Nyheter og forbedringer Visma Avendo Lønn
INNHOLD Innledning... 1 Nyheter... 2 Import av fraværstransaksjoner (CSV-fil)...2 Reise- og utgiftsgodtgjørelse fra Visma Travel på lønnslipp...2 Historikk...2 Oversikt over fraværsmal pr. ansatt...2 Distribuering av rapporter til ansvarlig på ansvarsenhet...3 Sikkerhetskopiering...3 Nytt felt, Ansattopplysninger - "Ansatt til Visma Travel"...3 E-post tjener...3 Låse lønnskjøringer...3 Normrentesats...3 Årsavslutning / Oppretting av nytt år...4 Sum i grid...4 Vise alle fraværstransaksjoner...4 Forbedringer... 5 NAV/Trygdekontor...5 Ansattopplysninger...5 Endring i feltnavn...5 Pensjonsrapporter...5 Hotbar...6 Fordringshavere trekkliste...6 Fagforeningsliste...6 Lønns- og trekkoppgave...6 Feriepengeliste...6 SSB/AA-opplysninger...6 Lønnsslipp...7 Tekst i e-post...7 Masseoppdatering...8 Måltidsfradrag...8 XML-filer til Vital og Storebrand...8 Vital endringer...8 Overføring av "antall" til regnskap...9 Avstemming regnskap/årsoppgave avstemming...9 Terminoppgave...9 Tvunget utfyllelse av ansvarsenhet, resultatkonto...10
INNLEDNING Dette dokumentet beskriver endringene som er implementert i Visma Avendo Lønn versjon 7.20. Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese igjennom alle punktene før du starter å bruke Visma Avendo Lønn versjon 7.20. Da er du sikker på at du ikke går glipp av rutiner/nyheter som er nyttige for deg og din bedrift. De største endringene er: Klargjort for drift under Windows Vista Lønnsslipp e-post forbedret Import av fraværstransaksjoner (CSV-fil) Synliggjøre oppgjorte reiseregninger på lønnslipp Utvidet ansatthistorikk vitale endringer Ferdigstillelse av AA-registeret Terminoppgave, nå igjen med drilldown Grunnbeløp for 2007 er oppdatert. Merk: Nyheter og Forbedringer inneholder korte og enkle beskrivelser av endringene som er gjort til versjon 7.20. Les mer om hvert enkelt punkt i Brukerdokumentasjon (F1). Merk: Du må lese installasjonsveiledningen nøye før du oppgraderer til versjon 7.20. Du finner også en instruksjonsfilm på CD platen som du kan se igjennom før oppgradering. På vår lønnsportal (visma.no/lonnsportal) kan du lese om lønnsfaglige og programrelaterte emner. Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 1
NYHETER Import av fraværstransaksjoner (CSV-fil) Du kan nå importere fraværstransaksjoner til Visma Avendo Lønn. Dette gjør du i skjermbildet "Import av CSV-fil" ved å velge menyvalget "Verktøy/Importer data/csv-fil" eller "Verktøy/Administratorfunksjoner/Import/eksport/Import av CSV-fil. I feltet "Ferdige importmuligheter" velger du "FerdigStandard". I feltet "Import modus" velger du enten "Overskriv oppgitte felter" eller "Legg bare til nye rader" avhengig av hva du skal importere. Importformatet kan se slik ut: Ansattnummer 2 har fraværskode 10 (Barn syk) i perioden 03.01.2007-05.01.2007 og fraværskode 1 (egenmelding) den 05.02.2007 Ansatt;Frav.kode;Beskrivelse;Grad;Fradato;Tildato 2;10;Barnsyk;100.000000;03.01.2007;05.01.2007 2;1;Egenmelding;100.000000;05.02.2007;05.02.2007 Reise- og utgiftsgodtgjørelse fra Visma Travel på lønnslipp Hvis den ansatte har overført reise- og /eller utgiftsgodtgjørelse fra Visma Travel, vil Visma Avendo Lønn skrive en oversikt på lønnsslippen som viser: reisenummer beskrivelse av reiseregning/utleggsrefusjon (reisens navn) sum pr. reisenummer (blir hentet fra bilag den ansatte har registrert