Fasilitetstjenester Vet vi nok om behovene til å bestemme rett kvalitet og rett leverandør? En hovedutfordring i både privat og offentlig sektor? Fasiliteter Strategier Mål FM Brukere Bransjedagen 2014 Høgskolen i Oslo og Akershus Olav Egil Sæbøe www.pro-fm.no
Eiendomsforvaltning Fasilitetsstyring/FM? Tradisjonell eiendomsforvaltning: Fokus på eiendommen/bygningen... eiendommens verdiskaping, verdibevaring Fasilitetsstyring/FM: I tillegg: Fokus på det som foregår i/på eiendommen/bygningen... for å skape trivsel, velvære, produktivitet, verdier...
Norges bygningsmasse (i 2010) multiconsult.no Norges bygningsmasse 385 mill. m 2 Yrkesbygg 129 mill. m 2 Boliger * 256 mill. m 2 Privat 85 mill. m 2 Offentlig ** 44 mill. m 2 Før 1945 17 % Etter 1945 83 % Stat 14 mill. m2 Fylke 5 mill. m2 Kommune 25 mill. m2 2,9 m 2 pr. innb 0,9 m 2 pr. innb 4,9 m 2 pr. innb 52 m 2 pr. innb * inkl. off. boliger (3,5 mill m2) ** ca. 47,5 mill. m2 inkl. boliger Kilde: Multiconsult
To ferske og dagsaktuelle utsagn... «Det handler om å se hva kjernevirksomheten behøver av støttefunksjoner, tilpasse tjenestene og ha evnen til å levere når behovet er der» Morten L. Bendiksen, Direktør, Div. Service og Teknikk, Akershus Universitetssykehus HF (Ahus). (FDV nytt nr. 1-14) «Det offentlige er ofte en dårlig bestiller. For å være en god innkjøper må du være en god bestiller...» Tore Opdal Hansen, Ordfører i Drammen (FDV-nytt nr. 1-14).
... og tjenestene skal leveres til/i helt ulike typer bygninger og anlegg... VAKT/SIKRING BRANNVERN DRIFT VEDLIKEHOLD AREALDISP. INNRED/MØBL TRANSPORTER BRØYT/PARK RENHOLD «LIKE» TJENESTER ULIKE BEHOV! Administrasjons-/kontorbygninger Kulturbygninger, Muséer, Kirker Skoler, Barnehager, Idrettsanlegg Helse- og omsorgsbygninger/-anlegg Brannstasjoner, Biblioteker Boliger Tekniske bygninger og - anlegg... etc etc......tjenester - SERVICE... DATA/TELE FORPLEINING KANTINE ENERGI VARME RENOVASJON AVFALL VANN/AVLØP
Kommunal fasilitetsstyring VAKT/SIKRING VAKT/SIKRING BRANNVERN DRIFT VEDLIKEHOLD FORVALTNING AV AREAL AREALDISP INNRED/BØBL. AREALBRUK TRANSPORTER BRØYT/PARK TRANSPORTER RENHOLD FORVALTNING AV EIENDOMMER «LIKE» TJENESTER ULIKE BEHOV! Administrasjons-/kontorbygninger Kulturbygninger, Muséer, Kirker Skoler, Barnehager, Idrettsanlegg Helse- og omsorgsbygninger/-anlegg Brannstasjoner, Biblioteker Boliger Tekniske bygninger og - anlegg... etc etc......tjenester - SERVICE... RENOVASJON RENOVASJON AVFALL VANN/AVLØP DATA/TELE FORPLEINING FORPLEINING KANTINE ENERGI ENERGI VARME PROSJEKTER, NYBYGG/ REHABILITERING
Forutsetninger for suksess: VAKT/SIKRING VAKT/SIKRING BRANNVERN DRIFT VEDLIKEHOLD FORVALTNING AV AREAL AREALDISP INNRED/MØBL. AREALBRUK TRANSPORTER BRØYT/PARK TRANSPORTER RENHOLD FORVALTNING AV EIENDOMMER «LIKE» TJENESTER ULIKE BEHOV! Administrasjons-/kontorbygninger Kulturbygninger, Muséer, Kirker Skoler, Barnehager, Idrettsanlegg Helse- og omsorgsbygninger/-anlegg Brannstasjoner, Biblioteker Boliger Tekniske bygninger og - anlegg... etc etc......tjenester - SERVICE... RENOVASJON RENOVASJON AVFALL VANN/AVLØP DATA/TELE FORPLEINING FORPLEINING KANTINE ENERGI ENERGI VARME PROSJEKTER, NYBYGG/ REHABILITERING
Fasilitetsstyring (FM) har (bør ha?) fire strategiske styringsroller 1. Styring av eierskap 2. Styring av anvendelse 3. Styring av forbruk 4. Styring av tilstand og drift mål fasiliteter FM Medarbeidere og brukere
Fasilitetsstyring (FM) sine styringsroller 1. Styring av eierskap Formuesforvaltning Forvaltning av eiendomsporteføljen Overordnet strategisk planlegning Samfunnsansvarsroller Investeringspolicy (bygg/kjøp/selg) Arkitekturpolicy Miljøpolicy Inn-/utleiepolicy (arealleie) Oppfølging av leieforhold... fasiliteter strategier mål FM Medarbeidere og brukere * KUNNSKAP * ANERKJENNELSE * INFORMASJON * SAMHANDLING FM
Fasilitetsstyring (FM) sine styringsroller 2. Styring av anvendelse * Policies og styring av arealdisponering * Arealutnyttelse/innredning tilpasset ulike behov * Utvikling og vedlikehold av gode brukerkvaliteter for ulike typer brukere/leietakere... mål * KUNNSKAP * INNSIKT * INFORMASJON * SAMHANDLING fasiliteter FM Medarbeidere og brukere
Fasilitetsstyring (FM) sine styringsroller 3. Styring av forbruk * «Hva er mulig»? * Egenproduksjon av tjenester og service * Kjøp av tjenester og service fra eksterne leverandører * Brukspolicy og oppfølging av elektro, varme, vann, annen energi * Brukspolicy og oppfølging av IKT * Oppfølging av miljøkrav, arbeidsmiljø, inneklima, utemiljø «KRITISK MASSE»? fasiliteter mål FM Medarbeidere og brukere * KUNNSKAP - ULIKE BEHOV - ULIKE FAG - ØKONOMI - MARKED * INFORMASJON * SAMSPILL OG TEAM-ÅND!
