet» for når det er et krav til tilbyder om å levere dokumentasjon. 29.4.2016 Vi vil oppdatere mal. Ny versjon vil publiseres i Mercell. 29.4.2016 1. Det at man er prekvalifisert for et delområde innebærer ikke en plikt til å levere inn tilbud på dette området. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at betingelsene for å levere inn tilbud og muligheter for parallelle tilbud (både være hovedleverandør på et delområde og underleverandør på et annet delområde) vil fremgå av konkurransegrunnlaget. 2. Oppdragsgiver vil benytte egen rammeavtale. Det er ingen rom for forhandling jf. forhandlingsforbudet i forskrift om offentlige anskaffelser 21-1(1). Avtalen vil tilgjengeliggjøres ved utsendelse av konkurransegrunnlag. 29.4.2016
oppgi informasjonen om de ulike referansesakene, men uten å identifisere kunden? 27 Hei, vi ønsker en avklaring på følgende: 1. Om man som leverandør forsøker å kvalifisere seg på flere områder, men ikke blir kvalifisert på et eller flere av disse, vil dette medføre at man også blir utelukket fra områder hvor man blir kvalifisert? 2. Vil det være anledning å ta inn nye underleverandører etter at man er kvalifisert, eller må alle underleverandører meldes i denne kvalifiseringsrunden? 3. Det er et absolutt krav at kunden identifiseres. 1. Nei. 2. Se svar spørsmål 10-3. 29.4.2016 26 Vi ønsker en ytterligere presisering på svaret i «Tillegg 2: Spørsmål/svar/endringer» punkt 9. Vårt selskap leverer en hybridmodell hvor kjernevirksomheten er både konsulentformidling og utleie av egne konsulenter. Vi er landsdekkende innenfor begge områder. Kan vi prekvalifisere oss innenfor delområde K (Konsulentformidling Helse Sør/Øst) og samtidig prekvalifisere oss som konsulentleverandør med bruk av underleverandører innenfor delområdene A-J (alle regioner)? 25 Er det anledning til å ta inn underleverandører senere i anbudsprosessen dersom et selskap prekvalifiserer seg basert på egne kvalifikasjoner, men senere finner ut at det er strategisk riktig å benytte seg av underleverandører? 24 Viser til kvalifikasjonsgrunnlagets vedlegg D - Svarskjema erfaring. I veilederen for dette vedlegget fremgår det "Dersom tilbyder består av flere leverandører eller hovedleverandør/underleverandør kan ansvarlig leverandør/hovedleverandør støtte seg på erfaringen til de øvrige leverandører/underleverandører. Det må i så tilfelle Se svar spørsmål 23. Det er i utgangspunktet anledning til å forsøke å prekvalifisere seg for alle delområder. Dersom dere ikke er et dedikert brokerselskap anbefales det imidlertid å prekvalifisere seg for delområdene A-J (alle regioner). 29.4.2016 Se svar spørsmål 10-3. 29.4.2016 Det er bare nødvendig å sende inn dokumentasjon for det konkrete kvalifikasjonskravet man forplikter seg til fra underleverandør. Oppdragsgiver presiserer at dersom leverandør benytter underleverandør, må underleverandør leve opp til de samme forpliktelsene som hovedleverandør. 29.4.2016
