Vedlegg 1 til sak Divisjonsvis bemanningsutvikling

Transkript

1 Vedlegg 1 til sak Divisjonsvis bemanningsutvikling Brumunddal, 14. juni 2012 Side 1 av 26

2 Innhold 1 DIVISJON ELVERUM-HAMAR DIVISJON GJØVIK DIVISJON LILLEHAMMER DIVISJON PREHOSPITALE TJENESTER DIVISJON HABILITERING OG REHABILITERING DIVISJON MEDISINSK SERVICE DIVISJON PSYKISK HELSEVERN DIVISJON EIENDOM OG INTERNSERVICE DIVISJON KONGSVINGER DIVISJON TYNSET DIVISJON ELVERUM-HAMAR 1.1 Bemanning B01 Divisjon Elverum - Hamar 1400,0 1300,0 1200,0 1100,0 1000,0 900,0 800,0 700, ,6 1080,5 1122,7 1100,0 1107,9 1108,8 1114,3 1146,7 1196,5 1132,5 1116,1 1128, ,2 1194,8 1224,3 1244,4 1236,3 1211,3 1234,9 1297,3 1350,0 1265,3 1266,3 1269, ,0 1214,7 1248,7 1247,5 1241,6 Per.budsj ,3 1213,3 1241,9 1224,2 1217,9 1212,0 1227,2 1267,0 1318,8 1233,3 1222,8 1233,3 Forbruket av månedsverk i mai ligger 24 månedsverk over budsjett og 5 månedsverk over mai Hittil i år har divisjonen et gjennomsnittelig månedsverkforbruk på i snitt 13 månedsverk mer enn budsjett og ca 15 månedsverk høyere enn 2011, pr måned. Det hadde vært ønskelig at forbruket av månedsverk hadde vist en større nedgang i mai og at vi hadde nærmet oss budsjettnivået i måneden. Side 2 av 26

3 Tabellen under viser utviklingen i forbruk månedsverk pr avdeling. Første kolonne viser forbruket isolert sett for mai måned, sammenlignet med mai Andre kolonne viser gjennomsnittlig månedlig forbruk for perioden januar mai, sammenlignet med samme periode i Siden månedsverk ikke er budsjettert på avdelingsnivå får vi ikke vist den avdelingsvise utviklingen i 2012 i forhold til budsjett. endring endring mai snitt pr mnd B0100 Divisjonsledelse Elverum/Hamar 1,0 0,6 B0101 Kirurgi Elverum (8,7) (3,1) B0102 Kirurgi Hamar (3,2) (1,7) B0103 Gyn/føde Elverum 7,5 1,1 B0104 Barn Elverum (0,9) 1,2 B0105 Indremedisin Elverum (1,0) 1,7 B0106 Indremedisin Hamar (0,6) 1,7 B0107 Akuttmedisin Elverum (1,2) 1,3 B0108 Akuttmedisin Hamar 7,5 7,4 B0109 ØNH poliklinikk Elverum 1,5 0,3 B0110 Øye poliklinikk Elverum (2,5) (1,3) B0111 Avdeling for Bildediagnostikk Hamar (0,1) 1,0 B0112 Avdeling for Bildediagnostikk Elverum 5,7 5,2 5,0 15,4 Forbruk på innleie fra vikarbyrå er under budsjett og under forbruk 2011 i perioden. Årsak til avvik Avdeling for bildediagnostikk Elverum: Avdelingen har hatt flere ansatte i fødselspermisjon i mai 2012 enn i mai Det ble høsten 2011 rekruttert inn nye overleger som har medført en økning i fast og variabel månedsverk. Det har her skjedd en dreining i forbruk fra varekostnad, dvs vikarbyrå, til lønn. Akuttmedisin Hamar: Avdelingen har hatt høyt refusjonsberettiget fravær i mai med flere langtidssykemeldte og ansatte i svangerskapspermisjon enn i Dette har medført et økt forbruk av månedsverk på langtids sykevikarer og overtid. Indremedisin Hamar: Økt sykefravær medfører høyere forbruk av vikarer for langtidssykemeldte i mai i forhold til mai Avdelingen har redusert antall faste ansatte i tråd med nedtakskrav. Månedsverk for lærlinger er ført på avdelingen til tross for at budsjettet for disse ikke er lagt til divisjonen. Indremedisin Elverum: Avdelingen er i mål med nedtakskravet for 2012 pr mai, men bruker allikevel flere ressurser på variabel lønn enn planlagt. 3 lis leger i svangerskapspermisjon, en ekstra pålagt turnusfy- Side 3 av 26

4 sioterapeut, en engasjement stilling på hud poliklinikk gjør at gjennomført nedtak på sengepostene ikke får det utslaget i forbruk som planlagt. Gyn/føde avdelingen: Avdelingen har et økt antall ansatte i fødselspermisjon i mai 2012 i forhold til mai De har likeledes et økt sykefravær som medfører økt forbruk av vikarer, da særlig for langtidssykemeldte, og et økt forbruk av overtid og ekstrahjelp. Tiltak som iverksettes Ingen aktuelle tiltak utover de som er iverksatt i budsjettet for Status juni: B01 Divisjon Elverum - Hamar 1400,0 1300,0 1200,0 1100,0 1000,0 900,0 800,0 700, ,6 1080,5 1122,7 1100,0 1107,9 1108,8 1114,3 1146,7 1196,5 1132,5 1116,1 1128, ,2 1194,8 1224,3 1244,4 1236,3 1211,3 1234,9 1297,3 1350,0 1265,3 1266,3 1269, ,0 1214,7 1248,7 1247,5 1241,6 1245,2 Per.budsj ,3 1213,3 1241,9 1224,2 1217,9 1212,0 1227,2 1267,0 1318,8 1233,3 1222,8 1233,3 Divisjonens forbruk av månedsverk er høyere enn budsjett også etter juni. Lønnsrefusjoner grunnet svangerskap og sykdom er ikke inkludert i grafen ovenfor, heller ikke budsjettpost på andre personalkostnader og kjøp av vikarer fra byrå eller etter spesielle avtaler. Forbruket er ca 35 månedsverk høyere enn i Noe av økningen kan forklares med flere legestillinger innenfor radiologi finansiert ved lavere forbruk på innleie av leger fra byrå og reduksjon av variabel lønn. Bemanningen av onkologer er også økt. Tabellen nedenfor viser endringen pr avdeling fra juni 2011 til juni Side 4 av 26

