/14 Organisering av vernetjenesten i Bergen kommune SVSI ESARK-0782-201338482-8 Hva saken gjelder: Byrådet har gjennom behandling av sak 1455-13: Overordnet HMS-instruks med tilhørende HMSveiledning, fattet vedtak om innføring av revisjon og tilsyn for HMS-systemer og HMS-aktiviteter i Bergen kommune. I denne sak benyttes følgende definisjoner: HAMU: Hovedarbeidsmiljøutvalg konsernnivå i Bergen Kommune AMU: Arbeidsmiljøutvalg Byrådsavdeling i Bergen Kommune AMG: Arbeidsmiljøgruppe i resultatenhet under byrådsavdeling i Bergen Kommune L-HVO: Ledende hovedverneombud HVO: Hovedverneombud BHT: Bedriftshelsetjeneste AML: Arbeidsmiljøloven Bergen kommune skal i tråd med arbeidsmiljøloven kunne dokumentere oversikt og kontroll med arbeidsmiljøet og HMS-systemet. HAMU og AMU er tillagt denne funksjonen, jfr aml 7 og 7.2. Bergen Kommune har pr. i dag en situasjon der en ikke oppfyller alle krav i arbeidsmiljøloven hva angår type oppgaver og prosesser som HAMU og AMU skal gjennomføre og dokumentere. En vil særlig fokusere på forebyggende oppgaver og prosesser mer enn standard rapporteringer og orienteringer. Det er nå et sterkt fokus på overordnet systematisk HMS arbeid, det er derfor naturlig å revidere det overordnede HMS-systemet i Bergen Kommune og vurdere om dagens løsninger er hensiktsmessige. Hovedarbeidsmiljøutvalget vedtok i møte 060314 sak 8-14 at det skulle nedsettes en partssammensatt arbeidsgruppe for å foreslå ny organisering av vernetjenesten. Det ble gitt følgende mandat: a. Utarbeide forslag til fremtidig fullmakts fordeling for HAMU og AMU samarbeidet. Fordelingen må dokumentere delegering og kontrollfunksjoner for HAMU og AMU. b. Utarbeide forslag til fremtidig fullmakts fordeling for AMU og AMG samarbeidet. Fordelingen må dokumentere delegering og kontrollfunksjoner for AMU og AMG. c. Utarbeide forslag til revidert vernetjeneste basert på: Eksterne krav til organisering og dokumentasjon av vernearbeidet Erfaringer med eksisterende organisasjon. Nye og endrede behov Ulikheter i byrådsavdelingene Administrative behov 1
d. Legge frem forslag som beskriver oppgaver og resultatmål for de enkelte funksjoner i vernetjenesten. Bergen kommune har som mål å drive virksomheten i tråd med krav i lov, forskrift og interne styrende dokumenter. Det foreliggende fremlegg fra arbeidsgruppen foreslår nødvendige strukturer for at HAMU, AMU og AMG skal fungere etter hensikten. Mål for satsingen skal i tillegg være å øke samhandling, skaffe oversikt på HMS området, gjøre tilgjengelig nødvendig dokumentasjon samt ivareta ansattes representasjon i HAMU og AMU som styrende organer. En understreker behovet for gode prosesser i den enkelte byrådsavdeling / foretak med tanke på avtaling av nødvendig tid til HVO funksjonen. Dette vil være avgjørende for at vernetjenesten totalt sett skal være i samsvar med lovkrav, jfr. AML Kap6, 6-5 Ved å innføre de foreslåtte prosedyrer samt gjennomføre foreslått organisering av vernetjenesten, vil Bergen kommune være i en riktig prosess for å nå disse målene. Kommunaldirektøren slutter seg til arbeidsgruppens forslag og fremmer følgende Forslag til vedtak: 1) HAMU godkjenner at følgende prosedyrer og maler iverksettes m.v.f 01.01.15 Prosedyre: HAMU/AMU i Bergen kommune - fullmakter Prosedyre: Saksprosesser Prosedyre: HVO i Bergen kommune MAL: HAMU årsrapport MAL: AMU årsrapport til HAMU MAL: AMG årsrapport til AMU 2) Organisering av vernetjenesten utover grunnleggende modell, som beskrevet i arbeidsgruppens forslag, besluttes av byrådsavdelingens AMU. 2
Ove Foldnes kommunaldirektør Bjørg Lædre HR-sjef Dato: 18. september 2014 Svein Sivertsen - saksbehandler Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: Fremlegg fra partssammensatt utvalg 3
Forslag fra arbeidsgruppen vedr HAMU sak Organisering av vernetjenesten i Bergen kommune Saksutredning: Prosess i utvalget HAMU nedsatte et partssammensatt utvalg bestående av 3 representanter fra hver av partene: Arbeidsgiver: Ansatte: : Kari Øvrebø Eli Tysnes ( HVO BHO ) Leikny H. Indergaard Rita Jordal HTV Svein Sivertsen Hilde Lossius HTV Utvalget har hatt 6 arbeidsmøter som er referert. Det har i tillegg vært fordelt oppgaver innad i gruppen der det har vært avhold møter / samling for å arbeide med enkeltdeler av saken. Utvalget benyttet anledningen i første møtet til å gjennomgå mandatet for å sikre at medlemmene var omforent med oppgaver og mål. Det ble tidlig fastslått at mandatet gir utvalget anledning til i hovedsak å bygge på den omfattende erfaring som gruppen samlet innehar innen HMS, arbeidsmiljø, organisert virksomhet og ledelse. Det er derfor ikke gjennomført kartlegginger eller systematiserte utspørringer av interessenter. Gruppen har heller supplert med tidligere arbeid som er utført med tanke på kartlegging av ressurser i HMS arbeidet, organisering og opplevelse av samhandling. I det følgende beskrives Bergen kommune sin verneorganisasjon og det foreslåes endringer og tiltak for å styrke vernearbeidet til å være i samsvar med eksterne og interne krav. Verneorganisasjonen i dag: 1. Hoved Arbeidsmiljø Utvalg (HAMU) med repr. fra ansatte og ledelse inkludert Ledende Hovedverneombud (LHVO) 2. Arbeidsmiljøutvalg (AMU) i virksomhetene med repr. fra ansatte og ledelse inkludert Hovedverneombud (HVO) 3. Arbeidsmiljøgrupper (AMG) i resultatenhetene med repr. fra ansatte og ledelse inkludert lokal leder samt Verneombud (VO) og tillitsvalgt (TV) 4. Mer enn 540 verneombud i enhetene De eksterne kravene til verneorganisasjonen er hjemlet i : kommunelovens, særlig 20 Arbeidsmiljøloven, særlig 7 og dens forskrifter Internkontrollforskriften, særlig 5 4
