Vedlegg 1 til sak 061-2012 Divisjonsvis bemanningsutvikling Brumunddal, 29. august 2012 Side 1 av 25
Innhold 1 DIVISJON ELVERUM-HAMAR... 2 2 DIVISJON GJØVIK... 5 3 DIVISJON LILLEHAMMER... 7 4 DIVISJON PREHOSPITALE TJENESTER... 9 5 DIVISJON HABILITERING OG REHABILITERING... 12 6 DIVISJON MEDISINSK SERVICE... 14 7 DIVISJON PSYKISK HELSEVERN... 16 8 DIVISJON EIENDOM OG INTERNSERVICE... 19 9 DIVISJON KONGSVINGER... 22 10 DIVISJON TYNSET... 24 1 DIVISJON ELVERUM-HAMAR 1.1 Bemanning B01 Divisjon Elverum - Hamar 1400,0 1300,0 1200,0 1100,0 1000,0 900,0 800,0 700,0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2010 1094,6 1080,5 1122,7 1100,0 1107,9 1108,8 1114,3 1146,7 1196,5 1132,5 1116,1 1128,9 2011 1218,2 1194,8 1224,3 1244,4 1236,3 1211,3 1234,9 1297,3 1350,0 1265,3 1266,3 1269,0 2012 1242,0 1214,7 1248,7 1247,5 1241,6 1245,2 1244,9 1292,7 Per.budsj. 2012 1220,3 1213,3 1241,9 1224,2 1217,9 1212,0 1227,2 1267,0 1318,8 1233,3 1222,8 1233,3 Snitt siste 12 mndr. 1253,0 1254,7 1256,7 1256,9 1257,4 1260,2 1261,0 1260,7 Forbruket av månedsverk i juli ligger ca 18 månedsverk over budsjett og 10 månedsverk over juli 2011. Hittil i år har divisjonen et gjennomsnittelig månedsverkforbruk på i snitt 20 månedsverk mer enn budsjett og ca 15 månedsverk høyere enn 2011 pr måned. En årsak til at forbruket er høyere enn budsjett er et høyt langstidsfravær som følge av sykdom og svangerskapspermisjoner. Dette gir ca 4 mill kr i høyere sykelønnsrefusjoner enn budsjettert Side 2 av 25
Divisjonens forbruk av månedsverk er høyere enn budsjett også etter august.. Lønnsrefusjoner grunnet svangerskap og sykdom er ikke inkludert i grafen ovenfor, heller ikke budsjettpost på andre personalkostnader og kjøp av vikarer fra byrå eller etter spesielle avtaler. Forbruket er ca 26 månedsverk høyere enn i 2011. Noe av økningen kan forklares med flere legestillinger innenfor radiologi finansiert ved lavere forbruk på innleie av leger fra byrå og reduksjon av variabel lønn. Bemanningen av onkologer er også økt. Tabellen nedenfor viser endringen pr avdeling fra juli 2011 til juli 2012. Juli 2011 2012 Endring Akuttmedisin Elverum 93,12 94,82 1,8 % Akuttmedisin Hamar 129,17 136,16 5,4 % Avdeling for Bildediagnostikk Elverum 42,37 46,60 10,0 % Avdeling for Bildediagnostikk Hamar 59,95 58,85-1,8 % Barn Elverum 74,26 71,69-3,5 % Divisjonsledelse Elverum/Hamar 13,98 14,98 7,2 % Gyn/føde Elverum 64,25 66,36 3,3 % Indremedisin Elverum 158,56 166,63 5,1 % Indremedisin Hamar 141,40 140,44-0,7 % Kirurgi Elverum 151,12 145,12-4,0 % Kirurgi Hamar 224,00 222,33-0,7 % ØNH poliklinikk Elverum 28,25 28,95 2,5 % Øye poliklinikk Elverum/Lillehammer 53,69 51,94-3,3 % Divisjon EH 1234,13 1244,88 0,9 % Årsak til avvik Avdeling for bildediagnostikk Elverum: Avdelingen har hatt flere ansatte i fødselspermisjon i juli 2012 enn i juli 2011. Det ble høsten 2011 rekruttert inn nye overleger som har medført en økning i fast og variabel månedsverk. Det har her skjedd en dreining i forbruk fra varekostnad, dvs vikarbyrå, til lønn. Akuttmedisin Hamar: Avdelingen har hatt høyt refusjonsberettiget fravær i juli med flere langtidssykemeldte og ansatte i svangerskapspermisjon enn i 2011. Dette har medført et økt forbruk av månedsverk. Indremedisin Elverum: Avdelingen har gjort nedtak på sengepostene og på kontor som planlagt. Blant annet 3 lis leger i svangerskapspermisjon, en ekstra pålagt turnusfysioterapeut, en engasjement stilling på hud poliklinikk gjør at gjennomført nedtak på sengepostene ikke får det utslaget i forbruk som planlagt. Gyn/føde avdelingen: Avdelingen har et økt antall ansatte i fødselspermisjon i juli 2012 i forhold til juli 2011. De har likeledes et økt sykefravær som medfører økt forbruk av vikarer, da særlig for langtidssykemeldte, og et økt forbruk av overtid og ekstrahjelp. Side 3 av 25
