VEDLEGG - 1. KVARTALSRAPPORT 2012 DRIFTSENHETENE Grimstad kommune 0
1. Innholdsfortegnelse 1. Innholdsfortegnelse... 1 2. Enhet: HR-avdelingen... 3 3. Enhet: Økonomiavdelingen... 5 4. Enhet: Adm- og kommunikasjonsavdelingen... 6 5. Enhet: Sosial- og barnevernstjenesten... 8 6. Enhet: NAV Grimstad... 10 7. Enhet: Boveiledertjenesten... 12 8. Enhet: Helsetjenesten... 14 9. Enhet: Hjemmetjenesten... 17 10. Enhet: Hjemmetjenesten Berge Gård... 20 11. Enhet: Frivolltun... 22 12. Enhet: Feviktun... 25 13.... 26 14. Enhet: Bestillerenheten og ISF... 27 15. Enhet: Kjøkkentjenesten... 29 16. Enhet: Kulturtjenesten... 30 17. Enhet: Bibliotek... 32 18. Enhet: Kvalifiseringstjenesten... 34 19. Enhet: Veilednings- og utviklingstjenesten... 36 20. Enhet: Eide barnehage... 39 21. Enhet: Tønnevoldskogen barnehage... 41 22. Enhet: Storgaten barnehage... 43 23. Enhet: Hausland barnehage... 45 24. Enhet: Grimstad barnehage... 47 25. Enhet: Fevik skole... 49 26. Enhet: Holviga skole... 50 27. Enhet: Landvik skole... 52 28. Enhet: Eide skole... 54 29. Enhet: Grimstad ungdomsskole... 56 30. Enhet: Fjære ungdomsskole... 58 31. Enhet: Fjære barneskole... 60 1
32. Enhet: Frivoll skole... 62 33. Enhet: Jappa skole... 64 34. Enhet: Langemyr skole... 67 35. Enhet: Plan, miljø og landbruk... 69 36. Enhet: Byggesak... 71 37. Enhet: Oppmåling... 72 38. Enhet: Bygg- og eiendomstjenesten... 73 39. Enhet: Brann- og feiertjenesten... 75 40. Enhet: Kommunaltekniske tjenester... 76 41. Enhet: Grimstad Havn... 77 42. Enhet: Vann-, avløps- og renovasjonstjenester... 78 43. Enhet: Feiertjenesten... 79 2
2. Enhet: HR-avdelingen Enhetsleder: Alf Stensli 2012 2011 budsjett avvik % budsjett Netto lønn 3 669 2 386 3 754 86 2 13 644 Inntekter -601 46-600 1 0-3 392 Andre utgifter 326 238-233 -94-40 931 Netto utgift 3 395 2 670 3 387-8 0 11 183 Personaldata Faste årsverk 8,9 7,9 1,0 13 Brutto årsverk 28,5 32,4-3,9-12 Nærværs- % 94,2 94,6-0,4 - Kommentarer: For bedre styring og kontroll på avdelingens økonomi er det opprettet et par nye underansvar. Det er spesielt viktig at felles kostnader for kommunen splittes fra HR-avdelingens egen drift. Det samlede resultatet for HR-avdelingen er OK, men det er variasjoner innenfor ulike underansvar. Det er viktig å legge merke til at ikke alle tallene er gjenkjennbare fra 2011, fordi vi har overført alle kommunens lærlinger fra de enkelte enheter og over til HR-avdelingen. Dette blir enklere for alle involverte enheter. Alle inntekter fra fylket tilkommer HR-avdelingen, og alle enheter som har lærlinger belastes med en avregning basert på den tid de er der. Samtidig ser vi at denne endringen endrer bildet på netto lønn, inntekter, årsverk og sykefravær for HR-avdelingen. For driften av selve HR-avdelingen er det et lite merforbruk som skyldes blant annet kjøp av datautstyr, stillingsannonse og kursutgifter. Det har blitt kjøpt inn datautstyr slik at alle lønnsmedarbeiderne kan bruke to skjermer og arbeide med både Agresso og ephorte samtidig. På denne måten vil avdelingen spare tid ute i enhetene og på lønningskontoret ved at for eksempel kontrakter sendes i e-post, og forefinnes i elektronisk personalmappe. Første kvartal var det en del kostnader til vikar lønnet av Manpower, dermed blir utgiftene høyere og lønnskostnadene lavere. Etter tilsetting av ny fast lønnsmedarbeider har denne kostnaden opphørt. HMS ansvaret har et mindreforbruk, fordi kostnadene vil påløpe med aktiviteter senere på året og det styres mot ett hundre prosent forbruk mot slutten av året. Tillitsvalgte har til sammen et merforbruk fordi det ved en inkurie er belastet lønnskostnader for en frikjøpt lokallagsleder, og refusjonen har blitt bokført en annen enhet. Feilen påvirker også årsverkstallet, og er rettet i løpet av første kvartal. Lærlinger er det foretatt en endring på administrasjon av, slik at disse sorterer under HR-avdelingen gjennom hele det toårige lærlingeløpet.. Totalt sett vil dette ansvaret gå i null i løpet av året. HRfellesområdet er der alle de kostnader som HR-avdelingen dekker på vegne av kommunen føres. Det er de sentrale opplæringsmidlene, lisenskostnader med mer. verk: På grunn av sykdom, fødselspermisjon, andre permisjoner og oppsigelser er tallet på faste årsverk i HR-avdelingen litt lavt i forhold til de faktiske ansettelsesavtaler både i 2011 og hittil i 2012. Alle tilsettinger på lønningskontoret er fullført. Det har vært behov for en del overtidsarbeid på lønningskontoret. Alle frikjøpte tillitsvalgte, hovedverneombud og lærlinger er plassert som tidsavgrensede årsverk. aken er at ingen av personene har faste stillinger i verv eller på lærlingkontrakter. 3
Sykefravær: Nærværet er litt lavere enn for ett år siden, men likevel bra med tanke på at lærlinger også teller med. Lærlinger er en gruppe med tradisjon for høyere fravær, men det ser ut til at dette er under bedring på bakgrunn av fokus fra lederne og HR-rådgivere. Driften generelt: HR-avdelingen fortsetter med nøktern drift. Internt i avdelingen tar driftsoppgavenes dynamikk tid bort fra utviklingsoppgavene. Tiltak: Gjennom målene under, og det som er beskrevet ovenfor, øker kvaliteten på avdelingens arbeid. Alle politiske vedtak er håndtert. Seniorpolitiske tiltak må opp til ny behandling senere i år. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Iverksette utviklingsprogram basert på visjon og verdier. Programskisse er under arbeid. Utviklingsprogram vil starte når ny 2 Gjennomgang av enhetsledernes og fagledernes ansvar, oppgaver og avlønning før lønnsoppgjøret. rådmann er på plass Ikke iverksatt enda 3 Implementere kompetanseplan. Arbeid er ikke startet på overordnet nivå, men det er gjort forarbeid i sektorene 4 Revidere Lønnspolitisk plan og Arbeidsgiverstrategi. Ikke startet. Innledende arbeid er planlagt, før arbeid i rådmannens ledergruppe. 5 Innføre selvbetjeningsløsning. Dette er innført i henhold til plan. 6 Oppfølging av alle enhetsledere hvert kvartal på HR-tall. 7 Utbetale korrekt lønn den 12. hver måned, og utføre et fullstendig refusjonsarbeid. 8 Forberede og gjennomføre lønnsforhandlinger. Oppfølging skjer helt i henhold til plan. Innholdet er under utvikling basert på dialog med enhetslederne og erfaringer så langt. Øk- og HR-rådgiverne går sammen i Helse- og sosialsektoren Lønningskontoret utfører sitt arbeid i tråd med rutiner og retningslinjer. Kompetanseutvikling skjer ihht plan. Arbeid startet. Plan lagt. Streikeberedskap gjennomgått 4