Internkontrollforskriftens krav: HMS Internkontroll innebærer at Bergen kommune skal: 1. sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten Kommentar: Dette betyr at Bergen kommune skal ha overordnede systemer og påse at disse tas i bruk i kommunens organisasjon 2. sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer Kommentar: Dette betyr at Bergen kommune skal ha sikre opplæringstiltak til ansatte, ledere og verneombud og påse at disse tiltakene gir tilstrekkelig opplæring 3. sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes Kommentar: Dette betyr at Bergen kommune skal ha overordnede systemer for lederne som er retningsgivende for medvirkning og påse at disse benyttes i kommunens organisasjon Dokumentasjon - - - 4. fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet må dokumenteres Kommentar: skriftlig Dette betyr at Bergen kommune skal ha overordnede mål for sitt HMS arbeid og påse at disse påvirker de lokale mål som skal settes i de enkelte enheter i kommunens organisasjon 5. ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt Kommentar: Dette betyr at Bergen kommune må regulere delegering av fullmakter og oppgaver samt påse a dette utføres iht avtale 6. kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene Kommentar: Dette betyr at Bergen kommune skal ha overordnede systemer for risikostyring og påse at dette benyttes og at risiko behandles iht avtale 7. iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen Kommentar: Dette betyr at Bergen kommune skal ha overordnede systemer for kontroll og revisjon og påse at dette benyttes og at risiko behandles iht avtale må dokumenteres skriftlig må dokumenteres skriftlig må dokumenteres skriftlig 8. foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt Kommentar: Dette betyr at Bergen kommune skal ha overordnede systemer for revisjon som skal dokumentere samsvar og eventuell avvik må dokumenteres skriftlig 5
Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater o.l. skal inngå. Skriftlig dokumentasjon etter denne forskrift skal minst omfatte annet ledd nr. 4) til og med nr. 8). 6
UTVALGETS VURDERING AV VERNEORGANISASJONEN I BERGEN KOMMUNE Bergen kommune er definert som èn virksomhet. Det er gjennomført organisering av et hovedarbeidsmiljøutvalg-hamu og i hver byrådsavdeling et Arbeidsmiljøutvalg-AMU. I tillegg er det flere andre større virksomheter som ar AMU; Brannvesenet, Bergen Vann KF. Her utføres mye viktig og godt arbeid med fokus på arbeidsmiljøutvikling og oversikt over HMS arbeidet. Vi er kjent med at Arbeidstilsynet oppfatter HAMU som eneste AMU i Bergen kommune dersom det ikke foreligger skriftlige fullmakter/delegeringer til AMU i byrådsavdelingene/foretakene. Hovedpunkter i arbeidsgruppens vurdering: a) Det foreligger i dag ikke tilstrekkelig skriftlige og vedtatte rutiner for delegering av fullmakter og oppgaver i verneorganisasjonen. b) HAMU har pt ikke en overordnet HMS plan for den totale HMS aktivitet i Bergen kommune. Det foreligger ikke en overordnet plan for arbeidsgivers bruk av BHT. Den enkelte byrådsavdeling har i varierende grad egne HMS og BHT planer. c) HAMU skriver pt ikke årsrapport der aktiviteter, konklusjoner og oppfølginger innen arbeidsmiljø i Bergen kommune dokumenteres. Byrådet, kommunaldirektører og ansattes organisasjoner har dermed ikke den mulighet for kontroll av HAMU sine funksjoner som er beskrevet i AML 7.2 (6). d) HAMU har i dag ingen rutine for internkontroll av egen eller AMU sin funksjon, oppfølging av sentrale HMS spørsmål eller rapportering til HAMU. Bergen kommune har praktisert stor grad av selvstyre i sine AMU. AMU behandler sentrale saker som berører egen byrådsavdeling, som nærvær, skaderapporter og innmeldte arbeidsmiljøsaker. AMU får i liten eller ingen grad saker på bestilling fra HAMU. Det rapporteres ikke systematisk fra AMU til HAMU på saksnivå eller som årlige samlerapporter. AMU skriver kun unntaksvis årsrapport til HAMU der aktiviteter, konklusjoner og oppfølginger innen arbeidsmiljø i Bergen kommune dokumenteres. HAMU har dermed ikke den mulighet for kontroll av AMU sine funksjoner som er beskrevet i AML 7.2 (6). e) AMU har samme utfordring ift Arbeidsmiljøgruppene AMG. Disse er i praksis delegert oppfølging av lokale oppgaver innen HMS og arbeidsmiljø. Delegeringen er beskrevet i veilederen for AMG gruppene men den er ikke utformet i en prosedyre. Oppfølging av AMG skal dokumentere gruppenes funksjon samt saker som er gjennomgått. Det er i dag ingen skriftlige rutiner for denne oppfølgingen, og det rapporteres heller ikke systematisk fra AMG til AMU. Oppsummering vurderinger av eksisterende verneorganisasjon a) Det er behov for en rutine som dokumenterer delegering og tilsyn med oppgaver mellom HAMU og AMU. 7
Oppbygging av verneorganisasjonen i Bergen kommune Bergen kommune har de siste årene hatt ulik verneorganisasjon for de ulike byrådsavdelingene. Byrådsavdelingene/foretakene sine ulike organiseringene og størrelser har gitt følgende ordninger pr. i dag: Byrådsavdelinger hatt varierende løsninger for sin verneorganisasjon Noen byrådsavdelinger har hatt en ordning med etatsverneombud og Resultatenhets-Verneombud REVO som koordinerende ledd for flere VO. Arbeidsmiljøloven setter krav til at Bergen kommune skal organisere en vernetjeneste og at denne har tilstrekkelige ressurser til å utføre sitt arbeid. Det er et bærende prinsipp at verneombudene selv skal vurdere hva som er nødvendig tid til å gjøre sitt arbeid. Organiseringen forutsettes gjort i nært samarbeid med arbeidsgiver. Hoved Arbeidsmiljøutvalg - HAMU Utvalget er sammensatt iht krav i lov og avtaler. Utvalget har 4 møter fast årlig. Ekstraordinære møter settes opp ved spesielle behov. Dette vil normalt være tilstrekkelig. Byrådsavdeling for Finans, Eiendom og Eierskap har arbeidsgiveransvaret og sitter i HAMU med kommunaldirektør og byråd. Videre sitter ytterligere 3 representanter fra arbeidsgiverne i utvalget. Ledende Hovedverneombud deltar som eneste representant for vernetjenesten i Bergen kommune. Øvrige 4 ansatte representanter er hovedtillitsvalgte fra de 4 største organisasjonene. Representanter for BHT og strategisk HMS rådgiver deltar uten stemmerett. HAMU skal iht AML 7.2 sørge for at det opprettes en handlingsplan for arbeidet, inkludert plan for arbeidsgivers bruk av BHT. Planer bør være langsiktige og inkludere regelmessige oppfølgingsoppgaver samt eventuelle spesielle oppgaver som må løses i planperioden. Planer bør revideres hvert halvår. HAMU rapporterer til byrådet via finansbyråden. Byrådet har gjennom vedtatt HMS instruks og veileder lagt føringer for HMS arbeidet i Bergen kommune. HAMU skal derfor rapportere årlig til byrådet og ansattes organisasjoner om arbeidsmiljø tilstanden i Bergen kommune. Som et konsern-amu skal HAMU i tillegg til egen drift også føre tilsyn med drift av AMU i byrådsavdelingene. Dette er i dag ikke beskrevet i form av oppgavebeskrivelse eller fullmaktstildeling. HAMU skal også sikre at AMU får nødvendig informasjon og kunnskap om prosesser som er overførbare fra en byrådsavdeling til en annen. HAMU skal i sin rapportering vurdere tilsendt årsrapport fra AMU i hver byrådsavdeling / foretak. Slik vil utvalget inneha den nødvendige oversikt for å skrive sin årsrapport. Oppgavene til HAMU er beskrevet i arbeidsmiljøloven, 7.2.2 a) spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjeneste, b) spørsmål om opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet i virksomheten, som har betydning for arbeidsmiljøet, c) planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i henhold til 18-9, d) andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser, og forebyggende vernetiltak, e) etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. 