5 Brutto månedsverk mnd år Divisjon Kode Og Navn Avdeling Kode Og Navn jun 11 jun 12 Endring B01 Elverum / Hamar B0100 Divisjonsledelse Elverum/Hamar 13,9 15,2 1,3 B0101 Kirurgi Elverum 149,6 144,1-5,5 B0102 Kirurgi Hamar 219,6 219,7 0,1 B0103 Gyn/føde Elverum 59,3 67,5 8,1 B0104 Barn Elverum 72,5 72,0-0,6 B0105 Indremedisin Elverum 157,4 167,0 9,6 B0106 Indremedisin Hamar 138,5 140,0 1,5 B0107 Akuttmedisin Elverum 91,4 93,9 2,5 B0108 Akuttmedisin Hamar 125,7 137,3 11,6 B0109 ØNH poliklinikk Elverum 28,0 30,6 2,6 B0110 Øye poliklinikk Elverum 53,6 50,9-2,7 B0111 Avdeling for Bildediagnostikk Hamar 57,0 59,7 2,7 B0112 Avdeling for Bildediagnostikk Elverum 43,5 47,5 4,0 Totalt B01 Elverum / Hamar 1 210, ,2 35,1 Tallene i tabellen ovenfor er ferske og er derfor ikke gjennomgått med divisjonens avdelinger. På gyn/føde skyldes økningen i hovedsak svangerskapspermisjoner og langtidssykdom, som etter hvert skal gi refusjoner fra NAV. 1.2 Sykefravær Ingen oppdatering fra tertialrapporten. Fraværet i divisjonen var i mars 2012 på 8,35 %, det samme som i mars 2011 (graf er ikke tilgjengelig). Ledere jobber jevnt og godt med å følge opp sykemeldte arbeidstakere i divisjonen og å avklare videre situasjon for disse. Samarbeidet med NAV, arbeidslivssenteret og HR fungerer godt på dette området. Større krav om oppfølging fra NAV har økt arbeidsmengden. De siste to årene har divisjonen hatt et prosjekt angående særskilt oppfølging av gravide arbeidstakere. Divisjonen er i ferd med å gjennomføre en opplæring av ledere vedr den nye sykefraværsmodulen i Personalportalen. Dette er ment å være et godt hjelpeverktøy for ledere i sykefraværsarbeidet. Side 5 av 26

6 2 DIVISJON GJØVIK 2.1 Bemanning B02 Divisjon Gjøvik 850,0 800,0 750,0 700,0 650,0 600,0 550, ,9 613,9 625,4 619,0 620,7 630,6 633,0 662,3 729,0 647,2 643,8 643, ,8 698,4 718,6 724,0 716,3 709,9 722,4 757,6 784,2 721,6 730,1 731, ,7 706,9 718,2 713,2 705,8 707,1 Per.budsj ,3 691,9 703,4 696,5 699,8 709,4 712,9 745,6 804,5 714,6 710,9 711,3 Status generell beskrivelse Som det framgår av tabellen over ligger totalforbruket av månedsverk i divisjonen nå 2,3 årsverk under det som er det periodiserte forbruket. Mai regnskap viser at det i divisjonen var et merforbruk på lønn på omkring kr. Hittil i år har det imidlertid vært et lite mindreforbruk på lønn. Årsak til avvik Det er ingen alvorlige avvik i bemanningsforbruk i divisjon Gjøvik i juni, heller ikke når en ser på den enkelte avdeling. Tiltak som iverksettes Ingen særskilte Side 6 av 26

7 2.2 Sykefravær Status Graf foreligger foreløpig ikke for april- mai måned. For divisjon Gjøvik som helhet er sykefraværet 5,7 % i april. Det innebærer en reduksjon på 0,79 % i forhold til måneden før og en nedgang på 1,0 % i forhold til april Denne måneden er det kun ØNH som har hatt en økning i fraværet fra forrige måned. Akuttmedisin har hatt en markert nedgang den siste måneden. Side 7 av 26

