Til kommunene i Kongsbergregionen v/ rådmann Sekretariatets budsjettinnspill for 2013 Kongsbergregionen 27.09.12 Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: 32 86 63 27 mob: 48 16 63 27
Bakgrunn: I forbindelse med stiftelse av regionen, opprettelse av felles sekretariat og forarbeidet knyttet til dette, ble det også lagt fram et forslag til et budsjett for driftsmidler. Fra dette kan vi lese: Økonomisk vurdering Regionrådets virksomhet foreslås finansiert av de deltakende kommuner gjennom en kontingent som er proporsjonal med folketallet. Kontingenten vil gå til drift av regionrådet og utvikling av felles mål og strategier. Det er ingen nødvendighet at alle kommunene i regionrådet deltar i de prosjekter som regionrådet initierer. Hvilke kommuner som deltar vil kunne variere avhengig av prosjekttype og den enkelte kommunes vurdering av sitt engasjement i så henseende. Det forutsettes derfor at gjennomføring av enkeltprosjekt vil bli finansiert av de kommuner som velger å delta i det aktuelle prosjekt. Det vil også bli søkt støtte til medfinansiering av prosjektene fra andre aktører, eksempelvis Fylkesmannen og Fylkeskommunen. Driftsmidlene vil videre dekke utgifter til sekretariat. Det forutsettes at husleie mv knyttet til sekretariat dekkes av vertskommunen. Det vises ellers til vedtekene 5 om økonomi. Om årets budsjettinnspill: Sekretariatet er pålagt å levere et utkast til budsjett innen september hvert år. Utkastet inneholder i tillegg til budsjett for det regionale sekretariatets drift, etter bestilling fra rådmannsutvalget, en oversikt over de pt kjente tiltak som kan forventes gi betydning for den enkelte kommunes budsjett for 2013. Sekretariatet forutsetter at andre tiltak enn det som pr dd er kjent kan aktualiseres neste år men de må da forutsetningsvis bli etablert med egen plan for finansiering. Videre er det slik at ikke alle planer for neste år er kjent pt men de fleste av disse vil kunne presenteres i løpet av/innen september/oktober. Det vises også til regionens Handlingsplan for 2013 som fremmes til behandling parallelt med budsjettinnspillet. Det er svært viktig å understreke at kostnader knyttet til regionens budsjett i økende grad inneholder kostnader som erstatter og eventuelt reduserer kommunenes egne kostnader og gjør tiltak mulig. Dernest er det utviklingstiltak som kommunene gjør sammen i stedet for hver for seg for å skape grunnlag for større kompetanse og lavere pris. Selve driften av regionens sekretariat utgjør en svært liten andel av budsjettet.
Nr Pnr Navn på prosjekt/aktivitet/løsning Budsjett Budsjett Fordeling pr. kom m une 2013 budsjett 2012 2013 Tinn Notodden N&U Rollag Flesberg Kongsberg Hjartdal Etablerte kostnader: 1 F203 Sekretariatdrift / regional koordinator 1 100 000 1 150 000 148 172 219 775 110 179 97 408 111 261 363 379 99 826 2 F204 SuksIT 1 000 000 1 000 000 127 314 201 232 86 482 73 208 87 272 348 786 75 706 3 F204 Tilskuddsportalen 163 861 163 861 20 863 32 974 14 171 11 996 14 300 57 152 12 405 4 F206 Visma AjourIT (Plom) 82 771 82 771 11 634 17 609 8 334 7 261 8 398 29 535 Ikke med 5 F210 Representantskap 75 000 75 000 9 663 14 333 7 186 6 353 7 256 23 699 6 510 6 F211 Regionråd og rådmannsutvalg 75 000 75 000 9 663 14 333 7 186 6 353 7 256 23 699 6 510 7 F212 Andre adm kostn 100 000 100 000 12 885 19 111 9 581 8 470 9 675 31 598 8 680 8 F217 FriKomPort 42 000 42 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 6 000 9 F20x Årlig drift regional infrastruktur 360 000 620 000 78 936 124 764 53 619 45 388 54 109 216 246 46 938 10 F227 Vedlikehold, brukerstøtte og applikasjonsdrift Oppad 550 000 570 000 79 276 122 753 55 257 47 449 55 722 209 543 Egen avtale 11 F228 Høykon 1 473 282 1 473 282 241 230 319 324 86 894 72 772 86 730 468 332 198 000 12 F230 SNKR 50 000 50 000 6 442 9 555 4 790 4 235 4 837 15 799 4 340 13 F230 SNKR (attraktivitets/næringsanalyse Telemarkforskn) 60 000 30 000 3 865 5 733 2 874 2 541 2 902 9 479 2 604 14 F234 Felles LMS koordinator 500 000 500 000 63 403 113 965 29 695 16 051 25 682 229 535 21 669 15 F240 Bygdeutvikling / ildsjelsprogram 200 000 100 000 12 885 19 111 9 581 8 470 9 675 31 598 8 680 16 F243 Nettverksutvikling 160 000 100 000 12 885 19 111 9 581 8 470 9 675 31 598 8 680 17 F247 Renovasjon 1 000 000 Finansiering må avklares/etableres i forb m evt prosjektetablering 18 F250 Felles Trio- og telefoniløsninger (inkl. kurs/kompetanseheving) 583 434 650 000 Deltar ikke 144 426 71 947 63 607 71 925 232 982 65 113 19 F251 ERP-prosjektet for 4 kommuner 6 252 032 5 487 088 981 245 1 450 297 Deltar ikke 2 391 002 664 544 20 F256 Reiselivskonferanse 50 000 50 000 6 442 9 555 4 790 4 235 4 837 15 799 4 340 21 F259 Etablererveiledning 600 000 600 000 Ikke med Ikke med 200 000 skal fordeles på de fire kommunene Ikke med 22 F20x Vedlikeholdsavtale regional Familia-løsning (Lokale budsj) 264 803 42 504 70 945 30 276 Inkl Flesberg 30 276 90 802 Inkl.Not. 23 F20x Vedlikeholdsavtale regional Profil-løsning (Lokale budsj) 380 040 52 856 81 844 36 842 31 636 37 152 139 710 Opsjon 24 F20x Vedlikeholdsavtale regional meldingstjener og Profilkom 0 252 928 30 526 62 680 12 762 6 988 13 106 126 866 Opsjon 25 F20x Vedlikeholdsavtale helsestasjonsløsning m/ meldingstjener (Lokale budsj) 190 430 45 080 53 003 11 927 9 367 9 717 61 336 Inkl.Not. 26 F20x Linjeleie Norsk Helsenett (Meldingsløftet) ( Lokale budsj) 80 736 10 488 15 460 7 741 6 848 7 794 25 389 7 016 Sum etablerte kostnader 14 477 380 14 087 939 2 014 257 3 147 894 677 695 545 107 675 558 5 179 864 1 247 564