i Visma Travel) Historikk Du får nå historikk på følgende opplysninger: Stilling Årslønn Arbeidsstatus Hovedarbeidssted Kategori Rapporterer til Du finner fanen "Historikk" ved å velge menyvalget "Grunndata/Ansatte/Ansatte". Merk: Det er kun endringer du gjør på disse opplysningene etter at du har installert versjon 7.20 som fremkommer på historikkfanene. Oversikt over fraværsmal pr. ansatt Rapporten "Oversikt over fraværsmal gir deg en oversikt over hvilken fraværsmal som ligger registrert på hver enkelt ansatt. Rapporten er et godt hjelpemiddel når du skal kopiere fraværsmal til ansattkalender. 2 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer
Distribuering av rapporter til ansvarlig på ansvarsenhet På en enkel måte kan du sende de mest aktuelle rapportene direkte til for eksempel avdelingsleder pr. e-post. Det betyr at hver avdelingsleder mottar rapport over de ansatte i sin avdeling. Eksempel på dette er fraværsoversikt og ansattoversikt. Dette kan du nå også gjøre på følgende rapporter: Ansatt begynt/sluttet Ansattoversikt Permisjon/permittert Prøvetid utløper Rapportene blir sendt som kryptert pdf-fil. For å kunne lese filen må de ansatte ha Adobe Reader versjon 7.0 eller høyere. Sikkerhetskopiering Du kan nå få fram en knapp i skjermbildet Lønnsregistrering" som starter rutinen for sikkerhetskopiering. Dette gjør det ved å krysse i feltet "Vise knapp for sikkerhetskopiering" i skjermbildet "Lønnsopplysninger" som du finner ved å velge menyvalget "Grunndata/Firmaopplysninger/Lønnsopplysninger". Nytt felt, Ansattopplysninger - "Ansatt til Visma Travel" Det er lagt inn et nytt felt i fanen "Ansattopplysninger", "Ansatt til Visma Travel" Det er lagt inn nytt felt, "Ansatt til Visma Travel", i skjermbildet "Ansatte". Skal du overføre ansatte til Visma Travel, må dette feltet på aktuelle ansatte være krysset. I tillegg må du angi den ansattes e-postadresse i feltet "E-postadresse" i fanen "Personalopplysninger" E-post tjener Visma Avendo Lønn har nå lagt inn støtte for å benytte SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Protokoll for utsendelse av elektronisk post (e-mail). For å ta i bruk dette må navnet på din utgående mailserver (SMTP-server) angis i feltet "E-Post tjener" i skjembildet for "Firmaopplysninger". Dette blir blant annet benyttet ved utsendelse av lønnsslipper elektronisk. Låse lønnskjøringer Du har nå mulighet til å låse en lønnskjøring for endringer. Dette er spesielt aktuelt der det er flere som registrerer lønn i firmaet eller et regnskapsbyrå som ønsker kjøringen godkjent av kunden før de setter status godkjent på en lønnskjøring i Visma Avendo Lønn. Du låser en lønnskjøring ved å sette kryss i feltet "Låst" i skjermbildet "Status lønnskjøringer". Du må hente feltet via tabelloppsett. Du får melding hvis du prøver å gå inn på en lønnskjøring som er låst. Normrentesats Normrentesatsene for rimelige lån i arbeidsforhold er nå samlet i en egen tabell i skjermbildet "Normrente". Tabellen viser rentesats pr. termin. Du finner skjermbildet ved å velge menyvalget "Grunndata/Firmaopplysninger/Lønnsår". Ved oppgradering blir normrenteverdiene lagt inn tilbake til 2004. Ved oppretting av nye firmaer er det satsene for fjoråret og inneværende år som blir lagt inn. På denne måten får du historikk over normrentesatsene. Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 3