sendes inn all etterspurt dokumentasjon for øvrige leverandører/underleverandører". Menes det med dette at all etterspurt dokumentasjon knyttet til alle kvalifikasjonskrav skal innleveres for alle eventuelle underleverandører? Dersom ja: Vil det være nødvendig å beskrive kvalitetssikringssystemer for en underleverandør dersom underleverandøren er et søsterselskap i samme konsern som hovedleverandøren og derfor er underlagt det samme kvalitetssikringssystemet? 23 1. Spørsmål relatert til delområder: Kan oppdragsgiver definere "Broker" ytterligere? Kan leverandøren levere med en eller flere underleverandører? Kan en Broker ha fast ansatte? Må Brokeren dekke alle områder (A-F) eller kan enkelte områder leveres for å oppfylle rollen? 2. Kan Helseforetak benyttes som referanser når det gjelder tilbyders erfaring? 22 Etter vår kjennskap til Helseforetakene så er det en del aktivitet i forbindelse med forvaltning av økonomi- og logistikk systemer der en vil kreve kompetanse på Oracle OEBS. Dette gjelder eksempelvis forvaltning, support, konfigurering, utvikling og støtte til prosjekter. I hvilket delområdet vil dette høre til? 21 Av Prekvalifiseringsgrunnlaget framgår at Område K (Broker) kun gjelder for HSØ (Helse Sør-Øst). Når det da kommer til konsulentbehov innenfor HSØ, er det da avtalens intensjon at utlysninger av disse konsulentbehovene kun vil utlyses gjennom tildelt partner på Område K (Broker), eller vil disse Dersom man benytter seg av underleverandør gjøres det oppmerksom på det som står under punkt 2.2.4 «Tilbyders organisasjon og organisasjonsstruktur». 1. Det vises til vedlegg C der det fremkommer følgende: «Her etterspørres firmaer som står for formidling av konsulenter som ikke er direkte ansatt hos formidlingsfirmaet.» Oppdragsgiver ønsker et dedikert formidlingsfirma for dette delområdet. Videre utdyping av detaljene rundt brokerfirma vil avklares i neste fase (tilbudsinnlevering/konkurransefasen). 2. Ja. Dette vil variere ut fra de enkelte bestillingene fra Helseforetakene. Avhengig av bestillingen vil dette kunne høre inn under delområde G: Drift, forvaltning, av IT-systemer og plattformer, mens i andre bestillinger kan det falle inn under delområde A. Dette vil fremkomme av minikonkurransene. Det er ikke avtalens intensjon at HSØ sitt konsulentbehov kun skal dekkes gjennom delområde K. HSØ vil inngå avtaler på alle delområder. I konkurransegrunnlaget vil det fremkomme hvordan HSØ vil avrope på delområde K opp mot de øvrige delområdene A-J. 29.4.2016 29.4.2016 22.4.2016
regionale HSØ konsulentbehovene parallelt utlyses også over avtalens Områder A-J? 20 Vi har et spørsmål som går på utforming av besvarelsen. Vedlegg E kravspesifikasjon skal fylles ut med et kryss samt tekst. Det står: Tilbyders svar, Beskrivelse iht. dokumentasjonskrav pkt. 2.2.4 i prekvalifiseringsgrunnlaget Vårt spørsmål går på om det er ønskelig at vi henviser til et vedlegg 2.2.4 hvor vi mer utfyllende kan beskrive punktene. Eller er ønsket til HINAS at vi forholder oss svært kort under disse områdene og ikke benytter noen form for grafiske fremstillinger ei heller henviser til andre vedlegg? Dette gjelder forsåvidt også de andre punktene i kravspesifikasjonen. Det er ønskelig at tilbyder skriver en kort og konsis besvarelse under hvert av punktene i kravspesifikasjonen. Dersom tilbyder mener det er nødvendig, kan det henvises til ytterligere dokumentasjon. 22.4.2016 19 Spørsmål vedrørende bruk av underleverandører i tilbudet; Vil det være mulig for en underleverandør å være del av tilbud til flere leverandører? 18 Viser til Prekvalifiseringsgrunnlaget kapittel "1.3.1 Estimert verdi" og kapittel "1.5 Struktur for kvalifikasjonssøknad". Hva er estimert omfang pr delområde (A-K)? 17 Vurderes nordiske og europeiske referanser likeverdig med Norske? 