Nr Pnr Navn på prosjekt/aktivitet/løsning Budsjett Budsjett Fordeling pr. kom m une 2013 budsjett 2012 2013 Tinn Notodden N&U Rollag Flesberg Kongsberg Hjartdal Nye tiltak i 2013 hentet fra Handlingsplanen: 27 F2XX Opplæring forstudie 0 200 000 Søkes finansiert av skjønnsmidler for 2013 28 F2XX Attraktivitet 0 Finansiering må avklares/etableres i forb m evt prosjektetablering 29 3.1.2.f Etablere forstudie hvordan øke antall komm.tjenester 0 100 000 Søkes finansiert av skjønnsmidler for 2013 30 3.1.2.f Meldingsløftet inkl. Felles Profil/HS-Pro fullføring av hovedprosj 3 160 000 350 000 44 561 70 435 30 269 25 622 30 545 122 071 26 497 31 3.1.2.i Etablering av felles IKT-plattform (Itum) fase 3 2 860 000 2 023 830 257 666 407 260 175 024 148 159 176 623 705 882 153 216 32 3.1.2.i Etablering av regional desktop (Aksesseringsløsning) 0 2 863 500 364 570 576 228 247 640 209 628 249 903 998 746 216 785 33 3.1.2.i Flytte resterende applik i lokale sikre soner 0 1 250 000 159 145 251 540 108 102 91 509 109 090 435 982 94 632 34 3.1.2.i Etablering av permanent IKT-driftssamarbeid 1 500 000 2 450 000 311 924 493 019 211 880 179 357 213 816 854 524 185 480 35 3.1.2.j Felles kvalitetssystem 760 000 200 000 25 463 40 246 17 298 14 641 17 454 69 757 15 141 36 F246 Felles ressurs/koordinator telefoni for 2013 (50 %) + oppl.midl. 450 000 450 000 57 292 90 554 38 918 32 943 39 272 156 953 34 068 37 F252 Felles ressurs informasjonssikkerhet (20 %) for arbeidet i 2013 100 000 200 000 25 463 40 246 17 298 14 641 17 454 69 757 15 141 38 F20x Samarbeid om overvåking av regional Profil-meldingstjener 0 210 000 29 207 45 225 20 358 17 481 20 529 77 200 Opsjon 39 FF300 Omsorgsteknologi forprosjekt/hovedprosjekt 0 900 000 Søkes finansiert av skjønnsmidler for 2013 40 3.2.2.b Benytte elæring ang. Informasjonssikkerhet 0 95 000 14 498 23 707 6 823 4 093 4 264 37 522 4 093 41 3.2.2.b «Kompetanseprosjekt» samarbeid om IKT-kompetanseheving 0 500 000 Søkes finansiert av skjønnsmidler for 2013 Sum nye tiltak 8 830 000 11 792 330 1 289 789 2 038 460 873 610 738 074 878 950 3 528 394 745 053 TOTALT 23 307 380 25 880 269 3 304 046 5 186 354 1 551 305 1 283 181 1 554 508 8 708 258 1 992 617
Budsjettkommentarer: Generelle kommentarer til budsjettinnspill: Medlemskontigenter mv i samarbeidtiltak som feks Osloregionen, Osloregionens Europakontor og Fjellregionsamarbeidet fremgår ikke av matrisen. Den enkelte kommune får selv direkte faktura for slike medlemskap Felles innkjøpskoordinator/-funksjon er ikke med i oversikten. Kongsberg kommune drifter dette tiltaket for kommunene. En 70% stilling fordelt på de seks kommunene. Sekretariatsleder mener at det ville være grunner for å vurdere øke den innsatsen regionalt til en 100% ressurs. Og mener den da burde kunne for senere år legges inn direkte i regionsamarbeidets budsjett. Dette vil vurderes reist som sak på et senere tidspunkt. Nytten er stor. Hjartdal kommune deltar formelt ikke i samarbeidet, men har trolig praktisk og faglig nytte av den regionale funksjonen. Det ville derfor ikke være unaturlig at Hjartdal vurderte dette også mht budsjettmidler. Omfanget av (størrelsen på) den etablerte LMS-koordinator funksjonen (idag 60%) bør på sikt økes. Og kunne ses i sammenheng med en del aktivitet og behov for regional innsats på oppvekstområdet ellers også. Sekretariatet varsler at det vil arbeides med en sak der dette vurderes som aktuelt tiltak. En del av kostandsøkningen antas kunne vært dekket med eksterne bidrag til relevante utviklingstiltak og/eller erstatte kostnader som likevel etableres hos kommunene Alle kommunens kostnader er her uten mva. Og forhold mellom drift/investering er ikke synliggjort. Dette er dog synligjort i annen dokumentasjon til kommunene. I oversikten fremgår det en samlet finansiering på tilsammen 1 700 000 fra skjønnsmidler. Vi legger til grunn at tildelte beløp for 2013 vil være ca 1 900 000. Dette skaper rom fram til desember for rådmannsutvalg/sekretariat å vurdere evt andre aktuelle tiltak som bør prioriteres i så måte. Enten aktuelle tiltak i etableringsfasen som pt ikke er finansiert eller tiltak i denne planen som kan være aktuelle for delfinansiering. Dvs redusert kommunal andel av prosjektkostnader. Sekretariatet vil komme tilbake til dette. Det er tidligere bestemt at interkommunale næringsfond i Buskerud som regionrådet disponeres skal ses på i sammenheng med årlig handlingsplan/budsjett for det regionale arbeidet. Dette er ikke gjort i år. Men oppfølging av dette vil drøftes nærmere med Numedalskommunene framover En evt etablering av hovedprosjekt knyttet til renovasjon/ felles avfallshåndtering i Kongsbergregionen forventes stillingtatt første halvår 2013. Det er dog i budsjettinnspillet ikke lagt inn midler til evt slik prosjektetablering/-aktiviteter i 2013. Dersom slik oppfølging blir vedtatt vil man samtidig måtte ta stilling til finansiering av dette. Noen tiltak som av ulike grunner er forsinket i tid men har fullfinansiering i 2011/2012 er utelatt fra tiltaksoversikten i budsjettet. Eksempel på dette er prosjekt F231 Hytteutvikling
Kommentarer til alle prosjekter / tiltak i oversikt: F203: Regional koordinator (Tiltak 1) Det samlede årlige beløp foreslås satt til kr 1 150 000.- for 2013. Skal fordeles i hht vedtektene 5. De aktuelle kostnadspunktene er knyttet til lønn mv, reise og andre driftsutgifter. F204: Suks'IT (Tiltak 2) Foreslått budsjettbeløp: kr. 1.000.000 Budsjettbeløp for 2013 er samme beløp som for 2012 og skal fordeles iht til samarbeidsavtale. Kr. 900.000 dekker faste utgifter knyttet til drift av koordinatorstilling herunder lønn, husleie, inventar, driftskostnader, utstyr m.m. I denne summen er det også tatt høyde for å dekke kostnader knyttet til gjennomføring av diverse regionale møter, seminarer knyttet til andre IKT-området utover møter i SuksIT. Kr. 100.000 foreslås bevilget i tillegg til dette. Dette beløpet skal disponeres av SuksIT og sees i sammenheng med pågående aktiviteter / prosjekter. Det kan være aktuelt at SuksIT disponerer midlene i forbindelse med nødvendig kompetanseheving, ekstern konsulentbistand m.m. Hovedhensikten med SuksIT (etablert i mai 2010) er å bistå kommunene i å ta i bruk de muligheter eksisterende IKT-løsninger gir og legge tilrette for en helhetlig og felles fremtidig IKT-satsning. Mange kommuner i Norge har i flere år samarbeidet om drift av sine IKT-løsninger. Mange av disse påpeker i disse dager nødvendigheten av å etablere tilsvarende formelle samarbeid med fokus på IKT-strategi- utvikling, og at et slikt organ bør være et «bindeledd» mellom kommuneorganisasjonene og IKT-driftssamarbeidet. Kongsbergregionen har gjennom etableringen av SuksIT nettopp etablert denne type