8 3 DIVISJON LILLEHAMMER 3.1 Bemanning B03 Divisjon Lillehammer 1000,0 950,0 900,0 850,0 800,0 750,0 700,0 650,0 600,0 550,0 500, , ,9 792,0 774,9 780,9 776,5 786,4 817,8 865,4 818,0 804,0 803, ,3 868,6 889,6 903,8 887,5 872,6 891,0 947,9 968,7 924,8 912,2 912, ,7 885,1 884,9 893,1 893,1 888,3 Per.budsj ,6 854,6 881,6 866,6 870,6 866,6 875,6 911,6 955,6 906,6 893,6 888,6 I mai brukte divisjon Lillehammer 893,1 månedsverk. Dette er det samme antall månedsverk som i april, men er en økning på 5,6 månedsverk fra I år kommer høytidstilleggene for påsken på bemanningstallene for mai, i fjor kom disse i juni, slik sett er ikke økningen reell sett i forhold til antall personer tilstede på vakt. Som vi nevnte i tertialrapporten er 3,15 månedsverk overført fra Nukleær medisin på Gjøvik til Nukleær medisin på Lillehammer, disse er naturlig nok ikke inne i tallene fra Samlet sett ligger divisjonen dermed noe under 2011 nivå, men fortsatt noe over budsjetterte årsverk. Det oppleves krevende å redusere bemanning i en situasjon med aktivitet langt over plan. Flere avdelinger har tvert imot måttet øke bemanningen midlertidig for å håndtere dette på en god og forsvarlig måte. Det arbeides imidlertid med gjennomføring av allerede drøftede tiltak, samtidig som nye tiltak diskuteres for å møte budsjettkravene i Ved rapporteringen sitter vi med bemanningstallene for juni som er på 888,3. Tallene i juni er lavere enn i mai, samtidig vil tallene for juni være høyere i år sammenliknet med i fjor. Det vises til planlagte tiltak i punktet nedenfor. Tiltak som iverksettes og ventet effekt Det vises til tiltakspakken som er vedlagt virksomhetsrapporten. Avdelingssjefsgruppen jobber tett for å se på sammenslåing av enheter, endrede og færre vaktlinjer, ytterligere sengenedtak og andre tiltak som kan gi lavere bemanning. Vi har i juni ukentlige møter om dette temaet, og har satt frist til 27. juni med å komme frem til en tiltakspakke. Side 8 av 26

9 Rådgiver ressursstyring, HR-rådgiver, HR-sjef og Controller har i slutten av mai gått inn i hver avdeling for å se på økonomitallene deres i samarbeid med avdelingssjefene og alle nivå 4-lederne. Hovedfokus har vært å se på bemanningstallene og tiltak for å redusere disse. Controller vil i uke 24 gjennomføre økonomiopplæring rettet mot alle avdelingene. Det gjennomføres resultatsikringsmøter med alle avdelingene i regi av divisjonsdirektør hver måned hvor økonomi og bemanning har hovedfokus. Alle nivå 3 og 4-lederne i den enkelte avdeling deltar. I tillegg er følgende tiltak iverksatt: Overtid skal godkjennes av avdelingssjef Innleie av vikar godkjennes av nivå 4 leder Inntak av vikar på mer enn tre måneder godkjennes av divisjonsdirektør Nedtak av senger på flere avdelinger og sammenslåing av avdelinger i helgene 3.2 Sykefravær De sist oppdaterte sykefraværstallene vi har er fra april Sykefraværstallene for april 2012 er på 6,47 % alle fraværslengder, hvor korttidsfraværet er på 1,77 % og langtidsfraværet er på 4,7 %. I 1. kvartal 2011 var sykefraværet på 8,68 %, hvor korttidsfraværet var på 2,33 % og langtidsfraværet på 6,35 %. Vi har et lavere samlet fravær i april 2012 enn på samme tid i fjor. Vi hadde en positiv utvikling i det totale sykefraværet utover i 2011, dette er også tilfelle for Det er gledelig at fraværet har gått ned fra mars til april, fra 7,52 % i mars til 6,47 % i april. Vi er fornøyde med at sykefraværet er 0,5 prosentpoeng lavere i Divisjon Lillehammer enn gjennomsnittet for SI til tross for de tiltakene vi av økonomiske grunner har måttet iverksette i 2012 som har hatt betydning for bemanningen. Sykefraværsutvikling - Divisjon Lillehammer fordelt etter fraværslengde 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 2,5 % 2,8 % 2,9 % 1,8 % 2012 Langtidsyk% 4,8 % 4,6 % 4,7 % 4,7 % 2012 Syk% 7,3 % 7,4 % 7,5 % 6,5 % 2011 Korttidsyk% 2,5 % 2,5 % 2,0 % 1,4 % 1,7 % 1,6 % 2,1 % 1,2 % 2,1 % 1,9 % 2,1 % 2,4 % 2011 Langtidsyk% 6,0 % 6,7 % 6,4 % 5,3 % 5,0 % 5,8 % 7,1 % 4,3 % 4,7 % 4,7 % 4,4 % 4,4 % 2011 Syk% 8,5 % 9,2 % 8,4 % 6,7 % 6,7 % 7,4 % 9,2 % 5,5 % 6,8 % 6,6 % 6,5 % 6,7 % Divisjonen har slitt med høyt korttidsfravær første kvartal Dette har heldigvis bedret seg i april. Korttidsfraværet gikk ned fra 2,86 % i mars til 1,77 % i april. Mange avdelinger har vært Side 9 av 26