Tiltak som iverksettes Ingen aktuelle tiltak utover de som er iverksatt i budsjettet for 2012. 1.2 Sykefravær Fraværet i divisjonen var i juni 2012 på 7,8% mot 6,57 % i juni 2011, en økning på 1,2%. Status Ledere jobber jevnt og godt med å følge opp sykemeldte arbeidstakere i divisjonen og å avklare videre situasjon for disse. Samarbeidet med NAV, arbeidslivssenteret og HR fungerer godt på dette området. Større krav om oppfølging fra NAV har økt arbeidsmengden. De siste to årene har divisjonen hatt et prosjekt angående særskilt oppfølging av gravide arbeidstakere. Divisjonen er i ferd med å gjennomføre en opplæring av ledere vedr den nye sykefraværsmodulen i Personalportalen. Dette er ment å være et godt hjelpeverktøy for ledere i sykefraværsarbeidet. Side 4 av 25
2 DIVISJON GJØVIK 2.1 Bemanning B02 Divisjon Gjøvik 850,0 800,0 750,0 700,0 650,0 600,0 550,0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2010 638,9 613,9 625,4 619,0 620,7 630,6 633,0 662,3 729,0 647,2 643,8 643,1 2011 708,8 698,4 718,6 724,0 716,3 709,9 722,4 757,6 784,2 721,6 730,1 731,6 2012 724,7 706,9 718,2 713,2 705,8 707,1 713,3 755,8 Per.budsj. 2012 715,3 691,9 703,4 696,5 699,8 709,4 712,9 745,6 804,5 714,6 710,9 711,3 Snitt siste 12 mndr. 728,3 729,0 729,0 728,1 727,2 727,0 726,2 726,0 Status generell beskrivelse Som det framgår av tabellen over ligger totalforbruket av månedsverk i divisjonen i august 10,2 årsverk over det som er det periodiserte forbruket. Dette har årsak i variabel lønn, som vikar ved langtidsfravær og ferievikar. De faste årsverkene ligger på 3,4 årsverk under bemanningsplanen. Det fullstendige bildet får vi når all ferielønn er kjørt i september. Tidspunktene for utbetaling av ferieavviklingen kan variere noe fra år til år. Årsak til avvik Det er ingen alvorlige avvik i bemanningsforbruk i divisjon Gjøvik i juli og august, heller ikke når en ser på den enkelte avdeling. Tiltak som iverksettes Ingen særskilte Side 5 av 25
2.2 Sykefravær Status Graf foreligger foreløpig ikke for mai og juni måned. For divisjon Gjøvik som helhet er sykefraværet 5,7 % i juni. Det innebærer en reduksjon på 0,7 % i forhold til måneden før og en nedgang på 0,3 % i forhold til juni 2011. Nivå-4-lederne jobber godt i forhold til å følge opp sykmeldte og å redusere fraværet. Det har vært en økt aktivitet i samarbeidet mellom lederne og HR i dette arbeidet det siste året, og vi har søkt bistand fra BHT i flere saker. Det er fokus på å jobbe både kortsiktig og langsiktig, selv om det kortsiktige tar det meste av tiden i en travel hverdag. Side 6 av 25
3 DIVISJON LILLEHAMMER 3.1 Bemanning B03 Divisjon Lillehammer 1000,0 950,0 900,0 850,0 800,0 750,0 700,0 650,0 600,0 550,0 500,0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2010 773,4 763,9 792,0 774,9 780,9 776,5 786,4 817,8 865,4 818,0 804,0 803,4 2011 880,3 868,6 889,6 903,8 887,5 872,6 891,0 947,9 968,7 924,8 912,2 912,2 2012 905,7 885,1 884,9 893,1 893,1 888,3 902,5 945,7 Per.budsj. 2012 867,6 854,6 881,6 866,6 870,6 866,6 875,6 911,6 955,6 906,6 893,6 888,6 Snitt siste 12 mndr. 907,0 908,4 908,0 907,1 907,6 908,9 909,9 909,7 I juni brukte divisjon Lillehammer 888,3 månedsverk. Dette er 4,8 månedsverk mindre enn i mai. Fra juni 2011 til juni 2012 har det vært en økning i bemanningen på 14,2 månedsverk. Juni-tallene i fjor var svært lave sammenliknet med månedsverkstallene de resterende månedene i 2011. Som vi nevnte i mai-rapporten regnes 3,15 månedsverk som har blitt overført fra Nukleær medisin på Gjøvik til Nukleær medisin på Lillehammer i 2012-tallene, de ble ikke regnet med i tallene fra 2011. I juli brukte vi 902,5 månedsverk, også disse tallene ligger over bemanningstallene fra juli 2011. Ved rapporteringen har vi også tallene for august. Vi ligger lavere på bemanningstall i august i år sammenliknet med august i fjor. Årsakene til de høye bemanningstallene i juni, juli og august er ferieavvikling og stort inntak av ferievikarer for å dekke sommerferieturnusen. En andel av den faste arbeidsstokken har i tillegg måttet jobbe en del overtid på grunn av høy aktivitet og et relativt høyt sykefravær på enkelte poster. Dette gjelder særlig på Dialyseavdelingen og Intensiv- og overvåkningsavdelingen. Divisjonen har brukt 59,3 månedsverk mer i 2012 enn i samme periode i fjor. Årsaken til dette er høyere aktivitet de syv første månedene i år sammenliknet med i fjor. Vi har hatt en økning i aktiviteten på 2,3 % hittil i år. Denne økningen har generert høyere inntekter enn den økte kostnaden på bemanning. I rapporten for mai skrev vi at det var avdelingene kirurgi og indremedisin som hadde den største økningen i bemanningstallene, og da særlig på legesiden. Kirurgisk avdeling har hatt en nedgang på 3,6 månedsverk fra mai til juni. Her har flere leger sluttet på grunn av plass i gruppe 1 tjeneste, Side 7 av 25