3-1, f) helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger 7.2.3 Behandle spørsmål om arbeidstakere med redusert arbeidsevne, jf. 4-6 - anbefales gjort via underutvalg til HAMU / AMU for å forberede saker og muliggjøre hensiktsmessig saksbehandling for å ivareta bl.a personvern og ivareta høring av ansattes tillitsvalgte her TV og VO ) 8
7.2.4 Gjennomgå alle rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, søke å finne årsaken til ulykken eller sykdommen, og se til at Bergen kommune treffer tiltak for å hindre gjentakelse 7.2.5 Hvis HAMU finner det påkrevet for å verne arbeidstakernes liv eller helse, kan utvalget vedta at arbeidsgiveren skal gjennomføre konkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet 7.2.6 HAMU skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til finansbyråden på vegne av byrådet samt de ansattes organisasjoner. Oppsummering oppbygging av verneorganisasjonen i Bergen kommune - HAMU a) For å oppfylle lovens krav om oversikt og tilsyn med arbeidsmiljø og verneorganisasjonen anbefales det at rutiner for HAMU, herunder planlegging, samhandling med AMU og maler for rapportering og håndtering av saksgang iverksettes. b) HAMU bør gjennomgå praksis ved behandling av saker som skal behandles i utvalget eller prosesser rundt eksisterende saker. c) HAMU bør vurdere nytten av at det opprettes underutvalg for å behandle saker der det er behov for forberedelse til HAMU-møte. Underutvalgene bør gies mandat til å saksbehandle og gi innstilling i saken til HAMU d) Sammensettingen av HAMU bør vurderes hvorvidt den er i tråd med intensjonene i arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalens del B, særlig Kap. XIII, 13-2 og 13-5 En løsning der ansattes organisasjoner peker ut HVO eller representanter for disse til å sitte i HAMU vil kunne gi en bedre dekning av kommunens ansatte i utvalget, raskere og tettere dialog med verneorganisasjonen og bedre fremdriften i vernearbeidet Arbeidsmiljøutvalgene AMU Utvalgene har 4 møter årlig fast. Ekstraordinære møter ved spesielle behov. Dette vil normalt være tilstrekkelig. Byrådsavdelingens administrasjon sitter i AMU. Videre sitter ytterligere 4 representanter fra arbeidsgiverne i utvalget. Hovedverneombud deltar som eneste representant for verneombudene i byrådsavdelingen. Øvrige 4 ansatte representanter er hovedtillitsvalgte fra de 4 største organisasjonene. AMU skal sørge for at det opprettes en handlingsplan for arbeidet, inkludert plan for arbeidsgivers bruk av BHT. Planer bør være langsiktige og inkludere regelmessige oppfølgingsoppgaver samt eventuelle spesielle oppgaver som må løses i planperioden. Planer bør revideres hvert halvår. Oppgavene til AMU er beskrevet i arbeidsmiljølovens 7.2.2 a) spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjeneste, b) spørsmål om opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet i virksomheten, som har betydning for arbeidsmiljøet, c) planer som krever Arbeidstilsynets samtykke i henhold til 18-9, d) andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser, og forebyggende vernetiltak, e) etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. 3-1, f) helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger 9
7.2.3 Behandle spørsmål om arbeidstakere med redusert arbeidsevne, jf. 4-6 - anbefales gjort via underutvalg til HAMU / AMU for å forberede saker og muliggjøre hensiktsmessig saksbehandling for å ivareta bl.a personvern og ivareta høring av ansattes tillitsvalgte her TV og VO ) 7.2.4 Gjennomgå alle rapporter om yrkessykdommer, arbeidsulykker og tilløp til ulykker, søke å finne årsaken til ulykken eller sykdommen, og se til at Bergen kommune treffer tiltak for å hindre gjentakelse 7.2.5 Hvis AMU finner det påkrevet for å verne arbeidstakernes liv eller helse, kan utvalget vedta at arbeidsgiveren skal gjennomføre konkrete tiltak til utbedring av arbeidsmiljøet 7.2.6 AMU skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til HAMU. AMU oppfyller i dag ikke fullt kravene til saker som skal behandles i utvalget. Med store ulikheter i byrådsavdelingene må dette gjennomgås i den enkelte byrådsavdeling. Det bør legges frem egen sak til AMI i de enkelte byrådsavdelinger/virksomhet vedrørende dette. Som et AMU for byrådsavdelingen vil det være naturlig at AMU i tillegg til egen drift også fører tilsyn med drift av AMG i byrådsavdelingen. Dette er i dag ikke beskrevet hverken i form av oppgavebeskrivelse eller fullmaktstildeling. For å oppfylle lovens krav om oversikt og tilsyn med arbeidsmiljø, herunder verneorganisasjonen anbefales at det lages rutiner for denne samhandlingen, herunder maler for rapportering og håndtering av saksgang. AMU skal i sin rapportering vurdere innsendt årsrapport fra AMG i hver byrådsavdeling / foretak. Slik vil utvalget inneha den nødvendige oversikt for å skrive sin årsrapport. AMU svarer til HAMU og egen byrådsavdelings administrasjon. Byrådet har gjennom vedtatt HMS instruks og veileder lagt føringer for HMS arbeidet i Bergen kommune. AMU skal derfor rapportere årlig til byrådsavdelingens administrasjon og ansattes organisasjoner om arbeidsmiljø tilstanden i egen virksomhet. Videre bør AMU rapportere på sak til der HAMU har gitt konkret oppgave og bedt om tilbakemelding. Oppsummering oppbygging av verneorganisasjonen i Bergen kommune - AMU a) For å oppfylle lovens krav om oversikt og tilsyn med arbeidsmiljø og verneorganisasjonen anbefales det at rutiner