10 utsatt for gastroenterittutbrudd og har hatt høyt korttidsfravær blant de ansatte på grunn av dette. Dette har bedret seg i april. HR har hatt møte med lederne i alle avdelingene for å høre om situasjonen i avdelingene i forhold til arbeidspress, sykefravær med mer. Det er variasjoner mellom avdelingene, men alt i alt er det god stemning og arbeidsglede på avdelingene, og få sykmeldinger på grunn av arbeidsrelatert sykdom. Sykefravær er fast tema på de månedlige resultatsikringsmøtene med alle avdelingene hvor nivå 3 og 4-lederne deltar og må svare for sin avdelings sykefraværstall og hvordan de følger opp sine medarbeidere. Dette gjelder både forebyggende tiltak og i forhold til korttidsfraværet og langtidsfraværet. Sykefravær er også fast tema på månedlige møter med tillitsvalgte og hyppig på agendaen i AMU. HR-avdelingen vil sammen med Divisjonsledelsen ha et sterkt fokus på nærværsjobbing i divisjonen. 4 DIVISJON PREHOSPITALE TJENESTER 4.1 Bemanning B04 Divisjon Prehospitale tjenester 450,0 400,0 350,0 300,0 250,0 200,0 150,0 100,0 50,0 0, ,6 216,2 212,5 205,6 213,4 213,7 219,9 214,7 237,7 218,7 217,6 218, ,7 296,1 312,6 329,7 329,0 323,0 333,3 348,9 362,6 345,3 341,0 335, ,9 382,0 387,7 392,3 390,4 390,0 Per.budsj ,4 400,4 399,3 408,7 399,2 396,9 401,6 406,9 420,1 406,9 404,6 402,8 Side 10 av 26

11 2,0 Avvik bemanning fast lønn, vikar i ledig stilling, fødselsvikar 0,0 2,0 4,0 Divisjonsledelsen Paseintreiser Innlandet Ambulanse AMK Innlandet Kompetanseenheten Enhet for reiseoppgjør Sum 6,0 8,0 Januar Februar Mars April Mai Juni 10,0 12,0 14,0 Status generell beskrivelse I forhold til periodisert bemanningsbudsjett for 2012 ligger forbruket av personell fortsatt under antatt nivå, i alle seks månedene hittil i år. Det gjelder også når en ser på de faste årsverkene isolert. Nesten halvparten av dette er knyttet til Enhet for reiseoppgjør, der en bevisst styrer mot et noe lavere forbruk enn rammen (jfr mindreforbruk av kostnader). Denne avdelingen holdes imidlertid regnskapsmessig separat. Det totale personellforbruket i divisjonen har økt utover året 2012, men flater ut nå i mai og juni. Årsak til avvik Se avsnittet ovenfor Tiltak som iverksettes og ventet effekt Det er foreløpig ikke behov for å iverksette tiltak, utover det å ha den nødvendige oppmerksomhet på utviklingen. Side 11 av 26

12 4.2 Sykefravær kvartal April 1.kvartal April Alle fraværslengder Alle fraværslengder Korttid Langtid Alle fraværslengder Alle fraværslengder Korttid Langtid (B04) Prehospitale tjenester 7,29 7,22 1,61 5,61 8,09 7,11 2,08 5,02 (B0400) Divisjonsledelse Prehospitale tjenester 0, , (B0401) Pasienttransport 7,42 6,94 2,55 4,39 14,22 10,55 2,27 8,28 (B0402) Ambulanse 4,59 4,97 1,27 3,69 6,25 6,91 2 4,92 (B0404) AMK 8,74 13,16 1,62 11,54 7,12 8,07 2,27 5,79 (B0405) Kompetanseenhet 0 1,08 1,08 0 2, (B0406) Saksbehandlings enhet enkeltoppgjør 16,75 12,08 2,38 9,7 13,22 6,71 2,48 4,23 Status Graf foreligger foreløpig ikke med april tall, men tallene framkommer av ovenstående tabell. Samlet for divisjonen er aprilfraværet på 7,11 %, det er en liten nedgang i forhold til april foregående år. Det er høyst ulik utvikling i avdelingene m.h.t. fraværsutvikling. Avdelingene Pasientreiser og Ambulanse har økt fraværet siden april i fjor, mens AMK Innlandet og Enhet for enkeltoppgjør har hatt en nedgang i fraværet. Det jobbes konkret med oppfølging av utfordrende fraværssaker i avdelingene, av leder med bistand fra HR. Side 12 av 26

13 5 DIVISJON HABILITERING OG REHABILITERING 5.1 Bemanning B05 Divisjon Habilitering Rehabilitering 300,0 290,0 280,0 270,0 260,0 250,0 240,0 230,0 220,0 210,0 200, ,5 245,3 253,5 253,1 253,5 260,4 256,8 260,5 268,1 260,5 259,0 261, ,3 248,2 257,4 262,3 260,6 255,0 257,9 260,3 259,6 250,6 245,0 251, ,7 237,6 242,0 243,4 239,0 243,9 Per.budsj ,8 254,7 258,6 257,7 259,7 259,7 254,7 258,4 268,2 262,5 259,6 262,4 Snitt siste 12 mndr. 254,1 253,2 251,9 250,3 248,5 247,6 Divisjonen har budsjettmessig overført 13,4 årsverk til Divisjon Eiendom og intern service fra Overføringen av disse årsverkene er ikke hensyntatt i budsjetterte årsverk i Divisjonen har et forbruk totalt i juni mnd på 243,9 årsverk periodisert budsjett for juni mnd er 259,7 årsverk differansen er 15,8 årsverk, når overføring DEIS 13,4 årsverk trekkes fra er resultat 2,4 årsverk under periodisert budsjett for Divisjon Hab/Rehab i juni måned. Divisjonen består av 4 avdelinger: (Rehabiliteringstjenesten Gjøvik og Avdeling for fysikalskmedisin og rehabilitering er slått sammen til en avdeling) Avdeling Budsjetterte Forbruk juni Forbruk juni Brutto forbruk fasteårsverk Faste årsverk variabel lønn Hab Oppland 34,85 29,7 4,6 34,3 Hab Hedmark 40,2 39,8 0,3 40,1 Fys med og rehab 100,2 96,0 18,4 114,4 (- prosjekt) Granheim 37,6 34,6 4,5 39,1 Side 13 av 26