flere får plass i løpet av høsten og antallet leger reduseres dermed ytterligere. Medisinsk avdeling ligger jevnt høyt på bemanningstall i juni og juli, dette skyldes høy aktivitet også i sommermånedene. I tillegg har Medisinsk avdeling flere leger i fødselspermisjon som vi ikke får refundert hele lønnskostnaden for. Ellers er økningen i bemanningstallene i sommermånedene jevnt fordelt pr avdeling. Det vises til gjennomførte og planlagte tiltak s. 8-10, samt punktene nedenfor. Tiltak som iverksettes og ventet effekt Som vi nevnte i mai-rapporten jobber avdelingssjefsgruppen tett sammen for å se på sammenslåing av enheter, endrede og færre vaktlinjer, ytterligere sengenedtak og andre tiltak som kan ha effekt på lavere bemanning. Vi hadde i juni ukentlige møter om dette temaet. 29. og 30. august skal vi ha en samling med alle nivå 3 og 4-ledere og seksjonsoverleger for å se på hvilke tiltak vi kan gjennomføre neste år for å nå budsjettkravet for 2013. Controller gjennomførte i uke 24 økonomiopplæring rettet mot alle avdelingene. Det gjennomføres resultatsikringsmøter med alle avdelingene i regi av divisjonsdirektør hver måned hvor økonomi og bemanning har hovedfokus. Alle nivå 3 og 4-lederne i den enkelte avdeling deltar. I tillegg er følgende tiltak iverksatt: Overtid skal godkjennes av avdelingssjef Innleie av vikar godkjennes av nivå 4 leder Inntak av vikar på mer enn tre måneder godkjennes av divisjonsdirektør Nedtak av senger på flere avdelinger og sammenslåing av avdelinger i helgene 3.2 Sykefravær De sist oppdaterte sykefraværstallene vi har er fra juni 2012. Vi har ikke tidligere rapportert på mai-tallene. I mai hadde vi et fravær på 7,23 prosent, med 1,56 % på korttid og 5,66 % på langtid. I juni hadde vi et fravær på 7,11 % alle fraværslengder, hvor korttidsfraværet var på 1,61 % og langtidsfraværet var på 5,5 %. Fraværet har økt fra april til mai, fra 6,65 % til 7,23 %. Fra mai til juni gikk langtidsfraværet marginalt ned, mens korttidsfraværet økte marginalt. Vi er fornøyde med at sykefraværet er 0,5 prosentpoeng lavere i Divisjon Lillehammer enn gjennomsnittet for SI måned etter måned, dette til tross for de krevende tiltakene vi har måttet iverksette i 2012 som har hatt betydning for bemanningen. Divisjonen har slitt med høyt korttidsfravær første kvartal 2012. Dette bedret seg i april, og gikk ytterligere ned i mai. HR har planlagt ulike tiltak utover høsten med målsetting å redusere sykefraværet. Sommerferien er en krevende tid med lite personale på jobb. På de aller fleste avdelingene har det gått bra, men på enkelte poster har det vært noe sykefravær og høy aktivitet, som har medført svært stort arbeidspress på de medarbeiderne som var på jobb og dermed ytterligere sykefravær. Sykefravær er fast tema på de månedlige resultatsikringsmøtene med alle avdelingene hvor nivå 3 og 4-lederne deltar og må svare for sin avdelings sykefraværstall og hvordan de følger opp sine medarbeidere. Dette gjelder både forebyggende tiltak og i forhold til korttidsfraværet og langtidsfraværet. Sykefravær er også fast tema på månedlige møter med tillitsvalgte og hyppig på agendaen i AMU. Side 8 av 25
I tråd med tenkningen om sykehuset som en Helsefremmende arbeidsplass, ønsker HRavdelingen sammen med Divisjonsledelsen å ha et sterkt fokus på nærværsjobbing i divisjonen. 4 DIVISJON PREHOSPITALE TJENESTER 4.1 Bemanning B04 Divisjon Prehospitale tjenester 450,0 400,0 350,0 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 0,0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2010 198,6 216,2 212,5 205,6 213,4 213,7 219,9 214,7 237,7 218,7 217,6 218,6 2011 287,7 296,1 312,6 329,7 329,0 323,0 333,3 348,9 362,6 345,3 341,0 335,1 2012 373,9 382,0 387,7 392,3 390,4 390,0 397,9 404,9 Per.budsj. 2012 400,4 400,4 399,3 408,7 399,2 396,9 401,6 406,9 420,1 406,9 404,6 402,8 Side 9 av 25