samarbeidsorgan. Kommunene står overfor store og felles utfordringer som innebærer omfattende IKT-investeringer og kompetanseløft. Her kan f.eks. nevnes digitale publikumstjenester, døgnåpen forvaltning, samhandlingsreformen, informasjonssikkerhet m.m. SuksIT vil bidra til at kommunene i Kongsbergregionen skal ligge i forkant og gjennom samarbeid iverksette nødvendige tiltak som gjør at kommunene kan møte disse utfordringene på en god og forutsigbar måte. F204: Tilskuddsportalen (Tiltak 3) Foreslått budsjettbeløp: kr. 163 861 Budsjettbeløpet for 2013 er samme beløp som for 2012, og dekker faste årlige lisenskostnader knyttet til kommunenes bruk av dette IKT-verktøyet som ble anskaffet av alle kommunene i 2010. De årlige lisenskostnadene er kontraktsfestet i kommunens avtale med leverandøren og basert på hvilke moduler de ulike kommunene har valgt å ta i bruk. Løsningen innebærer blant annet utsending av e-postvarsler til ansatte i kommunene med info om utlysning av diverse tilskuddsmidler. Hvordan disse varslene følges opp i den enkelte kommunene er opp til den enkelte kommune selv å bestemme. Det er ikke etablert noe regionalt samarbeid om etablering eller utforming av søknader eller gjennomføring av fellesprosjekter knyttet til slike utlysninger. Kommunene oppnådde gjennom den regionale anskaffelse av selve IKT-verktøyet en samlet redusert anskaffelseskostnad på kr. 36.000 og en årlig driftsrabatt på kr. 22.000. Disse besparelsene ville man ikke oppnådd dersom kommunene skulle anskaffet løsningen enkeltvis. F206: Visma AjourIT hjelpeguider for Profil (Tiltak 4)
Foreslått budsjettbeløp: kr. 82 771 Budsjettbeløpet for 2013 er samme beløp som for 2012 og vil dekke faste årlige lisenskostnader knyttet til kommunenes bruk av IKT-verktøyet hjelpeguider for Profil som ble anskaffet av alle kommunene i 2009. De årlige lisenskostnadene er kontraktsfestet i kommunenes avtale med leverandøren. Visma AjourIT er et verktøy som gjør det mulig for den enkelte ansatte å få tilgang til hjelpetekst - dvs en beskrivelse av hvordan utføre forskjellig oppgaver/rutiner mens brukeren står innlogget i fagsystemet Profil, Verktøyet reduserer således behovet for opplæring av ansatte. Det er opp til den enkelte kommune selv å ta i bruk hjelpeverktøyet. Det er ukjent hvordan løsningen benyttes ute i den enkelte kommune. Kommunene oppnådde gjennom den regionale anskaffelsen en samlet årlig rabatt på kr. 33.000. Denne besparelsen ville man ikke oppnådd dersom kommunene skulle anskaffet løsningen enkeltvis. F210: Representantskapet (Tiltak 5) Det foreslås avsatt kr 75 000.- for 2013. Skal fordeles i hht vedtektene 5. F211: Rådmannsutvalg og regionråd (Tiltak 6) Det foreslås avsatt kr 75 000.- for 2013. Skal fordeles i hht vedtektene 5. F212: Andre adm kostnader (Tiltak 7) Det foreslås avsatt kr 100 000.-. Skal fordeles i hht vedtektene 5. Gjelder andre vertskaps og representasjonskostnader samt uforutsette ugifter og tiltak samt nettside osv Dette er et prosjekt som ses i sammenheng med den totale driftskostnad for sekretariatet, dvs F203 / F210 / F211 / F212 mv F217: FriKomPort (Tiltak 8) Foreslått budsjettbeløp for 2012 på kr. 42 000.- Budsjettbeløp for 2013 er samme beløp som for 2012 og vil dekke utvikling og årlig ASP-drift av kommunenes felle kursportal. Kongsbergregionen utviklet i 2006 løsningen FriKomPort. Løsningen gir kommunene mulighet til å publisere interne og eksterne kurs/arrangementer på en felles portal med tilhørende elektronisk påmelding. Det er beregnet at for hvert 3. kurs som arrangeres i kommunene/regionen sparer man 1 dagsverk i administrasjonsarbeid. Samlet sett arrangeres det ca 150 kurs årlig i Kongsbergregionen, hvilket innebærer minst 50 dagsverk «spart» årlig. I tillegg bidrar løsningen til et tettere samarbeid mellom kommunene om planlegging av og deltakelse på kurs på tvers av kommunegrensene. Løsningen er utviklet ved hjelp av fri programvare, og er tatt i bruk av totalt ca. 70 andre kommuner/virksomheter. Kongsbergregionen har en sentral rolle i å bidra til at disse kommunene samarbeider om videreutvikling og deling av kostnader knyttet til dette. Kongsbergregionen har også fått mye positiv omtale grunnet FriKomPort både i media og i andre miljøer. F20x: Årlige drift av regional infrastruktur (Tiltak 9)
Foreslått budsjettbeløp: kr. 620 000 Beløpet dekker drift av regionale fellesløsninger som er etablert i regionen. Årlig kostnader i 2013 er økt med kr 220.000 sammenlignet med 2012. Økningen må sees i sammenheng med økningen i antall regionale løsninger som er etablert i 2012 og som planlegges etablert i 2013. Kommunens eksisterende kostnader knyttet til lokal drift av disse løsningene vil bortfalle fra 2013. Kommunene i regionen har etablert noen felles IKT-løsninger og plassert disse i felles regional IKT-infrastruktur. Noe av hensikten med dette er å redusere antall IKT-løsninger og komponenter som må driftes, etablere samarbeid om drift av løsningene og utnyttelse av kompetanse samt tilrettelegge for samarbeidsmuligheter på tjenestenivå dersom dette er ønskelig. SuksIT har i 2013 foreslått å flytte alle lokale løsninger som befinner seg i «sikre» soner inn til regional infrastruktur (se tiltak 19). Dette betyr at kommunene ikke lenger trenger å opprettholde driften av sine sikre soner, men det innebærer også at driftskosnadene knyttet til drift av regional IKT-infrastruktur også må økes. Det kan antas at økningen vil være betydelig lavere enn reduksjonen av driftskostnadene. F227: Vedlikehold, brukerstøtte og applikasjonsvedlikehold Oppad (Tiltak 10) Foreslått budsjettbeløp: kr. 570.000 Budsjettbeløp for 2013 er tilsvarende beløpet som for 2012 og dekker lisenskostnader og konsulenttjenester for bruk av den regionale Oppad-løsningen. Det bemerkes at Hjartdal kommune har inngått egen avtale med Oppad og at ovennevnte beløp derfor ikke dekker Hjartdal kommunes kostnader knyttet til bruk av Oppad-løsningen. Kommunene gjennomførte i 2007 en felles anskaffelse av IKT-baserte løsning fra Oppad på bestilling fra rådmannsutvalget. Løsningen ble deretter installert som den første regional IKT-løsning i