KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse om. bistand til internrevisjon i Sjøfartsdirektoratet. Saksnummer: 2016/78191

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse om bistand til internrevisjon i Sjøfartsdirektoratet Saksnummer: 2016/78191 IM Rev.: Side 1 av 14

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Om Sjøfartsdirektoratet Om Sjøfartsdirektoratets internrevisjon Om anskaffelsen Om avtalen og fremdriftsplan... Feil! Bokmerke er ikke definert. 1.6 KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING Konkurransebestemmelser Anskaffelsesprosedyre Generelt Opplysninger, informasjon, kontaktperson Språk Suppleringer/endringer av konkurransegrunnlaget Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Krav til tilbudets utforming og innlevering Utforming Innlevering Tilbudsfrist Avvisningsgrunner og forkasting Vedståelsesfrist Tilbudsåpning Offentlighet Underleverandører Forbehold Alternative tilbud eller deltilbud Kvalifikasjonskrav og dokumentasjonskrav Skatteattester HMS-erklæring og sosial dumping egenerklæring Attest fra foretaks- og bransjeregister eller lignende Økonomisk evne og sikkerhet Faglige og tekniske kvalifikasjoner IM Rev.: Side 2 av 14

3 2.17 Tildelingskriterier Priser Løsningsbeskrivelse Tilbudt nøkkelpersonell Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Vedlegg...14 IM Rev.: Side 3 av 14

4 1 INNLEDNING 1.1 OM SJØFARTSDIREKTORATET Sjøfartsdirektoratet er et forvaltningsorgan underlagt Nærings- og fiskeridepartementet og Klima- og miljøverndepartementet. Sjøfartsdirektoratet har myndighetsansvar overfor norskregistrerte skip og utenlandske skip som anløper norske havner. Direktoratet ivaretar også funksjonen som realregister. Registrering i Norsk Internasjonalt Skipsregister - NIS og Norsk Ordinært Skipsregister- NOR (herunder skipsbyggingsregisteret) sikrer rettsvernet for eier og panthaver. Sjøfartsdirektoratets overordnede mål er å være den foretrukne maritime administrasjonen. Direktoratet ledes av sjøfartsdirektør Olav Akselsen. For nærmere informasjon om Sjøfartsdirektoratet, se: OM SJØFARTSDIREKTORATETS INTERNREVISJON I henhold til krav fra EU-direktiv 2009/21, sertifiserte Sjøfartsdirektoratet i 2012 sitt kvalitetssystem basert på International Organization for Standardization (ISO) sin standard ISO 9001:2008. Sertifikatet ble resertifisert den 25. mai 2015 i henhold til ISO 9001:2008 av Teknologisk Institutt Sertifisering AS (sertifikatnummer 1104). Alle enheter i Sjøfartsdirektoratet er omfattet av ISO 9001 sertifiseringen: Sjøfartsdirektoratet Hovedkontor Smedasundet 50A, 5528 Haugesund Antall ansatte: 202 Skipsregistrene Nygårdsgaten 114, 5008 Bergen Antall ansatte: 18 Region Oslo Strandgata 19, 0152 Antall ansatte: 14 Oslo Region Stavanger Haakon VII s gate 8, 4005 Antall ansatte: 16 Stavanger Region Bergen Nygårdsgaten 114, 5008 Bergen Antall ansatte: 18 Region Ålesund Kongensgate 25, 6002 Ålesund Antall ansatte: 12 Region Kristiansund Astrups gate 9, 6509 Kristiansund N Region Sandnessjøen Torolv Kveldulvsons gate 7, 8800 Sandnessjøen Region Svolvær Torget 4, 8300 Svolvær Antall ansatte: 8 Antall ansatte: 11 Antall ansatte: 18 Sjøfartsdirektoratet viser i tillegg til Finansdepartementets rundskriv (R-117) om internrevisjon i statlige virksomheter (R-117). Dette rundskrivet gir nye retningslinjer for internrevisjon i statlige virksomheter og gjelder fra 1. juni ORGANISERING Sjøfartdirektoratets internrevisjon gjennomføres av Enhet for kvalitet som ledes av direktoratets kvalitetssjef. Kvalitetssjefen rapporterer til sjøfartsdirektøren. Internrevisjonens mandat er fastsatt i kvalitetssjefens stillingsinstruks og prosedyre godkjent av Sjøfartsdirektøren KOMPETANSE OG REVISJONSPLANER Den samlede internrevisjonsfunksjonen baseres på at Sjøfartsdirektoratet har en egen organisatorisk enhet med ansvar for å levere internrevisjonstjenester. I tillegg benytter enheten annet kvalifisert personell i direktoratet til revisjonsteam for de ulike revisjonsprosjektene ledet av kvalitetssjefen. Internrevisjonen har hele virksomheten som sitt virkeområde. Kvalitetssjefen har ansvaret for å utarbeide en årlig risikobasert revisjonsplan med prioriteringene til internrevisjonens arbeid i samsvar med direktoratets mål. IM Rev.: Side 4 av 14

