Obligatorisk innlevering i IØ6203 Strategier for program og porteføljestyring Student: Geir Graff-Kallevåg Dato: 21.04.2010 Antall sider (eks. forside): 8 Innhold Innledning... 2 Teori... 2 A) Kort analyse av tilstanden mht. håndtering av interessenter... 4 B) Identifisert behov for forbedring... 6 C) Forbedringstiltak... 7 Vedlegg 1: Forslag til flytskjema for prosessen... 8 Vedlegg 2: Skjema for oppfølging av interessenter... 9
Innledning I oppgaven er det angitt flere mulige tema å skrive om. Jeg har valgt å skrive om hvordan min egen virksomhet håndterer interessenter. Oppgaven følger inndeling gitt i oppgaveteksten; med besvarelse A-C. For å sette det hele inn i en sammenheng har jeg imidlertid først valgt å si kort om teorien bak interessenthåndtering. Teori I dette kapitelet har jeg skrevet kort om hva interessenter kan forstås som, og hvorfor det kan være lurt å ha et bevisst forhold til dem. Teorien her hentet fra forelesningsfoiler fra Bjørn Andersen ved NTNU 1. Interessenter defineres av PMI som: Individuals and organizations who are actively involved in the project, or whose interests may be positively or negatively affected as a result of project execution or successful project completion. Hvorfor skal man håndtere interessenter i et prosjekt? En rekke empiriske funn viser tydelig at interessenter spiller en avgjørende rolle i utforming og gjennomføring av prosjekter. Analyser av et stort antall prosjekter viser at interessenter skaper omtrent like mye vanskeligheter som de støtter prosjektet. Spørreundersøkelser har vist at de fleste prosjekter med problemer i ettertid innser at altfor lite arbeid ble investert i forståelse av interessenter og ikke minst utvikling av tiltak for å håndtere dem. Med bakgrunn i ovenstående erkjennelse kan det være lurt å drive interessentledelse. Dette kan være å: begrense/kontrollere interessenters aktivitet som kan påvirke prosjektet negativt samt sikre støtte og samarbeid fra interessenter slik at prosjektets suksess sikres. 1 Handouts fra Bjørn Andersen i faget Organisering og ledelse av prosjektarbeidet, NTNU 2009. Side 2 av 9
Bjørn Andersen bruker følgende grafiske fremstilling for å visualisere hvordan interessenter bør håndteres: Interessenter kan klassifisere i ulike kategorier: Om de er interne i prosjektet eller eksterne. Primære (har en legal eller kontraktsbundet relasjon til prosjektet) eller sekundære (påvirker prosjektet, men er ikke kontinuerlig involvert i det). Konkurranse vs. samarbeid. Side 3 av 9
En annen måte å fremstille dette på kan være: Og til slutt i teoridelen hvilke strategier bør man bruke for å håndtere de ulike interessentene: Støttende interessenter: Bør involveres i relevante diskusjoner og beslutninger. Marginale interessenter: Simpelthen overvåkes. Ikke-støttende interessenter: Bruk en defensiv strategi, minimer avhengigheten av interessenten. Variabel velsignelse interessenter: Håndteres best gjennom samarbeid. A) Kort analyse av tilstanden mht. håndtering av interessenter Jeg jobber i et større norsk firma som driver med rådgivningstjenester og entreprenørtjenester både mot landsiden og mot olje og gass markedet. Selv jobber jeg i entreprenørvirksomheten mot landprosjekter og oppgaven tar utgangspunkt i denne tilhørigheten. Denne delen av virksomheten jobber nesten utelukkende i prosjekter. Interessenthåndtering i våre prosjekter er ikke veldig vanlig. Dvs. det er vanlig uten at man tenker stort over det. Man har ikke egne møter og fora hvor interessenter defineres Side 4 av 9
og klassifiseres. Ei heller fora hvor man jobber aktivt frem en strategi for håndtering av interessenter. Interessenter til et byggeprosjekt kan for eksempel være: Tiltakshaver/byggherre Brukere Underentreprenører Kommune/Plan- og bygningsmyndigheter Underleverandører Egne ansatte Prosjekteier Omgivelser (naboer) Osv Når jeg sier at vi ikke jobber aktivt med interessenter er dette på sett og vis feil. Det er riktig at vi ikke har egne fora hvor interessenter diskuteres, men interessenthåndtering blir absolutt diskuterte og vurdert i andre tilgrensende fora. I alle prosjekter av en viss størrelse gjennomføres et risikoseminar. Her gjennomgås risikoprofilen til prosjektet og de viktigste risiki for prosjektet defineres med tilhørende aksjoner for overvåkning/reduksjon av risiko. I slike diskusjoner legges også strategier for håndtering av byggherre, kontrakt, underentreprenører mv. I praksis vil jeg si dette er tilgrensende til metoden som er angitt ovenfor mht. interessenthåndtering. Dette da man: Jobber aktivt med å sette seg inn i interessentens tankesett, suksesskriterier, handlingsmønster mv. Prøver å legge opp en strategi for håndtering av interessenten Definerer tiltak med tilhørende ansvarlig Interessenter kan være både støttende og ikke støttende. Gjennom innfallsvinkelen risiko favner vi stort sett de som ikke er støttende, eller som kan bli ikke støttende i Side 5 av 9