Avvik bemanning fast lønn, vikar i ledig stilling, fødselsvikar 4,0 2,0 0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0 14,0 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August Status generell beskrivelse I forhold til periodisert bemanningsbudsjett for 2012 ligger forbruket av personell fortsatt under antatt nivå, likevel slik at forbruket nærmer seg det periodiserte bemanningsbudsjettet for 2012. Antall faste årsverk er også innen fastsatt bemanningsramme. Nesten halvparten av underforbruket av faste månedsverk er knyttet til Enhet for reiseoppgjør, der en bevisst styrer mot et noe lavere forbruk enn rammen (jfr mindreforbruk av kostnader). Denne avdelingen holdes imidlertid regnskapsmessig separat. Årsak til avvik Se avsnittet ovenfor Tiltak som iverksettes og ventet effekt Det er foreløpig ikke behov for å iverksette tiltak, utover det å ha den nødvendige oppmerksomhet på utviklingen. Side 10 av 25
4.2 Sykefravær 2. kvartal 2011 2012 2. kvartal juni juni Alle fraværslengder Alle fraværslengder Korttid Langtid Alle fraværslengder Alle fraværslengder Korttid Langtid (B04) Prehospitale tjenester 8,05 9,39 2,72 6,67 8,33 9,11 2,37 6,74 (B0400) Divisjonsledelse Prehospitale tjenester 0,16 0 0 0 0,84 2,7 2,7 0 (B0401) Pasienttransport 5,61 6,22 3,83 2,39 8,62 8,28 4,64 3,64 (B0402) Ambulanse 6,1 7,45 2,41 5,04 8,18 9,07 1,74 7,33 (B0404) AMK 14,99 19,26 1,46 17,8 8,61 8,07 0,4 7,68 (B0405) Kompetanseenhet 0,39 0 0 0 13,37 25,09 0 25,09 (B0406) Saksbehandlingsenhet enkeltoppgjør 12,4 12,91 4,04 8,87 8,87 9,75 4,77 4,98 Status Graf foreligger foreløpig ikke med juni tall, men tallene framkommer av ovenstående tabell. Samlet for divisjonen er junifraværet på 9,11 %, det er en reduksjon på 0,28 prosentpoeng i forhold til juni foregående år, mens resultatene for 2. kvartal i år er 0,28 prosentpoeng høyere enn i 2011. Innen flere av seksjonene i avdeling ambulanse er fraværsøkningen særlig merkbar. Flere langtidssykmeldinger har, etter hva vi kan forstå, ikke årsak i arbeidet eller arbeidsplassen. Flere er sykmeldt pga. muskel/skjelettlidelser, noe som ikke nødvendigvis har årsak i det fysisk krevende arbeidet, men det er problematisk ift tilrettelegging på arbeidsplassen i den tiden det tar for vedkommende å bli frisk. Kompetanseenheten har 2,2 årsverk og fravær gir stort utslag i prosent. Avdeling Pasientreiser har hatt en positiv fraværsutvikling hittil i år, selv om nivået fortsatt ligger høyere enn i 2011. AMK Innlandet og Enhet for enkeltoppgjør har hatt en nedgang i fraværet. Det jobbes konkret med oppfølging av utfordrende fraværssaker i avdelingene, av leder med bistand både fra HR og BHT. Divisjonen har startet opp arbeid med å utvikle et konsept for fysisk trening og muligheten for å spesifisere krav til ansattes fysiske kapasitet for å kunne ivareta livreddende oppgaver. Side 11 av 25
5 DIVISJON HABILITERING OG REHABILITERING 5.1 Bemanning B05 Divisjon Habilitering Rehabilitering 300,0 290,0 280,0 270,0 260,0 250,0 240,0 230,0 220,0 210,0 200,0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2010 245,5 245,3 253,5 253,1 253,5 260,4 256,8 260,5 268,1 260,5 259,0 261,6 2011 255,3 248,2 257,4 262,3 260,6 255,0 257,9 260,3 259,6 250,6 245,0 251,2 2012 240,7 237,6 242,0 243,4 239,0 243,9 244,1 247,2 Per.budsj. 2012 251,8 254,7 258,6 257,7 259,7 259,7 254,7 258,4 268,2 262,5 259,6 262,4 Snitt siste 12 mndr. 254,1 253,2 251,9 250,3 248,5 247,6 246,4 245,4 Divisjonen har budsjettmessig overført 13,4 årsverk til Divisjon Eiendom og intern service fra 1.1.2012. Overføringen av disse årsverkene er ikke hensyntatt i budsjetterte årsverk i 2012. Divisjonen har et forbruk totalt i juli mnd på 244,1 årsverk periodisert budsjett for juli mnd er 254,7 årsverk differansen er 10,6 årsverk. Når overføring av medarbeidere fra DEIS med 13,4 årsverk trekkes fra, er resultat -2,8 årsverk. Divisjonen består av 4 avdelinger: (Rehabiliteringstjenesten Gjøvik og Avdeling for fysikalskmedisin og rehabilitering er slått sammen til en avdeling). Avdeling Budsjetterte Forbruk juli Forbruk juli Brutto forbruk fasteårsverk Faste årsverk variabel lønn Hab Oppland 34,85 33,10 0,20 33,30 Hab Hedmark 40,20 40,10 0 40,10 Fys med og rehab 100,20 118,60 10,80 129,40 (- prosjekt) Granheim 37,60 35,80 4,30 40,10 Side 12 av 25