serverrommet hos Notodden kommune. Den enkelte skole/barnehage/kommune har selv vært ansvarlig for å ta i bruk løsningen og utnytte de muligheter som ligger i løsningen. Herunder realisere potensielle gevinster også i forhold til integrasjon til andre IKT-løsninger i kommunen. Det er kanskje på sistnevnte område at det største gevinstpotensialet ligger ift reduksjon av dobbeltarbeid/registrering av opplysninger. Det er etablert en regional faggruppe for skole og en for barnehage som samarbeider om bla kompetanseheving erfaringsutveksling innen disse tjenesteområdene. Kommunene oppnådde gjennom felles anskaffelse og installasjon en samlet rabatt på kr. 515.000 i investeringer knyttet til lisenser samt en årlig rabatt på kr. 115.000 i årlig vedlikehold. Denne besparelsen ville man ikke oppnådd dersom kommunene skulle anskaffet og installert løsningen enkeltvis. Fortsatt er det ikke alle kommunene som har tatt i bruk alle integrasjoner, og som dermed heller ikke utnytter løsningen fullt ut. F228: HØYKON (Tiltak 11) Foreslått budsjettbeløp for 2012 på kr. 1 473 282.-
Budsjettbeløp for 2013 er det samme beløpet som for 2012 og dekker kommunenes faste årlige leiekostnader knyttet til felles 1 GB datanettverk herunder leie av felles 300 Mbit/s Internettaksess, leie av offisielle IP-adresser (ett C-nett) og leie av noe utstyr og tjenester i hovednoden hos Itum (router, brannmur, mv.). Etableringen av Høykon-nettet mellom kommunene i Kongsbergregionen har vært en forutsetning for å kunne etablere felles IKT-løsninger/systemer, og på denne måte oppnå gevinster knyttet til samarbeid om kommunenes IKT-drift. En felles 300 MB Internettaksess har bidratt til at kommunene har fått høyere kapasitet på sine internettlinjer enn hva man hadde tidligere. Det vil også være rimeligere å oppgradere til enda høyere kapasitet enn om kommunene skulle hatt separate internettlinjer. Etableringen av Høykon-nettet har også i stor grad bidratt til at private og næringslivet i enkelte utkantstrøk i regionen nå har fått bredbåndstilbud hvilket ikke ville vært praktisk og økonomisk mulig uten regionens etterspørring av bredbånd ifb med etableringen av Høykon-nettet. I 2012 er det etablert en ringstruktur i nettet som betyr økt sikkerhet knyttet til levering av tjenester. Dette er etablert uten ekstra kostnad for kommunene. F230 (og F256/F259): Samordnet næringsapparat SNKR (Tiltak 12, 13, 20 og 21) Tiltak 12 (Prosjekt F230): Foreslått budsjettbeløp kr 50000.- Til fasilitering av samarbeidet og div kostnader Tiltak 13 (Prosjekt F230): Foreslått budsjettbeløp kr 30000.- Kongsbergregionen har deltatt som pilot i Telemarksforsknings pilotprosjekt knyttet til attraktivitet. Tiltaket er utvidet med innovasjon og for at regionen skal ha en samlet vurdering/kunnskap om kommunene i sin region er det ønskelig å fortsette dette samarbeidet Tiltak 20 (Prosjekt F256): Foreslått budsjettbeløp kr 50 000.- Til dekning av kostnader i forbindelse med planlegging og gjennomføring av årlig reiselivskonferanse. Tiltak 21 (Prosjekt F259): Foreslått budsjettbeløp kr 600000.- Til dekning av kostnader i forbindelse med etablereveiledning for de 4 kommunene i Buskerud. Av total kostnad dekker kommunene selv 1/3 del Fylkeskommunen og IN Norge 2/3 deler MERK: I oversikten er ikke kostnaden fordelt på kommunene. Dette fordi inneværende år er første år der sekretariatet har budsjett for dette og fordelingsnøkkelen mellom kommunene ikke kjent på tidspunkt for utarbeidelse av oversikt. Dette vil bli korrigert/rettet F234: Felles LMS / Felles Fronter (Tiltak 14) Foreslått budsjettbeløp kr 500000.- Administrator i 60 % stilling: lønn, reise mv Fordeles kommunene i tråd med samarbeidsavtale etter GSI pr 01.10.13. MERK: Beregningene i tiltaksoversikten er basert på tall fra 01.10.11 I tillegg kommer lisens-/avtalekostnader på i underkant av 200000.- som faktureres direkte fra Fronter til den enkelte kommune. Dette er ikke tatt med som eget tiltak her F240: Bærekraftig bygdeutvikling ildsjelsmarken/-pris (Tiltak 15) Foreslått budsjettbeløp kr 100 000.-
Prosjektet avsluttes etter planen ved årskifte og ved evt videreføring over i «drift» Budsjettbeløpet er antatt kostnad ved fasilitering/gjennomføring av noen arenaer/samlinger i 2013 samt evt etablering av ildsjelspris F243: Nettverksutvikling (Tiltak 16) Foreslått budsjettbeløp kr 100000.- Prosjektet avsluttes som forutsatt ved årskifte. Og etter alt å dømme med en anbefaling om videreføring. Men vil da måtte etableres i «drift» Nettverk er en vesentlig arbeidsform i det regionale arbeidet. Fokus på komptanse/kunnskapsutvikling knyttet til dette ligger i plan for videreføring Budsjettbeløpet er antatt kostnad ved fasilitering/gjennomføring av noen arenaer/samlinger i 2013 F247: Renovasjon (Tiltak 17) Foreslått budsjettbeløp for 2013 er ikke satt. Prosjektet er med i tiltaksoversikten fordi en evt beslutning om å gjennomføre et hovedprosjekt må antas ha kostnader viss finansiering må etableres Forprosjekt renovasjon avsluttes etter forutsetningene i høst og er finansiert i tidligere budsjett. Regionens sekretariat vil be kommunene om refusjon for medgått kostnad i forprosjektet inneværende år (i høst) F250: Felles Trio- og telefoniløsninger (Tiltak 18) Foreslått budsjettbeløp: kr. 650.000 Budsjettbeløp for 2013 dekker årlig vedlikehold og drift av kommunenes felles Trio-løsning etablert i 2011 samt gjennomføringen av kompetanshevingstiltak innen området telefoni. Kommunene etablerte gjennom det regionale telefoniprosjekt høsten 2011 en felles telefonistøtteløsning for 6 av kommunene (ikke Tinn). Enkelte av kommunene hadde slike systemer fra før, men fikk ifb med samarbeidet tilgang til nyere versjon med mer funksjonalitet. Kongsberg og Hjartdal kommuner hadde ikke slik løsning fra før og fikk ifb med etableringen tilgang til et støttesystem som blant annet reduserer belastningen på ansatte ved sentralbord. Hjartdal kommune fikk i tillegg tilgang til ny telefonisentral. Ved etableringen av den regionale løsningen har kommunene oppnådd besparelse i investeringer på ca kr. 1.000.000 i forhold til om alle kommunene skulle oppgradert eller etablert tilsvarende lokale løsninger. Man har også oppnådd en samlet årlig rabatt knyttet til oppgraderingsprogram på kr. 51.000. I tillegg til dette sparer kommunene minimum kr. 200.000 i reduserte kostnader knyttet til vedlikeholdsavtaler og linjeleie. I tillegg har anskaffelsen og det regionale telefoniprosjektet gjennomført i 2011 og 2012 bidratt til fri telefonibruk mellom kommuner, økt mulighet for rasjonalisering og samarbeid om ekspedientfunksjon F251 : ERP-prosjektet for 4 kommuner (Tiltak 19)