5 Revisjonsplanen godkjennes av sjøfartsdirektøren. Kvalitetssjefen utarbeider revisjonsvarsel med plan og agenda for hver enkelt internrevisjon. Hver internrevisjon er normalt gjennomført over 2-3 dager, med kvalitetssjef er revisjonsleder som utarbeider revisjonsrapport. Kvalitetssjefen utarbeider en årlig oppsummering av internrevisjonene i forbindelse med ledelsens årlige gjennomgang av direktoratets styringssystemer BRUK AV ANERKJENTE STANDARDER Sjøfartsdirektoratets internrevisjoner baseres på den anerkjente standarden NS-EN ISO «Retningslinjer for revisjon av styringssystemer», fastsatt av International Organization for standardization (ISO). I videreutvikling av direktoratets internrevisjon vil vi i tillegg benytte oss av et utvalg av relevante standarder fastsatt av The Institute of Internal Auditors (IIA) INFORMASJON FRA VIRKSOMHETEN Alle planer og rapporter fra internrevisjonen overleveres til sjøfartsdirektør som i samarbeid med kvalitetssjefen, har ansvaret for at departementet og Riksrevisjonen får tilgang til de ønskede planene og rapportene. 1.3 OM ANSKAFFELSEN Sjøfartsdirektoratets målsetting er å videreutvikle egen internrevisjon basert på krav og forventninger til denne funksjonen. Direktoratet har derfor behov for avtale om konsulenttjenester for å styrke spisskompetanse og kapasitet til Sjøfartsdirektoratets eksisterende internrevisjon: Gjennomføre internrevisjoner Planlegge internrevisjoner Videreutvikle metodikk og verktøy for internrevisjon Bistanden skal gjennomføres i samsvar med avtalen og skal utføres profesjonelt, effektivt og med høy faglig standard. Leverandøren skal lojalt samarbeide med Sjøfartsdirektoratet, slik at Sjøfartsdirektoratets formål med avtalen ivaretas. Leverandøren skal sikre at utførelsen av bistanden skjer i overensstemmelse med gjeldende lovgivning og ellers i samsvar med relevant bransjeregelverk og evt. andre regler som kan ha innvirkning på utføring av sertifiseringen. Leverandøren skal opprettholde alle nødvendige tillatelser (sertifisert etter de standardene som er nødvendig) i hele kontraktsperioden og skal på anmodning fra Sjøfartsdirektoratet fremlegge dokumentasjon på at nødvendige tillatelser for å utføre bistanden foreligger. Det skal stilles til rådighet dedikert (-e) person (-er) som skal være oppdragsgivers kontaktperson(-er) i avtaleperioden. Leverandør skal videre stille til rådighet fagekspert (-er) med kompetanse som dekker de særskilte fagområder/spesialiteter innen revisjonsområdene. Fageksperten (-e) skal ha revisjonskompetanse og kompetanse til å vurdere risikoområder i kjerne- og støtteprosessene. Leverandøren skal ha gode rutiner for samhandling med Sjøfartsdirektoratet, herunder eksempelvis rutiner for oppfølging i kontraktsperioden, ved revisjoner, tilgjengelighet, service og responstid. Leverandøren skal ha en god plan for fremdrift og gjennomføring av revisjonsprosessen. Leverandøren skal lage en detaljert plan bistanden. Planen skal inneholde aktiviteter og tidsplan, og den skal godkjennes av Sjøfartsdirektoratet. Planen skal kontinuerlig oppdateres dersom det gjøres endringer i planen, slik at den kan fungere som et godt arbeidsverktøy. Leverandøren skal iverksette planen i samarbeid med Sjøfartsdirektoratet. Det ønskes tilbud på konsulenttjenester i tråd med beskrivelsen av bistanden som beskrevet her i konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget vil utgjøre bilag 1 i vedlegg 2B til konkurransegrunnlaget. Leverandøren forplikter seg til å tilby tjenestene til den pris og kvalitet i henhold til dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og tilbudet som er akseptert av Sjøfartsdirektoratet. IM Rev.: Side 5 av 14