for AMU, herunder planlegging, samhandling med AMG og maler for rapportering og håndtering av saksgang iverksettes. b) AMU oppfyller i dag ikke fullt kravene til behandling av saker som skal behandles i utvalget eller prosesser rundt eksisterende saker. AMU må derfor gjennomgå praksis ift intensjon i lov og avtaler. c) AMU bør vurdere nytten av at det opprettes underutvalg for å behandle saker der det er behov for forberedelse til AMU-møte. Underutvalgene bør gies mandat til å saksbehandle og gi innstilling i saken til AMU d) Sammensettingen av AMU bør vurderes hvorvidt den er i tråd med intensjonene i arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalens del B, særlig Kap. XIII, 13-2 og 13-5 En løsning der ansattes organisasjoner peker ut HVO eller representanter for disse til å sitte i AMU vil kunne gi en bedre dekning av kommunens ansatte i utvalget, raskere og tettere dialog med verneorganisasjonen og bedre fremdriften i vernearbeidet 10
Arbeidsmiljøgruppe - AMG AMG er et internt utvalg i Bergen kommune. Det er laget egen veileder for AMG. Denne berører organisering, sammensetning og oppgaver til AMG. AMG skal ha oversikt over arbeidsmiljø i egen resultatenhet og bør rapportere summarisk årlig til AMU om dette. Videre bør AMG rapportere på sak der AMU har gitt konkret oppgave og bedt om tilbakemelding. Oppsummering AMG a) Det anbefales at veileder revideres og omgjøres til rutine for i sterkere grad å legge føringer på AMG sin rolle og funksjon, herunder samhandling med AMU. b) Rapportering fra AMG bør gjøres enklest mulig, f.eks. gjennom BMS-systemet. Ledende Hovedverneombud L-HVO Bergen kommune har definert et overordnet ledd i verneorganisasjonen L-HVO. Rollen er tenkt å styrke samhandling mellom kommunens overordnede administrative ledelse og verneorganisasjonen. Funksjonen tiltrer samhandling der overordnede spørsmål rundt arbeidsmiljø, HMS og bedriftshelsetjeneste drøftes. Ledende hovedverneombud er dermed en svært viktig samarbeidspartner i det overordnede HMS arbeidet. Rollen er også medlem av HAMU. Det finnes i dag ingen vedtatt beskrivelse av rollens oppgaver og forventninger til leveranse. I forbindelse med denne saken bør administrasjonen ta ansvar for å evaluere ressursbehov for rollen. Det er naturlig at dette tillegges arbeidsgivernivået for Ledende hovedverneombud. Oppsummering L-HVO a) Det bør vedtas en rutine for rollen ledende hovedverneombud b) Ressursbehov bør evalueres i tråd med intensjoner og erfaringer Hovedverneombud Hovedverneombud er en lovfestet funksjon definert i Arbeidsmiljøloven. Rettigheter og plikter som følger av funksjonen medfører høy grad av medvirkning i prosesser rundt f.eks. nybygg, ombygginger, omorganiseringer, konflikter mm. Andre såkalte koordinerende ledd i verneorganisasjonen kan ikke overta slike funksjoner på vegne av Hovedverneombud. For ledere i Bergen kommune blir det derfor Hovedverneombud og lokale verneombud som er samarbeidspartnere i prosesser som angår arbeidsmiljøet slik det er definert i arbeidsmiljøloven og tariffavtaler. Hovedverneombud skal sitte i AMU. Hovedverneombudet har lovfestet rett til selv å definere behov for nødvendig tid til arbeidet. Det er imidlertid en forutsetning at samhandling mellom verneombudene og ledelse er god for å finne praktiske løsninger på tilrettelegging for å kunne utføre oppgaver. Hovedverneombudet skal således ikke belastes for eventuelle utfordringer i praktisk tilrettelegging mellom ulike enheter, kostnadsfordeling eller måtte stå til rette for sin tidsbruk. Hovedverneombudet overtar ikke oppgaver til lokalt verneombud unntatt når det er spesielle forhold som tilsier det. Hovedverneombud skal være støtte og koordinerende ledd samt ha en «overblikks rolle» i sin byrådsavdeling. Der det gjennomføres prosesser med en f.eks. ikke-etablert organisasjon eller det skal utføres prosesser på flere verneområder samtidig er det naturlig at Hovedverneombud involveres i tillegg til lokale verneombud. Hovedverneombudet deltar i obligatorisk arbeidsmiljøopplæring (grunnkurs). Det tilbyes i tillegg 4 moduler der det gies opplæring i sentrale oppgaver innen vernearbeidet. Hovedoppgaven til HVO er å koordinere verneombud i sitt område. Dette er en krevende oppgave i Bergen kommune, og det er i liten grad lagt til rette for dette. Det er behov for støtte i arbeidet med å 11
opprette hensiktsmessige kontaktlister og andre systemer for på en effektiv måte å kunne nå verneombudene med informasjon, materiell og kurstilbud. Det finnes i dag tidligere anbefalinger men ingen vedtatt beskrivelse av rollens oppgaver og forventninger til leveranse utover krav i arbeidsmiljøloven. Organisering av tilgjengelighet og forventninger om oppfølging bør avklares og nedfelles i en rutine som beskriver hovedverneombudets funksjon i Bergen kommune. Oppsummering Hovedverneombud a) Det bør vedtas en rutine for rollen Hovedverneombud. b) Opplæring innen spesialfelter relevant for Bergen kommune bør revideres for å sikre tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i samhandling med ledelsen omkring vernearbeidet i Bergen kommune. c) Videre må det lages anbefaling for hvor mye ressurser til HVO rolle som er sannsynlig i den enkelte byrådsavdeling til enhver tid. Dette må sees i sammenheng med eventuelle omorganiseringer og derfor revideres minst årlig av den enkelte byrådsavdelings AMU. d) HVO skal på selvstendig grunnlag vurdere hvor mye tid til sitt arbeid som er nødvendig i den enkelte byrådsavdeling. Partene må samhandle i arbeidet med å tilrettelegge for dette. Avtale om organisering nedfelles i avtale som vedtaes i AMU. Verneombud Bergen kommune har anslagsvis 540 verneombud ett for hver enhetsleder. Det utføres nå et omfattende arbeid med å kartlegge kontaktdata på alle disse vie Hovedverneombudene. Verneombudet har lovfestet rett til selv å definere behov for nødvendig tid til arbeidet. Det er imidlertid en forutsetning at samhandling mellom verneombudene og ledelse er god for å finne praktiske løsninger på tilrettelegging for å kunne utføre oppgaver. Verneombudet skal således ikke belastes for eventuelle utfordringer i praktisk tilrettelegging mellom ulike enheter, kostnadsfordeling eller måtte stå til rette for sin tidsbruk. Verneombudene deltar i obligatorisk