3. Enhet: Økonomiavdelingen økonomisjef: Helge Moen 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 3 744 3 159 3 868 123 3 13 996 Inntekter -249-253 -279-30 11-3 501 Andre utgifter 550 585 592 43 7 2 056 Netto utgift 4 045 3 491 4 181 136 3 12 551 Personaldata Faste årsverk 22,2 18,9 3,3 17 Brutto årsverk 23,3 19,9 3,4 17 Nærværs- % 92,9 96,1-3,2 - Kommentarer: Netto utgifter i økonomiavdelingen øker med 0,6 mill til 4,0 mill fra 1. kvartal 2011 til 2012. Denne økningen i hovedsak innenfor lønnsområdet og knyttes til økning i antall stillinger. Økning i antall årsverk er 3,4 for denne perioden. I 2011 var det vakante eller ubesatt stilling som nå er til personell i, økonomirådgiver. Dette sammen med en overføring av oppgaver innenfor fakturering, forklarer denne økningen. Det er fortsatt mer enn en vakant stilling i økonomiavdelingen. Det vurderes løpende forsvarligheten i å tilsette i disse stillingene. Dette forklarer budsjettavviket på 0,1 mill per første kvartal. Sykefraværet er 7,1% per 1. kvartal, dette har økt i forhold til samme periode i fjor. Fraværet har vært knyttet til langtidsfravær for enkelte ansatte som er fulgt opp i henhold til kommunens rutiner. Per 1. kvartal har avdelingen kontroll over langtidsfraværet slik at frværet vil falle i periodene som kommer. Tiltak: Økonomiavdelingen drives med en nøkternt. Det brukers ikke overtid og det tas ikke inn vikarer ved fravær. Når det gjelder kompetanseutvikling vil dette bli satset på mer framover. Avdelingen vil i løpet av 2. kvartal flytte inn i nye kontorlokaler i Rådhusets 1. etasjes sør-vestfløy. Dette betyr at avdelingen blir fysisk samlet. Det forventes å ha god effekt på avdelingens samlede effektivitet. nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Overta ansvar for kommunens virksomhetsstyring Økonomiavdelingen overtok ansvaret for styringssystemet SAS, 1. jan. Systemet er ikke operativt. Andre kommuner har trukket seg fra samarbeidet 2 Dokumentere rutiner og økonomiprosesser Deler av virksomheter er prosess modellert og dokumentert 3 Alle sektorer og enheter skal delta i driftsoppfølgingssamtaler med sin leder Alle sektorer deltar i oppfølgingssamtaler. Systemet implementeres for enhetene. Forventes å fungere i 3. kv. 4 Etablere et digitalt budsjettverktøy. Budsjettverktøyet er testet og implementert. Full bruk i budsjettarbeidet for 2013 5
4. Enhet: Adm- og kommunikasjonsavdelingen Enhetsleder: Svein Frøytlog (konst.) 2012 2011 budsjett avvik % budsjett Netto lønn 2 343 1 436 2 504 161 6 9 043 Inntekter -176-54 -60 116-193 -763 Andre utgifter 803 411-433 -379-86 1 730 Netto utgift 2 971 1 792-2 877-94 -3 10 010 Personaldata Faste årsverk 13,6 8,4 5,2 62 Brutto årsverk 15,2 10,8 4,4 41 Nærværs- % 94,3 91,9 2,4 - Informasjons- og serviceavdelingen (ISA) og rådmannens stab ble slått sammen fra 1. januar 2012. Den nye støtteavdelingen har fått benevnelsen Administrasjons- og kommunikasjonsavdelingen (AKA). Dokumentsenteret har p.t. en fast stillingsressurs på 410 %, informasjons- og kommunikasjonsteamet har 355 %, politisk sekretariat har 245 %, rådgivere 300 % og kommunikasjonssjef 100 %; - total fast stillingsramme for AKA er p.t. 1410 %. Ragnhild Sigurdsøn er tilsatt som kommunikasjonssjef og starter i jobben 4. juni d.å. Overordnet planlegging (kommuneplan, temaplaner, utrednings- og analysearbeid, bruker- og innbyggerundersøkelser) er overført til Sektor for samfunn og miljø (tidl. Teknisk sektor). Helhetlig virksomhetsstyring er overført til Økonomiavdelingen. AKA har ansvar for kommunens fellestjenester, koordinering, politisk sekretariat, dokumenthåndtering (post- og arkivtjenester), kommunikasjons- og informasjonstjenester, juridisk rådgivning for kommunen, den kommunale IKT-virksomhet, innkjøpsavtaler, bostøtteordning, betjening av publikumshenvendelser og henvendelser via telefon/sentralbord/epost m.m., samt generell service. Tradisjonelle administrasjons- og informasjonsprinsipper endres gradvis. eforvaltnings- /digitalkommunen Grimstad er i utvikling og AKA skal bidra til å dele kunnskap på effektive måter og ivareta aktiv kommunikasjon. Brukere og innbyggere vil være aktive deltakere i det digitale offentlige rom. Kommunen vil styrke lokaldemokratiet og forholde seg til kravene om økt åpenhet, deltakelse, samarbeid og deling/tilgjengeliggjøring. Kommentarer: Kvartalsregnskapet viser at avdelingen drives i henhold til budsjett. Når det gjelder inntekts- og utgiftssiden er administrativ praksis slik at AKA betaler fakturaer på kontormateriell, annonser, telefonbruk, abonnementer/lisenser m.m. Hvert halvår blir diverse felles innkjøpskostnader fordelt på sektorer og enheter - og internfakturert. Avdelingen er i økonomisk balanse. Antall årsverk er økt grunnet sammenslåing av ISA og rådmannens stab Sykefraværet er lavt; - 5,7 %. Avdelingen er nyetablert og arbeidsoppgaver er beskrevet og fordelt. AKA fungerer godt i h.h.t. budsjettramme, ansvarsområder, arbeidsoppgaver og utfordringer. Den 5.januar var medarbeiderne i AKA samlet til en ½-dags oppstartsamling. Tiltak: Av kvalitetsforbedringstiltak kan nevnes at medarbeidere har deltatt på en rekke faglige kurs og samlinger (kompetanseheving). Risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) er gjennomført i forhold til offentlig dokumenthåndtering og kommunal facebookside. Dessuten er det gjennomført tiltak for å bedre informasjonsservicen i kommunen. Medarbeidere deltar i prosjekter og interkommunalt samarbeid/nettverk. Ut over daglig drift kan det nevnes at prosjektrapporten Bedre informasjonsservice i Grimstad kommune er blitt utarbeidet. Det er videre arbeidet med å utvikle en 6
kommunal facebookside (inkl. risiko- og sårbarhetsanalyse ROS). Mulighetene for å gi direkte tilgang til off. dokumenter fra postlistene (inkl. ROS-analyse) er det blitt jobbet en del med, samt ny arkivplan og ny kontorplassering (flytting fra sydfløy til østfløy, 1. etasje). Abonnement på nettutgaven av Kommunal Rapport for 2012 er tegnet. Nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Fått etablert avdelingen Avdelingen skal ha bistått tjenesteenhetene og rådmannens ledergruppe i å få utført sine kjerneoppgaver. Fått oversikt over avdelingens tjenestespekter, tydeliggjort innsatsområder, foretatt personaldisponering og spesialisering, utarbeidet jobbkrav, fått koordinert virksomheten, foretatt tilpasninger, klargjort arbeidsprosesser, rutiner og standarder både internt i avdelingen og i forhold til hele kommuneorganisasjonen. Avklart grensesnitt. 2 Gjort kommunen enda lettere tilgjengelig Fått vedtatt og iverksatt kommunens informasjonsog kommunikasjonsstrategi. Publikum skal kunne ha nådd kommunen via Innbyggerportalen, ved besøk/fremmøte, telefonkontakt, papirpost og epost sms og kommunal facebookside med veggtjeneste. 