Vår referanse g arkivkde: 201222280 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen knkurranse m htell- g knferansetjenester Tilbudsfrist: 29. nvember 2012 klkken 12.00
1 Innhld Tilbyder må kntrllere at det mttatte knkurransegrunnlaget innehlder alle tekstsider, bilag g øvrige dkumenter sm angitt nedenfr g i knkurransegrunnlaget fr øvrig. Dersm dkumenter mangler eller er uklare, skal tilbyder ta kntakt med Sjøfartsdirektratet, se knkurransebestemmelsene punkt 3.5. Knkurransegrunnlaget innhlder: 1 Innhld... 2 2 Innbydelse g rientering... 4 2.1 Om ppdragsgiver... 4 2.2 Om anskaffelsen g dens bakgrunn... 4 2.2.1 Anskaffelsens frmål... 4 2.2.2 Anskaffelsens mfang... 4 2.3 Rammeavtale, ppdrag g varighet... 5 2.4 Kntraktdkumenter... 5 2.5 Fremdriftsplan... 5 3 Knkurransebestemmelser... 6 3.1 Anskaffelsesprsedyre... 6 3.2 Generelt... 6 3.3 Opplysninger, infrmasjn, kntaktpersn... 6 3.4 Språk... 7 3.5 Suppleringer/endringer av knkurransegrunnlaget... 7 3.6 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud... 7 3.7 Krav til tilbudets utfrming g innlevering... 7 3.8 Tilbudsfrist... 9 3.9 Avvisningsgrunner g frkastning... 9 3.10 Vedståelsesfrist... 9 3.11 Tilbudsåpning... 10 3.12 Offentlighet... 10 3.13 Underleverandører... 10 3.14 Frbehld... 10 3.15 Alternative tilbud... 10 2
3.16 Deltilbud... 10 3.17 Kvalifikasjnskrav g dkumentasjnskrav... 11 3.17.1 Skatteattester... 11 3.17.2 HMS-erklæring... 11 3.17.3 Attest fra fretaks- g bransjeregister eller lignende... 11 3.17.4 Øknmisk evne g sikkerhet... 12 3.17.5 Faglige g tekniske kvalifikasjner... 12 3.17.6 Krav til miljø g samfunnsansvar... 12 3.18 Tildelingskriterier... 14 3.19 Meddelelse m tildeling/kntraktinngåelse... 14 4 Vedlegg... 15 3
2 Innbydelse g rientering 2.1 Om ppdragsgiver Sjøfartsdirektratet er et frvaltningsrgan underlagt Nærings- g handelsdepartementet g Miljøverndepartementet med myndighetsansvar verfr nrskregistrerte skip g utenlandske skip sm anløper nrske havner. Direktratet ivaretar gså funksjnen sm realregister. Registrering i Nrsk Internasjnalt Skipsregister- NIS g Nrsk Ordinært Skipsregister- NOR (herunder skipsbyggingsregisteret) sikrer rettsvernet fr eier g panthaver. Sjøfartsdirektratets verrdnede mål er å være en attraktiv flaggstat med høy sikkerhet fr liv, helse, miljø, g materielle verdier. Direktratet ledes av sjøfartsdirektør Olav Akselsen. Fr nærmere infrmasjn m Sjøfartsdirektratet, se: www.sjfartsdir.n 2.2 Om anskaffelsen g dens bakgrunn 2.2.1 Anskaffelsens frmål Sjøfartsdirektratet ønsker å inngå rammeavtaler fr htell- g knferansetjenester på utvalgte lkasjner i Nrge, sm direktratet har behv fr i sin virksmhet. Frmålet med rammeavtalene er å legge frhldene til rette fr at direktratet på en kstnadseffektiv måte kan bestille miljøvennlige htell- g knferansetjenester. Avtalene skal sikre direktratet nødvendig kapasitet g gd kvalitet fr vernattinger i frbindelse med de ansattes tjenestereiser, g i frbindelse med gjennmføring av knferanser, kurs g dagsmøter. Avtalene vil bestå av følgende tjenestemråder/elementer (deler): I) Htell innenlands - dbbeltrm m/frkst II) Dagpakke knferanse III) Knferansepakke med vernatting En nærmere spesifikasjn av de tjenestemrådene sm ønskes levert under rammeavtalene er nærmere beskrevet i kravspesifikasjnen, se vedlegg 1. 2.2.2 Anskaffelsens mfang I 2011 hadde direktratets ansatte ttalt 1.876 htellvernattinger, g en kstnad på htellvernattinger på 2 milliner nrske krner. Når det gjelder knferansetjenester så arrangerer Sjøfartsdirektratet hvert år Sjøsikkerhetsknferansen i Haugesund med ca. 230 deltakere. Oppdragsgiver arrangerer etatsknferanse i Haugesund fr hele direktratet annet hvert år med ca. 330 deltagere. Oppdragsgiver gjennmfører gså halvårlige stasjnssjefssamlinger med ca. 20 deltakere. Videre arrangeres det annen hvert år samlinger i landsdelene med ca. 40 deltakere i nrd g ca. 70 deltakere i sør. En del knferanser vil kreve en kmbinasjn av større møterm g grupperm. 4