I kolonnen Forbruk juli, Faste årsverk er i forhold til tidligere tall, tatt med fast lønn (5000), vikar i ledig stilling (5001), fødselspermisjon (5002) og turnusleger (5013). Dette er alle faste årsverk ved bemanning og vil gi sammenlignende tall med budsjetterte faste årsverk. 5.2 Sykefravær pr juni 2. kvartal 2012 2. kvartal 2012 2. kvartal 2012 Alle fraværslengder Korttid Langtid Alle ansvarssteder 7,32 1,73 5,59 (B05) Hab/Rehab 3,94 1,2 2,74 (B0500) Divisjonsledelse Habilitering og rehabit 0 0 0 (5200) BRD Divisjonsledelse Hab - Rehab 0 0 0 (B0501) Habiliteringstjenesten i Oppland 3,36 1,27 2,09 (5265) LHM Barnehab 5,64 1,65 3,99 (5266) LHM Voksen Hab 2,89 1,39 1,5 (5293) LHM Avd ledelse Habiliterings Oppl 0,15 0,15 0 (B0502) Habiliteringstjenesten i Hedmark 2,12 2,12 0 (5241) OTT Barnehab 1,79 1,79 0 (5254) STA Voksen hab 2,87 2,87 0 (5294) OTT Avd ledelse Habiliterings Hedm 0,6 0,6 0 (B0506) Habilitering og rehabilit Granheim 2,3 1,34 0,95 (3201) GRH Granheim Lungesykehus 2,3 1,34 0,95 (B0507) Avd for Fysikalsk medisin og rehabilitering 5,21 0,86 4,35 Totalt sykefravær for divisjonen for 2. kvartal 2012 var 3,94 %. Divisjonen har gjennomgående lavt sykefravær Side 13 av 25
6 DIVISJON MEDISINSK SERVICE 6.1 Bemanning B07 Divisjon Medisinsk Service 600,0 550,0 500,0 450,0 400,0 350,0 300,0 250,0 200,0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2010 539,6 536,2 545,4 536,2 537,6 542,0 545,9 561,8 580,7 570,6 568,9 568,2 2011 296,5 295,5 294,5 296,8 295,7 300,8 302,9 317,1 317,1 302,7 302,3 305,7 2012 322,2 321,3 319,1 318,5 314,5 316,8 321,0 331,7 Per.budsj. 2012 319,6 321,3 324,3 320,8 320,3 319,3 323,4 333,3 340,3 321,3 323,3 324,3 Status generell beskrivelse Bemanningstallene i divisjon Medisinsk Service har gått ned måned for måned fra januar til mai 2012, fra 322,2 månedsverk i januar til 314,5 månedsverk i mai. I juni, juli og august har bemanningstallene økt som forventet på grunn av ferieavvikling og stort inntak av vikarer for å dekke sommerferieturnusen. Bemanningstallene for alle de tre sommermånedene ligger under periodiserte bemanningstall. Fem av seks avdelinger hadde lavere bemanningstall i juli i år sammenliknet med juli i fjor. Divisjonen har hatt et underforbruk på 15,6 månedsverk de syv første månedene i år i forhold til budsjett. Til tross for gode resultater i forhold til bemanningstallene følges bemanningsutviklingen nøye opp i oppfølgingsmøter med avdelingssjefer og seksjonsledere. Årsak til avvik Som beskrevet over har divisjonen ingen avvik fra periodisert bemanningsbudsjett. Tiltak som iverksettes og ventet effekt Side 14 av 25
Med bakgrunn i ovennevnte punkter ser ikke divisjonen behov for å sette inn noen tiltak i forhold til bemanning hittil i 2012. 6.2 Sykefravær Status De sist oppdaterte sykefraværstallene vi har er fra juni 2012. Vi har ikke tidligere rapportert på mai-tallene. I mai hadde vi et fravær på 6,29 prosent, med 1,35 % på korttid og 4,94 % på langtid. I juni hadde vi et fravær på 6,49 % alle fraværslengder, hvor korttidsfraværet var på 1,93 % og langtidsfraværet var på 4,56 %. Fraværet gikk ned med 1,4 prosentpoeng fra april til mai, fra 7,7 % til 6,29 %. Fra mai til juni økte fraværet med 0,2 %. Det er gledelig at fraværet har gått vesentlig ned fra april til mai. Etter to måneder med et totalfravær over 9 % i vinter er det svært bra at fraværet nå har gått ned til 6,29 % i mai og 6,49 % i juni. Vi er fornøyde med at sykefraværet i Divisjon Medisinsk service er over ett prosentpoeng lavere enn gjennomsnittet for SI, både i mai og juni. Divisjonen har som mål en nærværsprosent på 94 %, og med de nye tallene for mai og juni ligger vi ikke langt unna målsettingen vår. Sykefravær er fast tema på oppfølgingsmøtene med alle avdelingene hvor nivå 3 og 4-lederne deltar og må svare for sin avdelings sykefraværstall og hvordan de følger opp sine medarbeidere. Dette gjelder både forebyggende tiltak og i forhold til korttidsfraværet og langtidsfraværet. Sykefravær er også fast tema på månedlige møter med tillitsvalgte og hyppig på agendaen i AMU. HR-avdelingen har sammen med Divisjonsledelsen et sterkt fokus på nærværsjobbing i divisjonen. Side 15 av 25