3 Støttet de folkevalgte i deres arbeid Digitalisering og automatisering skal være prioritert. Ivaretatt og videreutviklet digitale tjenester med sikte på døgnåpen forvaltning og dialog med innbyggerne. Fulgt opp bruker- og innbyggerhenvendelser. Merinnsyn skal være praktisert. Ivaretatt en aktiv kommunikasjons- og informasjonsstrategi - åpen kommune med innbyggernes tillit. Bidratt til en mer aktiv informasjonstankegang i hele kommuneorganisasjonen. Alle tjenesteenheter skal ha oppdaterte tjenestebeskrivelser. Gjennomført tiltak og holdningsskapende arbeid i forhold til informasjons- og tjenesteservice. Ivaretatt informasjonssikkerheten. Ivaretatt saksbehandling/forvaltning og fremlagt grunnlag for gode beslutninger i styrer, råd og utvalg. Ha fulgt opp/gjennomført politiske vedtak. Ha lagt til rette for dialog mellom folkevalgte, administrasjon og publikum på nettet. Synliggjort politikerne på nett. Hatt fokus på omdømmebygging. 4 Ivaretatt god kvalitet på administrasjon Ha ivaretatt systemer som sikrer god kvalitet på administrasjon og oppfølging av politisk og kommunal virksomhet. Forvaltet lov- og regelverk som regulerer kommunens virksomhet. Ivaretatt kommunale, fylkeskommunale og statlige krav og forventninger 7
5. Enhet: Sosial- og barnevernstjenesten Enhetsleder: Vidar Gabrielsen 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 9 876 8 392 8 550-1 326-16 30 853 Inntekter -885-297 -168 717-428 -8 910 Andre utgifter 6 016 3 418 4 332-1 685-39 17 327 Netto utgift 15 008 11 513 12 714-2 294-18 39 270 Personaldata Faste årsverk 38,6 27,9 10,7 38 Brutto årsverk 50,7 40,0 10,7 27 Nærværs- % 96,2 96,9-0,7 - Aktivitetsdata Barnevern Antall tiltak 198 197 1 1 Omsorgsovert. 2 6-4 -67 Antall i FH 39 37 2 5 Kommentarer: Lønn viser et merforbruk på 1,3 mill. Dette skyldes at lønn til ansatte i enslige mindreårige flyktninger (EM), ikke er budsjettert enda. Utbetalt lønn her er 2,3 mill, slik at netto utbetalt lønn er ca 1 mill lavere enn budsjettet, noe som igjen skyldes at vi holder flere stillinger vakante. Inntektene viser i oppsettet en merinntekt på 0,7 mill, hvorav 0,5 mill er et tilbakebetalt lån som vi ikke fikk flyttet over i balansen før regnskapet ble lukket. En annen faktor er at det meste av inntektene er periodisert til desember, og vi ser derfor ikke et tilstrekkelig nyansert bilde av fakta. Den store usikkerhetsfaktoren i forhold til inntekter, er likevel en særlig resurskrevende bruker som vi fra og med februar har fått betydelig økte utgifter på. Etter innslagspunktet på kr. 960.000,-, må kommunen dekke 20 % av kostnadene. Dette fører sannsynligvis til merutgift i år på i overkant av kr.300.000,- Andre utgifter: Her ser vi et merforbruk på 1,7 mill. Behovet for heldøgns omsorg er betydelig større enn det vi har budsjettmidler til. Miljøtiltakene i egen kommune er ikke tilstrekkelige til å kompensere for heldøgns omsorg. Utgifter til enslige mindreårige flyktninger er ikke budsjettert. Ser en dette i lys av at disse utgiftene vil bli refundert, blir situasjonen ikke fullt så dramatisk. Netto utgift viser et merforbruk på 2,3 mill. Vi får refusjon for alle utgifter til enslige mindreårige flyktninger på 3,2 mill. Dette gir et netto mindreforbruk på 0,9 mill, der 0,5 mill er tilbakeførte lånemidler som ikke er reelle inntekter. Samlet vurdert kan det se ut til at regnskapet er i balanse. Imidlertid er det høyst sannsynlig at vil få økte utgifter til omsorgsovertakelser i løpet av året på opp mot 2.1 mill. Dette er det ikke budsjettdekning for. Videre er det er viktig å merke seg at enheten har 3,6 stillinger vakant i rusomsorgen i tillegg til 0,7 stilling som seksjonsleder. Disse er det ikke mulig å besette uten økte budsjettrammer. Det er ikke mulig å drive en forsvarlig rusomsorg med dagens bemanning. Faste årsverk har økt med 10,7 stillinger. Barnevernet har etablert og bemannet 2 boliger til disse, med 12,6 stillinger (viser til eget tema i rapporten). Ca 2 stillinger holdes her vakant. Feltsykepleiestillingen har stått ubesatt siden 1.1. etter at tidligere ansatt gikk av med pensjon. 8
Nærværsprosenten har gått noe ned, men er fortsatt høy og innenfor det vi anser som normalt for enheten. Tabellen viser noen aktivitetsdata i barnevernet. Antall tiltak gir bare et inntrykk av hvor mange tiltak som det til enhver tid arbeides med. Dette har i første kvartal vært stabilt. Det er gjennomført 2 nye omsorgsovertakelser og 2 nye barn i tiltak. Det er vanskelig å få et korrekt bilde av aktiviteten ved denne tabellen fordi den viser endring i et kvartal i 2012 sammenlignet med hele året i 2011. Tiltak: Det er etablert et eget prosjekt som arbeider med å lukke avvikene som fylkesmannen har gitt oss. I prosjektets mandat ligger også tiltak for kvalitetsforbedring av tjenestene. Barnevernet har igangsatt et eget arbeid med tanke på at tilsyn allerede er varslet i den seksjonen i september 2012. Enheten har iverksatt en betydelig nedbemanning både i rusteamet og miljøtjenesten. Disse tiltakene fører til at vi ikke er i stand til å ivareta tjenestene på en forsvarlig måte. Det har ikke vært mulig å foreta utredning av boligkontor i kommunen slik det ble vedtatt i Boligsosial Handlingsplan. Vi har heller ikke lykkes med å styrke bemanningen i miljøtjenesten slik rådmannen har foreslått. Det er fortsatt 0,7 miljøarbeider i Ekelunden. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Opprettholde fokus på å få folk i arbeid og utdanning gjennom kvalifiseringsprogrammet Jobbsentralen har dette som sitt hovedfokus og lykkes innen for de bemanningsrammene de har. 2 Større grad av differensiert boligtilbud, følge Boligsosial handlingsplan. 3 Styrke det forebyggende arbeidet i barnevernet ved økt fokus på tidlig innsats. Bruke ressurser gjennom nye stillinger. 4 Større sirkulasjon når det gjelder beboerne i midlertidige boliger ved å bruke miljøtjenesten mer målrettet mot dette. Det er fortsatt store utfordringer med gruppen av bostedsløse med rus og/eller psykiske lidelser. Kommunen hadde søkt om 3-4 nye stillinger fra den statlige satsningen på barnevernet, men fikk 1,5 stilling. Det har derfor ikke vært mulig å øke fokuset på tidlig innsats i den grad vi hadde planlagt. Sommeren 2011 ble to boliger omdisponert til midlertidige boliger. Det er fortsatt mangel på permanente boliger. Miljøtjenesten er på grunn av økonomi blitt dramatisk nedbemannet og det har derfor ikke vært mulig å øke aktiviteten mot dette målet 5 Etablere Familiens hus Barnevernet har fått avklart sin rolle i Familiens hus og er klar til å bli en samarbeidspartner og å være representert i huset innenfor gitte rammer når tiltaket iverksettes. 9