arbeidsmiljøopplæring (grunnkurs) og har i tillegg 4 moduler i der det gies opplæring i sentrale oppgaver innen vernearbeidet. Verneombudene stilles stedvis og tidvis overfor store utfordringer idet man skal uttale seg i omfattende prosesser som nybygg, ombygginger, omorganiseringer mm. De fleste verneombudene vil ha begrenset erfaring og kursing i å lese f.eks. byggesaksdokumenter og andre krevende prosessdokumenter. Oppsummering Verneombud a) Verneombudenes opplæring bør revideres for å sikre tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i samhandling med ledelsen omkring vernearbeidet i Bergen kommune. b) VO skal på selvstendig grunnlag vurdere hvor mye tid til sitt arbeid som er nødvendig i den enkelte byrådsavdeling. Partene må samhandle i arbeidet med å tilrettelegge for dette. Avtale om organisering nedfelles i avtale mellom VO og leder. c) Ekstraledd i verneorganisasjonen: Etatsverneombud / Resultat enhets verneombud Løsningen som finnes i dag med «Etatsverneombud» i BHO/BSBO er vurdert. Forutsetningene for at dette leddet skal avlaste HVO og dermed definere nødvendige HVO ressurser, er ikke definert. Hensikten var at dette skulle være et koordinerende ledd mellom Hovedverneombud og de lokale 12
verneombudene og således avhjelpe Hovedverneombudet i BHO/BSBO. Etatsverneombudet skulle således ikke ha HVO oppgaver eller plikter. Det er ulike oppfatninger vedrørende både funksjonen til «Etatsverneombud» og «Resultatenhets verneombud» Hensikten var at dette skulle være koordinerende ledd mellom Hovedverneombud og de lokale verneombudene og således avhjelpe Hovedverneombudet Disse ekstra leddene oppleves i stor grad å heller være en ekstraoppgave for Hovedverneombud idet flere verneombud skal holdes kapable til å koordinere sine grupper, ha hjelpemidler og samles i møter. Bakgrunnen vurderes i hovedsak å være at det er ordinære ansatte som innehar slike funksjoner de fleste med liten eller ingen organisasjons- og ledelses erfaring. Med opplevde stadig knappere ressurser på den enkelte arbeidsplass vil oppgaver som går utover ordinære verneombuds- oppgaver oftest bli nedprioritert og funksjonen fungerer derfor ikke. Dersom ekstra ledd i verneorganisasjonen skal fungere, må det lages beskrivelser og gjøres oppfølging for å sikre god funksjon. Oppsummering ekstraledd Verneombud a) Den enkelte byrådsavdeling må vurdere ressurser til egen verneorganisasjon og derigjennom sikre at krav til HMS arbeidet oppfylles. Herunder må byrådsavdelingene vurdere nødvendigheten av flere ledd i sin verneorganisasjon. b) Avtale om deling av kostnader bør vurderes for å unngå at et enkelt VO ensidig belaster sin avdeling for arbeid som utføres på et stort antall enheter. 13
ARBEIDSGRUPPENS KONKLUSJONER Arbeidsgruppen har oppsummert diskusjoner og konklusjoner på det enkelte mandats-punkt. Ad mandat pkt. a) og b) Det er et mål at HAMU / AMU er i samsvar med krav i Arbeidsmiljøloven, særlig 7. HAMU bør i fortsettelsen av arbeidsgruppens gjennomgang utføre en enkel GAP analyse og lage handlingsplan for å nå mål. Det er naturlig å se for seg flere faser i dette arbeidet. Strategisk HMS rådgiver er i gang med kartlegging av de enkelte byrådsavdelingens sin status i HMS arbeidet. Denne status vil bli forelagt HAMU. Gjennomføring av nye rutiner for delegering av fullmakter og iverksetting av rutiner for samhandling bør være sentralt i dette arbeidet. Utvalget foreslår at følgende rutiner benyttes som styringsdokumenter for arbeidet i HAMU og fordeling av fullmakter og oppgaver til AMU i byrådsavdelingene: o Prosedyre: HAMU/AMU i Bergen kommune - fullmakter o Prosedyre: Saksprosesser o Prosedyre: HVO i Bergen kommune o MAL: HAMU årsrapport o MAL: AMU årsrapport til HAMU o MAL: AMG årsrapport til AMU Figur 1 : Beskrivelse av utvalgs struktur og fullmakter / rapportering 14
Ad mandat pkt c) Bergen kommune har i dag en kompleks verneorganisasjon man strever med å vedlikeholde og få til å fungere etter hensikten. Personlige forutsetninger og lokal samhandling mellom ledelse / verneorganisasjon styrer i stor grad funksjon og opplevelse av nytte. Kompleksiteten fører videre til at det brukes mye koordineringstid på mellomledd slik at sluttbrukerne de lokale verneombudene kanskje ikke får tilstrekkelig oppfølging. Uklare roller i verneorganisasjonen fører til misforståelser i bruken av verneombudene med unødige stresspunkter rundt verneombudenes samhandling med ledelsen. En del ledere har behov for ytterligere ferdigheter og kunnskap rundt arbeidsmiljø, vernearbeid og samhandling med verneorganisasjonen. En del verneombud har behov for ytterligere opplæring og trening i samhandling med ledelse i vernearbeidet. Figur 1: Standard verneorganisasjon Organisering av vernetjenesten utover grunnleggende modell bør overlates til byrådsavdelingens AMU. Man kan da legge til «Etatsverneombud», «RE-VO», «Område verneombud» eller andre modeller etter egen vurdering av behov i egen byrådsavdeling Følgende prinsipper anbefales for organiseringen av vernetjenesten: Byrådsavdelingen organiserer egen vernetjeneste basert på grunnmodell. Ledende Hovedverneombud deltar i konsernovergripende oppgaver Ledende hovedverneombud og Hovedverneombud styrer sin virksomhet etter rutine «HVO i Bergen kommune» Virksomheten har hvert sitt Hovedverneombud, der flere personer fyller vervet etter behov for flere personer i rollen for å dekke ressursbehovet. o Kommunaldirektøren og AMU realitetsdrøfter hvor mange personal ressurser som er nødvendig for å fylle «HVO» funksjonen i gjeldende byrådsavdeling. Det skilles mellom frikjøp av ressurser og funksjonen tillagt innenfor ordinært arbeid Administrasjonen legger til rette for nødvendige arbeidsverktøy og opplæring for at vernetjenesten kan arbeide mest mulig effektivt. 15
Samhandling ledelse og verneorganisasjon drives etter rutine «Arbeidsmiljø samarbeid i Bergen kommune» Ad mandat pkt d) Det finnes i dag ikke beskrivelse av oppgaver og resultatmål for de enkelte funksjoner i vernetjenesten. Arbeidsgruppen foreslår at prosedyre «HAMU/ AMU fullmakter i Bergen kommune» iverksettes Arbeidsgruppen foreslår at prosedyre «HVO i Bergen kommune» iverksettes. Dato: 17. september 2014 Svein Sivertsen saksbehandler Vedlegg: RUTINER og MALER 1. Prosedyre: HAMU/AMU fullmakter i Bergen kommune 2. Prosedyre: Saksprosesser for vernetjenesten 3. Prosedyre: HVO i Bergen kommune 4. MAL: HAMU årsrapport til byrådet 5. MAL: AMU årsrapport til HAMU 6. MAL: AMG årsrapport til AMU 16