løpet av prosjektet, da det er dette som er en risiko for at prosjektet eller virksomheten vår ikke lykkes. De støttende interessentene vektlegges mindre gjennom slike prosesser. Om man ser på egne ansatte som en interessent forutsetter jeg at de i utgangspunktet er støttende. Hvordan kan vi sørge for at de forblir støttende eller øke graden av støtte gjennom prosjektet? Dette gjør vi ofte gjennom teambuilding, samlinger, fagseminar, utviklingsprogram (individuelle og kollektive) mv. Gjennom dette arbeidet sikrer vi oss motiverte og støttende medarbeider som er villige til å yte mye for at prosjektet skal lykkes. Oppsummert kan vi si at firmaet håndterer mange interessenter indirekte ved at forholdene automatisk fanges opp og behandles i andre type fora. Firmaet har imidlertid ikke en egen rutine for håndtering av interessenter i prosjektene. B) Identifisert behov for forbedring I lys av ovenstående er det klart behov for forbedring mht. interessenthåndtering. Jeg synes det er vanskelig å dele dette opp i tre ulike områder som for eksempel 1) identifisering av interessenter, 2) klassifisering av interessenter og 3) strategi for håndtering av interessenter. Jeg velger derfor å holde meg til følgende område for forbedring: Håndtering av interessenter i prosjekter. Behovet fremkommer når man sammenholder den teoretiske tilnærmingen angitt tidligere i oppgaven med den faktiske tilnærmingen beskrevet under punkt A. Metoden blir for tilfeldig. Ved å fortsette som før vil det være sannsynlig at viktige interessenter blir glemt og ikke håndtert på en ordentlig måte på det optimale tidspunktet i prosjektet. Et eksempel på dette kan være naboer (omgivelser). De kan ofte ha stor interesse i prosjektet og bidra svært negativt om de setter seg på bakbeina. Naboer fanges ikke naturlig opp i noen av våre fora hvor interessenter håndteres indirekte. Disse foraene har nesten utelukkende fokus på kontrakt, kommersielle forhold, risiko og gjennomføring. Side 6 av 9
En nabo kan ofte bli mer vennligsinnet om han blir informert, tatt med på råd, planene om utbygging blir drøftet med han, han får komme med synspunkter og forslag, osv. Gjennom en slik dialog kan en kanskje unngå konfrontasjoner og problemer senere i prosjektet ved å endre på uvesentligheter i planene på et tidlig stadium i prosessen. C) Forbedringstiltak Virksomheten har et styringssystem. I styringssystemet angis alle rutiner og systemer prosjektene skal følge. Jeg synes at et konkret tiltak til forbedring, i lys av ovenstående, burde vært å utarbeide en rutine for interessenthåndtering i prosjekter. Rutinen må inneholde følgende: Kort beskrivelse av hva som oppfattes som en interessent Flytskjema for prosessen Maler og rapporter for identifisering, klassifisering og håndtering/oppfølging av interessenter Skjema for oppfølging av interessenter Bakgrunnen for forbedringstiltaket er ønsket om å øke sannsynligheten for at prosjektet skal bli vellykket. Håndtering av interessenter oppfattes som en viktig bit av prosjektstyringen som virksomheten jeg representerer ennå ikke har tatt formelt og systematisk tak i. Som eksempler har jeg i vedlegg 1 laget forslag til flytskjema for prosessen og i vedlegg 2 laget et forslag til skjema for oppfølging av interessenter. Side 7 av 9
Vedlegg 1: Forslag til flytskjema for prosessen Oppstart Gjennomføres ved prosjektets start Identifisering av interessenter Hvem er interessentene til prosjektet? Klassifisering av interessentene Klassifiseres iht. oppdeling i modell (varierende velsignelse, støttende, ikke støttende og marginal) Strategi for oppfølging av interessentene Utarbeide en strategi for håndtering av de viktigste interessentene med tiltak og ansvarlig Oppfølging av strategi/tiltak Løpende oppfølging og vurdering av tiltak vs. effekt. Identifisering av interessenter gjenntas i loop underveis i prosjektet Avslutning Avsluttes når prosjektet avsluttes. Side 8 av 9
Vedlegg 2: Skjema for oppfølging av interessenter Interessent Klassifisering Viktighet Tiltak Styrbarhet Ansvar Tidsfrist Status 1. H/M/L* H/M/L* 2. 3. Forklaring til matrisen: Interessent: Den aktuelle identifiserte interessent Klassifisering: Hvilken kategori faller interessenten inn under (varierende velsignelse, støttende, ikke støttende og marginal). Viktighet: Vurdering av viktighet angitt i høy, middels og lav Tiltak: Det besluttede tiltaket for oppfølging Styrbarhet: Vurdering av styrbarheten (påvirkningsmulighetene) av interessenten. Vurdert i høy, middels og lav. Ansvar: Ansvarlig for gjennomføring og oppfølging av tiltaket Tidsfrist: Angir når det besluttede tiltaket skal være iverksatt Status: Kort redegjørelse for statusen mht. interessenten Eventuelt kan matrisen utvides med prosjektspesifikke forhold eller et generelt merknadsfelt. Side 9 av 9