6. Enhet: NAV Grimstad Enhetsleder: Finn B. Henningsen 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 3 805 4 307 5 191 1 386 27 18 787 Inntekter -3 679-2 688-3 687-7 0-14 746 Andre utgifter 5 676 6 451 5 048-628 -12 19 642 Netto utgift 5 801 8 070 6 552 751 11 23 684 Personaldata Faste årsverk 8,0 8,0 0,0 0 Brutto årsverk 9,0 10,6-1,6-15 Nærværs- % 95,2 97,9-2,7 - Aktivitetsdata Resultater hittil i år per 1. kvartal antall brukere Innkomne 553 524 29 10 Behandlede 506 487 19 10 Ferdig beh. 503 487 16 10 Ventetid aktive 47 40 7 9 Ventetid ferdig 9,7 13,3-3,6 37 Kommentarer Totale utgifter inneholder lønn, inkl. lønn til personer som er i kvalifiseringsprogrammet, sosialhjelp, utgifter til brukere som har omsorgstilbud i påvente av institusjonsplass og institusjonsopphold. Bakgrunnen for at dette føres på Nav Grimstad sosial er at saksbehandling og utbetaling skjer i fagprogrammet Velferd. Utgiftene til sosialhjelp viser et mindreforbruk på kr 751.000 i 1. kvartal 2012 og dette vurderes som en positiv utvikling. Når vi sammenligner utgifter til økonomisk sosialhjelp må vi både ta hensyn til utgifter til økonomisk sosialhjelp, lønnsutgifter til kvalifiseringsprogrammet og introduksjonsprogrammet. Enheten har en stor utfordring mht. midlertidig bolig, hvor utgiftene har vært og er store. Sykefraværet for 1. kvartal 2012 er 4,8 %. Vi har ikke hatt langtidsfravær i denne perioden, men en del korttidsfravær. NAV Grimstad har høy produksjon på økonomisk sosialhjelp og svært få vedtak med saksbehandlingstid over fire uker. Det er i tillegg svært få klagesaker. Det er imidlertid utfordringer mht. oppfølging og henvisning av brukere med behov for rusoppfølging. Tiltak Vi ser kontinuerlig på produksjonen i forhold til hvor det er mulig å kunne spare inn i sosialutgiftene. Vi har meget strenge vurderinger i forhold til dekning av strøm, husleie, lagerleie og sosiale utgifter generelt. Vi har utarbeidet prosjektet «Ressursstyring NAV Grimstad 2011» som vil være et godt grunnlag for videre praksis ved NAV Grimstad. Det er blant annet innført arbeidsplikt for alle brukere på økonomisk sosialhjelp i arbeidsfør alder der hvor helse ikke er til hinder. 10
Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Alle arbeidssøkende brukere som trenger bistand for å komme i jobb skal få tilbud om veiledning og vurdert arbeidsrettede tiltak. Brukere utprøves i ulike tiltak som Jobbsentralen, Pøbelprosjektet «Klart du kan» samt andre hensiktsmessige 2 Bedre levekårene for de vanskeligst stilte brukere arbeidsrettede tiltak Vi har i dag ca 30 langtidsbrukere av økonomisk sosialhjelp i kvalifiseringsprogrammet. Disse brukerne har vi tett og god oppfølging på. 3 Godt arbeidsmiljø Vi skal være åpen og ærlig med hverandre både i forhold til ris og ros på tvers av avdelingene. Vi har innført faste fagmøter for å ivareta felles faglig forståelse i utøvelsen. Det er opprettet egen kulturgruppe for å fremme og iverksette ulike tiltak for å ivareta et godt arbeidsmiljø. 11
7. Enhet: Boveiledertjenesten Enhetsleder: Signe Ann Jørgensen 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 15 400 14 330 16 513 1 113 7 59 574 Inntekter -389-101 -40 349-872 -18 860 Andre utgifter 4 842 5 885 4 846 4 0 18 581 Netto utgift 19 854 20 115 21 319 1 465 7 59 295 Personaldata Faste årsverk 69,4 65,6 3,8 6 Brutto årsverk 90,2 90 0,2 0 Nærværs- % 91,2 92,2-1,0 - Aktivitetsdata Brukere: Ant. under 16 år 22 23-1 4 Ant. over 16 år 67 61 6 10 Kommunen rapporterer til staten antall personer med utviklingshemming over 16 år som mottar tjenester etter lov om sosiale tjenester. Dette gir grunnlag for beregning av statlig overføring som del av rammetilskuddet. Boveiledertjenesten yter også til dels omfattende tjenester til personer uten utviklingshemming. Pr i dag er dette 4 personer. I tillegg kommer brukere av støttekontakt, omsorgslønn og privat avlastning til brukere som ikke er utviklingshemmet. Kommentarer: 1.kvartal har vært et krevende kvartal. Ca 10 årsverk måtte omplasseres for en periode på 3 mnd på grunn av sykehusinnleggelse hos bruker. Takket være fabelaktige ledere og medarbeidere fant vi gode løsninger for alle sammen i vakante stillinger i andre deler av tjenesten. Men dette sammen med innføring av nytt turnussystem og generell nedbemanning på grunn av innsparingskrav har bidratt til slitasje i ledergruppa og mye endringer for ansatte og brukerne. Periodiseringen av budsjettet er ikke korrekt. Det betyr at det positive avviket er betydelig mindre enn 1,4 mill. Men så langt det er mulig å beregne pr i dag så er det uansett positivt. (usikkerhet omkring inntekt fra staten som ikke kan beregnes før avsluttet regnskap). Vi kjenner til økte brukerbehov som krever økt bemanning, anslagsvis 5 årsverk hvorav ca 2-3 vil være finansiert 80 % av staten (avhengig av når utgiften kommer over innslagspunktet). Det er usikkert på hvilket tidspunkt årsverkene må tas i bruk. Det er derfor pr i dag betydelig usikkerhet omkring det økonomiske resultatet ved årslutt. Det vil være helt nødvendig å ha fokus på innsparing fremover. Nærværet har gått noe tilbake i forhold til samme tid i fjor, men er fortsatt lavt. Det jobbes mye med god oppfølging og god tilrettelegging. Boveiledertjenesten har et godt arbeidsmiljø. Tiltak: Vi får for tiden flere klager på lønn og utgiftsgodtgjøring til støttekontakter. Utgiftsgodtgjøringen har ikke vært endret mange år og bør endres snarest. Lønnen for støttekontakter vil bli vurdert i budsjettet for 2013. 12