VEDLEGG 1 HMS Styrende dokument: Prosedyre Dok. id.: S1-MAL-1 Versjon: 1.00 Prosedyre for fullmakter mellom HAMU og AMU Gjelder fra: 01.01.2015 Ansvarlig: Svein Sivertsen Verifisert: Godkjent: Side: 17 av 31 1. HENSIKT Prosedyre for HAMU og AMU dokumenterer fullmakter gitt mellom HAMU og AMU. Den beskriver videre hvordan utvalgene skal arbeide for å drive etter AML 7 og 7.2 samt interne styringsdokumenter i Bergen Kommune. Overordnet hensikt er å oppfylle krav i lov og forskrift samt arbeide for Bergen Kommune sine overordnede mål for arbeidsmiljø og HMS. 2. MÅLGRUPPE Alle, Særlig medlemmer av HAMU og AMU 3. DEFINISJONER HMS: Helse- Miljø og Sikkerhet HAMU: Hovedarbeidsmiljøutvalg Konsernnivå i Bergen Kommune AMU: Arbeidsmiljøutvalg Byrådsavdeling i Bergen Kommune AMG: Arbeidsmiljøgruppe i resultatenhet under byrådsavdeling i Bergen Kommune L-HVO: Ledende Hovedverneombud HVO: Hovedverneombud BHT: Bedriftshelsetjeneste AML: Arbeidsmiljøloven 4. GJENNOMFØRING Grunnlag Prosedyren bygger på Arbeidsmiljølovens bestemmelser om Arbeidsmiljøutvalg, 7 samt interne administrative bestemmelser om hvordan Bergen Kommune ønsker å drive sitt HMS arbeid. Det er også gitt føringer ift prinsippet om delegering av fullmakter som gjelder generelt for Bergen Kommune med parlamentarisk modell Beskrivelse av fullmakt Det er fullmakten til å behandle egne arbeidsmiljøsaker i gjeldende virksomhet som beskrives. AMU i virksomheten gies fullmakt til: Å drive sitt arbeid etter AML 7 bestemmelser om arbeidsmiljøutvalg i egen virksomhet å behandle organisering av virksomhetens egen verneorganisasjon å behandle saker som berører virksomhetens arbeidsmiljø iht AML 7.2 Metoder AMU rapporterer til HAMU årlig iht mal for «AMU årsrapport». Møter og sakshåndtering skal være preget av: o Bergen Kommune sine målsettinger for HMS arbeidet (HMS instruksen og overordnede planer ) 17
o Samsvar med lovgivning for hva utvalgene skal arbeide med og hvordan ansatte og ledelse skal medvirke og samhandle o Forebyggende perspektiver o Proaktivitet; være i forkant så langt mulig o Samhandlings- og løsningsorientert fokus Klageadgang HAMU har delegert myndighet til AMU både som rådgivende og besluttende organ til den enkelte virksomhets eget område. HAMU er derfor ikke klageorgan i saker som blir behandlet i byrådsavdelingenes/foretakenes AMU. Det er Arbeidstilsynet som er klageinstans når det gjelder saksbehandling. Saker som ikke finner sin løsning i byrådsavdelingens/foretaket AMG eller AMU Saker som ikke finner sin løsning i den lokale AMG skal meldes skriftlig til AMU som sak. AMU skal skriftlig melde tilbake til AMG om utvalgets konklusjoner. Saker som ikke finner sin løsning i AMU skal meldes skriftlig til HAMU som sak. HAMU skal skriftlig melde tilbake til AMU om utvalgets konklusjoner. Resultat Resultatet av at denne prosedyren følges er at Bergen Kommune kan dokumentere HMS arbeidets samsvar med krav i lov og forskrift. Dokumentasjonen skal foreligge i form av Møtereferater Planer Saksdokumentasjon Saksrapporter Årsrapporter Aktiviteter Modellen under beskriver sammenhengen mellom HAMU, AMU og AMG. Syklusen med delegering > kontroll > rapportering suppleres med bestillinger > rapportering ift særlige oppgaver som utvalgene ønsker å ha fokus på. 18
Figur 2: Utvalgsmodell for samhandling Planer HAMU lager årlig plan / reviderer langtidsplan og skal her vise nødvendig oversikt og innsikt i byrådsavdelingenes/foretakenes HMS utfordringer. Planen skal vise et konsentrat av byrådsavdelingene / foretakene sine HMS planer og gi et totalbilde av Bergen Kommune sine aktiviteter innen arbeidsmiljø og HMS. HAMU prosesser Leder for HAMU, HVO og sekretariat har formøte 2 uker før oppsatt møte. Saker skal følge BK sine standarder for saksdokumenter og prosesser. Kriterier for HAMU sak: Berører BK sitt overordnede arbeidsmiljø/ HMS Berører BK styrende rutiner og dokumentasjon Overbyggende ift byrådsavdelinger Saker med presedens for BK Summarisk-/saksrapportering fra byrådsavdelinger, utvalg og andre interessenter Overordnet rapportering fra HAMU Saksomfanget i HAMU skal bestå av: Egen-initierte HAMU saker Faste rapporteringer Orienteringssaker Oppfølgingssaker Innmeldte saker fra o AMU o Administrasjon o Arbeidstaker organisasjoner De ulike ansvarlige skal påse at det blir meldt opp saker som fyller kriteriene. 19
Forebyggende perspektiv i HAMU Saker som gjelder sykefravær/nærvær, skader og sykdom, interne/eksterne kartleggingsrapporter skal behandles i forkant av HAMU møte. En arbeidsgruppe får mandat til å vurdere materialet og gi en innstilling med forslag til vedtak til HAMU. Prosessen skal avdekke eventuelle behov for oppfølging av trender og tiltak. HAMU skal få konkrete vurderinger og tiltak til behandling og skal vurdere en bestilling til gjeldende AMU der en ber om behandling og rapportering. Saksgang i HAMU 1) Sakene sendes via sekretær i HAMU før hvert arbeidsutvalgsmøte. Arbeidsutvalgsmøte settes opp før hvert HAMU møte. HAMU behandler normalt ikke saker som sendes inn etter arbeidsutvalgsmøtet. 2) Sakene bringes inn til HAMU av den enkelte byrådsavdeling, foretak, lokalt AMU eller sentralt hovedverneombud. HAMU behandler normalt ikke saker fra enkeltvirksomheter, arbeidstakere eller hovedverneombud og verneombud i virksomhetene. 3) Hvilke saker disse virksomhetene kan bringe inn for behandling fremgår av arbeidsmiljølovens 7-2. Her reguleres også når HAMU kan opptre som rådgivende organ og besluttende organ. AMU prosesser Leder for AMU og sekretariat har formøte 2 uker før oppsatt møte. Saker skal følge BK sine standarder for saksdokumenter og prosesser. Kriterier for AMU sak: Berører byrådsavdelingens/foretakets overordnede arbeidsmiljø/ HMS Berører byrådsavdelingens styrende rutiner og dokumentasjon Overbyggende ift enheter i byrådsavdelingen / foretaket Saker med presedens for byrådsavdelingens/foretakets Summarisk-/saksrapportering fra AMG, utvalg og andre interessenter Overordnet rapportering fra AMU Saksomfanget skal bestå av: Egen-initierte AMU saker Faste rapporteringer Orienteringssaker Oppfølgingssaker Innmeldte saker fra o AMG o Administrasjon o Ansatte organisasjoner De ulike ansvarlige skal påse at det blir meldt opp saker som fyller kriteriene. Forebyggende perspektiv Saker som gjelder sykefravær/nærvær, skader og sykdom, interne/eksterne kartleggingsrapporter skal behandles i forkant av AMU møte. En arbeidsgruppe får mandat til å vurdere materialet og gi en innstilling med forslag til vedtak til AMU. Prosessen skal avdekke eventuelle behov for oppfølging av trender og tiltak. AMU skal få konkrete vurderinger og tiltak til behandling og skal vurdere en bestilling til gjeldende AMG der en ber om behandling og rapportering. 20