6 Leverandøren skal i bilag 2 beskrive hvordan leverandøren vil oppfylle direktoratets beskrivelse og krav som angitt i konkurransegrunnlaget, se bilag 2 i vedlegg 2B til konkurransegrunnlaget. Leverandøren skal fylle ut vedlegg 2B - Bilag 3 i forhold til plan for fremdrift og gjennomføring av revisjonsprosessen. Rammeavtalen vil sannsynligvis løpe allerede fra 1. desember 2016 og leverandøren vil derfor måtte regne med et høyt fokus på utarbeidelse av revisjonsplaner i desember OM RAMMEAVTALEN / OM AVTALEN OG FREMDRIFTSPLAN OM RAMMEAVTALEN/OM AVTALEN Sjøfartsdirektoratet vil inngå en bindende og forpliktende avtale om konsulentoppdrag med valgt leverandør i henhold til avtaledokumentet inntatt i vedlegg 2. Sjøfartsdirektoratet ønsker å benytte følgende kontrakt for avtalen med valgt leverandør: Rammeavtalen og Statens standardavtaler om konsulenttjenenester (SSA-O) med bilag, se vedlegg 2A. I kontrakten er det inntatt kontraktsvilkår og klausul vedrørende sosial dumping for å sikre gode lønns- og arbeidsvilkår. Rammeavtalen vil ha en varighet på 1 år med opsjon for Sjøfartsdirektoratet til forlengelse i år. De enkelte avrop reguleres gjennom bestemmelsene i rammeavtalen. Rammeavtalen vil bli inngått med valgt leverandør i henhold til avtaledokumentet som er inntatt i vedlegg 2A, med utfylte bilag som føler i vedlegg 2B til konkurransegrunnlaget. Leverandøren må kunne tilfredsstille de krav som blir stilt til e-handel og må kunne levere elektronisk faktura til DFØs fakturamottak på Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Se og DFØs krav til elektronisk faktura og kommunikasjonsmetode, på FREMDRIFTSPLAN Sjøfartsdirektoratet har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Milepæl Dato Kunngjøring Doffin 18. august 2016 Tilbudsfrist 14. oktober 2016 kl Meddelelse om tildeling av kontrakt uke Karenstid 10 dager etter meddelelse Kontraktssignering Uke Tidspunktene er tentative etter tilbudsfristen. Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg rett til eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 1.6 KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1: Administrative bestemmelser: Dette konkurransegrunnlaget Vedlegg 1B: Egenerklæring vedrørende sosial dumping (skal fylles ut av tilbyder og inngå som del av tilbudet) Del 2: Utkast til kontrakt med bilag: IM Rev.: Side 6 av 14

7 Vedlegg 2A: Rammeavtale og Statens standardavtaler om konsulenttjenenester (SSA-O) Vedlegg 2B: Bilag til SSA-O (skal fylles ut av tilbyder og inngå som del av tilbudet) Vedlegg 3: Beskrivelse av kvalitetssystemet IM Rev.: Side 7 av 14