Det vil ikke bli tatt inn vikar ved kortvarig fravær dersom det er mulig å holde forsvarlig drift. Gjennom 1. kvartal så har alle turnuser blitt gjennomgått med tanke på innsparing. Det er ikke forsvarlig pt å kutte ytterligere. Enkelte planlagte innsparingskrav har det ikke vært mulig å gjennomføre av hensyn til brukers behov. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Alle voksne utviklingshemmede har en dagaktivitet en eller flere dager i uka Dette er i stor grad gjennomført i 1. kvartal, selv om enkelte nok ikke har fått like mye aktivitet som ønsket. Vi ser utfordringer med å gi tilbud til flere nye behov fra høsten av. (Ungdom som 2 Bidra til at brukerne får et så høyt/godt funksjonsnivå som mulig avslutter videregående skole bl.annet) Kompetansen i BVT fordeler seg slik: Miljøterapeuter: 38% Fagarbeidere: 37% Assistenter: 25% Vi har god fagkompetanse og turnuser som gir stabilitet og kontinuitet. Vi har mange stabile dyktige medarbeidere. Dette er viktige komponenter for å bidra til at bruker får et best mulig funksjonsnivå. 3 Lavest mulig sykefravær- max 8% Vi satte oss et ambisiøst mål og som det fremkommer så når vi ikke dette målet helt i 1. kvartal. Det er krevende å sikre ansatte nødvendig fagutvikling når vi nær sagt ikke har penger til kompetansehevende tiltak. Det er et element som kan resultere i sykefravær, ansatte brenner seg ut, går tom. Vi ser at mange sliter på andre arenaer enn jobb. Vi vil vurdere å sette i verk tiltak som fanger opp dem som sliter mer enn andre. Dette også som et forebyggende tiltak. 4 Etablere bolig for 6 personer på Landvik. Fremdriften for byggingen går som planlagt. Innflyttingstidspunktet er utsatt. 5 Øke gjennomsnittlig stillingsstørrelse mål 70% ( nåverdi -58%) Også her hadde vi et ambisiøst mål og når det neppe dette året. Men vi jobber målbevisst mot dette og ved siste tilsetting fikk 19 ansatte utvidet sin stilling. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse er nå 61%.- se tabell. Altså en gjennomsnittlig økning på 3% 13
8. Enhet: Helsetjenesten Enhetsleder: Bente Somdal 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 6 902 6 881 7 313 411 6 26 467 Inntekter -1 138-1 368-998 140-14 -5 451 Andre utgifter 4 245 4 181 4 259 14 0 19 957 Netto utgift 10 009 9 694 10 574 565 5 40 973 Personaldata Faste årsverk 40,0 37,0 3,0 8 Brutto årsverk 45,8 45,4 0,4 1 Nærværs- % 95,3 92,6 2,7 - Aktivitetsdata Psykisk helse 1 172 1 338-166 -12 Legesenteret 1 842 1 726 116 7 Helsestasjon 3 634 3 281 353 11 Fysioterapi 768 817-49 -6 Ergoterapi 153 110 43 39 Fam.senteret 128 160-32 -20 Helsetjenesten består av Helsesøster- og jordmortjenesten, Fysio- og ergoterapitjenesten, Familiesenteret, Seksjon for psykisk helse, Brannstasjonen legesenter, kommuneoverlegen, allmennlegetjenesten, miljørettet helsevern og folkehelsearbeid. Enheten har fokus på helsefremmende arbeid for kommunens befolkning, samt forebyggende og rehabiliterende arbeid for gravide, barn, ungdom, familier og voksne/eldre. Kommentarer: Enheten har mindre forbruk på lønn. Fagleder psykisk helse er vakant og ansettes 1.august. Stillingsressurser i fysioterapitjenesten har blitt holdt vakant. I tillegg har det vært langtidssykemeldinger der enheten har fått refundert sykelønn fra NAV. De økte inntektene er også knyttet til økte egenandeler og refusjoner fra helseøkonomiforvaltningen. Enheten ligger an til å gå i balanse ved årets slutt. Budsjettvedtaket tilførte enheten 40 % fast stilling for jordmor og 50 % fast stilling for ergoterapeut. Forgående år var ca ett årsverk for tilsynslegene feil registrert som midlertidig ansettelse, dette er nå rettet til fast stillingsressurs. Ansatte i enheten som har fast ansettelse i deltidsstilling, men som har midlertidig ansettelse i en stillingsprosent i tillegg registreres som fast i hele stillingsprosenten. Da blir det feilregistreringer på faste årsverk. De eneste faste ansettelsene som er gjennomført 1.kv. er de vedtatte stillingene for jordmor og ergoterapeut. Brutto årsverk er omtrent som i 2011. Det har vært to svangerskapspermisjoner, samt vikarer ved studiepermisjon og sykdom. Sykefraværet er redusert og det er gledelig. Sykefraværet i 2011 og så langt i 2012 er knyttet til få personer som har hatt planlagte operasjoner eller er sykemeldt med til dels alvorlig sykdom. To er på vei tilbake i redusert stilling. Det jobbes systematisk med nærværet i enheten og samarbeidet med NAV er godt. 14
Aktivitetsdataene beskriver noe av aktiviteten i enheten. Nedgang i tildelte timer psykisk helsearbeid forklares med omdisponering av stillingsressurs til skolehelsetjenesten og økt fokus på familier. Når det gjelder ergoterapi er stillingsressursen økt med 50 % og forklarer den økte aktiviteten. Jordmorressursen er også økt (40 %), men jordmor arbeidet i disse 40 % også i 2011, på tilførte midler. Jordmor aktiviteten ligger i tallene fra helsestasjonen. Økningen i aktivitet på helsestasjonen er knyttet til at folketallet øker, og flere komplisert saker som krever tettere oppfølging. Samtidig sier ikke antall konsultasjoner noe om tidsbruken på hver konsultasjon. Det vil derfor kunne være noe variasjon fra år til år. Nedgangen i aktiviteten i fysioterapitjenesten er først og fremst fordi stillingsressurser har blitt holdt vakant og tilbudet har vært redusert. Familiesenteret har en nedgang, men også her sier tallene ingenting om varigheten på konsultasjonene og antall deltakere i hver sak. Det er flere komplisert saker som er tidkrevende. Brannstasjonen har en økning i aktivitet. Varigheten på konsultasjonen fremgår heller ikke her. Arbeidsbelastningen ved legesenteret har ikke vært markant høyere første kvartal i år sammenliknet med 2011 selv om antall konsultasjoner er høyere. Enhetsleder og kommuneoverlegen er sterkt involvert i arbeidet med Samhandlingsreformen. Fokuset første kvartal har vært på utskrivningsklare pasienter. Fysio- og ergoterapitjenesten har ikke merket endring i rehabiliteringsbehovet så langt. Tiltak: Det er satt fokus på internkontroll og prosedyrer i enheten. Det gjennomføres prosesser i tjenestene for å sikre forankring av prosedyrer og rutiner. I budsjettet for 2012 mangler enheten 1 mill. på årsbasis, til legevakt og fastlegetilskuddet. Enheten må hente inn 1 mill. fra de andre tjenestene i løpet av året for å gå i balanse. Faglederstilling psykisk helse holdes vakant til 1. august. I tillegg holdes andre stillinger vakante i perioder. To fysioterapistillinger holdes vakant i kortere perioder så langt. Dette medfører redusert tjenestetilbud til brukerne og økt arbeidsbelastning for enkelte ansatte. Det har vært gjennomført opplæring i kartlegging av deprimerte mødre (EPDS) og rutiner for oppfølging. Helsesøstertjenesten, jordmortjenesten, familiesenteret, psykisk helse og helsestasjonslege har deltatt i dette arbeidet. Helsesøster- og jordmortjenesten utfører kartleggingen. I tillegg deltar familiesenteret og psykisk helse i oppfølgingen av de som har behov for det. Psykisk helse har omdisponert 20 % stillingsressurs til skolehelsetjenesten v/dahlske. Dette ser ut til å være et godt tiltak til brukerne. Psykisk helsearbeider har hatt mange henvendelser fra elever og personell ved skolen, fra første dag. Frisklivssentralen (FLS) har opprettet nytt tilbud, KID-kurs (kurs i depresjonsmestring). Tre ansatte (to psyk. sykepleiere og en fysioterapeut) har fått opplæring i regi av Helsedirektoratet og deres satsing på FLS og helsefremmende/forebyggende arbeidet. Det har vært arbeidet med planlegging av eventuell flytting til Dømmesmoen og eventuell opprettelse av Familiens hus. Tjenestene har vært og sett på de aktuelle lokalene. Det er fortsatt fokus på dreining av tjenestene psykisk helse mot forebyggende og helsefremmende arbeid. Deltagelse i skolehelsetjenesten helsestasjon for ungdom og oppfølging av deprimerte mødre er viktig i den sammenheng. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Kartlegge helsetilstanden i befolkningen Fast stilling for folkehelsekoordinator fra 01.04.12. Folkehelseinstituttet har publisert Folkehelseprofiler der det kan hentes ut informasjon om helsetilstand på kommunenivå, men profilen er under 15