Saksgang 1) Sakene sendes via sekretær i AMU før hvert arbeidsutvalgsmøte. Arbeidsutvalgsmøte settes opp før hvert AMU møte. AMU behandler normalt ikke saker som sendes inn etter arbeidsutvalgsmøtet. 2) Sakene bringes inn til AMU av den enkelte enhet, lokalt AMU eller sentralt hovedverneombud. AMU behandler normalt ikke saker fra enkeltvirksomheter, arbeidstakere eller hovedverneombud og verneombud i virksomhetene. 3) Hvilke saker disse virksomhetene kan bringe inn for behandling fremgår av arbeidsmiljølovens 7-2. Her reguleres også når AMU kan opptre som rådgivende organ og besluttende organ. Det presiseres i den forbindelse at AMU først og fremst er et samarbeidsutvalg og at en bestreber seg på å finne frem til omforente løsninger. Aktiviteter i HAMU / AMU Trinn nr. Ansvarlig (aktør) Aktivitet 1 Adm Opprette / vedlikeholde HAMU og AMU ved å påse at det gjennomføres valg 2. hvert år iht avtaleverket 2 Leder Gjennomføre minst 4 møter årlig 3 Referent Dokumentere alle ledd i utvalgets arbeid herunder arkivere i BK-SAK 4 HVO Referere status fra verneapparatet og melde opp saker av felles interesse for flere enheter eller prinsipielle saker. Delta i formøte til AMU. Se egen rutine for saker til AMU. Se egen rutine for HVO 5 HTV Bidra med spørsmål, kommentarer og råd hva angår saker i randsonen mellom tillitsvalgte og verneombud. Medvirke til å sette arbeidsmiljø på dagsorden i de ansattes organisasjoner 21
5. REGISTRERINGER Møtedokumentasjon, saksdokumenter og annen dokumentasjon skal finnes i Bergen Kommune sitt dokumentsystem for tiden BK-SAK. Dokumentasjon skal følge BK standarder. 6. KRYSSREFERANSER HMS instruks og veileder 7. EKSTERNE REFERANSER Arbeidsmiljøloven Bergen Kommune hovedavtale NS standard for kvalitet 9001 8. VERSJONSMERKNAD Første versjon 22
VEDLEGG 2 HMS Styrende dokument: Prosedyre Dok. id.: S1-MAL-1 Prosedyre Saksprosesser arbeidsmiljøsaker Bergen Kommune Versjon: 1.00 Gjelder fra: 01.01.2015 Ansvarlig: Svein Sivertsen Verifisert: Godkjent: Side: 23 av 31 1. HENSIKT Prosedyre for Arbeidsmiljø Saksprosess beskriver hvordan rollene skal arbeide for å nå målsettinger i AML 7 og 7.2 samt interne styringsdokumenter i Bergen Kommune. Prosedyren skal avklare forventinger til leveranse og oppgaver samt bidra til å styrke samhandling mellom verneorganisasjonen og ledelsen. 2. MÅLGRUPPE Alle, særlig HVO og medlemmer av HAMU, AMU samt tillitsvalgtes organisasjoner. 3. DEFINISJONER HMS: Helse- Miljø og Sikkerhet HAMU: Hovedarbeidsmiljøutvalg Konsernnivå i Bergen Kommune AMU: Arbeidsmiljøutvalg Byrådsavdeling i Bergen Kommune AMG: Arbeidsmiljøgruppe i resultatenhet under byrådsavdeling i Bergen Kommune L-HVO: Ledende Hovedverneombud HVO: Hovedverneombud BHT: Bedriftshelsetjeneste AML: Arbeidsmiljøloven 4. GJENNOMFØRING 4.1 Grunnlag Prosedyren bygger på Arbeidsmiljølovens bestemmelser om samarbeid mellom ledelse og ansatte samt administrative bestemmelser om hvordan Bergen Kommune ønsker å drive sitt HMS arbeid 4.2 Hjemmel Arbeidsmiljøloven har i flere kapitler angitt saksbehandlingsrutine for ulike typer arbeidsmiljøsaker som er aktuelle for oss. Dette gjelder: 2-1 Arbeidsgivers plikter 2-3 Arbeidstakers plikter 18-9 Arbeidstilsynets samtykke ved oppføring av bygning, mv. 5-1 Registrering av skader og sykdommer 7-2 Arbeidsmiljøutvalgets oppgaver 6-2 Verneombudets oppgaver 10-6 Lengden av overtidsarbeid Hovedregelen er at alle arbeidsmiljøspørsmål skal behandles på lavest mulig nivå. Det vil si at alle forhold skal tas opp og søkes løst så nært der problemet oppstår som mulig. Alle arbeidsmiljøspørsmål skal behandles raskt, og beskjed om utfallet av saken skal snarest mulig gis til den som har tatt opp spørsmålet. Det bør angis tidspunkt for når vedtaket beregnes iverksatt 23
eller problemstillingen løst. Når det tar lang tid før endelig løsning, bør en søke å finne fram til midlertidig ordning som kan fungere i mellomtiden. Virksomhetens ledelse har ansvar for koordinering av arbeidsmiljøsaker på enhetsnivå og er saksbehandler for alle saker felles for virksomheten. 5. SAKSGANG FOR VERNEOMBUD OG ARBEIDSTAKERE. Arbeidstaker som mener at tiltak ut fra arbeidsmiljøhensyn bør foretas, henvender seg til sin leder for verneområdet. Dersom det ikke skjer noe i saken innen rimelig tid, eller arbeidstakeren ikke kan akseptere lederens svar, henvender han/hun seg til verneombudet som har plikt til å ta saken opp med leder. Verneombudet kan eventuelt søke støtte hos hovedverneombud. Hovedverneombudet kan ta kontakt med aktuelle leder for å få informasjon hvorfor ikke det skjer en dialog og samarbeidet med verneombudet er igangsatt om aktuelle sak. Dersom heller ikke denne henvendelsen gir tilfredsstillende resultat, slik verneombudet ser saken, kan verneombudet bringe saken videre med et avvik på leder av verneområdet til institusjonsleder. Det skal alltid gis beskjed til den som omgås dersom avviksskjema skrives. Saker kan bringes videre med avvik hvis ikke dialog og samarbeid om løsninger finner sted helt til etatsdirektør. Skriftlig dokumentasjon på at ovennevnte saksgang skal følge saken til arbeidsmiljøutvalget. 