16 Kan man endre på hvilke Underleverandører som inngår i endelig besvarelse når RFPén foreligger? 15 Dersom tilbyder blir prekvalifisert, kan tilbyder knytte til seg nye firma etter prekvalifiseringen (nye forpliktelseserklæringer)? Se svar på spørsmål 2, samt spørsmål 9.2. 22.4.2016 Det foreligger ikke noe estimert omfang for de enkelte delområdene. Dette vil kunne variere betydelig fra år til år, avhengig av hvilke prosjekter som kjøres og ut fra hvilke behov som oppstår. 22.4.2016 Se svar spørsmål 1. 22.4.2016 Se svar på spørsmål 10, 3. 22.4.2016 Se svar på spørsmål 10, 3. 22.4.2016
14 Det virker ikke mulig å printe erfaring under delområde A til sladdet versjon, men det går fint om andre områder, kan dere oppdatere mal? Vedlegg D Svarskjema Erfaring er oppdatert med ny versjon. 22.4.2016 13 1. Har dere en vedståelsesfrist dere ønsker at vi bekrefter i søknadsbrevet? 2. Vedrørende punkt 2.1.2: Attest fra foretaksregisteret: er det firmaattest dere forespør her? 1. Prekvalifiseringsgrunnlaget er oppdatert med nytt punkt vedr. vedståelsesfrist. 2. Ja. 22.4.2016 12 Vi har følgende spørsmål til fagområder i de forskjellige delområdene: 11 1. I både delområde B og D oppgir dere fagområdet "ITgovernance" og "Governance Sikkerhet", hva er forskjellen på disse to? 2. I både delområde D og E oppgir dere fagområdet "Sikkerhetstest", er det aktuelt å levere sikkerhetstest på begge delområdene? Er det betydningen "Sikkerhetstest" forskjellig i de to delområdene? 3. I hvilket delområde er det aktuelt å anskaffe Drift av Sikkerhetsløsninger? 4. I både delområde A og D oppgir dere Risikohåndtering som fagområde, hva er forskjellen på disse to? I forpliktelseserklæringen er det et felt som heter "annet krav" som dere også har merket i gult. Vi er usikre på hva dere ønsker at vi skal benytte dette feltet til. Punktene listet opp under de enkelte delområdene er eksempler på hva vi mener hører inn under det enkelte delområde. Listen er ikke uttømmende. 22.4.2016 Dere kan bare se bort fra dette feltet. 22.4.2016 fint med en forklaring på dette?
10 Vi har tre spørsmål til prekvalifikasjonsgrunnlaget: 1. Hvordan vil HINAS vurdere nordiske referanser for denne prekvalifiseringen? 2. Hvordan vil HINAS vurdere internasjonale referanser for denne prekvalifiseringen? 3. Vil det være mulig for leverandører å legge til nye underleverandører etter at prekvalifiseringen er gjennomført? 1. Se svar spørsmål 1. 2. Se svar spørsmål 2. 3. Ja. 22.4.2016 9 Vi har følgende 4 spørsmål i forbindelse med søknaden om prekvalifiseringen. 1. i Konkurransegrunnlagets kap. 1.5 Struktur for kvalifikasjons søknaden a) Er det riktig forstått at dersom vi søker prekvalifisering på alle delområder a-j sa gjelder dette alle RHF er, inkludert Helse-sørøst. b) Dersom vi søker for området K som konsulentformidler kan vi også søke prekvalifisering for område a-j gjeldene for aller regioner? Bakgrunner for disse spørsmålene er at vi tolker prekvalgrunnlaget dithen at vi blir prekvalifisert for alle RHF innenfor område a-j. og vi forstår ikke helt hva området K betyr i forhold til dette. 2. Samarbeidspartnere/underleverandører a) Er det mulig for en underleverandør og levere tilbud direkte selv, og være underleverandør til en annen tilbyder? b) Kan de være underleverandør til flere tilbydere i tillegg til å levere tilbud selv? 1-a: Det er riktig forstått. 1-b: Det er riktig. Området K konsulentformidling gjelder bare Helse Sør-Øst RHF og kan bare søkes på av selskaper som oppfyller kravene definert i vedlegg C. 2. Se svar spørsmål 2. For øvrig er det i prekvalifiseringen ikke anledning til å levere søknad selv på et delområde og som underleverandør på et annet delområde. 22.4.2016