Oppdragsgivers behv fr htell- g knferansetjenester vil kunne variere betydelig fra år til år. Faktisk vlum vil kunne variere på bakgrunn av endringer i bevilgninger, aktiviteter g andre rammevilkår. 2.3 Rammeavtale, ppdrag g varighet Oppdragsgiver vil inngå en eller flere rammeavtaler avhengig av hva sm ttalt sett er den øknmisk mest frdelaktige løsningen fr ppdragsgiver Det skal inngås rammeavtale med en eller flere leverandører med en varighet på 2 år. Rammeavtalene vil mfatte leveranser fr dekning av behvet fra kntraktsinngåelse g i t (2) år. Oppdragsgiver har rett til å utløse psjn g prlngere avtalen ytterligere i inntil t (2) år med ett (1) år av gangen. Leverandøren skal basere sitt tilbud på utkast til kntrakt sm følger vedlagt,se vedlegg 4. Deltakelse i knkurransen vil ikke på nen måte frplikte ppdragsgiver til å inngå kntrakt med leverandøren. 2.4 Kntraktdkumenter Det vil inngås bindende g frpliktende rammeavtaler innenfr tjenestekategrien htell- g knferansetjenester. Dette betyr at Sjøfartsdirektratet plikter å gjøre sine kjøp (bestillinger/avrp) mt den leverandør det er inngått avtale med, på den enkelte lkasjnen. Freligger det hs avtaleleverandør rimeligere priser enn avtalepriser, har Sjøfartsdirektratet rett til å benytte seg av disse. Dette gjelder på alle lkasjner g fr alle tjenestetyper. Følgende dkumenter vil utgjøre en bligatrisk del av kntrakten g har rang i den rekkefølge de er ppført: 1. Signert kntraktsdkument 2. Knkurransegrunnlaget med vedlegg 3. Leverandørens tilbud med priser Det vil i kntrakten stilles kntraktsvilkår m at Leverandørens lønns- g arbeidsvilkår skal følge gjeldende lver g regler, herunder krav til at lønns g arbeidsvilkår ikke er dårligere enn det sm følger av gjeldende allmenngjøringsfrskrifter eller landsmfattende tariffavtale. Videre er det et kntraktsvilkår at leverandøren har retursystem fr emballasje, g at leverandøren ppfyller de åtte grunnleggende ILO- knvensjnene. Se nærmere beskrivelse av dette i vedlagte utkast til kntraktdkument, vedlegg 4. 2.5 Fremdriftsplan Sjøfartsdirektratet har lagt pp til følgende tidsrammer fr anskaffelsesprsessen: Milepæl Dat Kunngjøring Dffin 10. ktber 2012 Tilbudsfrist 29. nvember 2012 Evaluering Desember 2012 Meddelelse m tildeling av kntrakt Januar 2013 Klagefrist Prim februar 2013 5
Kntraktssignering Ultim februar 2013 Tidspunktene er tentative etter tilbudsfristen. Sjøfartsdirektratet frbehlder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 3 Knkurransebestemmelser 3.1 Anskaffelsesprsedyre Knkurransen er kunngjrt i Dffin-databasen. Anskaffelsen gjennmføres i henhld til lv m ffentlige anskaffelser av 16. juni 1999, g frskrift m ffentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (fa). Htell- g knferansetjenester er en upriritert tjeneste sm følger reglene i fa del I g II, selv m den anslåtte verdien verstiger terskelverdien angitt i fa 2-2. Dette følger av 2-1 femte ledd i fa g vedlegg 6 til samme frskrift. Knkurransebestemmelsene inntatt i knkurransegrunnlaget supplerer frskrift m ffentlige anskaffelser del I g II, g skal i tilfelle mtstrid gjelde fran frskrift m ffentlige anskaffelsers bestemmelser med mindre sistnevnte bestemmelser ikke kan fravikes. Valgt anskaffelsesprsedyre er åpen anbudsknkurranse, jf. frskrift m ffentlige anskaffelser 5-1 (1). Knkurransen gjennmføres sm en ett-trinns prsedyre med kvalifisering g tilbudsevaluering i ett. Basert på en vurdering av tilbudene etter tildelingskriteriene, vil kntrakt tildeles den tilbyderen/ene sm har det øknmisk mest frdelaktige tilbudet. Det gjøres spesielt ppmerksm på at det ved åpen anbudsknkurranse ikke er anledning til å føre frhandlinger. De priser g øvrige betingelser sm er innlevert ved fristens utløp er ikke mulig å endre. 