7 DIVISJON PSYKISK HELSEVERN 7.1 Bemanning Status generell beskrivelse Årsak til avvik Forbruk totalt antall årsverk pr. juli sammenlignet med budsjett Forbrukte månedsverk pr. juli utgjør 1962,5 månedsverk. Det er utgjør en økning på 34,9 månedsverk sammenlignet med forrige mnd. og en nedgang på 37,4 månedsverk sammenlignet med samme periode i fjor. Budsjettert forbruk pr. juli utgjør 1951 årsverk. Forbruket i divisjonen pr juli ligger således 11,5 månedsverk over budsjett i juli sammenlignet med 8,4 månedsverk under budsjett i juni. Forbruket for august ligger 14,3 under budsjett. I divisjonens forbruk av månedsverk inngår det 8 månedsverk i april som gjelder ikke budsjettert aktivitet i prosjekter. Disse prosjektene har som hovedregel ekstern finansiering og disse månedsverkene representerer dermed ikke noe merforbruk Antall månedsverk kontert på fast lønn i juli utgjør 1739 månedsverk (konto 5000, 5001 og 5002) sammenlignet med 1753,5 i samme periode fjor. Det er overført 27,3 årsverk til internservice og vi har dermed en økning i antall månedsverk kontert på fastlønn på 12,8 månedsverk i juli sammenlignet med forrige mnd. Antall budsjetterte årsverk på konto 5000, 5001 og 5002 utgjør 1801,6 årsverk. Divisjonen har således pr. juli 62,6 vakante stillinger. Side 16 av 25
Divisjonen er tildelt omstilingsmidler i form av at divisjonen har aksept for å gå med et underskudd tilsvarende fjorårets overskudd.. Leger og psykologer Antall månedsverk leger som mottar fastlønn utgjør pr. juli utgjør 137,5. Det er økning på 27,2 månedsverk sammenlignet med samme periode i fjor. Divisjonen har budsjettert med 140,2 månedsverk leger for 2012 dvs. at divisjonen pr. juli har 2,7 månedsverk vakante legestillinger. Antall månedsverk psykologer som mottar fastlønn utgjør 96,1 månedsverk og antall psykologspesialister 59,2 månedsverk. Det er således totalt 155,3 månedsverk psykologer og psykologspesialister, som mottar fastlønn. Divisjonen har totalt budsjettert med 172 psykologstillinger i 2012 dvs. at divisjonen pr. juli har 16,7 månedsverk vakante psykologstillinger. Omstilling Divisjon Psykisk Helsevern har på bakgrunn av vedtatt budsjett for 2012 iverksatt følgende omstillingsprosesser 1. Omstilling Avdeling for psykose og rehabilitering. Nedleggelse av B7. Omstillingsprosessen ble sluttført i februar. Den berører 11 omstillingskandidater, som ble overført til nye enheter fra og med 5. mars. DPS Lillehammer, døgnenheten ved Otta. Det er gjennomført Ros - analyser i henhold til retningslinjene for omstilling, samt at det er utarbeidet ny bemanningsplan. Divisjonen er i dialog med nærliggende kommuner for å kartlegge alternative arbeidsplasser i kommunen. Det er totalt 3,5 årsverk som defineres, som omstillingskandidater. Prosessen sluttføres innen 01.09.12. DPS Gjøvik, sengepost i Valdres. Det er gjennomført kartleggingssamtaler og oppfølgingssamtaler med alle sykepleiere og hjelpepleiere ved enheten. Omstillingskandidatene har mottatt tilbud om sluttvederlag. Prosessen sluttføres innen 01.10.12 og driftsendringen iverksettes fra 01.01.13. Endringene ved DPS Gjøvik døgnenheten Valdres medfører et nedtak på 10,3 årsverk. DPS Gjøvik, poliklinikk Toten. Det er utarbeidet ny bemanningsplan for enheten, som er klar for drøfting. Drøftingsmøtet gjennomføres drøftingsmøte i løpet av august. Det er planlagt at endringen skal iverksettes fra 01.01.13. Avdeling for Alderspsykiatri skal redusere antall årsverk med et årsverk. Endringen er formelt drøftet med tillitsvalgte og omstillingsprosessen er påbegynt. Tiltak som iverksettes og ventet effekt Divisjonen har besluttet å avvikle driften ved enhet for personlighetspsykiatri døgn grunnet nedgang i antall pasienter. Kartleggingssamtaler med de ansatte gjennomføres i august. Det er totalt 13.3 årsverk tilknyttet enheten. Driften avvikles 01.12.12. Side 17 av 25
7.2 Sykefravær Status Sykefraværet for divisjon utgjør pr juni 2012 8,7 %. Divisjonen arbeider aktivt for å redusere fraværet. Enheter med fravær over 10 % må rapportere strakstiltak til HR -avdelingen Side 18 av 25