Årsavslutning / Oppretting av nytt år Rutinen årsavslutning og oppretting av nytt lønnsår er nå forenklet. Ved å kjøre rutinen "Opprett nytt år" fra menyen "Rutiner/Registrering/Opprett nytt år", får du opp en dialog hvor både kan: opprette et nytt lønnsår avslutte et lønnsår overføre feriedager Du kan ha to lønnsår samtidig i Visma Avendo Lønn. Hvis du ønsker å opprette lønnsår 2008, vil Visma Avendo Lønn automatisk avslutte lønnsår 2006. Hvis du ønsker å kjøre de forskjellige rutinene separat, er rapportene "Årsavslutning" og "Opprett nytt år" er flyttet til mappen "Andre rapporter" i skjermbildet "Utskrifter". Sum i grid I skjermbildene "Lønnsregistrering", Lønnsregistrering pr. ansatt", "Faste transaksjoner" og "Godkjent lønn", får du nå en summeringslinje som viser sum av antall og beløp på transaksjonene i skjermbildet. Vise alle fraværstransaksjoner I skjermbildet "Fraværsregistrering, alle", er det nå lagt inn en ny fane, "NAV". I den fanen får du en oversikt over blant annet type fravær, antall dager, fraværskode, refusjonsoversikt etc. på alle ansatte. Merk: Du kan ikke gjøre endringer i denne fanen, den viser kun en oversikt over fravær på alle ansatte. 4 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer
FORBEDRINGER NAV/Trygdekontor Registret trygdekontor har endret navn til "NAV (trygdekontorer)". Fanen "Trygdekontor" har endret navn til "NAV". Feltet "Trygdekontornr" har endret navn til "Nummer" i tabellen. Feltet "Trygdekontor" har endret navn til "NAV (trygdek)". Ansattopplysninger Du får melding hvis du registrerer samme bankkontonummer på flere ansatte i feltet "Bankkonto". Endring i feltnavn Følgende felter har endret navn: Feltet "Trygdekontor" har endret navn til "NAV (trygdek)". Feltet "Løpetid" har endret navn til "Ant.år" og feltet "Renteterminer" har endret navn til "Avdr.term.pr.år". Feltet "Trygdekontornr" har endret navn til "Nummer" i tabellen. Lønnsregistrering pr. ansatt Du får melding hvis du registrerer lønnsart på en ansatt med status "Sluttet". Godkjente lønnskjøringer Binderskolonnen er nå tilgjengelig i drilldown bilde på godkjente lønnskjøringer. Fanen "Trygdekontor" har endret navn til "NAV" Grafisk fraværsstatistikk I utskriftsdialogen for "Grafisk fraværsstatistikk", er det et nytt felt, "Ikke skriv blanke sider".hvis du setter kryss i dette feltet, blir kun fraværskoder som det er registrert fravær på skrevet ut på rapporten. Pensjonsrapporter Det er lagt inn et nytt felt, "Sortering", i utskriftsdialogen på følgende rapporter: Innbetalingsopplysninger Storebrand Innbetalingsopplysninger Vital Innbetalingsopplysninger VPS Personalopplysninger I feltet "Sortering" kan du sortere rapportene på følgende: Ansattnummer Ansattnavn Avdeling Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 5
Hotbar Rutinen "Visma Travel integrasjon" er nå tilgjengelig fra hotbaren (hurtigmenyen). Fordringshavere trekkliste Hvis du krysser i feltet "Sideskift pr. fordr.haver" i utskriftsdialogen, blir rapporten skrevet ut med sideskift pr. fordringshaver. Fagforeningsliste Det er nytt avkrysningsfelt i utskriftsdialogen for rapporten "Fagforeningsliste". Hvis du vil utelate ansatte som ikke har har betalt fagforeningskontigent i den perioden du angir, krysser du i feltet "Ikke skriv ans. uten trekk" i utskriftsdialogen. Du finner rapporten i mappen "Periodiske rapporter i skjermbildet "Utskrifter". Lønns- og trekkoppgave Hvis du ønsker å utelate ansatte som ikke er oppgavepliktige på lønns- og trekkoppgaven, fjerner du krysset "Skriv ut under oppg.plikt" i utskriftsdialogen. Feriepengeliste Det er lagt til et nytt felt i utskriftsdialogen, "Vis FP til gode fra tidl.