8 2 KONKURRANSEBESTEMMELSER 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999, og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (foa). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II, jf. foa 2-1 (2). Konkurransebestemmelsene inntatt i konkurransegrunnlaget supplerer forskrift om offentlige anskaffelser del I og II, og skal i tilfelle motstrid gjelde foran forskrift om offentlige anskaffelsers bestemmelser med mindre sistnevnte bestemmelser ikke kan fravikes. Valgt anskaffelsesprosedyre er åpen anbudskonkurranse jf. foa 5-1 (1) og alle interesserte tilbydere vil få anledning til å inngi tilbud. Konkurransen gjennomføres som en ett-trinnsprosedyre med kvalifisering og tilbudsevaluering i ett. Det er ulovlig å forhandle med tilbyderne. Basert på en endelig vurdering av tilbudene etter tildelingskriteriene, vil kontrakt tildeles den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Det gjøres spesielt oppmerksom på at det ved åpen anbudskonkurranse ikke er anledning til å føre forhandlinger. De priser og øvrige betingelser som er innlevert ved fristens utløp er ikke mulig å endre. 2.2 GENERELT Grunnlaget for konkurransen er kunngjøringen og dette konkurransegrunnlaget inkludert vedlegg og bilag. I tillegg vil eventuelle tilleggsopplysninger og endringer gitt skriftlig i henhold til punkt 2.5 inngå. Tilbyder plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet, herunder avgitt pris, og tjenesteleveransen for øvrig. Ingen innrømmelser vil bli gjort fra Sjøfartsdirektoratet for feil eller unnlatelser fra tilbyders side. Tilbyder plikter å formidle alle relevante deler av konkurransegrunnlaget til eventuelle underleverandører når det innhentes pris fra disse. Det vil ikke bli refundert utgifter som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet. 2.3 OPPLYSNINGER, INFORMASJON, KONTAKTPERSON Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen. Det er anledning til å stille supplerende spørsmål til/anmode om avklaringer av konkurransegrunnlaget og anskaffelsen for øvrig. Slike supplerende spørsmål/anmodninger om avklaringer skal fremsettes på e-post, og senest: 3. oktober 2016 Forespørsler vedrørende konkurransegrunnlaget skal stilles til e-postadresse: postmottak@sjofartsdir.no. Henvendelsene skal merkes med Spørsmål i konkurranse om bistand til internrevisjon i Sjøfartsdirektoratet, saksnummer 2016/78191 Att: Gro Isadora Isaksen» Alle forespørsler vil bli anonymisert og alle som har bedt om å få tilsendt konkurransegrunnlag, vil få tilsendt alle forespørsler og evt. svar fortløpende. Spørsmål/henvendelser som mottas etter den angitte fristen, er ikke Sjøfartsdirektoratet forpliktet til å besvare. Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg retten til ikke å besvare forespørsler som anses irrelevante. Tilbydere som forsøker å tilegne seg informasjon vedrørende dette tilbudet ved å henvende seg til andre enkeltpersoner eller enheter i Sjøfartsdirektoratet, risikerer å bli diskvalifisert. IM Rev.: Side 8 av 14

9 2.4 SPRÅK All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal skje på norsk, herunder skal tilbudet utformes på norsk. Kontrakten skrives på norsk. All dokumentasjon skal for øvrig være på norsk. 2.5 SUPPLERINGER/ENDRINGER AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg rett til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli meddelt samtlige tilbydere. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdager tilbyder mangler eller uklarheter ved konkurransegrunnlaget som har betydning for gjennomføringen av oppdraget, prissetting m.v., skal tilbyder varsle Sjøfartsdirektoratet om dette umiddelbart. 2.6 TILBAKEKALLING ELLER ENDRINGER I INNSENDTE TILBUD Tilbakekalling eller endringer i tilbudet før tilbudsfristens utløp må, for å være gyldig, i tilfelle være kommet frem til Sjøfartsdirektoratet på samme adresse som tilbudet skal leveres, jfr. punkt 2.7, før utløp av tilbudsfristen, jfr. punkt 2.8. Tilbakekalling og endringer skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Endringer skal være skriftlig, og være underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. 2.7 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING OG INNLEVERING UTFORMING Tilbudet skal disponeres som følger: Skilleark 1: Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en som har fullmakt til å pådra tilbyder forpliktelser. Er tilbudet undertegnet av andre enn den/de som i henhold til firmaattesten kan forplikte tilbyder, bør tilbyder vedlegge fullmakt. I tilbudsbrevet skal tilbyder identifiseres med følgende opplysninger: Navn Juridisk stilling Offisielt registreringsnummer i offentlig register, f.eks. det norske Foretaksregisteret Gateadresse Postadresse Telefon, telefaks og eventuelt e-post adresse Kontaktperson på vegne av tilbyder med telefonnummer og e-post adresse I tilbudsbrevet skal eventuelle avvik/forbehold som er tatt, angis. Forbehold som ikke fremkommer av tilbudsbrevet anses for ikke tatt, se punkt Skilleark 2: Dokumentasjon i tilknytning til kvalifikasjonene: Dokumentasjonskravene er angitt i punkt Dokumentasjonen skal presenteres i denne rekkefølgen: Skatteattester HMS-erklæring Firmaattest Referanseliste og sertifikater/godkjenninger IM Rev.: Side 9 av 14