Foreslått budsjettbeløp: kr. 5.487.088 (Fordeles slik: investering kr 2.673.822 og drift kr 2.813.266) Budsjettbeløp for 2013 dekker implementering av felles ERP-løsning (økonomi- lønns/personalsystem) for kommunene Notodden, Tinn, Hjartdal og Kongsberg. Budsjettbeløpet og kostnadsfordelingen er i henhold til tidligere vedtak i rådmannsutvalget. De ovennevnte kommunene gjennomførte en felles anskaffelse av ERP-løsning i 2011- og dette har gitt kommunene redusert anskaffelseskostnad - minst 12 millioner kroner kun i lisenskostnader. I tillegg blir integrasjonskostnader, kostnader ved konvertering og IKT infrastruktur redusert. Samarbeidet medførte redusert ressursbruk (humankapital) i anskaffelsesprosessen og økt kvalitet på kravspesifikasjonen. Den anskaffelsesverdien som 4 kommuner gir, fører også til mer fokus fra leverandør, og fører til at vi blir en «viktigere» kunde. Felles drift av løsning med felles installasjon for alle 4 kommunene vil gi reduserte driftskostnader i henhold til den modellen for kostnadsfordeling som er vedtatt. Samme løsning for 4 kommuner fører også til redusert behov for spisskompetanse hos IKT avdelingene. En felles løsning vil kunne føre til bedre oppfølging, og færre fagsystem effektiviserer den daglige driften på IKT avdelingen. En felles løsning gir større faglig miljø, erfaringsutveksling og samarbeid på tvers av kommunene. Prosjektet har parallelt med innføringen av nye ERP-løsning fortløpende fokus på hvilke gevinster som skal tas ut, og på hvilken måte det skal gjøres når verktøyet er satt i drift. Fxxx: Vedlikeholdsavtale regional Familialøsning (Tiltak 22) Foreslått budsjettbeløp: kr. 264.803 Budsjettbeløp for 2013 dekker kostnader knyttet til bruksrett og vedlikehold av en regional Familialøsning. Gjennom etableringen av en regional løsning vil kommunens eksisterende vedlikeholdsavtaler overføres til Kongsbergregionen. Tiltaket vil derfor erstatte kommunenes tilsvarende eksisterende kostnader for 2012. Kommunene har vedtatt å flytte sine lokale Familialøsninger som brukes som fagsystem i barnevernstjenestene i kommunene til en felles regional løsning. Hensikten med etableringen av en slik regional løsning er å legge tilrette for et tettere samarbeid mellom tjenestene dersom dette er ønskelig og forenkle IKT-driften av løsningene. Fxxx: Vedlikholdsavtale regional Profilløsning (Tiltak 23) Foreslått budsjettbeløp: kr. 380.040 Budsjettbeløp for 2013 dekker kostnader knyttet til bruksrett og vedlikehold av en regional Profilløsning. Gjennom etableringen av en regional løsning vil kommunens eksisterende vedlikeholdsavtaler overføres til Kongsbergregionen. Tiltaket vil derfor erstatte kommunenes tilsvarende eksisterende kostnader for 2012. Kommunene har vedtatt å flytte sine lokale Profilløsninger som brukes som fagsystem i pleie- og omsorgstjenestene i kommunene til en felles regional løsning. Hovedhensikten med etableringen av en slik regional løsning er å forenkle IKT-driften av løsningene og legge tilrette for elektronisk meldingsutveksling. Dette tiltaket må sees i sammenheng med tiltak 24 nedenfor. Fxxx: Vedlikholdsavtale regional Meldingstjener og Profilkom (Tiltak 24) Foreslått budsjettbeløp: kr. 252.928
Budsjettbeløp for 2013 dekker kostnader knyttet til bruksrett og vedlikehold av løsninger fra Visma for elektronisk meldingstuveksling til / fra regional Profilløsning (se tiltak 23 over). I og med at kommunene ikke har tatt i bruk slik meldingsutveksling i dag er dette en ny type kostnader for kommunene fra 2013. Kommunene i Kongsbergregionen har gjennom forprosjekt og hovedprosjekt «Meldingsløftet» i Kongsbergregionen samarbeidet om tilrettelegging for elektronisk meldingsutveksling i kommunene. Her kan kort nevnes at elektronisk meldingsutveksling innebærer at kommunene etablerer elektronisk meldingsutveksling mellom kommunehelsetjenesten og legekontor/sykehus for å effektivisere utvekslingen av informasjon mellom disse partene. Elektronisk meldingsutveksling vil være en forutsetning for realisering av Samhandlingsreformen. Gjennom å først etablere en regional Profilløsning (se tiltak 23 over) er det teknisk mulig å etablere en felles «meldingstjener» som kan motta og sende elektroniske meldinger. Det er kommuner som allerede har etablert slik felles meldingsutveksling og har gode erfaringer med dette. Det regionale forprosjektet har avdekket at kommunene samlet sparer ca 500.000 i investeringer og ca kr. 140.000 i årlig drift kun knyttet til anskaffelse og drift av ovennevnte løsninger i forhold til om kommunene skulle anskaffet disse modulene og etablert tilkobling til Norsk Helsenett enkeltvis. Det gjøres oppmerksom på at kommunene må dekke inngå egen tjenesteavtale med Norsk Helsenett og dekke denne over egne budsjetter. Dette fordi Norsk Helsenett krever at hver kommune inngår slik avtale og vil derfor fakturere den enkelte kommune for denne tjenesten. Prosjekt Meldingsløftet vil sørge for at nødvendige formaliteter knyttet til inngåelse av avtale for hver kommune, og kan om ønskelig også bistå med kommunene med kostnadsoverslag knyttet til dette. Fxxx: Vedlikholdsavtale regional helsestasjonsløsning (Tiltak 25) Foreslått budsjettbeløp: kr. 190.430 Budsjettbeløp for 2013 dekker kostnader knyttet til bruksrett og vedlikehold av en ny regional helsestasjonsløsning. Kommunens tilsvarende eksisterende vedlikeholdsavtaler for lokale løsninger vil dermed utgå fra 2013. Kommunene i regionen gjennomførte i 1. halvår 2012 en felles anskaffelse av helsestasjonløsning. Utgangspunktet for anskaffelsen var at 6 av kommunene hadde behov for å oppgradere sin eksisterende