14 5.2 Sykefravær pr april Sykefraværsutvikling - Divisjon Habilitering Rehabilitering fordelt etter fraværslengde 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 1,9 % 3,0 % 2,9 % 0,9 % 2012 Langtidsyk% 4,0 % 4,0 % 3,1 % 1,9 % 2012 Syk% 5,9 % 7,0 % 6,0 % 2,8 % 2011 Korttidsyk% 2,2 % 2,0 % 2,0 % 1,1 % 1,4 % 1,0 % 1,9 % 1,8 % 1,9 % 2,1 % 1,6 % 2,1 % 2011 Langtidsyk% 3,7 % 4,5 % 5,2 % 5,2 % 6,1 % 5,5 % 6,4 % 4,1 % 4,2 % 6,4 % 6,4 % 6,0 % 2011 Syk% 5,9 % 6,5 % 7,2 % 6,3 % 7,4 % 6,4 % 8,3 % 5,9 % 6,1 % 8,4 % 8,1 % 8,1 % Totalt sykefravær for divisjonen for april 2012 var 2,8 %. Divisjonen har gjennomgående lavt sykefravær og spesielt lavt i april mnd. Korttid sykefraværet har gått ned med 2,0 prosent i fra forrige mnd. Side 14 av 26

15 6 DIVISJON MEDISINSK SERVICE 6.1 Bemanning B07 Divisjon Medisinsk Service 600,0 550,0 500,0 450,0 400,0 350,0 300,0 250,0 200, ,6 536,2 545, 4 536,2 537,6 542,0 545,9 561,8 580,7 570,6 568,9 568, ,5 295,5 294, 5 296,8 295,7 300,8 302,9 317,1 317,1 302,7 302,3 305, ,2 321,3 319, 1 318,5 314,5 316,8 Per.buds j ,6 321,3 324, 3 320,8 320,3 319,3 323,4 333,3 340,3 321,3 323,3 324,3 Status generell beskrivelse Bemanningstallene i divisjon Medisinsk Service har gått ned måned for måned fra januar til mai 2012, fra 322,2 månedsverk i januar til 314, månedsverk i mai. Fra april til mai gikk bemanningstallene ned med fire månedsverk. Dette til tross for at høytidstilleggene for påsken i år kommer på bemanningstallene for mai. Ved rapporteringen sitter vi med junitallene. Både mai- og junitallene ligger under periodisert bemanningsbudsjett for de samme månedene. Bemanningstallene for mai viser et underforbruk på 2,5 stillinger i forhold til periodisert bemanningsbudsjett. Divisjonen har hatt et underforbruk på 10,7 månedsverk de fem første månedene i år i forhold til budsjett. Til tross for gode resultater i forhold til bemanningstallene følges bemanningsutviklingen nøye opp i oppfølgingsmøter med avdelingssjefer og seksjonsledere. Årsak til avvik Som beskrevet over har divisjonen ingen avvik fra periodisert bemanningsbudsjett. Side 15 av 26

16 Tiltak som iverksettes og ventet effekt Med bakgrunn i ovennevnte punkter ser ikke divisjonen behov for å sette inn noen tiltak i forhold til bemanning hittil i Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Medisinsk Service fordelt etter fraværslengde 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 2,3 % 2,4 % 2,3 % 1,9 % 2012 Langtidsyk% 5,0 % 6,6 % 6,9 % 5,8 % 2012 Syk% 7,2 % 9,0 % 9,2 % 7,7 % 2011 Korttidsyk% 2,7 % 2,9 % 2,5 % 1,7 % 1,6 % 1,3 % 1,5 % 0,9 % 1,9 % 1,6 % 1,9 % 2,1 % 2011 Langtidsyk% 4,1 % 3,8 % 4,6 % 4,6 % 4,7 % 5,0 % 5,4 % 5,7 % 5,7 % 5,5 % 5,4 % 5,8 % 2011 Syk% 6,8 % 6,6 % 7,1 % 6,3 % 6,4 % 6,3 % 6,9 % 6,6 % 7,6 % 7,1 % 7,3 % 7,9 % Status De sist oppdaterte sykefraværstallene vi har er fra april Sykefraværstallene for april 2012 er på 7,69 % alle fraværslengder, hvor korttidsfraværet er på 1,89 % og langtidsfraværet er på 5,8 %. Fraværet økte nesten to prosentpoeng fra januar til februar 2012, fra 7,2 % til 9,09 %. Fra februar til mars har fraværet holdt seg nesten konstant. Fra mars til april har fraværet gått ned 1,47 prosentpoeng fra 9,09 % til 7,69 %. Korttidsfraværet gikk ned 0,4 % i perioden, mens langtidsfraværet gikk ned 1,07 %. Gjennomsnittlig fravær i 2011 var på 7,17 % for divisjonen. Det er gledelig at fraværet har gått vesentlig ned fra mars til april. Etter to måneder med et totalfravær over 9 % er det gledelig at fraværet nå har gått ned til 7,69 %. Fraværet er fortsatt høyere enn gjennomsnittet for SI. Det er vi ikke fornøyd med. Generelt har divisjonen i mange år hatt lavt sykefravær og har vært en av de beste divisjonene i SI i forhold til nærvær. Divisjonen har som mål en nærværsprosent på 94 %. I forrige måneds rapport skrev vi at vi ser alvorlig på økningen i sykefraværet og vi vil iverksette nødvendige tiltak hvis denne trenden vedvarer. Det er gledelig at trenden med økning i fraværet nå har snudd. HR-avdelingen vil sammen med Divisjonsledelsen allikevel ha et sterkt fokus på nærværsjobbing i divisjonen. Side 16 av 26