10 Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem Skilleark 3: Dokumentasjon i tilknytning til tilbudsevalueringen: Dokumentasjon i tilknytning til tilbudsevalueringen som finnes i vedlegg 2B til konkurransegrunnlaget. a. Bilag 2 til avtalen: Leverandørens beskrivelse av hvordan oppdraget vil oppfylles. Leverandøren skal i dette bilaget angi hvordan leverandøren vil oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlaget. Utfylt bilag skal vedlegges og inngå i tilbudet. b. Bilag 3 til avtalen: Leverandørens fremdriftsplan for oppdraget. Planen for oppdraget utarbeides i samarbeid mellom leverandøren og Sjøfartsdirektoratet. Det er derfor ikke behov for utfylling av bilag 3 før kontrakt er inngått. c. Bilag 5 til avtalen: Pristabell. Vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget skal fylles ut i henhold til anvisningene. Utfylt bilag skal vedlegges og inngå i tilbudet. d. Andre forhold. Tilbyder skal også angi eventuelle andre forhold tilbyder mener er av betydning for tilbudsevalueringen basert på tildelingskriteriene gjengitt i punkt 4. Skilleark 4: Annet Redegjørelse for hva som anses som forretningshemmeligheter i tilbudet og eventuelle andre opplysninger som er etterspurt i dette konkurransegrunnlaget INNLEVERING Det skal leveres 3 komplette eksemplarer av tilbudet i papirversjon. Ett av disse eksemplarene påtegnes original og leveres i løse ark (uten stifter, permer, innbinding o.l. for arkivformål). Ett eksemplar skal være en sladdet utgave av tilbudet der forretningshemmeligheter er utelatt, sammen med en kort begrunnelse knyttet til det som er utelatt. Det skal også leveres 1 komplett elektroniske versjon av tilbudet samt den sladdede utgaven av tilbudet på minnepenn eller CD. Ved motstrid gjelder papirversjonen som er påtegnet original. Ved fremmøte leveres tilbudet i Sjøfartsdirektoratets resepsjon Smedasundet 50A 5528 HAUGESUND Per post skal tilbudet sendes til Sjøfartsdirektoratet Postboks HAUGESUND Pakning/ -konvolutt med tilbudet skal være tydelig forseglet og anonymisert samt være merket slik: Tilbud i Konkurranse om bistand til internrevisjon i Sjøfartsdirektoratet, saksnummer 2016/78191 Att: Gro Isadora Isaksen. NB. Må ikke åpnes før tilbudsåpning. Innpakking og merking av tilbudet skal gjøres på en slik måte at tilbudets fortrolighet kan bevares frem til tilbudsåpning. IM Rev.: Side 10 av 14