8 DIVISJON EIENDOM OG INTERNSERVICE 8.1 Bemanning B09 Divisjon Eiendom og Intern Service 700,0 650,0 600,0 550,0 500,0 450,0 400,0 350,0 300,0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2010 511,9 500,3 500,8 501,4 504,2 504,8 500,1 549,5 560,6 500,5 496,4 498,5 2011 560,0 553,1 557,2 561,1 561,5 557,1 562,5 602,5 631,3 564,7 568,7 568,4 2012 606,0 596,3 600,3 600,4 596,8 599,5 596,2 645,5 Per.budsj. 2012 593,5 586,6 590,5 595,6 595,9 591,5 597,0 636,9 659,1 591,5 595,6 589,4 Status generell beskrivelse Fra 1.januar 2012 fikk divisjon EIS en økning i antall ansatte på grunn av intern omorganisering i Sykehuset Innlandet. En rendyrking av organisasjonsmodellen der EIS har ansvaret for servicefunksjoner i SI medførte at matforsyning og renholdstjenester ved de mindre psykiatriske enhetene ble overført til divisjonen, dette innebar overføring av 22,4 stillinger. Tilsvarende omlegging ble gjennomført ved Granheim, servicefunksjoner innen teknisk, matforsyning og renhold ble overført til divisjon EIS. Overføring av Granheim omfattet 13,6 stillinger. Service og støttefunksjoner ved Divisjon Kongsvinger ble overført 01.09. 2011 og omfatter 7,6 stillinger. I økonomiplan ble det lagt inn et innsparingskrav for divisjonen, og resultatkravet for 2012 ble gjennomført på lønn. Kravet på 6 mill tilsvarte nedtak av 11 stillinger. Side 19 av 25
Total økning av stillinger i divisjonen Overføring av Granheim 13,6 Overføring servicetorg Kongsvinger 7,6 Overføring Psykiatriske enheter 22,4 SUM økninger 43,60 Reduksjon resultatkrav - 11 Endring 32,60 Tabellen viser endring i bemanning fra 2011 til 2012 i månedene juni, juli og august. Forbruk bemanning 2012 2011 Utvikling fra 2011 til 2012 jun jul aug jun jul aug 5000 Fast lønn 495,8 493,7 495,5 509,3 509,1 507,0 5001 Vikar i ledig stilling 27,6 28,8 26,3 12,5 13,7 18,2 5002 Fødselspermisjon 3,8 3,0 3,2 2,4 1,5 1,7 5010 Vikarer ved sykdom/permisjon 42,5 39,6 33,1 34,9 38,2 25,9 5011 Ferievikarer 8,0 9,6 72,4 4,8 7,0 60,3 5012 Vikarer ved sykdom/perm - kor 4,3 5,4 2,3 4,8 6,4 4,6 5020 Lønn til lærlinger 5,3 5,3 3,5 4,4 5,3 4,0 5048 Andre faste tillegg - - - 1,0 1,0 1,0 5050 Variable tillegg 0,7 0,8 0,5 1,2 1,0 0,8 5100 Overtid 3,2 3,1 3,9 6,4 5,0 4,8 5130 Ekstrahjelp 7,2 6,0 3,8 6,4 5,4 5,0 5140 Engasjement 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 599,5 596,2 645,5 589,1 594,6 634,3 2011 tallene er korrigert med + 32 stillinger (økninger) pga overføring Bemanningsutviklingen er under kontroll hittil i pr. Avvikling av ferie vil gi en økning i antall vikarer i månedene juli, august og september. Divisjonen har et lavere budsjett for ferievikarbudsjett i 2012, noe av årsaken til dette er reduksjon i vikarbudsjettet for å oppfylle resultatkravet. Etter korrigering av økt bemanning pga nye enheter og nedtak av stillinger har EIS et justert bemanningsbudsjett på rundt. 645 stillinger (julitall). Avvik mellom bemanningsbudsjett og faktisk forbruk varierer fra måned til måned. I divisjonen er bemanningsutviklingen under kontroll, og i samsvar med budsjettet for juli. Økt forbruk av stillinger i 2012 sammenlignet med 2011 følges nøye. Årsak til avvik I juni og juli er det ikke avvik mellom bemanningsbudsjett og faktisk forbruk som krever kommentarer. Tiltak som iverksettes og ventet effekt I budsjettarbeidet for 2014 vil bemanningen i de enkelte avdelinger gjennomgås. Erfaringstall og utvikling fra 2011 og 2012 skal vurderes før bemanningsbudsjett for 2013 fastsettes. Side 20 av 25
8.2 Sykefravær Totalt sykefravær for divisjonen pr. juli 2012 var 8,74 %. (korttid 2,18 og langtid 6,55%) Divisjonen har en gjennomgående nedgang i sykefraværet. Sykefraværet i år viser en nedgang fra samme periode i fjor på 2,2 %. Avdelingene i divisjonen har variasjon i sykefraværet. De minste avdelingen har et gjennomgående lavt sykefravær mens sykefraværet i de største driftsavdelingen er høyere enn gjennomsnittet i SI. I disse avdelingene legges det ned mye ressurser i oppfølging av sykemeldte medarbeidere. Det er i disse avdelingen divisjonen ser en nedgang sykefraværet over tid. Side 21 av 25