lokale løsninger. Kostnadene knyttet til anskaffelsen av løsningen er i 2012 finansiert gjennom det regionale prosjektet Meldingsløftet. Den nye avtalen innebærer at kommunene vil få betydelig mer funksjonalitet enn det man har i dagens løsninger. Her kan nevnes: Oppgradering til ny moderne løsning (Alle kommunene bortsett fra Tinn kjører relativt gamle versjoner av løsningene og har behov for å oppgradere disse) Etablering av meldingstjener som sørger for at man kan ta i bruk elektronisk meldingsutveksling Ny modul for SMS-varsling (f.eks. påminnelse av timeavtale) Applikasjonsvedlikehold (tidligere utført av kommunens IT-avdelinger) Dersom kommunene enkeltvis skulle gjennomført tilsvarende oppgradering/anskaffelse ville man ikke oppnådd de rabatter som man har oppnådd gjennom den regionale anskaffelsen, og kostnadsøkningen ville derfor vært betydelig høyere. Kommunene vil i tillegg kunne oppnå gevinster knyttet til teknisk IKT-drift ved at det nå blir etablert en felles løsning i Kongsbergregionsskya og at de lokale installasjonene dermed kan termineres. Den regionale løsningen medfører også at kommunene kan benytte felles linje til Norsk Helsenett, og dermed oppnå innsparinger i forhold til årlige linjekostnader. Det gjøres oppmerksom på at kommunene må dekke trafikkkostnader knyttet til SMS-varsling over egne budsjetter. Det anbefales at kommunene gjør avrop på BTV-avtale som omhandler bruk av denne type tjenester.
Fxxx: Linjeleie Norsk Helsenett (Tiltak 26) Foreslått budsjettbeløp: kr. 80.736 Budsjettbeløp for 2013 dekker kostnader knyttet til leie av felles sambandslinje til Norsk Helsenett. Etableringen av en slik felles linje finansieres av det regionale prosjektet «Meldingsløftet» i 2012 og sørger for at kommunene kan ta i bruk elektronisk meldingsutveksling fra 2013. Dette tiltaket inngår som en del av prosjekt «Meldingsløftet» vedtatt av rådmannsutvalget og må derfor sees i sammenheng med tiltakene 23,24 og 25 over. Ved å «spleise» på etablering og drift av en felles linje til Norsk Helsenett vil kommunene oppnå lavere kostnader enn om hver enkelt kommune skulle måtte etablere og drifte hver sin linje. NYE / ANDRE TILTAK: TILTAK 27: Opplæring - forstudie Foreslått budsjettbeløp for 2013 er kr 200000.- Sekretariatet foreslår med finansiering fra skjønnsmidler for å Definere og gjennomføre forstudie som belyser muligheter i et evt regionalt tiltak for å fasilitere/koordinere/styrke og effektivisere kommunenes og regionens arbeid med kompetanseutvikling/ opplæringstiltak Evt igangsette forprosjekt Ses også i sammenheng med «attraktivitet», Ses også i sammenheng med interregionalt samarbeid for å utvikle «LMS» mht bruk av elæring mv for kommuner Målsettingen vil være knyttet til bedre utnyttelse av felles ressurser, økt innovasjonskraft i kommunene og bedre omdømme mht rekruttering av personell til fag/arbeid i kommunesektor: Prosjektet vil også ha tilknytning til et samarbeidsprosjekt med de øvrige Telemarksregionene som er under initiering samt egne initiativ i regionen (jfr feks nettverkenes samarbeidstiltak som ofte er knyttet til kompetanse- og kunnskapsutvikling. Men også de enkelte utviklingsprosjekt har vesentlige opplæringsaktiviteter. Jfr også tiltak 41 her TILTAK 28: Forstudie/forprosjekt attraktivitet Det er ikke foreslått konkretbudsjettbeløp for 2013 men aktiviteter (forstudie) høsten 2012 som vil medføre finansieringsbehov i 2013. Tiltaket er med i handlingsplanen og derfor satt på oversikten
Hensikten er nærmere å definere/avgrense det regionale samarbeidets rolle og mulighet i arbeide med attraksjonskraft generelt bosetting spesielt Evt gjennomføre forprosjekt TILTAK 29: Etablere forstudie hvordan øke antall digitale kommunale tjenester Foreslått budsjettbeløp: kr. 100.000 Budsjettbeløp for 2013 vil dekke gjennomføringen av en forstudie for på sikt å kunne å øke antall digitale offentlige tjenester i kommunene i regionen. Tiltaket søkes finansiert via skjønnsmidler i 2013. Norske kommuner har fortsatt et stort forbedringspotensiale når det gjelder digitalisering av sine tjenester. Dette gjelder også kommunene i Kongsbergregionen. SuksIT ønsker å iverksette en forstudie for å se nærmere på hva som er konkrete utfordringer i dette arbeidet slik at man kan settes bedre i stand til å øke farten i framtidig digitaliseringsarbeid. Hensikten med slik digitalisering er bla a å kunne tilby innbyggere/næringsliv o.a flere og bedre elektroniske tjenester, samt effektivisering av egen tjenesteproduksjon. Alle kommuner har samme type utfordringer, og det vil være hensiktsmessig å samarbeide om i første omgang gjennomføringen av en forstudie. TILTAK 30: Meldingsløftet fullføring av hovedprosjekt Foreslått budsjettbeløp: kr. 350.000 Budsjettbeløp for 2013 vil dekke utgifter knyttet til prosjektledelse for fullføring av hovedprosjekt «Meldingsløftet» Kommunene i regionen har i 2012 gjennomført regionalt Hovedprosjekt «Meldingsløftet» for å etablere elektronisk meldingsutveksling i kommunale helseog omsorgstjenester. Hoveprosjektet skal etter planen avsluttes pr. 01.04.13. Prosjektgruppa anbefaler sterkt å forlenge prosjektperioden til ut 2013 og at det bevilges midler for å sikre nødvendig prosjektledelse i 8 ekstra måneder i 2013. Bakgrunnen for ønsket om å forlenge prosjektperioden er behovet for bistand ute i kommunene ifb med omlegging av arbeidsrutiner. Slik omlegging vil være helt nødvendig for å kunne realisere forventede gevinster. TILTAK 31: Etablering av felles IKT-plattform Foreslått budsjettbeløp: kr. 2.023.830 Budsjettbeløp for 2013 vil dekke utgifter knyttet til etablering av datasenter nummer to, i tillegg til det eksisterende på Notodden, for økt tilgjengelighet og sikkerhet i løsningen. Kommunene i Kongsbergregionen har i 2012 etablert grunnstrukturen i felles IKT-plattform. Ny plattform gir mulighet for å samle utlike fagsystemer i felles regionale installasjoner i stedet for 5-6 lokale og oppnå gevinster ved dette, se f.eks. tiltak 5. Etableringen av et datasenter nr 2 anses som nødvendig for å oppfylle de kravene til tilgjengelighet for systemene i pleie- og omsorg, som i enkelte tilfelle kan ha betydning for liv og helse. TILTAK 32: Etablering av regional desktop Foreslått budsjettbeløp: kr. 2.863.500