3.2 Generelt Grunnlaget fr knkurransen er kunngjøringen g dette knkurransegrunnlaget inkludert vedlegg g bilag. I tillegg vil eventuelle tilleggspplysninger g endringer gitt skriftlig i henhld til punkt 3.5 inngå. Tilbyder plikter å gjennmgå knkurransegrunnlaget på en frsvarlig måte, g er ansvarlig fr å gjøre seg kjent med alle frhld sm kan påvirke tilbudet, herunder avgitt pris, g tjenesteleveransen fr øvrig. Ingen innrømmelser vil bli gjrt fra Sjøfartsdirektratet fr feil eller unnlatelser fra tilbyders side. Tilbyder plikter å frmidle alle relevante deler av knkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. Det vil ikke bli refundert utgifter sm tilbyder pådrar seg i frbindelse med utarbeidelse, levering g ppfølging av tilbudet. Mttatte tilbud vil ikke bli returnert. 3.3 Opplysninger, infrmasjn, kntaktpersn Det er anledning til å stille supplerende spørsmål til/anmde m avklaringer av knkurransegrunnlaget g anskaffelsen fr øvrig. Slike supplerende spørsmål/anmdninger m avklaringer skal fremsettes på e-pst, g Senest: 21. nvember 2012 ( 8 dager før tilbudsfristen) 6
Frespørsler vedrørende knkurransegrunnlaget skal stilles til e-pstadresse: pstmttak@sjfartsdir.n. Henvendelsene skal merkes med saksnummer 201222280 Knkurranse m htell- g knferansetjenester v/ kntaktpersn Marit Wathne. Alle skriftlige frespørsler vil bli annymisert g alle sm har bedt m å få tilsendt knkurransegrunnlag, vil få tilsendt alle frespørsler g evt. svar frtløpende. Spørsmål/henvendelser sm mttas etter den angitte fristen, er ikke Sjøfartsdirektratet frpliktet til å besvare. Sjøfartsdirektratet frbehlder seg retten til ikke å besvare frespørsler sm anses irrelevante. Tilbydere sm frsøker å tilegne seg infrmasjn vedrørende dette tilbudet ved å henvende seg til andre enkeltpersner eller enheter i Sjøfartsdirektratet, risikerer å bli diskvalifisert. 3.4 Språk All kmmunikasjn vedrørende knkurransen skal skje på nrsk, herunder skal tilbudet utfrmes på nrsk. Kntrakten skrives på nrsk. 3.5 Suppleringer/endringer av knkurransegrunnlaget Sjøfartsdirektratet frbehlder seg retten til å supplere eller endre knkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kmmer endringene så sent at det er vanskelig fr tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli frhldsmessig frlenget. Eventuelle endringer av knkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjner, knkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet fran tidligere mttatt knkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved knkurransegrunnlaget sm har betydning fr gjennmføringen av ppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle Sjøfartsdirektratet m dette umiddelbart. 3.6 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, fr å være gyldige, i tilfelle være kmmet frem til Sjøfartsdirektratet på samme adresse sm tilbudet skal leveres, jfr. punkt 3.7, før utløp av tilbudsfristen, jfr. punkt 3.8. Tilbakekalling g endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte sm et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, g være underskrevet av en sm har fullmakt til å pådra tilbyder frpliktelser. 3.7 Krav til tilbudets utfrming g innlevering Tilbudet skal dispneres sm følger: Skilleark 1: Tilbudsbrev: Tilbudsbrevet skal være datert g underskrevet av en sm har fullmakt til å pådra tilbyder frpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de sm i henhld til firmaattesten kan frplikte tilbyder, bør tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende pplysninger: Navn Juridisk stilling Offisielt registreringsnummer i ffentlig register, f.eks. det nrske Fretaksregisteret 7