år". Hvis du ønsker å se kolonnen "Tidligere opptjent, ikke utbetalt" på rapporten, krysser du I feltet "Vis FP tilgode tidligere år". Beregne arbeidsgiveravgift av feriepenger Avgiftssone blir hentet fra hvilket arbeidssted du har registrert på den ansatte. SSB/AA-opplysninger Følgende felter har endret ledetekst: Inntak dato (tidligere "Ansatt dato") Opphør dato (tidligere "Sluttet dato") 6 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer
Lønnsslipp Det er gjort endringer på standard oppsett på hvilke akkumulatorer som blir skrevet ut på lønsslippen for nyinstallasjoner. Du kan endre hvilke akkumulatorer du ønsker å skrive ut på lønnsslippen. Ved oppgradering, må du manuelt endre disse akkumulatorene. Følgende akkumulatorer blir skrevet ut på standard lønnsslipp: Akk.nr Akkumulatornavn Akkumulatornavn på lønnslipp (her kan du angi ønsket navn selv) 901 Brutto lønn Lønn 903 Ordinære timer Ord.timer 905 Overtids timer Overt.timer 912 Trekkpliktige naturalytelser Tr.pl naturalyt 916 Skattepliktige forsikringer Sk.p.forsikring 939 Fagforeningstrekk Fagforening 943 Påleggstrekk Påleggstrekk 944 Bidragstrekk Bidragstrekk 980 Antall kilometer Ant.km 981 Kilometergodtgjørelse Km-godtgj. 947 Andre pålagte trekk Pålagte trekk 935 eller 937 Forskuddstrekk tabell Forskuddstrekk prosent Forsk.tr 950 Grunnlag feriepenger F.p.grlag 951 eller 952 951 +952-953 Feriepenger opptjent, ordinære Feriepenger opptjent, 5. uke Feriepenger, opptjent, ordinære Feriepenger opptjent, 5. uke" for fjoråret Feriepenger opptjent, 5. uke" for fjoråret Opptj.f.p. F.p.tilgode 960 Rest frikort Rest frik. Utsendelsesmetode Du kan nå velge å bare skrive ut lønnsslippen på papir til de ansatte som ikke har registrert e- postadresse. Dette gjør du ved å velge "Skriv ut til papir alle uten e-post" i feltet "Utsendelsesmetode" i utskriftsdialogen. Hvis du ønsker å sende lønnsslippen som kryptert e-post, må den ansatte ha Adobe Reader versjon 7.0 eller høyere. Filnavnet på lønnsslippen er: VLPaySlip_år+kjørenr.pdf. Tekst i e-post Når du skal sende for eksempel lønnsslipp, melding om overskredet fravær eller rapporter til ansvarlig på ansvarsenhet, kan du nå legge inn en beskrivelse av e-posten, for eksempel "Vedlagt følger din lønnslipp for april". Dette gjør du ved å legge inn beskrivelse av e-posten i feltet "Tekst på e-post" i utskriftsdialogen. Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 7
Du kan legge inn beskrivelse av e-post på følgende rapporter: Lønnslipp Overskredet fravær Ansatt begynt/sluttet Ansattoversikt Fødselsdagsliste Jubileumsliste Permisjon/permittert Prøvetid utløper Registreringsjournal Lønnsslipp 3 rapporter Forskudd 2 rapporter Regnskapsbilag 2 rapporter Feriedager til gode/brukt Ferieplan Fraværsoversikt Grafisk fraværsoversikt Kostnadsoversikt RTV fraværsstatistikk Fravær ansatt pr dato Fravær ansatt pr kode Masseoppdatering Det er nå åpnet for massoppdatering i flere felt i godkjent lønn, blant annet feltet "Lønn og trekk kode". Måltidsfradrag Hvis du benytter egen lønnsart for måltidsfradrag, har du nå mulighet til å sette "antall T1 til 0". Det betyr