9 DIVISJON KONGSVINGER 9.1 Bemanning B10 Divisjon Kongsvinger 600,0 550,0 500,0 450,0 400,0 350,0 300,0 250,0 200,0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 2010 529,0 512,8 522,6 518,7 523,3 529,7 530,9 542,2 572,8 539,7 543,6 2011 467,5 457,9 481,3 476,5 476,0 468,4 472,7 472,8 494,4 464,8 458,5 2012 431,9 423,1 427,2 427,3 418,3 422,2 420,8 431,0 Per.budsj. 2012 430,0 415,9 428,9 426,1 429,9 429,9 432,7 443,3 458,7 440,3 442,2 Snitt siste 12 mndr. 468,3 465,4 460,9 456,8 452,0 448,1 443,8 440,3 Status generell beskrivelse Nye SI Kongsvinger konkluderte med et nedtak på 17 årsverk fordelt på pleierstillinger og lederstillinger. Det jobbes kontinuerlig med effektiv bruk av ansatte på tvers av avdelinger. Månedsverkoversikten viser at vi pr mars ligger på budsjett mens vi ligger 5,8 månedsverk over budsjett pr. april. Årsak til avvik Årsaken til avvik skyldes høy aktivitet kombinert med økende sykefravær. Tiltak som iverksettes og ventet effekt Vi jobber kontinuerlig med å videreutvikle effektiv drift og samhandling for å benytte alle senger effektivt. Dette blant annet for å unngå innleie av ekstrapersonell. Vi ser samtidig faren for økt sykefravær ved ekstremt høyt press i perioder for enkelte avdelinger. Det jobbes derfor enda mer med fleksibilitet og samhandling på tvers av avdelinger. Optimal utnyttelse av kapasitet før innleie av vikarer settes i verk er nøkkelen til at vi skal komme i mål. Se kommentar under sykefravær. Side 22 av 25
9.2 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Kongsvinger 2011-2012 fordelt etter fraværslengde 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt 20 12 Korttidsyk% 2,2 % 2,6 % 2,2 % 1,9 % 2,1 % 1,8 % 20 12 Lang tidsyk% 5,9 % 6,9 % 5,2 % 4,4 % 4,4 % 5,7 % 20 12 Syk% 8,1 % 9,4 % 7,4 % 6,3 % 6,5 % 7,5 % 20 11 Korttidsyk% 2,7 % 2,0 % 1,9 % 1,3 % 1,6 % 1,9 % 1,4 % 1,2 % 2,1 % 2,0 % 20 11 Lang tidsyk% 5,8 % 6,9 % 7,2 % 7,1 % 7,7 % 8,6 % 9,1 % 6,0 % 4,0 % 6,1 % 20 11 Syk% 8,5 % 8,9 % 9,1 % 8,4 % 9,3 % 10,5 % 10,5 % 7,2 % 6,1 % 8,1 % Status Sykefraværet har økt fra januar til februar. Årsakene er i mange tilfeller kjent og det har vært stor grad av bruddskader hvor det er lite å gjøre i forhold til å jobb forebyggende. Vi jobber fortsatt aktivt med IA-arbeidet i divisjonen og er i gang med møtevirksomhet med hver enkelt avdelingssjef for å gå gjennom sykefraværet i den enkelte avdeling spesielt. Det er foreløpig ingen tegn på at det økte sykefraværet kan knyttes opp mot arbeidsmiljø, omstillingsprosesser eller at det er økning i sykefravær grunnet årsaker på jobb. Side 23 av 25
10 DIVISJON TYNSET 10.1 Bemanning ORgHierarki - kode og navn B20 Tynset 300,0 MVERK 250,0 200,0 150,0 100,0 År 2008 2009 2010 2011 2012 50,0 0,0 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2008 214,0 215,7 226,1 223,3 220,1 215,8 214,9 236,5 253,9 226,7 221,6 227,0 2009 218,6 216,7 222,4 217,1 216,9 215,8 218,6 239,5 251,6 225,1 223,6 218,8 2010 216,6 212,1 218,5 217,6 217,9 218,0 221,6 237,2 257,2 222,7 224,1 222,9 2011 220,2 214,5 218,3 216,6 212,8 211,7 213,9 240,9 252,3 223,9 220,6 224,8 2012 230,5 225,9 227,9 230,9 229,4 226,5 228,4 247,7 Mnd Nvn Status generell beskrivelse Oversikten viser en økning på ca 10 mnd-verk pr mnd i perioden januar - august. Økonomisk er lønnskostnadene innenfor budsjett. Årsak til avvik Avvikene fordeler seg på mange enheter. Hovedårsakene er: Faste ansettelser i stedet for innleie Stor opplæringsvirksomhet på nyutdannede operasjonssykepleiere Økning i antall svangerskapspermisjoner Tiltak som iverksettes Situasjonen følges. Årsakene til avvikene kan tilsi at bemanningsbudsjettet skulle vært oppjustert noe. Side 24 av 25
10.2 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Tynset 2011-2012 fordelt etter fraværslengde 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2,1 % 2,0 % 1,9 % 1,5 % 1,2 % 0,9 % 2012 Korttidsyk% 2012 Langtidsyk% 5,3 % 6,2 % 6,7 % 7,0 % 5,9 % 6,2 % 2012 Syk% 7,4 % 8,2 % 8,7 % 8,5 % 7,1 % 7,1 % 2011 Korttidsyk% 1,8 % 2,0 % 2,1 % 0,9 % 1,2 % 1,6 % 0,9 % 1,1 % 1,8 % 2,2 % 2,0 % 1,9 % 2011 Langtidsyk% 6,0 % 7,0 % 6,6 % 6,1 % 4,1 % 3,6 % 5,5 % 4,7 % 3,7 % 4,3 % 3,9 % 4,7 % 2011 Syk% 7,8 % 9,0 % 8,7 % 7,0 % 5,3 % 5,2 % 6,3 % 5,8 % 6,3 % 6,5 % 5,9 % 6,6 % Sykefraværet i år har i snitt ligget litt over fjoråret. Dette skyldes i hovedsak noen flere langtidssykemeldinger. Side 25 av 25