utvikling. Lokale analyser fra fastleger og tjenester er ikke påbegynt. 2 Økt deltakelse i Frisklivsentralen gjennom utvikling av flere gruppetilbud, spesielt innen fysisk aktivitet KID-kurs (kurs i depresjonsmestring) igangsatt. Overvektsgruppe barn utsatt til høsten pga deltakere trakk seg. Brukerstyrt gruppe fysisk akt. opprettet 3 Sikre fastlegetilbud til befolkningen Ny legehjemmel ved Brannstasjonen legesenter vedtatt opprettet fra 01.09.12 4 Fremme barns helse, trivsel, sosiale- og miljømessige forhold, samt forebygge sykdom og skade Evaluering av prosedyrer for tilsyn igangsatt, som en del av total gjennomgang av internkontrollsystemer for miljørettet helsevern. Samarbeid med 5 Kontinuerlig å arbeide for å sikre Rorevannet som drikkevannskilde 6 Helhetlig tjenestetilbud til gravide, barn, unge og familier. Samordning av tjenester 7 Arbeide for å bedre implementering av forebyggende programmer til barn, unge og familier for å kunne bidra til å styrke foreldre/foresatte i omsorgsrollen 8 Styrke forebyggende og rehabiliterende arbeid til hjemmeboende eldre for å følge opp iverksettelse av Samhandlingsreformen 9 Styrke forebyggende arbeid til gravide, barn, unge og familier, fokus på jordmortjenesten og skolehelsetjenesten Kristiansand og Arendal kommuner. Kommuneoverlegen har jevnlig kontakt med Mattilsynet. Ikke utarbeidet intern rutine for å sikre medvirkning fra kommuneoverlegen i alle saker som gjelder Rorevannet. Opprettet tverrfaglig team for å sikre helhetlig tjenester til 15-18 åringer, med psykisk helseproblem. Utarbeidet rutiner for samarbeid med ABUP, alle tjenester i kommunen som har tilbud til barn og unge med psykisk helseproblem, i samarbeid med ABUP. Avtalt faste dager der ABUP er til stede på familiesenteret. Saker tas opp. Ikke startet systematisk innføring av modell for Familiens hus enda. Sak skal opp i kommunestyret i mai. hjul under utarbeidelse. Implementeringsarbeid pågår, rettet mot skoler og barnehager. Fokus på Barn i rusfamilier 1.kv. Ergoterapitjenesten styrket med 50 % fast stilling, budsjettvedtak. I tillegg 10 % ergoterapeut og 10 % fysioterapeut på prosjektmidler i forbindelse med aktivitetsprosjekt og hjemmerehabiliteringsprosjekt. Prosjektleder ansatt, interkommunal samarbeid. Planlegging pågår. Jordmortjenesten styrket med 40 % fast stilling, budsjettvedtak. Omdisponert 20 % stilling for psykisk helsearbeider til Dahlske vgs. samt psykisk helsearbeider til stede på helsestasjon for ungdom 2-3 timer en gang per mnd. Dersom barn i familier der en foresatt mottar psykisk helsetjenester skal barnas situasjon avklares. 16
9. Enhet: Hjemmetjenesten Enhetsleder: Kari-Anne Johnsen 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 10 358 11 124 11 013 655 6 39 859 Inntekter -15-13 0 15-0 Andre utgifter 1 577 1 634 880-697 -79 3 519 Netto utgift 11 920 12 774 11 893-28 0 43 378 Personaldata Faste årsverk 50,3 62,4-12,1-19 Brutto årsverk 76,4 80,7-4,3-5 Nærværs- % 11,0 13,3-2,3 - Aktivitetsdata Hjemmetj. Brukerrettet tid 14 183 11 885 2 298 22 Antall brukere 1 146 1 126 20 7 Tiltak: Hjemmetjenesten på Fevik HBT og Frivoll ute driver fortsatt nøkternt. Fra januar 2012 har det vært overtidstopp, innleiestopp og innkjøpsstopp. Enheten består nå fra 1. februar av: 4 hjemmesykepleiegrupper, hjemmehjelpere, brukerstyrte personlige assistenter og ressurskrevende brukere med en til en bemanning i leilighet. På Frivoll ute ble det fra februar av et mindre forbruk på 1,6 årsverk sykepleiere, da en ressurskrevende bruker flyttet ut av kommunen. Grunnet drifttilpasninger ble det fra 15. februar fra Fevik HBT omplassert 2 årsverk og fra Frivoll ute ble det omplassert 3,85 årsverk. Dette har da vært vakante stillinger fram til 1.04.12. Da ny turnus ikke har vært klar til bruk før i 2.kvartal den 02.04.12. Det har på noen av gruppene vært forsøkt innsparing på vakter ved å unngå innleie i disse vakante stillingene, men det har vært vanskelig, da de har vært en del av grunnbemanningen. Flest vakter er spart inn ved sykdom, ferie, avspasering og permisjoner, samt det er brukt lærlinger og praksiskandidater fra Nav i noen ledige vakter innenfor den prosent som de kan brukes alene på vakter uten veileder. Fevik HBT og Frivoll ute har ikke i 1.kvartal hatt ½ årsplaner med internundervisning og møteaktivitet. Da det ikke har vært ledig kapasitet på ledersiden for å lage denne ½ årsplanen. Det er fra 01.01.2012 blitt redusert med 2 årsverk ledere i hjemmetjenesten. Pr. 1 kvartal er ikke medarbeidersamtaler gjennomført grunnet mindre lederkapasitet. Kommentarer: Andre utgifter skyldes en ressurskrevende bruker som nå siden august 2010 har vært plassert i et privat tiltak. Her mangler overføringsutgifter for mars måned ca. kr 341.00,-, slik at totalt gir denne bruker en utgift på 1.kvartal på ca. kr 950.000,-. Dette er utgifter som det ikke er lagt inn midler på i budsjett for 2012 og ei heller forutgående år. 17