at antall diettdøgn på lønns- og trekkoppgaven ikke blir påvirket (redusert) av denne lønnsarten. Dette gjør du ved å sette kryss i feltet "Sett verdi i antall T1 til 0" i fanen "Ansvarsenheter/Stopp i felt" i skjermbildet "Lønnsarter". XML-filer til Vital og Storebrand Vital og Storebrand godtar nå tegnet "&" i firmanavn i xml-filen. Vital endringer Utmelding av ansatte med status "Sluttet" Ansatte som har sluttet, blir rapportert som utmeldt til Vital i måneden etter at de har sluttet. En person som slutter i mars, blir følgelig rapportert som utmeldt når det rapporteres for april. Merk: Det er viktig at du rapporterer inn hver måned for at det skal bli riktig. 8 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer
Stillingsprosent (PartTime Percent) Ved innrapportering av pensjon til Vital, beregner Visma Avendo Lønn Stillingsprosenten til hver enkelt timelønnet ut i fra antall timer de har jobbet i perioden det rapporteres for. Dette ut i fra antall timer i 100% stilling (finnes pr ansatt, normalt 162,5 timer). En timelønnet som har jobbet 130 timer i april, blir følgelig innrapportert med en stillingsprosent på 80%. Hvis antall timer utgjør mer enn 100% stilling, blir det allikevel kun innrapportert som 100% stilling. Overføring av "antall" til regnskap Dersom du ønsker å overføre "Antall" til regnskap, har du nå mulighet til å gjøre det. Dette gjør du ved å sette kryss i feltet "Overfør antall til økonomisystem" i fanen "Ansvarsenheter/Stopp i felt" i skjermbildet "Lønnsarter". Avstemming regnskap/årsoppgave avstemming Rapportene "Avstemming regnskap" og "Årsoppgave avstemming" tar nå hensyn til hvilket arbeidssted som er registrert på lønnstransaksjonene. Regnskapstransaksjoner som som ikke kan knyttes direkte til en enkelt lønnsregistrering, får tildelt arbeidssted ut fra hovedarbeidssted på den ansatte. Eksempel på dette er transaksjoner til konto for bankinnskudd, bankinnskudd forskuddstrekk, konto for forskuddstrekk Arbeidsgiveravgift av påløpne feriepenger blir beregnet etter hovedarbeidssted, og regnskaptransaksjonene som gjelder dette får også tildelt hovedarbeidssted. Merk: Ved oppgradering til versjon 7.20 blir hovedarbeidssted satt på alle regnskapstransaksjoner i 2007. Hvis du har overstyrt arbeidssted under registrering, må du kjøre regenerering av regnskapslisten. Terminoppgave Du får nå melding hvis det foreligger negative verdier på terminoppgave elektronisk eller ved innsending til Altinn. På terminoppgaven kan du benytte funksjonen "Drilldown" på forhåndsvisning av rapporten. Funksjonen viser detaljinformasjon i beløpsfeltene på flere nivåer. Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 9
Tvunget utfyllelse av ansvarsenhet, resultatkonto Det er lagt inn mulighet for tvungen utfylling av ansvarsenheter på hovedbokskontoer i Visma Avendo Lønn. I tabellen Hovedbokskontoer finner du nå 6 nye felter for behandlingsregel for ansvarsenheter. Hvert enkelt felt inneholder valgene "Valgfritt" og "Må fylles ut". Har hovedbokskontoen verdien 1, "Må fylles ut" får du melding ved overføring av faste transaksjoner og lønnsregistrering hvis transaksjonen ikke har utfylt ansvarsenhet. Du kan lese mer om dette i hjelpen til Visma Avendo Lønn. 10 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer
www.visma.no/vismaavendo Visma Avendo AS Postboks 1078 Sentrum 0106 Oslo Norge Tel: +47 23 62 23 20