Gateadresse Pstadresse Kntaktpersn på vegne av tilbyder med telefnnummer g e-pst adresse I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/frbehld sm er tatt, angis. Frbehld sm ikke fremkmmer av tilbudsbrevet anses fr ikke tatt, se punkt 3.14. Skilleark 2: Dkumentasjn i tilknytning til kvalifikasjnskravene: Dkumentasjnskravene er angitt i punkt 3.17. Dkumentasjnen skal presenteres i denne rekkefølgen: 1. Skatteattester 2. HMS-erklæring 3. Firmaattest 4. Referanseliste evt referanseattest 5. Redegjørelse fr miljøkrav samt returrdning, eventuelt fremleggelse av sertifisering sm viser at kravene er dekket Skilleark 3: Dkumentasjn i tilknytning til tilbudsevalueringen: Dkumentasjnskravene er angitt i punkt 3.18. Tilbyder skal fylle ut pris- g kapasitetsskjemaet, jf. vedlegg 2 til dette knkurransegrunnlaget på følgende måte: Bilag 1: Infrmasjn m leverandør: skal fylles ut av tilbyder Bilag 2: Minimumskrav sm alle htell sm tilbys må ppfylle: skal fylles ut av tilbyder. Tilbyder skal her krysse av m kravet er ppfylt eller ikke, eventuelt gi en nærmere beskrivelse. Bilag 3: Prisskjema fr knferansetjenester: skal fylles ut av tilbyder. Tilbyder skal fylle ut ett skjema fr de lkasjner sm tilbyder tilbyr knferansetjenester. I tillegg til priser skal tilbyder fylle inn antall dbbeltrm, knferanserm g grupperm samt sine avbestillingsrutiner. Bilag 4: Prisskjema fr htellvernatting: Skal fylles ut av tilbyder. Tilbyder skal fylle ut ett skjema fr de lkasjner sm tilbyder tilbyr htellvernatting. I tillegg til priser skal tilbyder fylle inn antall dbbeltrm samt sine avbestillingsrutiner. Tilbyder skal gså angi eventuelle andre frhld tilbyder mener er av betydning fr tilbudsevalueringen. Skilleark 4: Annet Redegjørelse fr hva sm anses sm frretningshemmeligheter i tilbudet g eventuelle andre pplysninger sm er etterspurt i dette knkurransegrunnlaget. Det skal leveres 3 kmplette eksemplarer av tilbudet i papirversjn. Ett av disse eksemplarene påtegnes riginal g leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding.l. fr arkivfrmål). Ett eksemplar skal være en sladdet utgave av tilbudet der frretningshemmeligheter er utelatt, sammen med en krt begrunnelse knyttet til det sm er utelatt. Ved begjæring m innsyn, vil Sjøfartsdirektratet uavhengig av dette å vurdere hvrvidt pplysningene er av en slik art at direktratet plikter å unnta dem fra ffentlighet. 8
Det skal gså leveres 1 kmplett elektrniske versjn av tilbudet samt den sladdede utgaven av tilbudet på minnepenn eller CD. Ved mtstrid gjelder papirversjnen sm er påtegnet riginal. Ved fremmøte leveres tilbudet i Sjøfartsdirektratets resepsjn Smedasundet 50A 5528 HAUGESUND Per pst skal tilbudet sendes til Sjøfartsdirektratet Pstbks 2222 5509 HAUGESUND Pakning/ -knvlutt med tilbudet skal være tydelig frseglet g annymisert samt være merket slik: Tilbud i knkurranse m htell- g knferansetjenester v/ kntaktpersn Marit Wathne, saksnr. 201222280 NB. Må ikke åpnes før tilbudsåpning. Innpakking g merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets frtrlighet kan bevares frem til tilbudsåpning. Tilbud levert på e-pst eller per faks vil bli avvist. 3.8 Tilbudsfrist Frist fr innlevering av tilbud er 29. nvember 2012 klkken 12.00. 3.9 Avvisningsgrunner g frkastning Sjøfartsdirektratet vil avvise tilbud sm er levert inn etter frist fr innlevering av tilbud, gitt under punkt 3.8. Sjøfartsdirektratet frbehlder seg retten til å avvise tilbud, eller deler av tilbud, sm ikke er i samsvar med vilkårene i knkurransegrunnlaget eller senere endringer av dette, herunder dersm tilbudet innehlder vesentlige frbehld mt kntraktsvilkårene Innehlder vesentlige avvik fra kravspesifikasjnene, eller Det på grunn av avvik, frbehld, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudsknkurranse kan medføre tvil m hvrdan tilbudet skal bedømmes i frhld til de øvrige tilbudene. Sjøfartsdirektratet kan avlyse knkurransen med øyeblikkelig virkning, eller frkaste alle tilbudene, dersm det freligger saklig grunn fr dette. 