11 2.8 TILBUDSFRIST Frist for innlevering av tilbud er 14. oktober 2016 kl. 12: AVVISNINGSGRUNNER OG FORKASTING Sjøfartsdirektoratet vil avvise tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud, gitt under punkt 2.8. Tilbud levert på e-post eller per faks vil bli avvist. Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg retten til å avvise tilbud, eller deler av tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer av dette, herunder dersom tilbudet inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene, eller det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Sjøfartsdirektoratet kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning, eller forkaste alle tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette VEDSTÅELSESFRIST Tilbyder må vedstå seg sitt tilbud inntil kontrakt er undertegnet, dog ikke utover 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp, jf. punkt 2.8. Er aksept ikke kommet frem til tilbyder innen denne fristen, bortfaller tilbyders forpliktelse TILBUDSÅPNING Tilbudsåpning vil finne sted hos Sjøfartsdirektoratet en av de påfølgende dager etter tilbudsfristens utløp. Tilbudsåpning vil skje uten tilstedeværelse av tilbyderne eller andre utenforstående. Sjøfartsdirektoratet vil føre anskaffelsesprotokoll OFFENTLIGHET Tilbud og protokoll etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser m.v. vil bli unntatt innsyn til leverandør er valgt. Etter dette er tilbud og protokoll mv. offentlige, med unntak av opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår (forretningshemmeligheter), jf. offentleglova 13, jf. foa 3-6 og forvaltningsloven 13 (1) 2). Tilbyderne må derfor oppgi i tilbudet hvilke opplysninger som tilbyder anser som sine forretningshemmeligheter, jf. punkt Ved begjæring om innsyn, vil Sjøfartsdirektoratet uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at direktoratet plikter å unnta dem fra offentlighet UNDERLEVERANDØRER Tilbyder kan benytte underleverandører/samarbeidspartnere. Tilbyder hefter i så tilfelle for sine underleverandører på samme måte som for seg selv. Hvis underleverandører skal benyttes skal disse navngis i tilbudet sammen med en beskrivelse av hva og hvor stor del underleverandør(ene) skal dekke av leveransen/tjenesten FORBEHOLD Er tilbudet ment å avvike fra konkurransegrunnlaget skal dette fremgå klart av tilbudet. Avvikene skal spesifiseres og beskrives presist og entydig i tilbudsbrevet slik at Sjøfartsdirektoratet kan vurdere avvikene uten kontakt med tilbyder. Inneholder tilbudet forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, vil tilbudet bli avvist. Eventuelle forbehold skal være særskilt angitt i tilbyders tilbudsbrev selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. IM Rev.: Side 11 av 14

12 Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Forbehold av økonomisk betydning, vil bli prissatt av Sjøfartsdirektoratet i forbindelse med evalueringen av tilbudene ALTERNATIVE TILBUD ELLER DELTILBUD Det er ikke anledning til å levere deltilbud eller alternative tilbud KVALIFIKASJONSKRAV OG DOKUMENTASJONSKRAV Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen SKATTEATTESTER Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha betalt skatter og avgifter. Dokumentasjonskrav: Som dokumentasjon skal vedlegges: o o Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren hører hjemme. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor leverandøren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren hører hjemme. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristen, jfr. punkt 2.8. Dersom attestene ikke er levert innen fristen og/eller er eldre enn seks måneder kan leverandøren bli avvist uten at det gis tilleggsfrist for innlevering. Dersom attestene viser restanser, kan leverandøren bli avvist SOSIAL DUMPING EGENERKLÆRING Kvalifikasjonskrav: Leverandørens egen organisasjon og underleverandører skal ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dokumentasjonskrav: Alle leverandører skal vedlegge egenerklæring om at leverandøren om sosial dumping egenerklæring som fremkommer i vedlegg 1B skal utfylles og vedlegges. Leverandører fra andre EØS- land enn Norge må levere dokumentasjon som tilsvarer det som er angitt ovenfor ATTEST FRA FORETAKS- OG BRANSJEREGISTER ELLER LIGNENDE Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: IM Rev.: Side 12 av 14

13 Tilbyder skal vedlegge attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert (attest fra foretaks- og bransjeregister eller lignende) ØKONOMISK EVNE OG SIKKERHET Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk evne og sikkerhet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjonskrav: Det kreves ingen tilsendt dokumentasjon. Sjøfartsdirektoratet vil innhente kredittvurdering av tilbyder. Leverandøren må minimum oppnå en rating som A kredittverdig eller tilsvarende FAGLIGE OG TEKNISKE KVALIFIKASJONER Kvalifikasjonskrav: o Leverandøren som virksomhet skal inneha tilstrekkelig kompetanse og erfaring til å kunne oppfylle sine forpliktelser under rammeavtalen. Dokumentasjonskrav: o Referanseliste over leverandørens 5 viktigste leveranser de siste 3 år med relevans for denne rammeavtalen med Sjøfartsdirektoratets navn, kontaktinformasjon, omfanget av oppdraget og varighet på oppdraget. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Dersom underleverandør benyttes for hele eller deler av leveransen må det fremlegges tilsvarende referanseliste for underleverandøren. Sjøfartsdirektoratet forbeholder seg rett til å ta kontakt med oppgitte referanser KVALITETSSIKRINGSSYSTEM Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha et dokumentert kvalitetssikringssystem. Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal gi en kort beskrivelse av sitt kvalitetssikringssystem TILDELINGSKRITERIER Sjøfartsdirektoratet vil inngå rammeavtale med den leverandør som totalt sett har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet for leveransen, sett i forhold til følgende kriterier: PRISER Tilbyders priser skal fylles inn i pristabellen i vedlegg 2B bilag 5 og innleveres sammen med tilbudet, se punkt 2.6 over. Prisene skal oppgis eksklusive merverdiavgift og eventuelle andre offentlige avgifter. Leverandøren kan ikke kreve betalt for ytterligere tjenester eller pådra Sjøfartsdirektoratet andre utgifter, uten at dette er uttrykkelig avtalt og nedfelt skriftlig i et dokument som er undertegnet av begge parter. Pris vil samlet sett bli vektet med 40 prosent LØSNINGSBESKRIVELSE OG SERVICE/TILGJENGELIGHET Sjøfartsdirektoratet vil legge vekt på hvorvidt tilbyder fremviser en god forståelse for gjennomføringen av oppgaven, og tilbyder skal derfor i tilbudet gi en utførlig beskrivelse av hvordan oppdraget er tenkt løst ut fra følgende punkter: IM Rev.: Side 13 av 14