5.1 Saksgang for leder av verneområdet Leder for verneområdet har ansvar for alle arbeidsmiljøspørsmål innen sitt område. Alle skriftlige henvendelser fra verneombud skal besvares skriftlig innen rimelig tid og senest innen 2 uker. Saker som ikke har konsekvenser utover verneområdet skal så langt mulig løses innen verneområdet. Dette forhindrer ikke at leder kan søke råd hos andre enheter for å finne fram til mulige løsninger. Verneombud kan på samme måte søke råd og veiledning hos hovedverneombudet. Dersom leder av verneområdet ikke har myndighet/ressurser til å avgjøre spørsmålet sendes saken videre vanlig tjenestevei. Leder av verneområdet har ansvar for oppfølgingen videre inntil saken er overtatt av andre eller løst. 5.2 Saksgang ved psykososiale arbeidsmiljøspørsmål Når en eller flere ansatte innen et verneområde opplever samarbeidsproblemer, konflikter eller andre psykososiale problemer som knytter seg til arbeidsmiljøet på stedet skal saken behandles etter samme rutine som andre arbeidsmiljøsaker. Underveis kan BHT eller HR seksjonen kontaktes for råd og veiledning. Om ikke saken er løst kan saken tas opp i arbeidsmiljøutvalget. 5.3 Byggesaker og nye eller endrede arbeidsplasser. Hjemmel: Arbeidsmiljøloven 4-1, 4-2, 4-3, 4-4, 4-6, 3-2, 18-9 og 7-2. Arbeidsgiver har en undersøkelsesplikt om kravene i arbeidsmiljøloven blir fulgt i planleggingen av nye eller endrede arbeidsplasser. Verneombudet og hovedverneombudet skal alltid kontaktes og saken skal drøftes når det er snakk om nye, endring eller flytting av arbeidsplasser. Vurderinger i planleggingsfasen skal inneholde en kartlegging om det finnes forskrifter som gjelder for den enkelte arbeidsplassen eller for utstyr som skal brukes. Det skal gjennomføres en risikoanalyse som skal inneholde en beskrivelse hvordan endringen skal skje. 24
Følgende skal også vurderes: Ulykkesrisiko AML 4-4 Tilrettelegging for yrkeshemmede AML 4-4, 4-1, 4-6 (4-1) Tilrettelegging for drift og vedlikehold, herunder renhold. Klima - ventilasjon AML 4-4 Forurensing i arbeidsatmosfæren AML 4-4 (1) Stråling AML 4-4 (1) og 4-5 Kjemisk og biologisk helsefare AML 4-4 (1) og 4-5 Støy og vibrasjoner AML 4-4 (2) Utforming av arbeidslokaler AML 4-1 (4), 4-4 (2), 4-1(39, 4-4 (3) og atkomstveier Transportveier og varemottak AML 4-1 (4) Utendørs arbeids- og lagringsplasser AML 4-4 Løfteinnretninger og utstyr AML 4-4 (2) Lysforhold AML 4-4 (1) Rømningsveier AML 4-4 (1) Personalrom AML 4-1 (4) Førstehjelpsutstyr AML 4-4 (1) Ergonomiske forhold AML 4-4 (2), 4-4 (3), 10-2 (1) Ansvarlig for byggesak avgjør om saken skal behandles som 18-9. Arbeidsmiljøloven har regler om saksbehandlingen av byggesaker i 18-9. Dette gjelder innhenting av Arbeidstilsynets forhåndssamtykke ved oppføring av nybygg eller utføring av meldepliktig bygningsmessig arbeid etter gjeldende bygningslov i lokaler som skal brukes som arbeidsplasser. Dette gjelder også endringer i lokaler, produksjonsprosesser, maskinutstyr m.v. i eksisterende virksomhet som fører til vesentlige endringer i arbeidsmiljøet. Sendes byggesak til arbeidsmiljøutvalget skal den inneholde: Informasjon om byggesaken fra saksansvarlig Utredning fra saksbehandlingen - risikoanalyse, evt. arbeidsplass befaringer o.l. og organisatoriske forhold som berører tjenestestedet. Referat fra møte med vernetjenesten 25
VEDLEGG 3 HMS Styrende dokument: Prosedyre Dok. id.: S1-MAL-1 Versjon: 1.00 Prosedyre L-HVO og HVO Gjelder fra: 01.01.2015 Ansvarlig: Svein Sivertsen Verifisert: Godkjent: Side: 26 av 31 1. HENSIKT Prosedyre for Ledende HVO og HVO beskriver hvordan rollene skal arbeide for å nå målsettinger i AML 7 og 7.2 samt interne styringsdokumenter i Bergen Kommune. Prosedyren skal avklare forventinger til leveranse og oppgaver samt bidra til å styrke samhandling mellom verneorganisasjonen og ledelsen. 2. MÅLGRUPPE Alle, særlig HVO og medlemmer av HAMU, AMU samt tillitsvalgtes organisasjoner. 3. DEFINISJONER HMS: Helse- Miljø og Sikkerhet HAMU: Hovedarbeidsmiljøutvalg Konsernnivå i Bergen Kommune AMU: Arbeidsmiljøutvalg Byrådsavdeling i Bergen Kommune AMG: Arbeidsmiljøgruppe i resultatenhet under byrådsavdeling i Bergen Kommune L-HVO: Ledende Hovedverneombud HVO: Hovedverneombud BHT: Bedriftshelsetjeneste AML: Arbeidsmiljøloven 4. GJENNOMFØRING Grunnlag Prosedyren bygger på Arbeidsmiljølovens bestemmelser om HVO samt administrative bestemmelser om hvordan Bergen Kommune ønsker å drive sitt HMS arbeid Beskrivelse L-HVO L-HVO utpekes iht de til enhver tid gjeldende bestemmelser i AML og Tariffavtaler. L-HVO har som funksjon å: o Samarbeide med konsernledelsen i arbeidsmiljøspørsmål som angår hele Bergen kommune eller er felles for byrådsavdelingene. o Representere ansatte i HAMU o L-HVO har som alle VO rett til å bestemme behov for tid knyttet til vernearbeidet og må meddele dette til ledelsen - ref AML 6.5. (2) o Organiseringen av tid til vernearbeidet er forutsatt å være et samarbeid mellom arbeidsgiver og Verneombud i et gjensidig løsningsorientert fokus 26
Beskrivelse HVO HVO utpekes iht de til enhver tid gjeldende bestemmelser i AML og Tariffavtaler. Representerer ansatte i AMU HVO har som alle VO rett til å bestemme behov for tid knyttet til vernearbeidet og må meddele dette til ledelsen i sin byrådsavdeling - ref AML 6.5. (2) o Organiseringen av tid til vernearbeidet er forutsatt å være et samarbeid mellom arbeidsgiver og Hovedverneombud i et gjensidig løsningsorientert fokus Nytt HVO skal sammen med sin nærmeste leder møtes for å avklare samhandling og ressursbruk i sin byrådsavdeling. Avtale skrives og arkiveres. HVO presenterer avtalen i AMU for å orientere som avtalens innhold. Resultat Resultatet av at denne prosedyren følges er at Bergen Kommune kan dokumentere HMS arbeidets samsvar med krav i lov og forskrift. Dokumentasjonen skal foreligge i form av Møtereferater Planer Saksdokumentasjon Saksrapporter Årsrapporter Aktiviteter Trinn nr. Ansvarlig (aktør) Aktivitet 1 L-HVO Gjennomføre minst 4 møter årlig med HVO-gruppen Mål: å koordinere HVO-gruppen og bidra til å styrke kompetanse, samhandling og aktivitet. Arbeidet gjøres i samarbeid med HR seksjon og bedriftshelsetjenesten 2 L-HVO Representere ansatte i HAMU 3 L-HVO Føre lister over hovedverneombud og holde oppdatert ved endringer. Liste sendes til publisering på intranettet 4 L-HVO Sende ut informasjon, kursinvitasjoner mm på e-post 5 Ledelse / L-HVO Samhandle med konsernledelse angående spørsmål som berører overordnede HMS saker og arbeidsmiljøsituasjon i Bergen Kommune Sikre involvering av L- HVO i saker iht bestemmelser i AML og interne bestemmelser i Bergen Kommune Eks. Strategiske planer, omstillingsprosesser MÅL: Konstruktivt samarbeid 6 HVO Sørge for valg på VO på enhetene og påse at det gjennomføres opplæring. MÅL: Kontinuitet 27