8 Ift. til å ta en vurdering av hvilke delområder vi ønsker å forsøke å prekvalifisere oss for hadde det vært nyttig å vite om det foreligger noen kriterier knyttet opp til hvor mange ressurser (CV'er) en tilbyder må kunne stille med (ikke i prekvalifiseringen, men i besvarelse av konkurransegrunnlaget som er tenkt sendt ut ultimo juni) innenfor de ulike delområdene. En tilbakemelding ift. ovennevnte spørsmål vil bidra til at leverandører med "for få" CV'er ikke forsøker å prekvalifisere seg på et delområdet som de i neste omgang (når konkurransegrunnlaget sendes ut) finner ut at de ikke kan være med på grunnet for få ressurser /CV'er). 7 1. Pkt. 1.3.1: Forbruk er estimert til ca. 400 MNOK pr. år. Kan dere oppgi estimert omfang pr. delområde? Vi har et par spørsmål til Prekvalifiseringsgrunnlaget: 2. Pkt. 2.2.2 Tilbyders relevante erfaring: «Dersom tilbyder ønsker å støtte seg på andre foretaks erfaring, skal det fremlegges dokumentasjon fra både tilbyder og øvrige foretak iht. Dokumentasjonskrav Tilbyders erfaring.» Skal det da for delområdet A-J oppgis 3 referanser totalt pr. delområde eller skal det oppgis 3 referanser for underleverandør i tillegg til Tilbyders egne 3 referanser. 6 1) Hvilke tiltak har kunden selv iverksatt, eller kommer til å iverksette, for å sikre kundens egen kompetanseoverføring til tilbyder? 2) Det etterspørres at tilbyder skal dokumentere at resultatet av oppdraget overleveres på en slik måte at kunden kan forvalte og utnytte leveransen på en god måte. Det vises til pkt. 2 og 5.1 i Prekvalifiseringsgrunnlaget. Avgjørelse av prekvalifisering tas på bakgrunn av de kvalifikasjonskrav som er satt i prekvalifiseringsgrunnlag. Antall CV vil bli oppgitt i konkurransegrunnlaget. 1.Oppdragsgiver har ikke på foreliggende stadium anledning til å angi estimert omfang pr. delområde. 2. Iht. kvalifikasjonskrav 2.2.2 skal det oppgis 3 referanser totalt pr. delområde. Dersom leverandør støtter seg på andre foretak, skal det fortsatt angis totalt 3 referanser pr. delområde, men det er opp til leverandør å velge om de skal benytte seg av egen erfaring, erfaring fra andre foretak eller en kombinasjon av dette. Kunden vil i denne anskaffelsen være hele spesialisthelsetjenesten. På grunn av spesialisthelsetjenestens kompleksitet og størrelse er det ikke mulig å gå inn i en detaljert beskrivelse av dette, da kundens (ulike avdelinger, HF etc) utgangspunkt og tilnærming til dette vil variere. Vi ber derfor om at tilbyder gir en generell beskrivelse av hvilken praksis de har på området og hvordan dette håndteres generelt i deres kvalitetssikringssystem. Mer detaljerte 22.4.2016 22.4.2016 18.4.2016