14 Bistanden som tilbys for å styrke spisskompetanse og kapasitet til vår eksisterende internrevisjon, herunder hvordan leverandøren vil organisere og levere bistanden til planlegging, gjennomføring og videreutvikling av Sjøfartsdirektoratets internrevisjon Tilgjengelighet og service tilbyder tilbyr Sjøfartsdirektoratet i forhold til bistanden. Tilbyder skal beskrive bistanden som tilbys for å styrke spisskompetanse og kapasitet til vår eksisterende internrevisjon og hvordan de vil sikre tilgjengelighet og service for Sjøfartsdirektoratet med vekt på ovennevnte forhold. Leverandøren bes gi sin beskrivelse i vedlegg 2B bilag 2. Denne beskrivelsen vil utgjøre bilag 2 til avtalen. Dette kriteriet vil samlet sett bli vektet med 30 prosent TILBUDT NØKKELPERSONELL Sjøfartsdirektoratet vil videre legge vekt på hvilken tilbyder som kan tilby det beste nøkkelpersonellet til å gjennomføre oppdraget. Det vil bli lagt vekt på det tilbudte nøkkelpersonellets: - Fagkunnskap; nøkkelkvalifikasjoner (formell utdannelse og erfaringsbakgrunn innen aktuelt fagområde) - Prosjektkompetanse innen internrevisjon/revisjon - Samarbeidsegenskaper; evaluering baseres på informasjon gitt i CV, eller evt. telefonsamtale med personenes referansepersoner. Tilbyder skal beskrive sitt nøkkelpersonell for leveransen. Det skal fremlegges dokumentasjon på fagkunnskap og erfaring i form av CV og gjennom beskrivelse av rolle i tidligere oppdrag. Det skal oppgis minst 2 referansepersoner som Sjøfartsdirektoratet kan kontakte for å vurdere erfaring og samarbeidsegenskaper. Dersom Sjøfartsdirektoratet kontakter referanser, vil det bli skrevet referat. Eventuelle negative opplysninger fra referansen som kan bli tillagt vekt, vil bli forelagt tilbyderen for kommentarer. Tilbudte nøkkelpersonell vil utgjøre en del av bilag 4 til avtalen: Administrative bestemmelser Dette kriteriet vil bli vektet 30 prosent. 3 MEDDELELSE OM TILDELING/KONTRAKTINNGÅELSE Sjøfartsdirektoratets beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne minst 10 dager (karenstid) før kontrakt inngås, dersom meddelelsen sendes elektronisk. Avtale anses inngått når rammeavtalen inntatt i vedlegg 2A er undertegnet av begge parter. 4 VEDLEGG Vedlegg 1B: Egenerklæring vedrørende sosial dumping Vedlegg 2A: Rammeavtale og Statens standardavtaler om konsulenttjenenester (SSA-O) Vedlegg 2B: bilag til SSA-O Konkurransegrunnlag ISO-sertifisering av Sjøfartsdirektoratet Vedlegg 3: Beskrivelse av kvalitetssystemet IM Rev.: Side 14 av 14