17 7 DIVISJON PSYKISK HELSEVERN 7.1 Bemanning Status generell beskrivelse og årsak til avvik Forbruk totalt antall årsverk pr. mai sammenlignet med budsjett Forbrukte månedsverk pr. mai utgjør 1943,7 månedsverk. Det er utgjør en nedgang på 16,9 månedsverk sammenlignet med forrige mnd. og en nedgang på 47,8 månedsverk sammenlignet med samme periode i fjor. Budsjettert forbruk pr. mai utgjør 1931,0 årsverk. Forbruket i divisjonen pr mai ligger således 12,7 månedsverk over budsjett i mai sammenlignet med 18,6 månedsverk over budsjett i april. I juni er forbruket av årsverk 8,4 lavere enn budsjettert. I divisjonens forbruk av månedsverk inngår det 11,5 månedsverk i april som gjelder ikke budsjettert aktivitet i prosjekter. Disse prosjektene har som hovedregel ekstern finansiering og disse månedsverkene representerer dermed ikke noe merforbruk Antall månedsverk kontert på fast lønn i mai utgjør 1739,7 månedsverk (konto 5000, 5001 og 5002) sammenlignet med 1754,2 i samme periode fjor. Det er overført 27,3 årsverk til internservice og vi har dermed en økning i antall månedsverk kontert på fastlønn på 1,5 månedsverk i mai Side 17 av 26

18 sammenlignet med forrige mnd. Antall budsjetterte årsverk på konto 5000, 5001 og 5002 utgjør 1801,6 årsverk. Divisjonen har således pr. mai 62,9 vakante stillinger. Divisjonen er tildelt omstilingsmidler i form av at divisjonen har aksept for å gå med et underskudd tilsvarende fjorårets overskudd. Forbrukstallene for mai er i likhet med tallene for april marginalt høyere enn budsjett. Leger og psykologer Antall månedsverk leger som mottar fastlønn utgjør pr. mai utgjør 133,5. Det er økning på 27,7 månedsverk sammenlignet med samme periode i fjor. Divisjonen har budsjettert med 140,2 månedsverk leger for 2012 dvs. at divisjonen pr. mai har 6,7 månedsverk vakante legestillinger. Antall månedsverk psykologer som mottar fastlønn utgjør 97,1 månedsverk og antall psykologspesialister 58,9 månedsverk. Det er en økning sammenlignet med samme periode i fjor på 4,4 årsverk. Divisjonen har totalt budsjettert med 172 psykologstillinger i 2012 dvs. at divisjonen pr. mai har 16 månedsverk vakante psykologstillinger. Omstilling Divisjon Psykisk Helsevern har på bakgrunn av vedtatt budsjett for 2012 iverksatt følgende omstillingsprosesser 1. Omstilling Avdeling for psykose og rehabilitering. Nedleggelse av B7. Omstillingsprosessen ble sluttført i februar. Den berører 11 omstillingskandidater, som ble overført til nye enheter fra og med 5. mars. DPS Lillehammer, døgnenheten ved Otta. Det er gjennomført kartleggingssamtaler med de ansatte. Arbeidergiver jobber aktivt for å finne en løsning omstillingskandidatene og vi planlegger å lande prosessen innen uke 27. Divisjonen er i dialog med nærliggende kommuner for å kartlegge alternative arbeidsplasser i kommunen. Det er totalt 4,1 årsverk som defineres, som omstillingskandidater. DPS Gjøvik, sengepost i Valdres. Sluttrapporten for omstillingsarbeidet i Valdres er ferdigstilt. Bemanningsplanen skal drøftes 11. juni. Rapporten oversendes til styret i forkant av styremøtet den 21. juni. Omstillingsarbeidet skal sluttføres innen utgangen av DPS Gjøvik, poliklinikken på Toten. Det er utarbeidet mandat og fremdriftsplan for samlokalisering av poliklinikkene på Gjøvik og Toten samt nedtak av 9 stillinger. Prosjektgruppen har startet sitt arbeid. Omstillingsprosessen skal sluttføres innen utgangen av Avdelings for Alderspsykiatri skal redusere antall årsverk med et årsverk. Endringen er formelt drøftet med tillitsvalgte og omstillingsprosessen er påbegynt. 2. Gjennomgang av turnus med fokus på reduksjon i forbruk av variabel lønn. HR -avdelingen har på oppdrag fra divisjonsdirektør gjennomgått turnusene ved de største postene ved sentralsykehusene med den hensikt å kartlegge mulighetene for å redusere forbruket av variabel lønn. GAT- medarbeider rapporterer til avdelingssjef Side 18 av 26

19 Tiltak som iverksettes og ventet effekt Det planlegges ikke nye tiltak. 7.2 Sykefravær Status Sykefraværet for divisjon utgjør pr februar ,7 %. Divisjonen arbeider aktivt for å redusere fraværet. Enheter med fravær over 10 % må rapportere strakstiltak til HR -avdelingen. Side 19 av 26