Budsjettbeløp for 2013 vil dekke utgifter knyttet til implementering av regional desktopløsning for opp til 1000 samtidige brukere. Dette gjelder etableringen av en felles startside (skrivebord) for brukerne i kommunene slik at de enkelt kan logge seg inn på regionale fellesløsninger uavhengig av hvilke innloggingsløsninger de enkelte kommunene har etablert for aksessering av sine lokale systemer. Det har høsten 2012 pågått et arbeid knyttet til vurderingen av aktuelle løsninger. Løsningen som anbefales installert er økonomisk konkurransedyktig sett i forhold til alternativene og gir ifølge våre rådgivere en profesjonell og framtidsrettet løsning som skal kunne fungere som forventet både i forhold til teknisk drift og brukernes behov. Det regionale skrivebordet vil gradvis overta for tilsvarende lokale opplegg etter hvert som systemene samles regionalt. TILTAK 33: Flytte resterende applikasjoner i lokale sikre soner Foreslått budsjettbeløp: kr. 1.200.000 Budsjettbeløp for 2013 vil dekke utgifter knyttet til flytting av kommunenes gjenværende lokale IKT-løsninger i egne sikre soner. I og med at kommunene i 2012 flytter sentrale fagsystemer fra sikre soner inn på regional IKT-plattform og etablerer fellesløsninger der vil det være meget hensiktsmessig å gjøre tilsvarende med de gjenværende lokale fagsystemene i 2013. Kommunene kan dermed avvikle drift og vedlikehold av sine lokale sikre soner innen utgangen av 2013 og dermed oppnå besparelser forbundet med drift av disse. SuksIT har kartlagt hvilke løsninger dette omhandler og i hovedsak er dette kommunale sosialsystemer, samt noen enkle applikasjoner/løsninger som enkelte kommuner benytter. Etablering av en regional løsning for sosialtjenestene forutsetter at man først tar en nærmere gjennomgang av bruk av eksisterende løsninger herunder koblinger til NAV for å vurdere eventuell regional anskaffelse av ny løsning. TILTAK 34: Etablering av permanent IKT-driftssamarbeid Foreslått budsjettbeløp: kr. 2.450.000 Budsjettbeløp for 2013 vil dekke utgifter knyttet til etablering av et formalisert regionalt driftssamarbeid eller etablering av et eget apparat for oppfølging av regionale driftsoppgaver. Kommunene etablert i 2008 prosjekt IKT Drift for å legge tilrette for et mulig driftssamarbeid mellom kommunene. Det har i denne perioden pågått arbeid knyttet til utredning av et mulig permanent IKT-driftssamarbeid. Siste fase i dette arbeidet pågår høsten 2012, og det er ventet at det i løpet av året foreligger forslag til fremtidig organisering av et slikt driftssamarbeid. I lys av dette er det viktig å nevne at omfanget av regionale fellesløsninger vil i løpet av 2013 bli så stort at dette ikke lenger er mulig å følge opp på prosjektbasis på den måten det er gjort fram til nå. Her er det behov for faglige ressurser til koordinering og oppfølging av regionale drifts- og oppfølgingsoppgaver. Dette kan enten skje ved å etablere en felles regional driftsenhet med ansvar for både lokale og regionale driftstjenester eller en egen regional driftsenhet i tillegg til de eksisterede regionale («0-alternativet»). Ved etablering av et utvidet driftssamarbeid kan en oppnå gevinster ved å utnytte kompetanse og ressurser på tvers og øke kvaliteten på flere av driftstjenestene. TILTAK 35: Felles kvalitetssystem Foreslått budsjettbeløp: kr. 200.000
Budsjettbeløp for 2013 vil dekke utgifter knyttet til årlig bruksrett og vedlikehold av regionalt kvalitetssystem som etter planene installeres høsten 2012. Kommunene har etter ønske fra rådmannsutvalget i 2012 startet en regional prosess knyttet til anskaffelse av et felles kvalitetssystem. Det er avsatt midler i budsjettet for 2012 knyttet til slik anskaffelse. Kvalitetssystemet skal bidra til at aktiviteten i kommunen kvalitetssikres i forhold til bestemmelser gitt i ulike forskrifter og bestemmelser og at den styres mot prioriterte kvalitetsmål og tiltak vedtatt av kommunestyret. Det er et mål å effektivisere ressursbruken og få til brukervennlige og funksjonelle rutiner og prosedyrer særlig knyttet til avviksrapportering og forbedringstiltak. Systemet skal inngå som et delsystem innenfor det ordinære politiske og administrative plan- og rapporteringsarbeidet. Status pr. september 2012 er at man har etter utlysning av konkurransen på Doffin mottatt 5 tilbud. Det er iverksatt prosess for å få på plass prosjektleder som vil ha ansvar for å lede det videre arbeidet med valg og implementering av løsning. TILTAK 36: Felles ressurs/koordinator telefoniprosjektet (F246) Foreslått budsjettbeløp: kr. 450.000 Budsjettbeløp for 2013 vil dekke utgifter knyttet til videre samarbeid om telefoni i Kongsbergregionen. Kommunene i regionen har siden 2010 samarbeidet om telefoni gjennom etablering og gjennomføring av forstudie og forprosjekt og 2010 og hovedprosjekt i 2011 2012. Resultatet av samarbeidet har blant annet vært anskaffelse og etablering av felles telefonistøtteløsning for 6 kommuner (se tiltak 8 Trio)I tillegg har samarbeidet blant annet bidratt til følgende: etablering av en felles telefonistrategi og telefonireglement innført ny løsning for opprinnelsesmarkering etablert flåtestyringsverktøy for mobiltelefoner med fokus på informasjonssikkerhet tildeling av midler fra Telenorfondet på totalt kr. 514.000 Hovedprosjekt telefoni avsluttes 31.12.12. Prosjektgruppa skal derfor i løpet av året legge fram sluttrapport med nærmere beskrivelser av prosjektets resultater og eventuelt forslag til videre samarbeidstiltak i 2013. Sluttrapporten skal behandles i rådmannsutvalget. For å kunne ta budsjettmessig høyde for eventuelle forslag til samarbeidstiltak i 2013 nå, anbefaler prosjektgruppa at det settes av budsjettmidler til frikjøp av felles koordineringsressurser i inntil 50 % stilling samt prosesskostnader knyttet til koordinering av videre samarbeid. Det forventes at slik ressurs må samarbeide tett med pågående IKTdriftssamarbeid, da mange av oppgavene vil være av mer teknisk art. Det forutsettes at disse oppgavene vil være nærmere beskrevet i sluttrapporten, og at rådmannsutvalget ifb med behandlingen av denne sluttrapporten vedtar organiseringen av eventuelt samarbeid innen dette området i 2013. TILTAK 37: Felles ressurs informasjonssikkerhet for arbeidet i 2013 (F252) Foreslått budsjettbeløp: kr. 200.000