3.10 Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kntrakt er undertegnet, dg ikke utver 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp, jf. punkt 3.8. Er aksept ikke kmmet frem til tilbyder innen denne fristen, brtfaller tilbyders frpliktelse. 9
3.11 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted hs Sjøfartsdirektratet en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenfrstående. Sjøfartsdirektratet vil føre anskaffelsesprtkll. 3.12 Offentlighet Tilbud g prtkll etter lv g frskrift m ffentlige anskaffelser m.v. vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt. Etter dette er tilbud g prtkll mv. ffentlige, med unntak av pplysninger m tekniske innretninger g fremgangsmåter samt drifts- eller frretningsfrhld sm det vil være av knkurransemessig betydning å hemmelighlde av hensyn til den sm pplysningen angår (frretningshemmeligheter), jf. ffentleglva 13, frskrift m ffentlige anskaffelser 3-6 g frvaltningslven 13 (1) 2). Tilbyderne må derfr ppgi i tilbudet hvilke pplysninger sm tilbyderne anser sm frretningshemmeligheter, jf. punkt 3.7. 3.13 Underleverandører Tilbyder kan benytte underleverandører/samarbeidspartnere. Tilbyder hefter i så tilfelle fr sine underleverandører på samme måte sm fr seg selv. Hvis underleverandører skal benyttes skal disse angis med navn, adresse g rganisasjnsnummer fr underleverandøren. Det skal gså i tilbudet gis en beskrivelse av hvilke deler av ppdraget sm ivaretas av en underleverandør. Det skal legges ved en frpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende frmell dkumentasjn sm viser at tilbyder faktisk råder ver nødvendige ressurser hs angitte underleverandører. 3.14 Frbehld Er tilbudet ment å avvike fra knkurransegrunnlaget skal det fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres g beskrives presist g entydig i tilbudsbrevet slik at Sjøfartsdirektratet kan vurdere avvikene uten kntakt med tilbyder. Innehlder tilbudet frbehld, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende sm kan medføre tvil m hvrdan tilbudet skal bedømmes i frhld til de øvrige tilbudene, vil tilbudet bli avvist. Eventuelle frbehld skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv m disse gså er angitt i andre dkumenter i tilbudet. I den grad frbehld ikke er kmmet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Det er ikke adgang til å ta frbehld mt grunnleggende elementer i knkurransegrunnlaget. Frbehld av øknmisk betydning, vil bli prissatt av Sjøfartsdirektratet i frbindelse med evalueringen av tilbudene. 3.15 Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli akseptert. 3.16 Deltilbud Det er anledning til å gi tilbud på gegrafiske deler av den etterspurte ytelsen både når det gjelder htellvernatting g knferansepakken. Deltilbud kan mfatte en eller flere av de etterspurte gegrafiske mrådene. Et deltilbud på knferansepakken må mfatte både knferansepakke dag g knferansepakke med vernatting. Fr knferansepakken er det ikke adgang til å gi tilbud kun på vernatting eller kun på knferanser. 10