20 DIVISJON EIENDOM OG INTERNSERVICE 7.3 Bemanning B09 Divisjon Eiendom og Intern Service 700,0 650,0 600,0 550,0 500,0 450,0 400,0 350,0 300, ,9 500,3 500,8 501,4 504,2 504,8 500,1 549,5 560,6 500,5 496,4 498, ,0 553,1 557,2 561,1 561,5 557,1 562,5 602,5 631,3 564,7 568,7 568, ,0 596,3 600,3 600,4 596,8 599,5 Per.budsj ,5 586,6 590,5 595,6 595,9 591,5 597,0 636,9 659,1 591,5 595,6 589,4 Status generell beskrivelse Fra 1.januar 2012 fikk divisjon EIS en økning i antall ansatte på grunn av intern omorganisering i Sykehuset Innlandet. En rendyrking av organisasjonsmodellen der EIS har ansvaret for servicefunksjoner i SI medførte at matforsyning og renholdstjenester ved de mindre psykiatriske enhetene ble overført til divisjonen, dette innebar overføring av 22,4 stillinger. Tilsvarende omlegging ble gjennomført ved Granheim, servicefunksjoner innen teknisk, matforsyning og renhold ble overført til divisjon EIS. Overføring av Granheim omfattet 13,6 stillinger. Service og støttefunksjoner ved Divisjon Kongsvinger ble overført og omfatter 7,6 stillinger. I økonomiplan ble det lagt inn et innsparingskrav for divisjonen, og resultatkravet for 2012 ble gjennomført på lønn. Kravet på 6 mill tilsvarte nedtak av 11 stillinger. Total økning av stillinger i divisjonen Overføring av Granheim 13,6 Overføring servicetorg Kongsvinger 7,6 Overføring Psykiatriske enheter 22,4 SUM økninger 43,60 Side 20 av 26

21 Reduksjon resultatkrav - 11 Endring 32,60 Tabellen viser endring i bemanning fra 2011 til 2012 i månedene mai og juni. Forbruk bemanning Utvikling fra 2011 til 2012 mai jun mai jun 5000 Fast lønn 494,5 495,7 520,2 509, Vikar i ledig stilling 28,6 27,6 3,1 12, Fødselspermisjon 5,9 3,9 1,9 2, Vikarer ved sykdom/permisjo 39,9 42,5 46,0 34, Ferievikarer 6,1 8,0 4,2 4, Vikarer ved sykdom/perm - k 3,9 4,3 4,0 4, Lønn til lærlinger 5,6 5,3 4,4 4, Andre faste tillegg 1,0 1, Variable tillegg 0,6 0,7 0,9 1, Overtid 5,6 3,2 4,0 6, Ekstrahjelp 5,1 7,2 2,9 6, Engasjement 1,0 1,0 1,0 1, ,8 599,5 593,5 589, tallene er korrigert med 32 stillinger (økninger) pga overføring Sum fastlønn og vikar i ledig stilling i 2012 utgjør omtrent samme antall som i Bemanningsutviklingen er under kontroll hittil i pr. Avvikling av ferie vil gi en økning i antall vikarer i månedene juli, august og september. Divisjonen har et lavt vikar- og ferievikarbudsjett i 2012, noe av årsaken til dette er reduksjon i vikarbudsjettet for å oppfylle resultatkravet. Etter korrigering av økt bemanning pga nye enheter og nedtak av stillinger har EIS et justert bemanningsbudsjett på rundt. 595,9 stillinger (maitall). Avvik mellom bemanningsbudsjett og faktisk forbruk varierer noe, men i mai er avviket kun på 0,9 stilling ( 595,9 budsjett og faktisk forbruk 596,8) I divisjonen er bemanningsutviklingen under kontroll, og i samsvar med budsjettet for mai. Økt forbruk av stillinger i 2012 sammenlignet med 2011 følges nøye. Årsak til avvik I mai og juni er det ikke avvik mellom bemanningsbudsjett og faktisk forbruk som krever kommentarer. Tiltak som iverksettes og ventet effekt I budsjettarbeidet for 2014 vil bemanningen i de enkelte avdelinger gjennomgås. Erfaringstall og utvikling fra 2011 og 2012 skal vurderes før bemanningsbudsjett for 2013 fastsettes. Side 21 av 26

22 7.4 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Eiendom og Intern Service fordelt etter fraværslengde 14,0 % 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 2,8 % 2,7 % 3,2 % 1,5 % 2012 Langtidsyk% 7,2 % 7,3 % 6,6 % 6,5 % 2012 Syk% 10,0 % 10,0 % 9,8 % 8,0 % 2011 Korttidsyk% 3,2 % 2,7 % 2,4 % 1,8 % 2,3 % 1,8 % 1,9 % 1,6 % 2,2 % 1,8 % 2,5 % 2,2 % 2011 Langtidsyk% 7,7 % 9,0 % 9,1 % 8,4 % 7,8 % 7,9 % 6,9 % 5,2 % 8,0 % 7,5 % 8,2 % 7,2 % 2011 Syk% 10,9 % 11,7 % 11,5 % 10,2 % 10,1 % 9,7 % 8,8 % 6,8 % 10,2 % 9,3 % 10,7 % 9,5 % Totalt sykefravær for divisjonen pr.april 2012 var 8,0 %. Divisjonen har en gjennomgående nedgang i sykefraværet. Sykefraværet i år viser en nedgang fra samme periode i fjor på 2,2 %. Avdelingene i divisjonen har variasjon i sykefraværet. De minste avdelingen har et gjennomgående lavt sykefravær mens sykefraværet i de største driftsavdelingen er høyere enn gjennomsnittet i SI. I disse avdelingene legges det ned mye ressurser i oppfølging av sykemeldte medarbeidere. Det er i disse avdelingen divisjonen ser en nedgang sykefraværet over tid. Side 22 av 26