Betyr dette at tilbyder gjennom prosjektenes ulike faser skal benytte strukturerte metoder som sikrer at kunden skal settes i stand til å utnytte og foralte leveransen på en god måte? 3) Ønsker kunden at det brukes metoder som utvikler læringsstrategier, læringsmål og læringsprosesser som sikrer innovasjon, og som er tilpasset og forankret slik at leveransens effektmål oppnås? 4) Etterspørres metoder der kunde og tilbyder sammen utarbeider læringsstrategier og konsulentstrategier for prosjektene? 5) Hvilke konsulentstrategier og læringsstrategier har kunden selv utarbeidet for å sikre sin egen evne til å være en god medspiller? Vil disse i så fall være en del av konkurransegrunnlaget? Hvis ingen, vil slike tiltak iverksettes frem til leveransen starter? 6) Etterspøres selvstendig leveranse av - og opplæring på selve metoden som benyttes for utvikling av lærings- og konsulentstrategier for å sikre kundens egenkompetanse, samarbeids og omstillingsevne? 7) Etterspørres det at tilbyder skal legge igjen sine metoder i kundens organisasjon etter leveransen? Er man villig til å betale lisens for slik overtakelse av metodeverket og bygging av egenkompetanse på prosjektprosesser? 5 Vil det være mulighet for å levere separate kvalifikasjonssøknader pr region innenfor de forskjellige delområder, eller kvalifiserer tilbyderne seg pr delområde uavhengig av region? kundetilpassede systemer kan avklares med kunde i de enkelte avropene. Tilbyder kvalifiserer seg pr delområde uavhengig av region 18.4.2016
4 1.Kan vi inngi tilbud per region eller må vi dekke alle regioner per delområder? 2.Kan vi tilby ulike priser til ulike regioner innenfor delområdene? 1.I prekvalifiseringen blir tilbydere kvalifisert pr. delområde. Som angitt i prekvalifiseringsgrunnlaget punkt 1.3 «beskrivelse/omfang» vil tildelingsstrukturen under hvert av delområdene oppgis i konkurransegrunnlaget. Her vil det fremkomme om det blir regionsvis eller nasjonal tildeling, eller en kombinasjon av disse på ulike delområder. 18.04.2016 2.Hvordan priser skal angis vil også fremkomme av konkurransegrunnlaget. 3 Har et firma anledning til å delta i prekvalifiseringen alene og sammen med andre firma - dvs. i to separate besvarelser? 2 I kapittel 1.5 i prekvalifiseringsgrunnlaget står det at det er anledning til å søke om prekvalifisering på ett eller flere delområder. Se svar spørsmål 2. 18.04.2016 Det er ikke anledning for en tilbyder å søke prekvalifisering i flere konstellasjoner innenfor samme delområde. 18.04.2016 Er det mulig for en tilbyder å søke prekvalifisering i flere konstellasjoner innenfor samme delområde? 1 1.Vedrørende punkt 2.2.2: Leveranse verdi for referanseprosjekter: kan vi her oppgi omfang i antall timer, eller antall månedsverk vil indikere størrelse på samme måte, vi har gjort dette ved en rekke rammeavtaler tidligere. 2.Vedrørende punkt 2.2.2: Vedrørende prosjektreferanser fra utlandet: Vi jobber med ledende sykehus i Europa og USA som vi tror Norge har mye å lære av. Er utenlandske referanser likeverdig med norske referanser? 3.Vedrørende punkt 2.2.3: Kan vi levere dokumentasjon/vedlegg som utdyper 1. Verdi for referanseprosjekter skal oppgis i NOK. 2. Det er et krav at tilbyder har tilstrekkelig erfaring. Utenlandske referanser anses som likeverdig med norske referanser. Det avgjørende er om erfaringen er i tråd med det som står beskrevet i punkt 2.2.2 «tilbyders relevante erfaring». 3. Tilbyder skal gi en tydelig og poengtert besvarelse av sitt kvalitetssikringssystem. Dette skal primært dokumenteres i Vedlegg E- Kravspesifikasjon. Dersom tilbyder har behov for å dokumentere ytterlige, eksempelvis ISO-sertifisering eller liknende kan dette 18.04.2016
kvalitetsstyringssystemet som iso sertifisering eller lignende, etc. vedlegges, og nummeres som underdokument, eksempelvis «Dok 08-1 ISO-sertifisering».