Det må fremgå tydelig av tilbyders tilbud hvilke av de aktuelle gegrafiske mrådene tilbudet g dkumentasjnen gjelder fr. Dette skal leverandørene fylle ut i pris- g kapasitetsskjemaet, se vedlegg 2. 3.17 Kvalifikasjnskrav g dkumentasjnskrav Manglende dkumentasjn eller mangelfull ppfyllelse av kvalifikasjnskravene kan, g i nen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra knkurransen. 3.17.1 Skatteattester Kvalifikasjnskrav: Leverandøren skal ha betalt skatter g avgifter Dkumentasjnskrav: Sm dkumentasjn skal vedlegges: Attest utstedt av den kmpetente myndighet i medlemslandet hvr leverandøren hører hjemme, sm bekrefter at leverandøren har ppfylt sine frpliktelser med hensyn til betaling av skatter g trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kmmunekasserer fr skjema RF-1244) i samsvar med lvbestemmelsene i landet hvr leverandøren hører hjemme. Attest utstedt av den kmpetente myndighet i medlemslandet hvr leverandøren hører hjemme, sm bekrefter at leverandøren har ppfylt sine frpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefgden fr skjema RF-1244) i samsvar med lvbestemmelsene i landet hvr leverandøren hører hjemme. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristen, jfr. punkt 3.8. Dersm attestene ikke er levert innen fristen g/eller er eldre enn seks måneder kan leverandøren bli avvist uten at det gis tilleggsfrist fr innlevering. Dersm attestene viser restanser, kan leverandøren bli avvist. 3.17.2 HMS-erklæring Kvalifikasjnskrav: Leverandør sm skal utføre arbeid i Nrge, skal ppfylle lvbestemte krav i Nrge innen helse, miljø g sikkerhet. Dkumentasjnskrav: Alle leverandører skal legge ved egenerklæring m at leverandøren ppfyller, eller ved eventuell tildeling av kntrakt, vil ppfylle lvbestemte krav i Nrge innen helse, miljø g sikkerhet (HMS). HMSegenerklæring sm samsvarer med anskaffelsesregelverkets krav er vedlagt, se vedlegg 2. Leverandører fra andre EØS- land enn Nrge må levere dkumentasjn sm tilsvarer det sm er angitt venfr. Dersm attesten ikke er levert innen fristen kan leverandøren bli avvist uten at det gis tilleggsfrist fr innlevering. 3.17.3 Attest fra fretaks- g bransjeregister eller lignende Kvalifikasjnskrav: 11
Leverandøren skal være et lvlig etablert fretak. Dkumentasjnskrav: Tilbyder skal vedlegge attest fr registrering i det faglige register sm er bestemt ved lvgivning i det land hvr leverandøren er etablert (attest fra fretaks- g bransjeregister eller lignende). 3.17.4 Øknmisk evne g sikkerhet Kvalifikasjnskrav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig øknmisk evne g sikkerhet til å kunne gjennmføre kntraktsfrpliktelsene. Dkumentasjnskrav: Det kreves ingen tilsendt dkumentasjn. Sjøfartsdirektratet vil innhente kredittvurdering av tilbyder fra Dun&Bradstreet eller tilsvarende. Leverandøren må minimum ppnå en rating sm A kredittverdig eller tilsvarende. Ved kredittrating dårligere enn A vil tilbyder bli avvist. 3.17.5 Faglige g tekniske kvalifikasjner Kvalifikasjnskrav: Leverandøren sm virksmhet skal inneha tilstrekkelig kmpetanse g erfaring til å kunne ppfylle ppdraget. Dkumentasjnskrav: Sm dkumentasjn skal vedlegges: Referanseliste ver leverandørens 3 viktigste leveranser de siste 3 år med relevans fr dette ppdraget med ppdragsgivers navn, navn g telefnnummer til referansepersn hs ppdragsgiver, mfanget av ppdraget g varighet på ppdraget. Det må fremkmme hva sm er levert g hvilken rlle leverandøren har hatt i leveransen. Dersm underleverandør benyttes fr hele eller deler av leveransen må det fremlegges tilsvarende referanseliste fr underleverandøren. Sjøfartsdirektratet frbehlder seg rett til å kntakte kntaktpersner sm ppgis, fr å undersøke deres vurdering av gjennmføringen av ppdraget. 3.17.6 Krav til miljø g samfunnsansvar Kvalifikasjnskrav: Fr å sikre lav miljøbelastning av htelltjenesten i en eventuell kntraktsperide, kreves det at leverandøren har: System fr måling g ppfølging av energifrbruket System fr måling g ppfølging av avfallshåndtering/kildesrtering System fr måling g ppfølging av kjemikaliefrbruk System fr måling g ppfølging av vannfrbruket Dkumentasjnskrav: 12