Budsjettbeløp for 2013 vil dekke utgifter knyttet til videre samarbeid om informasjonssikkerhet i Kongsbergregionen. Kommunene i regionen har siden 2011 samarbeidet om planlegging og gjennomføring av informasjonssikkerhetsaktiviteter gjennom forprosjekt og hovedprosjekt. Prosjektene har blant annet bidratt til følgende: etablering av felles informasjonsstrategi for kommunene i regionen utarbeidet felles malsett for dokumentasjon av informasjonssikkerhetsrutiner anskaffelse av elæringsløsning for kompetanseheving knyttet til informasjonssikkerhet utarbeidelse av felles informasjons- og profileringsmateriell gjennomført lederopplæring oppstart av implementering av rutiner ute i kommunene Hovedprosjektet avsluttes 31.12.12. Prosjektgruppa og SuksIT anbefaler å videreføre en 20 % stillingsressurs i 2013 for å bistå kommunene i ferdigstillelse av implementeringsarbeidet, og for å bistå prosjekt «Meldingsløftet» knyttet til kravet om oppfyllelse av «Norm for informasjonssikkerhet» ifb med etablering av elektronisk meldingsutveksling. En videreføring av samarbeidet i 2013 vil også være hensiktsmessig med tanke på implementering av kvalitetssystem ref. tiltak 35. TILTAK 38: Samarbeid om overvåking av regional Profil-meldingstjener Foreslått budsjettbeløp for 2013 kr. 210.000 Budsjettbeløp for 2013 vil dekke utgifter knyttet til samarbeid om overvåking av elektroniske meldinger, Kommunene har gjennom det regionale hovedprosjektet «Meldingsløftet» anskaffet nødvendig felles IKT-infrastuktur for å kunne sende og ta i mot elektroniske meldinger via Norsk Helsenett se også tiltak 12. En sentral del av denne infrastrukturen er etableringen av en såkalt «Meldingstjener» som er plassert i regional IKT-infrastruktur. Meldingstjeneren motter og sender elektroniske meldinger mellom det regionale Profilsystemet (fagsystem for pleie- og omsorgssektoren) og eksterne samhandlingsaktører via Norsk Helsenett. For å sikre at ikke slike elektroniske meldinger stopper opp på veien er det avgjørende at man overvåker meldingstjeneren. Dette gjøres ved at f.eks. Systemeiere for profil logger seg inn på tjeneren 2-3 ganger daglig for å sjekke at ikke meldinger har stoppet opp. Det regionale Profilnettverket anbefaler sterkt at kommunene samarbeider om dette for å slippe å gjøre samme oppgave i alle 7 kommunene, og at det settes av midler i budsjettet i 2013 for å sikre slikt samarbeid. Et samarbeid om dette vil også redusere sårbarheten betydelig for kommunene ikke minst ifb med ferieavvikling og annet fravær. Som grunnlag for budsjettforslaget har man lagt til grunn at denne oppgaven samlet sett vil innebære da 2 2,5 timers arbeid pr. dag. TILTAK 39: Omsorgsteknologi videreføring av forstudie (FF300) Foreslått budsjettbeløp for 2013 kr. 900.000
Budsjettbeløp for 2013 vil dekke utgifter knyttet til en eventuell videreføring av forstudie etablert høsten 2012. Beløpet søkes finansiert via skjønnsmidler. Kommunene i regionen har etter vedtak i helse- og omsorgsnettverket og rådmannsutvalget høsten 2012 igangsatt en forstudie knyttet til «Omsorgsteknologi». Bakgrunnen for forstudien er at man vet at andelen pensjonister i forhold til antallet yrkesaktive personer vil øke dramatisk i Norge i årene framover. Riktig planlegging og bruk av moderne omsorgsteknologi vil bidra til at eldre kan bo lenger hjemme lenger gjennom økt trygghet i hjemmet, en enklere hverdag og et bedre sosialt liv. Teknologien kan også bidra til å sikre en trygg omsorgstjeneste ved at omsorgspersonellet kan bruke mindre tid på administrasjon og mer tid på omsorgstjenester. Forstudien avsluttes medio februar 2013, og skal da framlegge forslag til tiltak knyttet til innføring av omsorgsteknologi i kommunene i regionen. Man anser at det vil være meget hensiktsmessig å samarbeide videre om slik planlegging/innføring og prosjektgruppa anbefaler derfor å sette av budsjettmidler i 2013 for å sikre fortsatt samarbeid. I foreslåtte rammer for 2013 vil det også være rom for etablering av enkelte pilot-løsninger i kommunene. TILTAK 40: Benytte elæring ang. Informasjonssikkerhet Foreslått budsjettbeløp: kr. 95.000 Budsjettbeløp for 2013 vil dekke utgifter knyttet til årlig abonnement av elæringsverktøy for informasjonssikkerhet. Kommunene inngikk i 2012 ifb med prosjekt Informasjonssikkerhet (se tiltak 24) avtale om anskaffelse av elæringsverktøy knyttet til opplæring av kommunalt ansatte i nye rutiner for informasjonssikkerhet. Avtalen innebærer bruk av elæringsløsningen i 1 år. Rådmannsutvalget har besluttet at løsningen evalueres etter ett år for å vurdere om den fortsatt skal benyttes. Dette budsjettforslaget vil ikke foregripe kommende evaluering, men sikre at det er avsatt midler dersom kommunene fortsatt ønsker å benytte løsningen ett år fra medio 2013. TILTAK 41: «Kompetanseprosjekt» samarbeid om IKT-kompetanseheving Foreslått budsjettbeløp: kr. 500.000 Budsjettbeløp for 2013 vil dekke utgifter knyttet til etablering og gjennomføring av et regionalt prosjekt som skal sette fokus på planlegging og gjennomføring av IKT-kompetansehevingstiltak i kommunene i regionen. Budsjettbeløpet søkes finansiert via skjønnsmidler. Hovedformålet med etableringen av et slikt kompetanseprosjekt er å øke IKT-strategisk kompetanse hos ledere og grunnleggende IKT-kompetanse hos ansatte for å løse kommunale primæroppgaver på en bedre og mer effektiv måte. Noen av de viktigste effektmålene dvs. nytteverdi for brukere, kunder, ansatte og virksomheten er: Bedre utnyttelse av kommunale IKT-systemer - Kortere saksbehandlingstid - Bedre tjenester for innbyggere, fritidsbeboere og næringsliv (fysiske og digitale) - Økt mestring og tilfredshet blant ansatte - Bedre digitale verktøy for de ansatte - Mer effektive arbeidsprosesser og bedre ressursutnyttelse Økt bestillerkompetanse Bremse økningen i behov for ekstra personressurser