23 8 DIVISJON KONGSVINGER 8.1 Bemanning B10 Divisjon Kongsvinger 600,0 550,0 500,0 450,0 400,0 350,0 300,0 250,0 200, ,0 512,8 522,6 518,7 523,3 529,7 530,9 542,2 572,8 539,7 543,6 537, ,5 457,9 481,3 476,5 476,0 468,4 472,7 472,8 494,4 464,8 458,5 464, ,9 423,1 427,2 427,3 418,3 422,2 Per.budsj ,0 415,9 428,9 426,1 429,9 429,9 432,7 443,3 458,7 440,3 442,2 438,5 Snitt siste 12 mndr. 468,3 465,4 460,9 456,8 452,0 448,1 Status generell beskrivelse Nye SI Kongsvinger konkluderte med et nedtak på 17 årsverk fordelt på pleierstillinger og lederstillinger. Det jobbes kontinuerlig med effektiv bruk av ansatte på tvers av avdelinger. Trendkurven går i riktig retning. Månedsverkoversikten viser at vi pr mai ligger litt under budsjett da det regnes månedsverk, men på overforbruk da vi ser regnskapet. Dette er vanskelig å forholde seg til, men er visstnok en følge av utfordringer i Gat i forhold til en del kostnader som ikke omregnes til månedsverk. Det jobbes med den saken. Årsak til avvik Månedsverk i balanse. Tiltak som iverksettes og ventet effekt Vi jobber kontinuerlig med å videreutvikle effektiv drift og samhandling for å benytte alle senger effektivt. Dette blant annet for å unngå innleie av ekstrapersonell. Vi ser samtidig faren for økt sykefravær ved ekstremt høyt press i perioder for enkelte avdelinger. Det jobbes derfor enda mer med fleksibilitet og samhandling på tvers av avdelinger. Optimal utnyttelse av kapasitet før innleie av vikarer settes i verk er nøkkelen til at vi skal komme i mål. Se kommentar under sykefravær. Side 23 av 26

24 8.2 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Kongsvinger fordelt etter fraværslengde 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt 2012 Korttidsyk% 2,7 % 2,6 % 2,2 % 2012 Langtidsyk% 5,8 % 6,4 % 5,2 % 2012 Syk% 8,4 % 8,9 % 7,5 % 2011 Korttidsyk% 2,7 % 2,0 % 1,9 % 1,3 % 1,6 % 1,9 % 1,4 % 1,2 % 2,1 % 2,0 % 2011 Langtidsyk% 5,8 % 6,9 % 7,2 % 7,1 % 7,7 % 8,6 % 9,1 % 6,0 % 4,0 % 6,1 % 2011 Syk% 8,5 % 8,9 % 9,1 % 8,4 % 9,3 % 10,5 % 10,5 % 7,2 % 6,1 % 8,1 % Status Sykefraværet har økt fra januar til februar, for så å vise en nedgang i mars og april. Årsakene er i mange tilfeller kjent og det har vært stor grad av bruddskader hvor det er lite å gjøre i forhold til å jobb forebyggende. Vi jobber fortsatt aktivt med IA-arbeidet i divisjonen og er i gang med møtevirksomhet med hver enkelt avdelingssjef for å gå gjennom sykefraværet i den enkelte avdeling spesielt. Det er foreløpig ingen tegn på at det økte sykefraværet kan knyttes opp mot arbeidsmiljø, omstillingsprosesser eller at det er økning i sykefravær grunnet årsaker på jobb. Side 24 av 26

25 9 DIVISJON TYNSET 9.1 Bemanning B20 Divisjon Tynset 300,0 280,0 260,0 240,0 220,0 200,0 180,0 160,0 140,0 120,0 100, ,6 212,1 218,5 217,6 217,9 218,0 221,6 237,2 257,2 222,7 224,1 222, ,7 215,0 218,9 217,1 213,4 212,2 214,4 241,4 252,8 224,4 220,6 224, ,5 225,9 227,9 230,9 229,4 226,5 Per.budsj ,0 212,8 219,9 218,9 219,1 221,0 222,5 239,2 260,2 226,3 226,3 227,8 Snitt siste 12 mndr. 223,8 224,7 225,4 226,6 227,9 229,1 Status generell beskrivelse Oversikten viser en økning på ca 10 mnd-verk pr mnd i perioden januar - mai. For juni er avviket halvert. Vi ser ikke tilsvarende avvik i økonomien. Årsak til avvik Avvikene fordeler seg på mange enheter. Hovedårsakene er: Faste ansettelser i stedet for innleie Stor opplæringsvirksomhet på nyutdannede operasjonssykepleiere Økning i antall svangerskapspermisjoner Tiltak som iverksettes Situasjonen følges. Årsakene til avvikene kan tilsi at bemanningsbudsjettet skulle vært oppjustert noe. Side 25 av 26

26 9.2 Sykefravær Sykefraværsutvikling - Divisjon Tynset fordelt etter fraværslengde 10,0 % 9,0 % 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2012 Korttidsyk% 2,1 % 2,0 % 2012 Langtidsyk% 5,2 % 6,4 % 2012 Syk% 7,3 % 8,5 % 2011 Korttidsyk% 1,8 % 2,0 % 2,1 % 0,9 % 1,2 % 1,6 % 0,9 % 1,1 % 1,8 % 2,2 % 2,0 % 1,9 % 2011 Langtidsyk% 6,0 % 7,0 % 6,6 % 6,1 % 4,1 % 3,6 % 5,5 % 4,7 % 3,7 % 4,3 % 3,9 % 4,7 % 2011 Syk% 7,8 % 9,0 % 8,7 % 7,0 % 5,3 % 5,2 % 6,3 % 5,8 % 6,3 % 6,5 % 5,9 % 6,6 % Sykefraværet i år har i snitt ligget litt over fjoråret. Dette skyldes i hovedsak noen flere langtidssykemeldinger. Side 26 av 26