Redegjørelse fr eksisterende rutiner sm dkumenterer at kravet er dekket. Hvis dette er beskrevet i htellets kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhld til ISO 14001 eller EMAS-registrering kan det legges fram dkumentasjn fr dette, alternativt kan lisens fr Miljøfyrtårnsertifisering, Svanemerket eller EU-Blmsten fremlegges. Om det ikke finnes et sertifisert system, kan erklæring med frpliktende fremdriftsplan m at system skal innføres innen 6 mnd etter kntraktsinngåelse aksepteres. Det skal gså senest ved kntraktsinngåelsen vedlegges bevis fr medlemskap fra et nasjnalt retursystem fr emballasje (fr eksempel Grønt Punkt Nrge AS) eller beskrivelse av eget retursystem. 13
3.18 Tildelingskriterier Sjøfartsdirektratet vil inngå rammeavtaler med de leverandørene sm ttalt sett har det øknmisk mest frdelaktige tilbudet, sett i frhld til følgende kriterier: 3.18.1 Pris Pris- g kapasitetsskjema inntatt i vedlegg 2 skal fylles ut g vedlegges tilbudet. Det skal kun inngis en pris pr lkasjn fr de ulike tjenestemrådene, uavhengig av hvr mange kvalifiserte htell leverandøren kan tilby. Pris vil bli vektlagt med 50 %. Den sm tilbyr den ttalt sett beste prisen på tilbudstidspunktet, vil scre høyest på dette kriteriet. De andre tilbyderne får peng etter hvr mye dyrere de vurderes sm i frhld til det beste tilbudet. 3.18.2 Kapasitet Ved evalueringen vil ppdragsgiver gså legge vekt på hvr mange dbbeltrm, knferanserm g grupperm den enkelte tilbyder kan tilby ttalt på hver lkasjn/by. Leverandøren skal fylle ut antall dbbeltrm, knferanserm g grupperm i pris- g kapasitetsskjemaet, se vedlegg 2. Den sm tilbyr best kapasitet vil scre høyest på dette tildelingskriteriet. De andre tilbyderne får peng etter hvr mye dårligere de vurderes sm i frhld til det beste tilbudet. Kapasitet vil bli vektlagt med 25 %. 3.18.3 Avbestillingsrutiner Sjøfartsdirektratet ønsker en fleksibel avtale med hensyn til muligheten fr å endre på bestilte htell- g knferansetjenester. Leverandøren skal i pris- g kapasitetsskjema fylle ut sine frister fr vederlagsfri endring av htell- g knferansebestillinger. Ved evalueringen vil ppdragsgiver vektlegge leverandørens avbestillingsrutiner. Den sm tilbyr de beste avbestillingsrutinene vil scre høyest på dette tildelingskriteriet. De andre tilbyderne får peng etter hvr mye dårligere de vurderes sm i frhld til det beste tilbudet Avbestillingsrutiner vil bli vektlagt med 25 %. 3.19 Meddelelse m tildeling/kntraktinngåelse Sjøfartsdirektratets beslutning m hvilket tilbud sm er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kntrakten inngås. Avtale anses inngått når avtalen inntatt i vedlegg 4 er undertegnet av begge parter. 14
4 Vedlegg Vedlegg 1: Kravspesifikasjn Vedlegg 2: Pris- g kapasitetsskjema Bilag 1: Infrmasjn m leverandør: skal fylles ut av tilbyder Bilag 2: Minimumskrav sm alle htell sm tilbys må ppfylle: skal fylles ut av tilbyder. Tilbyder skal her krysse av m kravet er ppfylt eller ikke, eventuelt gi en nærmere beskrivelse. Bilag 3: Prisskjema fr knferansetjenester: skal fylles ut av tilbyder. Tilbyder skal fylle ut ett skjema fr hver lkasjn sm tilbyder tilbyr knferansetjenester. I tillegg til priser skal tilbyder fylle inn antall dbbeltrm, knferanserm g grupperm samt sine avbestillingsrutiner. Bilag 4: Prisskjema fr htellvernatting: Skal fylles ut av tilbyder. Tilbyder skal fylle ut ett skjema fr hver lkasjn sm tilbyder tilbyr htellvernatting. I tillegg til priser skal tilbyder fylle inn antall dbbeltrm samt sine avbestillingsrutiner Bilag 5: Oppdragsgivers tabell sm gir en samlet versikt ver hvilke lkasjner ppdragsgiver ønsker tilbud på htell- g/eller knferansetjenester Vedlegg 3: HMS-egenerklæringsskjema: skal fylles ut av tilbyder Vedlegg 4: kntraktdkument 15