Fasilitetsstyring (FM) sine styringsroller 4. Styring av tilstand og drift * Oppgradere/forbedre og holde vedlike byggverk og infrastrukturer gjennom systematisk drift, planlagt vedlikehold og prosjekter * Analysere tilstand mot periodiske oppfølgingsplaner * Redusere/eliminere «etterslep» * Tilpasse tjenester, teknologi og utførelse til endrede krav og behov * Veie tjenestebehov og krav mot økonomi, valg mellom egen utførelse og/eller kjøp (eks. benchmarke)... fasiliteter mål FM Medarbeidere og brukere * KAPITAL * KUNNSKAP * KREATIVITET * INFORMASJON * «VERKTØY» * SAMHANDLING
Enighet om behov og prioriteringer? VAKT/SIKRING BRANNVERN VAKT/SIKRING DRIFT VEDLIKEHOLD FORVALTNING AV AREAL AREALDISP. BRØYT/PARK. AREALBRUK Politikerne: Ta fagfolk med på råd og lytt til konsekvensbeskrivelser og anbefalinger DATA/TELE TRANSPORTER BRØYT/PARK TRANSPORTER RENHOLD FORVALTNING AV EIENDOMMER Fagfolkene: «Forstå» politikerne og være lojal mot beslutninger SKAP GODE SAMARBEIDS- OG BESLUTNINGSMILJØER! RENOVASJON RENOVASJON AVFALL VANN/AVLØP FORPLEINING FORPLEINING KANTINE ENERGI ENERGI VARME PROSJEKTER, NYBYGG/ REHABILITERING
Fokus på hensikt og mål («output») med hver enkelt tjeneste og service VAKT/SIKRING BRANNVERN VAKT/SIKRING DRIFT VEDLIKEHOLD FORVALTNING AV AREAL AREALDISP. BRØYT/PARK. AREALBRUK TRANSPORTER BRØYT/PARK TRANSPORTER RENHOLD FORVALTNING AV EIENDOMMER Tjeneste-/servicebehovene... Hva skal løses/tilfredsstilles? Ikke: «hva skal gjøres»! * «Hvem er kunden»? * Volumer (m/km, m², m³, antall brukere etc) * Tid (tidsrom, responstid, hyppighet hvis aktuelt) * Behov for endring «siden sist» * Spesielle krav til gjennomføring...tjenester - SERVICE... RENOVASJON RENOVASJON AVFALL VANN/AVLØP DATA/TELE FORPLEINING FORPLEINING KANTINE ENERGI ENERGI VARME PROSJEKTER, NYBYGG/ REHABILITERING
Eksempel: En behovsbeskrivelse fra Drift... «Hva skal gjøres»... Regelmessig inspeksjon av tak med renner og sluk/overløp samt av fasadekledning og vinduer. Renner, sluk og overløp renses regelmessig i løpet av året og holdes fri for løv, is etc. Behovet: Tak, fasadekledninger og vinduer skal til enhver tid holdes tett og ubeskadiget. Renner, sluk og overløp skal til enhver tid kunne ta unna de vannmengder de er beregnet for
Fasilitetsstyring av behov og forventninger... Hvordan tilfredsstiller vi behovene? Analysere behov needs og forventninger and expectations Spesifisere etterspørsel / krav Beskrive servicenivåer og kvalitetskrav Egenproduksjon eller kjøp?. Org.behov? Avtale(r)? Måle Sammenligne leveransen og med behov og resultatene kravbeskrivelser Kjernevirksomhetens strategier, mål og risiki. Annen policy? Prognoser. Tidslinjer Nåværende service kvalitet/servicenivå? Kundens/sluttbrukers forventninger? Økonomi? Miljøkrav? Sosialt ansvar? Sikring av folk og anlegg? Sikring mot driftsavbrudd? Omforme kj. virksomhetens krav og forventninger til behov for typer av støtte og service Beskrive kvalitet og service slik det skal tjene /oppleves av sluttbrukeren. Målbart. Volumer? SLA-grunnlag Kvalitetskatalog KPI-er Risiki? Policies? Kost.nivå? Rammer? Kapasiteter? Intern tjenesteproduksjon eller kjøp? «Business case»? Organisering? Eventuelt innkjøpsstrategi? Endringer av praksis og i avtaler hvis nødvendig Avtaleprosess? KPI-oppfølging Inspeksjoner Logger Rapporter Budsjetter KTI/LTI.. etc.. Analysere avvik og manglende oppfyllelse av avtale. Avklare behov for endringer og tilpasninger. Hvis nødvendig, omforme kravspesifikasjoner og avtaler. Sanksjoner? Mulkt? Avtaleopphør? Reforhandling? Sammenligne målinger og resultater med avtalte servicenivåer, kvalitetskrav, pris. Benchmark e? Finne eventuelle avvik Rett kvalitet? Rett leverandør?
FIKK DU NOEN NYE IMPULSER? mål fasiliteter Medarbeidere og brukere SPØRSMÅL? NTNU - 25. november 2008