Det er ingen salgsinntekter i hjemmetjenesten, kun praktisk bistand gis mot betaling, men inntektene føres ikke inn i hjemmetjenestens regnskap, ei heller i budsjett. Det er kun refusjonsinntekter som er i regnskap og som også er ført i budsjett. Fra HELFO vil det komme størst Multidose refusjon i 2.kvartal og ressurskrevende bruker refusjon vil først komme i 4.kvartal. Hvis en ser bort fra den ressurskrevende brukeren og medfølgende førte utgifter på Frivoll ute på kr. 600.000,- på ham i 1.kvartal, har Fevik HBT et mindre forbruk på kr. 400.000,-, så ville samlet enhet Frivoll ute og Fevik HBT ha hatt et mindre forbruk totalt ca. k. 600.000,-. Det har vært mange nye vikarer inne fra februar, ettersom de faste i 5,85 årsverk ble omplassert bort fra enheten da. Nye vikarer har medført utgifter til opplæring og bilskader har økt i 1. kvartal. Belastningen med færre faste, mange nye vikarer og like mange som før driftstilpasning av elever, studenter, lærlinger og praksiskandidater fra NAV, har medført at det ikke har vært mange nok faste kontaktpersoner etter 15. februar til de som trenger veiledere. Dette samt at aktivitetstallene har økt på det meste på en gruppe med 26,7 % og brukere har økt på det meste på en gruppe med 7,3% har dette samlet sett resultert i høyere korttidsfravær enn tidligere. Men likevel er fraværstallene bedret i 2012 i forhold til 2011. Fevik HBT har reduksjon med 0,10% i forhold til i 2011 og Frivoll ute har redusert med 4,36% i forhold til 2011. Det høyeste korttidsfraværet er det hjemmesykepleiegruppene som har. Gruppe 1 Fevik HBT har 11% og gruppe 3,4 og 5 Frivoll ute har 16% fravær. Det totalt bare 1 langtidssykemeldt i enheten. Det er jevnlig kontakt med de sykemeldte, oppfølgingssamtaler gjøres og dialogplassen benyttes. Gruppe 3 Frivoll ute og gruppe 1 Fevik HBT har hatt størst volumøkning i timer i 2012 i forhold til i 2011. Totalt sett har gruppe 1 Fevik hatt største press på å få utført vedtatte timer. De har økning på 1.kvartal på 817 timer, det vil si en økning på 26,7 % og har hatt 20 brukere, dvs 7,3 % økning i 2012 i forhold til 2011. Mens gruppe 3,4 og 5 Frivoll ute har hatt en økning til sammen på 1481 timer, det vil si 16,8% økning pr. 1.kvartal i 2012 i forhold til 2011. ak til nedgang i faste årsverk på 12,1 skyldes at det i drifttilpasningsprosessen ble omplassert 5,85 faste årsverk pr. 15. februar, samt det er tatt vekk 1,6 årsverk sykepleiere pr. 6 februar grunnet ressurskrevende bruker flyttet ut av kommunen. Det er også vært andre vakante faste stillinger grunnet oppsigelser. Brutto nedgangen på årsverk skyldes at enheten har klart å spare vakter innimellom på de gruppene som ikke har hatt den største volumøkningen i brukertid. Tiltak i hjemmesykepleiegruppen fra januar med innleiestopp, overtidsstopp og innkjøpsstopp gjør at merforbruket likevel bare er på kr 28.000,- i 1.kvartal. 18
Resultat- og måloppnåelse: (mål for hjemmetjenesten Fevik og Frivoll er her slått sammen) nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Fortsette å holde et lavt sykefravær Medarbeiderperspektiv. Nærvær på 90%. Til tross av drifttilpassninger, har enhetene bedre nærværstall i 2012 i forhold til 2011. Fevik har et forbedret fravær på 0,10 % og er veldig stabile, mens Frivoll har et forbedret nærvær på 4,36 %. 2 Fortsette å ha god rekruttering God søknad på vakante stillinger og god tilgang på nye vikarer. 3 Fortsette å ha kompetansehevende tiltak Kompetanseheving innenfor forflytning, førstehjelp, gerica, qm+. Implementere opplæringspakke for nytilsatte. Etisk kompetanseheving. 4 Fortsette å ha økonomisk balanse Ha nøktern drift med overttidsstopp, innkjøpsstopp og forsiktig vikarinnleie Økonomiperspektivet God økonomistyring. Budsjettbalanse ved årets slutt 5 Ta i bruk PDA-håndholdt PC Prosesser, rutiner og verktøy Innføring av TRS Innføring i PDA (personlig digital assistent) 6 Fokus på brukermedvirkning Brukerundersøkelse Ha helse og omsorgstjenester med en helse-fremmende, forebyggende og rehabiliterende profil. 7 Innføre et nytt trivselstiltak for ansatte som har en helseforebyggende profil. Medarbeidersamtale Ansatte har kun fått tilbud om faglig oppdatering gjennom FOU og andre pr. 1.kvartal. Har mål om å fortsette som før med intern internopplæringsplan. Fevik går med et mindreforbruk på ca. 400.000,- kr og Frivoll har et merforbruk på ca. 400.000,- kr. Alle 4 hjemmetjenestegrupper har nå tatt i bruk PDA. Ledelsen har ført inn RS system for turnus på data og skal ha første prøvekjøring av lønn i mai 2012. Det er fokus på brukere. Men ønsker mer fokus på kvalitet på tjenesten de får. På grunn av ingen tid prioritert til internundervisning, mangler det noe faglig oppdatering fra ledelsen sin side. Fevik har en ansatt som er instruktør for styrketrening og avbrekk i arbeidshverdagen med aktivitet 1-2 ganger i uken, 15 minutter på dagtid. Frivoll har enda ikke noe på gang, men har planer. Medarbeidersamtaler har ledelsen ikke hatt tid til å prioritere i løpet av 1. kvartal. 19
10. Enhet: Hjemmetjenesten Berge Gård Enhetsleder: Nina Vehus 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 8 196 8 137 8 895 700 8 32 194 Inntekter -499-594 -601-102 17-2 480 Andre utgifter 358 370 341-17 -5 2 122 Netto utgift 8 055 7 913 8 635 580 7 31 836 Personaldata Faste årsverk 43,8 41,5 2,3 6 Brutto årsverk 59,7 56,2 3,5 6 Nærværs- % 90,9 87,5 3,4 - Aktivitetsdata Hjemmetj. Brukerrettet tid 9 087 7 406 1 681 18 Antall brukere 69 65 4 6 Kommentar aktivitetstall: Brukertiden har økt og det skyldes først og fremst at beboerne ved Berge gård blir stadig mer pleietrengende, samt at antall brukere har økt med 4. Det er en utfordring at brukertiden i hjemmetjenesten øker. Siden 1.kvartal i fjor har brukertiden økt med 1681 timer uten at bemanningen har økt tilsvarende. Det får konsekvenser for budsjettet og vi må leie inn ekstra personell. Enhetsleder tar det opp med kommunalsjef. Kommentarer: Totalt har Berge gård et mindre forbruk på kr 580.020. Utgiftene er kr 245.794 mindre forbruk, skyldes hovedsakelig et mindre forbruk på lønn på kr 263.121. Det er mottatt høyere refusjon enn budsjettert kr 442.064 Inntektene ved rehab. avdelingen er mindre enn budsjettert, skyldes lavere belegg. Endring i årsverk fra 2011 til 2012 er 1,8 årsverk flere sykepleiere i natt tjenesten og 2,7 faste årsverk i hjemmetjenesten, totalt 4,5 årsverk. Faste ansatte ved Berge gård skal være 51,89 årsverk, dette utgjør ca. 85 personer. I tillegg har vi 35 tilkallingsvikarer, til sammen 120 personer er ansatt ved Berge gård.. Sykefraværet er 9,13 %, sammenlignet med første kvartal i fjor var det 12,46 %, det vil si en reduksjon på 3.3 %. Tiltak: For å sikre balanse budsjettmessig stenges rehab.avdelingen i uke 28 og 29 og holder delvis åpent i uke 27 og 30. Det blir ansatt 1,8 årsverk sykepleiere til natt tjenesten, i henhold til budsjettvedtak. Det systematisk arbeidet med oppfølging av syke fortsetter. Det vil bli utarbeidet en handlingsplan etter vernerunde og avholdt et seminar 6. juni, der tema er arbeidsmiljø. 20
Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 90 % Nærvær Følge opp enhetens planverk som kompetanseplan, plan for arb.miljø, handlingsplan for medarbeiderundersøkelse, handlingsplan for vernerunde, følge rutiner for oppfølging sykemeldte. 2 Brukerundersøkelse Brukerundersøkelsen skal gjennomføres høsten 2012. 3 Holde rammene for faste årsverk med 49, 1 årsverk (+ 1 årsverk lærling) Måltallet på antall faste årsverk er endret til 51,89, i henhold til møte i jan. 2012. 4 Redusere overtidsbruk Overtid er redusert fra 0,42 i 2011 1.kvartal til 0,39 i 2012 1.kvartal.. 5 Innføre TRS TRS er innført i 3 avdelinger fra 20. april. Dagsenteret starter opplæringen i mai. 6 Innføre kildesortering Det er innført kildesortering for personalet. Det er drøftet å starte kildesortering hos beboere, men fant det ikke hensiktsmessig pga. plassmangel i leiligheten. 7 Kompetanseheving Etikk. Hver leder gjennomfører 2 refleksjonsarenaer hvert år. Det gjennomføres jevnlig refleksjon. Noen avdelinger har gjennomført 2 refleksjonsarenaer og andre har ikke gjennomført enda. Målet er i løpet av 2012. 8 Iverksetting av samhandlingsreformen. Deltar på de arenaene som er aktuelle for eksempel strategisk kompetansestyring, fagleder samling hver mandag, kurs i lovverk osv. 9 Benytte frivillige. Opprettholde deltakelsen av frivillige. 10 Utarbeide kompetanseplan for enheten. Kompetanseplan er utarbeidet, jobber kontinuerlig med gjennomføring. 11 Iverksette tiltakene i henhold til innsendte forslag Gjelder opprettelse av lade stasjoner for rullestoler, montering av brannalarmer og innkjøp bil hjelpemiddellager. I tillegg til målene som er nevnt i vedtatt handlingsplanen vil Berge gård implementere PDA på natt i løpet av Juni 2012. Berge gård feiret 25 års jubileum den. 19.April, det ble en svært vellykket feiring og 2 positive medieoppslag. Driften generelt går bra. 21
11. Enhet: Frivolltun Enhetsleder: Eirik Chr. Æsøy 2012 2011 Budsjett avvik % budsjett Netto lønn 12 599 11 979 11506-1 093-9 42 588 Inntekter -1 213-1 112-1 195 18-2 -7 100 Andre utgifter 544 410 861 317 37 3 442 Netto utgift 11 930 11 277 11 172-758 -7 38 930 Personaldata Faste årsverk 58,5 61,2 2,7 4 Brutto årsverk 90,7 80,8 9,9 12 Nærværs- % 91,0 90,0 1,0 - Aktivitetsdata Hjemmetj. Brukerrettet tid 4 637 3 724 913 25 Antall brukere 44 45-1 -2 Aktivitetsdata Sykehjem Antall senger 56 56 0 0 Liggedøgn 4 307 3 175 1 132 36 Kommentarer: Inntektsøkningen på 2 % skyldes økt oppholdsbetaling. Andre utgifter viser et mindreforbruk på 37 %, vi forvalter en bevist og restriktiv innkjøpspolitikk. Vår netto utgift viser et merforbruk på 7 %. Dette er et negativt avvik i vårt lønnsbudsjett. I all hovedsak skyldes dette fire forhold; en underbudsjettering i forhold til de reelle aktivitetstall, for mye bruk av overtid (henger også sammen med innføring av RS), intern opplæring både for innføring av RS og opprettelse av vakttelefon og akuttplasser som et tiltak i samhandlingsreformen. I tillegg har enheten et noe høyere korttidsfravær. Forskjellen mellom faste og brutto årsverk forklares med vakante stillinger. Vi har 3 personer i ulønnet permisjon. Vi har 5 medarbeidere som tar etter-/videreutdanning. Vår etikksatsning har resultert i at vi har etablert refleksjonsgrupper i alle avdelinger. Vi har mye høyere aktivitetstall i år. En av utfordringene med innføring av resursstyringsverktøyet RS har vært at vårt korttidsfravær ikke har blitt registrert i Agresso, dette jobbes det med å finne en løsning på. Vi må derfor påregne at vårt sykefravær for denne perioden er høyere enn 9 %. Vi har fått en liten økning i vårt langtidsfravær, i tillegg til at korttidsfraværet vårt også har økt. Stort arbeidspress er en begrunnelse som går igjen. Aktivitetsdata for våre omsorgsboliger (Hjemmetj.) viser en meget stor økning på nesten 25 %, samtidig reduseres antall pasienter med nesten 4 %. Dette er en bekreftelse på at pasientene som får plass i våre omsorgsboliger er mer pleietrengende nå enn tidligere. 22
Generelle kommentarer til driften. Vi savner en lederavtale for 2012. Vår enhet drives ut fra fire sentrale prinsipper, åpenhet, involvering, innovasjon og livsglede. Dette får vi til i praksis ved bl.a. et godt samarbeid mellom ledere, verneombud, plasstillitsvalgte, brukere og pårørende. Tiltak: Det viktigste tiltak for kvalitetsforbedring vil være å henstille til at vår resurstildeling beregnes ut i fra de nye aktivitetstall. Dette gjelder spesielt for fire av våre avdelinger, Bølgen, omsorgsboligene, resursavdelingen og lindrende enhet. På Bølgen har vi i hovedsak pasienter med sykehjemsvedtak, men avdelingen er bemannet som en hjemmebasert tjeneste. Vi har innført nødvendige tiltak for å redusere bruk av overtid i egen enhet, brev forfattet av ledelse og tillitsvalgte har bl.a. blitt sendt den enkelte medarbeider. Samtidig jobber vi hardt med å innføre bruken av RS i alle enheter i pleie og omsorg, for også å få bedre kontroll med innleie av ekstravakter og vikarer. Her er en direkte sammenheng med at vår bruk av overtid har økt. Innføring av RS tar utgangspunkt i at vi er ansatt i GK, og vil derfor gi rettmessig overtid til de av våre medarbeidere som arbeider mer enn normalarbeidstiden til sammen ved flere/alle enheter de jobber for i kommunen(gk). Som en IA bedrift jobber vi hele tiden med tiltak som kan redusere sykdom og øke arbeidsgleden. Vi har hatt et særlig fokus på det kostbare korttidsfraværet i perioden, både i forhold til om vi trenger å leie inn ekstra, hvem vi leier inn og samarbeid mellom avdelingene. Resultat- og måloppnåelse: nr Målsetninger for budsjett 2012 Beskrivelse av tiltak Status 1 Utvikling og drift av vår nye Resursavdeling. Resursavdelingen er i full drift alle, senger er belagt. Fagleder og medarbeidere ved avdelingen gjør en formidabel jobb. 2 Innføring av (T)RS = resursstyringsprogram for vår viktigste resurs, og største investering de ansatte. Innføring av nye dataverktøy er resurskrevende. Vi har etablert en resursgruppe i vår sektor hvor både enhetsleder og fagutviklingsleder ved Frivolltun har en sentral plass. Vi har med denne gruppen, som for øvrig inkluderer resurspersoner fra de andre enhetene, sikret en mer effektiv innføring av RS i sektoren. 3 Sertifisering som livsgledesykehjem. Vi hadde Kick off dag den 6. februar i år. Vi har etablert en livsgledegruppe, og en livsglede koordinator. Vi viderefører gode rutiner for innkomstsamtale og for journalføring i Gerica. Vi jobber for å bli sertifisert ca. et år frem i tid. 4 Tettere samarbeid med Grimstad Bibliotek, om vårt beboer og arbeidsplassbibliotek første år har vært en ubetinget suksess. Trivselsfremmende tiltak på tvers av enhetene ved Frivolltun. Dette er et meget verdifullt samarbeid til glede for beboere, pårørende og ansatte. Vi arbeider med utvikling av kulturelle arrangementer. 5 Etablere en korttidsavdeling på Bølgen Dette er en viktig avdeling for tjenestetilbudet i GK. Vi jobber sammen med bestillerenheten, kommuneoverlegen og kommunalsjef 23